Ob Sie eine Spesenabrechnung einreichen oder ein Projektbudget verwalten – Spesenabrechnungen sind aus keinem Geschäft wegzudenken.
Dennoch macht das Ausfüllen dieser Formulare nicht gerade Spaß.
Tatsächlich kann dies ein mühsamer und zeitaufwändiger Prozess sein – insbesondere, wenn Sie die Vorlagen jedes Mal von Grund auf neu erstellen müssen. Glücklicherweise gibt es eine einfache und kostenlose Lösung, auf die jedes Team zurückgreifen kann!
Mit Vorlagen für Spesenabrechnungen können Sie Ihre Spesenabrechnungen schneller, reibungsloser und fehlerfrei einreichen, da Sie mit vorgefertigten professionellen Entwürfen beginnen können. Außerdem können Sie kostenlos auf eine Reihe anpassbarer und detaillierter Vorlagen zugreifen.
Anlässlich der Vorlage für Spesenabrechnungen möchten wir Ihnen die wichtigsten Eigenschaften vorstellen, auf die Sie bei Ihrer nächsten Vorlage für Spesenabrechnungen achten sollten, und Ihnen 10 unserer bevorzugten Vorlagen für Excel, Google Tabellen und ClickUp vorstellen. Wir zeigen Ihnen die besten Features und wie Sie diese rechtzeitig für Ihre nächste große Ausgabe optimal nutzen können. ?
Was ist eine Vorlage für Spesenabrechnungen?
⭐ Empfohlene Vorlage
Versinken Sie in Quittungen und unübersichtlichen Tabellen? Vereinfachen Sie die Nachverfolgung Ihrer Spesen mit der kostenlosen Vorlage für Spesenabrechnungen von ClickUp – kein Chaos mehr, nur noch Klarheit.
Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, mit dem Geschäfte ihre Ausgaben nachverfolgen. Eine Vorlage für Spesenabrechnungen ist ein vorgefertigtes Formular, das den Prozess der Berichterstellung für Geschäfte vereinfacht. ?️
Spesenabrechnungen werden meist erstellt, wenn ein Mitarbeiter im Namen des Unternehmens Ausgaben tätigt. Sie geben die Kosten für jedes Element oder jede Dienstleistung an, um eine genaue Erstattung zu gewährleisten. Aber sie können auch anderen Zwecken dienen! Viele Teams verwenden Spesenabrechnungen bei der Steuererklärung, der Bewertung von Projektauswirkungen oder zur einfachen Budgetkontrolle.
Zu den Vorteilen der Verwendung einer Vorlage für Spesenabrechnungen gehören:
- Effizienz: Da Sie nur die Werte für jede neue Ausgabe eingeben müssen, können Sie Berichte schnell und effizient erstellen.
- Professionelle Ergebnisse: Die Vorlage übernimmt diese Front für Sie, sodass Sie sich nur um die Zahlen kümmern müssen. Sie können die Spesenabrechnungsvorlage auswählen, die am besten zu Ihrer Marke und dem gewünschten Formalitätsgrad Ihres Geschäfts passt.
- Richtlinien: Wenn Sie noch nie eine Spesenabrechnung geschrieben haben, sorgt eine Vorlage dafür, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen.
- Verbesserte Kommunikation: Mit einer detaillierten Spesenabrechnung erhalten Prüfer und andere Beteiligte Klarheit darüber, wohin das genehmigte Budget tatsächlich fließt.
- Zusätzliche Features: Digitale Vorlagen verfügen über verschiedene Einbettungsfunktionen, Integrationen und Features, mit denen Sie Belege und andere nützliche Medien als Anhänge an Ihre Berichte anhängen können.
Worauf Sie bei einer Vorlage für Spesenabrechnungen achten sollten
Eine hochwertige Vorlage für Spesenabrechnungen sollte…
- Sorgen Sie für eine klare Gliederung: Die Vorlage muss übersichtlich, gut strukturiert und leicht lesbar sein.
- Alle notwendigen Abschnitte enthalten: Es sollte genügend Platz und Abschnitte vorhanden sein, um alle wichtigen Details hinzuzufügen.
