Es ist eine Sache, mit einer Vielzahl von Ressourcen zu arbeiten. Aber es ist eine ganz andere Sache, zu wissen, wie man das Beste aus diesen Ressourcen herausholt, wenn die Ressourcen begrenzt sind.
Wie geht man mit den beliebtesten Ressourcenbeschränkungen um - Zeit, Kosten und projektumfang -wenn Sie auf alle drei beschränkt sind? Was ist, wenn Sie mit einem Team arbeiten, dessen Fähigkeiten nicht aufeinander abgestimmt sind?
Auch wenn es keine Patentlösung für jedes Team gibt, so gibt es doch eine Reihe von Prinzipien, Strategien und Tools, die Ihnen helfen können, mit den Einschränkungen umzugehen, die sich Ihnen in den Weg stellen.
Lassen Sie uns tiefer eintauchen.
Was sind Ressourcenbeschränkungen?
Ressourcenbeschränkungen sind eine Reihe von Beschränkungen oder Einschränkungen, die Projektmanager bei der Verwaltung eines Projekts beachten müssen. Für Projektmanager ist es wichtig, sich dieser Einschränkungen bewusst zu sein, um ein Projekt erfolgreich und rechtzeitig abzuschließen innerhalb des Budgets .
Beispiele für allgemeine Ressourcenbeschränkungen
Die Unternehmensressourcen werden im Allgemeinen in zwei Kategorien unterteilt:
- Immaterielle Ressourcen: Ideen, Prozesse, Fähigkeiten und geistiges Eigentum
- Materielle Ressourcen: Software, Materialien, Immobilien und Arbeitskräfte
Jedes Team verwaltet eine ähnliche Liste von Ressourcen, sei es in Form von Arbeitsstunden oder Mitarbeiterfähigkeiten, vorgeschlagene Budgets , Materialien oder Arbeitskräfte. Wahrscheinlich müssen Sie verschiedene Arten von Beschränkungen für bestimmte Ressourcen verwalten, wie z. B.:
- Arbeitskräfte (Angestellte, Auftragnehmer, Praktikanten, Fähigkeiten, Freiwillige)
- Kommunikation (arten von Besprechungen, Unterhaltungen)
- Materialien (Ausrüstung, Werkzeuge)
- Finanzielle Ressourcen (Budget, Finanzierung,ausgaben)
- Geistiges Eigentum (prozesse, Ideen, Wissen)
- Immobilien (Marketingmaterialien , Raum, Büro, Arbeitsbereich)
- Zeit (ressourcen-Kalender,fristen, Zeitpläne,etappenziele)
- Software (Anwendungen, Plattformen)
Denken Sie daran, dass Projektressourcen die Werkzeuge sind, mit denen Sie arbeiten, um ein Ziel zu erreichen. Die Beschränkungen sind die Grenzen, die diesen Werkzeugen auferlegt werden.
Die 4 Arten von Ressourcenbeschränkungen
Die meisten Ressourcenbeschränkungen lassen sich in vier verschiedene Varianten für Unternehmen und im Projektmanagement einteilen. Werfen wir einen Blick auf die einzelnen Beschränkungen im Projektmanagement, um die gemeinsamen Hindernisse zu verstehen:
1. Zeit
Erstellen von Stundenzetteln und Überwachung der erfassten Zeit in ClickUp Zeitmanagement ist eine der häufigsten Ressourcenbeschränkungen. Diese zeitlichen Ressourcenbeschränkungen begrenzen die Anzahl der Tage, Stunden und Minuten, die ein Projekt zur Fertigstellung benötigt, entweder durch externe Faktoren wie vom Kunden gesetzte Fristen oder durch interne Faktoren wie die tatsächliche Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen.
BEISPIEL FÜR EINE ZEITKONSTANTE Ein Softwareentwicklungsunternehmen hat den Auftrag, eine mobile Anwendung für einen Kunden innerhalb einer strengen Frist zu entwickeln. Zwei Entwickler sind jedoch in dieser Zeitspanne auf PTO. Da es an Entwicklern mangelt, kann der Projektleiter aufgaben nach Prioritäten ordnen im Team zu verteilen, Sprints zu verwalten und ein genaues Protokoll über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen, so dass es einfach ist, zu wissen, wessen Arbeit verschoben werden kann und wie das Projekt mit dem begrenzten Team aufgeteilt werden kann.
