10 kostenlose Priorisierungsvorlagen zur Organisation der Aufgaben Ihres Teams’
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10 kostenlose Priorisierungsvorlagen zur Organisation der Aufgaben Ihres Teams’

Stellen Sie sich eine belebte Kreuzung während der Rushhour vor. Hunderte von Autos stehen aufgereiht, und jeder Fahrer hat es eilig, rechtzeitig zur Arbeit zu kommen. Ohne eine angemessene Verkehrsregelung würde ein völliges Chaos ausbrechen. 🚨

Die Prioritätensetzung befasst sich mit ähnlichen Problemen, nur dass es jetzt um drohende Fristen und anspruchsvolle Kunden geht und nicht mehr um Staus. Sie bietet Richtlinien für eine effiziente Organisation, wenn gleichzeitig viele Aufgaben mit unterschiedlicher Dringlichkeit zu erledigen sind.

Um die Prioritätensetzung zu meistern, müssen Sie ein geeignetes Tool für diese Aufgabe finden. Schauen Sie sich die Liste unserer Lieblingsvorlagen für ClickUp-Prioritäten an, und wählen Sie Ihren Kumpel! Wir werden herausfinden, was jede Vorlage bietet und wie Sie sie nutzen können, um produktivität steigern .

Was ist eine Vorlage für eine Prioritätenmatrix?

Prioritätsvorlagen sind vorgefertigte Rahmenwerke, die Ihnen helfen, Aufgaben auf der Grundlage ihrer Dringlichkeit und ihrer geschäftsrelevanten Bedeutung zu organisieren.

Wenn alle Ihre Aufgaben sortiert sind, können Sie und Ihr Team schneller arbeiten und mit Zuversicht. Sie wissen genau, was, wann und warum getan werden muss, so dass Ihre Bemühungen zielgerichtet sind und mit den Zielen des Unternehmens und des Teams übereinstimmen.

Die Verwendung einer Vorlage für die Projektpriorisierung hat viele Vorteile, darunter:

  • Verbesserte Konzentration, Effizienz und Produktivität
  • Verbesserte strategische Entscheidungsfindung
  • Effektive Ressourcenzuweisung
  • Geringerer Stress und bessere Work-Life-Balance
  • Termintreue und rechtzeitige Zielerreichung

Wie bei den Priorisierungstechniken gibt es auch bei den Prioritätsvorlagen viele Formen mit unterschiedlichen Kriterien für die Bewertung von Aufgaben, die in verschiedenen Umgebungen von Personen in bestimmten organisatorischen Positionen verwendet werden können.

Was macht eine gute Prioritätenvorlage aus?

Im Allgemeinen sollte eine effektive Prioritätenvorlage die folgenden Punkte erfüllen:

  • Visualisierung: Sie hat eine klare Struktur und ein ansprechendes Design mit attraktiven Farben und Elementen, die Ihre Pläne zum Leben erwecken
  • Zugänglichkeit: Ermöglicht Ihnen den Zugriff und die Bearbeitung von jedem Gerät aus, so dass Sie auch unterwegs planen können
  • Intuitivität: Bietet eine übersichtliche Oberfläche und ist für alle Teammitglieder, ob neu oder erfahren, einfach zu bedienen
  • Flexibilität: Passt sich verschiedenen Projekt- und Teamtypen an und ermöglicht Ihnen die Skalierung, wenn das Unternehmen wächst
  • Integration: Unterstützt die Integration mit Ihren bevorzugten Projektmanagement-Tools, so dass Sie den Arbeitsablauf optimieren können
  • Zusammenarbeit: Ermöglicht allen Mitgliedern Ihres Teams die Teilnahme an der Priorisierung und bietet erweiterte Funktionen für die gemeinsame Nutzung, Benutzersteuerung und Kommunikation

10 kostenlose Vorlagen für die Priorisierung von Projekten im Jahr 2024

Ein Ton aufgabenpriorisierung plan kann die Weichen für die anstehenden Arbeiten stellen, damit mehrere Projekte reibungslos ablaufen. Wenn Sie sich im Vorfeld mehr Mühe geben, können Sie zeit sparen in anspruchsvolleren Produktionsphasen - zur Vermeidung von Missverständnissen, Verzögerungen, Fehlern und anderen Pannen, die das Vertrauen der Kunden untergraben. ⏰

Sie wissen nicht, wie und wo Sie anfangen sollen? Verwenden Sie eine der folgenden 10 ClickUp-Vorlagen und optimieren Sie Ihre priorisierung der Arbeit im Handumdrehen verarbeiten. Die Nutzung ist kostenlos, so dass Sie verschiedene Optionen unverbindlich ausprobieren können!

