Eine Beschränkung ist ein Limit, eine Reihe von Grenzen, innerhalb derer Sie arbeiten müssen. Die meisten Menschen würden Zwänge als etwas Negatives ansehen, das ihre Möglichkeiten einschränkt.
Im Projektmanagement kann das Gegenteil der Fall sein. Stellen Sie sich vor, Sie hätten unendlich viel Zeit, um ein Feature zu entwickeln. Sie würden es nie abschließen!
Ohne Beschränkungen für die projektumfang werden Sie in alle Richtungen gedrängt und gezogen, was Ihre Konzentration erheblich beeinträchtigt. Ohne ressourcenbeschränkungen sind Ihre Workflows möglicherweise nicht auf Effizienz und Produktivität optimiert.
Projektbeschränkungen ermöglichen Effizienz und Effektivität und helfen Teams, Software in kleinen Schritten zu liefern. Die verschiedenen Arten von Beschränkungen haben unterschiedliche Auswirkungen auf die Ergebnisse eines Projekts. Schauen wir sie uns nacheinander an.
Die dreifachen Zwänge des Projektmanagements
Ein typisches Projekt kann mit drei Arten von Zwängen konfrontiert sein: Zeit, Kosten und Umfang. Diese werden gemeinhin als dreifache Zwänge bezeichnet. Sie sind auch als Projektmanagement-Dreieck, eisernes Dreieck oder Projektdreieck bekannt.
Umfangsbeschränkung
Der Umfang bezieht sich auf die Features oder Funktionen eines Produkts, deren Lieferung das Team vereinbart hat, oder auf die Aufgaben, die das Projektteam abschließen soll.
Er umreißt, was zu erledigen ist und in welcher Qualität. Der Projektumfang bestimmt in der Regel auch den Zeit- und Kostenrahmen.
Ein guter Projektumfang gibt den Entwicklungsteams die nötige Klarheit und Freiheit, um Software zu entwickeln. Ein schlechter Umfang ermöglicht eine schleichende Ausweitung und wirft das Team aus der Bahn.
Kostenbeschränkung
Die Kostenbeschränkung ist das Budget, das den finanziellen Ressourcen Grenzen setzt. Dies kann mehrere Dinge umfassen. Instanz kann ein agiles Softwareentwicklungsteam Beschränkungen für die folgenden Projektkosten haben.
- Gehälter des Teams
- Ausrüstung wie Laptops, Server, usw.
- Aufwandsentschädigungen und Reisekosten
- Jegliche Software oder Automatisierungstools, die für den Abschluss des Projekts benötigt werden
Wirksame Kostenbeschränkungen gewährleisten die Kapitalrendite (ROI) und die Ergebnisse des Geschäfts. Schlechte Kostenvorgaben führen zu Demotivation und Zurückhaltung bei allen Beteiligten.
Zeitbeschränkung
Die zeitlichen Grenzen, die für ein Projekt gelten. Mit anderen Worten: Fristen. Die Zeitbeschränkung wird in Form von Formularen für jede Aufgabe, jeden Meilenstein und das gesamte Projekt angewendet.
Eine angemessene Zeitvorgabe ermöglicht es dem Team, gute Produkte zu erstellen, die alle Abnahmekriterien erfüllen. Eine unangemessene Zeitvorgabe oder eine knappe Frist zwingt das Team dazu, Abstriche zu machen und ein Produkt von minderer Qualität zu erstellen, wodurch sich technische Schulden anhäufen.
Von den drei Einschränkungen, die einen Projektleiter nachts wach halten, konzentrieren wir uns heute auf die Zeitbeschränkungen. Wir sehen, warum sie wichtig sind und was Sie zu erledigen haben, damit sie Ihr Projekt nicht zum Scheitern bringen.
Was sind Zeitbeschränkungen?
Zeitbeschränkungen sind die Limits der Dauer, die Ihnen durch das Projekt auferlegt werden. Wann sollten Sie das Projekt abschließen, wann sollten Sie Features in Produktion geben, wie viele Personenstunden können Sie für ein Feature aufwenden, und so weiter.
