Antonio ist Wortakrobat bei Tribal Credit, einem Finanzdienstleistungsunternehmen, das speziell auf Start-ups zugeschnitten ist. Er verfügt über mehr als fünf Jahre Erfahrung darin, Geschichten von Entscheidungsträgern aus dem Bereich Public Affairs und nun auch aus den Bereichen Finanzen und Unternehmertum zu erzählen. Wenn er nicht gerade bei der Arbeit seine Koffeinverträglichkeit testet, trainiert er Muay Thai oder liest Belletristik.
Die Balance zwischen dem hohen Tempo eines Unternehmens und einer Aufgabe, die Präzision erfordert, wie beispielsweise das Ausgabenmanagement, wird für die Produktivität immer schwieriger.
Ein Bericht von SAP Concur zeigt, dass 6 von 10 Mitarbeitern mindestens einmal eine fehlerhafte Spesenabrechnung eingereicht haben und mindestens 33 % Dokumente mit fünf oder mehr Fehlern eingereicht haben.
Um solche Ungenauigkeiten zu finden, müssen die Mitarbeiter jeden Eintrag überprüfen, ohne die Garantie zu haben, dass sie ihn finden. Dies kann zu hohen Kosten und Compliance-Risiken führen.
Heutzutage gibt es Management-Tools, die speziell darauf ausgerichtet sind, diese Probleme zu lösen und die Produktivität zu messen, um unsere Chancen zu erkennen.
Warum ist das immer noch ein Thema?
Die Herausforderung besteht nicht darin, dass es an Tools mangelt, sondern dass es immer mehr davon gibt. Finanzverantwortliche müssen entscheiden, welche Tools und Dienste für die Leistung des Teams am besten geeignet sind, und oft ist diese Aufgabe an sich schon mühsam.
Wenn Ihr Team einen kleinen Anstoß braucht, sind wir gerne für Sie da.
Hier sind fünf Tipps, mit denen Sie die Produktivität und Präzision Ihres Spesenmanagement-Teams steigern können.
Aber das Wichtigste zuerst.
Was muss ein Spesenmanagement-Team erledigen?
Erinnern Sie sich noch an Ihre erste Geschäftsreise? Wir erinnern uns daran, dass wir beide Flugtickets verloren haben und sie daher nicht beim Team für die Buchhaltung einreichen konnten. Das Ergebnis war natürlich der klassische enttäuschte Blick.
Um Probleme wie die oben erwähnten zu vermeiden, überprüft ein Spesenmanagement-Team, ob alle Ausgaben gerechtfertigt sind und im Projektbudget enthalten sind. Dazu werden alle Tickets, Rechnungen oder Belege verwendet, die Sie während Ihrer Reise gesammelt haben, um die Rechenschaftspflicht im Unternehmensbetrieb sicherzustellen. Im Grunde genommen sind sie die Hüter des Cashflows des Unternehmens und ihre Arbeit ist für die finanzielle Gesundheit von entscheidender Bedeutung!
Ohne ein Spesenmanagement-Team mit einer so wichtigen Funktion könnte dies für den gesamten Betrieb nachteilig sein. Denn kein Unternehmen der Welt möchte schließlich pleite gehen, oder?
Stellen Sie sich Folgendes vor: CB Insights argumentiert, dass der Mangel an Bargeld der Hauptgrund für das Scheitern von Start-ups ist. Nach der Analyse von über 100 Post-Mortem-Berichten stellten sie fest, dass ungenaue Ausgabenprognosen einer der Hauptgründe dafür waren, dass sie keine Investoren für weitere Finanzierungsrunden gewinnen konnten.
Deshalb kann die richtige Kombination aus Tools und Dienstleistungen, die die Produktivität eines Spesenmanagement-Teams steigern, dem gesamten Unternehmen zugute kommen.
Hack Nr. 1: Echtzeit-Nachverfolgung
In den Zeiten, als Ausgaben noch auf Papier erfasst wurden, war ein Gerät, das in Echtzeit Auskunft darüber gab, wann, wo und wie der Flow des Geldes ausgegeben wurde, der Heilige Gral der Buchhaltungsabteilungen.
Unternehmen benötigen Spesenabrechnungs-Teams, um potenzielle Anomalien vorherzusehen, da es immer besser ist, proaktiv zu handeln und so schnell wie möglich Maßnahmen zu ergreifen.
Basierend auf dem Gleichgewichtspunkt für jeden Betriebszeitraum können Teams eine Ausgabenobergrenze festlegen und ein Dashboard verwenden, mit dem sie in Echtzeit die Nachverfolgung des Geldflusses durchführen können und potenzielle Probleme erkennen können.
