Ein schrittweiser Leitfaden für eine erfolgreiche Projektinitiierung

"Gut angefangen ist halb gewonnen"

Aristoteles, ein großer Philosoph, wusste um die Bedeutung eines starken Anfangs. Dieser zeitlose Spruch gilt für die Philosophie und jede Aufgabe, insbesondere für unsere Projekte.

Haben wir die erforderlichen Ressourcen für das Projekt angemessen bereitgestellt? Wie können wir etwaige Budgetbeschränkungen einhalten? Wie legen wir Qualitätsstandards fest?

Fragen wie diese stellen sich oft, wenn Sie Ihr Projekt nicht gut initiieren. Die Projektinitiierung ist die wichtigste Phase eines jeden Projekts.

Doch egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager oder ein Neuling sind, die Frage, wie Sie ein Projekt beginnen sollen, kann Sie nerven. In diesem Artikel führen wir Sie durch das ABC der Projektinitiierungsphase und erläutern die Schritte für eine effektive Initiierung.

Was ist eine Projektinitiierung?

Das Project Management Institute unterteilt ein Projekt in den Lebenszyklus eines Projekts in fünf Phasen unterteilt:

• Initiierung: Definition des Projekts und Einbindung der Beteiligten
• Planung: Erstellen von Zielen und eines Fahrplans
• Durchführung: Start des Projekts
• Leistung: Messung der Leistung anhand von KPIs
• Abschluss: Mitteilung der Details an die Beteiligten

Dieser Artikel konzentriert sich auf die Projektinitiierung. Wie der Name schon sagt, ist die Projektinitiierung der erste Schritt eines Projekts. Sie umfasst die Definition des Projekts auf breiter Ebene, die Einholung der Genehmigungen der wichtigsten Interessengruppen und die Schaffung einer soliden Grundlage für das Projekt.

In dieser Phase wird die Zukunft Ihres Projekts festgelegt - wird es durchgeführt oder nicht? Erst wenn die Beteiligten zustimmen, können Sie mit dem Projekt beginnen. Um diese Zustimmung zu erhalten, müssen Sie Ihre Ideen, ihre Durchführbarkeit und ihren geschäftlichen Nutzen darlegen.

Daher gehören zu den Aktivitäten in dieser Phase folgende:

• Projektdefinition: Festlegen des Zwecks, der Ziele und der zu erbringenden Leistungen
• Projektcharta: Ausarbeitung einer Projektcharta (mehr dazu später)
• Umfangsbestimmung: Festlegung des Projektumfangs, der Einschränkungen und der Annahmen
• Risikobewertung: Ermittlung potenzieller Risiken und Unsicherheiten
• Durchführbarkeitsstudie: Verstehen der Durchführbarkeit Ihres Projekts
• Kosten-Nutzen-Analyse : Feststellen, ob das Projekt einen geschäftlichen Wert hat
• Ressourcenplanung: Schätzung der erforderlichen Ressourcen und Entwicklung eines vorläufigen Projektzeitplans
• Einbeziehung der Interessengruppen: Identifizierung und Einbindung der Interessengruppen
• Projektgenehmigung: Einholung der Zustimmung der Beteiligten
• Teambildung: Zusammenstellung des Wunschteams, das an dem Projekt arbeiten wird

Die Verwaltung aller Aspekte innerhalb einer begrenzten Zeit macht das Projektmanagement zu einer Herausforderung. Daher benötigen Sie während des gesamten Projektlebenszyklus Tools, die Sie bei der Verwaltung von Risiken, Aufgaben, Ressourcen und Leistung unterstützen.

Mit den Dashboards in ClickUp 3.0 erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über Projektstatus und verbleibende Aufgaben in Ihrem Team oder Ihrer Abteilung Das Projektmanagement-Werkzeug von ClickUp beschleunigt die Projektplanung und -durchführung, sorgt für Transparenz, verfolgt Ihre Prioritäten und ermöglicht es Ihnen, Projekte schneller und besser umzusetzen.

Projektinitiierung vs. Projektplanung

Es ist leicht, die Projektinitiierungsphase mit der Projektplanung zu verwechseln. Viele Menschen verwenden die Begriffe Projektinitiierung und -planung synonym, wenn sie über Projektmanagement sprechen. Es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Begriffe.