Zeitbeschränkungen werden oft als Zeitplan dargestellt. Ein Beispiel: Sie planen ein Projekt mit Fristen für die Planungsphase, die Entwicklung, die Tests, die abschließende Überprüfung, die Produktionsfreigabe und die Übergabe.
Jede Verzögerung in einer dieser Phasen kann zu einem Schneeballeffekt führen und das gesamte Projekt um einige Tage/Wochen verzögern. Diese Verzögerungen führen zu unnötigen und künstlichen Beschränkungen bei der Projektabwicklung.
Ein Projektmanager ist bestrebt, künstliche Zwänge zu vermeiden, die mitten im Projekt entstehen. Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu erledigen.
10 Strategien zur Vermeidung von Zeitproblemen
Die Vermeidung von Zeitdruck ist keine einmalige Aktivität, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Projekt Teams stellen Strukturen und Systeme ein, um zu vermeiden, dass sie sich selbst unter Druck setzen. Einige der effektivsten Teams verwenden ein projektmanagement tool wie ClickUp. So geht's.
1. Planen Sie Ihr Projekt
Ein solider Plan vermeidet die Hälfte der Zwänge. Erstellen Sie eine umfassende plan für das Projekt in dem die Aufgaben, Ergebnisse und Fristen aufgeführt sind. Verwenden Sie das ClickUp Ansicht des Kalenders um zu sehen, wie Ihre Aufgaben auf der Karte aussehen.
ansicht des Kalenders von ClickUp zur Anzeige von Teilaufgaben_
Achten Sie besonders auf Abhängigkeiten. Wenn eine Aufgabe von einer anderen abhängt, kann das Verschieben der letzteren die erstere entgleisen lassen. Gantt-Diagramm-Ansicht kann bei der Nachverfolgung sich überschneidender Aufgaben helfen und abhängigkeiten .
Verwenden Sie diese Phase des Projekts, um die für das rechtzeitige Abschließen erforderlichen finanziellen Mittel zu ermitteln.
Planen Sie zum ersten Mal ein Projekt? Hier sind einige ausgezeichnete vorlagen für die Planung von Projekten die Ihnen einen guten Start ermöglichen.
2. Priorisierung von Aufgaben
Es gibt ein natürliches Limit dafür, wie viel Arbeit Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigen können. Für ein effektives Zeitmanagement ist es wichtig, die richtigen Aufgaben zu priorisieren.
Wenn Sie sich zu viele Aufgaben aufhalsen, werden Sie Fristen verpassen. Wenn Sie zu wenig einplanen, haben Sie möglicherweise ungenutzte Ressourcen, was eine Zeitverschwendung darstellt. Setzen Sie also Prioritäten und planen Sie, um die Ergebnisse zu optimieren.
Verwenden Sie eine priorität-Liste um Ihre Entscheidungen zu erleichtern. Versuchen Sie ressourcen-Nivellierung die Zuweisung von mehr Ressourcen für komplexe Aufgaben und die Nachverfolgung durch das Team.
die Workload-Ansicht von ClickUp zur Abschätzung der verfügbaren Kapazität und zur Durchführung des Ressourcenausgleichs_
3. Realistische Zeitschätzung
Ein Projektplan wird auf der Grundlage der Zeit erstellt, die die Mitglieder des Teams für das Abschließen der einzelnen Aufgaben benötigen. Dieser Prozess, der als Zeitschätzung bezeichnet wird, ist ein wichtiger Teil der projekt-Zeitmanagement .
Projektleiter und Teammitglieder stützen sich in der Regel auf ihre projektprognosen über die bisherige Leistung. Wenn die Einhaltung der DSGVO beim letzten Mal 20 Stunden gedauert hat, wird sie wahrscheinlich auch jetzt wieder so lange dauern.
Schätzungen sind jedoch nur Anhaltspunkte. Um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen so genau wie möglich sind, vergleichen Sie sie mit den tatsächlichen Ergebnissen. ClickUp's Zeitschätzung und die Features zur Zeiterfassung sind genau für diesen Zweck entwickelt worden.