Hack Nr. 2: Erstellen Sie mit wenigen Klicks einen Bericht
Die Aberdeen Group schätzt, dass die Bearbeitung einer einzigen Spesenabrechnung kleine und mittlere Unternehmen durchschnittlich 35 US-Dollar kostet.
Glauben Sie nicht auch, dass es kostengünstiger ist, etwas doppelt zu überprüfen, als es noch einmal zu erledigen?
Verbringen Sie weniger Zeit mit der Berichterstellung und verschaffen Sie Ihrem Team mehr Freiraum, um Unstimmigkeiten zu überprüfen.
Durch die Verwendung von Softwarelösungen wie dem Dashboard von ClickUp und deren tools zur Berichterstellung kann das Team seine Produktivität optimieren und den Zeitaufwand für die Erstellung eines Berichts reduzieren.
Außerdem können Sie Ihr eigenes Kontrollzentrum für Ihr gesamtes Team einrichten. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Arbeit Ihres Teams und können genau feststellen, wo Sie die Prozessabläufe der Spesen-Berichterstellung verbessern können, um Kosten zu senken.
📌 Profi-Tipp: Sehen Sie sich ClickUp University an : Nutzen Sie Dashboards für Ihre Berichterstellung
Hack Nr. 3: Erzählen Sie die Geschichte und bauen Sie Brücken
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Finanzteams (und Finanzfachleute im Allgemeinen) Schwierigkeiten haben, ihr Wissen und ihre Erkenntnisse auf eine zugängliche und überzeugende Weise zu vermitteln* – zumindest für Laien.
Auf die Frage, warum Grafiken und Diagramme nur trockene Zusammenstellungen langweiliger Statistiken seien, antwortete Edward Tufte (der von Bloomberg als „Galileo der Diagramme” bezeichnete Mann):
Wenn Statistiken langweilig sind, dann haben Sie die falschen Nummern.
Vermeiden Sie langweilige Berichte, nicht nur aus Gründen der Unterhaltung, sondern vor allem aus Gründen der Klarheit.
Integrieren Sie visuelle Hilfsmittel und Storytelling-Techniken in Ihren Workflow, und Sie werden sehen, wie sehr Sie die Kommunikation zwischen den Teams verbessern können.
Hack Nr. 4: Einfache Entscheidungsfindung
Finanzverantwortliche und Entscheidungsträger können sich fast ausschließlich auf Planung und Strategie konzentrieren, wenn das Team dank Tools wie Dashboards und Ein-Klick-Berichterstellung in Echtzeit* hochwertige Daten und Erkenntnisse generieren kann.
Laut der jährlichen CFO-Umfrage von Gartner ist die oberste Priorität für Finanzverantwortliche im Jahr 2021 die erweiterte Datenanalyse.
Die Bedeutung und Komplexität fortschrittlicher Datenanalysen und digitaler tools für die Transformation von Finanzabteilungen wird für Stakeholder von grundlegender Bedeutung sein, um ihre Arbeit auf die nächste Stufe zu heben.
Die richtigen Anbieter zu haben, um den Übergangsprozess zu erleichtern, ist von entscheidender Bedeutung.
Bonus: Vorlagen für das Hauptbuch
Hack Nr. 5: Investieren Sie in Ihr Team
Eine Studie von AMI-Partners hat ergeben, dass ein Finanzteam durch den Einsatz einer integrierten Lösung für Ausgaben, Reisen und Rechnungen bis zu 500 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter einsparen kann .
Durch die Integration spezieller Dienste für das Ausgabenmanagement können sie die eingesparte Zeit in entscheidende Aktivitäten reinvestieren, wie zum Beispiel:
- Ausgabentrends analysieren
- Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden
- Neue Features einer Lösung kennenlernen und anwenden
Jede Investition, die Sie tätigen, um Ihrem Team Zeit zu geben, sich auf das Wesentliche statt auf das Dringende zu konzentrieren, macht den Unterschied zwischen einem Management, das die Produktivität steigert, und einem, das dies nicht tut.
Und damit auch die Chancen des Unternehmens auf eine gesunde Finanzlage zu erhöhen.
Erfolgreiches Ausgabenmanagement beginnt hier
Die Brücke zwischen Projektmanagement-Methoden und praktischen Hacks mit Finanz- und Ausgabenmanagement-Teams zielt darauf ab, Workflows zu optimieren.
Durch die Sammlung der Daten und deren Verfügbarkeit an einem einzigen Space haben sie alles, was sie brauchen, um Maßnahmen zu ergreifen, ohne sich mit Überlastung herumschlagen zu müssen.
Es ist notwendig, das Spesenmanagement-Team mit den richtigen Tools und modernsten Innovationen an die Spitze der Produktivität zu bringen.
Vergessen Sie die enttäuschten Blicke Ihrer Kollegen, weil Flugtickets verloren gegangen sind.