Nicht alle, die umherirren, sind verloren – aber diejenigen, die sich ohne vollständiges Verständnis der Anforderungen in die Produktion stürzen, neigen dazu, vom Kurs abzukommen! 🧭
Die Projektanforderungen sind die Grundlage für eine nahtlose Planung und Ausführung. Mit einem geeigneten System zur Erfassung und Verwaltung können Sie diesen Prozess meistern und ohne zusätzlichen Aufwand bessere Ergebnisse erzielen.
Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, sehen Sie sich unsere Liste mit den 11 bevorzugten Vorlagen zur Erfassung von Anforderungen an. Sie vereinfachen einen ansonsten komplizierten Prozess und gewährleisten Rückverfolgbarkeit und Abstimmung während des gesamten Lebenszyklus des Projekts.
Was ist eine Vorlage zur Erfassung von Anforderungen?
Anforderungserfassung bedeutet, die unverzichtbaren Merkmale des Produkts oder Projekts, an dem Sie arbeiten, zu dokumentieren.
Eine Vorlage zur Erfassung von Anforderungen ist ein vorgefertigtes Framework oder System, das einem Projektmanager dabei hilft, diesen Prozess und die damit verbundenen Aufgaben zu verwalten. Verwenden Sie sie, um Daten zu sammeln, zu speichern und zu organisieren, damit Sie leicht darauf zugreifen können.
Der Sinn der Anforderungserfassung besteht darin, den Mitgliedern des Teams klare Richtlinien an die Hand zu geben. So lassen sich Missverständnisse und alle damit verbundenen Probleme wie Verzögerungen, zusätzliche Kosten und Unzufriedenheit der Beteiligten vermeiden. Mit genau definierten Zielen und Anforderungen können Teams Projekte effizient durchführen.
Die Erfassung von Anforderungen ist ein fester Bestandteil von Entwicklungs- und KonstruktionsWorkflows. Sie kann jedoch auf jede Art von Produkt oder Projekt angewendet werden.
Der Prozess der Anforderungserfassung umfasst in der Regel drei Hauptschritte:
- Sammlung: Sammeln Sie Input vom Projekts ponsor und verschiedenen Stakeholdern.
- Dokumentation: Umwandlung der Eingaben in Spezifikationen oder Produktanforderungsdokumente (PRD)
- Überprüfung: Überprüfen und verfeinern Sie die Anforderungen und wandeln Sie sie in Aufgaben um.
Zu beachten ist auch, dass die agile Methodik einen etwas anderen Ansatz für die Erfassung von Anforderungen erfordert. Während bei traditionellen Workflows die Anforderungen zu Beginn definiert werden, umfasst die agile Methodik fortlaufende Anpassungen und die Zusammenarbeit mit den Beteiligten.
Was macht eine gute Vorlage zur Erfassung von Anforderungen aus?
Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer Vorlage für die Erfassung von Anforderungen berücksichtigen sollten:
- Flexibilität: Die Vorlage muss anpassbar sein und sich an Projekte unterschiedlicher Größe und Art anpassen lassen.
- Datenerfassung: Sie sollte es Ihnen ermöglichen, alle Daten zu erfassen und auf übersichtliche und aussagekräftige Weise zu organisieren.
- Querverweise: Anforderungen müssen über verschiedene Dokumente hinweg nachvollziehbar und aufeinander abgestimmt sein – die Vorlage sollte dies ermöglichen oder automatisch für Sie erledigen.
- Visuelle Hilfsmittel: Sie sollten die Visualisierung von Prozessen unterstützen und Ihnen so helfen, komplexe Anforderungen der Clients zu verstehen und Ihre Ideen zu vermitteln.
- Überprüfung: Die Vorlage muss über eine Funktion zum Freigeben verfügen oder eine andere Methode bieten, mit der wichtige Stakeholder die Anforderungsdokumentation überprüfen können.
- Integration: Sie sollten die Vorlage nahtlos in Ihren bestehenden Workflow integrieren können.
11 kostenlose Vorlagen zur Erfassung von Anforderungen in Excel und ClickUp
Die Erfassung von Anforderungen ist ein entscheidender Schritt im Projektmanagement. Dennoch sollte sie nicht zu viel Zeit und Aufwand in Anspruch nehmen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, nämlich die Produktionsqualität. Hier kommen Vorlagen ins Spiel! ▶️
Im Folgenden finden Sie Informationen zu 11 Vorlagen zur Erfassung von Anforderungen in ClickUp und Excel.