Sie wissen bereits, was die Projektinitiierung beinhaltet, also lassen Sie uns über die Projektplanung sprechen. Die Projektplanung ist die zweite Phase des Projektmanagements. Sie umfasst die Festlegung spezifischer Ziele und zu erbringende Leistungen und arbeiten an den kleinsten Details des Plans. Die projektplanungswerkzeuge die in dieser Phase eingesetzt werden, unterscheiden sich ebenfalls.

Zum besseren Verständnis werden hier die allgemeinen Unterschiede zwischen den beiden erläutert:

Unterschied zwischen Projektinitiierung und Projektplanung

Warum ist eine starke Projektinitiierungsphase wichtig?

Die Projektinitiierungsphase kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Diese Phase ist von entscheidender Bedeutung, von der Projektgenehmigung bis zur Zusammenstellung eines Teams, das Ihre Vision verwirklichen soll. Lassen Sie uns die Bedeutung dieser Phase erläutern.

Klarheit des Ziels

Sie schafft ein klares Verständnis für die ziele des Projekts , Ziele und Zweck. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alles mit dem Projektumfang übereinstimmt und die Gefahr einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs gering ist.

Einbindung der Stakeholder

Dazu gehört, dass Sie Ihre Interessengruppen einbeziehen und deren Zustimmung einholen. Je früher Sie sie einbeziehen, desto größer sind Ihre Chancen, Unterstützung zu erhalten und potenzielle Probleme zu entschärfen. Je früher Sie Ihren Executive Sponsor an Bord holen, desto größer sind die Chancen, dass das Projekt in Gang kommt.

Identifizierung der Risiken

In dieser Phase geht es darum, die Risiken zu ermitteln und zu verstehen. Sie ist entscheidend für die Projektplanung und die Minimierung der Auswirkungen von Unwägbarkeiten auf das Projekt.

Abgleich der Ressourcen

Sie hilft bei der Abstimmung der Ressourcen, einschließlich der personellen, finanziellen und technischen Mittel. Richtig zuweisung von Ressourcen verringert die Wahrscheinlichkeit von Engpässen in künftigen Phasen. Optimal ressourcenzuweisung sorgt dafür, dass Ihr Projekt reibungslos und mit minimalen Problemen abläuft.

Definieren des Projektumfangs und der Projektbeschränkungen

In dieser Phase wird auch der Umfang des Projekts klar definiert. Zusammen mit der Ermittlung von Einschränkungen und Annahmen bildet dies die Grundlage für eine realistische Planung und Erwartungshaltung.

Autorisierung der Projektcharta

Die Projektcharta ist gleichbedeutend mit der Existenz des Projekts. Mit ihr wird die Existenz des Projekts formell genehmigt. Mit diesem Dokument erhalten Sie die Befugnis, Projektaktivitäten zu initiieren.

Kommunikation etablieren

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg eines jeden Projekts. In dieser Phase werden die effektivsten Kommunikationskanäle zwischen dem Projektteam und den externen Beteiligten eingerichtet.

Dies wird während der gesamten Projektdauer (und auch danach) überprüft projektdurchführung ), um Missverständnisse zu vermeiden, trägt es dazu bei, die Verschwendung von Zeit und Ressourcen zu verhindern.

Grundlage für die Planung

Ein solider Anfang schafft eine solide Grundlage für die Projektplanungsphase. Mit einer gut durchgeführten Anfangsphase können Sie sicherstellen, dass der Rest der Planung auf genauen Informationen und einem gründlichen Verständnis der Projektanforderungen beruht.

In der Initiierungsphase werden daher die Richtung und der Ressourcenbedarf Ihres Projekts festgelegt. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten und Teammitglieder hinsichtlich der Ziele, des Umfangs, der Zielsetzungen und des weiteren Vorgehens auf derselben Seite stehen.

5 Schritte zu einer effektiven Projektinitiierungsphase

Da Sie nun das Warum und Wann der Projektinitiierung kennen, kommen wir nun zum Wie. Wie können wir eine effektive Projektinitiierungsphase sicherstellen? Die Antwort ist einfach - mit etwas Fingerspitzengefühl, dem perfekten Projektmanagement-Tool und diesen Schritten! Und vergessen Sie nicht, die grundsätze des Projektmanagements .

