„Gut begonnen ist halb erledigt. “
Der große Philosoph Aristoteles wusste um die Bedeutung eines starken Anfangs. Diese zeitlose Weisheit gilt für die Philosophie und jede Aufgabe, insbesondere für unsere Projekte.
Haben wir die erforderlichen Ressourcen angemessen für das Projekt zugewiesen? Wie können wir Budgetbeschränkungen bewältigen? Wie legen wir Qualitätsstandards fest?
Fragen wie diese tauchen oft auf, wenn Sie Ihr Projekt nicht gut initiieren. Die Projektinitiierung ist die entscheidende Phase eines jeden Projekts.
Unabhängig davon, ob Sie ein erfahrener Projektmanager oder ein Neuling sind, kann Ihnen die Frage, wie Sie ein Projekt beginnen sollen, Kopfzerbrechen bereiten. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Grundlagen der Projektinitiierungsphase und zeigen Ihnen Schritte für eine effektive Initiierung auf.
Was ist Projektinitiierung?
Das Project Management Institute unterteilt den Lebenszyklus eines Projekts in fünf Phasen:
- Initiierung: Definition des Projekts und Einbindung der Stakeholder
- Planung: Ziele und einen Fahrplan erstellen
- Durchführung: Start des Projekts
- Leistung: Messung der Leistung anhand von KPIs
- Abschluss: Freigeben der Details an die Stakeholder.
Dieser Artikel konzentriert sich auf die Projektinitiierung. Wie der Name schon sagt, ist die Projektinitiierung der erste Schritt eines Projekts. Dazu gehört es, das Projekt auf einer allgemeinen Ebene zu definieren, die Zustimmung der Schlüssel-Stakeholder einzuholen und eine solide Grundlage für das Projekt zu schaffen.
Diese Phase entscheidet über die Zukunft Ihres Projekts – wird es umgesetzt oder nicht? Nur mit der Zustimmung der Stakeholder können Sie das Projekt beginnen. Um diese Zustimmung zu erhalten, müssen Sie Ihre Ideen, deren Machbarkeit und den Wert für das Geschäft präsentieren.
Daher umfassen die Aktivitäten in dieser Phase:
- Projektdefinition: Definition des Zwecks, der Ziele und der Ergebnisse
- Projektcharta: Entwicklung einer Projektcharta (mehr dazu später)
- Umfangsdefinition: Definition des Umfangs des Projekts, der Einschränkungen und Annahmen
- Risikobewertung: Identifizieren Sie potenzielle Risiken und Unsicherheiten.
- Machbarkeitsstudie: Die Machbarkeit Ihres Projekts verstehen
- Kosten-Nutzen-Analyse: Ermitteln Sie, ob das Projekt einen Wert für das Business hat.
- Ressourcenplanung: Schätzung der erforderlichen Ressourcen und Entwicklung eines vorläufigen Plans für das Projekt
- Einbindung von Stakeholdern: Identifizierung und Einbindung von Stakeholdern
- Projektgenehmigung: Einholung der Zustimmung der Stakeholder
- Teambildung: Bilden Sie das Traumteam, das an dem Projekt arbeiten wird.
Die Verwaltung aller Aspekte innerhalb eines Limits macht das Projektmanagement zu einer Herausforderung. Daher benötigen Sie während des gesamten Projektlebenszyklus tools, die Ihnen bei der Verwaltung von Risiken, Aufgaben, Ressourcen und Leistungen helfen.
Das Projektmanagement-Tool von ClickUp beschleunigt die Projektplanung und -durchführung, sorgt für Transparenz, verfolgt Ihre Prioritäten und ermöglicht Ihnen eine schnellere und bessere Projektabwicklung.
Projektinitiierung vs. Projektplanung
Die Projektinitiierungsphase wird leicht mit der Projektplanung verwechselt. Viele Menschen verwenden die Begriffe Initiierung und Planung synonym, wenn sie über Projektmanagement sprechen. Es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Begriffe.
Sie wissen bereits, was zur Projektinitiierung gehört, also lassen Sie uns nun die Projektplanung besprechen. Die Projektplanung ist die zweite Phase des Projektmanagements. Sie umfasst die Definition spezifischer Ziele und Ergebnisse sowie die Ausarbeitung der kleinsten Details des Plans. Auch die in dieser Phase verwendeten Projektplanungstools unterscheiden sich.