- Geben Sie ausreichende Anweisungen: Es muss genau definiert werden, wohin Ihre Informationen gehen und welche Anhänge es geben soll.
- Seien Sie flexibel: Sie sollten die Vorlage benutzerdefiniert an Ihre Praktiken, Richtlinien und Ihr Branding anpassen können.
- Auf mehreren Geräten verfügbar: Sie sollten die Bearbeitung der Vorlage unterwegs über Ihren Laptop oder Ihr Smartphone durchführen können.
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team : Ob durch Kommentare oder einfache Dateifreigabe – eine hochwertige Vorlage muss Ihnen die Kommunikation mit Ihren Kollegen ermöglichen.
10 Vorlagen für Spesenabrechnungen zum Verwenden
Die Spesenberichterstellung ist ganz einfach, wenn Sie die richtige Vorlage zur Hand haben. Mit einem gut strukturierten Rahmen und vordefinierten Kategorien können Sie Ihre Ausgaben dokumentieren und sicherstellen, dass alle Konten perfekt ausgeglichen sind.
Benötigen Sie Hilfe bei der Suche? Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Folgen Sie uns, während wir die 10 besten Vorlagen für Spesenabrechnungen für ClickUp, Excel, Word und Google Tabellen vorstellen.
Das Beste daran: Sie sind alle kostenlos! So können Sie Ihre Geschäftsausgaben verwalten, ohne Ihr Konto zu sprengen. ?
1. Vorlage für Spesenabrechnungen von ClickUp
Beginnen wir mit etwas Einfachem, aber Effektiven. Die Spesenabrechnungsvorlage von ClickUp erfasst alle wichtigen Informationen zu jeder Ausgabe in einem übersichtlichen und farbenfrohen Layout. ?
Diese anfängerfreundliche Vorlage wurde in ClickUp Docs erstellt – dem dynamischen und integrierten Tool für die Dokumentenbearbeitung von ClickUp, das sich von allem unterscheidet, was Sie bisher verwendet haben. In diesem vorgefertigten Dokument finden Sie voreingestellte Formatierungen, Banner und Stile, die das Ausfüllen und Freigeben Ihrer Spesenabrechnungen einfacher denn je machen.
Mit detaillierten Abschnitten zur Angabe der beteiligten Mitglieder, des Budgets, der Ausgaben und mehr bietet diese Vorlage alles, was Sie benötigen, um alle Kosten im Zusammenhang mit einem Team oder Projekt ordnungsgemäß zu dokumentieren. Der Abschnitt „Aufschlüsselung der Ausgaben“ enthält eine Tabelle, in der Sie eine Liste aller Ausgaben zusammen mit dem Datum, der Beschreibung und Unterkategorien wie Verpflegung und Reisen auflisten können.
Nachdem die Geschäftsausgaben aufgelistet und die Gesamtsumme ermittelt wurde, kann der Einreicher Fotos seiner Belege hinzufügen und diese direkt in der Vorlage beschreiben. Am Ende der Vorlage finden Sie einen letzten Space, in dem die Prüfer den Bericht genehmigen und unterschreiben können. Außerdem können Sie – wie bei jeder ClickUp-Vorlage – alle Teile des Dokuments an Ihr Branding und Ihre Prozesse anpassen.
2. Vorlage für monatliche Spesenabrechnungen von ClickUp
Die Vorlage für monatliche Spesenabrechnungen von ClickUp weist viele Ähnlichkeiten mit der vorherigen ClickUp-Dokument-Vorlage auf, ist jedoch für die Erfassung der geschäftlichen Ausgaben eines Mitarbeiters über einen Monat hinweg konzipiert und bietet eine praktische Lösung für die regelmäßige und systematische Berichterstellung.
Oben in dieser Vorlage finden Sie bestimmte Felder, in die Sie Ihr Firmenlogo, Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten eintragen können. Weiter unten auf der Seite finden Sie Felder, in denen Sie den Zweck und den Zeitraum der Ausgaben angeben können. Der Einreicher kann dann seinen Namen, seine Position, seine ID, seine Sozialversicherungsnummer und andere Details im Abschnitt „Mitarbeiterinformationen” angeben, um eine ordnungsgemäße Erstattung sicherzustellen.
