Viele moderne Unternehmen befürworten eine flache Hierarchie. Und obwohl das fast so klingt, als gäbe es gar keine, haben Organisationen und Projekte immer eine Art Hierarchie.
Wenn Sie die verschiedenen Stile und Methoden zur Strukturierung von Projekten kennenlernen, verhindern Sie, dass diese zu einem chaotischen Durcheinander werden. Mit der richtigen Struktur des Projektmanagements wissen alle in Ihrem Team – und den Teams um Sie herum – genau, wer für was zuständig ist.
So wird es viel einfacher, die Arbeit zu steuern und die besten Entscheidungen für das Projekt und letztendlich für das Geschäft zu treffen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Struktur des Projektmanagements ausmacht und wie Sie eine solche Struktur auswählen. Vor allem aber geben wir Ihnen Anleitungen, wie Sie diese Strukturen ganz einfach in ClickUp erstellen können!
Lesen Sie weiter!
Wozu dienen Strukturen des Projektmanagements?
Eine Struktur des Projektmanagements dient dazu, die Hierarchie und damit die Berichtswege in einem Projekt zu klären. Die Struktur umreißt die Funktion und Befugnisse jedes Projektbeteiligten in Bezug auf die Überwachung und Entscheidungsfindung.
Diese Organisationsstrukturen werden in Form von Diagrammen dargestellt. Ihr Wert liegt darin, dass sie den Mitgliedern der Teams während der Projektdurchführung als Referenz dienen.
Schließlich ändern sich Strukturen des Projektmanagements aufgrund von Mitarbeiterfluktuation und -abgang. Das Gleiche kann während der Ferienzeit und bei der Einstellung vieler neuer Mitarbeiter passieren.
Möglicherweise hat das Projekt jedoch gerade erst begonnen und die Organisationsstruktur muss noch definiert werden. Oder es läuft schon so lange, dass sich die Organisationsstruktur im Laufe der Zeit verändert hat.
Es ist schneller und bequemer, ein Diagramm in einem zugänglichen Repository zu überprüfen, als (manchmal verschiedene) Kollegen zu behelligen und zu fragen, an wen man sich wenden muss, um eine dringende Angelegenheit zu klären.
PROJEKTMANAGEMENT ODER PROJEKTORGANISATIONSSTRUKTUR? Manche bezeichnen diese Strukturen als „Projektorganisationsstrukturen” statt als „Projektmanagement-Strukturen”. Das liegt daran, dass sie die Organisation der Personen rund um ein Projekt darstellen. Je nach Struktur ändert sich der Stil der Koordination und Verwaltung der Arbeit und Kommunikation des Projektteams.
Dennoch dient jede Struktur des Projektmanagements als Grundlage für:
- Klare Kommunikation: Stimmen Sie vor und während eines Projekts alle Mitglieder des Teams auf die erwarteten Beiträge jedes Einzelnen ab, um Konflikte zu minimieren.
- Effektive Teamzusammenarbeit: Klar definierte Rollen, Verantwortlichkeiten und die Verbindungen zwischen ihnen
- Optimierung der Workflows : Mitarbeiter, technologische Systeme und Materialien innerhalb und zwischen Projekten werden definiert.
- Beseitigung möglicher Hindernisse: Diese können aufgrund einer übermäßigen oder unzureichenden Ressourcenzuteilung und Workload entstehen.
Und alle oben genannten Merkmale sind in gewisser Weise Prinzipien des Projektmanagements.
Verschiedene Arten von Strukturen für Projekte
Werfen wir einen Blick auf die drei wichtigsten Arten von Strukturen des Projektmanagements. Jede davon weist eine unterschiedliche Konfiguration der Rollen der Mitglieder des Teams innerhalb der Projekte und des Unternehmens auf.
Und das bestimmt die Verantwortlichkeiten und Befugnisse jedes Einzelnen im Rahmen eines Projekts oder des Unternehmens. Beachten Sie, dass wir Ihnen Vorlagen zeigen, die Sie möglicherweise benutzerdefiniert an Ihre Realität anpassen müssen.