Zum besseren Verständnis hier der allgemeine Unterschied zwischen den beiden:
| Grundlagen | Projektinitiierung | Projektplanung |
| Phase | Erste Phase | Zweite Phase |
| Zweck | Das Projekt im weitesten Sinne definieren und die Genehmigung einholen | Erstellen Sie einen detaillierten Plan für das Projekt, in dem Sie darlegen, wie das Projekt durchgeführt, überwacht und gesteuert werden soll. |
| Wichtige Dokumente | Projektcharta | Projektmanagement-Plan, Zeitplan, Budget und Risikomanagement-Plan |
| Umfang | Konzentriert sich auf den breiten Anwendungsbereich | Konzentriert sich auf Details |
Warum ist eine starke Initiierungsphase des Projekts wichtig?
Die Projektinitiierungsphase kann über den Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Diese Phase ist unglaublich wichtig, von der Projektgenehmigung bis zur Zusammenstellung von Teams, um Ihre Vision zu verwirklichen. Lassen Sie uns die Bedeutung dieser Phase näher betrachten.
Klarheit des Zwecks
Sie schafft ein klares Verständnis der Ziele und des Zwecks des Projekts. Dadurch wird sichergestellt, dass alles auf den Projektumfang abgestimmt ist und die Wahrscheinlichkeit von Scope Creep gering ist.
Einbindung der Stakeholder
Dazu gehört, dass Sie Ihre Stakeholder einbeziehen und deren Zustimmung einholen. Je früher Sie sie einbeziehen, desto besser sind Ihre Chancen, Support zu gewinnen und potenzielle Herausforderungen zu mindern. Je früher Sie Ihren Executive Sponsor an Bord holen, desto höher sind die Chancen, dass das Projekt erfolgreich gestartet wird.
Identifizieren der Risiken
In dieser Phase werden die Risiken identifiziert und analysiert. Dies ist entscheidend für die Projektplanung und die Minimierung der Auswirkungen von Unsicherheiten auf das Projekt.
Ressourcen abstimmen
Dies hilft dabei, Ressourcen wie Personal, Finanzen und Technologie aufeinander abzustimmen. Durch die richtige Zuweisung von Ressourcen wird das Risiko von Engpässen in späteren Phasen verringert. Eine optimale Ressourcenzuweisung sorgt dafür, dass Ihr Projekt reibungslos und mit minimalen Störungen abläuft.
Festlegung des Umfangs des Projekts und der Einschränkungen
Zu dieser Phase gehört auch die klare Definition des Projektumfangs. Zusammen mit der Ermittlung von Einschränkungen und Annahmen bildet dies die Grundlage für eine realistische Planung und realistische Erwartungen.
Genehmigung der Projektcharta
Die Projektcharta entspricht der Existenz des Projekts. Sie autorisiert formell die Existenz des Projekts. Mit diesem Dokument erhalten Sie die Befugnis, Projektaktivitäten zu initiieren.
Kommunikation aufbauen
Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jedes Projekts. In dieser Phase werden die effektivsten Kommunikationskanäle zwischen dem Projektteam und externen Stakeholdern eingerichtet.
Dies wird zwar während der gesamten Dauer des Projekts (und nach der Projektausführung ) überprüft, um Missverständnisse zu vermeiden, trägt jedoch dazu bei, Zeit- und Ressourcenverschwendung zu verhindern.
Grundlage für den Plan
Ein solider Start bildet eine robuste Grundlage für die Phase der Projektplanung. Mit einer gut durchgeführten Initiierungsphase können Sie sicherstellen, dass die restliche Planung auf genauen Informationen und einem umfassenden Verständnis der Projektanforderungen basiert.
In der Initiierungsphase werden daher die Ausrichtung Ihres Projekts und der Ressourcenbedarf festgelegt. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten und Mitglieder des Teams hinsichtlich der Ziele, des Umfangs, der Zielsetzungen und der Vorgehensweise auf dem gleichen Stand sind.