2. Kosten
Verfolgen Sie die Projektkosten über Vorgänge und Untervorgänge innerhalb von ClickUp mit benutzerdefinierten Feldern zur Bestimmung von Geldwerten
Kostenbeschränkungen sind ebenfalls ein wichtiger Faktor, der bei der Ressourcenverfügbarkeit zu berücksichtigen ist, da sie eine Grenze für den jedem Projekt zugewiesenen Geldbetrag setzen. Diese Beschränkung kommt in der Regel entweder vom Kunden oder vom Projektmanager, je nach Ausgangslage geschäftsvereinbarung oder dem geplanten Projektumfang .
KOSTENKONSTANTE BEISPIEL Eine gemeinnützige Organisation muss mit einem begrenzten Budget eine Wohltätigkeitsveranstaltung organisieren. Der Projektleiter kann einige Aufgaben an Freiwillige auslagern und auf kostenlose oder kostengünstige Ressourcen zurückgreifen. Mit ClickUp kann er die Ausgaben verfolgen und sicherstellen, dass sie im Rahmen des Budgets bleiben. So kann der Projektleiter die wichtigsten Aspekte der Veranstaltung priorisieren, um den Erfolg zu sichern und mögliche Ressourcenengpässe zu vermeiden.
3. Ressourcen
Verwenden Sie die ClickUp-Arbeitslastansicht, um zu sehen, wer vor oder hinter Ihnen liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Ressourcenbeschränkungen sind Beschränkungen der dem Projektleiter zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie Personal und Material. Diese Art von Beschränkung kann auch durch externe Projektressourcen, wie z. B. den Kunden oder den Lieferanten, oder durch die interne Ressourcenverfügbarkeit, z. B. in Ihrem eigenen Unternehmen, auferlegt werden.
BEISPIEL FÜR EINE RESSOURCENBESCHRÄNKUNG Ein Bauunternehmen, das mit dem Abriss einer alten Garage beauftragt wird, möchte seine Ressourcen für größere Projekte und Abrisse begrenzen. Der Projektleiter kann mit Hilfe von Ressourcenprognose- und Kapazitätsplanungsmodellen die Anzahl der Materialien und des Personals abschätzen, die für den kleinen Auftrag benötigt werden, ohne Mitarbeiter von einem größeren Projekt abzuziehen.
4. Qualität
Bleiben Sie auf Kurs, um Ihre Ziele mit klaren Zeitplänen, messbaren Zielen und automatischer Fortschrittsverfolgung zu erreichen
Qualitätsvorgaben werden festgelegt, um sicherzustellen, dass die Qualität eines Projekts bestimmten Standards entspricht. Die gebräuchlichsten Qualitätseinschränkungen sind Qualitätsziele, die vom Kunden vorgegeben werden. Aber auch der Projektleiter kann interne Qualitätseinschränkungen festlegen, um sicherzustellen, dass das Projekt seinen eigenen Standards entspricht.
BEISPIEL FÜR QUALITÄTSVORGABEN Eine Agentur für digitales Marketing muss eine neue Website für einen Kunden entwickeln. Der Projektleiter muss ein Gleichgewicht zwischen den Qualitätszielen des Kunden und den verfügbarkeit der Ressourcen der Agentur . Durch die Verwendung von Qualitätschecklisten und Zielvorlagen für die Ressourcenzuweisung können sie den Fortschritt des Website-Projekts schnell verfolgen und sicherstellen, dass es den Erwartungen des Kunden entspricht.
Wie man Ressourcenbeschränkungen identifiziert
Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ressourcenbeschränkungen zu erkennen, aber der wichtigste Schritt ist, schon in einem frühen Stadium des Projekts nach potenziellen Problemen zu suchen ressourcenmanagement strategie. Die Identifizierung dieser Einschränkungen erfordert ein gründliches Verständnis des Projekts und seiner Ziele sowie der Erwartungen des Kunden (vor allem, wenn es sich um ein dienstleistungsbasiertes Produkt handelt) und der für das Projekt zur Verfügung stehenden Ressourcen.