Es gibt zwei Tabellen, in denen Sie Ihre Ausgaben auflisten können. Die erste ist eine allgemeine Übersicht mit den Gesamtkosten für jede Kategorie, einschließlich Transport, Unterkunft und Verpflegung. In der zweiten und letzten Tabelle können Sie die Ausgaben detaillierter aufschlüsseln und aufteilen. Wenn die Ausgabe mit einem bestimmten Konto zusammenhängt, können Sie dies in diesem Abschnitt angeben.
3. Vorlage für Spesenabrechnungen von Mitarbeitern von ClickUp
Wenn Sie häufig Geschäftsreisen organisieren, erleichtert Ihnen die Vorlage für Spesenabrechnungen von ClickUp diesen Prozess erheblich, da Sie mit einem vorformatierten Dokument die Reisekosten jedes Mitarbeiters im Blick behalten können. ?
Diese umfangreiche Vorlage umfasst insgesamt acht Seiten. Die erste und wichtigste Seite enthält grundlegende Informationen über die Organisation, den Einreicher und den Empfänger. Die folgenden fünf Seiten repräsentieren verschiedene Arten von Ausgaben, darunter:
- Unterkunft
- Transport und Kraftstoff
- Mahlzeiten
- Unterhaltung
- Sonstiges
Jede Seite enthält Tabellen, in denen alle Kosten aufgelistet und Details zu jeder Transaktion angegeben werden können. Von dort aus kann der Mitarbeiter zur vorgefertigten Unterseite „Beleganhänge” navigieren, um seine Ausgaben mit den entsprechenden Belegen zu unterstützen.
Auf der Seite „Reisekostenübersicht” finden Sie schließlich die endgültige Liste der Ausgaben nach Art und den Gesamtbetrag der Ihrem Mitarbeiter zustehenden Rückerstattung.
Für eine noch reibungslosere Nutzung verwenden Sie das Inhaltsverzeichnis auf der linken Seite des Dokuments. Schalten Sie das Sticky-Inhaltsverzeichnis um, um den Inhalt der Seite auf der rechten Seite anzuzeigen.
4. Vorlage für Geschäftsausgaben und -berichte von ClickUp
Vorlagen im Doc-Stil sind zwar bei Spesenabrechnungsvorlagen sehr beliebt, aber das ist nicht die einzige Möglichkeit, eine solche Vorlage zu erstellen! Schauen wir uns einmal an, wie Sie mit der Vorlage „Business Expense & Report Template” von ClickUp komplexere Ausgaben und Budgets organisieren können. Diese Vorlage auf Listenebene enthält zahlreiche sofort einsatzbereite Features, darunter Benutzerdefinierte Felder, vorgefertigte Aufgaben und mehrere Ansichten, mit denen Sie Ihre Spesenabrechnungen aus jedem Blickwinkel verwalten können.
Sammeln und speichern Sie Daten übersichtlich in Ihrem Workspace und gewinnen Sie mit dieser anpassbaren Vorlage wertvolle Einblicke in die Ausgabegewohnheiten Ihres Unternehmens oder Teams. Diese Vorlage enthält verschiedene Ressourcen zur Verwaltung von Ausgaben von der Erfassung bis zur Abwicklung, darunter:
- Formularansicht: Ein Formular für Spesenabrechnungen, das Sie über eine einfache URL an Ihre Mitarbeiter freigeben können, um Informationen über deren Ausgaben zu sammeln. Nach der Fertigstellung der Übermittlung wird automatisch eine Aufgabe erstellt.
- Listenansicht: Eine interaktive Masterliste der Ausgaben, im Standard nach Ausgabenart sortiert. Die wichtigsten Informationen zu jeder Ausgabe finden Sie in den Spalten auf der rechten Seite.
- Board Ansicht: Eine Kanban-ähnliche Ansicht Ihrer Ausgaben, sortiert nach Status. Verschieben Sie Aufgaben per Drag & Drop innerhalb der Ansicht, um ihren Status auf dem Weg zur Genehmigung zu ändern.
