Lassen Sie uns Ihnen eine Frage stellen: Wie managen Sie Ihre Projekte?
Teams tun dies auf alle möglichen Arten. Sie verwenden E-Mails oder Dokumente, um ihre Pläne zu erstellen. Viele verwenden Tabellenkalkulationen, um den Überblick über die Aufgaben zu behalten. Unternehmenstools wie Google Suite verfügen über integrierte Checklistenfunktionen, die einige Teams nutzen.
Obwohl diese Maßnahmen weit verbreitet sind, sind sie oft ineffektiv. Als Projektmanager wissen Sie das, und deshalb lesen Sie diesen Blogbeitrag!
Also, lassen Sie uns gleich zur Sache kommen und die zehn Vorteile von projektmanagementsoftware . Und wie Sie das beste Projektmanagement-Tool in Ihre Projekte integrieren können.
Was ist eine Projektmanagement-Software?
Eine Projektmanagement-Software ist ein digitales Werkzeug zur Verwaltung aller Aspekte Ihres Projekts, einschließlich Aufgaben, Teammitglieder, Ressourcenzuweisung, Ziele und Berichts-Dashboards.
Welche Art von Teams kann von einer Projektmanagement-Software profitieren? Die besten Projektmanagement-Tools können für absolut jede Art von Aktivität oder Team von Nutzen sein. Ganz gleich, ob Sie Ihre Hochzeitsparty, eine Küchenrenovierung oder die Einführung eines komplexen Technologieprodukts planen, Projektmanagementlösungen werden Ihren Bedürfnissen gerecht. Sehen wir uns einige Beispiele aus der Praxis an.
IT : IT-Projekte sind hochtechnisch und haben komplexe Spezifikationen. Die Aufgaben sind oft voneinander abhängig. Die Verwaltung von Projekten erfordert eine detaillierte und komplizierte Planung sowie die Zusammenarbeit zwischen funktionsübergreifenden Interessengruppen wie Geschäftsanalysten, Entwicklern, Testern, Systemadministratoren und Endbenutzern.
Projektmanagement-Software unterstützt IT-Teams bei der Definition von Anforderungen, der Erstellung von Zeitplänen, der Festlegung von Meilensteinen, der Zuweisung von Ressourcen, der Verfolgung des Fortschritts und der Visualisierung von Abhängigkeiten mit Funktionen wie Gantt-Diagramme . Menschliche Ressourcen : Die Personalabteilung hat ein breites Spektrum an Aufgaben in den Bereichen Einstellung, Einarbeitung, Vergütung, Leistungsmanagement, Mitarbeiterengagement, Kündigungen und mehr.
Sie benötigen eine Projektmanagement-Software, um alle Aktivitäten während des gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters zu koordinieren, von der Veröffentlichung von Anzeigen und der Planung von Vorstellungsgesprächen bis hin zur Erstellung von Weiterbeschäftigungsplänen und der Abrechnung von Abschlusszahlungen. Marketing : Marketingteams verwalten mehrere Kampagnen, kreative Aufgaben, Wiederholungen und Optimierungen. Projektmanagement-Plattformen helfen Marketing-Teams dabei, Briefings von anderen Abteilungen zu sammeln, Kreative zu bewerten, Anzeigentexte zu iterieren und den Erfolg anhand von Kennzahlen wie Engagement-Raten, Lead-Generierung und ROI zu verfolgen. Vertrieb : Sobald das Marketing den Lead generiert hat, muss es ihn mühelos an das Vertriebsteam weiterleiten, um ihn abzuschließen.