In der Zwischenzeit sollten Sie sich jedoch mit den Unterschieden zwischen den Strukturtypen auf diesen Ebenen vertraut machen:
- Die Rolle des Projektmanagers im Projektmanagement
- Die Koordination von Arbeit und Mitarbeitern, die entweder vertikal oder horizontal erfolgt
- Die Positionen „Line“ und „Staff“: Eine „Line“-Position steht für ein Teammitglied, das direkt mit dem Produkt zu tun hat. Eine „Staff“-Position steht für jemanden, der die Arbeit der „Line“-Positionen unterstützt, ohne direkt mit dem Produkt zu tun zu haben.
- Eine Linienposition steht für ein Mitglied des Teams, das direkt mit dem Produkt zu tun hat.
- Eine Stabsposition bezeichnet jemanden, der die Arbeit derjenigen in Linienpositionen unterstützt, ohne direkt mit dem Produkt zu tun zu haben.
- Die Konzentration der Entscheidungsfindung, die entweder bei einigen wenigen Mitgliedern des Teams liegt oder über das gesamte Unternehmen verteilt ist
- Eine Linienposition steht für ein Mitglied des Teams, das direkt mit dem Produkt zu tun hat.
- Eine Stabsposition bezeichnet jemanden, der die Arbeit derjenigen in Linienpositionen unterstützt, ohne direkt mit dem Produkt zu tun zu haben.
Funktionale Organisationsstruktur
Bei der funktionalen Struktur des Projektmanagements werden die Mitarbeiter in Abteilungen eingeteilt. Jede dieser Abteilungen repräsentiert einen Funktionsbereich innerhalb des Unternehmens, wie z. B. Personalwesen, Finanzen oder Marketing.
Ein funktionaler Manager ist für jede einzelne Abteilung verantwortlich. Und ein leitender Angestellter überwacht ihre Arbeit.
Funktionale Manager sind die Entscheidungsträger und koordinieren Projekte horizontal. Für jedes Projekt wählen sie Mitglieder des Teams aus den Mitarbeitern der jeweiligen Abteilung aus. Diese Mitglieder kumulieren ihre Aufgaben innerhalb der Abteilung – beispielsweise die Lohnabrechnung – mit der Projektarbeit.
Empfohlen für: Funktionsübergreifende Projekte, die die Mitarbeiter zusätzlich zu ihren Abteilungsaufgaben übernehmen können.
Projektorientierte Organisationsstruktur
In der projektorientierten (oder projektbasierten) Projektmanagement-Organisationsstruktur sind die größten Einheiten innerhalb des Unternehmens Projekte (und nicht Abteilungen). Entsprechend ist auch die Koordination der Arbeit projektorientiert und somit vertikal.
Außerdem liegt die Befugnis zur Überwachung der Arbeit bei den Projektmanagern – einem pro Projekt. Diese weisen den Mitgliedern Projekte zu, was bedeutet, dass diese Mitglieder sich ausschließlich diesen Projekten (anstatt Abteilungen) widmen.
Empfohlen für: Kleine Agenturen und junge Start-ups
Matrix-Organisationsstruktur
Eine Matrixstruktur ist ein Raster, in dem die Mitglieder des Projektteams zwei Berichtslinien haben. Es gibt Varianten dieser Struktur, darunter:
Schwache Struktur
Auf den ersten Blick sieht diese matrixförmige Struktur des Projektmanagements genauso aus wie die funktionale Organisationsstruktur. Es gibt jedoch einen Unterschied: In dieser Matrix-Struktur koordinieren die Mitarbeiter die Arbeit des Projekts abteilungsübergreifend (anstelle eines funktionalen Managers).
Ausgewogene Struktur
Ausgewogene Matrixstrukturen haben keine Vollzeit-Projektmanager. Stattdessen ist ein Projektmanager auch ein Mitarbeiter und übernimmt neben seinen Aufgaben in der Abteilung auch die Teilzeit-Projektkoordination. Außerdem trifft weiterhin ein funktionaler Manager die Entscheidungen über Projektbudgets, Ressourcenzuweisung und andere Aspekte.
