Wie man mehrere Projekte erfolgreich verwaltet

Fast 60% der Projektleiter arbeiten gleichzeitig an zwei bis fünf Projekten.

Die Sicherstellung des gleichen Maßes an Konzentration, Produktivität und Ergebnisqualität bei allen Projekten ist eine Superkraft, die Projektmanager haben müssen. Schlechte Projektleistung kann zu einer kolossalen Verschwendung von Investitionen führen 114%, um genau zu sein.

Zum Glück können Projektmanager mit einem robusten System Projekte jonglieren.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die häufigsten Herausforderungen, mit denen Sie konfrontiert werden, sowie über Strategien, die Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, die Effizienz zu steigern und mehrere Projekte zu verwalten. Doch zunächst wollen wir verstehen, warum ein effizientes Projektmanagement für mehrere Projekte so wichtig ist.

Risiken, die durch unzureichendes Management mehrerer Projekte entstehen

Die Unfähigkeit, mehrere Projekte gut zu managen, kann zu einer Reihe von Risiken führen, die sich auf Zeitleisten, Budgets, Teamleistung und organisatorischen Erfolg auswirken. Nachfolgend sind die wichtigsten Risiken aufgeführt, die zu berücksichtigen sind:

• Terminüberschreitung: Eine schlechte Koordination und Prioritätensetzung kann zu Verzögerungen bei einem oder mehreren Projekten führen. Dies würde nicht nur das Vertrauen des Clients mindern, sondern hätte auch potenzielle finanzielle Auswirkungen
• Budgetüberschreitung: Ineffiziente Ressourcenzuweisung und mangelnde Kontrolle können zu einer Überschreitung der Ausgaben führen. Dies führt nicht nur zu einer geringeren Rentabilität des Projekts, sondern kann auch dazu führen, dass es schwierig wird, künftige Finanzmittel oder Projektgenehmigungen zu erhalten
• Mangel an Klarheit: Unzureichende Kommunikation und unklare Prioritäten können dazu führen, dass Teams nicht wissen, worauf sie sich konzentrieren sollen. Dies kann sich auf die Arbeitsmoral und Produktivität auswirken
• Überlastung des Teams: Ein schlecht verwaltetes Portfolio kann die Mitglieder des Teams überfordern, da sie sich auf viele Projekte verteilen. Dies erhöht das Risiko von Fehlern und kann auch zu Burnout und Fluktuation im Team führen
• Schleichende Ausweitung des Projektumfangs: Ein schlechtes Management der Projektumfänge über mehrere Initiativen hinweg kann zu unkontrollierten Änderungen und Ergänzungen führen, was wiederum längere Zeitleisten, überzogene Budgets und frustrierte Teammitglieder zur Folge hat
• Unterdurchschnittliche Ergebnisse: Mangelnde Konzentration und überzogene Fristen können zu Qualitätseinbußen führen. Werden die Erwartungen nicht erfüllt, kann dies zu Nacharbeitskosten führen, ganz zu schweigen von unzufriedenen Clients und einem negativen Ruf
• Vermindertes Engagement der Stakeholder: Ineffektive Kommunikation und unerfüllte Erwartungen bei Projekten können die Beziehungen zu den Stakeholdern belasten und dazu führen, dass zukünftige Geschäftsmöglichkeiten verloren gehen
• Geringe Sichtbarkeit: Eine unzureichende Nachverfolgung des Projekts kann dazu führen, dass das Team Engpässe, Verzögerungen, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften oder potenzielle Ressourcenengpässe nicht erkennt. Dies kann dazu führen, dass das Projekt vom Kurs abweicht
• Strategische Fehlausrichtung: Wenn Projekte schlecht geplant und gemanagt werden, besteht die Gefahr, dass sie nicht mit den Zielen des Unternehmens übereinstimmen und daher eine Verschwendung von Ressourcen verursachen
• Erhöhte Risiken: Ohne proaktives Risikomanagement können Probleme in einem Projekt eskalieren und sich auf andere Projekte ausweiten. Dies erhöht das Risiko eines Scheiterns und potenzieller finanzieller oder rufschädigender Schäden
• Verpasste Chancen: Schlechte Prioritätensetzung und Ressourcenzuweisung können dazu führen, dass einige Projekte ins Stocken geraten oder unvollendet bleiben
• Innovationsverlust: Teams, die durch das Jonglieren mit mehreren Projekten überfordert sind, haben möglicherweise nicht die nötige Bandbreite, um kreativ zu denken oder innovativ zu sein

Ein effektives Management mehrerer Projekte ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz, die Erzielung qualitativ hochwertiger Ergebnisse und die Wahrung des Rufs und der Rentabilität des Unternehmens.

