Fast 60 % der Projektmanager arbeiten gleichzeitig an zwei bis fünf Projekten.
Die Gewährleistung eines gleichbleibenden Maßes an Konzentration, Produktivität und Output-Qualität über alle Projekte hinweg ist eine Superkraft, über die Projektmanager verfügen müssen. Eine schlechte Projektleistung kann zu einer kolossalen Verschwendung von Investitionen führen – 114 %, um genau zu sein.
Glücklicherweise können Projektmanager mit einem robusten System Projekte jonglieren.
In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die häufigsten Herausforderungen, denen Sie wahrscheinlich begegnen werden, und Strategien, mit denen Sie smarter arbeiten, Ihre Effizienz steigern und mehrere Projekte effektiv verwalten können. Aber lassen Sie uns zunächst verstehen, warum ein effizientes Projektmanagement für mehrere Projekte so wichtig ist.
Risiken durch unzureichendes Projektmanagement mehrerer Projekte
Die Unfähigkeit, mehrere Projekte gut zu verwalten, kann zu einer Reihe von Risiken führen, die sich auf Zeitleisten, Budgets, Teamleistung und den Erfolg des Unternehmens auswirken. Nachfolgend sind die wichtigsten Risiken aufgeführt, die es zu berücksichtigen gilt:
- Verpasste Fristen: Eine schlechte Koordination und Priorisierung kann das Ergebnis sein, dass es zu Verzögerungen bei einem oder mehreren Projekten kommt. Dies würde nicht nur das Vertrauen der Clients beeinträchtigen, sondern auch potenzielle finanzielle Auswirkungen haben.
- Budgetüberschreitungen: Eine ineffiziente Zuweisung von Ressourcen und mangelnde Kontrolle können zu Mehrausgaben führen. Dies mindert nicht nur die Rentabilität des Projekts, sondern kann auch die Beschaffung künftiger Finanzmittel oder die Genehmigung weiterer Projekte erschweren.
- Mangelnde Klarheit: Unzureichende Kommunikation und unklare Prioritäten können dazu führen, dass Teams unsicher sind, worauf sie sich konzentrieren sollen. Dies kann sich auf die Arbeitsmoral und die Produktivität auswirken.
- Überlastung des Teams: Ein schlecht verwaltetes Portfolio kann die Teammitglieder überlasten, indem es sie auf zu viele Projekte verteilt. Dies erhöht das Risiko für Fehler und kann auch zu Burnout und Fluktuation im Team führen.
- Scope Creep: Eine schlechte Verwaltung des Projektumfangs bei mehreren Initiativen kann zu unkontrollierten Änderungen und Ergänzungen führen, was wiederum zu Zeitplanüberschreitungen, Budgetüberschreitungen und frustrierten Teammitgliedern führt.
- Unzureichende Ergebnisse: Mangelnde Konzentration und knappe Fristen können zu Qualitätseinbußen führen. Wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden, kann dies zu Nachbesserungskosten führen, ganz zu schweigen von unzufriedenen Clients und einem negativen Ruf.
- Geringeres Engagement der Stakeholder: Ineffektive Kommunikation und unerfüllte Erwartungen bei Projekten können die Beziehungen zu den Stakeholdern belasten und zum Verlust zukünftiger Geschäftsmöglichkeiten führen.
- Geringe Sichtbarkeit: Eine unzureichende Nachverfolgung des Projekts kann dazu führen, dass das Team Engpässe, Verzögerungen, Compliance-Probleme oder potenzielle Ressourcenengpässe nicht erkennt. Dies kann dazu führen, dass das Projekt aus der Bahn gerät.
- Strategische Fehlausrichtung: Bei schlechter Planung und Verwaltung besteht die Gefahr, dass Projekte nicht mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und somit Ressourcen verschwendet werden.
- Erhöhte Risiken: Ohne proaktives Risikomanagement können Probleme in einem Projekt eskalieren und sich auf andere Projekte ausweiten. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns und potenzieller finanzieller oder rufschädigender Folgen.
- Verpasste Chancen: Eine schlechte Priorisierung und Ressourcenzuweisung kann dazu führen, dass einige Projekte ins Stocken geraten oder unvollendet bleiben.
- Verlust an Innovationskraft: Teams, die mit mehreren Projekten gleichzeitig überfordert sind, haben möglicherweise nicht mehr die Kapazitäten, kreativ zu denken oder innovativ zu sein.
Das effektive Management mehrerer Projekte ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der betrieblichen Effizienz, die Erzielung hochwertiger Ergebnisse und den Schutz des Rufs und der Rentabilität des Unternehmens.
