10 Vorteile von Projektmanagementsoftware für Teams

Wir möchten Ihnen eine Frage stellen: Wie verwalten Sie Ihre Projekte?

Teams gehen dabei unterschiedlich vor. Sie nutzen E-Mails oder Dokumente, um ihre Pläne zu erstellen. Viele verwenden Tabellenkalkulationen, um die Nachverfolgung ihrer Aufgaben zu gewährleisten. Unternehmens-Tools wie Google Suite verfügen über integrierte Checklisten-Features, die von einigen Teams genutzt werden.

Obwohl solche Vereinbarungen weit verbreitet sind, sind sie oft ineffektiv. Als Projektmanager wissen Sie das, deshalb lesen Sie diesen Blogbeitrag!

Lassen Sie uns also gleich loslegen und die zehn Vorteile von Projektmanagement-Software erkunden. Und wie Sie das beste Projektmanagement-Tool in Ihre Projekte integrieren können.

Was ist eine Software für Projektmanagement?

Eine Software für Projektmanagement ist ein digitales Tool zur Verwaltung aller Aspekte Ihres Projekts, einschließlich Aufgaben, Teammitglieder, Ressourcenzuweisung, Ziele und Dashboards für die Berichterstellung.

Welche Art von Teams kann von Projektmanagement-Software profitieren?

Die besten Tools für Projektmanagement können für absolut jede Art von Aktivität oder Team von Vorteil sein. Ganz gleich, ob Sie Ihre Hochzeitsfeier, eine Küchenrenovierung oder die Einführung eines komplexen technischen Produkts planen, Projektmanagement-Lösungen werden Ihren Anforderungen gerecht. Sehen wir uns einige Beispiele aus dem Arbeitsalltag an.

IT: IT-Projekte sind hochtechnisch und weisen komplexe Spezifikationen auf. Die Aufgaben sind oft voneinander abhängig. Das Projektmanagement erfordert eine detaillierte und komplexe Planung sowie die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Stakeholdern wie Business-Analysten, Entwicklern, Testern, Systemadministratoren und Benutzern.

Projektmanagement-Software hilft IT-Teams dabei, Anforderungen zu definieren, Zeitleisten zu erstellen, Meilensteine festzulegen, Ressourcen zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und Abhängigkeiten mithilfe von Features wie Gantt-Diagrammen zu visualisieren.

Personalwesen: Die Personalabteilung hat einen breiten Bereich an Aufgaben, darunter Einstellung, Einarbeitung, Vergütung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterbindung, Kündigungen und vieles mehr.

Sie benötigen eine Software für das Projektmanagement, um alle Aktivitäten während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu koordinieren, von der Veröffentlichung von Stellenanzeigen und der Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Erstellung von Bindungsplänen und der Abwicklung von Abschlusszahlungen.

Marketing: Marketingteams verwalten mehrere Kampagnen, kreative Aufgaben, Iterationen und Optimierungen. Projektmanagement-Plattformen helfen Marketingteams dabei, Briefings von anderen Abteilungen zu sammeln, kreative Ideen zu bewerten, Werbetexte zu überarbeiten und den Erfolg anhand von Metriken wie Interaktionsraten, Lead-Generierung und ROI zu verfolgen.

Vertrieb: Sobald das Marketing einen Lead generiert hat, muss dieser mühelos an das Vertriebsteam weitergeleitet werden, damit dieses den Abschluss tätigen kann.

Vertriebsteams verwenden Projektmanagement-Software, um Trichterphasen einzurichten, Status zu überwachen, Engpässe zu identifizieren und Aufwände zu priorisieren, um Leads effizient durch die Pipeline zu bewegen. Sie können die Software auch in Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) integrieren, um detaillierte Analysen durchzuführen.

Bauwesen: Projekte erfordern zahlreiche Rohstoffe, Maschinen, qualifizierte Ressourcen und die Einhaltung von Qualitätsstandards. Projektmanagement-Software für das Bauwesen hilft bei der Verwaltung all dieser Aspekte, von den ersten Vorarbeiten bis hin zu den Endabnahmen, einschließlich der Risiken im Zusammenhang mit Sicherheitsgefahren und Umweltauswirkungen.