4. Nachverfolgung der Zeiterfassung
Zählen Sie die Stunden für jede Aufgabe in Ihrer Zeitleiste des Projekts. Es gibt mehrere apps für das Zeitmanagement die es Ihnen ermöglichen, dies zu erledigen. ClickUp's Zeiterfassung ist in die Projektmanagement-Plattform integriert und ermöglicht es Ihnen, einen Timer zu starten und zu stoppen oder manuelle Zeiten für jede Aufgabe, an der Sie arbeiten, hinzuzufügen. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Schätzungen genauer zu machen.
native Zeiterfassung auf ClickUp_
Im Laufe der Zeit wird Ihre Fähigkeit, zu schätzen und zu planen, zunehmen, so dass Sie weniger Zeitdruck haben.
Wenn Sie ein neues Team zusammenstellen oder ClickUp neu einführen, finden Sie hier zehn Tipps vorlagen für das Zeitmanagement die Ihnen helfen, die Nachverfolgung der Zeiterfassung zu nutzen, um künftige Engpässe zu vermeiden.
5. Regelmäßige Überwachung des Fortschritts
Wenn Sie ein Projekt einschalten und es unbeaufsichtigt laufen lassen, werden Sie wahrscheinlich überrascht sein, wenn die Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden. Die Einhaltung von Zeitvorgaben muss also regelmäßig überwacht werden.
projektübersicht auf ClickUp_
Beliebig verwenden kostenlose Gantt Diagramm Software um nachzuverfolgen, ob die Zeitleisten wie geplant verlaufen. Benutzen Sie die ClickUp Dashboards um die Berichte zu sehen, die Sie zur Nachverfolgung Ihres Fortschritts benötigen. Nutzen Sie die Diagramme zum Ausbrennen und Abbrennen, um zu wissen, wie das Projekt verlaufen könnte. Erkennen Sie Verzögerungen und treffen Sie alternative Vorkehrungen.
6. Risikoerkennung und -minderung
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Termin nicht einhalten? Was sind die möglichen Gründe dafür?
Die Beantwortung dieser beiden Fragen hilft Ihnen, die Risiken zu ermitteln und ihre Auswirkungen auf das Projekt abzuschätzen. Diese Risiken können finanzieller, betrieblicher oder auch verhaltensbedingter Art sein. Die Auswirkungen können von einer Verzögerung von ein paar Tagen bis hin zur vollständigen Unfähigkeit, das Projekt abzuschließen, reichen.
Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, sollten Sie mit dem Team eine Risikobesprechung durchführen. Ermitteln Sie diese Risiken und entschärfen Sie sie, um sicherzustellen, dass sich Ihre Zeitvorgaben nicht noch weiter verschärfen.
7. Rationalisierte Kommunikation
Was Ihre Teammitglieder nicht wissen, können sie nicht zu erledigen. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Situation vor, in der die Abnahmekriterien für ein bestimmtes Feature nicht klar kommuniziert werden. Der Entwickler ist vielleicht der Meinung, dass er das Feature geliefert hat, während der Qualitätsanalytiker anderer Meinung ist. Er würde das Feature an den Entwickler zurückschicken, was unnötig viel Zeit für Nacharbeit bedeutet.
clickUp Docs zum Dokumentieren und Freigeben wichtiger Informationen für das Team
Vermeiden Sie dies, indem Sie die gesamte Kommunikation im Projekt rationalisieren.