Lesen Sie auch: Projektmanagement-Tipps zur Optimierung Ihrer Workflows
12 Strategien für den Erfolg beim Projektmanagement mehrerer Projekte
Bevor wir uns mit den Strategien befassen, die Ihnen zeigen, wie Sie mehrere Projekte verwalten können, und mit dem idealen Tool für Projektmanagement, das Ihnen dabei hilft, sehen Sie sich dieses kurze Video an, in dem dies erklärt wird.
1. Nutzen Sie Software für Projektmanagement
77 % der erfolgreichen Teams im Projektmanagement verwenden Software zur Verwaltung von Projekten und Aufgaben. Allerdings legen nur 46 % der Unternehmen Wert auf eine Kultur, die Projektmanagement schätzt.
Projektmanagement-Software wie ClickUp kann Ihnen dabei helfen, viele der Herausforderungen zu meistern, die mit der Verwaltung mehrerer Projekte verbunden sind.
ClickUp ist ein zentralisiertes Projektmanagement-Tool, mit dem Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und nahtlos zwischen Aufgaben wechseln können – ein entscheidender Vorteil, wenn die Dinge außer Kontrolle geraten (was oft mehrmals am Tag vorkommt!).
Die Portfolios in ClickUp wurden entwickelt, um das Projektmanagement für mehrere Projekte zu vereinfachen. Von der Strategie bis zur Umsetzung können Sie Ihr Projekt an einem Ort verfolgen.
Eine einzige Informationsquelle bedeutet ultimative Sichtbarkeit in Bezug auf Engpässe, Risiken, Ressourcenprobleme und vieles mehr. Mit über 15 verschiedenen Möglichkeiten zur Visualisierung Ihrer Arbeit, von Gantt-Diagrammen über Zeitleisten bis hin zu Listen, Boards und Kalendern, finden Sie eine Ansicht, die für alle geeignet ist.
Außerdem zeigen die ClickUp-Dashboards den Fortschritt in Echtzeit an, sodass Sie immer einen Schritt voraus sind.
ClickUp für Projektmanager bietet Features, die Ihnen dabei helfen können:
- Strategie und Plan
- Visualisieren Sie Ihren Workflow
- Aufgaben zuweisen
- Zeiterfassung und Ressourcenverwaltung
- Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen
- Ergebnisse prognostizieren
💡Profi-Tipp: Nutzen Sie die kostenlosen Vorlagen für das Projektmanagement von ClickUp und starten Sie Ihre Projektplanung für jedes Projekt.
2. Konzentrieren Sie sich statt Multitasking auf Produktivität
Im Allgemeinen bearbeiten Projektmanager drei bis vier Projekte gleichzeitig – und ihre größte Herausforderung? Die Konzentration.
Zu lernen , sich zu konzentrieren, ist komplizierter, als man denkt. Probieren Sie diese Tipps aus, um Ihre Konzentrationsfähigkeit zu verbessern:
- Lehnen Sie Aufgaben ab, die auf Ihrer Liste der Aufgaben mit geringer Priorität stehen. Je mehr Sie multitasken, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit von Pannen.
- Automatisieren Sie Ihre Verwaltungsaufgaben und sich wiederholenden To-dos mit ClickUp Brain, Ihrem stets einsatzbereiten KI-Assistenten, der für Sie Tagesordnungen erstellen, Checklisten erstellen, Inhalte bearbeiten und vieles mehr kann.
- Implementieren Sie Timeboxing – eine Strategie, bei der Sie Ihren Geist bewusst darauf trainieren, eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Blocks von Zeit abzuschließen.
- Üben Sie Achtsamkeit und schalten Sie lästige Benachrichtigungen aus, die Ihre Konzentration stören können. Sie können auch Fokus-Apps verwenden, um Ihren Geist zu lenken und ein gleichmäßiges Konzentrationsniveau aufrechtzuerhalten.
3. Priorisieren Sie Aufgaben richtig
Sie arbeiten bis spät in die Nacht, kommen aber nicht wirklich voran? Möglicherweise priorisieren Sie Aufgaben mit geringem Wert, die Ihren Zeit- und Energieaufwand erhöhen.
Mit der Aufgabenpriorisierung in ClickUp können Sie mit minimalem Aufwand Prioritäten festlegen. So funktioniert es:
- Wählen Sie zwischen vier Stufen der Priorität (Flaggen): Dringend, Hoch, Normal und Niedrig
- Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Zeit, um die wichtigsten Aufgaben in Ihrem Workflow zu erkennen.