Mit einem breiten Bereich an Features stellen sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen haben, um Ihre Projekte erfolgreich umzusetzen! Ein solch robustes System hilft Ihnen, selbst mit den schwierigsten Clients auf Augenhöhe zu sein. 👀
1. ClickUp-Vorlage zur Erfassung von Anforderungen
Nutzen Sie die Vorteile einer guten Organisation und umfassenden Planung mit der ClickUp-Vorlage zur Erfassung von Anforderungen. Mit diesem gut strukturierten Dokument können Sie die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Projektbeteiligten mühelos erfassen und ordnen. Durch die klare Definition und Dokumentation aller Projektanforderungen stellen Sie sicher, dass vor Beginn der Projektdurchführung Einigkeit herrscht. Mit dieser Vorlage steuern Sie Ihr Projekt von Anfang an in die richtige Richtung!
2. ClickUp-Vorlage für Geschäftsanforderungsdokumente
Die ClickUp-Vorlage für Geschäftsanforderungsdokumente hilft Ihnen dabei, alle wesentlichen Aspekte Ihres Projekts oder Vorhabens zu skizzieren und ein übersichtliches Geschäftsanforderungsdokument (BRD) zu erstellen. 💼
Es handelt sich um eine intuitive, anfängerfreundliche Vorlage in der Dokumentansicht. Wenn Sie schon einmal mit einem Textverarbeitungsprogramm gearbeitet haben, werden Sie keine Probleme haben, sich in diese Vorlage einzuarbeiten!
Das Dokument umfasst 10 Unterseiten mit wichtigen Informationen zum Verständnis Ihres Projekts. Einige davon sind:
- Projektziele
- Funktionale Anforderungen
- Finanzielle Anforderungen
- Stakeholder
- Zeitplan und Fristen
Die erste Seite ist für grundlegende Informationen wie Projektname, Datum und Version vorgesehen. Auf den folgenden Unterseiten können Sie alle Anforderungen und Erwartungen Ihres Projekts in Text- oder Tabelle detailliert aufführen. Passen Sie die Unterseiten und alle anderen Elemente an, um die Vorlage an Ihren Anwendungsfall anzupassen.
Die Vorlage enthält Anweisungen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Außerdem finden Sie auf jeder Unterseite Richtlinien. Vergessen Sie jedoch nicht, diese anschließend zu löschen!
💡Bonus-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Docs mit Brain, um strukturierte Dokumente für die Anforderung an ein Projekt zu erstellen und zu verwalten, die die Zusammenarbeit und Versionskontrolle ermöglichen.
3. ClickUp-Vorlage für Systemanforderungen
Bei Software-Projekten ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihre Fähigkeiten klar darlegen. Glücklicherweise hilft Ihnen die Vorlage für Systemanforderungen von ClickUp dabei, alle Grundlagen abzudecken.
Dieses Dokument funktioniert nach dem gleichen Prinzip wie das vorherige. Sie müssen lediglich die Informationen in die dafür vorgesehenen Felder oder Zellen der Tabelle eingeben.
Standardmäßig enthält das Dokument fünf Abschnitte:
- Anforderungsbeschreibung: Zweck des Projekts, Projektumfang und Zielgruppe oder Markt
- Allgemeine Beschreibung: Eigenschaften Ihres Produkts und dessen Verwendung
- System-Features und Benutzeranforderungen: Haupt-, funktionale, nicht-funktionale und externe Anforderungen an die Benutzeroberfläche
- Dokumentationskonvention: Richtlinien zum Verständnis der Dokumentation von Projektanforderungen und Format-Optionen
- Ressourcen: Erwähnte Quellen
Wie gewohnt können Sie fast alle Elemente der Vorlage benutzerdefiniert anpassen, darunter Schriftart, Symbole und Abstände. Sie können sogar ein Titelbild hochladen, um der Vorlage eine persönliche Note zu verleihen. ✨
4. ClickUp-Vorlage für Produktanforderungen
Wie der Name schon sagt, hilft Ihnen diese ClickUp-Vorlage für Produktanforderungen dabei, die Feinheiten Ihrer kommenden Funktion oder Ihres Produkts zu beschreiben. Dieser Schritt ist für die Transparenz und Kommunikation im Projekt von entscheidender Bedeutung. Er definiert klar das Produkt, seine Features, sein Design und die Personen, die es entwickeln.
Die PRD-Vorlage befindet sich in der Dokumentansicht und besteht aus mehreren Abschnitten und Unterseiten. Die Hauptseite ist für die Übersicht und die technischen Details wie die Zeitleiste des Projekts und die Metriken reserviert. Die enthaltenen Unterseiten sind:
- Benutzerprofile & Szenarien: Wer wird das Produkt verwenden, wie und warum?
