10 kostenlose Vorlagen für Spesenabrechnungen in Excel, Google Sheets und ClickUp
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10 kostenlose Vorlagen für Spesenabrechnungen in Excel, Google Sheets und ClickUp

Ganz gleich, ob Sie eine Ausgabenerstattung einreichen oder ein Projektbudget verwalten, Spesenabrechnungen sind für jede Art von Unternehmen unerlässlich.

Dennoch macht es nicht gerade Spaß, sie zu schreiben.

Vielmehr kann es ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein - vor allem, wenn Sie sie jedes Mal von Grund auf neu erstellen müssen. Zum Glück gibt es eine einfache und kostenlose Lösung, auf die jedes Team zurückgreifen kann!

Mit Vorlagen für Spesenabrechnungen können Sie Ihre Spesenabrechnungen schneller, reibungsloser und fehlerfrei einreichen - dank vorgefertigter, professioneller Gliederungen. Außerdem können Sie kostenlos auf eine Reihe von anpassbaren und detaillierten Vorlagen zugreifen.

Zur Feier der Spesenabrechnungsvorlagen besprechen wir die wichtigsten Eigenschaften, auf die Sie bei Ihrer nächsten Spesenabrechnungsvorlage achten sollten, und stellen 10 unserer Favoriten für Excel, Google Sheets und ClickUp vor. Wir erkunden ihre besten Funktionen und zeigen Ihnen, wie Sie sie für Ihre nächste große Ausgabe optimal nutzen können. 🎉

Was ist eine Vorlage für einen Ausgabenbericht?

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das Unternehmen verwenden, um Ausgaben zu erfassen. Eine Kostenabrechnungsvorlage ist ein vorgefertigtes Formular, das den Prozess der Berichterstellung im Unternehmen erleichtert. 🖊️

Spesenabrechnungen werden meist erstellt, wenn ein Mitarbeiter im Namen des Unternehmens Ausgaben tätigt. Darin werden die Kosten für jeden Artikel oder jede Dienstleistung angegeben, um eine genaue Erstattung zu gewährleisten. Sie können aber auch anderen Zwecken dienen! Viele Teams verwenden Spesenabrechnungen bei der Abgabe von Steuererklärungen, der Bewertung von projektauswirkungen oder für einfache budgetkontrolle .

Einige Vorteile der Verwendung einer Vorlage für Spesenabrechnungen sind:

  • Effizienz: Da Sie nur Werte für jede neue Ausgabe eingeben müssen, können Sie Berichte schnell und effizient erstellen
  • Professionelle Ergebnisse: Die Vorlage deckt diesen Bereich ab, so dass Sie sich nur noch um die Zahlen kümmern müssen. Sie haben die Möglichkeit, die Vorlage für die Spesenabrechnung auszuwählen, die am besten zu Ihrer Marke und dem von Ihnen bevorzugten Grad an Formalität passt
  • Leitfaden: Wenn Sie noch nie eine Spesenabrechnung geschrieben haben, können Sie mit einer Vorlage sicherstellen, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen
  • Verbesserte Kommunikation: Mit einer gründlichen Spesenabrechnung erhalten Prüfer und andere Beteiligte Klarheit darüber, wohin das genehmigte Budget wirklich fließt
  • Zusätzliche Funktionen: Digitale Vorlagen verfügen über verschiedene Einbettungsfunktionen, Integrationen und Funktionen zum Anhängen von Quittungen und anderen nützlichen Medien an Ihre Berichte

Worauf Sie bei einer Top-Vorlage für Spesenberichte achten sollten

Eine hochwertige Vorlage für einen Spesenbericht sollte..

