Was um alles in der Welt ist Whiteboard-Projektmanagement?

Es ist Mondaymorgen, und Sie befinden sich mitten in einer Brainstorming-Sitzung, um das Problem zu lösen, das Ihr Projekt seit Wochen plagt. Dann haben Sie plötzlich eine Idee. 💡🙌🏼

In der Hitze des Gefechts schalten Sie Ihr Mikrofon ein und beginnen, die Lösung zu erklären – mit vielen Handgesten –, bis Ihr Teamleiter sagt: „Ähm, das ist eine Idee. “ 💀

Anstatt sich von Ihren Gedanken überwältigen zu lassen, könnten Sie Ihre Vision doch einfach schnell skizzieren.

Noch besser: Was wäre, wenn Sie Ihr Modell dem Team präsentieren und gemeinsam daran arbeiten könnten, ohne auch nur einen Moment zu verlieren? Das ist die Realität, wenn Sie digitale Whiteboard-Software in Ihren Prozess des Projektmanagements einführen. 🏆

Wenn Menschen den Begriff „Whiteboard-Projektmanagement“ hören, stellen sie sich wahrscheinlich genau dieses Szenario vor. Und obwohl dies völlig legitim (und sehr verbreitet) ist, kratzt dieses Beispiel nur an der Oberfläche der unendlichen Vorteile, die diese Methodik zu bieten hat!

Es ist kein Geheimnis, dass Whiteboard-Projektmanagement der nächste große Trend ist und sich dieser Trend auch in naher Zukunft fortsetzen wird.

Aber wenn Sie glauben, dass Sie diese Projektmethodik schon beherrschen, weil Sie endlich dieses Mini-Whiteboard in Ihrer Küche aufgehängt haben – denken Sie noch einmal darüber nach, mein Freund.

Wir zeigen Ihnen alles, was Sie über Whiteboard-Projektmanagement wissen müssen, darunter was es ist, wie es sich in Ihren Workflow einfügen lässt und welche Vorlagen Sie benötigen, um seine Vorteile optimal zu nutzen.

Was ist Whiteboard-Projektmanagement?

Digitale Whiteboards bieten einen kollaborativen, kreativen und effizienten Ansatz für das Projektmanagement, den Sie wahrscheinlich bisher vermisst haben! Außerdem müssen Sie kein Projektmanager sein, um von der digitalen Whiteboard-Software zu profitieren. Sie sind einfach so vielseitig!

Die visuelle Darstellung und Verwaltung fast aller Projekte ist einer der größten Vorteile des Whiteboard-Projektmanagements, da es Ihnen hilft, Verbindungen zu erkennen, die Ihnen zuvor vielleicht nicht aufgefallen sind. Außerdem ist es für Menschen, die ihre Arbeit auf unterschiedliche Weise angehen, ansprechender und zugänglicher.

Die kollaborative Natur von Whiteboard-Software ist auch ein großer Vorteil für agile Teams, die den Großteil ihrer Arbeit asynchron erledigen, da sie automatisch mit den neuesten Informationen auf dem aktuellen Stand bleibt. In diesem Fall können Sie sich Ihr Whiteboard als Ihr eigenes lebendes Dokument vorstellen!

Ganz gleich, ob Ihr Team in Sprints arbeitet oder die nächste Unternehmenskonferenz plant – Whiteboard-Projektmanagement unterstützt Sie dabei. Halten Sie vor Ihrer nächsten Initiative ein Whiteboard bereit, wenn Sie:

Von wichtigen Aufgaben über Meilensteine bis hin zu Ihrer Roadmap selbst – alles kann von Anfang bis Ende auf Ihrem Whiteboard dargestellt werden, sodass es sich wirklich unendlich anfühlt! Wir zeigen Ihnen, wie das geht. 🤗

Planen und verwalten Sie Ihr Projekt auf einem digitalen Whiteboard.

Virtuelle Whiteboards geben Teams die Möglichkeit, ihre täglichen Prozesse kreativ zu gestalten. Unabhängig davon, ob Sie Projekte im Bauwesen, in der Technologiebranche, im Immobilienbereich oder in einer anderen Branche verwalten, durchläuft Ihr Projektlebenszyklus in der Regel dieselben fünf Phasen:

Ihr Board wird während des gesamten Projektlebenszyklus eine Konstante bleiben, daher ist es wichtig, Zeit in ein Tool zu investieren, das reich an Features und Funktionen ist. Haftnotizen, Text, Verbindungselemente und zahlreiche Einbettungsmöglichkeiten sind entscheidend, um jeden Schritt des Projektprozesses abzuschließen, aber der Zugriff auf anpassbare Vorlagen für Ihren spezifischen Anwendungsfall wird der eigentliche Faktor sein, der Ihre Whiteboard-Erfahrung revolutionieren wird.