- Legen Sie Ihre Aufgaben mit hoher Priorität in Ihrer Ablage ab, die rund um die Uhr verfügbar ist.
- Kombinieren Sie Ihre priorisierten Aufgaben mit Abhängigkeiten. (z. B. „Warten auf” oder „Blockieren”)
- Legen Sie Filter für Fälligkeitsdaten fest und speichern Sie diese oder geben Sie sie dem Team frei.
Mit Priorisierungsvorlagen können Sie dies noch effizienter erledigen.
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie die ClickUp-Prioritätsmatrix-Vorlage, um Aufgaben nach Auswirkung und Aufwand zu kategorisieren.
4. Kommunizieren Sie klar und deutlich
Die Aufrechterhaltung einer konstanten Kommunikation ist aus vielen Gründen entscheidend für den Erfolg eines Projekts:
- Die Beteiligten können ihre Erwartungen an die Team-Mitglieder weitergeben, um ihre Arbeit besser aufeinander abzustimmen. Clients können sofort Feedback geben, wenn etwas schief läuft.
- Schaffen Sie eine Feedbackschleife für Ihr Team und helfen Sie ihm, Ziele schneller zu erreichen, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
- Führen Sie Meetings mit den Teams durch, um Strategien zu überarbeiten und den Status des Projekts zu überprüfen. Ein proaktiver Ansatz ist sehr hilfreich.
- Verwalten Sie die Erwartungen Ihrer Clients hinsichtlich der Projektleistungen und Zeitleisten und verhindern Sie die gefürchtete Schleichende Ausweitung des Projektumfangs.
Aber wie können Sie klar kommunizieren? Indem Sie kommunizieren, wo die Arbeit stattfindet.
Ein guter Anfang wäre die Investition in ein tool, das die Kommunikation in den Vordergrund stellt, ähnlich wie ClickUp Chat:
Verstreute Unterhaltungen über mehrere Tools hinweg führen zu Verwirrung und Fehlern. Mit Chat können Sie Updates in Echtzeit direkt dort freigeben, wo die Arbeit stattfindet, und erhalten teamübergreifende Sichtbarkeit darüber, wer an was arbeitet.
Sie können Ihre Interaktionen auch mit visuellem Kontext unterlegen und so die Verständlichkeit verbessern. Fügen Sie Links, Anhänge, Dateien, GIFs, Bilder, Videos und alles andere hinzu, was die Botschaft vermittelt.
Fügen Sie mit @mentions beliebige Personen zu Ihren Unterhaltungen über die Arbeit hinzu, weisen Sie einzelnen Mitgliedern Kommentare zu und halten Sie die Aktionspunkte am Laufen.
💡Profi-Tipp: Nutzen Sie Kommunikationstools und Vorlagen, um Zeit und Aufwand zu sparen.
5. Limitieren Sie den Kontextwechsel
Bei Ihrem Bestreben, mehrere Projekte zu verwalten und die Produktivität zu steigern, kann Ihnen das „Kontextwechseln” im Weg stehen.
Oft mit Multitasking verwechselt, ist der Kontextwechsel das kleinere Übel. Beim Kontextwechsel springen Sie zwischen Apps hin und her und beginnen neue Aufgaben, wobei Sie ältere Aufgaben auf halbem Wege liegen lassen.
Leider gehen die negativen Auswirkungen über die Produktivität hinaus. Eine Studie der University of California, Irvine, hat gezeigt, dass bereits 20 Minuten wiederholter Unterbrechungen zu höherem Stress, Druck und Frustration bei der Arbeit führen können.
Wie gehen Sie also mit Kontextwechseln um?
Ersetzen Sie all Ihre unterschiedlichen Apps und tools durch *eine einzige Plattform, damit Ihr Team alles griffbereit zur Hand hat.
ClickUp beispielsweise vereint alle Ihre Aufgaben, Unterhaltungen und Projekte auf einer benutzerfreundlichen Plattform. Von der Arbeitsverwaltung über die Kommunikation bis hin zur Zusammenarbeit findet alles in einem gemeinsamen Space statt.
Außerdem unterstützt ClickUp mehr als 1000 Integrationen von Drittanbieter-Apps, sodass Sie eine unternehmensweite Lösung implementieren können, die alle Ihre bevorzugten Tools umfasst. Und Sie befreien Ihr Team von unbewussten Kontextwechseln.
6. Seien Sie flexibel, wenn sich Prioritäten verschieben
Ist Ihr Projektteam nicht in der Lage, ändernde Prioritäten zu verfolgen? Die Unfähigkeit, sich an die jeweilige Situation anzupassen, ist ein erheblicher Nachteil für Projektmanager im Bereich des Projektmanagements.