Starke Struktur
Die starke Matrixstruktur umfasst eine spezielle Abteilung, die sich ausschließlich dem Projektmanagement widmet. Die Mitglieder dieser Abteilung sind allesamt hauptberufliche, funktionsübergreifende Projektmanager (unter der Aufsicht eines Funktionsmanagers).
Ein Manager aller Projektmanager leitet die Abteilung für Projektmanagement. Und jeder Projektmanager hat die Autorität über seine eigenen Projekte.
So wählen Sie die beste Organisationsstruktur für Ihr Team aus
Sie wissen nicht, welche Organisationsstruktur für das Projektmanagement für Sie am besten geeignet ist? Kein Problem! Hier sind ein paar Überlegungen und Richtlinien, die Ihnen dabei helfen sollen, dies herauszufinden:
Analysieren Sie Ihre Einschränkungen bei der Ressourcenzuweisung
Wenn Sie Ihre Ressourcenbeschränkungen berücksichtigen, denken Sie nicht nur an Personal und Arbeitskräfte, sondern bewerten Sie auch Ressourcen wie Software, tools und andere Teamausgaben.
Ihr Einstellungsbudget beeinflusst die Zuweisung von Personalressourcen. Und es bestimmt die Funktionen, die jeder Mitarbeiter übernimmt. Außerdem beeinflusst das Budget die Zeit, die jedem Mitglied des Teams für die Arbeit an einem Projekt zur Verfügung steht.
- Eine funktionale Organisationsstruktur eignet sich für Mitarbeiter, die Projektarbeit mit Abteilungsaufgaben kombinieren müssen.
- In schwachen Matrixstrukturen koordinieren die Mitglieder des Teams das Projekt parallel zu ihrer Arbeit in der Abteilung.
- Ausgewogene Matrixstrukturen sehen vor, dass einige Mitglieder die Projektkoordination mit der Arbeit in ihrer Abteilung kombinieren.
- Projektorientierte Strukturen erfordern, dass Sie ein Plan für das Projektmanagement erstellen, das sich ausschließlich um die Überwachung der Projektarbeit kümmert.
- Starke Matrixstrukturen erfordern ein ausreichendes Budget für einen Vollzeit-Projektmanager und eine Abteilung für Projektmanagement mit einem eigenen Leiter.
Machen Sie sich bewusst, welche Befugnisse Ihre Projektmanager im Bereich des Projektmanagements benötigen.
Das ist ihre Entscheidungsautonomie, die weitgehend von der von Ihnen ausgewählten Projektmanagement-Struktur abhängt. Die Entscheidungsgewalt hängt jedoch auch davon ab, ob es neben einem Projektmanager auch funktionale Manager gibt.
Außerdem beeinflusst die Projektorganisationsstruktur die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Projektmanagern. Mit anderen Worten: Sie definiert die Berichtswege innerhalb von Projekten.
- In einer ausgewogenen Matrixstruktur trifft ein Projektmanager keine Entscheidungen über das Budget oder die Einstellung von Personal.
- Ein Projektmanager in projektbezogenen Strukturen gibt keine Befugnisse für Projekte frei.
- Bei strukturen, die dem Konzept der Matrix ähneln, berichten die Mitglieder des Projektteams sowohl an einen Projektmanager als auch an einen Funktionsmanager.
Bewerten Sie die Größe und Komplexität Ihrer Projekte
Bei weniger komplexen oder kleineren Projekten kann der Projektmanager neben der Koordination der Projektarbeit noch andere Funktionen übernehmen. Er kann die Projektkoordination mit der Projekt- und/oder Abteilungsarbeit verbinden.
Kleinere Projekte funktionieren am besten mit funktionalen, schwachen Matrix- und ausgewogenen Matrixstrukturen.
Auf der anderen Seite eignen sich für größere oder komplexere Projekte Organisationsstrukturen mit Projektmanagern, die nicht in der Abteilung oder am Projekt arbeiten. Eine Organisationsstruktur, die hier am besten funktioniert, umfasst projektbezogene und starke Matrixstrukturen.
