erledigt Wortzauberei bei Stammeskredit , das Finanzdienstleistungsunternehmen, das speziell für Start-ups entwickelt wurde. Er verfügt über mehr als 5 Jahre Erfahrung im Erzählen von Geschichten von Entscheidungsträgern in öffentlichen Angelegenheiten und jetzt im Bereich Finanzen und Unternehmertum. Wenn er nicht bei der Arbeit ist und seine Koffeintoleranz testet, kann er Muay-Thai trainieren oder Belletristik lesen.
Das schnelle Tempo eines Unternehmens mit einer Aufgabe in Einklang zu bringen, die Präzision erfordert, wie z. B. die Verwaltung von Ausgaben, ist eine zunehmende Herausforderung für die Produktivität. Ein Bericht von SAP Concur zeigt, dass 6 von 10 Mitarbeitern mindestens eine fehlerhafte Rechnung eingereicht haben spesenbericht und mindestens 33 % haben Dokumente mit fünf oder mehr Fehlern eingereicht.
Um diese Ungenauigkeiten zu finden, müssen die Mitarbeiter jeden Eintrag scannen, ohne die Garantie, ihn zuzuordnen. Dies kann zu folgenden Ergebnissen führen hohen Kosten und Compliance-Risiken führen .
Heutzutage verfügen wir über Management-Tools, die diese Probleme lösen können und die Produktivität zu messen, um unsere Chancen zu erkennen. Warum ist das immer noch ein Thema?
Die Herausforderung besteht nicht in einem Mangel an verfügbaren Tools, sondern in ihrer zunehmenden Zahl. Die Leiter der Finanzabteilungen müssen auswählen, welche Tools und Dienste für die Leistung des Teams optimal sind, und oft ist diese Aufgabe an sich schon mühsam.
Wenn Ihr Team einen kleinen Anstoß braucht, sind wir hier, um Ihnen dabei zu helfen.
Hier sind fünf Hacks, mit denen Sie die Produktivität und Präzision Ihres Kostenmanagement-Teams steigern können.
Aber das Wichtigste zuerst.
Was macht ein Kostenmanagement-Team?
Erinnern Sie sich noch an Ihre erste Geschäftsreise? Wir schon, und wir erinnern uns auch daran, dass wir beide Belege für unsere Flugtickets verloren hatten, so dass wir sie nicht bei der Buchhaltung einreichen konnten. Unweigerlich wurden wir mit dem klassischen enttäuschten Blick bedacht.
Um solche Probleme zu vermeiden, prüft ein Spesenverwaltungsteam, ob jede Ausgabe gerechtfertigt ist und in die budget des Projekts mit Hilfe aller Tickets, Rechnungen oder Belege, die Sie während Ihrer Reise gesammelt haben, um die Rechenschaftspflicht im Unternehmen zu gewährleisten. Im Grunde sind sie die Hüter des Cashflows des Unternehmens, und ihre Arbeit ist entscheidend für die finanzielle Gesundheit!
Das Fehlen eines Kostenmanagementteams mit einer so wichtigen Funktion könnte sich nachteilig auf das gesamte Unternehmen auswirken. Denn kein Unternehmen auf der Welt möchte, dass ihm das Geld ausgeht, nicht wahr?
Stellen Sie sich Folgendes vor: CB Insights argumentiert, dass der erste Grund für das Scheitern von Startups darin besteht, dass ihnen das Geld ausgeht . Nach der Analyse von über 100 post-Mortem-Berichte in der Folgezeit stellten sie fest, dass die ungenaue Kostenprognose einer der Hauptgründe dafür war, dass sie keine Investoren für weitere Runden gewinnen konnten.
Deshalb kann die richtige Kombination von Tools und Dienstleistungen, die die Produktivität eines Kostenverwaltungsteams steigern, dem gesamten Unternehmen zugute kommen.
Hack #1: Verfolgung in Echtzeit
Früher, als die Ausgaben noch auf Papier liefen, war ein Gerät, das in Echtzeit anzeigen konnte, wann, wo und wie der Geldfluss ausgegeben wurde, der heilige Gral der Buchhaltungsabteilungen.
Unternehmen brauchen Ausgaben-Teams, die eine mögliche Anomalie vorhersehen können, denn es ist immer besser, proaktiv zu handeln und so schnell wie möglich Maßnahmen zu ergreifen.
Auf der Grundlage des Gleichgewichtspunkts für jede Betriebsperiode können die Teams eine Ausgabenobergrenze festlegen und ein
dashboard verwenden, das es ihnen ermöglicht, in Echtzeit zu verfolgen, wie sich der Geldfluss entwickelt, und mögliche Probleme zu erkennen.
Tribal's Lösungen zur Ausgabenkontrolle
Hack #2: Erstellen Sie einen Bericht mit ein paar Klicks
Die Aberdeen Group schätzt, dass die Verarbeitung eine einzige Spesenabrechnung kleine und mittlere Unternehmen durchschnittlich 35 USD kostet .