Eine Möglichkeit, Ressourcenbeschränkungen zu ermitteln, besteht darin, die zu erledigenden Aufgaben zu betrachten und dann eine Schätzung nicht nur der vorhandenen Projektressourcen, sondern auch der Menge der einzelnen Ressourcen zu erstellen, die Sie im schlimmsten und besten Fall benötigen.
Dies ist der Punkt werkzeuge zur Ressourcenverwaltung -besonders stark anpassbare Tools wie ClickUp -spielen eine wichtige Rolle im Planungs- und Projektmanagementprozess. Da Sie die Fertigstellung eines Projekts von Anfang bis Ende verfolgen, ist eine zentrale und einfache Möglichkeit, Ihren Fortschritt und Ihre Projektressourcen zu verfolgen, von entscheidender Bedeutung. Dies bedeutet, dass Sie Aufgaben wie folgende beachten sollten:
- Verfolgung und Zuweisung von Aufgaben
- Genaue Aufzeichnung der aufgewendeten Stunden
- Verfolgung der Budgetierung der Ausgaben
- Aktualisierung von Projektmanagement-Meilensteinen
- Verwaltung von Sprints
- Visualisierung der Projektkapazität
- Projektdokumente zentralisieren und speichern
Projektmanager müssen auch potenzielle Hindernisse in Betracht ziehen, die den Fortschritt verlangsamen könnten oder änderungen des Projektumfangs die sich auf den Umgang mit den Ressourcenbeschränkungen auswirken können. Das Hinzufügen von Kontrollpunkten, wie z. B. regelmäßige Überprüfungen dieser Projektmanagement-Einschränkungen, sollte zur Standardpraxis gehören, um sicherzustellen, dass Ihr Team bei jedem Schritt der Reise alles hat, was es braucht.
Beispiele von Projektmeilensteinen in ClickUp
Einige Projekte (und zukünftige Projekte) erfordern bestimmte Ressourcen, die nicht ohne Weiteres verfügbar sind, so dass es notwendig sein kann, alternative Lösungen zu finden oder Ihre projektzeitpläne wenn diese Ressourcen verfügbar werden.
Die Ermittlung des Projektumfangs, der Meilensteine und der Abhängigkeiten hilft dabei, potenzielle Ressourcenbeschränkungen zu erkennen, die auf Sie zukommen.
6 Lösungen für Ressourcenbeschränkungen
Es ist wichtig, die möglichen Lösungen für Ressourcenbeschränkungen in einem Projekt zu kennen - so sind Sie gewappnet, falls die Dinge nicht wie geplant laufen. Ob Sie nun Prognosen erstellen, Ihre kapazitätsplanung oder die Analyse Ihres aktuellen Status, wir haben eine Lösung für Sie!
Hier finden Sie sechs Lösungen für eine bessere Verwaltung Ihrer Ressourcen:
1. Schablonen
Mit Hilfe von Vorlagen lassen sich der Zeitplan für das Projektmanagement und der Ressourcenbedarf vereinfachen und rationalisieren. Geben Sie ClickUp-Vorlagen ein!
Alles von vorlagen für die Ressourcenplanung zu vorgefertigten Matrixanalysen helfen den Projektmanagern, schnell zu erkennen, wo Ressourcen benötigt werden, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von vorgefertigten projektmanagement-Vorlagen um Ihre Analyse in Gang zu bringen, damit Sie Ihre Ressourcen besser verwalten können.
Einige unserer beliebtesten Vorlagen sind:
ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung
Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung, um den Überblick über die Materialien, Arbeitskräfte usw. des Unternehmens für jedes Projekt zu behalten.
Diese ressourcenzuweisung ist eine großartige Option, um die für Ihre Teams benötigten Ressourcen zu verwalten. Ob es sich um Materialien, Ausrüstung oder Personal handelt, die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenzuweisung behält den Überblick über die Ressourcen, die Sie benötigen, um das Projekt abzuschließen.
Darüber hinaus können Sie die Projektmanagement-Vorlage als Hilfe bei Ressourcenengpässen verwenden und wissen, wann die benötigten Ressourcen verfügbar sind.
So können Sie sicherstellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen, um das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abzuschließen.