Betrieb: Ein guter Betrieb hängt von klaren und wiederholbaren Workflows ab. Eine Software für Projektmanagement ermöglicht es Betriebsteams, ihre Workflows zu entwerfen, zu implementieren und zu überwachen. Sie können beispielsweise Mindmaps zum Entwerfen, Aufgaben/Unteraufgaben zum Einrichten, Checklisten für die Qualitätskontrolle, Berichterstellung für das Risikomanagement usw. verwenden.

Finanzen: Von der Budgetierung bis zur Rechnungsprüfung verwalten Finanzteams ebenso wie Personalabteilungen mehrere Projekte. Projektmanagement-Tools bieten speziell entwickelte Features und Vorlagen für die Budgetplanung, die Nachverfolgung von Ausgaben, Prognosen und die Überwachung der Finanzen des Unternehmens.

Einige Tools können automatisch Berichte wie Cashflow-Abrechnungen erstellen und Ausgabenabrechnungen kategorisieren.

Unabhängig davon, welche Funktion Sie in Ihrem Unternehmen ausüben, kann die beste Software für Projektmanagement von großem Nutzen sein. Hier erfahren Sie, wie.

Was sind die Vorteile einer Software für das Projektmanagement?

Hinter dem Begriff „Projektmanagement-Software” verbergen sich unzählige Vorteile, die das tool bietet, von der Zusammenarbeit und Kommunikation im Team bis hin zur Risikominimierung. Sehen wir uns die zehn wichtigsten Vorteile an.

1. Sichtbarkeit und Kontrolle

Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen und E-Mails bietet Projektmanagement-Software eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle. Sie können jede Aufgabe, die Workload jedes Teammitglieds, den Projektfortschritt, Abhängigkeiten und Engpässe bis ins Detail einsehen.

So können Sie Ihren Aufwand anpassen und neu kalibrieren, damit Sie immer auf dem richtigen Weg sind.

2. Klarheit

Im Wesentlichen konsolidiert Projektmanagement-Software alle Informationen zu einem Projekt an einem Ort. So können Benutzer alles, was sie benötigen, innerhalb ihres Workspaces finden. Ihre Aufgabe kann beispielsweise eine Beschreibung, eine User Story, Akzeptanzkriterien, Fristen und Abhängigkeiten umfassen.

Dies schafft Klarheit in Bezug auf die Gedanken und Handlungen jedes einzelnen Mitglieds des Projektteams.

3. Effektive Remote-Arbeit

Cloud-basierte Software für Projektmanagement ermöglicht den Zugriff auf Projektdateien und Kommunikation überall und jederzeit. Ein tool, das rund um die Uhr verfügbar ist, ist besonders vorteilhaft für Teams, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.

Dadurch entsteht ein gemeinsamer und kollaborativer Online-Workspace, in dem Remote-/Hybrid-Teams effizient arbeiten können.

4. Unterstützung der Produktivität

Eine Software für Projektmanagement ist ein großartiger Begleiter für die Produktivität Ihrer Teams. Sie organisiert nicht nur Aufgaben auf der Grundlage Ihrer Projektmanagementstrukturen, sondern fördert auch wünschenswertes Verhalten am Arbeitsplatz. Zum Beispiel:

Dadurch können sich die Mitglieder des Teams auf wichtigere Aspekte des Projekts konzentrieren, was die Gesamtproduktivität steigert und das Risiko menschlicher Fehler verringert.

5. Effizienz

Damit ein Projekt oder ein Betrieb effizient ist, müssen die Teams Folgendes wissen:

Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht all dies und noch mehr. Es bereitet die Mitglieder des Teams auf die Übernahme einer Aufgabe vor. Es hilft Teams dabei, ihre Arbeit auf einer Zeitleiste zu ordnen und gut zu planen. Es trägt dazu bei, die Leistung zu maximieren, ohne unnötige Engpässe zu verursachen. Mit der Zeit entstehen wiederholbare Prozesse, die die Effizienz kontinuierlich verbessern.

