Fast 60% der Projektleiter arbeiten gleichzeitig an zwei bis fünf Projekten.
Die Sicherstellung des gleichen Maßes an Konzentration, Produktivität und Ergebnisqualität bei allen Projekten ist eine Superkraft, die Projektmanager haben müssen. Schlechte Projektleistung kann zu einer kolossalen Verschwendung von Investitionen führen 114% um genau zu sein.
Zum Glück können Projektmanager mit einem robusten System Projekte jonglieren.
Hier sind zehn Strategien, die Ihnen helfen, intelligenter zu arbeiten, die Effizienz zu steigern und mehrere Projekte zu verwalten.
10 Strategien für die erfolgreiche Verwaltung mehrerer Projekte
1. Eine Projektmanagementsoftware ist Ihr bester Freund
Während 77% der erfolgreichen Projektmanagement-Teams verwenden Software zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Nur 46% der Unternehmen legen Wert auf eine Kultur, in der Projektmanagement einen hohen Stellenwert hat.
Aber es ist noch nicht alle Hoffnung verloren.
Sie können einen Wandel herbeiführen in projektleitung durch die Investition in eine Software wie ClickUp - ein Tool, das alle Aspekte eines Projekts verwalten kann:
ClickUp-Ansichten zum Planen, Verfolgen und Verwalten von Arbeit
Funktionen wie ClickUp Mind MapsClickUp Zeiterfassung und ClickUp Dashboards können Ihnen dabei helfen:
- Strategisieren und Planen
- Ihren Arbeitsablauf zu visualisieren
- Aufgaben zuzuordnen
- Zeit zu erfassen und Ressourcen zu verwalten
- Mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten
- Ergebnisse vorhersagen
Planen und organisieren Sie Projekte, Ideen oder bestehende Aufgaben mit ClickUp Mind Maps
ClickUp ist ein zentrales projektmanagement-Werkzeug das mehrere Projekte verwalten kann und Ihnen hilft, nahtlos zwischen den Aufgaben zu wechseln - ein entscheidender Vorteil, wenn die Dinge außer Kontrolle geraten (was oft der Fall ist, mehrmals am Tag!).
Sie können auch auf kostenlose projektmanagement-Vorlagen und bringen Sie Ihre Projektplanung mit jedem Projekt in Schwung.
2. Mit großer Konzentration kommt große Produktivität
In der Regel bearbeiten Projektmanager drei bis vier Projekte gleichzeitig - und ihre größte Herausforderung? Konzentration.
Lernen wie man sich konzentriert ist komplizierter als Sie denken. Um Ihren mentalen Muskel zu trainieren, müssen Sie zunächst analysieren, warum Ihre Gedanken abschweifen.
Sobald Sie herausgefunden haben, warum, versuchen Sie diese Tipps, um Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern:
- Sagen Sie Nein zu Aufgaben, die auf Ihrer Prioritätenliste weit unten stehen. Je mehr Sie multitaskingfähig sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihnen ein Missgeschick passiert
- Automatisieren Sie Ihre Verwaltungsaufgaben und sich wiederholende Aufgaben mitClickUp AI-Assistent der für Sie Terminkalender erstellen, Checklisten erstellen, Inhalte bearbeiten und vieles mehr kann
- Implementieren Sie Timeboxing - eine Strategie, bei der Sie Ihren Geist bewusst darauf trainieren, eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitblocks zu erledigen
- Üben Sie sich in Achtsamkeit und schalten Sie die lästigen Benachrichtigungen aus, die Ihre Konzentration stören können. Sie können auch Folgendes verwendenfokus-Apps verwenden, um Ihre Gedanken zu lenken und die Konzentration aufrechtzuerhalten
- Delegieren Sie und vertrauen Sie Ihren Kollegen und direkten Mitarbeitern, anstatt jede kleine Aufgabe zu managen, aber seien Sie auch kein abwesender Manager
3. Fragen Sie: Setzen Sie die richtigen Prioritäten bei den Aufgaben?
Sie arbeiten bis spät in die Nacht, erreichen aber nicht viel. Schuldig im Sinne der Anklage.
Möglicherweise setzen Sie Prioritäten für Aufgaben von geringem Wert, die Ihre Zeit, Energie und Mühe aufzehren.