12 Strategien für das erfolgreiche Management mehrerer Projekte

1. Nutzen Sie eine Projektmanagement-Software 77% der erfolgreichen Projektmanagement Teams verwenden Software zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Jedoch nur

46% der Unternehmen legen Wert auf eine Kultur, in der Projektmanagement einen hohen Stellenwert hat.

Projektmanagement-Software wie ClickUp kann Ihnen helfen, viele der Herausforderungen zu bewältigen, die mit dem Management mehrerer Projekte verbunden sind.

ClickUp ist eine zentralisierte projektmanagement tool das mehrere Projekte verwalten kann und Ihnen hilft, nahtlos zwischen Aufgaben zu wechseln - ein entscheidender Vorteil, wenn die Dinge außer Kontrolle geraten (was oft der Fall ist, mehrmals am Tag!). Portfolios in ClickUp wurden entwickelt, um das Projektmanagement für mehrere Projekte zu vereinfachen. Von der Strategie bis zur Ausführung können Sie Ihr Projekt an einem Ort nachverfolgen.

ClickUp zum Planen, Nachverfolgen und Verwalten von Arbeit über mehrere Projekte hinweg

Eine einzige Quelle der Wahrheit bedeutet ultimative Sichtbarkeit von Engpässen, Risiken, Ressourcenknappheit und mehr. Mit über 15 verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Arbeit zu visualisieren - von Gantt-Diagrammen über Zeitleisten bis hin zu Listen, Boards und Kalendern - finden Sie eine Ansicht, die für jeden geeignet ist.

Plus, ClickUp Dashboards zeigt den Fortschritt in Echtzeit an, damit Sie immer einen Schritt voraus sind. ClickUp für Projektleiter bietet Features, die Ihnen dabei helfen können:

• Strategisieren und Planen
• Ihren Workflow zu visualisieren
• Aufgaben zuzuteilen
• Nachverfolgung der Zeit und Verwaltung von Ressourcen
• Mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten
• Ergebnisse vorhersagen

💡Pro-Tipp: Nutzen Sie ClickUp's kostenlose Vorlagen für Projektmanagement und bringen Sie Ihre Projektplanung mit jedem Projekt in Schwung.

2. Konzentration statt Multitasking für mehr Produktivität

In der Regel bearbeiten Projektmanager drei bis vier Projekte gleichzeitig - und ihre größte Herausforderung? Konzentration.

Lernen wie man sich konzentriert ist komplizierter als man denkt. Probieren Sie diese Tipps aus, um Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern:

• Sagen Sie Nein zu Aufgaben, die auf Ihrer Liste der Prioritäten ganz unten stehen. Je mehr Sie multitaskingfähig sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Missgeschicken
• Automatisieren Sie Ihre administrativen Aufgaben und sich wiederholende Aufgaben mitClickUp Gehirnihrem stets einsatzbereiten KI-Assistenten, der für Sie Terminkalender erstellt, Checklisten erstellt, Inhalte bearbeitet und vieles mehr
• Implementieren Sie Timeboxing - eine Strategie, bei der Sie Ihren Geist bewusst darauf trainieren, eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitblocks abzuschließen
• Üben Sie sich in Achtsamkeit und schalten Sie die lästigen Benachrichtigungen aus, die Ihre Konzentration stören können. Sie können auch Folgendes verwendenfokus-Apps verwenden, um Ihre Gedanken zu lenken und die Konzentration aufrechtzuerhalten

3. Aufgaben richtig priorisieren

Sie arbeiten bis spät in die Nacht, erreichen aber nicht viel? Möglicherweise setzen Sie Prioritäten für Aufgaben mit geringem Wert, die Ihre Zeit, Energie und Ihren Aufwand aufzehren. Aufgabenpriorisierung in ClickUp ermöglicht es Ihnen, Prioritäten mit dem geringsten Aufwand zu setzen. So funktioniert es:

• Wählen Sie zwischen vier Stufen (Flaggen) der Priorität: Dringlich, Hoch, Normal und Niedrig
• Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Zeit, um die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Workflow zu sehen
• Legen Sie Ihre Elemente mit hoher Priorität in Ihrer Ablage ab, die rund um die Uhr verfügbar ist
• Kombinieren Sie Ihre priorisierten Aufgaben mit Abhängigkeiten. (wie z.B. "warten auf" oder "blockieren")
• Setzen Sie Filter für Fälligkeitsdaten und speichern Sie sie oder geben Sie sie im Team frei

Sie können dies auch effizienter erledigen mit vorlagen für die Prioritätensetzung .