Vertriebsteams verwenden Projektmanagement-Software, um Trichterstufen einzurichten, den Status zu überwachen, Engpässe zu erkennen und Prioritäten zu setzen, um Leads effizient durch die Pipeline zu bringen. Sie können die Software auch in CRM-Systeme (Customer Relationship Management) integrieren, um detaillierte Analysen durchzuführen. Konstruktion : Bei Bauprojekten werden zahlreiche Rohstoffe, Maschinen, Fachkräfte und Qualitätsanforderungen benötigt. Software für die Verwaltung von Bauprojekten hilft dabei, all dies zu verwalten, von den ersten Vorarbeiten bis hin zu den abschließenden Inspektionen, einschließlich der Risiken in Bezug auf Sicherheitsgefahren und Umweltauswirkungen. Betrieb : Ein guter Betrieb hängt von klaren und wiederholbaren Arbeitsabläufen ab. Mit einer Projektmanagement-Software können Betriebsteams ihre Arbeitsabläufe entwerfen, umsetzen und überwachen. Sie können z. B. Mindmaps für die Planung, Aufgaben/Teilaufgaben für deren Einrichtung, Checklisten für die Qualitätskontrolle, Berichte für das Risikomanagement usw. verwenden. Finanzen : Von der Budgetierung bis zur Rechnungsprüfung verwalten Finanzteams ebenso wie die Personalabteilung mehrere Projekte. Projektmanagement-Tools bieten zweckmäßige Funktionen und Vorlagen für die Budgetplanung, Kostenverfolgung, Prognosen und die Überwachung der Finanzdaten des Unternehmens.
Einige Tools können automatisch Berichte wie Cashflow-Abrechnungen erstellen und auch die Ausgabenabrechnungen kategorisieren.
Unabhängig davon, welche Funktion Sie in Ihrem Unternehmen ausüben, kann die beste Projektmanagement-Software von enormem Nutzen sein. Und so geht's.
Was sind die Vorteile einer Projektmanagement-Software?
Hinter der Bezeichnung "Projektmanagement-Software" verbergen sich die unzähligen Vorteile, die das Tool bietet - von der Zusammenarbeit im Team über die Kommunikation bis hin zur Risikominderung. Schauen wir uns die zehn wichtigsten an.
1. Sichtbarkeit und Kontrolle
Im Gegensatz zu Tabellenkalkulationen und E-Mails bietet eine Projektmanagement-Software eine bessere Übersicht und Kontrolle. Sie können jede Aufgabe, die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds, den Projektfortschritt, Abhängigkeiten und Engpässe bis ins kleinste Detail einsehen.
So können Sie Ihre Bemühungen anpassen und neu abstimmen, damit Sie immer auf Kurs bleiben.
2. Klarheit
Eine Projektmanagement-Software fasst alle Informationen über ein Projekt an einem Ort zusammen. Sie ermöglicht es den Benutzern, die benötigten Informationen in ihrem Arbeitsbereich zu finden. So kann Ihre Aufgabe beispielsweise eine Beschreibung, eine Benutzergeschichte, Akzeptanzkriterien, Fristen und Abhängigkeiten enthalten.
Dies schafft Klarheit im Denken und Handeln für jedes Mitglied des Projektteams.
3. Effektive Fernarbeit
Cloud-basierte Projektmanagement-Software ermöglicht den Zugriff auf Projektdateien und Kommunikation überall und jederzeit. Ein Tool, das rund um die Uhr zugänglich ist, ist besonders für Teams von Vorteil, die über verschiedene Zeitzonen verteilt sind.
So entsteht ein gemeinsamer und kollaborativer Online-Arbeitsbereich, in dem Remote-/Hybrid-Teams effizient arbeiten können.
4. Produktivitätsunterstützung
Eine Projektmanagement-Software ist ein großartiger Produktivitätsbegleiter für Ihre Teams. Neben der Organisation von Aufgaben auf der Grundlage Ihrer strukturen des Projektmanagements auch zu wünschenswerten Verhaltensweisen am Arbeitsplatz anregen. Zum Beispiel:
- Teams folgen eher den Arbeitsabläufen, wenn diese für sie sichtbar und verfügbar sind
- Merkmale wieClickUp-Automatisierungen eliminieren sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe und Statusaktualisierungen
- Integrationen mit anderen Business-Tools, wie ERP oder CRM, ermöglichen einen besseren Datenaustausch
Dadurch können sich die Teammitglieder auf kritischere Aspekte des Projekts konzentrieren, was die Gesamtproduktivität erhöht und die Gefahr menschlicher Fehler verringert.