Das Erstellen einer Aufgabenliste und das Setzen von Prioritäten ist zwar eine Möglichkeit, aber können wir Ihnen einen anderen Weg vorschlagen?
ClickUp Priorisierungsvorlagen
Verwenden Sie die ClickUp Priorisierungsmatrix-Vorlage, um Aufgaben auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und ihres Aufwands zu bewerten
Profi-Tipp: Bevor Sie die Priorisierungsmatrix verwenden, kategorisieren Sie die Aufgaben nach ihrer Priorität anhand des 4D-Modells: Do, Defer (Planen), Delegate und Delete (Eliminieren).
Nehmen wir an, Sie möchten, dass Ihr Team weiß, was wann zu tun ist. ClickUp Aufgabenmanagement funktion kann dabei helfen, eine Hierarchie für das Wichtige zu erstellen.
Sie bietet datenreiche Visualisierungen wie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme, die einen Überblick über Ihre Aufgaben auf einen Blick geben:
Sortieren Sie Ihre Aufgaben schnell und einfach, und erstellen Sie kaskadierende Ansichten mit einem einzigen Klick, um den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen
Die Priorität der ClickUp-Aufgabe ermöglicht es Ihnen, Aufgaben ohne Fehler zu priorisieren. Und so funktioniert's:
- Wählen Sie zwischen vier Prioritätsstufen (Flaggen): Dringlich, Hoch, Normal und Niedrig
- Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Zeit, um die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Arbeitsablauf zu sehen
- Legen Sie Ihre Aufgaben mit hoher Priorität in Ihrer Aufgabenablage ab, die 24×7 verfügbar ist
- Kombinieren Sie Ihre priorisierten Aufgaben mit Abhängigkeiten. (z. B. "Warten auf" oder "Blockieren")
- Setzen Sie Filter für Fälligkeitsdaten und speichern Sie sie oder teilen Sie sie mit dem Team
4. Kommunizieren Sie mit Klarheit
Die Aufrechterhaltung einer ständigen Kommunikation ist aus vielen Gründen für den Projekterfolg von zentraler Bedeutung:
- Stakeholder können ihre Erwartungen mit den Teammitgliedern teilen, um ihre Arbeit besser aufeinander abzustimmen. Kunden können sofortiges Feedback geben, wenn etwas schief läuft
- Schaffen Sie eine Feedbackschleife für Ihr Team und helfen Sie ihm, seine Ziele schneller zu erreichen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen
- Führen Sie Teamsitzungen durch, um die Strategie neu festzulegen und den Projektstatus zu überprüfen. Ein proaktiver Ansatz ist von großem Vorteil
- Verwalten Sie Kundenerwartungen und Zeitpläne und verhindern Sie die gefürchtete Ausweitung des Projektumfangs
Aber wie kann man klar kommunizieren? Indem man kommuniziert, wo die Arbeit stattfindet.
Ein guter Anfang wäre es, in ein Tool zu investieren, das die Kommunikation priorisiert, ähnlich wie ClickUp Chat :
Bringen Sie Ihre Kommunikation unter ein Dach mit ClickUp Chat
Verstreute Unterhaltungen, die über mehrere Tools laufen, führen zu Verwirrung und Fehlern. Wenn man bedenkt, wie sehr wir Messaging-Apps in unserem Privatleben nutzen, wäre dann nicht auch der Chat am Arbeitsplatz am praktischsten?
Sie können Aktualisierungen in Echtzeit austauschen und sich teamübergreifend einen Überblick verschaffen, wer gerade woran arbeitet.
Außerdem können Sie Ihre Interaktionen mit visuellem Kontext unterlegen und die Verständlichkeit verbessern. Fügen Sie Links, Anhänge, Dateien, GIFs, Bilder, Videos und andere Elemente hinzu, um die Botschaft zu vermitteln.
Teilen Sie Einbettungen, Links, Anhänge und mehr
Wie bei Instagram oder Facebook können Sie mit @Mentions jeden zu Ihren Arbeitsgesprächen hinzufügen. Sie verschwenden keine Zeit mehr mit dem Versenden von E-Mails oder Anrufen, um Teammitglieder zu benachrichtigen.
Außerdem können Sie Kommentare einzelnen Mitgliedern zuweisen und die aktionpunkte bewegen. Ihr Teammitglied wird sofort benachrichtigt und kann ohne Zeitverlust mit der Arbeit an der Aufgabe beginnen.