Whiteboard-Vorlagen sind das Geheimnis, um Zeit zu sparen – vom Concept Mapping bis zur Umsetzung Ihrer nächsten Schritte. Sie wenden vorformatierte Diagramme, organisierte Strukturen und Diagramme direkt auf Ihr Board an und sind unverzichtbare Ressourcen, um die Fehlerquote in den frühen Phasen Ihres Projekts zu reduzieren.

Die umfangreiche Vorlagenbibliothek von ClickUp wurde speziell für Projektmanager entwickelt und kann für Teams aus verschiedenen Branchen benutzerdefiniert angepasst werden. Sie bietet unzählige Vorlagen für Flussdiagramme, Mapping, Brainwriting, Stand-ups und Planung, mit denen Sie Ihre Workflows optimieren und Ihre Durchlaufzeiten mithilfe von Whiteboards verkürzen können.

Mit der richtigen Vorlage können Sie in ClickUp zur nächsten Phase Ihres Projekts übergehen, ohne jemals wegklicken oder das von Ihnen erstellte Whiteboard verlassen zu müssen.

Aber lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie das wirklich aussieht.

Phase 1: Setzen Sie Ihre Strategie mit Whiteboards des Projektmanagements um

Bevor das Projekt existiert, gibt es ein Problem zu lösen und eine Gruppe von Menschen, die davon profitieren können (Ihre Zielgruppe). 💜

In der Brainstorming-Phase ist Ihr Projektmanagement-Whiteboard das Vision Board für die Zukunft, gefüllt mit den wichtigsten Recherchen, Ihrem Wertversprechen, unmittelbaren Zielen, Erwartungen und vielem mehr. Im Grunde genommen Alles, was Sie zur Erstellung einer Projektstrategie benötigen!

Sie können zwar jederzeit mit einer leeren Leinwand beginnen und Ihre Arbeit nach und nach einfügen, aber dann würden Sie wahrscheinlich einige der wichtigsten Features verpassen, die Whiteboards so besonders machen. Außerdem ist es einschüchternd, auf einen leeren Bildschirm zu starren. Wir empfehlen Ihnen stattdessen, mit einer anpassbaren Vorlage (oder zwei!) zu beginnen, um Ihren Brainstorming-Prozess ein paar Schritte voranzutreiben.

Vorgefertigte Vorlagen wie die Moodboard-Whiteboard-Vorlage von ClickUp dienen als Sprungbrett für Ihren kreativen Prozess. Die farbcodierten Formen und die visuelle Darstellung sind ideal, um Teams dazu anzuregen, über wichtige Aktionselemente nachzudenken, wie zum Beispiel:

Aber diese Vorlage ist nur der erste Schritt! Je mehr Kontext Sie Ihrem Whiteboard in dieser Phase hinzufügen können, desto wertvoller wird es in Zukunft sein. Von hier aus können Sie Medien, Bilder und sogar Websites von Drittanbietern in Ihr Whiteboard einbetten, um Ihre Design-Thinking-Sitzung zu starten.

Wenn Sie eine Idee haben, steht Ihnen Ihr Whiteboard mit Zeichenwerkzeugen, Formen und Haftnotizen zum Erstellen von Mockups, Wireframes und vielem mehr zur Verfügung. Wenn Sie also mit Ihrem Projekt in die zweite Phase gehen, können Sie auf Ihrer bereits erledigten Arbeit aufbauen, um Ihre nächsten Schritte zu planen – im wahrsten Sinne des Wortes. 🗺

Phase 2: Projektplanung wie ein Profi

Mit den bereits auf Ihrem Board gesammelten Informationen ist es an der Zeit, sich mit der Planungsphase zu befassen. 🤓

In dieser Phase Ihres Prozesses geht es vor allem darum, wie Sie Ihr Budget und Ihre Zeit in Zukunft ausbalancieren und im Wesentlichen einen Entwurf für das Projekt erstellen. Alles, was Ihre digitalen Whiteboards zu erledigen haben, ist das!

Anhand der besten Ideen aus Ihren Brainstorming-Sitzungen können Sie Objekte auf Ihrem Board verschieben, kopieren oder miteinander verbinden, um eine realistische Zeitleiste für Ihr Projekt zu erstellen. Zu diesem Zeitpunkt werden auch erste Abhängigkeiten zwischen Aufgaben sichtbar und funktionsübergreifende Teammitglieder kommen hinzu. Dank der zahlreichen Kollaborationsfunktionen von Whiteboards war es noch nie so einfach, das Team aufeinander abzustimmen. 😎

Mit Live-Cursorn können Sie sehen, wer gerade an Ihrem Board arbeitet, was diese Personen tun, und mit ihnen zusammenarbeiten, ohne sich gegenseitig zu behindern – ein großer Vorteil, wenn Sie ständig neue Rückmeldungen bearbeiten, andere zur Überprüfung erwähnen und Ihre besten Ideen strukturieren.

