Ein Zwang ist eine Beschränkung, eine Reihe von Grenzen, innerhalb derer Sie arbeiten müssen. Die meisten Menschen würden Zwänge als etwas Negatives ansehen, das ihre Möglichkeiten einschränkt.
Im Projektmanagement kann auch das Gegenteil der Fall sein. Stellen Sie sich vor, Sie hätten unendlich viel Zeit für die Entwicklung einer Funktion. Sie würden es nie fertigstellen!
Ohne Beschränkungen für die projektumfang werden Sie in alle Richtungen gedrängt und gezogen, was Ihre Konzentration erheblich beeinträchtigt. Ohne ressourcenbeschränkungen sind Ihre Arbeitsabläufe möglicherweise nicht für Effizienz und Produktivität optimiert.
Projektbeschränkungen ermöglichen Effizienz und Effektivität und helfen Teams, Software in kleinen Schritten zu liefern. Verschiedene Arten von Beschränkungen haben unterschiedliche Auswirkungen auf das Projektergebnis. Schauen wir sie uns nacheinander an.
Die dreifachen Zwänge des Projektmanagements
Ein typisches Projekt kann drei Arten von Beschränkungen unterliegen: Zeit, Kosten und Umfang. Diese werden gemeinhin als dreifache Zwänge bezeichnet. Sie sind auch als Projektmanagement-Dreieck, eisernes Dreieck oder Projektdreieck bekannt.
Umfangsbeschränkung
Der Umfang bezieht sich auf die Merkmale oder Funktionen eines Produkts, auf deren Lieferung sich das Team geeinigt hat, oder auf die Aufgaben, deren Erfüllung das Projektteam vereinbart hat.
Er legt fest, was zu tun ist und in welcher Qualität. Der Projektumfang bestimmt in der Regel auch den Zeit- und Kostenrahmen.
Ein guter Projektumfang gibt den Entwicklungsteams die nötige Klarheit und Freiheit, um Software zu entwickeln. Ein schlechter Umfang ermöglicht eine schleichende Ausweitung und wirft das Team aus der Bahn.
Kostenbeschränkung
Die Kostenbeschränkung ist das Budget, das den finanziellen Ressourcen Grenzen setzt. Dies kann mehrere Dinge umfassen. Ein agiles Software-Entwicklungsteam kann beispielsweise Beschränkungen für die folgenden Projektkosten haben.
- Gehälter des Teams
- Ausrüstung wie Laptops, Server usw.
- Aufwandsentschädigungen und Reisekosten
- Jegliche Software oder Automatisierungswerkzeuge, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden
Wirksame Kostenbeschränkungen gewährleisten die Investitionsrentabilität (ROI) und die Geschäftsergebnisse. Schlechte Kostenvorgaben führen zu Demotivation und Zurückhaltung bei allen Beteiligten.
Zeitbeschränkung
Die zeitlichen Grenzen, die für ein Projekt gelten. Mit anderen Worten: Fristen. Die Zeitbeschränkung wird in Form von Fristen für jede Aufgabe, jeden Meilenstein und das gesamte Projekt angewendet.
Eine angemessene Zeitvorgabe ermöglicht es dem Team, gute Produkte zu erstellen, die alle Abnahmekriterien erfüllen. Eine unangemessene Zeitbeschränkung oder ein knapper Termin zwingt das Team dazu, an der falschen Stelle zu sparen und ein minderwertiges Produkt zu erstellen, wodurch sich technische Schulden anhäufen.
Von den drei Einschränkungen, die einen Projektmanager nachts wach halten, konzentrieren wir uns heute auf die Zeitbeschränkungen. Wir sehen, warum sie wichtig sind und was Sie tun können, um zu verhindern, dass sie Ihr Projekt entgleisen lassen.
Was sind Zeitbeschränkungen?
Zeitbeschränkungen sind die zeitlichen Beschränkungen, die Ihnen durch das Kursprojekt auferlegt werden. Wann sollten Sie das Projekt abschließen, wann sollten Sie die Funktionen in die Produktion überführen, wie viele Personenstunden können Sie für eine Funktion aufwenden, und so weiter.