Ja, Kommunikation ist schon seit langem eine unverzichtbare Fähigkeit für Projektmanager. Aber es ist höchste Zeit, dass wir uns mit dem "Wie" einer guten Kommunikation befassen.
5. Kontextwechsel begrenzen
Das Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen und Plattformen ist Zeitverschwendung.
In Ihrem Bestreben, mehrere Projekte zu verwalten und die Produktivität zu steigern, kann Ihnen "Kontextwechsel" in die Quere kommen.
Oft wird es mit Multitasking verwechselt, kontextwechsel ist das kleinere der beiden Übel. Sie springen zwischen Anwendungen und starten neue Aufgaben, wobei Sie ältere Aufgaben auf halbem Weg verlassen.
Leider gehen die nachteiligen Auswirkungen über die Produktivität hinaus. Eine Studie des Universität von Kalifornien, Irvine, berichtet, dass bereits 20 Minuten wiederholter Unterbrechungen zu mehr Stress, Druck und Frustration bei der Arbeit führen können.
Wie können Sie also mit dem Kontextwechsel umgehen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, damit umzugehen:
1. Bringen Sie alle Anwendungen und Tools auf eine Plattform, so dass Ihr Team mit einem Griff auf alles zugreifen kann.
ClickUp, zum Beispiel, unterstützt 1000+ Integrationen von Drittanbieter-Apps und ermöglicht es Ihnen, eine organisationsweite Lösung zu implementieren, in der Ihre bevorzugten Tools enthalten sind. Außerdem werden Sie das Team los, das unbewusst den Kontext wechselt.
2. Verwenden Sie ClickUp Ansichten um Ihre gesamte Arbeit an einem Ort zu sammeln, Ihrem heiligen Ort der persönlichen Produktivität.
Sie können auch Ihre Workflow-Visualisierung, Projektverfolgung und Aufgabenverwaltung über drei Ansichten personalisieren: Liste, Kalender und Board:
Sehen Sie sich die über 15 Ansichten in ClickUp an, um Ihren Arbeitsablauf an Ihre Bedürfnisse anzupassen
Ein Überblick über alle Ihre Projekte aus der Vogelperspektive kann Ihnen Zeit und Mühe ersparen, die Sie sonst mit der Verwaltung mehrerer Dateien und dem Schließen von Browser-Tabs verbringen würden.
6. Wenn sich Prioritäten verschieben, seien Sie flexibel
Ist Ihr Team nicht in der Lage, wechselnde Prioritäten zu verfolgen? Die Unfähigkeit, je nach Situation umzuschwenken, ist ein großes Manko für Projektmanager.
Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie mehrere Aufgabenlisten und Tabellenkalkulationen verwenden, um zu verfolgen, was in den verschiedenen Projekten passiert.
Sie sind nicht in der Lage, Ressourcen rechtzeitig umzuplanen. Dies kann Ihre laufenden Projekte entgleisen lassen und zu Verzögerungen führen.
Die zwei großen Lösungen?
1. Implementieren Sie ein Änderungskontrollverfahren: Damit können Sie Anträge auf Projektänderungen verwalten. Wenn ein Beteiligter eine Änderung an einem Projekt beantragt, können Sie diese sofort im Projektplan sehen. Sie können diesen Prozess auch nutzen, um den Beteiligten die Möglichkeit zu geben, Änderungsanträge nach eigenem Ermessen zu genehmigen oder abzulehnen.
2. Teilen Sie eine zentrale Quelle der Wahrheit: Verwenden Sie ein Tool zur Nachverfolgung von Projektänderungen und stellen Sie sicher, dass dieses Tool den Teammitgliedern offline und online zur Verfügung steht.
Wenn Ihre Teammitglieder in Echtzeit Einblick in die Bandbreite und den Aufgabenstatus des Teams erhalten, können sie einen Gang zurückschalten und effizient arbeiten. Außerdem können Sie das Team im Auge behalten, wenn es eng wird.
7. Eine ausgewogene Arbeitsbelastung führt zu einem zufriedeneren (und produktiveren) Team
Eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitsbelastung Ihres Teams fördert das Unternehmenswachstum und das Wohlbefinden der Mitarbeiter.