- Dokumente: Ein Dokument für Geschäftsausgabenberichte, ähnlich den vorherigen Vorlagen in der Liste.
Sie können alle Aspekte dieser Vorlage benutzerdefiniert an die Schritte Ihres Prozesses anpassen, Filter anwenden und die Gruppierungs- oder Sortierkriterien ändern.
Sehen Sie sich diese Vorlagen für Budgetvorschläge an!
5. Vorlage für Spesenabrechnungen für kleine Unternehmen von ClickUp
Mehrere Ansichten, benutzerdefinierte Felder und anpassbare Aufgaben-Status mögen für jede Spesenabrechnung beeindruckend erscheinen – aber Ihr kleines Geschäft benötigt diese Extras möglicherweise gar nicht, um effizient zu bleiben. Die nächste Vorlage hat genau das verstanden und hält die Dinge kurz und bündig, um eine genaue und zeitnahe Berichterstellung zu ermöglichen. ?
Diese Vorlage für Spesenabrechnungen für kleine Unternehmen von ClickUp ist ein praktisches tool, das genau für diesen Zweck entwickelt wurde. Sie ist für jeden einfach zu bedienen, auch wenn Sie ClickUp noch nicht kennen oder weniger technikaffin sind.
Diese Vorlage im Doc-Stil hat eine vertraute Struktur. Sie beginnt mit dem Firmennamen, dem Logo und der Übersicht des Berichterstatters, einem Abschnitt, der den Angaben des Einreichers gewidmet ist. Im Abschnitt Ausgabendetails listen Sie jede Ausgabe auf, wann sie angefallen ist und wie viel sie das Unternehmen gekostet hat.
Nach dem Abschnitt für Belege folgt der letzte Autorisierungsteil. Die Person, die die Transaktion genehmigt, füllt diese Felder aus und gibt ihren Namen, das Datum, ihre Signatur und weitere Angaben an.
6. Vorlage für Finanzmanagement und Ausgabenbericht von ClickUp
Die ClickUp-Vorlage für das Finanzmanagement ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alle Finanzangelegenheiten. Sie zentralisiert Finanzdaten und bietet einfachen Zugriff auf wichtige Informationen und Projektdokumentationen in einem übersichtlichen Space innerhalb der Plattform. Außerdem können Sie damit Aufgaben zuweisen und deren Fortschritt mithilfe mehrerer Ansichten, benutzerdefinierter Felder und benutzerdefinierter Status-Einstellungen verfolgen.
In dieser Vorlage auf Space-Ebene finden Sie separate Ordner, um Ausgaben in Bezug auf Verkäufe, Ausgaben sowie Produkte und Dienstleistungen zu organisieren. In jedem Ordner finden Sie separate Listen mit mehreren Ansichten für zugehörige Erstattungen, einen Kalender mit Zahlungsplänen, Preislisten und vieles mehr.
Diese Vorlage enthält außerdem vier vorgefertigte Automatisierungen, mit denen Sie den mühsamen Aufwand im Zusammenhang mit dem Erstattungsprozess vermeiden können. Wenn sich beispielsweise ein Benutzerdefiniertes Feld ändert, wird der Status der Aufgabe automatisch aktualisiert. Sie können auch benutzerdefinierte Automatisierungen einführen, um Ihren spezifischen Workflows und Aufgabenabhängigkeiten gerecht zu werden.
? Weitere Informationen: Was ist Workflow-Automatisierung und wie lässt sie sich mit ClickUp umsetzen?
7. Vorlage für die Liste der Reisekosten in Excel von Vertex42
Wenn Sie lieber bei Ihren bewährten Tabellenkalkulationen bleiben möchten, haben wir genau das Richtige für Sie! Diese Vorlage für Reisekostenabrechnungen in Excel ist eine zuverlässige und vertraute Option für die Verwaltung von Reisekosten. ?️
Beginnen Sie mit dem Berichtszeitraum und geben Sie alle erforderlichen Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein, z. B. Zweck, Name und Abteilung. In den folgenden Abschnitten wird eine Liste aller Reisedaten und der Höhe der einzelnen Ausgabenkategorien pro Tag angezeigt. Es gibt auch einen Abschnitt, der der Aufschlüsselung der Ausgaben gewidmet ist.
