ist der Vorsitzende und Gründer der Institut für Projektmanagement _, ehemaliger Vizepräsident der International Project Management Association (IPMA) und international anerkannter Experte auf diesem Gebiet
besuchen Sie die PM World Library _und International Project Management Association für seine veröffentlichten Arbeiten.
Wussten Sie, dass bis zu 35% der Projekte die Unternehmensziele der Stakeholder-Zufriedenheit nicht erreichen?
Der Erfolg eines Projekts hängt oft davon ab, wie Sie vorgehen, um
vor allem, wie Sie mit dem Projektkostenrisiko umgehen.
Also, von allen erfolgreichen Projekten, nur 62% schaffen es, innerhalb des Budgets zu bleiben. Die Überschreitung des
geplanten Budgets des Projekts
kostenüberschreitung ist eines der häufigsten Risiken.
Um dies zu vermeiden, sollte jedes Projekt seine
plan. Risikoanalyse und -management sind unerlässlich, damit Ihr Projekt reibungslos und mit möglichst wenigen Überraschungen abläuft.
Auch wenn sich Risiken niemals vollständig beherrschen lassen, ist ein angemessener Plan für ihr Auftreten entscheidend, wenn Sie vermeiden wollen, dass Ihr Projekt scheitert.
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Was ist das Kostenrisiko im Projektmanagement?
Das Kostenrisiko ist eines der häufigsten Projektrisiken. Es kann durch eine schlechte Budgetplanung und ungenaue Kostenschätzungen entstehen. Das Kostenrisiko ist das Risiko, dass das Budget für ein Projekt überschritten wird oder die Kosten nicht durch einen angemessenen Wert ausgeglichen werden können. Darüber hinaus können die Kosten aufgrund interner oder externer Faktoren steigen. Aber welche Faktoren sind das genau?
Interne Kostenrisiken
Interne Risiken entstehen durch unternehmensinterne Maßnahmen. Wenn beispielsweise der Arbeitsaufwand für ein Projekt unterschätzt wird, kann sich der Zeitplan verlängern, was die Projektkosten in die Höhe treibt. Je länger das Projekt dauert, desto mehr kostet es. Das liegt auf der Hand! Das bedeutet auch, dass dieses Risiko nicht nur mit dem Zeitplan, sondern auch mit der Leistung und der Qualität zusammenhängt.
Das Gute an den internen Risiken ist, dass man sie durch angemessene Planung und Projektmanagement vermeiden kann. Externe Kostenrisiken hingegen liegen oft außerhalb Ihrer Kontrolle.
Externe Kostenrisiken
Zu den externen Kostenrisiken gehören Risiken, die außerhalb des Unternehmens auftreten. Dazu können Änderungen von Vorschriften oder Branchenstandards oder Bankgebühren gehören. Obwohl Sie
diese Probleme nicht kontrollieren können
können Sie deren Auswirkungen auf Ihr Projekt abmildern.
Das größte Problem bei diesen Risiken ist, dass man ihre Eintrittswahrscheinlichkeit nicht vorhersagen kann. Zu den Untergruppen der externen Kostenrisiken gehören wirtschaftliche, politische und natürliche Risiken.
Warum ist Kostenrisikomanagement wichtig?
Es gibt eine Vielzahl von
aber die meisten Probleme sind auf ein schlechtes Kostenmanagement zurückzuführen. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie die Kosten nicht unter Kontrolle haben, scheitert Ihr Projekt. Mit Kostenrisikomanagement können Sie
zukünftige Ausgaben vorhersehen
. Diese Budgettransparenz ist eine tolle Sache, denn sie ermöglicht es Ihnen, Entscheidungen zu treffen, die Sie von Schulden fernhalten. Laut der PMI-Studie 2021 bleiben 38 % der Projekte nicht im geplanten Budgetrahmen und 35 % der Projekte scheitern aufgrund von Budgetverlusten.
Das Kostenrisikomanagement ist ein entscheidender Bestandteil des Projektmanagements, da davon oft der Erfolg oder Misserfolg des Projekts abhängt.
