Ed Naughton ist Vorsitzender und Gründer des Institute of Project Management, ehemaliger Vizepräsident der International Project Management Association (IPMA) und ein international anerkannter Experte im Bereich des Projektmanagements.
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Wussten Sie, dass bis zu 35 % aller Projekte die Geschäftsziele hinsichtlich der Zufriedenheit der Stakeholder nicht erreichen?
Der Erfolg eines Projekts hängt oft von Ihrem Ansatz zum Risikomanagement ab, insbesondere davon, wie Sie mit Projektkostenrisiken umgehen.
Von allen erfolgreichen Projekten schaffen es also nur 62 %, innerhalb des Budgets zu bleiben. Die Überschreitung des Plans für das Projekt, auch bekannt als Kostenüberschreitung, ist eines der häufigsten Risiken.
Um dies zu vermeiden, sollte jedes Projekt über einen Risikomanagement-Plan verfügen. Risikoanalyse und -management sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt reibungslos und mit möglichst wenigen Überraschungen verläuft.
Obwohl Risiken niemals vollständig kontrolliert werden können, ist es entscheidend, einen geeigneten Plan für ihr Vorkommen zu haben, wenn Sie vermeiden möchten, dass Ihr Projekt scheitert.
Was ist das Kostenrisiko im Projektmanagement?
Kostenrisiken gehören zu den häufigsten Projektrisiken. Sie können durch schlechte Budgetplanung und ungenaue Kostenschätzungen entstehen. Kostenrisiken sind das Risiko, das Budget für ein Projekt zu überschreiten oder keinen angemessenen Wert zu erzielen, um die Kosten auszugleichen. Darüber hinaus können aufgrund interner oder externer Faktoren höhere Kosten entstehen. Aber worum handelt es sich dabei genau?
Interne Kostenrisiken
Interne Risiken entstehen durch interne Vorgänge innerhalb des Geschäfts. Als Beispiel kann man sagen, dass die Unterschätzung des Arbeitsaufwands für ein Projekt wahrscheinlich zu einer Verlängerung des Zeitplans führt, was die Projektkosten erhöht. Je länger das Projekt dauert, desto mehr kostet es. Das ist offensichtlich! Das bedeutet auch, dass dieses Risiko nicht nur mit dem Zeitplan, sondern auch mit der Leistung und Qualität zusammenhängt.
Das Gute an internen Risiken ist, dass Sie sie mit einem angemessenen Plan und gutem Projektmanagement vermeiden können. Externe Kostenrisiken hingegen liegen oft außerhalb Ihrer Kontrolle.
Externe Kostenrisiken
Externe Kostenrisiken sind Risiken, die außerhalb des Geschäfts auftreten. Dazu können Änderungen von Vorschriften oder Industriestandards oder Bankgebühren gehören. Obwohl Sie diese Probleme nicht kontrollieren können, können Sie ihre Auswirkungen auf Ihr Projekt mindern.
Das größte Problem bei diesen Risiken besteht darin, dass Sie ihre Wahrscheinlichkeit für das Vorkommen nicht vorhersagen können. Zu den Untergruppen der externen Kostenrisiken zählen wirtschaftliche, politische und natürliche Risiken.
Warum ist das Kostenrisikomanagement wichtig?
Es gibt eine Vielzahl von Ursachen für Misserfolge, aber die meisten Probleme sind mit einem schlechten Kostenmanagement verknüpft. Einfach ausgedrückt: Wenn Sie die Kosten nicht unter Kontrolle halten, scheitert Ihr Projekt. Mit dem Kostenrisikomanagement können Sie zukünftige Ausgaben vorhersehen. Diese Sichtbarkeit auf das Budget ist sehr nützlich, da sie Ihnen ermöglicht, Entscheidungen zu treffen, die Sie vor Schulden bewahren.
Laut einer Studie des PMI aus dem Jahr 2021 bleiben 38 % der Projekte nicht innerhalb des geplanten Budgetbereichs und 35 % der Projekte scheitern aufgrund von Budgetüberschreitungen.
Das Kostenrisikomanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements, da der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts oft davon abhängt.