ClickUp 2X2 Prioritätsmatrix Whiteboard-Vorlage
Verwenden Sie das 2×2 Prioritätsmatrix-Whiteboard, um Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Priorität zu ordnen ClickUp's 2×2 Prioritätsmatrix Whiteboard Vorlage ermöglicht es Ihnen, Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit zu kategorisieren. Mit Whiteboard-Projektmanagement können Sie und Ihr Team leicht erkennen, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen und welche warten können.
Durch die Priorisierung von Aufgaben können Sie fundiertere Entscheidungen über die Zuweisung Ihrer Ressourcen treffen und sicherstellen, dass die wichtigsten Aufgaben die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.
ClickUp Vorlage für Ressourcenplanung
Visualisieren Sie Ihre Ressourcenplanung und sehen Sie schnell Dinge wie die verbleibende Zeit, das Budget und die benötigte Arbeitskraft, um ein Projekt abzuschließen
Die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenplanung hilft Ihnen, die Ressourcen innerhalb Ihres Teams oder Ihrer Abteilung schneller zu verwalten und zuzuweisen. Mit dieser Vorlage können Sie die Kapazität Ihrer Ressourcen mit Hilfe der Auslastungsansicht leicht erkennen, die eine visuelle Darstellung jeder einzelnen Ressource bietet arbeitsbelastung der Teammitglieder .
Auf diese Weise können Sie die Arbeitsbelastung in Ihrem Team besser verteilen und sicherstellen, dass jeder seine optimale Leistung erbringt. Mithilfe dieser Projektmanagement-Vorlage können Sie bessere Entscheidungen über die Zuweisung Ihrer Ressourcen treffen.
So stellen Sie sicher, dass Ihr Team effizient und effektiv arbeitet.
ClickUp Projekt-Ressourcen-Matrix-Vorlage
Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder auf der Grundlage Ihrer Projektressourcen-Matrix, um die Arten von Ressourcen und die zugewiesenen Budgets für jede Ressource detailliert anzugeben
Eine effiziente Ressourcenplanung ist für Ihre zukünftigen Projekte entscheidend, da sie sich direkt auf die Gesamtkosten der benötigten Ressourcen auswirkt. Mit der ClickUp Projekt-Ressourcen-Matrix-Vorlage haben Sie alle notwendigen Informationen, um Ihre Ressourcen effektiv zu planen.
Mit dieser Projektmanagement-Vorlage können Sie Ressourcen wie Zeit, Arbeitskräfte und Materialien einfach zuordnen und nachverfolgen, um bessere Entscheidungen über die Ressourcenzuweisung zu treffen und die Kosten zu minimieren.
2. Terminplanung
Um die Zeitplanung zu optimieren, setzen Projektmanager verschiedene Planungsmethoden ein. So ist es beispielsweise bereits ein Schritt in die richtige Richtung, Aufgaben zu identifizieren, sie zu gruppieren und nach Prioritäten zu ordnen, um den Zeitaufwand für den Projektabschluss zu verringern.
Wenn Sie feststellen, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das Projekt termingerecht abzuschließen, kann es erforderlich sein, die Projekttermine anzupassen. Dies kann bedeuten, dass Sie die Termine verschieben oder über ihr ursprüngliches Ablaufdatum hinaus verlängern müssen, was wiederum eine Anpassung der geplanten Abhängigkeiten erforderlich machen kann.
Abhängigkeiten umplanen, um die Auswirkungen von Fälligkeitsänderungen auf Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp zu visualisieren
Projektabhängigkeiten beziehen sich auf Aufgaben oder Aktivitäten innerhalb eines Projekts, die voneinander abhängig sind. Mit anderen Worten, eine Projektabhängigkeit ist eine Beziehung zwischen Aufgaben, bei der der Abschluss einer Aufgabe erforderlich ist, bevor eine andere Aufgabe in Ihrem spezifischen Zeitplan beginnen kann.
Dinge wie eine Zeitleistenansicht, ein Gantt-Diagramm oder einfach ressourcenabgleich durchführen hilft Ihnen sehr dabei zu verstehen, wie der Zeitplan aussieht und wie Sie ihn erreichen können. Ihre Projektressourcen sollten Ihren Zeitplan nicht immer drastisch ändern müssen.