6. Burnout minimieren

Gutes Projektmanagement hängt davon ab, dass die richtigen Personen mit den richtigen Aufgaben betraut werden, ohne sie zu überlasten. Mit einer Software können Sie die aktuelle Workload und Verfügbarkeit jeder Person einsehen.

Damit können Teams abschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern könnte, und Limite für die Menge an Arbeit festlegen. Dies ist von grundlegender Bedeutung, um eine Überlastung und Burnout der Mitarbeiter zu vermeiden.

7. Risikominderung

Projektmanagement-Software hilft dabei, potenzielle Risiken frühzeitig im Lebenszyklus zu erkennen. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt für drei Monate geplant haben, aber einer Ihrer Entwickler im zweiten Monat beurlaubt ist, wissen Sie dies schon lange im Voraus.

Auf diese Weise können Teams Strategien entwickeln, um Risiken zu mindern, bevor sie zu Problemen werden, wodurch Kosten gespart werden und das Projekt planmäßig verläuft.

8. Verankerung

Es kommt sehr häufig vor, dass Mitglieder eines Teams, die an einem sehr aktiven Projekt arbeiten, manchmal den Überblick über ihre Aufgaben verlieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich Märkte weiterentwickeln und Prioritäten sich schnell ändern.

Eine Software für das Projektmanagement fungiert als Anker für das Team. Der Projektmanager kann Änderungen vornehmen und neue Prioritäten zuweisen, die die Teams in Echtzeit sehen können.

Ein Teammitglied kann dann sein Projektmanagement-Tool öffnen und weiß genau, was es jeden Tag zu erledigen hat, sodass es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

9. Wissensaustausch

In der modernen Arbeitswelt sind die Fähigkeiten und das implizite Wissen jedes Einzelnen das größte Kapital eines Unternehmens. Das Wissen freizugeben ist für den Erfolg eines Projekts von grundlegender Bedeutung.

Ein gutes Tool für das Projektmanagement dokumentiert dieses Wissen auf aktive und passive Weise. So können beispielsweise Verträge, Vereinbarungen und Prozesse aktiv in Dokumenten festgehalten werden. Chats, Kommentare und Unterhaltungen hingegen zeichnen implizites Wissen auf – also Vorgehensweisen, die nicht explizit dokumentiert sind.

Mit einer effektiven Software für das Projektmanagement können Sie nun einen Schatz an Wissen dokumentieren, der Ihnen zuvor nicht zur Verfügung stand.

10. Weitsicht

Vielleicht denken Sie, dass eine Software für Projektmanagement lediglich die Arbeit dokumentiert, während sie erledigt wird. Was hat das also mit Weitsicht zu tun? Nun, eine ganze Menge.

Wenn Sie ein Tool für Projektmanagement verwenden, erstellen Sie anhand eines längeren Zeitraums Benchmarks für Ihre Arbeitsweise. So erfahren Sie beispielsweise:

Je nachdem, welche Informationen Sie benötigen, können Sie auch Metriken verfolgen, die für Sie wichtig sind. Anhand dieser Metriken können Sie prognostizieren, was erforderlich ist, um das nächste Projekt effizient durchzuführen, und erhalten so eine genaue Vorhersagbarkeit. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre eigenen Projektplan-Vorlagen für neue Manager erstellen.

Um diese Vorteile nutzen zu können, benötigen Sie die richtige Software für das Projektmanagement. So können Sie eine auswählen.

Features, die bei der Auswahl einer Software für Projektmanagement zu berücksichtigen sind

Die Features, die Ihre Projektmanagement-Software unbedingt haben muss, sind diejenigen, die für Sie am wichtigsten sind. Wenn Sie Retainer-Projekte mit einer bestimmten Anzahl von Lieferungen pro Woche haben, benötigen Sie Aufgabenmanagement. Wenn Sie ein Vertriebsprojekt verwalten, benötigen Sie CRM-Funktionen.