1. ClickUp Projekt Priorisierungsmatrix Vorlage

ClickUp Projekt-Priorisierungs-Matrix-Vorlage

Die ClickUp-Priorisierungsmatrix-Vorlage ist eine exzellente Möglichkeit, die komplexe Hierarchie der anstehenden Aufgaben zu visualisieren.

Es handelt sich um eine 3×3-Matrix mit zwei Achsen, die die Variablen Impact und Effort darstellen. Eine Aufgabe kann bei diesen Variablen eine niedrige, mittlere oder hohe Punktzahl erreichen. Die Zellen sind strategisch farbcodiert, damit Sie die Gesamtpriorität der Aufgaben auf einen Blick erkennen können:

  1. Rot: Jetzt erledigen
  2. Orange: Als nächstes erledigen
  3. Grün: Zuletzt erledigen

So fügen Sie Inhalte zu einem ClickUp-Whiteboard hinzu, eine neue Haftnotiz erstellen irgendwo an der Tafel und beschreiben Sie die Aufgabe kurz. Nachdem Sie die Auswirkungen und den Aufwand der Aufgabe eingeschätzt haben, ziehen Sie sie in die Zelle, die ihren Prioritätsstatus am besten wiedergibt. Sie können die genaue Positionierung des Zettels in der Zelle nutzen, um eine zusätzliche Ebene der Rangfolge einzuführen.

In der Whiteboard-Ansicht lässt die Vorlage viel Freiheit und Kreativität zu. Sie können Bilder und Videos hinzufügen, Links zu Aufgaben und Dokumenten einfügen und mit Doodles Ideen an Ihr Team weitergeben, die Spaß machen. 💥 Diese Vorlage herunterladen

2. ClickUp Einfache Priorisierungsmatrix Vorlage

ClickUp Einfache Prioritätsmatrix-Vorlage

Ordnen Sie die Dringlichkeit und Wichtigkeit der Projekte mit der höchsten Priorität auf einem ClickUp Whiteboard

Wenn Sie es vorziehen, bei der bewährten Eisenhower Prioritätsmatrix zu bleiben, kann die Einfache Prioritätsmatrix-Vorlage von ClickUp könnte das Werkzeug sein, um Projekte zu priorisieren.

Die Vorlage hat eine 2×2-Struktur und enthält die Variablen Dringlichkeit und Wichtigkeit. Wie bei der vorherigen Ergänzung unserer Liste können Sie den Rahmen verwenden, indem Sie Haftnotizen in die vier Zellen einfügen.

Je nach ihrer Position können die Aufgaben wie folgt klassifiziert werden:

  1. Hohe Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit: Do First
  2. Geringe Wichtigkeit, hohe Dringlichkeit: Nächstes tun
  3. Hohe Wichtigkeit, geringe Dringlichkeit: Später erledigen
  4. Geringe Wichtigkeit, geringe Dringlichkeit: Letztes erledigen

Wussten Sie, dass Sie mit ClickUp nicht nur Prioritäten setzen, sondern fast alle Aufgaben hinter den Kulissen erledigen können?

Verwandeln Sie die Haftnotizen mit einem Klick in Aufgaben und verwalten Sie sie alle in der Listenansicht. Sie können die Kapazität Ihrer Mitarbeiter einschätzen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen oder Teilaufgaben, Checklisten, Anhänge und alles andere hinzufügen, was die Erledigung von Aufgaben erleichtert. Diese Vorlage herunterladen

3. ClickUp Action Prioritäten Matrix Vorlage

ClickUp-Aktionsprioritätsmatrix-Vorlage

Eine weitere 2×2-Matrix, die ClickUp Action Priority Matrix Vorlage ermöglicht es Projektmanagern, Aufgaben auf der Grundlage ihres erforderlichen Aufwands und ihrer potenziellen Auswirkungen zu bewerten.

Bevor Sie sich für eine Priorität entscheiden, listen Sie alle Aufgaben in dem grauen Rechteck auf der rechten Seite der Vorlage mit Hilfe von Haftnotizen auf. Es steht Ihnen frei, die Farben zu ändern, um zusätzliche Informationen einzubringen. Die Farbe kann zum Beispiel den Beauftragten, die Abteilung oder einen anderen Bewertungsfaktor angeben.