Dies ist auch die Phase, in der Doc-Karten zum Einsatz kommen. Betten Sie Ihre ClickUp-Dokumente direkt in Ihr Whiteboard ein und interagieren Sie mit ihnen, entweder über das an Ihren Bildschirm angeheftete Menü oder über eine praktische Verknüpfung, mit der Sie noch schneller auf Ihre Arbeit zugreifen können. 🔥

Wenn Sie sich von Ihrem Moodboard entfernen, können Sie von demselben Board aus mit Techniken wie Mind Mapping formative Schritte nach vorne machen, um einen groben Plan für die Vorgehensweise zu erstellen. Für uns ist die Anwendung der User Story Mapping-Vorlage von ClickUp der logische nächste Schritt.

Die Planungsphase ist sehr aufwendig, und diese Vorlage berücksichtigt das. Diese Whiteboard-Vorlage unterteilt die Reise eines Benutzers mit Ihrem Produkt in kleine, überschaubare Abschnitte. Diese kleineren Abschnitte können Ihnen dabei helfen, wichtige Entscheidungen über Ihre Roadmap zu treffen und den Prozess der Anforderungen, des Umfangs und des Flows der Aufgaben Ihres Projekts zu vereinfachen.

Eine präsentationsfertige Whiteboard-Vorlage mit umfangreichen Formatierungsoptionen, integrierten Recherchen und Dokumenten sowie übersichtlichen Verbindungselementen ist ein entscheidender Faktor für die Projektplanung. Diese Features machen den Unterschied zwischen einem sofortigen Plan, der von den Stakeholdern genehmigt werden kann, und einem Plan, für dessen Vorbereitung zusätzliche Zeit benötigt wird.

Sehen Sie sich diese Storyboard-Vorlagen an!

Phase 3: Den richtigen Start hinlegen

In der Startphase sind ClickUp Whiteboards das Nonplusultra für diese Methode des Projektmanagements. Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Überzeugen Sie sich selbst!

In dieser Phase haben Sie bereits die Recherchen erledigt, Ihre Zielgruppe identifiziert, einen Fahrplan erstellt und festgelegt, welche Fähigkeiten erforderlich sind, um das Projekt zu verwirklichen – Sie sind bereit für die Umsetzung!

Wenn Sie sich die Roadmap und die Benutzerabläufe auf Ihrem Board ansehen, können Sie die Platzhalterobjekte erkennen, die die Aufgaben und wichtigsten Meilensteine Ihres Projekts darstellen. Und da Sie ClickUp Whiteboards verwenden, können Sie diese Formen und Haftnotizen von Ihrem Whiteboard auch in umsetzbare ClickUp-Aufgaben umwandeln, die mit Ihrem Workflow verbunden sind. 🏆

Selbst wenn Sie die Arbeit auf mehrere Teams aufteilen, läuft alles über Ihr Whiteboard. In diesem Fall wird Ihr Board zum zentralen Treffpunkt in Ihrem Workspace, wo sich die Mitglieder jederzeit versammeln können, insbesondere während der wöchentlichen Meetings.

Da jeder Text, jede Notiz und jede Form direkt in ein Element auf Ihrer Zeitleiste umgewandelt werden kann, können die Mitglieder unmittelbar nach einem Meeting oder einer bahnbrechenden Idee die nächsten Schritte umsetzen.

Die Möglichkeit, Ihre Aufgaben in jedem Schritt des Projektlebenszyklus zuzuweisen und zu aktualisieren, macht ClickUp Whiteboards zu einem so leistungsstarken Tool und diese Methodik für Ihr Team so effizient.

Phase 4: Nachverfolgung des Fortschritts während der Arbeit

Mittlerweile haben Sie sicher schon gehört, wie sehr wir Whiteboards dafür loben, dass sie Teams eine verlässliche Informationsquelle bieten – ein lebendiges (und sehr visuelles) Dokument, das mit Ihrem Workflow verknüpft, in Ihre ClickUp-Dokumente eingebettet und im Laufe Ihrer Zeitleiste automatisch mit den neuesten Informationen aktualisiert wird.