5 Schritte zu einer effektiven Projektinitiierungsphase
Nachdem Sie nun wissen, warum und wann ein Projekt initiiert werden sollte, wenden wir uns nun dem „Wie” zu. Wie stellen wir eine effektive Projektinitiierungsphase sicher? Die Antwort ist einfach: mit etwas Fingerspitzengefühl, dem perfekten Projektmanagement-Tool und diesen Schritten! Und vergessen Sie nicht, die Projektmanagement-Grundsätze zu befolgen.
1. Erstellen Sie eine Charta für das Projekt
Eine Projektcharta ist ein wichtiges Dokument im Projektmanagement-Zyklus. Sie formalisiert Ihr Projekt und gibt allen Beteiligten eine Richtung vor. Ihre grundlegende Verwendung ist:
- Autorisieren Sie das Projekt
- Zeigen Sie, warum Ihr Projekt notwendig ist
- Halten Sie alle für ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verantwortlich.
- Als Grundlage für den gesamten Lebenszyklus eines Projekts dienen
Eine Projektcharta unterscheidet sich erheblich von einem Business Case. Ein Business Case wird für größere Projekte mit mehr Elementen verwendet, während eine Projektcharta für kleinere Projekte mit weniger Elementen verwendet wird.
Inhalt Ihrer Projektcharta
Folgendes sollten Sie bei der Erstellung einer Projektcharta berücksichtigen:
- Name Ihres Projekts: Geben Sie einen möglichst konkreten Namen für Ihr Projekt ein. Der Name sollte einprägsam sein und die Ziele Ihres Projekts effektiv vermitteln.
- Zweck und Ziel: Geben Sie an, was mit dem Projekt erreicht werden soll und warum es vorgeschlagen wird.
- Budget: Fügen Sie die geschätzten Kosten und erforderlichen Ressourcen hinzu.
- Ergebnisse: Fügen Sie die Ergebnisse, KPIs und Metriken hinzu.
- Risiko: Identifizierte Ziele und Strategien zur Risikominderung einbeziehen
- Umfang: Legen Sie den Umfang Ihres Projekts fest.
- Dauer: Geben Sie den Beginn und das Ende Ihres Projekts an.
- Stakeholder: Wem werden Sie die Berichterstellung durchführen? Fügen Sie die Details Ihrer wichtigsten Stakeholder hinzu.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Definieren Sie die Rolle und Verantwortung jedes Mitglieds des Teams im Projekt.
Kurz gesagt: Befassen Sie sich mit dem Warum, Was und Wer: Warum gibt es dieses Projekt? Was ist der Umfang des Projekts? Und wer wird an dem Projekt arbeiten? Der beste Weg, um eine umfassende Projektcharta zu erstellen, ist die Verwendung einer Projektcharta-Vorlage.
Methoden zur Erstellung einer Projektcharta
Ihre Projektcharta ist entscheidend, um die Stakeholder zu informieren und zu überzeugen. Daher sollte sie ansprechend gestaltet sein. Verwenden Sie visuelle Elemente wie ein Gantt-Diagramm oder eine Zeitleiste, um sie optisch ansprechend zu gestalten. Auf diese Weise können Ihre Stakeholder die Informationen leicht aufnehmen.
Beachten Sie außerdem, dass Sie die wichtigsten Mitglieder Ihres Teams in den Prozess einbeziehen sollten. Das Projektmanagementbüro oder PMO fungiert als Team und Gruppe. Der Projektinitiierungsprozess ist ein wichtiger Schritt im Projektlebenszyklus, um mehrere wichtige Stakeholder frühzeitig einzubeziehen.
Das Gute daran ist, dass die meisten Programme für Projektmanagement über Features verfügen, die Zusammenarbeit und Visualisierung ermöglichen. Sie müssen also nicht alles manuell erledigen.
Projektmanager verwenden die Projektcharta-Vorlage von ClickUp, um sich eine umfassende Übersicht über ihre Ziele und Vorgaben zu verschaffen. Sie bietet eine benutzerfreundliche Checkliste für die Nachverfolgung des Fortschritts und flexible Freigabeoptionen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit den Beteiligten. Sie müssen sich lediglich bei ClickUp anmelden, die Vorlage hinzufügen und Mitglieder zu Ihrem Workspace einladen, um mit der Zusammenarbeit zu beginnen.