Wenn Sie einen Mitarbeiter mit Aufgaben überfrachten, erhalten Sie im besten Fall unvollständige und im schlimmsten Fall qualitativ schlechte Arbeit.
Auch eine zu geringe Auslastung der Mitarbeiter kann dazu führen, dass sie unmotiviert und gestresst sind. Es überrascht nicht, dass die USA 300 Milliarden Dollar jedes Jahr für verpasste Arbeitstage und gesundheitliche Probleme, die auf arbeitsbedingten Stress zurückzuführen sind.
Das Fazit: In beiden Szenarien steht das Unternehmen auf verlorenem Posten.
Die Suche nach dem richtigen Punkt kann die moral des Teams und den reibungslosen Ablauf des Projekts zu gewährleisten.
Aber wie? Verstehen Sie die Auswirkungen von workload-Management zur Datenverwaltung.
Wenn Sie mehrere Projekte und Teams verwalten, fließen die Daten zwangsläufig über sich überschneidende Kanäle. Um den Überblick über die Daten zu behalten, müssen Sie die Arbeitsbelastung richtig verwalten.
So sieht ein typischer Workload-Management-Prozess aus:
- Zunächst müssen Sie Ihre Aufgaben den richtigen Personen zuweisen und sicherstellen, dass alle gleichmäßig ausgelastet sind. Sie benötigen einen vollständigen Überblick über die beteiligten Personen, Projekte und Aufgaben
- Analysieren Sie die Fähigkeiten, Fertigkeiten und das Fachwissen Ihres Teams, um eine fristgerechte Lieferung innerhalb des Budgets und in der erwarteten Qualität zu gewährleisten
- Als Nächstes müssen Sie den Prozess der "intelligenten" Verteilung der Arbeitslast digitalisieren. Zum Beispiel,ClickUp Workload-Ansicht ermöglicht es Ihnen, die Aufgabenliste und den Kalender jedes Mitglieds zu sehen und zu überprüfen, wer an was arbeitet:
Sortieren Sie Aufgaben nach Status und für Ihre Beauftragten und verstehen Sie die wöchentliche Arbeitsbelastung in dieser Ansicht
Je nach Projektfortschritt können Sie die Ansicht anpassen, den Arbeitsaufwand der Aufgabe verfolgen, die Kapazität Ihres Teams anpassen und ohne Unterbrechungen oder Verzögerungen arbeiten.
8. Betrachten Sie bei der Planung von Projekten das gesamte Portfolio
Wenn Ihre Projektplanung unkoordiniert ist, werden Mitarbeiter oft überbucht oder für die falschen Termine gesperrt.
Um Ihre Projektplanung narrensicher zu machen, brauchen Sie einen Überblick über die Arbeitsbelastung des Teams für das gesamte Jahr (und nicht nur für die Wochen vor dem Projekttermin).
Nehmen wir an, Sie starten zwei Microsites. Leider verzögert sich der erste Start aufgrund von Produktionsproblemen und gerät in Konflikt mit dem Start der zweiten Microsite.
Wenn Ihr Projektplan diese Verzögerung nicht berücksichtigt, werden Sie Ihre Ressourcen überbuchen, und das Projekt wird sich verzögern.
Im Folgenden finden Sie einige Tipps, wie Sie Ihre Projekte so planen können, dass Sie den gesamten Umfang im Auge behalten:
- Verteilen Sie die Projektstart- und -endtermine für Personen, die gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten
- Planen Sie Ihre Projektabhängigkeiten - müssen Sie beispielsweise die Gestaltung der Website abschließen, bevor die Inhalte geschrieben werden?
- Legen Sie doppelte Aufgaben projektübergreifend zusammen, um die Arbeit schneller zu erledigen. Wenn Sie z. B. Bilder für Ihre Marketing- und Verkaufsunterlagen kaufen müssen, erledigen Sie diese gemeinsam
- Arbeiten Sie bei der Festlegung von Fälligkeitsterminen rückwärts, um herauszufinden, wie lange jede Aufgabe dauern wird
9. Setzen Sie sich klare, messbare und erreichbare Ziele für jedes Projekt
Die Festlegung von Zielen und KPIs ist von zentraler Bedeutung für die Messung der Fortschritte der Mitarbeiter. Aber das Setzen von Zielen hat tiefere, psychologischere Auswirkungen.