1. Erstellen Sie eine Projektcharta

Organisieren Sie Ihr Projekt, definieren Sie Erfolgskennzahlen und identifizieren Sie potenzielle Probleme mit der übersichtlichen Projektcharta-Vorlage von ClickUp

Eine Projektcharta ist ein wichtiges Dokument im Lebenszyklus des Projektmanagements. Sie formalisiert Ihr Projekt und gibt allen Beteiligten eine Richtung vor. Ihr grundlegender Nutzen ist:

• Das Projekt zu genehmigen
• Aufzeigen, warum Ihr Projekt notwendig ist
• Alle Beteiligten für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zur Rechenschaft zu ziehen
• Als Grundlage für den gesamten Projektlebenszyklus dienen

Eine Projektcharta unterscheidet sich erheblich von einem Business Case. Ein Business Case wird für größere Projekte mit mehr Elementen verwendet, während eine Projektcharta für kleinere Projekte mit weniger Elementen verwendet wird.

Inhalt Ihrer Projektcharta

Die folgenden Punkte sollten Sie bei der Erstellung einer Projektcharta berücksichtigen:

• Name des Projekts: Fügen Sie den Namen Ihres Projekts hinzu und machen Sie ihn so spezifisch wie möglich. Er sollte einprägsam sein und Ihre Projektziele effektiv vermitteln
• Zweck und Ziel: Geben Sie an, was mit dem Projekt erreicht werden soll und warum es vorgeschlagen wird
• Budget: Fügen Sie die geschätzten Kosten und benötigten Ressourcen hinzu
• Leistungen: Fügen Sie die zu erbringenden Leistungen, KPIs und Metriken hinzu
• Risiko: Fügen Sie die identifizierten Ziele und Strategien zur Risikominderung hinzu
• Umfang: Geben Sie den Umfang Ihres Projekts an
• Dauer: Geben Sie den Beginn und das Ende Ihres Projekts an
• Stakeholder: Wem werden Sie Bericht erstatten? Fügen Sie die Details Ihrer wichtigsten Stakeholder hinzu
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Definieren Sie die Rolle und Verantwortung jedes Teammitglieds im Projekt

Gehen Sie kurz auf das Warum, Was und Wer ein: Warum gibt es dieses Projekt? Was ist der Umfang des Projekts? Und wer wird an dem Projekt arbeiten? Der beste Weg zur Erstellung einer umfassenden Projektcharta ist die Verwendung eines projektcharta-Vorlage .

Methoden zur Erstellung einer Projektcharta

Gruppieren, filtern oder blenden Sie Aufgaben in ClickUp 3.0 Gantt-Diagrammen aus, um Arbeitsabläufe zu verfolgen und zu verbinden

Ihre Projektcharta ist entscheidend, um die Beteiligten zu informieren und zu überzeugen. Daher sollte sie ansprechend sein. Verwenden Sie visuelle Darstellungen wie ein Gantt-Diagramm oder eine Timeline-Ansicht, um sie visuell ansprechend zu gestalten. Auf diese Weise können Ihre Stakeholder die Informationen leicht verdauen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, die wichtigsten Mitglieder Ihres Teams in den Prozess einzubeziehen. Das Project Management Office (PMO) funktioniert als Team und Gruppe. Der Prozess der Projektinitiierung ist ein wichtiger Schritt im Projektlebenszyklus, um mehrere wichtige Interessengruppen frühzeitig einzubeziehen.

Das Gute daran ist, dass die meisten Projektmanagement-Softwareprogramme Funktionen für die Zusammenarbeit und visuelle Darstellungen bieten. So müssen Sie nicht alles manuell erledigen.

Projektmanager verwenden ClickUp's Projekt Charta Vorlage zur Übersicht ihrer ziele und Zielsetzungen umfassend zu erfassen. Es bietet eine einfach zu bedienende Checkliste zur Verfolgung des Fortschritts und flexible Optionen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit den Beteiligten. Alles, was Sie tun müssen, ist, sich bei ClickUp anzumelden, die Vorlage hinzuzufügen und Mitglieder in Ihren Arbeitsbereich einzuladen, um die Zusammenarbeit zu beginnen.

2. Identifizieren Sie Ihre wichtigsten Stakeholder

Der nächste Schritt bei der Projektinitiierung besteht darin, die wichtigsten Stakeholder zu finden, die Ihre Projektcharta abzeichnen werden. Das Project Management Institute definiert Stakeholder als Personen, die Einfluss auf das Projekt haben oder vom Projekt beeinflusst werden, wie z. B. Führungskräfte, Sponsoren usw.

Sie stellen Ressourcen und Genehmigungen für das Projekt zur Verfügung. Und ihre Zufriedenheit ist ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg.