5. Effizienz
Damit ein Projekt oder ein Vorgang effizient ist, müssen die Teams Bescheid wissen:
- Was zu tun ist: Beschreibung der Aufgabe
- Wie zu tun ist: Akzeptanzkriterien
- Wann ist es zu tun: Fristen
- Wer wird es tun: Verantwortung und Rechenschaftspflicht
Ein Projektmanagement-Tool ermöglicht all dies und mehr. Es bereitet die Teammitglieder vor, bevor sie eine Aufgabe übernehmen. Es hilft den Teams, die Arbeit nach einem Zeitplan zu organisieren und gut zu planen. Es hilft, den Output zu maximieren, ohne unnötige Engpässe zu schaffen. Mit der Zeit schafft es wiederholbare Prozesse, die die Effizienz kontinuierlich verbessern.
6. Burnout minimieren
Ein gutes Projektmanagement hängt davon ab, dass die richtigen Mitarbeiter mit den richtigen Aufgaben betraut werden, ohne sie zu sehr zu belasten. Eine Software ermöglicht es Ihnen, die aktuelle Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit der einzelnen Personen zu sehen.
Sie ermöglicht es den Teams, abzuschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern könnte, und Grenzen zu setzen, wie viel Arbeit sie erledigen können. Dies ist von grundlegender Bedeutung, um die Überlastung und das Ausbrennen von Mitarbeitern zu verhindern.
7. Risikominderung
Mit Hilfe von Projektmanagement-Software lassen sich potenzielle Risiken schon früh im Lebenszyklus erkennen. Wenn Sie z. B. ein Projekt für drei Monate geplant haben, aber einer Ihrer Entwickler während des zweiten Monats im Urlaub ist, wissen Sie das rechtzeitig.
Auf diese Weise können die Teams Strategien entwickeln, um Risiken abzumildern, bevor sie zu Problemen werden, was Kosten spart und das Projekt auf Kurs hält.
8. Verankerung
Es kommt häufig vor, dass ein Teammitglied, das an einem hochaktiven Projekt arbeitet, den Überblick über seine Arbeit verliert. Dies gilt insbesondere dann, wenn sich die Märkte weiterentwickeln und die Prioritäten sich schnell ändern.
Eine Projektmanagement-Software fungiert als Anker für das Team. Der Projektleiter kann Änderungen vornehmen und neue Prioritäten zuweisen, die die Teams in Echtzeit sehen können.
Ein Teammitglied kann dann sein Projektmanagement-Tool öffnen und weiß genau, was es jeden Tag zu erledigen hat, so dass es sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
9. Austausch von Wissen
In der modernen Arbeitswelt sind die Fähigkeiten und das implizite Wissen, das jeder Einzelne besitzt, das größte Kapital der Organisation. Die Weitergabe dieses Wissens ist für den Projekterfolg von grundlegender Bedeutung.
Ein gutes Projektmanagement-Tool dokumentiert dieses Wissen auf aktive und passive Weise. Zum Beispiel können Verträge, Vereinbarungen und Prozesse aktiv in Dokumenten festgehalten werden. Andererseits wird in Chats, Kommentaren und Gesprächen stillschweigendes Wissen aufgezeichnet - eine Vorgehensweise, die nicht ausdrücklich dokumentiert ist.
Mit einer effektiven Projektmanagement-Software können Sie nun einen Wissensschatz dokumentieren, über den Sie vorher nicht verfügen konnten.
10. Foresight
Man könnte meinen, dass eine Projektmanagement-Software einfach nur die Arbeit aufzeichnet, während sie passiert, was hat das also mit Voraussicht zu tun? Nun, es hat.
Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool verwenden, erstellen Sie Benchmarks für Ihre Arbeitsweise, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Zum Beispiel werden Sie es wissen:
- Wie lange es dauert, ein ebook zu entwerfen
- Wie viele Tage für eine Codeüberprüfung
- Wie hoch die Fehlerquote pro 1000 Codezeilen ist
- Wer das produktivste und das unproduktivste Teammitglied ist
Je nachdem, welche Informationen Sie benötigen, können Sie auch Metriken verfolgen, die für Sie wichtig sind. Anhand dieser Metriken können Sie prognostizieren, was für die effiziente Durchführung des nächsten Projekts erforderlich ist, so dass Sie eine genaue Vorhersage treffen können. Auf dieser Grundlage können Sie Ihre eigenen projektplan-Vorlagen für neue Manager.
Um diese Vorteile nutzen zu können, brauchen Sie die richtige Projektmanagement-Software. Hier erfahren Sie, wie Sie sie auswählen können.
Merkmale, die Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software berücksichtigen sollten
Die Funktionen, die Sie in Ihrer Projektmanagement-Software haben müssen, sind diejenigen, die für Sie am wichtigsten sind. Wenn Sie Honorarprojekte mit einer bestimmten Anzahl von wöchentlich zu erbringenden Leistungen haben, benötigen Sie ein Aufgabenmanagement. Wenn Sie ein Vertriebsprojekt verwalten, brauchen Sie CRM-Funktionen.
Unabhängig von Ihren spezifischen Anforderungen gibt es jedoch einige Funktionen, die für jede gute Software unerlässlich sind kostenlosen Projektmanagement-Software . Hier sind sie.
Granulares Aufgabenmanagement
Das Wichtigste zuerst: Die Fähigkeit, große und komplexe Projekte in kleine, überschaubare Aufgaben zu unterteilen, ist eine der wichtigsten Funktionen von Projektmanagement-Software.
Mit ClickUp-Aufgaben können Sie Ihr Projekt in Listen, Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten unterteilen.
Mehr als eine Aufgabe? Kein Problem. Kategorisieren Sie sie als Meilensteine, Funktionen, Mängel oder Feedback.
Fügen Sie Beschreibungen hinzu, weisen Sie Benutzer zu und setzen Sie Fristen für jede Aufgabe oder Unteraufgabe. Verknüpfen Sie Abhängigkeiten, damit Sie benachrichtigt werden können, wenn eine Verzögerung eintritt, die mehrere Aufgaben nach vorne schieben würde. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben wie wöchentliche Überprüfungen oder Zahlungstermine.
clickUp ist total flexibel software zur Aufgabenverwaltung
Umfassendes Zeitmanagement
Die meisten Projekte werden nach dem Zeit- und Materialmodell abgerechnet, d. h. Zeit ist Geld. In solchen Fällen sollten Sie nach einer Software suchen, mit der Sie die Zeit genau erfassen können. Die Zeitverwaltung von ClickUp enthält mehrere durchdachte Funktionen.
- Schätzen Sie die Zeit, die Sie für jede Aufgabe benötigen, bevor Sie einen Projektvorschlag machen (und legen Sie sie in der Aufgabenansicht fest)
- Während Sie an der Aufgabe arbeiten, können Sie die Zeit mit dem Start- und Stopp-Timer erfassen oder einfach die benötigte Zeit hinzufügen
- Kategorisieren Sie die abrechenbare Zeit
- Vergleichen Sie Schätzungen mit der erfassten Zeit und optimieren Sie die zukünftige Projektplanung
umfassende Zeiterfassung mit ClickUp_
Zielsetzung für Ihre Nordstern-Metriken
Klare Ziele setzen projektziele und Ziele geben den Teams einen Zweck und eine Richtung für ihre täglichen Aufgaben. Ihr Projektmanagement-Tool muss es Ihnen ermöglichen, Ziele, Hauptverantwortungsbereiche (KRAs) und wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) für Teams und Einzelpersonen festzulegen. ClickUp-Ziele ist so konzipiert, dass es sich flexibel an eine Reihe von Zielsetzungsrahmen anpassen lässt. Verfolgen Sie den Projektfortschritt mit numerischen, monetären, Wahr/Falsch- und Aufgabenzielen. Vertriebsteams können Umsatzziele setzen, Entwicklungsteams können Sprint-Ziele setzen, Marketingteams können Ziele für die Lead-Generierung setzen und vieles mehr.