- Dokumentieren Sie Notizen zu Meetings, Anforderungen und anderen Unterhaltungen aufClickUp Dokumente* Schreiben Sie detaillierte Beschreibungen für jedes Feature/jede Benutzer-Story innerhalb der Aufgabe
- Erlauben Sie Teammitgliedern, im Kommentarbereich der Aufgabe alles zu klären, was sie aus dem Kontext heraus brauchen
- Fügen Sie Checklisten/Aktionselemente hinzu, um sicherzustellen, dass die Akzeptanzkriterien für jedes Feature immer griffbereit sind
- Fügen Sie zusätzlich zu denjenigen, die an den Features arbeiten, Beobachter" hinzu zuClickUp Aufgaben hinzu, damit sie bei Bedarf eingreifen können
8. Agiles Projektmanagement
Manchmal läuft ein Projekt nicht wie geplant. Die Interessenvertreter des Business können Änderungen an den Anforderungen einbringen. Mitglieder des Teams werden krank und brauchen längere Urlaubstage. Unternehmen könnten knapp bei Kasse sein. Solche Dinge passieren. Das Ergebnis ist, dass Sie zwangsläufig unter Zeitdruck stehen.
Das agile Projektmanagement ist darauf ausgelegt, genau solche Eventualitäten zu meistern. Von agilen Projektmanagern wird erwartet, dass sie potenzielle Probleme vorhersehen und Pläne für Ausweichmöglichkeiten erstellen. Zumindest aber müssen sie die Projektleitung informieren und die Erwartungen steuern.
9. Meetings managen
"Das hätte auch eine E-Mail sein können" ist aus gutem Grund ein Internet-Memo. Einer der größten Zeitfresser für das Entwicklungsteam sind Meetings, von denen viele unnötig und ineffektiv sind.
Um unvorhergesehene Zeitverluste konsequent zu vermeiden, sollten Sie Meetings besser organisieren. Überprüfen Sie Ihre time management tools um zu verstehen, wie viel Zeit in Meetings investiert wird. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Prozesse optimieren.
Führen Sie Meetings nur für Aktivitäten durch, die eine aktive Diskussion erfordern. Setzen Sie sie in einen Zeitrahmen und drängen Sie auf die Erledigung von Elementen. Dokumentieren Sie Schlüsselerkenntnisse und Entscheidungen, damit Sie beim nächsten Meeting das Rad nicht neu erfinden müssen.
Für alles andere sollten Sie ein gutes Tool für die Zusammenarbeit verwenden. Die Kommentare in ClickUp Aufgaben ermöglichen verschachtelte Unterhaltungen. ClickUp's Ansicht des Chats ermöglicht es Ihnen, alle Nachrichten an einem Ort zu sehen und von dort aus Maßnahmen zu ergreifen.
clickUp-Chat-Ansicht für alle Unterhaltungen an einem Ort
10. Kontinuierliche Verbesserung
Agile Teams legen großen Wert auf kontinuierliche Verbesserung, und das aus gutem Grund. Ein Team, das sich ständig verbessert, kann auf lange Sicht eine höhere Effizienz und einen höheren Wert erzielen. Zum Beispiel haben Sie den Containerisierungsprozess für jedes Feature durch kontinuierliche Verbesserung optimiert.
Dann können Sie den gesamten Prozess oder Teile davon automatisieren und so noch mehr Zeit und Aufwand sparen. Dies ist ein entscheidender Weg, um Zeitdruck nachhaltig zu vermeiden.
Bezwingen Sie Ihre Projektzwänge mit ClickUp
Engpässe sind in jedem Projekt unvermeidlich. Wir würden sogar so weit gehen, zu behaupten, dass Zwänge notwendig sind.
Unerwartete und unzumutbare Einschränkungen können jedoch ein Projekt völlig zum Scheitern bringen. Ein gutes Projektmanagement sollte das verhindern. ClickUp ist in diesem Sinne konzipiert.
Mit ClickUp können Sie Best Practices einhalten, um Zeitdruck zu vermeiden. ClickUp Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten sorgen für Klarheit bei den Anforderungen. Kalender- und Gantt-Ansichten ermöglichen eine Ansicht der laufenden Arbeit aus der Vogelperspektive.
Das ClickUp Dashboard bietet Sichtbarkeit für den Fortschritt des Projekts. Mit allen Ressourcen, die Sie brauchen, sind Sie bereit, Ihre Projekte mit ClickUp zu bewältigen. Testen Sie ClickUp jetzt kostenlos .