Diese Vorlage herunterladen

ClickUp Matrix Vorlage für Prioritäten

💡Pro-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp Matrix Vorlage für Prioritäten zur Kategorisierung von Aufgaben auf der Grundlage von Auswirkungen und Aufwand.

4. Kommunizieren Sie mit Klarheit

Die Aufrechterhaltung einer konstanten Kommunikationslinie ist aus vielen Gründen von zentraler Bedeutung für den Erfolg eines Projekts:

• Stakeholder können ihre Erwartungen an die Mitglieder des Teams freigeben, um ihre Arbeit besser aufeinander abzustimmen. Clients können sofortiges Feedback freigeben, wenn etwas schief läuft
• Schaffen Sie eine Feedbackschleife für Ihr Team und helfen Sie ihm, Ziele schneller zu erreichen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen
• Führen Sie Team Meetings durch, um die Strategie neu festzulegen und den Status des Projekts zu überprüfen. Ein proaktiver Ansatz ist von großem Vorteil
• Verwalten Sie die Erwartungen und Zeitleisten Ihrer Kunden und verhindern Sie die gefürchtete Ausweitung des Projektumfangs

Aber wie kann man klar kommunizieren? Indem man kommuniziert, wo die Arbeit stattfindet.

Ein guter Anfang wäre es, in ein Tool zu investieren, das die Kommunikation nach Prioritäten ordnet, z. B ClickUp Chat :

Behalten Sie alle Ihre Arbeiten und Unterhaltungen an einem Ort mit ClickUp Chat

Verstreute Unterhaltungen über mehrere Tools führen zu Verwirrung und Fehlern. Mit dem Chat können Sie Aktualisierungen in Echtzeit direkt dort freigeben, wo die Arbeit stattfindet, und erhalten teamübergreifende Sichtbarkeit, wer an was arbeitet.

Außerdem können Sie Ihre Interaktionen mit visuellem Kontext unterlegen und die Verständlichkeit verbessern. Fügen Sie Links, Anhänge, Dateien, GIFs, Bilder, Videos und andere Elemente hinzu, um Ihre Botschaft zu vermitteln.

Fügen Sie alle Personen mit @Mentions zu Ihren Unterhaltungen über die Arbeit hinzu, weisen Sie einzelnen Mitgliedern Kommentare zu und behalten Sie den elemente der Aktion bewegen.

💡Pro-Tipp: Annehmen communication tools und Vorlagen, die Ihnen Zeit und Aufwand ersparen

5. Limitieren Sie den Kontextwechsel

In Ihrem Bestreben, mehrere Projekte zu verwalten und die Produktivität zu steigern, kann Ihnen der "Kontextwechsel" in die Quere kommen.

Oft mit Multitasking verwechselt, ist der Kontextwechsel das kleinere Übel. Beim Kontextwechsel springen Sie zwischen Apps hin und her und beginnen neue Aufgaben, während Sie ältere Aufgaben auf halbem Weg abbrechen.

Leider hat dies nicht nur negative Auswirkungen auf die Produktivität. Eine Studie des Universität von Kalifornien, Irvine, berichtete, dass bereits 20 Minuten wiederholter Unterbrechungen zu mehr Stress, Druck und Frustration bei der Arbeit führen können.

Wie erledigen Sie also das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten?

Ersetzen Sie all Ihre unterschiedlichen Apps und Tools durch eine Eine_ Plattform, die es Ihrem Team ermöglicht, auf alles mit einem Griff zuzugreifen.

ClickUp zum Beispiel vereint alle Ihre Aufgaben, Unterhaltungen und Projekte in einer benutzerfreundlichen Plattform. Von der Arbeitsverwaltung über die Kommunikation bis hin zur Zusammenarbeit findet alles in einem gemeinsamen Space statt.

Außerdem unterstützt ClickUp 1000+ App-Integrationen von Drittanbietern damit können Sie eine organisationsweite Lösung implementieren, in der Ihre bevorzugten Tools zu Hause sind. Und Sie befreien das Team von unbewussten Kontextwechseln.

6. Wenn sich die Prioritäten verschieben, seien Sie flexibel

Ist Ihr Team nicht in der Lage, wechselnde Prioritäten nachzuverfolgen? Die Unfähigkeit, sich den Erfordernissen anzupassen, ist ein großes Manko von Projektleitern.

Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie zur Nachverfolgung des Fortschritts eines Projekts mehrere Listen und Tabellenkalkulationen verwenden.

Die zwei großen Lösungen?