Sie können die Aufgaben auf vier verschiedene Zellen verteilen, die clevere Namen haben:

  1. Große Projekte: Hohe Auswirkungen + hoher Aufwand
  2. Schnelle Erfolge: Hohe Wirkung + geringer Aufwand
  3. Fill-ins: Geringe Auswirkung + hohe Anstrengung
  4. Danklose Aufgaben: Geringe Auswirkungen + geringer Aufwand

Wie bei anderen ClickUp Whiteboard-Vorlagen können Sie fast jedes Element bis zur Perfektion anpassen. Mit Bildern, Videos, Kritzeleien und Diagrammen können Sie Ihrer Fantasie freien Lauf lassen. 🎨 Diese Vorlage herunterladen

4. ClickUp 2X2 Prioritätsmatrix Whiteboard Vorlage

ClickUp 2X2 Prioritätsmatrix Whiteboard-Vorlage

Wie der Name schon sagt, ist die ClickUp 2X2 Prioritäten-Matrix Whiteboard-Vorlage ist eine Standard-2×2-Matrix, in die Sie Aufgaben ziehen und ablegen können.

Trotz des vertrauten Gefühls hat die Vorlage einen einzigartigen Ansatz im Vergleich zu den vorherigen Empfehlungen in unserer Liste. Sie enthält neben der Wichtigkeit auch die Priorität als eine der Variablen. Diese Art von Struktur ist hilfreich, wenn die Priorität der Aufgabe zwar festgelegt wurde, aber nicht mit ihrer allgemeinen Bedeutung übereinstimmt.

Auch wenn eine Aufgabe als hohe Priorität eingestuft wird, bedeutet das nicht, dass sie Ihr Hauptanliegen sein sollte. Verwenden Sie diese Vorlage, um herauszufinden, wo Sie Ihre Zeit einteilen sollten, und berücksichtigen Sie dabei den größeren Zusammenhang. Diese Vorlage herunterladen

5. ClickUp Prioritätensetzung Whiteboard Vorlage

ClickUp Priorisierung Whiteboard-Vorlage

Die Priorisierung Whiteboard-Vorlage von ClickUp bietet einen bunten und innovativen Weg, um Aufgaben, Ideen und Vorschläge in Ihrem Unternehmen zu verwalten. 🌈

Obwohl die Vorlage mit ihren zwei Achsen einer Matrix ähnelt, entfernt sie sich von den strengen Kategorien und führt ein flexibleres Ebenensystem ein. Je nachdem, wo Sie sie im Diagramm positionieren, können Aufgaben die folgenden Status haben:

  1. Muss erledigt werden/Durchführbar: Hochgradig realisierbar und von großer Bedeutung
  2. Gut zu haben/überprüfungsbedürftig: Sehr gut erreichbar oder sehr wichtig
  3. Wird nicht funktionieren/unmöglich: Kaum bedeutend oder kaum erreichbar

Beginnen Sie damit, alle Ihre Aufgaben als Haftnotizen im Bereich Ideenpool auf der rechten Seite aufzulisten. Mit dieser Priorisierungsvorlage können Sie mitarbeiter einbinden funktionsübergreifend, indem Sie jeder Abteilung eine Notizfarbe zuweisen. Bewerten Sie nach der Erstellung der Liste die Bedeutung und Erreichbarkeit der Aufgaben und verschieben Sie sie an die entsprechenden Stellen.

Denken Sie daran, die Legende auf der linken Seite zu aktualisieren, um anderen zu helfen sich leichter im Diagramm zurechtzufinden ! 🧭 Diese Vorlage herunterladen

6. ClickUp Täglicher Aktionsplan Vorlage

ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan

Wir bewegen uns weg von der einfachen projektpriorisierung matrixvorlage zu einer umfassenderen und interaktiven Struktur. Die ClickUp-Vorlage für den täglichen Aktionsplan bietet alle Werkzeuge, die Sie benötigen, um produktivität zu steigern und erreichen Sie effizient Ihre täglichen Teamziele. 📅

Mit dieser Vorlage können Sie:

  • Alle Daten zentralisieren, um sie für alle leicht zugänglich zu machen
  • Aufgaben organisieren und deren Fortschritt verfolgen
  • Aufgaben planen und zuweisen und einen ganzheitlichen Überblick über den Projektzeitplan erhalten

Als Erstes sollten Sie das übergeordnete Ziel definieren. Dies können Sie in der kleinen Tabelle am oberen Rand der Listenansicht der Vorlage tun. Definieren Sie dann die Aufgaben und Unteraufgaben für jede Abteilung. Verwenden Sie die Spalten auf der rechten Seite, um die Frist festzulegen, die Komplexität der Aufgabe anzugeben oder ein benutzerdefiniertes Feld mit anderen relevanten Informationen einzufügen.