Nutzen Sie die folgenden Tipps, um die Kostenrisiken von Projekten besser zu steuern und Ihre Erfolgschancen zu erhöhen.
10 wirksame Tipps zum Management von Projektkostenrisiken
Auch wenn Sie nicht alle Risiken in Ihrem Projekt kontrollieren können, sollten Sie sich so gut wie möglich darauf vorbereiten, vor allem auf diejenigen, die Sie kontrollieren können. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Bewältigung von Projektkostenrisiken beachten sollten:
1. Achten Sie auf die Bereiche, in denen die Kosten steigen können
Die Projektkosten werden in der Regel in drei grundlegende Gruppen unterteilt:
- Direkte Kosten* sind die Kosten, die direkt zur Unterstützung Ihres Projekts benötigt werden. Dazu gehören Arbeit, Ausrüstung und Materialien.
- die Indirekten Kosten umfassen die Verwaltungs- und operativen Aspekte eines Projekts wie z. B. die Kosten für die Prüfung von Dokumenten, die Durchführung von Bewertungen oder die Einstellung von Inspektoren für ein Projekt.
- zu den Overhead gehören die Kosten für Aktivitäten, die nicht direkt oder indirekt mit dem Projekt in Verbindung gebracht werden können. Wesentliche Geschäftskosten wie Miete und Nebenkosten, Rechtskosten, Schulungen und Versicherungen sind ebenfalls Teil der Gemeinkosten.
*Direkte Kosten sind oft die Quelle von Kostenrisiken aus diesen Kategorien. Daher ist es wichtig, auf die Kosten für Arbeit, Ausrüstung und Material zu achten, um das Risiko von Kostensteigerungen zu verringern.
2. Planen Sie Unvorhergesehenes in Ihr Projektbudget ein
Ein unvorhergesehenes Ereignis ist ein zukünftiger Umstand, für den Sie nicht garantieren können, dass er eintritt oder nicht eintreten wird. Sie können z. B. nicht garantieren, dass Ihr Projekt pünktlich fertig wird, was die Kosten für Arbeit und Gemeinkosten erhöht.
Wenn Sie in Ihrem Projektbudget Unvorhergesehenes einplanen, können Sie die Auswirkungen solcher Ereignisse auf Ihr Endergebnis minimieren. Wenn Sie einen Teil des Budgets zurückstellen, können Sie außerdem unvorhergesehene Kosten besser bewältigen.
Ziehen Sie in Erwägung, einen noch größeren Teil Ihres Budgets für Projekte mit erhöhten Risiken zurückzustellen.
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3. Erstellen Sie einen gründlichen Plan für das Risikomanagement
A erfolgreiches Projekt braucht einen detaillierten Fahrplan . Ein Fahrplan bietet einen Überblick über die
zeitpläne und Ziele des Projekts
. Im Rahmen Ihrer Roadmap müssen Sie auch mögliche Risiken ermitteln.
Die Planung des Risikomanagements hilft Ihnen dabei, potenzielle Risiken zu ermitteln, zu bewerten und abzumildern. Dazu müssen Sie auch Ihre Risikotoleranz definieren; Sie können Schwellenwerte für das Risikoniveau festlegen, das Sie bereit sind, einzugehen.
Die Risikotoleranz erleichtert die Priorisierung von Risiken. Sie können entscheiden, welche Probleme sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche langfristig zu einer besseren Entscheidungsfindung und niedrigeren Kosten führen können.
Ein Risikomanagementplan sollte auch einen Reaktionsplan enthalten. Legen Sie zunächst fest, wie Sie mit bestimmten Ereignissen umgehen wollen, z. B. wenn Sie Ihr Personalbudget überschreiten oder mehr Material ausgeben als vorgesehen.
4. Erstellen Sie ein Projektrisikoregister, um Risiken zu erfassen
Dies ist Teil Ihres Risikomanagementplans,
erstellen Sie ein Risikoregister
. Ein Risikoregister enthält eine Liste aller Risiken, die Sie während der Projektbewertung ermittelt haben. Es gibt Ihnen einen Plan, wie Sie Probleme vorhersehen und schnell lösen können.