Bewerten Sie die Reife Ihres Unternehmens
Wenn eine Organisation noch nicht ausgereift ist, verfügt sie möglicherweise noch nicht über Abteilungen. Das bedeutet, dass die Aufgaben der Abteilungen nur eine untergeordnete Rolle spielen, sodass die Mitarbeiter fast ihre gesamte Arbeitszeit für Projekte aufwenden. Dies funktioniert am besten für junge Start-ups.
5 Beispiele und Vorlagen für Strukturen des Projektmanagements für verschiedene Teams
Sobald Sie sich für eine Struktur des Projektmanagements entschieden haben, müssen Sie diese möglicherweise für Ihr Team benutzerdefiniert anpassen. Wir sind Ihnen jedoch einen Schritt voraus und haben einige Beispiele für Sie, mit denen Sie Zeit sparen können. Sehen Sie sich die fünf verschiedenen Beispiele für Strukturen des Projektmanagements an, denen Sie möglicherweise begegnen werden:
1. Struktur des Projektmanagements für Marketing-Teams
Dieses einfache Beispiel für eine Organisationsstruktur gilt für Content-Marketing-Teams. In diesem Beispiel ist der Blog-Manager ein Projektmanager. Die Blogs sind Aufgaben im Projekt, und die Mitglieder des Teams sind die Content-Strategen, Blog-Autoren und Illustratoren, die an der Erstellung der Beiträge beteiligt sind.
Illustratoren stellen nicht nur dem Blog-Manager, sondern auch dem Creative Manager Berichte vor. Letzterer entscheidet über das Budget und die Zuweisung von Illustratoren und anderen kreativen Positionen zum Blog-Projekt und anderen Projekten, wie beispielsweise Social-Media-Kampagnen.
In der Regel unterstehen der Blog-Manager und manchmal auch der Creative Manager dem Content Director (oder Head of Creative). Dieser Director untersteht wiederum dem VP of Marketing oder Chief Marketing Officer.
2. Projektmanagement-Struktur für das Design-Team entwerfen
Eine Organisationsstruktur kann für ein Team besser funktionieren als für ein anderes – deshalb ist eine funktionale Organisationsstruktur für Designteams wichtig. Wir haben Ihnen jedoch nur eine der Möglichkeiten gezeigt, bei der ein Designleiter zu den Mitgliedern des Projektteams gehört.
In diesem Strukturbeispiel beaufsichtigt jeder Projektmanager ein Projektteam. Der Koordinator der Projektmanager ist der Produktmanager, der die Roadmap für alle Projekte im Zusammenhang mit einem Produkt festlegt.
Projektteam 1 entwickelt die Website. Team 2 erstellt Designkomponenten, die auf der Website erscheinen. Und Team 3 entwickelt Softwarekomponenten, die der Programmierer in Team 1 verwendet.
Das bedeutet, dass Teams zwar multidisziplinär sein können, aber dennoch über einen eigenen Grafikdesigner verfügen. Ein Designleiter koordiniert dann die Ergebnisse dieser Designer, damit sie den gleichen Designrichtlinien entsprechen.
3. Struktur des Projektmanagements für Vertriebsteams
Es ist üblich, Vertriebsteams und Projekte geografisch zu organisieren, da ein Vertriebsleiter oft mehrere regionale Vertriebsmanager beaufsichtigt, die wiederum jeweils Bezirksvertriebsmanager beaufsichtigen.
Je nach Größe des Bezirks koordiniert jeder Bezirksverkaufsleiter die Arbeit eines oder mehrerer Vertriebsteams. Das Ziel jedes Teams ist es, den Kundenstamm zu vergrößern und den Umsatz innerhalb des entsprechenden Bezirks zu steigern.
4. Struktur des Projektmanagements des HR-Teams
Für Personalabteilungen besteht ein Projekt aus umfangreichen oder komplexen HR-Arbeiten, die von einem Projektmanager überwacht werden müssen. Beispiele für solche Projekte sind die Erstellung eines Onboarding-Programms für neue Mitarbeiter, eines Handbuchs oder die Entwicklung eines Abfindungsprogramms.