- Features: Welche Features möchten Sie einbeziehen/auslassen?
- Freigabekriterien: Woran erkennen Sie, dass das Produkt marktreif ist?
- Design: Wie werden die verschiedenen Elemente des Produkts aussehen?
Anhand dieses Dokuments erhalten Teams einen Überblick über das Gesamtbild sowie über User Stories. Diese Übersicht hilft ihnen, Entscheidungen zu treffen, die mit den übergeordneten Zielen und Plänen im Einklang stehen.
Achten Sie darauf, das Dokument während des gesamten Produktlebenszyklus zu aktualisieren, um die relevantesten Informationen bereitzustellen.
5. ClickUp-Vorlage für Anforderungen des Projektmanagements
Zu Beginn eines Projekts müssen Sie dessen Anforderungen klar definieren. Dadurch wird der zukünftige Aufwand optimiert und Sie können Ihr Projekt gegenüber den Stakeholdern besser vertreten.
Die Vorlage für das Projektmanagement von ClickUp dient genau diesem Zweck: Sie hilft Ihnen dabei, Projektanforderungen und damit verbundene Aufgaben einfach und sicher zu verwalten.
Diese Vorlage ist in Listenform und enthält eine Anforderungsliste, ein Kanban-ähnliches Genehmigungsstufen-Board und ein Gantt-Diagramm zur Zeiterfassung. Erstellen Sie Aufgaben und Unteraufgaben in der Listenansicht, um alle Anforderungen und begleitenden Schritte festzulegen. Die Spalten enthalten Informationen wie:
- Mitarbeiter und Genehmiger
- Start- und Fälligkeitsdatum
- Prozentuale Fertigstellung
- Genehmigungsphase
- Link oder Datei zum Ergebnis, die mit dem Ergebnis verknüpft ist
Passen Sie die Spalten und Dropdown-Kategorien an, damit die Vorlage Ihren Anforderungen entspricht. Fügen Sie benutzerdefinierte Kriterien für die Sortierung und Gruppierung von Aufgaben hinzu. Probieren Sie diese Vorlage bei Ihrem nächsten Workshop zur Erfassung von Anforderungen aus!
6. ClickUp-Vorlage für Anforderungen an die Berichterstellung
Benötigen Sie einen bestimmten Bericht von einer anderen Abteilung? Die ClickUp-Vorlage für Berichtsanforderungen hilft Ihnen dabei, die Art der benötigten Informationen zu formulieren. So können Sie Ihre Vorstellungen auf einfache Weise kommunizieren und sicherstellen, dass der Bericht seinen Zweck erfüllt.
Geben Sie zunächst den Namen des Unternehmens, das Logo und die Kontaktdaten an. Erläutern Sie anschließend den Zweck der Anfrage, damit der Leser Ihre Perspektive besser verstehen kann. Geben Sie in der folgenden Tabelle die Details zu Ihrer Abteilung an.
Der Abschnitt „Berichtstyp“ beschreibt die für die Triage und Planung entscheidenden Merkmale, wie z. B.:
- Berichtstyp
- Ob wiederkehrend oder nicht
- Prioritätsstufe
- Aufwand (d. h. wie viele KPIs sind beteiligt und welche)
- Frist
Verwenden Sie die abschließende Tabelle, um die Genehmigung durch den Manager nachzuweisen und anzugeben, wer den Bericht einsehen muss.
7. ClickUp IRAAD-Vorlage
Anforderungen ändern sich, wenn Sie neue Informationen entdecken. Sie müssen dies berücksichtigen, die Bedingungen aktualisieren und ein System entwickeln, um diese wichtigen Entwicklungen vorherzusagen und deren Nachverfolgung durchzuführen.
Unsere nächste kostenlose Vorlage zur Erfassung von Anforderungen ist die IRAAD-Vorlage von ClickUp – ein praktisches tool, mit dem Sie wichtige Daten für ein erfolgreiches Projektmanagement erfassen können.