Zeitbeschränkungen werden oft als Zeitplan dargestellt. Sie würden zum Beispiel ein Projekt mit Fristen für die Planungsphase, die Entwicklung, die Tests, die abschließende Überprüfung, die Produktionsfreigabe und die Übergabe planen.
Jede Verzögerung in einer dieser Phasen kann zu einem Schneeballeffekt führen und das gesamte Projekt um einige Tage/Wochen verzögern. Diese Verzögerungen führen zu unnötigen und künstlichen Beschränkungen bei der Projektabwicklung.
Ein Projektmanager ist bestrebt, künstliche Einschränkungen zu vermeiden, die in der Mitte des Projekts entstehen. Hier sind einige Möglichkeiten, dies zu tun.
10 Strategien zur Vermeidung von Zeitproblemen
Die Vermeidung von Zeitdruck ist keine einmalige Aktivität, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Projektteams legen Strukturen und Systeme fest, um zu vermeiden, dass sie sich selbst unter Druck setzen. Einige der effektivsten Teams verwenden ein projektmanagement-Tool wie ClickUp. So geht's.
1. Projektplanung
Ein solider Plan vermeidet die Hälfte der Zwänge. Erstellen Sie eine umfassende projektplan in dem die Aufgaben, Ergebnisse und Fristen aufgeführt sind. Verwenden Sie das ClickUp Kalender-Ansicht um zu sehen, wie Ihre Aufgaben zugeordnet sind.
KlickUp's Kalenderansicht zur Anzeige von Teilaufgaben
Achten Sie besonders auf Abhängigkeiten. Wenn Sie eine Aufgabe haben, die von einer anderen abhängt, kann das Verschieben der letzteren die erstere zum Entgleisen bringen.
kann bei der Verfolgung sich überschneidender Aufgaben helfen und
.
Nutzen Sie diese Projektphase, um die für die rechtzeitige Fertigstellung erforderlichen finanziellen Mittel zu ermitteln.
Planen Sie zum ersten Mal ein Projekt? Hier sind einige ausgezeichnete vorlagen für die Projektplanung die Ihnen einen guten Start ermöglichen.
2. Priorisierung von Aufgaben
Es gibt eine natürliche Grenze dafür, wie viel Arbeit man innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigen kann. Die Priorisierung der richtigen Aufgaben ist für ein effektives Zeitmanagement unerlässlich.
Wenn Sie sich zu viele Aufgaben aufhalsen, werden Sie Fristen verpassen. Wenn Sie zu wenig einplanen, haben Sie möglicherweise ungenutzte Ressourcen, was eine Zeitverschwendung darstellt. Setzen Sie also Prioritäten und planen Sie, um die Ergebnisse zu optimieren.
Verwenden Sie eine prioritätenliste um Ihre Entscheidungen zu treffen. Versuchen Sie ressourcen-Nivellierung , die Zuweisung von mehr Ressourcen für komplexe Aufgaben und die Möglichkeit, das Team auf Kurs zu halten.
clickUp's Workload View zur Abschätzung der verfügbaren Kapazität und zur Durchführung des Ressourcenausgleichs_
3. Realistische Zeiteinschätzung
Ein Projektzeitplan wird auf der Grundlage der Zeit erstellt, die die Teammitglieder für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigen. Dieser Prozess, der als Zeitschätzung bezeichnet wird, ist ein entscheidender Bestandteil von projektzeitmanagement .
Projektleiter und Teammitglieder stützen sich in der Regel auf ihre projektprognose auf der Grundlage früherer Leistungen. Wenn die Einhaltung der DSGVO beim letzten Mal 20 Stunden gedauert hat, wird sie wahrscheinlich auch jetzt wieder so lange dauern.