Unabhängig von Ihren spezifischen Anforderungen gibt es jedoch einige Features, die für jede gute kostenlose Software für Projektmanagement unverzichtbar sind. Hier sind sie.

Detaillierte Verwaltung von Aufgaben

Zuallererst ist die Fähigkeit, große und komplexe Projekte in kleine, überschaubare Aufgaben zu unterteilen, eines der wichtigsten Features einer Software für Projektmanagement.

Mit ClickUp-Aufgaben können Sie Ihr Projekt in Listen, Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten unterteilen.

Mehr als nur eine Aufgabe? Kein Problem. Kategorisieren Sie sie als Meilensteine, Features, Fehler oder Feedback.

Fügen Sie Beschreibungen hinzu, weisen Sie Benutzer zu und legen Sie Fristen für jede Aufgabe oder Teilaufgabe fest. Verknüpfen Sie Abhängigkeiten, damit Sie benachrichtigt werden, wenn es zu einer Verzögerung kommt, die mehrere Aufgaben nach hinten verschieben würde. Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben wie wöchentliche Überprüfungen oder Termine für Zahlungen.

Umfassendes Zeitmanagement

Die meisten Projekte werden nach dem Zeit- und Materialmodell abgerechnet, was bedeutet, dass Zeit Geld ist. Suchen Sie in solchen Fällen nach einer Software, mit der Sie die Zeit genau nachverfolgen können.

Die Zeitmanagement-Funktionen von ClickUp umfassen mehrere durchdachte Features.

Ziel für Ihre North Star-Metriken

Die Festlegung klarer Projektziele gibt Teams einen Sinn und eine Richtung für ihre täglichen Aufgaben. Ihr Projektmanagement-Tool muss es Ihnen ermöglichen, Ziele, Schlüsselverantwortungsbereiche (KRAs) und Leistungskennzahlen (KPIs) für Teams und Einzelpersonen festzulegen.

ClickUp Goals ist so konzipiert, dass es flexibel auf eine Reihe von Zielsetzungsrahmen angewendet werden kann. Verfolgen Sie den Fortschritt des Projekts mit numerischen, monetären, Wahr/Falsch- und Aufgaben-Zielen. Vertriebsteams können Umsatzziele festlegen, Entwicklungsteams können Sprint-Ziele festlegen, Marketingteams können Ziele für die Lead-Generierung festlegen und vieles mehr.

Kontextbezogene Kommunikation und Zusammenarbeit

Damit Teams kontextbezogen kommunizieren können, benötigen sie einen virtuellen Arbeitsplatz, den Ihre Software für Projektmanagement bieten muss. Achten Sie besonders auf Kommunikations- und Kollaborations-Features.

Die umfassenden Kommunikationsfunktionen von ClickUp ermöglichen es Teams, in Echtzeit oder asynchron zusammenzuarbeiten. Zu den beliebten Kommunikationsfunktionen gehören:

Die Kollaborationserkennung von ClickUp hilft Ihnen zu sehen, wer gerade online ist. Egal, ob Sie dieselbe Aufgabe anzeigen oder gemeinsam ein ClickUp-Dokument bearbeiten, ClickUp zeigt Ihnen, mit wem Sie zusammenarbeiten.

Mit ClickUp Whiteboards können Sie gemeinsam Prozesse/Workflows abbilden, Ideen sammeln und sogar Moodboards erstellen, bevor Sie Designentscheidungen treffen.

Taggen Sie Benutzer oder weisen Sie Aufgaben direkt über das Whiteboard zu, um Ihre Ideen in die Tat umzusetzen.

Personalisierte Sichtbarkeit

Projektmanager müssen ihre Projekte auf ihre eigene Weise sehen können. Möglicherweise benötigen Sie eine Listenansicht, um alle anstehenden Aufgaben zu sehen, eine Kanban-Ansicht für Aufgaben nach Status, eine Kalenderansicht für die Terminplanung und eine Zeitleiste, um Überschneidungen und Abhängigkeiten zu überwachen.