Meinen Sie nicht, dass es billiger wäre, das Ganze noch einmal zu überprüfen, als es noch einmal zu machen?
Verbringen Sie weniger Zeit mit der Erstellung eines Berichts und schaffen Sie Ihrem Team mehr Freiraum, um Unstimmigkeiten zu überprüfen.
Mit Softwarelösungen wie ClickUp's Dashboard und deren Tools zur Erstellung von Berichten ermöglichen es dem Team, seine Produktivität zu optimieren und die für die Erstellung eines Berichts erforderliche Zeit zu verkürzen.
Außerdem können Sie Ihr eigenes Einsatzkontrollzentrum für Ihr gesamtes Team erstellen. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Einblicke in die Arbeit Ihres Teams und können feststellen, wo Sie Ihre Kostenabrechnung verbessern können, um die Kosten zu senken.
📌 Pro-Tipp: Siehe
ClickUp Universität: Berichterstattung mit Dashboards nutzen
Erstellen Sie Ihr eigenes Missionskontrollzentrum mit Dashboards in ClickUp
Hack #3: Die Geschichte erzählen und Brücken bauen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Finanzteams (und Finanzexperten im Allgemeinen) Schwierigkeiten haben, ihr Wissen und ihre Erkenntnisse auf zugängliche und überzeugende Weise zu vermitteln - zumindest für Uneingeweihte.
Auf die Frage, warum Graphen und Diagramme nur trockene Zusammenstellungen langweiliger Statistiken seien, antwortete Edward Tufte (Sie wissen schon, der Typ namens der Galileo der Diagramme von Bloomberg ) antwortete:
Wenn die Statistiken langweilig sind, dann haben Sie die falschen Zahlen.
Vermeiden Sie es, mit Ihren Berichten langweilig zu sein, aber nicht nur um des Spaßes willen, sondern vor allem um der Klarheit willen. Integrieren Sie visuelle Hilfsmittel und Erzähltechniken in Ihren Arbeitsablauf und Sie werden sehen, wie sehr Sie die Kommunikation zwischen den Teams verbessern können.
Hack #4: Entscheidungsfindung mit Leichtigkeit
Finanzleiter und Entscheidungsträger können sich fast vollständig auf Planung und Strategie konzentrieren, wenn das Team mit Hilfe von Tools wie einem Dashboard und One-Click-Reporting in Echtzeit Einblicke in hochwertige Daten gewinnen kann.
Laut der jährlichen CFO-Umfrage von Gartner haben fortschrittliche Datenanalysen für Finanzleiter im Jahr 2021 oberste Priorität.
über Gartner.com
Die Bedeutung und Komplexität fortschrittlicher Datenanalysen und digitaler Tools bei der Transformation von Finanzabteilungen wird für die Beteiligten von grundlegender Bedeutung sein, um ihre Arbeit auf die nächste Stufe zu heben.
Die richtigen Dienstleister, die den Übergangsprozess erleichtern, sind entscheidend.
Bonus: Hauptbuchvorlagen
Hack #5: Investieren Sie in Ihr Team Eine Studie von AMI-Partners fand heraus, dass ein Finanzteam jährlich bis zu 500 Stunden pro Mitarbeiter einsparen kann, wenn es
einer integrierten Lösung für Ausgaben, Reisen und Rechnungen sparen kann. Dank integrierter Dienstleistungen für das Spesenmanagement können sie ihre eingesparte Zeit in entscheidende Aktivitäten investieren, wie z. B.:
- Analysieren von Ausgabentrends
- Auffinden von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung
- Erlernen und Anwenden neuer Funktionen einer Lösung
Jede Investition, die Sie tätigen, um Ihrem Team Zeit zu geben, sich auf das Wesentliche und nicht auf das Dringende zu konzentrieren, macht den Unterschied zwischen einem produktivitätssteigernden und einem nicht produktivitätssteigernden Management.
Und damit auch die Chancen des Unternehmens, finanziell gesund zu sein.
Erfolgreiches Ausgabenmanagement beginnt hier
Die Brücke, die zwischen Projektmanagement-Methoden und praktischen Tipps für Finanz- und Kostenmanagement-Teams geschlagen wird, zielt darauf ab arbeitsabläufe zu optimieren .
Indem sie die Daten sammeln und an einem einzigen Ort verfügbar machen, haben sie alles, was sie brauchen, um Maßnahmen zu ergreifen, ohne mit der Sättigung zu kämpfen.
Es ist notwendig, das Kostenmanagementteam mit den richtigen Tools und modernsten Innovationen an die Spitze der Produktivität zu bringen.
Vergessen Sie die enttäuschten Blicke Ihrer Kollegen wegen fehlender Flugtickets.