  • Eine klare Gliederung haben: Sie muss sauber, organisiert und leicht zu lesen sein
  • Alle notwendigen Abschnitte enthalten: Sie sollte genügend Platz und Abschnitte bieten, um alle wichtigen Details aufzunehmen
  • Ausreichende Anweisungen geben: Es muss genau definieren, wo Ihre Informationen hingehören und welche Dateien angehängt werden sollen
  • Eine gewisse Flexibilität zulassen: Sie sollten in der Lage sein, die Vorlage so anzupassen, dass sie Ihre Praktiken, Richtlinien und Ihr Branding widerspiegelt
  • Auf mehreren Geräten zugänglich sein: Sie sollten in der Lage sein, die Vorlage unterwegs über Ihren Laptop oder Ihr Telefon zu bearbeiten
  • Verbesserung der Teamzusammenarbeit: Ob durch Kommentare oder einfache Dateifreigabe, eine hochwertige Vorlage muss es Ihnen ermöglichenmit Kollegen zu kommunizieren ## 10 Vorlagen für Spesenabrechnungen zur Verwendung im Jahr 2024

Spesenabrechnungen sind einfach, wenn Sie die richtige Vorlage zur Hand haben. Mit einem gut strukturierten Rahmen und vordefinierten Kategorien können Sie Ihre Ausgaben dokumentieren und sicherstellen, dass alle Konten perfekt ausgeglichen sind.

Sie brauchen Hilfe bei der Suche nach einer Vorlage? Wir haben die Lösung für Sie.

Im Folgenden stellen wir Ihnen die 10 besten Vorlagen für Spesenabrechnungen für ClickUp, Excel, Word und Google Sheets vor.

Und als Sahnehäubchen sind sie alle kostenlos! So können Sie Ihre Geschäftsausgaben verwalten, ohne die Bank zu sprengen. 🍒

1. Spesenbericht Vorlage von ClickUp

Spesenabrechnung Vorlage von ClickUp

Beginnen wir mit etwas Einfachem, aber Effektivem. Die Vorlage für Spesenberichte von ClickUp erfasst alle wichtigen Informationen zu jeder Ausgabe in einem sauberen und farbenfrohen Layout. 🌈

Diese anfängerfreundliche Vorlage wurde erstellt in ClickUp-Dokumente -ClickUp's dynamische und eingebaute dokumentbearbeitung ein Tool, das Sie bisher noch nie verwendet haben. In diesem vorgefertigten Dokument finden Sie voreingestellte Formatierungen, Banner und Stilelemente, die das Ausfüllen und Weitergeben Ihrer Spesenabrechnungen einfacher denn je machen.

Mit detaillierten Abschnitten für die Definition des beteiligten Mitglieds, des Budgets, der Ausgaben und mehr bietet diese Vorlage alles, was Sie brauchen, um alle Kosten im Zusammenhang mit einem Team oder einem Projekt ordnungsgemäß zu dokumentieren. Der Abschnitt Aufschlüsselung der Ausgaben enthält eine Tabelle, in der Sie alle Ausgaben zusammen mit Datum, Beschreibung und Unterkategorien wie Lebensmittel und Reisen auflisten können.

Nach der Auflistung der Geschäftsausgaben und der Ermittlung der Gesamtsumme kann der Einreicher Fotos seiner Belege hinzufügen und diese direkt in der Vorlage beschreiben. Wenn Sie das Ende der Vorlage erreicht haben, sehen Sie ein Feld, in dem die Prüfer den Bericht genehmigen und unterschreiben können. Außerdem - wie bei jeder ClickUp-Vorlage -Vorlage können Sie alle Teile des Dokuments an Ihr Branding und Ihre Prozesse anpassen. Diese Vorlage herunterladen

2. Monatlicher ausgabenbericht Vorlage von ClickUp

Monatliche Kostenaufstellung Vorlage von ClickUp

Die Monatlicher Ausgabenbericht Vorlage von ClickUp hat viele Ähnlichkeiten mit der vorherigen ClickUp Doc-Vorlage, ist aber für die Erfassung der geschäftlichen Ausgaben eines Mitarbeiters über einen Monat hinweg konzipiert und bietet eine praktische Lösung für eine regelmäßige und systematische Berichterstattung.