Wenn Sie ein Fan von Kanban-Tafeln sind, finden Sie es vielleicht bequemer, Aufgaben in der Tafelansicht zu organisieren. Unabhängig vom Layout können Sie die Gruppierung, Filter und andere Elemente anpassen, um die Vorlage auf die Bedürfnisse Ihres Teams zuzuschneiden.

Dank der Timeline-Ansicht können Sie effektiv zeit verwalten . Durch die Definition von Aufgabenabhängigkeiten wird sichergestellt, dass die Aufgaben immer in der logischsten und effizientesten Reihenfolge ausgeführt werden, selbst bei häufigen Umplanungen. Diese Vorlage herunterladen

7. ClickUp SMART Aktionsplan Vorlage

ClickUp SMART-Aktionsplan-Vorlage

Die SMART Action Plan Vorlage von ClickUp gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihre Ziele eingehend zu analysieren. Sie können festlegen, wie Sie sie erreichen und den Erfolg messen wollen. 📐

Da Sie wahrscheinlich mit Word, Google Docs oder einem ähnlichen Programm gearbeitet haben, sollten bei dieser Vorlage einige Glocken läuten! 🔔

Schreiben Sie Ihre Gedanken in die dafür vorgesehenen Textfelder, löschen Sie die Banner, und schon können Sie loslegen.

Beginnen Sie mit der Definition Ihres Endziels. Im folgenden Abschnitt gehen Sie auf die einzelnen Aspekte Ihres Aktionsplans ein und folgen dabei dem SMART-Prinzip:

  1. Spezifisch: Was müssen Sie tun, um das Ziel zu erreichen? Wer sind die anderen verantwortlichen Personen und was sind ihre Aufgaben?
  2. Messbar: Welche Messgrößen werden Sie verwenden, um den Fortschritt zu verfolgen und den Erfolg Ihrer Bemühungen festzustellen? Gibt es Meilensteine, die Sie erreichen müssen?
  3. Erreichbar: Wie wollen Sie das Ziel erreichen? Welche Hilfsmittel benötigen Sie? Welche Fähigkeiten oder Kenntnisse müssen Sie auffrischen?
  4. Relevant: Warum ist dieses Ziel wichtig? Wie fügt es sich in das Gesamtbild und die Ziele des Unternehmens ein?
  5. Zeitgebunden: Gibt es vorgegebene Fristen, an die Sie sich halten müssen? Wenn nicht, wie viel Zeit brauchen Sie Ihrer Meinung nach, um Ihr Ziel zu erreichen?

Berichten Sie in der Follow-Through-Tabelle am Ende über Ihre Fortschritte nach den vorgegebenen Zeitabständen. Erläutern Sie die wichtigsten Errungenschaften, Mängel und Bereiche, die zusätzliche Unterstützung benötigen. Diese Vorlage herunterladen

8. ClickUp Backlogs & Sprints Vorlage

ClickUp Backlogs & Sprints Vorlage

Leiter von Software-Entwicklungsteams, aufgepasst - diese Vorlage ist für Sie! Die ClickUp Vorlage für Backlogs und Sprints ist eine umfassende produktivitätswerkzeug Basierend auf Scrum und agilen Methoden.

Es nimmt einen ganzen ClickUp Space ein und bietet verschiedene Ansichten und Funktionen, mit denen Sie den gesamten Prozess von einer einzigen Anwendung aus verwalten können. Für Anfänger könnte es eine Herausforderung sein, aber die mitgelieferte Doku sollte ausreichend Anleitung bieten.

Das Template kommt mit mehreren Ansichten, darunter:

  • Epic List für einen umfassenden Überblick über alle User Stories
  • Backlog-Priorisierungsliste für die Organisation von User Stories und Bugs
  • Sprint List und Daily Standup Board für die langfristige Planung
  • Neues Epic Request Form zum Sammeln von Benutzerfeedback
  • Kalender-, Timeline- und Workload-Ansichten für die Zeitplanung
  • Retrospectives Docs zum Zusammenfassen und Einholen von Input von Teams

Wenn es darum geht verwaltung der Prioritäten die Backlog-Priorisierungsliste bietet eine Vielzahl von benutzerdefinierten Spalten, die Ihnen bei der Bewertung von Aufgaben helfen. Sie können Sprint-Punkte zuweisen, die MoSCoW-Sortiermethode verwenden, ein Prioritäts-Tag vergeben oder Ihre eigenen Projektkriterien einführen. Diese Vorlage herunterladen