Es gibt zwei Arten von Stakeholdern:

• Interne Stakeholder: Dies sind in der Regel Personen aus der Organisation, die an dem Projekt beteiligt sind. Dazu gehören das Projektteam, der Manager, der Sponsor und die internen Teams
• Externe Stakeholder: Diese Personen sind von den Projektergebnissen betroffen, auch wenn sie nicht direkt am Projekt beteiligt sind. Zum Beispiel externe Kunden, Unterauftragnehmer, Zulieferer und Endnutzer

Eine weitere Möglichkeit zur Identifizierung von Stakeholdern ist die Durchführung einer projekt-Stakeholder analyse. Teilen Sie Ihre Stakeholder demnach in vier Gruppen ein:

• Personen mit hohem Einfluss und hohem Interesse
• Personen mit hohem Einfluss und geringem Interesse
• Personen mit geringem Einfluss und hohem Interesse
• Personen mit geringem Einfluss und geringem Interesse

Die Personen der ersten Gruppe sind Ihre wichtigsten Stakeholder. Mit diesen Personen an Ihrer Seite hat Ihr Projekt bessere Erfolgschancen, da sie helfen, Risiken zu erkennen und ihre Erfahrungen einzubringen. Und denken Sie daran, ein Stakeholder-Register zu erstellen. Dies wird Ihnen helfen, die Häufigkeit und die Mittel der Kommunikation mit ihnen abzustimmen.

Führen Sie die Teamkommunikation mit ClickUp Chat an einem Ort zusammen und teilen Sie Updates, verknüpfen Sie Ressourcen und arbeiten Sie mühelos zusammen

Ein weiterer wichtiger Teil dieses Schrittes ist die Festlegung der Kommunikationsmethoden mit den Beteiligten. Dies wird auch bei der Kommunikation im Team von Nutzen sein. Wählen Sie die richtigen Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Dazu gehören einfache Tools wie E-Mail, Skype oder etwas Intuitiveres wie eine Projektmanagement-Software.

3. Stellen Sie Ihr Projekt vor

Nachdem Sie nun die wichtigsten Stakeholder gefunden haben, besteht der nächste Schritt der Projektinitiierung darin, ihnen Ihr Projekt vorzustellen. Beim Pitching geht es darum, Ihr Projekt zu präsentieren und dafür zu werben. Wenn Sie dies erfolgreich tun, erhalten Sie Unterstützung, Ressourcen und die Zustimmung von Personen, die Ihr Projekt beeinflussen können.

Im Folgenden finden Sie einige Elemente, die Sie bei der Präsentation Ihres Projekts beachten sollten:

• Erstellen Sie eine überzeugende Darstellung des Projekts. Vermitteln Sie den Zweck, die Ziele und die Ergebnisse des Projekts in einer Weise, die mit den Prioritäten und Interessen der Beteiligten übereinstimmt
• Ermitteln Sie die Bedenken, Erwartungen und Prioritäten der Stakeholder und richten Sie Ihr Angebot auf diese Punkte aus
• Erläutern Sie klar und deutlich das Wertversprechen des Projekts. Stellen Sie den Nutzen und die positiven Auswirkungen auf die Organisation und die Gemeinschaft heraus
• Gehen Sie auf Risiken und Herausforderungen ein. Gehen Sie klar auf diese ein und nennen Sie Strategien zur Abschwächung
• Gestalten Sie die Präsentation visuell ansprechend. Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und Folien, um einen prägnanten Überblick über das Projekt zu geben
• Gestalten Sie die Präsentation interaktiv und fesselnd. Ermutigen Sie die Beteiligten zu Fragen und Diskussionen, damit sie ihre Bedenken äußern und Feedback geben können
• Das Timing ist sehr wichtig. Wählen Sie daher einen günstigen Zeitpunkt, um Ihr Projekt vorzustellen. Berücksichtigen Sie andere laufende Initiativen und Prioritäten, bevor Sie den ersten Schritt tun
• Bitten Sie immer um Feedback. Gehen Sie auf die Bedenken der Beteiligten ein und geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen weiter
• Und zu guter Letzt: Machen Sie sich projektstandardisierung. Mit standardisierten Methoden werden Ihre Projekte klarer, konsistenter und besser auf die Unternehmensziele abgestimmt

4. Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch

Der nächste Schritt bei der Projektinitiierung ist die Durchführung einer Durchführbarkeitsstudie. In dieser Studie wird die Durchführbarkeit Ihres Projekts mit den verfügbaren Ressourcen bewertet. Sie bestätigt die Marktchancen und liefert weitere Informationen, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen.