Es handelt sich um eine Ordner-Vorlage mit fünf Listen, die jeweils ein IRAAD-Analyseelement darstellen:
- Probleme: Probleme, Ineffizienzen und andere Aspekte des Projekts, die nicht funktioniert haben
- Risiken: Potenzielle Probleme, Kostenrisiken und Bereiche, die besondere Aufmerksamkeit erfordern
- Maßnahmen: Schritte, die Sie unternehmen müssen, um das Projekt abzuschließen
- Annahmen: Vernünftige Behauptungen, die Sie noch überprüfen müssen
- Entscheidungen: Aufgaben, die Sie vereinbart und genehmigt haben
Jede Liste verfügt über verschiedene Ansichten, wie z. B. Liste, Board und Formulare, um Beiträge von Stakeholdern zu sammeln. Diese können beispielsweise Probleme protokollieren oder neue Ideen einbringen. Ihre Antworten können in Aufgaben umgewandelt und automatisch sortiert werden, um Zeit zu sparen. ⌛
8. ClickUp-Vorlage für Qualitätssicherungs-Projektpläne
Ganz gleich, ob Sie in der Softwareentwicklung oder in der Fertigung tätig sind, die ClickUp-Vorlage für Qualitätssicherungsprojekte bietet Ihnen ein robustes Framework zur Kontrolle der Qualität Ihrer technischen Anforderungen und Ergebnisse. Sie optimiert den QA-Prozess und hilft Ihnen, Engpässe zu identifizieren und zukünftige Aktivitäten entsprechend zu planen. ☑️
Fügen Sie zunächst Ihre Aufgaben zur Projektplan-Listenansicht hinzu. Geben Sie die zuständige Abteilung, das Fälligkeitsdatum, die Auswirkungen und den Aufwand an. Alle Aufgaben und Unteraufgaben sind in einer übersichtlichen Hierarchie angeordnet und nach Projektabschnitt oder anderen ausgewählten Kriterien gruppiert. Aktualisieren Sie den Status der Aufgaben, während sie den QA-Prozess durchlaufen.
Die Board-Ansicht bietet dieselben Funktionen wie die Listenansicht, visualisiert Daten jedoch anders. Sie zeigt Aufgaben als Karten an und fügt ihnen die Info aus den Spalten hinzu.
Wenn Sie die Gruppierung nach Status beibehalten, können Sie den Status der Aufgaben aktualisieren, indem Sie sie per Drag & Drop über vertikale Abschnitte ziehen. Sie können auch Swimlanes aktivieren und zusätzliche horizontale Gruppierungskriterien einführen.
Bonus: Tools zur Automatisierung der Dokumentenautomatisierung!
9. ClickUp-Vorlage für den Plan zum Netzwerkdesign für ein Projekt
Die Gestaltung der gesamten Netzwerkinfrastruktur ist ein langwieriger, komplizierter und risikoreicher Prozess. Eine geeignete Netzwerktopologie ist für das erfolgreiche Funktionieren eines Systems von entscheidender Bedeutung. Bei einem mangelhaften Design besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass das Netzwerk in Bezug auf Leistung und Sicherheit versagt.
Glücklicherweise lassen sich solche Krisen mit Hilfe von Technologien und Tools wie dieser ClickUp-Vorlage für Pläne für Netzwerkdesign-Projekte vermeiden. Von der Erfassung der Anforderungen bis hin zum Testen bietet dieses Framework alles, was Sie brauchen, um die Herausforderung des Netzwerkdesigns zu meistern.
Verwenden Sie diese Vorlage wie die vorherige und erstellen Sie eine Liste aller Ihrer Aufgaben, Unteraufgaben und der dazugehörigen Informationen in den Spalten. Passen Sie sie gerne an Ihren Workflow an. Fügen Sie weitere Ansichten hinzu, wie zum Beispiel:
- Gantt für das Zeitmanagement
- Workload für die Ressourcenzuweisung
- Whiteboards für Brainstorming und Prozessabbildung
- Chatten für Diskussionen
10. ClickUp-Vorlage für den Plan zum SQL Server-Projekt
Die Bedeutung einer gut geplanten Migration kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Dieser Prozess wirkt sich auf wichtige Geschäftsabläufe wie Sicherheit der Daten und Gesamtleistung aus. Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und Ausfallzeiten zu minimieren, müssen Sie verschiedene technische und betriebliche Aspekte sorgfältig berücksichtigen.
In diesem anspruchsvollen Umfeld erweist sich die Vorlage für den SQL Server-Migrationsplan von ClickUp als unschätzbare Ressource. Verwenden Sie sie, um Ihre Strategie zu skizzieren, Projektziele zu definieren und Ressourcen zuzuweisen. Ihre Migration wird schneller, genauer und vor allem stressfreier verlaufen!
Nutzen Sie die Features und Anpassungsmöglichkeiten von ClickUp und verwalten Sie den gesamten migrationsbezogenen Aufwand auf einer einzigen Plattform. Priorisieren Sie Aufgaben, beschreiben Sie sie detailliert und verbessern Sie die Entscheidungsfindung in allen Abteilungen. Wenn Sie die Nachverfolgung der Ziele aktivieren, können Sie auch den Fortschritt, KPIs und Meilensteine überwachen.