3. Delegation
Beim Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder geht es darum, die Aufgaben mit den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit abzustimmen. Wenn festgestellt wird, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das Projekt abzuschließen, kann es notwendig sein, zusätzliche Ressourcen einzustellen.
Fügen Sie mehrere Beauftragte hinzu, delegieren Sie Kommentare und erstellen Sie Berechnungen mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern, alles aus Ihren ClickUp-Aufgaben heraus
Dies kann die Einstellung neuer Teammitglieder oder die Vergabe von Dienstleistungen erfordern. Wenn andererseits nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das Projekt wie geplant abzuschließen, können Projektmanager auch den Projektumfang begrenzen.
Die Reduzierung der Anzahl der Aufgaben oder die Einschränkung der Projektziele sind zwei Beispiele dafür. Deshalb ist es wichtig, die Möglichkeit zu haben projektaufgaben zu delegieren ist eine wichtige Funktion in Ihrer Ressourcenmanagement-Software.
4. Kostenvoranschlag
Bei den Schätzungstechniken geht es um die Vorhersage von Dauer, Kosten und Ressourcen, die für die Fertigstellung des Projekts benötigt werden. Je besser Ihre Schätzungen sind, desto weniger Hürden werden Sie während des gesamten Prozesses erleben.
Einfache Anzeige und Verfolgung von Zeitschätzungen in ClickUp-Aufgaben für ein besseres Ressourcenmanagement
Die beste Software für das Ressourcenmanagement ermöglicht es Ihnen nicht nur, Zeitschätzungen zu erfassen, sondern auch, dies auf Ihre Weise zu tun. Mit den Zeiterfassungsfunktionen von ClickUp können Sie die Zeit von jedem Gerät aus starten und stoppen, sodass Sie problemlos zwischen Projektaufgaben wechseln können.
5. Automatisierung
ClickUp unterstützt Sie bei der Kalkulation mit anpassbaren Vorlagen, zentraler Datenspeicherung und visualisierungen der Projektkapazität und Meilensteinen, so dass es einfach ist, Änderungen vorzunehmen und alle Beteiligten automatisch auf dem Laufenden zu halten.
Automatisierungswerkzeuge verringern den Zeit- und Kostenaufwand für die Erledigung von Aufgaben und vereinfachen die Projektverwaltung. Durch Techniken wie das Festlegen und Automatisieren von Erinnerungen an Meilensteine, das Automatisieren von Projektstatusänderungen und das Anpassen und Festlegen von Prioritätsänderungen können Projektmanager schnell arbeiten und Zeit sparen.
Für die Automatisierung gibt es ClickUp - Sie können automatische Auslöser und Aufgabenzuweisungen mit verschiedenen Komplexitätsgraden festlegen.
6. AuslagerungOutsourcing wird eingesetzt, um die mit der Durchführung eines Projekts verbundenen Kosten zu senken und die Verfügbarkeit von Ressourcen zu erhöhen. Methoden wie der Einsatz von ausgelagerten Ressourcen eines Drittanbieters oder die Nutzung eines externen Ressourcenpools (z. B. Zeitarbeitsfirmen) sind eine große Hilfe bei der Bewältigung von Ressourcenknappheit, wenn Sie zu wenig Personal haben oder eine bestimmte Qualifikation fehlt.
ClickUp hilft bei der Auslagerung, indem es Tools wie Diagramme und anpassbare Dashboards bereitstellt für verfolgung von Auftragnehmern . Außerdem können Sie bestimmte Berechtigungen erteilen oder die Erstellung von Konten einschränken, um unerwünschte Änderungen zu vermeiden.
Alles mit ClickUp erledigen
Projektplanungstools sind ein Muss, wenn Sie versuchen, Ihren Umgang mit Ressourcenbeschränkungen zu optimieren. Ressourcenknappheit ist eine häufige Herausforderung im Projektmanagement, die sich auf den Zeitplan, das Budget und die Qualität des Projekts auswirkt.
Durch das frühzeitige Erkennen und Managen von Ressourcenbeschränkungen, den Einsatz geeigneter Strategien und Tools und das Lernen aus früheren Erfahrungen können Projektmanager Ressourcenbeschränkungen überwinden und das Beste aus den ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln machen.