Da Ihr Whiteboard niemals voll wird und nie gelöscht werden muss, ist die Überwachung und Steuerung Ihres Projekts einfacher denn je. Projektmanager können das Whiteboard ganz einfach zu Rate ziehen, um fertiggestellte Aufgaben und Meilensteine oder sogar erste Recherchen und KPIs zu finden, um den Erfolg des Projekts auf einen Blick zu beurteilen oder etwaige Probleme anzugehen.

Ihre Ergebnisse sind jedoch nicht nur auf Ihr Whiteboard beschränkt. Dank des Slash-Befehls /whiteboards können Sie ein voll funktionsfähiges Whiteboard von jedem ClickUp-Dokument aus anzeigen und bearbeiten! So können Sie Änderungen und Aktualisierungen vornehmen und mit Ihrem Team an Ihrem Whiteboard zusammenarbeiten – direkt aus einem Dokument heraus. 🤯

Das Problem ist jedoch, dass nicht jede Whiteboard-Software dies ermöglicht – nur ClickUp. 🔥

Denken Sie einmal darüber nach: Ihre gesamte Arbeit befindet sich in Ihrem Workspace. Und da Sie jede ClickUp-Aufgabe oder jedes Dokument in Ihr Whiteboard einbetten und damit interagieren können, sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit, ohne einen Finger rühren zu müssen.

Außerdem finden Sie im Internet zahlreiche Softwareprogramme mit virtuellen Zeichentools zum Erstellen von Diagrammen und Modellen, aber sobald diese Skizzen erledigt sind, verlieren sie im Grunde genommen ihren Wert. Erst wenn Sie die Arbeit auf Ihrem Whiteboard umsetzen, durchführen und verwalten können, wird es zu einem lebendigen Teil Ihres Prozesses.

Um die Vorteile von ClickUp Whiteboards in einer anderen Software nachzubilden, wären ständige Aufmerksamkeit, manuelle Aktualisierungen und ein ständiger Nachrichtenaustausch erforderlich. Und ehrlich gesagt ist das einfach nicht die höchste Stufe der Produktivität im Bereich des Projektmanagements. Stattdessen könnten Sie einen Bruchteil dieser Zeit in ClickUp investieren und langfristig etwas noch Bedeutenderes und Substanzielleres für Ihr Projekt gewinnen.

Denn es geht nicht nur um die Erstellungen auf Ihrem Whiteboard – es geht darum, was Ihr Whiteboard-Projektmanagement-Tool damit machen kann!

Phase 5: Retros für den Erfolg

Es ist verlockend, Projekte nach ihrer Fertigstellung hinter sich zu lassen, aber verzichten Sie nicht auf eine gut durchgeführte Retrospektive.

Wie man so schön sagt: Im Nachhinein ist man immer schlauer. Retrospektiven dienen dazu, Produktteams dabei zu helfen, sich kontinuierlich zu verbessern, indem sie die Höhepunkte und Fallstricke vergangener Projekte Revue passieren lassen. Auf Ihrem Sprint Retrospective Brainstorm-Whiteboard in ClickUp können Sie ganz einfach Feedback zu vergangenen Praktiken sammeln, um es in zukünftigen Iterationen anzuwenden.

Retrospektive Tools wie dieses machen Ihre Retrospektiven wirkungsvoller, da Sie Daten, Medien, Dokumente und Tools von Drittanbietern zu Ihrem Whiteboard hinzufügen können. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Beteiligten für positive Anpassungen in zukünftigen Projekten verantwortlich sind, indem sie Ihre Beiträge in Aktionspunkte umwandeln.

Verwandeln Sie Ihr Projektmanagement mit ClickUp Whiteboards in Magie

Die wahre Stärke des Whiteboard-Projektmanagements kommt zum Tragen, wenn Sie Ihre Gedanken nahtlos mit Ihrem Workflow verbinden können – ein Feature, das ClickUp Whiteboards perfektioniert hat!

Zusammenarbeit und Kreativität bekommen durch die Einbettungsmöglichkeiten, die präzisen Verbindungselemente, die Bearbeitung in Echtzeit und natürlich die Möglichkeit, alles auf Ihrem Board in eine umsetzbare Aufgabe zu verwandeln, eine ganz neue Bedeutung. Mit einer wachsenden Liste von Features und noch größeren Plänen für die Zukunft ist das Whiteboard in ClickUp der naheliegende Ausgangspunkt für alles, was mit Projektmanagement zu tun hat.

Importieren Sie Ihre Arbeit in nur 60 Sekunden von praktisch überall und eliminieren Sie unnötige Registerkarten und Tools aus Ihrem Prozess. Außerdem lässt sich ClickUp mit über 1.000 tools integrieren, um Ihnen ein möglichst reibungsloses Erlebnis zu bieten.

Probieren Sie es selbst aus und Sie werden es nie bereuen. 💜