Eine HR-Abteilung, in der ein HR-Direktor einen HR-Manager beaufsichtigt, könnte eine funktionale Organisationsstruktur für ein Geschäft sein. Manchmal sind HR-Manager für ihre eigenen Teams verantwortlich, die entsprechend der Art ihrer Arbeit organisiert sind – Personalbeschaffung, Vergütung, Sozialleistungen sowie Weiterbildung und Entwicklung (L&D).
Um beispielsweise einen Onboarding-Schulungskurs zu konzipieren, könnte der Instructional Designer zusätzlich zur Entwicklung des Kurses selbst die Rolle des Projektmanagers übernehmen. Dabei würde er sich auf die Beiträge der Mitglieder der beiden anderen Teams stützen, um den Kurs zu erstellen, vorausgesetzt, dass diese ihre wiederkehrenden Aufgaben in ihrer Abteilung, wie z. B. Vorstellungsgespräche oder die Gehaltsabrechnung, weiterhin wahrnehmen.
Bonus: Software für Mitarbeiterhandbücher!
5. Struktur des Projektmanagements für das Bauteam
Bauteams können über recht komplexe Projektstrukturen verfügen. Um eine Struktur zu erstellen, müssen Sie verstehen, was die einzelnen Rollen innerhalb eines Bauprojekts bedeuten:
- Ein leitender Projektmanager beaufsichtigt die Arbeit der Projektmanager und Bauleiter.
- Projektmanager bleiben im Büro, planen die Projektziele gemeinsam mit der Geschäftsleitung und sorgen dafür, dass das Team diese Ziele erreicht. Sie beaufsichtigen sowohl die Bauleiter – mindestens einen pro Projekt – als auch die Projektadministratoren – in der Regel einen pro Projekt, wenn das Projekt groß genug ist.
- Bauleiter sind Manager auf der Baustelle, die für die Festlegung von Zeitplänen und die Beaufsichtigung des Vorarbeiters verantwortlich sind.
- Der allgemeine Vorarbeiter – einer pro Baustelle – beaufsichtigt die Fachvorarbeiter und die Ausführung der Arbeit durch alle anderen Arbeiter vor Ort, wie z. B. Zimmerleute, Maler, Trockenbauer, Elektriker und Klempner.
- Projektadministratoren kümmern sich um alle Formalitäten, die für einen reibungslosen Projektablauf erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise die Anforderung und Nachverfolgung von Zahlungen an Lieferanten und Subunternehmer.
So erstellen Sie eine Organisationsstruktur in ClickUp
Die beiden einfachsten Möglichkeiten, eine Struktur für das Projektmanagement in ClickUp zu erstellen, sind unsere Features „ClickUp Mindmaps ” und „ClickUp Whiteboards ”.
Verwendung von ClickUp-Mindmaps zur Definition von Projektstrukturen
Das Wichtigste zuerst: Was ist eine Mind Map? Im Kontext dieses Artikels ist eine Mind Map eine visuelle Darstellung der internen Struktur Ihrer Organisation.
Es handelt sich um ein Diagramm, das die Berichts- und Weisungsbeziehungen zwischen Projektmitarbeitern, Managern und anderen Führungskräften darstellt. Sie können es verwenden, um Ihr Projekt zu planen und einzurichten und die Struktur des Projektmanagements den Beteiligten zu vermitteln.
In ClickUp können Sie jetzt entweder in einer Kartenansicht oder auf Whiteboards eine frei gestaltbare Mindmap erstellen. Im ersten Fall fügen Sie eine Kartenansicht zu Ihrem ClickUp-Workspace hinzu. Im zweiten Fall fügen Sie eine Mindmap zu einem Whiteboard hinzu.
Notiz: Sie können Mindmap-Elemente in ClickUp-Aufgaben umwandeln. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal in einer Mindmap-Ansicht arbeiten, empfehlen wir Ihnen, den Leer-Modus (anstelle des Aufgabenmodus) zu wählen.
Lassen Sie uns die Schritte durchgehen, die Sie befolgen müssen, um eine Mindmap entweder in einer Kartenansicht oder auf einem Whiteboard zu erstellen.