• Einführen eines Änderungskontrollverfahrens: Damit können Sie Anträge auf Projektänderungen verwalten. Wenn ein Beteiligter eine Änderung an einem Projekt beantragt, können Sie diese sofort im Projektplan sehen. Sie können diesen Prozess auch nutzen, um den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, Änderungsanträge nach eigenem Ermessen zu genehmigen oder abzulehnen.
• Eine zentrale Quelle der Wahrheit freigeben: Verwenden Sie ein Tool zur Nachverfolgung von Änderungswünschen im Projekt und stellen Sie sicher, dass dieses Tool den Mitgliedern des Teams offline und online zur Verfügung steht.

Wenn Ihre Teammitglieder die Sichtbarkeit der Bandbreite und des Status der Aufgaben des Teams in Echtzeit erhalten, können sie einen Gang höher schalten und effizienter arbeiten. Außerdem können Sie das Team im Auge behalten, wenn es eng wird.

7. Ausgleich des Workloads Ihres Teams

Die gleichmäßige Verteilung des Workloads Ihres Teams fördert das Wachstum des Geschäfts und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.

Wenn Sie einen Mitarbeiter mit Aufgaben überfrachten, wird seine Arbeit im besten Fall unvollständig und im schlimmsten Fall von schlechter Qualität sein. Auch eine zu geringe Auslastung der Mitarbeiter kann dazu führen, dass sie unmotiviert und gestresst sind.

Es überrascht nicht, dass die USA 300 Milliarden Dollar jedes Jahr für verpasste Arbeitstage und gesundheitliche Probleme, die durch arbeitsbedingten Stress entstehen.

Das Fazit: In beiden Szenarien steht das Unternehmen auf verlorenem Posten.

Die Suche nach dem richtigen Punkt kann die moral des Teams und den reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.

Projektmanagement-Plattformen wie ClickUp wissen, wie wichtig die richtige workload-Management ist für Projekte.

Um eine gleichmäßige Workload für alle zu gewährleisten, brauchen Sie eine vollständige Sichtbarkeit der beteiligten Personen, Projekte und Aufgaben. ClickUp's Workload-Ansicht macht dies möglich. Sehen Sie die Aufgabenblätter und den Kalender jedes Mitglieds und überprüfen Sie, wer an was arbeitet.

Sortieren Sie Aufgaben nach Status und für Ihre Mitarbeiter und verstehen Sie die wöchentlichen Workloads mit ClickUp

Je nach Fortschritt Ihres Projekts können Sie die Ansicht benutzerdefiniert anpassen, den Aufwand für die Aufgabe nachverfolgen, die Kapazität Ihres Teams neu anpassen und ohne Unterbrechungen oder Verzögerungen arbeiten.

8. Setzen Sie für jedes Projekt klare, messbare und erreichbare Ziele

Die Einstellung von Zielen und KPIs ist von zentraler Bedeutung für die Messung des Fortschritts der Mitarbeiter. Doch die Einstellung von Zielen hat tiefere, eher psychologische Auswirkungen.

Forbes behauptet, dass Menschen, die sich ihre Ziele lebhaft vorstellen können 1.2 bis 1,4x eine höhere Wahrscheinlichkeit, sie zu erreichen.

Wenn Sie also beginnen, Ziele als Teil der Erstellung Ihrer strukturierten plans für Ihr Projekt, werden Sie besser positioniert sein, um sie zu erreichen.

Im Business werden Ziele in Form von Meilensteinen gesetzt. Erfahrene Projektmanager wenden den folgenden Prozess der Zieleinstellung an:

• Zunächst arbeiten sie an der Einstellungziele für das Projekt
  • Dann werden die Projekte in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben aufgeteilt
• Als nächstes werden die Aufgaben den entsprechenden Mitgliedern des Teams zugewiesen
• Schließlich legen sie messbare, realistische und klare Ziele fest

💡Pro-Tipp: ClickUp-Ziele eignet sich hervorragend, um alle Ihre Ziele (z. B. Sprint-Zyklen, wöchentliche Mitarbeiter-Scorecards, OKRs usw.) in einfach zu verwendenden Ordnern zu organisieren. Sie können Einzelziele in verschiedenen Formaten erstellen - als Nummer, wahr/falsch, Aufgabe, Geldbetrag, Beschreibung usw. Außerdem müssen Sie sich nicht mehr um die Registerkarten für den Fortschritt Ihres Projekts kümmern. Das Tool kann das für Sie übernehmen.