Für jedes Risiko sollten Sie eine Reihe von Feldern vorsehen. Beschreiben Sie z. B. das Risiko, die voraussichtlichen Auswirkungen auf das Projekt und wie Sie im Falle des Eintretens des Risikos zu reagieren gedenken. Vielleicht möchten Sie auch jedem Risiko eine Person zuweisen, anstatt die Verantwortung für die Verfolgung von Risiken einem einzelnen Teammitglied zu übertragen.
Überwachen Sie die Risiken in jeder Phase des Projekts weiter. Behalten Sie den Status der Risiken im Auge, damit Sie wissen, wann Sie Ihren Reaktionsplan einleiten müssen.
5. Bestimmen Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen der einzelnen Risiken
Ihr Risikoregister sollte die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedes einzelnen Risikos enthalten. Die Wahrscheinlichkeit eines bestimmten Risikos ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt während des Projekts eintritt.
So kann beispielsweise das Risiko von Verzögerungen aufgrund von Materialengpässen bei Anbietern oder Zulieferern bei Problemen in der Lieferkette steigen. Auch bei einem Mangel an Arbeitskräften oder Ressourcen kann die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen steigen.
Nachdem Sie die Wahrscheinlichkeit eines Ereignisses analysiert haben, müssen Sie dessen Auswirkungen berücksichtigen. Überlegen Sie, wie das Ereignis Ihre Pläne durchkreuzen kann, so dass Sie andere Arbeiten unterbrechen oder eine Projektphase verzögern müssen.
Sie können auch die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedes Ereignisses auf einer numerischen Skala von eins bis fünf oder eins bis zehn bewerten. Die Einstufungen helfen Ihnen, bei der Bewältigung von Risiken Prioritäten bei Ihren Ressourcen zu setzen.
Bonus: Verwendung RAID-Vorlagen Risikomanagement!
6. Skizzieren Sie die
(
)
Bei der Kostenschätzung geht es darum, die Kosten des Projekts für die Erreichung bestimmter Ziele zu prognostizieren. Bei der Kostenschätzung sollten alle für das Projekt benötigten Elemente berücksichtigt werden, einschließlich Arbeit und Material.
A
hilft Ihnen, eine genauere Kostenabschätzung zu erstellen. Dazu müssen Sie Ihr Projekt in kleinere, besser überschaubare Aufgaben unterteilen.
Ein WBS ist auch ein gängiges Instrument für ergebnisorientierte Projekte. Sie können das Projekt in kleinere Arbeitspakete (WPs) unterteilen. Jedes Arbeitspaket sollte seine eigenen Kosten, Risiken und zugewiesenen Teammitglieder haben. Ein Arbeitspaket macht es einfacher, Kostenüberschreitungen bei einer bestimmten Aufgabe zu erkennen, bevor sie sich auf andere Bereiche des Projekts auswirken.
7. Messen Sie die Leistung mit Earned Value Management (EVM)
Das Earned-Value-Management (EVM) hilft Ihnen, die Leistung der einzelnen Aufgaben oder Arbeitspakete zu messen. Dazu gehört die Bewertung der aktuellen Leistung im Vergleich zur geplanten Leistung.
Diese Technik kann Ihnen helfen, Ihr Projekt zu verwalten und zu kontrollieren, aber Sie können sich nicht nur auf EVM verlassen, da es sich schnell ändern kann.
Wenn Sie alle Risiken mit EVM messen, können Sie die Auswirkungen eines oder mehrerer Risiken mit dem Budget für Unvorhergesehenes abdecken.
Der Earned Value ist der Betrag des Budgets, den Sie auf der Grundlage der geleisteten Arbeit verdient haben.
über Planningengineer.net
Ein Beispiel: Das Projektbudget beläuft sich auf 20.000 $ bei einem Zeitrahmen von sechs Monaten. Nach drei Monaten haben Sie 50 % der Arbeiten abgeschlossen. Der aktuelle Fertigstellungswert beträgt 10.000 $. In dieser Phase des Projekts sollten Sie etwa die Hälfte des Budgets ausgegeben haben.