Am oberen Rand dieser Vorlage sehen Sie Bereiche, in die Sie Ihr Firmenlogo, Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen einfügen können. Weiter unten auf der Seite finden Sie Abschnitte für die Angabe des Zwecks und des Zeitraums der Ausgaben. Der Antragsteller kann dann seinen Namen, seine Position, seinen Ausweis, seine Sozialversicherungsnummer und andere Details im Abschnitt Mitarbeiterinformationen angeben, um eine ordnungsgemäße Erstattung zu gewährleisten.

Es gibt zwei Tabellen, in denen der Antragsteller seine Ausgaben auflisten kann. Die erste ist eine allgemeine Zusammenfassung mit den Gesamtkosten für jede Kategorie, einschließlich Transport, Unterkunft und Verpflegung. In der zweiten und letzten Tabelle können Sie die Ausgaben aufschlüsseln und detaillierter aufschlüsseln. Bezieht sich die Ausgabe auf eine bestimmte geschäftskonto haben Sie die Möglichkeit, dies in diesem Abschnitt anzugeben. Diese Vorlage herunterladen

3. Mitarbeiter Spesenbericht Vorlage von ClickUp

Vorlage für den Spesenbericht für Mitarbeiter von ClickUp

Wenn Sie häufig Betriebsausflüge organisieren, ist die Vorlage für Mitarbeiter-Spesenabrechnungen von ClickUp vereinfacht den Prozess mit einem vorformatierten Dokument, um die Reisekosten jedes Mitarbeiters im Blick zu behalten. 🧳

Diese geladene Vorlage besteht aus insgesamt acht Seiten. Die erste und wichtigste Seite enthält grundlegende Informationen über die Organisation, den Absender und den Empfänger. Die folgenden fünf Seiten stellen verschiedene Arten von Ausgaben dar, darunter:

  1. Unterkunft
  2. Transport und Kraftstoff
  3. Mahlzeiten
  4. Unterhaltung
  5. Sonstiges

Jede Seite enthält Tabellen, in denen alle Kosten aufgelistet sind und die Details zu jeder Transaktion enthalten. Von dort aus kann der Mitarbeiter zu der vorgefertigten Unterseite Beleganhänge navigieren, um seine Ausgaben mit den entsprechenden Unterlagen zu belegen.

Auf der Seite Zusammenfassung der Reisekosten finden Sie schließlich die endgültige Auflistung der Ausgaben nach Art und den gesamten Erstattungsbetrag, der Ihrem Mitarbeiter zusteht.

Das Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite des Dokuments sorgt für noch mehr Übersichtlichkeit. Schalten Sie das Sticky-Inhaltsverzeichnis ein, um den Inhalt der Seite auf der rechten Seite anzuzeigen. Diese Vorlage herunterladen

4. Geschäftsausgaben & Bericht Vorlage von ClickUp

Business Expense & Report Template von ClickUp

vorlagen im Doc-Stil sind zwar sehr beliebt unter den Vorlagen für Spesenabrechnungen, aber das ist nicht die einzige Möglichkeit, eine zu erstellen! Werfen wir einen Blick darauf, wie Sie komplexere Ausgaben und Budgets mit der Business Expense & Report Template von ClickUp . Diese Vorlage auf Listenebene ist vollgepackt mit einer Vielzahl von gebrauchsfertigen Funktionen, darunter benutzerdefinierte Felder, vorgefertigte Aufgaben und mehrere Ansichten, die Ihnen helfen, Ihre Spesenabrechnungen aus jedem Blickwinkel zu verwalten.