Schätzungen sind jedoch nur Anhaltspunkte. Um sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen so genau wie möglich sind, vergleichen Sie sie mit den tatsächlichen Ergebnissen. ClickUp's Zeitschätzung und die Zeiterfassungsfunktionen von ClickUp sind genau für diesen Zweck konzipiert.
4. Zeiterfassung
Erfassen Sie die Stunden für jede Aufgabe auf Ihrer Projektzeitachse. Es gibt mehrere zeitmanagement-Apps mit denen Sie dies tun können. ClickUp's Zeiterfassung ist in die Projektmanagement-Plattform integriert und ermöglicht es Ihnen, einen Timer zu starten und zu stoppen oder manuelle Zeiten für jede Aufgabe, an der Sie arbeiten, hinzuzufügen. Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre Schätzungen genauer zu machen.
Native Zeiterfassung auf ClickUp
Im Laufe der Zeit wird Ihre Fähigkeit, zu schätzen und zu planen, zunehmen, so dass Sie weniger Zeitdruck haben.
Wenn Sie ein neues Team zusammenstellen oder ClickUp neu einführen, finden Sie hier zehn Tipps zeitmanagement-Vorlagen die Ihnen helfen, die Zeiterfassung zu nutzen, um künftige Zwänge zu vermeiden.
5. Regelmäßige Fortschrittskontrolle
Wenn Sie ein Projekt einschalten und es unbeaufsichtigt laufen lassen, werden Sie wahrscheinlich überrascht sein, wenn die Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden. Die Einhaltung von Zeitvorgaben muss also regelmäßig überwacht werden.
Projektübersicht auf ClickUp
Beliebig verwenden kostenlose Gantt-Diagramm-Software um zu verfolgen, ob die Zeitpläne wie geplant verlaufen. Anpassen der ClickUp Dashboards um die Berichte anzuzeigen, die Sie benötigen, um Ihren Fortschritt zu verfolgen. Nutzen Sie die Burn-up- und Burn-down-Diagramme, um zu erfahren, wie das Projekt verlaufen könnte. Erkennen Sie Verzögerungen und treffen Sie alternative Vorkehrungen.
6. Risikoerkennung und -minderung
Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den Termin nicht einhalten können? Was sind die möglichen Gründe dafür?
Die Beantwortung dieser beiden Fragen hilft Ihnen, die Risiken zu ermitteln und ihre Auswirkungen auf das Projekt abzuschätzen. Diese Risiken können finanzieller, betrieblicher oder auch verhaltensbedingter Art sein. Die Auswirkungen können von einer Verzögerung von ein paar Tagen bis hin zur völligen Unfähigkeit, das Projekt zu realisieren, reichen.
Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, sollten Sie mit dem Team eine Risikobesprechung durchführen. Ermitteln Sie diese Risiken und entschärfen Sie sie, um sicherzustellen, dass sich der Zeitdruck nicht noch weiter erhöht.
7. Rationalisierte Kommunikation
Was Ihre Teammitglieder nicht wissen, können sie auch nicht tun. Stellen Sie sich zum Beispiel eine Situation vor, in der die Abnahmekriterien für eine bestimmte Funktion nicht klar kommuniziert werden. Der Entwickler ist vielleicht der Meinung, dass er die Funktion geliefert hat, während der Qualitätsanalytiker anderer Meinung ist. Er würde die Funktion an den Entwickler zurückschicken, was unnötig viel Zeit für Nacharbeit bedeutet.
clickUp Docs für die Dokumentation und den Austausch wichtiger Informationen mit dem Team
Vermeiden Sie dies, indem Sie die gesamte Projektkommunikation rationalisieren.