Schritt 1: Legen Sie die höchste Autorität fest
Da Mindmaps hierarchische Strukturen sind, beginnen Sie damit, die höchste Autoritätsposition in Ihrem Projekt darzustellen. Diese Position ist ein Stammknoten im Diagramm.
Schritt 2: Stellen Sie die erste Ebene der untergeordneten Knoten dar.
Zeichnen Sie je nach Art der von Ihnen ausgewählten Projektorganisationsstruktur die untergeordneten Knoten des Stammknotens ein. Dabei kann es sich um Funktionsmanager, Projektmanager oder Manager von Projektmanagern handeln. Wenn es hilfreich ist, benennen Sie jede Position mit dem Namen der Person.
Schritt 3: Untergeordnete Knoten verzweigen
Führen Sie an dieser Stelle je nach Ihrer Struktur des Projektmanagements eine der folgenden Maßnahmen durch:
- Fügen Sie Mitglieder und Projektmanager zu funktionalen Abteilungen hinzu, indem Sie sie von funktionalen Managern abspalten.
- Fügen Sie Mitglieder zu Teams hinzu, indem Sie sie von Projektmanagern ableiten.
Und wenn Sie eine Abteilung für Projektmanagement haben, fügen Sie dieser Abteilung Projektmanager hinzu, indem Sie sie vom Manager der Projektmanager abspalten.
Schritt 4: Projektteams hervorheben
Grenzen Sie jedes Projektteam ab. Sie können dies beispielsweise tun, indem Sie für verschiedene Projektteams unterschiedliche Farben verwenden. Es gibt auch andere Möglichkeiten, auf Whiteboards mit Formen oder Farben zu kennzeichnen.
Schritt 5: Projektmanager im Projektmanagement markieren
Kennzeichnen Sie Vollzeit- und Teilzeit-Projektmanager. Versehen Sie beispielsweise Knoten mit Symbolen, um diese Unterscheidung zu treffen.
Möchten Sie schneller loslegen? Verwenden Sie die einfache Mindmap-Vorlage von ClickUp, um Ihre Struktur für das Projektmanagement aufzubauen.
Und wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ClickUp das richtige tool zum Erstellen von Mindmaps ist, lesen Sie unseren Artikel über die besten Mindmapping-Softwareoptionen, die auf dem Markt erhältlich sind!
Verwendung von ClickUp-Whiteboards zur Definition von Projektstrukturen
Whiteboards eignen sich besonders gut für die Remote-Zusammenarbeit in Echtzeit mit Managern und anderen Führungskräften bei der Festlegung einer Struktur für das Projektmanagement.
Die Schritte zum Erstellen von Mindmaps gelten auch für die Gestaltung von Organisationsstrukturen auf Whiteboards. Anstatt jedoch eine Mindmap auf einem Whiteboard zu erstellen, können Sie Ihre Strukturen mit anderen visuellen Elementen und Diagrammbeschränkungen aufpeppen.
In ClickUp Whiteboards können Sie Formen zeichnen und diese mit Verbindungslinien verknüpfen. Sie können Ihren Strukturen des Projektmanagements auch Haftnotizen und Text hinzufügen und Bilddateien wie Porträtfotos oder Symbole hochladen, um Positionen zu unterscheiden.
Profi-Tipp: Verwenden Sie die Vorlage „Einführung in Whiteboards“ von ClickUp, um loszulegen.
Wichtige Punkte, die Sie im Auge behalten sollten
Wenn Sie die beste Organisationsstruktur für Ihr Projekt auswählen, optimieren Sie Talente und Ressourcen. Und Sie legen den Grundstein für ein effizientes Workflow-Management und leistungsstarke Teams.
Denn ohne diese beiden Faktoren – klare Ziele für das Projekt und eine Vision – können Sie unmöglich die gewünschten Ergebnisse und die gewünschte Qualität erzielen.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir helfen Ihnen dabei, eine Struktur für das Projektmanagement aufzubauen, die sich optimal auf Ihre Projekte auswirkt.