Flexible Ziele mit ClickUp Goals
Kontextbezogene Kommunikation und Zusammenarbeit
Damit Teams kontextbezogen kommunizieren können, benötigen sie einen virtuellen Arbeitsplatz, den Ihre Projektmanagement-Software darstellen muss. Achten Sie auf umfangreiche Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen.
Die umfassenden Kommunikationsfunktionen von ClickUp ermöglichen es Teams, in Echtzeit oder asynchron zusammenzuarbeiten. Einige beliebte Kommunikationsfunktionen sind:
- Verschachtelte Kommentare unter Aufgaben
- Chat-Ansicht für alle Ihre Nachrichten an einem Ort
- @Mentions in Wikis, Docs, Kommentaren und mehr
- Einbettung von Webseiten, Tabellenkalkulationen, Videos und ClickUp-Artefakten
- Umfangreiche Bearbeitung mit /Slash-Befehlen
clickUp-Chat-Ansicht_ ClickUp Kollaborationserkennung hilft Ihnen zu sehen, wer online ist. Egal, ob Sie dieselbe Aufgabe ansehen oder ein ClickUp-Dokument gemeinsam bearbeiten, ClickUp zeigt Ihnen, mit wem Sie zusammenarbeiten. ClickUp-Whiteboards ermöglicht es Ihnen, zusammenzukommen und Prozesse/Arbeitsabläufe abzubilden, Ideen zu brainstormen und sogar Moodboards zu erstellen, bevor Sie Designentscheidungen treffen.
Markieren Sie Benutzer oder weisen Sie Aufgaben direkt vom Whiteboard aus zu, um Ihre Ideen in die Tat umzusetzen.
Prozessabbildung mit ClickUp
Personalisierte Sichtbarkeit
Projektmanager müssen ihre Projekte auf ihre Weise sehen. Sie möchten vielleicht eine Listenansicht, um alle anstehenden Aufgaben zu sehen, eine Kanban-Ansicht für Aufgaben nach Status, eine Kalenderansicht für die Terminplanung und eine Zeitleistenansicht, um Überschneidungen und Abhängigkeiten zu überwachen.
Achten Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Softwarelösungen darauf, dass Sie alle benötigten Ansichten haben. ClickUp's 15+ Ansichten ermöglichen es Ihnen, die Arbeit aus jedem Blickwinkel zu verfolgen!
Visualisieren Sie Arbeitsabläufe mit ClickUp Mind Maps
Genaue Fortschrittsverfolgung
Wie würden Sie den Erfolg Ihres Projekts messen? Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Tool über alle Analysefunktionen verfügt, die Sie zur Verfolgung des Fortschritts benötigen. ClickUp Dashboards bietet Echtzeit-Einblicke in die von Ihnen gewählten Metriken. Passen Sie das Dashboard so an, dass Sie sehen, was für Sie wichtig ist, um datengestützte Entscheidungen zur Erreichung Ihrer Ziele zu treffen projektmanagement-Ziele .
sofortige Berichte und wichtige Erkenntnisse mit ClickUp Dashboard
Anpassungsmöglichkeiten
Ihre Software sollte Sie in die Lage versetzen, Ihre eigene Projektmanagement-Methodik zu verfolgen. ClickUp ist so konzipiert, dass es flexibel ist.