Wenn die tatsächlichen Kosten beginnen, den Fertigstellungswert zu übersteigen, müssen Sie anhalten und die Ursache für die Kostenüberschreitung ermitteln.
8. Vergleich von Anbietern und Lieferanten für das Projekt
Die Suche nach den richtigen Anbietern und Lieferanten für das Projekt kann dazu beitragen, die Projektkostenrisiken zu mindern. Verzögerungen und erhöhte Gebühren von Anbietern und Lieferanten können sich auf vielfältige Weise auf die Kosten Ihres Projekts auswirken.
Beim Vergleich von Anbietern und Lieferanten sollten Sie nicht nur auf die Preise achten. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Partner zuverlässig sind und in der Lage, Waren oder Dienstleistungen pünktlich zu liefern.
Wenn ein Lieferant beispielsweise einen Auftrag nicht erfüllen kann, müssen Sie möglicherweise andere Geräte, Materialien oder Software verwenden, um eine Aufgabe zu erledigen. Diese Änderungen können Ihre Kosten und Ihren Zeitplan in die Höhe treiben.
9. Vermeiden Sie eine Ausweitung des Projektumfangs
Ändern Sie die
führt oft zu höheren Kosten. Kunden und Beteiligte können jederzeit Änderungen am Projekt vorschlagen. Einige Änderungen können jedoch die Kosten oder den Zeitplan für die Fertigstellung drastisch in die Höhe treiben.
Die Projektleiter müssen wissen, welche Änderungen ohne zusätzliche Mittel zu schwierig umzusetzen sind. Die Einhaltung des geplanten Projektumfangs trägt dazu bei, dass das Budget und der Zeitplan eingehalten werden.
_Erfahren Sie mehr über das Projekt *Projektmanagement-Dreieck* und erkennen, wie sich Kosten, Umfang und Zeit auf die Qualität eines Projekts auswirken.
Schauen Sie sich diese budget proposal templates !
10. Verwendung von Projektmanagement-Software zur Kostenüberwachung
Hören Sie nie auf, nach unerwarteten Kosten zu suchen. Überwachen Sie stattdessen regelmäßig Ihre Fortschritte mit Hilfe der besten verfügbaren Tools, wie z. B
.
Projektmanagement-Plattformen
, wie zum Beispiel
bieten eine anpassbare Lösung für die Verfolgung jedes Bereichs Ihres Projekts. Zum Beispiel, wenn Sie sich mit dem Risikomanagement eines Projekts überfordert fühlen,
kann Ihnen dabei helfen, Ihr Projektbudget zu verfolgen und Kostenrisiken im Auge zu behalten. Darüber hinaus können Sie Workflows einfach verwalten, Ziele setzen und Echtzeitstatistiken mit
Das visuelle Dashboard von ClickUp
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Dies sind nur einige der vorteile von Projektmanagement-Software . Sie können auch Zeit sparen,
und vieles mehr.
Erstellen von Budgetberichten mit Dashboards in ClickUp
Behalten Sie Ihre Projektkosten unter Kontrolle
Das Management von Kostenrisiken ist für den Erfolg Ihres nächsten Projekts unerlässlich. Achten Sie in jeder Phase des Projekts genau auf alle damit verbundenen Kosten.
Die größte Kontrolle haben Sie über die direkten Kosten, einschließlich der Kosten für Ausrüstung, Material und Arbeit. Um sich besser auf Risikoereignisse vorzubereiten und eine bessere Kontrolle über die Projektkostenrisiken zu erlangen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen den Einsatz von Projektmanagement-Software .
Eine effektive Projektmanagementlösung wie ClickUp kann Überplanung verhindern und andere Risikofaktoren, die mit Kostensteigerungen verbunden sind, mindern. Nutzen Sie es, um organisiert zu bleiben, Ihre Budgets zu verwalten und Echtzeitberichte zu erhalten,
und vieles mehr.