Sammeln und speichern Sie Daten übersichtlich in Ihrem Arbeitsbereich und gewinnen Sie mit dieser anpassbaren Vorlage wertvolle Einblicke in die Ausgabengewohnheiten Ihres Unternehmens oder Teams. Diese Vorlage ist vollgepackt mit verschiedenen Ressourcen für die Verwaltung von Ausgaben von der Erfassung bis zur Erfüllung, darunter:

  • Formular Ansicht: Eine Spesenabrechnungaufnahmeformular können Sie über eine einfache URL an Ihre Mitarbeiter weitergeben, um Informationen über deren Ausgaben zu sammeln. Sobald das Formular ausgefüllt ist, wird automatisch eine Aufgabe erstellt
  • Liste Ansicht: Eine interaktive Hauptliste der Ausgaben, die standardmäßig nach Ausgabentyp geordnet ist. Die wichtigsten Informationen zu jeder Ausgabe finden Sie in den Spalten auf der rechten Seite
  • Tafel Ansicht: ATafel im Kanban-Stil von Ausgaben, geordnet nach Status. Ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop über die Tafel, um ihren Status auf dem Weg zur Genehmigung zu ändern
  • Docs: Ein Dokument für den Geschäftskostenbericht, das den vorherigen Vorlagen in der Liste ähnelt

Sie können alle Aspekte dieser Vorlage an die Schritte in Ihrem Prozess anpassen, Filter anwenden und die Gruppierungs- oder Sortierungskriterien ändern.

Sehen Sie sich diese Vorlagen an *budget proposal templates* ! Diese Vorlage herunterladen

5. Kleines unternehmen ausgabenbericht vorlage by ClickUp

Small Business Expense Report Vorlage von ClickUp

Während mehrere Ansichten, benutzerdefinierte Felder und anpassbare Aufgabenstatus für jeden Ausgabenbericht beeindruckend erscheinen, braucht Ihr kleines Unternehmen diesen Schnickschnack vielleicht gar nicht, um effizient zu bleiben. Diese nächste Vorlage schafft das, indem sie die Dinge kurz und bündig hält, um eine genaue und zeitnahe Berichterstattung zu ermöglichen. 🔔

Diese Small Business Expense Report Vorlage von ClickUp ist ein praktisches Tool, das genau für diesen Zweck entwickelt wurde. Es ist für jeden leicht zu bedienen, auch wenn Sie neu bei ClickUp sind oder weniger technisch versiert.

Diese Vorlage ist ebenfalls im Doc-Stil gehalten und hat eine vertraute Struktur. Sie beginnt mit dem Firmennamen, dem Logo und der Reporterübersicht, einem Abschnitt, der den Informationen über den Einreicher gewidmet ist. Im Abschnitt Ausgabendetails wird jede Ausgabe aufgeschlüsselt, wann sie entstanden ist und wie viel sie das Unternehmen gekostet hat.

Nach dem Abschnitt für die Belege folgt der letzte Abschnitt Genehmigung. Die Person, die die Transaktion genehmigt, füllt diese Bereiche aus und gibt ihren Namen, ihr Datum, ihre Unterschrift und weitere Angaben an. Diese Vorlage herunterladen

6. Finanzmanagement Vorlage von ClickUp

Finanzmanagement Vorlage von ClickUp

Die ClickUp Finanzmanagement-Vorlage ist Ihr One-Stop-Shop für alle Finanzangelegenheiten. Es zentralisiert Finanzdaten und bietet einfachen Zugang zu wichtigen Informationen und projektdokumentation in einem organisierten Bereich innerhalb der Plattform. Außerdem können Sie Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt mithilfe mehrerer Ansichten, benutzerdefinierter Felder und benutzerdefinierter Aufgabenstatus verfolgen.

In dieser Vorlage auf Space-Ebene finden Sie separate Ordner für die Organisation von Ausgaben in den Bereichen Vertrieb, Ausgaben sowie Produkte und Dienstleistungen. Innerhalb jedes Ordners finden Sie separate Listen mit mehreren Ansichten für zugehörige Erstattungen, einen Zahlungsplan-Kalender, preislisten und mehr.