- Dokumentieren Sie Besprechungsnotizen, Anforderungen und andere Unterhaltungen aufClickUp-Dokumente* Schreiben Sie detaillierte Beschreibungen für jedes Feature/jede User Story innerhalb der Aufgabe
- Erlauben Sie Teammitgliedern, im Kommentarbereich der Aufgabe alles zu klären, was sie aus dem Kontext heraus brauchen
- Fügen Sie Checklisten/Aktionspunkte hinzu, um sicherzustellen, dass die Akzeptanzkriterien für jedes Feature immer griffbereit sind
- Fügen Sie zusätzlich zu denjenigen, die an den Funktionen arbeiten, "Beobachter" zuClickUp-Aufgaben hinzu, damit sie bei Bedarf eingreifen können
8. Agiles Projektmanagement
Manchmal läuft ein Projekt nicht wie geplant. Die Interessenvertreter des Unternehmens können Änderungen an den Anforderungen einbringen. Teammitglieder könnten krank werden und längere Urlaubstage benötigen. Unternehmen könnten knapp bei Kasse sein. Solche Dinge passieren. Infolgedessen könnten Sie unweigerlich unter Zeitdruck geraten.
Das agile Projektmanagement ist darauf ausgelegt, genau solche Eventualitäten zu bewältigen. Von agilen Projektmanagern wird erwartet, dass sie potenzielle Probleme vorhersehen und Notfallpläne erstellen. Zumindest aber müssen sie die Projektleitung informieren und die Erwartungen steuern.
9. Meetings verwalten
"Das hätte auch eine E-Mail sein können" ist aus gutem Grund ein Internet-Memo. Einer der größten Zeitfresser für das Entwicklungsteam sind Besprechungen, von denen viele unnötig und ineffektiv sind.
Um unvorhergesehene Zeitverluste konsequent zu vermeiden, sollten Sie Meetings besser organisieren. Überprüfen Sie Ihre zeitmanagement-Tools um zu verstehen, wie viel Zeit in Meetings investiert wird. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre Prozesse optimieren.
Führen Sie Besprechungen nur für Aktivitäten durch, die eine aktive Diskussion erfordern. Setzen Sie sie in einen Zeitrahmen und drängen Sie auf Aktionspunkte. Dokumentieren Sie wichtige Erkenntnisse und Entscheidungen, damit Sie beim nächsten Treffen das Rad nicht neu erfinden müssen.
Verwenden Sie für alles andere ein gutes Tool zur Zusammenarbeit. Die Kommentare innerhalb von ClickUp-Aufgaben ermöglichen verschachtelte Unterhaltungen. Die Chat-Ansicht von ClickUp ermöglicht es Ihnen, alle Nachrichten an einem Ort zu sehen und von dort aus Maßnahmen zu ergreifen.
clickUp-Chat-Ansicht für alle Unterhaltungen an einem Ort_
10. Kontinuierliche Verbesserung
Agile Teams legen großen Wert auf kontinuierliche Verbesserung, und das aus gutem Grund. Ein Team, das sich ständig verbessert, kann auf lange Sicht eine höhere Effizienz und einen höheren Wert erzielen. Sie haben zum Beispiel den Containerisierungsprozess für jede Funktion durch kontinuierliche Verbesserung optimiert.
Sie können dann den gesamten Prozess oder Teile davon automatisieren und so noch mehr Zeit und Mühe sparen. Dies ist ein entscheidender Weg, um Zeitdruck nachhaltig zu vermeiden.
Bezwingen Sie Ihre Projektzwänge mit ClickUp
Engpässe sind in jedem Projekt unvermeidlich. Wir würden sogar so weit gehen, zu behaupten, dass Zwänge notwendig sind.
Unerwartete und unzumutbare Einschränkungen können das Projekt jedoch völlig entgleisen lassen. Ein gutes Projektmanagement sollte dies verhindern. ClickUp ist in diesem Sinne konzipiert.
Mit ClickUp können Sie Best Practices anwenden, um Zeitdruck zu vermeiden. ClickUp-Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten sorgen für Klarheit bei den Anforderungen. Kalender- und Gantt-Diagramm-Ansichten ermöglichen eine Vogelperspektive auf die laufende Arbeit.
Das ClickUp Dashboard bietet Einblick in den Projektfortschritt. Mit allen Ressourcen, die Sie benötigen, sind Sie bereit, Ihre Projektbeschränkungen mit ClickUp zu überwinden. Testen Sie ClickUp jetzt kostenlos .