Dies passiert meist, wenn Sie mehrere To-do-Listen und Tabellen verwenden, um die Nachverfolgung des Projektfortschritts durchzuführen.
Die zwei großen Lösungen?
- Implementieren Sie einen Änderungskontrollprozess: Damit können Sie Anfragen für Änderungen an Projekten verwalten. Wenn ein Stakeholder eine Änderung in einem Projekt anfordert, können Sie diese sofort in der Projektansicht einsehen. Sie können diesen Prozess auch nutzen, um Stakeholdern die Möglichkeit zu geben, Änderungsanfragen nach eigenem Ermessen zu genehmigen oder abzulehnen.
- Teilen Sie eine zentrale Informationsquelle: Verwenden Sie ein tool zur Nachverfolgung ändernder Projektanforderungen und stellen Sie sicher, dass dieses tool für Mitglieder des Teams offline und online verfügbar ist.
Wenn Ihre Teammitglieder in Echtzeit Sichtbarkeit auf die Kapazitäten und den Status der Aufgaben des Teams erhalten, können sie sich umstellen und effizient arbeiten. Außerdem können Sie bei Engpässen jederzeit nach dem Rechten sehen.
7. Gleichen Sie den Workload Ihres Teams aus
Eine gleichmäßige Verteilung der Workload Ihres Teams fördert das Geschäftswachstum und das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter.
Wenn Sie einen Mitarbeiter mit mehreren Aufgaben überlasten, erhalten Sie im besten Fall unvollständige Arbeit und im schlimmsten Fall Arbeit von schlechter Qualität. Selbst eine Unterauslastung von Mitarbeitern kann zu Demotivation und Stress führen.
Es überrascht nicht, dass die USA jedes Jahr 300 Milliarden Dollar für Arbeitsausfälle und Probleme aufgrund von arbeitsbedingtem Stress ausgeben.
Fazit: In beiden Szenarien verliert das Unternehmen.
Wenn Sie den richtigen Ansatz finden, können Sie die Moral Ihres Teams steigern und für einen reibungslosen Ablauf des Projekts sorgen.
Projektressourcenmanagement-Plattformen wie ClickUp wissen, wie wichtig ein ordentliches Workload-Management für Projekte ist.
Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter eine gleichmäßige Arbeitsbelastung haben, benötigen Sie einen vollständigen Überblick über alle Aufgaben, Personen und Projekte. Die Workload-Ansicht von ClickUp macht dies möglich. Sehen Sie sich die Aufgabenliste und den Kalender jedes Mitarbeiters an und überprüfen Sie, wer an welchen Aufgaben arbeitet.
Je nach Fortschritt Ihres Projekts können Sie die Ansicht anpassen, den Aufwand für die Aufgabe verfolgen, die Kapazität Ihres Teams neu anpassen und ohne Unterbrechungen oder Verzögerungen arbeiten.
8. Setzen Sie klare, messbare und erreichbare Ziele für jedes Projekt
Das Setzen von Zielen und KPIs ist von zentraler Bedeutung für die Messung des Fortschritts Ihrer Mitarbeiter. Das Setzen von Zielen hat jedoch tiefere, eher psychologische Nachwirkungen.
Forbes behauptet, dass Menschen, die sich ihre Ziele lebhaft vorstellen, diese mit einer 1,2- bis 1,4-mal höheren Wahrscheinlichkeit erreichen.
Wenn Sie also Ziele als Teil der Erstellung Ihres strukturierten Projektplans betrachten , sind Sie besser in der Lage, diese zu erreichen.
Im geschäftlichen Kontext werden Ziele in Form von Meilensteinen definiert. Erfahrene Projektmanager wenden den folgenden Prozess zur Zielsetzung an:
- Zunächst arbeiten sie daran, Projektziele festzulegen.
- Dann konzentrieren Sie sich darauf, Projekte in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben zu unterteilen.
- Als Nächstes weisen sie den geeigneten Mitgliedern der Teams Aufgaben zu.
- Schließlich setzen sie messbare, realistische und klare Ziele
💡Profi-Tipp: ClickUp Goals eignet sich hervorragend, um alle Ihre Ziele (z. B. Sprint-Zyklen, wöchentliche Mitarbeiter-Scorecards, OKRs usw.) in benutzerfreundlichen Ordnern zu organisieren. Sie können Einzelziele in verschiedenen Formaten erstellen – Nummern, Richtig/Falsch, Aufgaben, Geldbeträge, Beschreibungen usw. Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, den Projektfortschritt im Auge zu behalten. Das Tool übernimmt das für Sie.