Forbes behauptet, dass Menschen, die sich ihre Ziele lebhaft vorstellen können 1.2 bis 1,4x eine höhere Wahrscheinlichkeit, sie zu erreichen.
Wenn Sie also anfangen, Ziele als eine strukturiertere projektplan, werden Sie besser in der Lage sein, sie zu erreichen.
Im geschäftlichen Kontext haben Ziele die Form von Meilensteinen. Erfahrene Projektmanager wenden den folgenden Zielsetzungsprozess an:
- Zunächst arbeiten sie an der Festlegungprojektziele* Dann werden die Projekte in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben aufgeteilt
- Als Nächstes weisen sie die Aufgaben den entsprechenden Teammitgliedern zu
- Schließlich setzen sie sich messbare, realistische und klare Ziele
Aber das ist noch nicht alles. Nutzen Sie die Automatisierung zu Ihrem Vorteil mit
ClickUp-Ziele
Verwenden Sie ClickUp, um den Fortschritt mit numerischen, monetären, Wahr/Falsch- und Aufgabenzielen zu verfolgen
ClickUp Goals eignet sich hervorragend, um alle Ihre Ziele (z. B. Sprint-Zyklen, wöchentliche Mitarbeiter-Scorecards, OKRs usw.) in übersichtlichen Ordnern zu organisieren.
Sie können Ziele in verschiedenen Formaten erstellen - Zahlen, richtig/falsch, Aufgaben, Geldbeträge, Beschreibungen usw.
Außerdem müssen Sie sich nicht um die Überwachung des Projektfortschritts kümmern. Das kann das Tool für Sie übernehmen.
10. Speichern Sie Ihre wiederkehrenden Arbeitsabläufe und sparen Sie unschätzbare Zeit
Müssen Sie jedes Mal, wenn ein neues Projekt beginnt, die gleichen Arbeitsabläufe neu erstellen?
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben gerade an einer vierteljährlichen E-Mail über neue Produkteinführungen gearbeitet. Nach ein paar Wochen ist es an der Zeit, mit einem neuen Projekt zu beginnen ergebnisse für das neue Quartal.
Aber warten Sie ab.
Das Entwurfswerkzeug, das Sie bisher verwendet haben, wurde außer Betrieb genommen. Sie müssen eine neue Version verwenden und ganz von vorne anfangen. Der Haken dabei ist, dass Sie sich nicht mehr an die Bestandteile der vorherigen E-Mail erinnern.
Das ist aus produktiver Sicht nicht sehr intelligent. Möglicherweise fehlen Ihnen wichtige Komponenten, und Ihre Abonnenten erhalten möglicherweise eine minderwertige E-Mail.
Was können Sie tun, um dies im nächsten Quartal zu verhindern? Wie wäre es, wenn Sie Ihren Arbeitsablauf als Vorlage verwenden und ihn im nächsten Quartal so einsetzen, wie er ist?
Wenn das neue Quartal beginnt, können Sie mit der von Ihnen erstellten personalisierten Vorlage beginnen.
Das wird Ihren Arbeitsprozess beschleunigen und Lücken im Workflow verhindern.
Pro-Tipp: Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen regelmäßig mit Erkenntnissen und bewährten Verfahren, um die Qualität der Lieferung sicherzustellen.
Mehrere Projekte einfach verwalten mit ClickUp
Was ist das häufigste Dilemma von Projektmanagern? Wie kann man mehrere Projekte verwalten, ohne den Verstand zu verlieren?
Das ist verständlich. Projektleiter haben viel Arbeit vor sich.
Als Projektleiter stehen Sie oft knietief in den gestern fälligen Ergebnissen. Vielleicht haben Sie es auch mit Kunden zu tun, die unter hohem Druck stehen, und mit einem überlasteten Team. Nicht zu vergessen sind auch die Erwartungen der Interessengruppen und die steigenden Projektbudgets.
Dies für ein einziges Projekt zu tun, ist schon schwierig genug.
Stellen Sie sich vor, was passiert, wenn Sie mehrere Projekte in die Waagschale werfen - das kann zu Burnout und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen.
Eine robuste projektmanagementsoftware wie ClickUp ist das richtige Werkzeug für diese Aufgabe. Erfahren Sie mehr über die Verwaltung mehrerer Projekte mit diesem aufschlussreichen Video .