Nutzen Sie die folgenden Tipps, um Projektkostenrisiken besser zu managen und Ihre Erfolgschancen zu erhöhen.
10 effektive Tipps zum Management von Projektkostenrisiken
Auch wenn Sie möglicherweise nicht alle Risiken Ihres Projekts kontrollieren können, sollten Sie sich so gut wie möglich darauf vorbereiten, insbesondere auf diejenigen, die Sie kontrollieren können. Hier sind einige Dinge, die Sie beim Management von Projektkostenrisiken beachten sollten:
1. Achten Sie auf Bereiche, in denen die Kosten steigen könnten.
Projektkosten werden in der Regel in drei grundlegende Gruppen unterteilt:
- Direkte Kosten* sind die Kosten, die direkt Ihr Projekt unterstützen. Dazu gehören Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien.
- Indirekte Kosten umfassen die administrativen und operativen Aspekte eines Projekts, wie z. B. die Kosten für die Prüfung von Dokumenten, die Durchführung von Bewertungen oder die Beauftragung von Inspektoren für ein Projekt.
- Gemeinkosten umfassen die Kosten für Aktivitäten, die Sie nicht direkt oder indirekt mit dem Projekt verknüpfen können. Wesentliche Geschäftskosten wie Miete und Nebenkosten, Rechtskosten, Schulungen und Versicherungen sind ebenfalls Teil Ihrer Gemeinkosten.
*Direkte Kosten sind oft die Ursache für Kostenrisiken aus diesen Kategorien. Daher ist es wichtig, auf die Kosten für Arbeitskräfte, Ausrüstung und Materialien zu achten, um das Risiko einer Kostensteigerung zu verringern.
2. Berücksichtigen Sie Eventualitäten in Ihrem Projektbudget
Eine Eventualität ist ein zukünftiger Umstand, dessen Eintreten Sie nicht garantieren können. Sie können beispielsweise nicht garantieren, dass Ihr Projekt termingerecht abgeschlossen wird, was die Arbeits- und Gemeinkosten erhöht.
Durch die Einbeziehung von Eventualitäten in Ihr Projektbudget minimieren Sie die Auswirkungen dieser Ereignisse auf Ihr Endergebnis. Darüber hinaus hilft Ihnen die Einstellung eines Teils des Budgets, unvorhergesehene Kosten zu bewältigen.
Erwägen Sie, einen noch größeren Teil Ihres Budgets für Projekte mit erhöhten Risiken vorzusehen.
3. Erstellen Sie einen gründlichen Risikomanagement-Plan
Ein erfolgreiches Projekt erfordert einen detaillierten Fahrplan. Ein Fahrplan bietet eine Übersicht über die Zeitleisten und Ziele des Projekts. Als Teil Ihres Fahrplans müssen Sie mögliche Risiken identifizieren.
Die Risikomanagement-Planung hilft Ihnen dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu mindern. Dazu müssen Sie auch Ihre Risikotoleranz definieren. Sie können Schwellenwerte für das Risikoniveau festlegen, das Sie bereit sind einzugehen.
Die Risikotoleranz erleichtert die Priorisierung von Risiken. Sie können entscheiden, welche Probleme sofortige Aufmerksamkeit erfordern und welche langfristig zu besseren Entscheidungen und geringeren Kosten führen können.
Ein Risikomanagement-Plan sollte auch einen Reaktionsplan enthalten. Entscheiden Sie zunächst, wie Sie mit bestimmten Ereignissen umgehen, z. B. wenn Sie Ihr Arbeitsbudget überschreiten oder mehr als erwartet für Materialien ausgeben.
4. Erstellen Sie ein Register für die Nachverfolgung von Risiken für Projekte
Erstellen Sie als Teil Ihres Risikomanagementplans ein Risikoregister. Ein Risikoregister enthält eine Liste aller Risiken, die Sie während der Projektbewertung identifizieren. Es bietet Ihnen einen Leitfaden, um Probleme schnell zu antizipieren und zu lösen.