- ClickUp-Ansichten, um Ihre Projekte so zu sehen, wie Sie sie brauchen
- Benutzerdefinierte Felder, um die benötigten Informationen zu sammeln. Erstellen Sie z. B. ein benutzerdefiniertes Feld für das Abnahmedatum, um die Zeit zu erfassen, die der Kunde für die Abnahme/Genehmigung der Lieferung benötigt
- Benutzerdefinierte Status für die Gestaltung Ihrer eigenen Arbeitsabläufe. Fügen Sie z. B. die Status "pausiert", "abgelehnt" oder "Wunschliste" hinzu, um Aufgaben, die nicht wichtig oder dringend sind, beiseite zu legen
AI-Projektmanagement-Funktionen
Mit generativer KI, die die Fähigkeiten in allen Bereichen steigert, sollte auch das Projektmanagement nicht auf der Strecke bleiben. KI-Tools für das Projektmanagement verbessern verschiedene Aspekte Ihrer Arbeit. ClickUp Gehirn fungiert als Ihr virtueller Assistent, der Sie rund um die Uhr bei verschiedenen alltäglichen Aufgaben unterstützt - fassen Sie Besprechungsnotizen zusammen, lesen Sie Dokumente Korrektur, stellen Sie Fragen zu Prozessen und holen Sie sich Optimierungsvorschläge.
erhalten Sie sofortige Antworten mit ClickUp Brain
Projektmanagement-Vorlagen
Wiederholbare Prozesse sind die Grundlage eines guten Projektmanagements. Deshalb muss Ihr Tool die richtigen Vorlagen bieten.
ClickUp enthält mehrere kostenlose Projektmanagement-Vorlagen und projektübersichtsvorlagen für verschiedene Anwendungsfälle.
Die ClickUp-Projektmanagement-Vorlage ist eine der beliebtesten Vorlagen. Mit 25 Status und fünf verschiedenen Ansichten sowie einer umfassenden Projektstruktur hilft sie, komplexe Projektanforderungen im Handumdrehen zu bewältigen.
verwalten Sie Ihre Projekte effizient mit der ClickUp-Projektmanagement-Vorlage
Preisgestaltung
Der wichtigste Faktor bei der Auswahl eines Projektmanagement-Tools ist die Erschwinglichkeit. Wählen Sie den Plan, der den größten Nutzen zum besten Preis bietet.
ClickUp bietet kostenlose und kostenpflichtige Pläne an, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
- Kostenloser Plan für immer: Kostenloser Plan
- Unbegrenzter Plan: $7 pro Benutzer pro Monat
- Business-Plan: $12 pro Benutzer pro Monat
- Plan für Unternehmen: Kontaktieren Sie ClickUp für individuelle Preise* ClickUp AI: Hinzufügen zu einem beliebigen Plan für $5 pro Mitglied im Arbeitsbereich
Überprüfen Sie ClickUp's Preisgestaltung mit einer detaillierten Liste der Funktionen aller Pläne.
Verbessern Sie Ihre Projektmanagement-Fähigkeiten mit ClickUp
Jeder verwaltet seine Projekte - auf die eine oder andere Weise. Große Veranstaltungen werden nur mit einem Notizbuch und einem Stift geplant und durchgeführt. Aber das ist extrem ineffizient und stressig.
Die professionellen Projekte von heute brauchen mehr als nur "Management" Sie müssen mit Klarheit, Transparenz, Agilität und Effizienz gemanagt werden. Dazu braucht es eine zweckmäßige Projektmanagement-Software wie ClickUp.
Mit seinen vollständig anpassbaren Funktionen fungiert ClickUp als All-in-One-Projektmanagement-Tool für moderne Teams. Testen Sie ClickUp noch heute kostenlos !
FAQs über Projektmanagement-Software Vorteile
1. Was sind die Vorteile des Software-Projektmanagements?
Die verschiedenen Vorteile des Projektmanagements sind:
- Ausgezeichnetes Aufgabenmanagement
- Bessere Qualität der Arbeit
- Erhöhte Produktivität
- Verbesserte Zusammenarbeit
- Verbessertes Ressourcenmanagement
- Effektives Risikomanagement
- Verbesserte Kundenbeziehung und -zufriedenheit
2. Was ist der allgemeine Zweck von Projektmanagement-Software?
Projektmanagement-Software hilft Einzelpersonen und Teams, ihre projektbezogenen Aufgaben und ihre Kommunikation zu organisieren, zu verwalten und zu rationalisieren. Sie bietet Werkzeuge für die Planung, Terminierung, Ressourcenzuweisung, Aufgabenverwaltung, das Risikomanagement und die Entscheidungsfindung.