Diese Vorlage kommt auch mit vier vorgefertigten Automationen um die mit dem Erstattungsprozess verbundene sinnlose Arbeit zu eliminieren. Wenn sich zum Beispiel ein benutzerdefiniertes Feld ändert, wird der Status der Aufgabe automatisch aktualisiert. Sie können auch benutzerdefinierte Automatisierungen einführen, um Ihren spezifischen Arbeitsabläufen und Aufgabenabhängigkeiten gerecht zu werden. Diese Vorlage herunterladen

7. Reisekostenabrechnung Vorlage in Excel von Vertex42

Vorlage für Reisekostenabrechnung in Google Sheets

Vorlage für Ausgabenbericht in Google Sheets

Wenn Sie es vorziehen, bei Ihren bewährten Tabellenkalkulationen zu bleiben, haben wir für Sie das Richtige! Diese Vorlage für Reisekostenabrechnungen in Excel ist eine zuverlässige und vertraute Option für die Verwaltung von Reisekosten. 🛍️

Beginnen Sie mit dem Berichtszeitraum und geben Sie alle erforderlichen Informationen in die dafür vorgesehenen Zellen ein, wie z. B. Zweck, Name und Abteilung. In den folgenden Abschnitten werden alle Reisedaten aufgelistet und wie viel jede Ausgabenkategorie pro Tag gekostet hat. Es gibt auch einen Abschnitt, der dem Einzelnachweis der Ausgaben gewidmet ist.

Vergessen Sie nicht, die Quittungen als Nachweis beizufügen, da die Vorlage keinen eigenen Abschnitt dafür vorsieht. 🧾

Da es sich um ein Excel-Dokument handelt, unterstützt diese Vorlage weder die Zusammenarbeit in Echtzeit noch den mobilen Zugriff. Während ClickUp eine einheitliche Plattform bietet, die über die Kostenerfassung hinausgeht, ist Excel ein eigenständiges Tabellenkalkulationsprogramm. Diese Vorlage herunterladen

8. Jährliche Kostenabrechnung Vorlage in Word von ExcelTemplates

Vorlage für Ausgabenbericht in Google Sheets

Verwenden Sie am Ende des Jahres die Vorlage Jährlicher Ausgabenbericht in Word von ExcelTemplates, um eine Zusammenfassung zu erstellen

In einem Jahr kann viel passieren - Geschäftsreisen, Kundenessen, teambildende Veranstaltungen . 👥

Ein solides System zur Erfassung der jährlichen Ausgaben ist unerlässlich, wenn Sie genau wissen wollen, wohin Ihre jährlichen Ausgaben gehen.

Genau dafür ist die Vorlage für den jährlichen Ausgabenbericht für Word gedacht. Sie ist ein einfaches, aber unschätzbares Werkzeug für eine genaue jährliche Ausgabenaufzeichnung.

Wie in jedem anderen Word-Dokument geben Sie den gewünschten Text ein und formatieren ihn. Geben Sie zunächst oben Ihren Namen, Titel, Ihre ID und Ihre Abteilung an. Berechnen Sie Ihre Ausgaben für jeden Monat des Jahres und summieren Sie sie dann nach Quartalen auf. Geben Sie die Zahlen in die vorgesehene Tabelle ein und sortieren Sie sie nach Art der Ausgaben.

Besondere Bemerkungen oder Erläuterungen finden Sie im Abschnitt Zusätzliche Kommentare. Schließen Sie das Dokument mit dem Namen, dem Datum und der Unterschrift des Genehmigers ab, um es zu bestätigen. ✒️

Wenn Sie immer noch Word bevorzugen, ist diese Vorlage genau richtig. Da dieses Programm jedoch in erster Linie für die Textbearbeitung gedacht ist, bietet es im Vergleich zu Excel und ClickUp nur begrenzte Funktionen. Diese Vorlage herunterladen

9. Mitarbeiter Spesenbericht Vorlage in Excel von ExcelTemplates

Mitarbeiter Spesenabrechnung Vorlage in Excel von ExcelTemplates

Verfolgen Sie das monatliche Einkommen und die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter mit der Vorlage für den Mitarbeiterausgabenbericht in Excel von ExcelTemplates