Fügen Sie verschiedene Felder hinzu, um jedes Risiko zu protokollieren. Beschreiben Sie beispielsweise das Risiko, die voraussichtlichen Auswirkungen auf das Projekt und wie Sie reagieren möchten, wenn es eintritt. Sie können auch jeder Gefahr eine Person zuweisen, anstatt die Nachverfolgung der Risiken einem einzigen Mitglied des Teams zu übertragen.
Beobachten Sie die Risiken während jeder Phase des Projekts kontinuierlich. Führen Sie die Nachverfolgung des Status der Risiken durch, damit Sie wissen, wann Sie Ihren Reaktionsplan einleiten müssen.
5. Bestimmen Sie die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedes Risikos.
Ihr Risikoregister sollte die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedes Risikos enthalten. Die Wahrscheinlichkeit eines bestimmten Risikos ist die Wahrscheinlichkeit, dass es zu einem bestimmten Zeitpunkt während des Projekts eintritt.
Beispielsweise kann das Risiko von Verzögerungen aufgrund von Materialengpässen bei Lieferanten oder Zulieferern während Probleme in der Lieferkette auftreten. Auch bei einem Mangel an Arbeitskräften oder Ressourcen kann es mit höherer Wahrscheinlichkeit zu Verzögerungen kommen.
Nachdem Sie die Wahrscheinlichkeit eines Ereignisses analysiert haben, müssen Sie dessen Auswirkungen berücksichtigen. Überlegen Sie, inwiefern das Ereignis Ihre Pläne stören könnte, sodass Sie andere Arbeiten unterbrechen oder eine Phase des Projekts verzögern müssen.
Sie können auch die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen jedes Ereignisses auf einer Skala von eins bis fünf oder eins bis zehn bewerten. Bewertungen helfen Ihnen dabei, Ihre Ressourcen im Umgang mit Risiken zu priorisieren.
Bonus: Verwenden Sie RAID-Vorlagen, um Risiken zu managen!
6. Skizzieren Sie die Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS )
Die Kostenschätzung ist der Prozess der Prognose der Projektkosten für die Erreichung bestimmter Ziele. Die Kostenschätzung sollte alle für das Projekt erforderlichen Elemente berücksichtigen, einschließlich Arbeitsaufwand und Materialien.
Eine Projektstrukturplanung (PSP) hilft Ihnen dabei, eine genauere Kostenschätzung zu erstellen. Dazu müssen Sie Ihr Projekt in kleinere, besser zu bewältigende Aufgaben unterteilen.
Ein WBS ist auch ein gängiges tool für lieferbare Projekte. Sie können das Projekt in kleinere Arbeitspakete (WPs) unterteilen. Jedes WP sollte seine eigenen Kosten, Risiken und zugewiesenen Mitglieder des Teams haben. Ein Arbeitspaket erleichtert es, Kostenüberschreitungen bei einer bestimmten Aufgabe zu erkennen, bevor sie sich auf andere Bereiche des Projekts auswirken.
7. Messen Sie die Leistung mit Earned Value Management (EVM)
Mit Earned Value Management (EVM) können Sie die Leistung jeder Aufgabe oder jedes Arbeitspakets messen. Dabei wird die aktuelle Leistung mit der geplanten Leistung verglichen.
Diese Technik kann Ihnen bei der Verwaltung und Kontrolle Ihres Projekts helfen, aber Sie können sich nicht ausschließlich auf EVM verlassen, da sich die Situation schnell ändern kann.
Wenn Sie alle Ihre Risiken mit EVM messen, können Sie die Auswirkungen eines oder mehrerer auftretender Risiken mit dem Kontingenzbudget abdecken.
Der Earned Value ist der Betrag des Budgets, den Sie auf der Grundlage des Umfangs der fertiggestellten Arbeiten verdient haben.
Nehmen wir ein Beispiel: Das Projektbudget beträgt 20.000 Dollar, die Zeitleiste sechs Monate. Nach drei Monaten haben Sie 50 % der Arbeit fertiggestellt. Der aktuelle Leistungswert beträgt 10.000 Dollar. In dieser Phase des Projekts sollten Sie etwa die Hälfte des Budgets ausgegeben haben.