Vergessen Sie nicht, die Belege als Anhang beizufügen, da die Vorlage keinen Abschnitt dafür enthält. ?
Da es sich um ein Excel-Dokument handelt, unterstützt diese Vorlage keine Echtzeit-Zusammenarbeit oder mobilen Zugriff. Während ClickUp eine einheitliche Plattform bietet, die über die Nachverfolgung von Ausgaben hinausgeht, ist Excel ein eigenständiges Tabellenkalkulationstool.
8. Vorlage für jährliche Spesenabrechnungen in Word von ExcelTemplates
In einem Jahr kann viel passieren – Geschäftsreisen, Kundenessen, Teambuilding-Ereignisse. ?
Ein solides System zur jährlichen Nachverfolgung der Ausgaben ist unerlässlich, wenn Sie einen genauen Überblick über Ihre jährlichen Ausgaben haben möchten.
Genau dafür ist die Vorlage für jährliche Spesenabrechnungen für Word gedacht. Es handelt sich um ein einfaches, aber unschätzbares tool zur Führung genauer jährlicher Ausgabenaufzeichnungen.
Geben Sie wie in jedem Word-Dokument den gewünschten Text ein und formatieren Sie ihn. Geben Sie zunächst oben Ihren Namen, Ihren Titel, Ihre ID und Ihre Abteilung an. Berechnen Sie Ihre Ausgaben für jeden Monat des Jahres und summieren Sie sie dann pro Quartal. Tragen Sie die Zahlen in die bereitgestellte Tabelle ein und sortieren Sie sie nach Art der Ausgabe.
Für besondere Anmerkungen oder Erläuterungen nutzen Sie bitte den Abschnitt „Zusätzliche Kommentare“. Beenden Sie das Dokument mit dem Namen, dem Datum und der Signatur des Genehmigers, um es zu validieren. ✒️
Wenn Sie dennoch lieber mit Word arbeiten möchten, ist diese einfache Vorlage für Spesenabrechnungen genau das Richtige für Sie. Da dieses Programm jedoch in erster Linie für die Textbearbeitung konzipiert wurde, bietet es im Vergleich zu Excel und ClickUp nur eingeschränkte Funktionen.
9. Vorlage für Spesenabrechnungen von Mitarbeitern in Excel von ExcelTemplates
Die Vorlage für Spesenabrechnungen für Excel ist eine nahtlose Möglichkeit, Ihre monatlichen Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren, zu kategorisieren und zu analysieren. ?
Die Vorlage ist in erster Linie für den privaten Gebrauch konzipiert. Sie enthält Ausgabenkategorien wie Wohnen und Nebenkosten, die in der Regel nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Dank ihrer Flexibilität können Sie die Vorlage jedoch an verschiedene geschäftliche Kontexte anpassen. Der Platzhaltertext bietet eine gute Ausgangsbasis für die Erstellung Ihrer eigenen Inhalte.
Auf der Registerkarte „Zusammenfassung“ sollte der Mitarbeiter seine Einkünfte in der grünen Liste und seine Ausgaben in der blauen Liste auflisten. Die Spalten stehen für Monate. Die Vorlage enthält außerdem separate Registerkarten für jeden Monat, sodass Sie detailliertere Angaben machen können. Jede Einkommens- oder Ausgabenkategorie kann mehrere Unterkategorien haben.
10. Vorlage für Spesenabrechnungen in Google Tabellen
Mittlerweile weiß jeder, wozu eine Vorlage für Spesenabrechnungen dient. Kommen wir also gleich zur Sache: Was macht diese einfache Vorlage für Spesenabrechnungen für Google Tabellen so einzigartig?