Mit der Employee Expense Report Vorlage für Excel können Sie Ihre monatlichen Einnahmen und Ausgaben lückenlos dokumentieren, kategorisieren und analysieren. 📆

Sie ist hauptsächlich für den persönlichen Gebrauch gedacht. Sie enthält Ausgabenkategorien wie Unterkunft und Versorgungsleistungen, die normalerweise nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Da die Vorlage jedoch flexibel ist, können Sie sie an verschiedene geschäftliche Kontexte anpassen. Der Platzhaltertext bietet einen soliden Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer eigenen Inhalte.

Auf der Hauptregisterkarte "Zusammenfassung" sollte der Arbeitnehmer seine Einkünfte im grünen Abschnitt und seine Ausgaben im blauen Abschnitt auflisten. Die Spalten stellen die Monate dar. Die Vorlage enthält auch separate Registerkarten für jeden Monat, so dass Sie mehr in die Tiefe gehen können. Jede Einnahmen- oder Ausgabenkategorie kann mehrere Unterkategorien haben. Diese Vorlage herunterladen

10. Spesenbericht Vorlage in Google Sheets

Vorlage für Spesenabrechnung in Google Sheets

Vorlage für Ausgabenbericht in Google Sheets

Jetzt weiß jeder, wofür eine Vorlage für eine Kostenabrechnung da ist. Kommen wir also gleich zur Sache - was macht diese einfache Vorlage für einen Ausgabenbericht in Google Sheets so einzigartig?

Zunächst einmal ist sie wahrscheinlich die detaillierteste Vorlage für eine wöchentliche Kostenabrechnung auf dieser Liste. Sie bietet zahlreiche Beispiele für jede Kategorie, sodass Sie die wöchentlichen Ausgaben genau auflisten können. Dank der vordefinierten Formeln werden alle Summen automatisch berechnet. Sie können nicht nur zeit sparen und Mühe, aber auch keine Mathematik, was immer ein Vorteil ist! 🔣

Wie ClickUp ist auch Google Sheets eine cloudbasierte Plattform, die Ihre Fortschritte automatisch speichert und sicher online in der Cloud ablegt. Sie können von jedem Gerät aus auf das Dokument zugreifen und den Bericht sogar in Echtzeit mit anderen bearbeiten. Diese Vorlage herunterladen

Die 10 besten Vorlagen für Spesenabrechnungen - ein Überblick

Wir wissen, dass Sie viel zu tun haben, deshalb haben wir die wichtigsten Punkte für Sie in der folgenden Tabelle zusammengefasst:

Die Einbindung dieser Vorlagen in Ihren Arbeitsablauf gewährleistet auch einen reibungslosen projektabschluss prozess. Sie ermöglicht es Ihnen, Finanzunterlagen und Genehmigungen zeitnah und präzise abzuschließen. 💵

Vereinfachen Sie die Ausgabenerfassung mit Vorlagen von ClickUp

Nutzen Sie die vielen Vorteile, die diese Vorlagen für Ausgabenberichte bieten. Dokumentieren Sie alle Ihre Ausgaben und andere Finanzdaten an einem Ort, analysieren Sie sie und verschaffen Sie sich einen systematischen Überblick über die finanzielle Lage Ihres Unternehmens.

Um einen vollständigen Überblick über Ihre geschäftlichen und projektbezogenen Ausgaben zu erhalten, können Sie mit einer Spesenabrechnungsvorlage von ClickUp nichts falsch machen. Sie haben nicht nur Zugang zu einer Vielzahl von umfangreichen und dynamischen Funktionen, die absolut kostenlos sind, sondern können Ihre Vorlage mit mehr als 1.000 Integrationen und eine umfangreiche Vorlagenbibliothek für jeden Anwendungsfall. Melden Sie sich noch heute für ClickUp an um Ihre Spesenabrechnung auf ein neues Niveau zu heben. ⛰️