Achten Sie bei der Auswahl einer Lösung für das Projektmanagement darauf, dass Sie alle erforderlichen Ansichten zur Verfügung haben. Mit den über 15 Ansichten von ClickUp können Sie Ihre Arbeit aus jedem Blickwinkel verfolgen!

Genaue Nachverfolgung des Fortschritts

Wie würden Sie den Erfolg Ihres Projekts messen? Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte Tool über alle Analyse-Features verfügt, die Sie für die Nachverfolgung des Fortschritts benötigen.

ClickUp Dashboards bietet Echtzeit-Einblicke in die Metriken Ihrer Wahl. Passen Sie das Dashboard benutzerdefiniert an, um die für Sie wichtigen Informationen anzuzeigen und datengestützte Entscheidungen zur Erreichung Ihrer Ziele im Bereich des Projektmanagements zu treffen.

Benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten

Ihre Software sollte Ihnen ermöglichen, Ihre eigene, einzigartige Methode für das Projektmanagement zu verfolgen. ClickUp ist auf Flexibilität ausgelegt.

KI-Projektmanagement -Features

Da generative KI die Leistungsfähigkeit in allen Feldern steigert, sollte auch das Projektmanagement nicht zurückbleiben. KI-Projektmanagement-Tools verbessern verschiedene Aspekte Ihrer Arbeit.

ClickUp Brain fungiert als Ihr virtueller Assistent, der Ihnen rund um die Uhr bei verschiedenen alltäglichen Aufgaben hilft – Zusammenfassen von Meeting-Notizen, Korrekturlesen von Dokumenten, Fragen zu Prozessen und Vorschläge zur Optimierung.

Vorlagen für das Projektmanagement

Wiederholbare Prozesse bilden die Grundlage für gutes Projektmanagement. Deshalb muss Ihr tool die richtigen Vorlagen bieten.

ClickUp enthält mehrere kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement und Vorlagen für die Projektübersicht für verschiedene Anwendungsfälle.

Die Projektmanagement-Vorlage von ClickUp ist eine der beliebtesten. Mit 25 Status und fünf verschiedenen Ansichten sowie einer umfassenden Projektstruktur hilft sie dabei, komplexe Projektanforderungen mühelos zu verwalten.

Preise

Der wichtigste Faktor bei der Auswahl eines Tools für Projektmanagement ist die Erschwinglichkeit. Wählen Sie den Plan, der den größten Wert zum besten Preis bietet.

ClickUp bietet kostenlose und kostenpflichtige Pläne, die Ihren Anforderungen entsprechen.

Informieren Sie sich über die Preise von ClickUp mit einer detaillierten Liste der Features aller Pläne.

Verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Projektmanagement mit ClickUp

Jeder verwaltet seine Projekte – auf die eine oder andere Weise. Große Ereignisse wurden schon mit nur einem Notizbuch und einem Stift geplant und durchgeführt. Das ist jedoch äußerst ineffizient und stressig.

Heutige professionelle Projekte erfordern mehr als nur „Management“. Sie müssen mit Klarheit, Transparenz, Agilität und Effizienz verwaltet werden. Dazu ist eine speziell entwickelte Software für Projektmanagement wie ClickUp erforderlich.

Mit seinen vollständig anpassbaren Features ist ClickUp ein All-in-One-Projektmanagement-Tool für moderne Teams.

Probieren Sie ClickUp noch heute kostenlos aus!

Häufig gestellte Fragen zu den Vorteilen des Projektmanagements

1. Was sind die Vorteile von Software für das Projektmanagement?

Die verschiedenen Vorteile des Projektmanagements sind:

2. Was ist der allgemeine Zweck von Software für das Projektmanagement?

Projektmanagement-Software hilft Einzelpersonen und Teams dabei, ihre projektbezogenen Aufgaben und die Kommunikation zu organisieren, zu verwalten und zu optimieren. Sie bietet Tools für die Planung, Terminierung, Ressourcenzuweisung, Aufgabenverwaltung, das Risikomanagement und die Entscheidungsfindung.