Für Einsteiger ist dies wahrscheinlich die detaillierteste Vorlage für wöchentliche Spesenabrechnungen in dieser Liste. Sie bietet zahlreiche Beispiele für jede Kategorie, sodass Sie Ihre wöchentlichen Ausgaben genau aufschlüsseln können. Dank der vorgefertigten Formeln werden alle Summen automatisch berechnet. So sparen Sie nicht nur Zeit und Aufwand, sondern müssen auch keine Berechnungen durchführen, was immer ein Pluspunkt ist! ?
Wie ClickUp sind auch Google Tabellen eine cloudbasierte Plattform, die Ihren Fortschritt automatisch speichert und sicher online in der Cloud aufbewahrt. Sie können von jedem Gerät aus auf das Dokument zugreifen und den Bericht sogar gemeinsam mit anderen in Echtzeit bearbeiten.
Die 10 besten Ausgabenvorlagen – eine Übersicht
Wir wissen, dass Sie sehr beschäftigt sind, daher haben wir die wichtigsten Punkte für Sie in der folgenden Tabelle zusammengefasst:
| Vorlage | Was es Ihnen bringt |
| ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen | Vereinfacht die Nachverfolgung der Ausgaben mit einem übersichtlichen und ansprechenden Layout. |
| ClickUp-Vorlage für monatliche Spesenabrechnungen | Hilft Ihnen dabei, die Berichterstellung für Ihre Geschäftsausgaben monatlich durchzuführen. |
| ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen von Mitarbeitern | Sorgt für eine faire Erstattung für jeden Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. |
| ClickUp-Vorlage für Geschäftsausgaben und -berichte | Bietet einen umfassenden Rahmen für die Verwaltung von Ausgaben und damit verbundenen Arbeiten. |
| ClickUp-Vorlage für Spesenabrechnungen für kleine Unternehmen | Bietet kleinen Unternehmen eine einfache Möglichkeit, geschäftsbezogene Ausgaben zu dokumentieren. |
| ClickUp-Vorlage für das Finanzmanagement | Zentralisieren Sie alle Ihre Finanz-Infos, damit Sie diese mühelos verwalten können. |
| Vorlage für Reisekostenabrechnungen in Excel von Vertex42 | Ermöglicht Ihnen die Erfassung von Geschäftsreisekosten in Tabellenform. |
| Vorlage für jährliche Spesenabrechnungen in Word von ExcelTemplates | Macht die Erstellung eines Jahresend-Spesenberichts zum Kinderspiel, unabhängig von der Datenmenge. |
| Vorlage für Spesenabrechnungen von Mitarbeitern in Excel von ExcelTemplates | Ermöglicht Mitarbeitern die nahtlose Dokumentation ihrer monatlichen Einnahmen und Ausgaben. |
| Vorlage für Spesenabrechnungen in Google Tabellen | Speichert alle Ihre Arbeiten in einer Cloud und ermöglicht Ihnen die gemeinsame Erstellung von Spesenabrechnungen. |
Die Einbindung dieser Vorlagen in Ihren Workflow sorgt außerdem für einen reibungslosen Projektabschluss. So können Sie Finanzunterlagen und Genehmigungen zeitnah und präzise zusammenstellen. ?
Vereinfachen Sie die Nachverfolgung der Ausgaben mit Vorlagen von ClickUp
Nutzen Sie die vielen Vorteile dieser Vorlagen für Spesenabrechnungen. Dokumentieren Sie alle Ihre Ausgaben und sonstigen Finanzdaten an einem Ort, analysieren Sie diese und verschaffen Sie sich eine systematische Übersicht über die finanzielle Lage Ihres Geschäfts.
Um einen vollständigen Überblick über Ihre geschäfts- und projektbezogenen Ausgaben zu erhalten, sind Sie mit einer Spesenabrechnungsvorlage von ClickUp bestens beraten. Sie haben nicht nur kostenlosen Zugriff auf unzählige umfangreiche und dynamische Features, sondern können Ihre Vorlage mit mehr als 1.000 Integrationen und einer umfangreichen Vorlagenbibliothek für jeden Anwendungsfall noch deutlich weiter ausbauen.
Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an, um die Spesenberichterstellung auf ein neues Niveau zu heben. ⛰️