9. ClickUp Start-Stopp-Fortsetzen Vorlage

ClickUp Start-Stopp-Weiter-Vorlage

ClickUp Start-Stopp-Fortsetzen Vorlage

Verbessern Sie die Ergebnisse mit der ClickUp Start-Stop-Continue-Vorlage und überlegen Sie, welche Aktivitäten Sie beginnen, beenden oder fortsetzen sollten, um die besten Ergebnisse zu erzielen

Von Zeit zu Zeit sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe neu bewerten, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren. Schließlich ist der Aufgabenauftrag nicht viel wert, wenn Ihre Prozesse im Kern veraltet und ineffektiv sind.

Die ClickUp Start-Stopp-Weiter Vorlage bietet ein Rahmenwerk für die Optimierung von Prozessen in Ihrem Team oder Ihrer Organisation. Da es sich um eine weitere Whiteboard-Vorlage handelt, gibt es viele Anpassungsmöglichkeiten.

Legen Sie zunächst das Hauptziel fest, d. h. was Sie erreichen möchten. Das könnte zum Beispiel die Verbesserung des Kundendienstes oder die Straffung des Onboarding-Prozesses sein.

Erstellen Sie mit Hilfe von Haftnotizen eine Liste der Aufgaben, die mit dem genannten Prozess verbunden sind. Besprechen Sie mit Ihren Teamkollegen oder Stakeholdern, welcher Kategorie die einzelnen Aufgaben zuzuordnen sind:

  1. Start: Aufgaben, die Sie noch nicht erledigt haben, aber erledigen sollten
  2. Stopp: Ineffektive Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber wenig geschäftlichen Nutzen bringen
  3. Fortsetzen: Aufgaben, die sich als wirkungsvoll erwiesen haben und im Prozess verbleiben sollten

Ziehen Sie die Notizen, die Aufgaben symbolisieren, per Drag & Drop an die entsprechenden Stellen. Sie können die Pläne in die Tat umsetzen, indem Sie Aufgaben in der Listenansicht erstellen, wodurch viele weitere Funktionen freigeschaltet werden. Stellen Sie sicher, dass Sie den Prozess nach einer gewissen Zeit erneut bewerten und aktualisieren, um seine Relevanz zu gewährleisten. Diese Vorlage herunterladen

10. ClickUp Einfache To-Dos Vorlage

ClickUp Einfache To-Do-Vorlage

In manchen Fällen ist die einfachste Lösung die effektivste. Die Einfache To-Dos-Vorlage von ClickUp ist ein perfektes Beispiel dafür. Es bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Aufgaben ohne unnötige Komplexität oder Ablenkungen zu verwalten.

Verwenden Sie die Listenansicht als Ihre Hauptaufgabenliste. Die Spalten zeigen standardmäßig den Empfänger, das Fälligkeitsdatum, die Prioritätskennzeichnung, Kommentare und mehr. Die Statusspalte enthält ein Dropdown-Menü mit anpassbaren Kategorien.

Sie können die Spalten auch personalisieren und zwischen 20 Feldoptionen wählen, darunter:

  • Text
  • Datum
  • Fortschrittsbalken
  • Kontrollkästchen
  • Bewertung
  • Formel

Erweitern Sie die Informationen, indem Sie Unteraufgaben, Checklisten und Anhänge hinzufügen. Probieren Sie ruhig auch andere Ansichten aus, z. B. Board und Gantt, und spielen Sie mit den Filtern herum, um die optimale Anzeigevariante zu finden. Diese Vorlage herunterladen

Top-Prioritäten-Vorlagen: Ein Überblick

Sie wissen nicht, welche Vorlage Sie ausprobieren sollen? In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über alle Optionen:

Steigern Sie Ihre Produktivität mit Prioritätenvorlagen

Ein solides Prioritätensystem steigert die Leistung Ihres Teams und führt zu einem schnelleren und qualitativ hochwertigeren Output. Außerdem legt es den Grundstein für die zukünftige Arbeit und ermöglicht eine effiziente mittel- und langfristige Planung. Aufgabe für Aufgabe, Projekt für Projekt - Ihr Team kann zu einem der leistungsstärksten des Unternehmens werden.

Mit einer dieser genialen Prioritätenvorlagen können Sie einen Vorsprung gewinnen und Ihre Produktivitätsziele im Handumdrehen erreichen 🏁 Ein kostenloses Konto erstellen