Wenn die tatsächlichen Kosten beginnen, den Earned Value zu überschreiten, müssen Sie innehalten und die Ursache für die Kostenüberschreitung ermitteln.
8. Vergleichen Sie Anbieter und Lieferanten für das Projekt
Die Suche nach den richtigen Anbietern und Lieferanten für das Projekt kann dazu beitragen, Projektkostenrisiken zu mindern. Verzögerungen und erhöhte Kosten seitens der Anbieter und Lieferanten können sich in vielfältiger Weise auf die Kosten Ihres Projekts auswirken.
Achten Sie beim Vergleich von Anbietern und Lieferanten nicht nur auf die Preise. Sie müssen auch sicherstellen, dass Ihre Partner zuverlässig sind und Waren oder Dienstleistungen pünktlich liefern können.
Wenn beispielsweise ein Lieferant einen Auftrag nicht erfüllen kann, müssen Sie möglicherweise andere Geräte, Materialien oder Software verwenden, um eine Aufgabe abzuschließen. Diese Änderungen können Ihre Kosten und Ihren Zeitplan erhöhen.
9. Vermeiden Sie eine Ausweitung des Projektumfangs
Änderungen am Umfang eines Projekts führen oft zu höheren Kosten. Clients und Stakeholder können jederzeit Änderungen am Projekt vorschlagen. Einige Änderungen können jedoch zu einer drastischen Erhöhung der Kosten oder des Zeitplans für das Abschließen des Projekts führen.
Projektmanager müssen wissen, welche Änderungen ohne zusätzliche Mittel zu schwierig umzusetzen sind. Die Einhaltung des Plans für das Projekt hilft dabei, das Budget und den Zeitplan einzuhalten.
Erfahren Sie mehr über das Projektmanagement-Dreieck und sehen Sie, wie sich Kosten, Umfang und Zeit auf die Qualität eines Projekts auswirken.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Budgetvorschläge an!
10. Verwenden Sie Software für das Projektmanagement zur Kostenüberwachung
Halten Sie stets Ausschau nach unerwarteten Kosten. Überwachen Sie stattdessen regelmäßig Ihren Fortschritt mit den besten verfügbaren Tools, wie beispielsweise Software für Projektmanagement.
Projektmanagement-Plattformen wie ClickUp bieten eine anpassbare Lösung für die Nachverfolgung aller Bereiche Ihres Projekts. Wenn Sie sich beispielsweise mit dem Projektrisikomanagement überfordert fühlen, kann die Budgetvorlage von ClickUp nützlich sein, um Ihr Projektbudget zu verfolgen und Ihnen dabei zu helfen, Kostenrisiken im Auge zu behalten. Darüber hinaus können Sie mit dem visuellen Dashboard von ClickUp ganz einfach Workflows verwalten, Ziele festlegen und Echtzeitstatistiken in der Ansicht anzeigen.
Dies sind nur einige der Vorteile von Projektmanagement-Software. Sie können damit auch Zeit sparen, die Kommunikation verbessern und vieles mehr.
Behalten Sie die Kosten Ihres Projekts unter Kontrolle
Das Kostenrisikomanagement ist für den Erfolg Ihres nächsten Projekts von entscheidender Bedeutung. Achten Sie in jeder Phase des Projekts genau auf alle damit verbundenen Kosten.
Die größte Kontrolle haben Sie über die direkten Kosten, darunter die Kosten für Ausrüstung, Materialien und Arbeitskräfte. Um sich besser auf Risikoereignisse vorzubereiten und eine größere Kontrolle über die Projektkostenrisiken zu erlangen, sollten Sie den Einsatz von Projektmanagement-Software in Betracht ziehen.
Eine effektive Lösung für das Projektmanagement wie ClickUp kann Überplanung verhindern und andere Risikofaktoren im Zusammenhang mit Kostensteigerungen mindern. Nutzen Sie sie, um organisiert zu bleiben, Ihre Budgets zu verwalten, Echtzeitberichte zu erhalten, mit Ihrem Team zu kommunizieren und vieles mehr.