9. Effektiv delegieren
Sie können nicht jede Aufgabe selbst erledigen, und durch die richtige Delegation stärken Sie Ihre Mitglieder des Teams. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Ihr Projekt delegieren sollen, finden Sie hier einige Schritte, die Sie befolgen können:
- Bewerten Sie die Stärken und Fähigkeiten jedes einzelnen Mitglieds des Teams
- Weisen Sie Aufgaben entsprechend der Fachkenntnisse, Kapazitäten und Workload der einzelnen Mitglieder des Teams zu.
- Vertrauen Sie Ihrem Team und konzentrieren Sie sich darauf, Anleitung zu geben, anstatt sich in Kleinigkeiten zu verlieren.
- Führen Sie robuste Systeme und Prozesse ein, die Verantwortlichkeiten klar definieren.
💡Profi-Tipp: Mit einer Aufgabenverwaltungssoftware lassen sich Aufgaben einfach zuweisen und der Fortschritt während der gesamten Dauer des Projekts verfolgen.
10. Erstellen Sie Vorlagen für wiederkehrende Workflows und sparen Sie wertvolle Zeit
Müssen Sie jedes Mal, wenn ein neues Projekt beginnt, die gleichen Workflows neu aufbauen?
Das ist nicht die produktivste Nutzung Ihrer Zeit. Wenn alle Ihre Projekte oft gemeinsame Projektleistungen oder -prozesse haben, erstellen Sie eigene Vorlagen für Ihre häufig verwendeten Workflows und Prozesse.
Dadurch beschleunigen Sie Ihre Arbeit und vermeiden Lücken im Workflow.
💡Profi-Tipp: Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen regelmäßig mit Erkenntnissen und Best Practices, um eine hohe Qualität zu gewährleisten.
11. Bleiben Sie mit Dokumentation organisiert
Die Verwaltung mehrerer Projekte kann sehr aufwendig sein. Viele Prozesse, Workflows, Teams und Zeitpläne. Behalten Sie den Überblick mit einer strukturierten Projektdokumentation.
Eine genaue und aktuelle Dokumentation verhindert Verwirrung und hält Projekte auf Kurs.
Führen Sie für jedes Projekt separate, aber standardisierte Unterlagen (z. B. Anforderungen, Zeitleisten, Risikoprotokolle) und verwenden Sie Dokumentenmanagement-Tools, um die Zugänglichkeit für alle Beteiligten sicherzustellen.
💡Profi-Tipp: Erstellen Sie Projektdokumentationen mit ClickUp Brain und geben Sie sie mit ClickUp Docs sicher frei.
12. Risiken vorhersehen und bewältigen
Der beste Weg, um mehrere Projekte effizient zu verwalten, ist eine gute Vorbereitung. Einer der wichtigsten Aspekte dieser Vorbereitung ist die Vorausplanung von Risiken. Risikomanagement-Software wie ClickUp kann dabei helfen.
Sich überschneidende Projekte vervielfachen das Risiko von Problemen und Störungen. Außerdem können Verzögerungen bei einem Projekt Auswirkungen auf andere Projekte haben. Deshalb:
- Führen Sie für jedes Projekt eine Risikobewertung durch und dokumentieren Sie Notfallpläne
- Identifizieren Sie Abhängigkeiten zwischen Projekten und passen Sie die Zeitpläne entsprechend an.
- Überprüfen Sie regelmäßig die Risiken während der Aktualisierungen des Projekts und gehen Sie potenzielle Probleme frühzeitig an.
💡Profi-Tipp: Mit Vorlagen für die Risikobewertung können Sie Risiken besser einschätzen.
Verwalten Sie mehrere Projekte ganz einfach mit ClickUp
Was ist das häufigste Dilemma, mit dem Projektmanager konfrontiert sind? Wie man mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet, ohne den Verstand zu verlieren.
Das ist verständlich. Projektmanager haben alle Hände voll zu tun.
Als Projektmanager sind Sie möglicherweise oft bis zum Hals in Aufgaben versunken, die eigentlich schon gestern fällig waren. Möglicherweise haben Sie auch mit anspruchsvollen Clients und einem überlasteten Team zu kämpfen. Und vergessen wir nicht, dass Sie trotz knapper Projektbudgets die Erwartungen der Stakeholder erfüllen müssen.
Eine robuste Software für das Projektmanagement wie ClickUp ist genau das richtige tool für diese Aufgabe.
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