Im Wesentlichen werden dabei die folgenden Fragen beantwortet:

• Verfügt das Projektteam über die erforderlichen Ressourcen, um das Projekt durchzuführen?
• Erzielt das Projekt einen ausreichenden ROI, so dass es sich lohnt, es weiterzuverfolgen?

Eine Durchführbarkeitsstudie wird nach der Projektausschreibung erstellt. Sie können sie zusammen mit der SWOT-Analyse und der Risikobewertung des Projekts durchführen. Im Folgenden werden die Schritte zur Durchführung der Studie beschrieben:

• Führen Sie eine Voranalyse durch
• Bewertung der finanziellen Machbarkeit des Projekts
• Durchführen einer Marktanalyse
• Überprüfung der durch alle Arten von Durchführbarkeitsstudien gesammelten Daten
• Und schließlich eine Entscheidung treffen

A projektmanagement-Tool wie ClickUp hilft Ihnen, alle notwendigen Informationen im Zusammenhang mit der Machbarkeitsstudie zu verfolgen. Überprüfen Sie den Fortschritt in Echtzeit, arbeiten Sie sofort und einfach zusammen, aktivieren Sie die Teamansicht und rationalisieren Sie den gesamten Prozess.

Bevor Sie eine Machbarkeitsstudie durchführen, sollten Sie überlegen, ob Ihr Projekt eine solche benötigt. Da eine Machbarkeitsstudie viel Zeit und Ressourcen kostet, ist es wichtig, dies zu bestimmen. Bei kleineren Projekten, die keine großen langfristigen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, ist eine solche Studie in der Regel nicht erforderlich. Wenn Sie in den letzten drei Jahren ein ähnliches Projekt oder eine ähnliche Studie durchgeführt haben, müssen Sie dies nicht erneut tun.

5. Finden Sie Ihre Mitarbeiter

Mit der Zustimmung der Stakeholder einerseits und der Durchführbarkeit des Projekts andererseits sind Sie bereit, Ihr Projekt in Angriff zu nehmen. Jetzt müssen Sie nur noch Ihr Wunschteam finden. Ein Projektteam setzt sich je nach Ihren Anforderungen aus Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammen.

Einige der üblichen Mitglieder eines Teams sind:

• Projektsponsor: Die Person, die für die Projektvision und -steuerung verantwortlich ist. Sie ist in der Regel dem Projektleiter übergeordnet
• Projektmanager: Die Person, die das Team leitet und führt, Entscheidungen trifft, einen Projektplan erstellt, den Projektfortschritt überwacht und mit den Beteiligten interagiert
• Teamleiter: In größeren Teams unterscheidet sich der Teamleiter vom Projektleiter. Er ist für die Aufgaben des Teammanagements verantwortlich
• Teammitglieder: Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten, die für die Erledigung verschiedener Aufgaben zuständig sind

Ein Projektteam kann je nach Bedarf auch aus anderen Mitgliedern bestehen. Letztendlich sollte es Ihr Ziel sein, ein funktionierendes Team mit den richtigen Erfahrungen und Fähigkeiten zusammenzustellen. Sie können entweder neue Mitarbeiter einstellen oder vorhandene Mitarbeiter umbesetzen.

ClickUp 3.0 bietet eine vereinfachte Ansicht, um die Arbeitsbelastung Ihres gesamten Teams oder einer einzelnen Person zu sehen, damit die Arbeit weitergeht

Bei einem großen Team kann es schwierig sein, die Fortschritte Ihrer Teammitglieder zu überwachen. Sie können jedoch den Fortschritt jedes einzelnen Mitarbeiters mithilfe der Teamansicht in Ihrem Projektmanagement-Tool überwachen.

Schlussfolgerung

Als erster Schritt in projektentwicklung hat die Initiierungsphase großen Einfluss auf den Rest des Projekts.

Die Entscheidungen, die in dieser Phase getroffen werden, wirken sich auf den gesamten Lebenszyklus des Projekts aus, prägen seinen Verlauf und bestimmen seinen endgültigen Erfolg. Jeder in diesem Artikel behandelte Schritt bringt Sie der besten Projektinitiierungsphase näher.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird Ihre Projektinitiierung intelligenter und stärker. Und denken Sie daran: Lassen Sie diese Energie während des Projekts nicht verpuffen. Stellen Sie sicher, dass jeder Aspekt, einschließlich der Projektzeitpläne, berücksichtigt wird, aufbau von Kapazitäten , Qualitätsmanagement und vieles mehr, beginnt und endet mit der gleichen Energie (oder besser!).