11. Excel-Vorlage für die Anforderungs-Traceability-Matrix von Agile-Mercurial
Wenn Sie mit Excel vertraut sind und dabei bleiben möchten, könnte die Vorlage „Requirements Traceability Matrix“ von Agile-Mercurial genau das Richtige für Sie sein. 🍵
Es handelt sich um ein umfassendes Tabellenkalkulationssystem, mit dem Sie Anforderungen, deren Herkunft, den Status der Fertigstellung und alle anderen relevanten Daten nachverfolgen können.
Die erste der beiden Registerkarten ist die Anforderungsdatenbank. In den Spalten können Sie Informationen wie die folgenden angeben:
- Beschreibung
- Quelle und Typ
- Leistungen der Projektstrukturplanung
- Tests und Ergebnisse
- Identifizierte Mängel
- Status
Da alle Informationen übersichtlich dargestellt und organisiert sind, wissen Sie genau, was zu erledigen ist und warum. Sie können Prioritäten setzen, planen und ausführen, während Sie sich an den Bedürfnissen Ihrer Stakeholder orientieren. Die Registerkarte „Status“ enthält grundlegende Statistiken zu Ihrer bisherigen Arbeit, die in Form eines Balkendiagramms visualisiert sind.
Vorlagen zur Erfassung von Anforderungen: Eine Übersicht
Die folgende Tabelle fasst alles zusammen, was Sie über die einzelnen Vorlagen auf unserer Liste wissen müssen:
| Vorlage | Was es ist und wozu es dient |
| ClickUp-Vorlage für Geschäftsanforderungsdokumente | Eine einfache Vorlage, die Ihnen dabei hilft, alle Anforderungen eines Projekts zu definieren, einschließlich technischer und finanzieller Aspekte. |
| ClickUp-Vorlage für Systemanforderungen | Ein Dokument, in dem alle Spezifikationen der Software, an der Sie arbeiten, aufgeführt sind und mit dem Sie Ihre Arbeit an den Bedürfnissen der Benutzer ausrichten können. |
| ClickUp-Vorlage für Produktanforderungen | Eine Vorlage, mit der Sie mit minimalem Aufwand professionelle und zielgerichtete Produktanforderungsdokumente erstellen können. |
| ClickUp-Vorlage für Anforderungen des Projektmanagements | Ein umfassendes System zur Planung des Anforderungsmanagements, mit dem Sie Arbeiten zuweisen und Fristen festlegen können. |
| ClickUp-Vorlage für Anforderungen an die Berichterstellung | Ein Dokument, das Ihnen hilft, Ihre Bedürfnisse zu definieren und die gewünschten Berichte und Informationen zu erhalten. |
| ClickUp IRAAD-Vorlage | Ein Rahmenwerk zur Darstellung wichtiger Daten zu einem Projekt, insbesondere zu Problemen, Risiken, Maßnahmen, Annahmen und Entscheidungen. |
| ClickUp-Vorlage für Qualitätssicherungs-Projektpläne | Eine funktionsreiche Vorlage zum Aufbau, zum Planen und zur Nachverfolgung Ihres QA-Prozesses, um optimale Ergebnisse zu gewährleisten. |
| ClickUp-Vorlage für den Plan zum Netzwerkdesign des Projekts | Ein System, das Ihnen hilft, Anforderungen für die von Ihnen entworfene Netzwerkinfrastruktur zu erfassen und die Arbeit entsprechend zu planen. |
| ClickUp-Vorlage für den Plan zum SQL Server-Projekt | Eine Vorlage, mit der Sie Ihren Datenbankmigrationsprozess und die damit verbundenen Arbeiten organisieren können. |
| Excel-Vorlage für die Anforderungs-Traceability-Matrix von Agile-Mercurial | Eine Vorlage zur Erfassung von Anforderungen in Excel, mit der Sie die Quellen für die Nachverfolgung nachverfolgen und den Testprozess dokumentieren können. |
Die besten Vorlagen zur Erfassung von Anforderungen für Ihr agiles Team
Um einen berühmten Satz aus Sun Tzus „Die Kunst des Krieges” zu paraphrasieren und in einen friedlicheren Kontext zu setzen: Eine angemessene Vorbereitung ist mindestens die halbe Miete!
Mit Hilfe einer agilen Vorlage zur Erfassung von Anforderungen und multifunktionalen kostenlosen Tools wie ClickUp können Sie sich auf alles vorbereiten, was auf Sie zukommt. Rüsten Sie sich mit Wissen und gehen Sie besser denn je in die Schlacht, d. h. in die Produktion! ⚔️