Setzen und verfolgen Sie mit ClickUp Goals mühelos klare Ziele, um den Erfolg Ihres Teams zu steigern

9. Delegieren Sie effektiv

Sie können nicht jede Aufgabe selbst bewältigen, und die richtige Delegation stärkt die Mitglieder Ihres Teams. Wenn Sie nicht sicher sind, wie Sie die Verantwortung für Ihr Projekt delegieren sollen, finden Sie hier einige Schritte, die Sie befolgen können:

• Beurteilen Sie die Stärken und Fähigkeiten der einzelnen Mitglieder des Teams
• Verteilen Sie die Aufgaben entsprechend den Kenntnissen, Kapazitäten und dem Workload der einzelnen Mitglieder des Teams
• Vertrauen Sie Ihrem Team und konzentrieren Sie sich darauf, es anzuleiten, anstatt es zu kontrollieren
• Führen Sie robuste Systeme und Prozesse ein, die Verantwortlichkeit schaffen

💡Pro-Tipp: Software zur Verwaltung von Aufgaben erleichtert die Zuweisung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Fortschritts während der Dauer des Projekts

10. Vorlagen für wiederkehrende Workflows und unschätzbare Zeitersparnis

Müssen Sie jedes Mal, wenn ein neues Projekt beginnt, die gleichen Arbeitsabläufe neu erstellen?

Das ist nicht die produktivste Art, Ihre Zeit zu nutzen. Wenn Ihre Projekte oft einen gemeinsamen Satz von projektleistungen oder Prozesse, erstellen Sie Ihre eigenen Vorlagen für Ihre häufig verwendeten Workflows und Prozesse.

Dies wird Ihre Arbeit beschleunigen und Lücken im Workflow verhindern.

💡Pro-Tipp: Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen routinemäßig mit Erkenntnissen und Best Practices, um die Qualität zu gewährleisten.

11. Bleiben Sie mit der Dokumentation organisiert

Mehrere Projekte zu managen, kann sehr anstrengend sein. Eine Menge Prozesse, Workflows, Teams und Zeitpläne. Behalten Sie den Überblick mit strukturierten projekt-Dokumentation .

Eine genaue und aktuelle Dokumentation verhindert Verwirrung und hält Projekte auf Kurs.

Führen Sie für jedes Projekt eine separate, aber standardisierte Dokumentation (z. B. Anforderungen, Zeitleisten, Risikoprotokolle) und verwenden Sie Tools für das Dokumentenmanagement, um die Zugänglichkeit für alle Beteiligten zu gewährleisten.

Generieren Sie Ideen, Produkt-Roadmaps, Produkt-Briefs, automatisieren Sie Dokumentation, SOPs und mehr mit ClickUp Brain

💡Pro-Tipp: Projektdokumentation mit ClickUp Brain erstellen und sicher freigeben mit ClickUp Dokumente

12. Risiken antizipieren und managen

Der beste Weg, mehrere Projekte gemeinsam effizient zu managen, ist eine gute Vorbereitung. Einer der wichtigsten Aspekte dieser Vorbereitung ist die Planung von Risiken. Software für das Risikomanagement wie ClickUp kann helfen.

Sich überschneidende Projekte vervielfachen das Potenzial für Risiken und Unterbrechungen. Außerdem können sich Verzögerungen in einem Projekt auch auf andere auswirken. Deshalb:

• Führen Sie für jedes Projekt eine Risikobewertung durch und dokumentieren Sie Pläne für Notfälle
• Ermitteln Sie die Abhängigkeiten zwischen den Projekten und passen Sie die Zeitpläne entsprechend an
• Überprüfen Sie die Risiken regelmäßig bei Projektaktualisierungen und gehen Sie potenzielle Probleme frühzeitig an

💡Pro-Tipp: Vorlagen für die Risikobewertung können das Rätselraten bei der Abschätzung von Risiken beenden

Mehrere Projekte einfach verwalten mit ClickUp

Was ist das häufigste Dilemma von Projektmanagern? Wie kann man mehrere Projekte verwalten, ohne den Verstand zu verlieren?

Das ist verständlich. Projektleiter haben viel Arbeit vor sich.

Als Projektleiter stehen Sie oft knietief in den gestern fälligen Ergebnissen. Möglicherweise haben Sie es auch mit Kunden, die unter hohem Druck stehen, und einem überlasteten Team zu tun. Und nicht zu vergessen, die Erwartungen der Interessengruppen inmitten knapper Projektbudgets zu erfüllen.

Eine robuste projektmanagement-Software wie ClickUp ist das richtige tool für diese Aufgabe. Jetzt kostenlos anmelden und sparen Sie sich die Mühe, mehrere Projekte zu verwalten.