2. Identifizieren Sie Ihre Schlüssel-Stakeholder
Der nächste Schritt bei der Projektinitiierung besteht darin, Schlüssel-Stakeholder zu finden, die Ihre Projektcharta unterzeichnen. Das Project Management Institute definiert Stakeholder als Personen, die das Projekt beeinflussen oder von dem Projekt beeinflusst werden, wie z. B. Führungskräfte, Sponsoren usw.
Sie sind Anbieter von Ressourcen und Genehmigungen für das Projekt. Ihre Zufriedenheit ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Projekts.
Es gibt zwei Arten von Stakeholdern:
- Interne Stakeholder: Dies sind in der Regel Personen aus dem Unternehmen, die an dem Projekt beteiligt sind. Dazu gehören das Projektteam, der Projektleiter, der Sponsor und interne Teams.
- Externe Stakeholder: Diese Personen sind von den Ergebnissen des Projekts betroffen, auch wenn sie möglicherweise nicht direkt am Projekt beteiligt sind. Dazu gehören beispielsweise externe Clients, Subunternehmer, Lieferanten und Endnutzer.
Eine weitere Möglichkeit, Stakeholder zu identifizieren, ist die Durchführung einer Analyse der Projekt-Stakeholder. Teilen Sie Ihre Stakeholder entsprechend in vier Gruppen ein:
- Personen mit hohem Einfluss und großem Interesse
- Personen mit hohem Einfluss und geringem Interesse
- Personen mit geringem Einfluss und großem Interesse
- Personen mit geringem Einfluss und geringem Interesse
Die Personen in der ersten Gruppe sind Ihre wichtigsten Stakeholder. Mit diesen Personen an Ihrer Seite hat Ihr Projekt bessere Erfolgschancen, da sie Ihnen helfen, Risiken zu identifizieren und ihre Erfahrungen einbringen. Denken Sie daran, ein Stakeholder-Verzeichnis zu erstellen. Dies hilft Ihnen, die Häufigkeit und die Art der Kommunikation mit ihnen aufeinander abzustimmen.
Ein weiterer wichtiger Teil dieses Schritts ist die Festlegung der Kommunikationsmethoden mit den Stakeholdern. Dies ist auch für die Kommunikation innerhalb des Teams von Vorteil. Wählen Sie die richtigen Kommunikations- und Kollaborationstools aus. Dazu gehören einfache Tools wie E-Mail oder Skype oder intuitivere Lösungen wie Projektmanagement-Software.
3. Präsentieren Sie Ihr Projekt
Nachdem Sie nun die wichtigsten Stakeholder gefunden haben, besteht der nächste Schritt bei der Projektinitiierung darin, ihnen Ihr Projekt vorzustellen. Dabei präsentieren und bewerben Sie Ihr Projekt. Wenn dies erfolgreich erledigt ist, erhalten Sie Support, Ressourcen und Zustimmung von Personen, die Einfluss auf Ihr Projekt nehmen können.
Hier sind einige Elemente, die Sie bei der Präsentation Ihres Projekts berücksichtigen sollten:
- Erstellen Sie eine überzeugende Beschreibung des Projekts. Kommunizieren Sie dessen Zweck, Ziele und Ergebnisse so, dass sie mit den Prioritäten und Interessen der Stakeholder übereinstimmen.
- Identifizieren Sie die Bedenken, Erwartungen und Prioritäten der Stakeholder und passen Sie Ihr Konzept an, um diese Punkte anzusprechen.
- Erläutern Sie klar und deutlich den Wert des Projekts. Betonen Sie dabei unbedingt die Vorteile und positiven Auswirkungen auf das Unternehmen und die Gemeinschaft.
- Achten Sie darauf, Risiken und Herausforderungen anzusprechen. Erkennen Sie diese klar an und geben Sie Strategien zu ihrer Minderung frei.
- Gestalten Sie Ihre Präsentation visuell ansprechend. Verwenden Sie Diagramme, Grafiken und Folien, um eine prägnante Übersicht über das Projekt zu geben.
- Gestalten Sie sie interaktiv und ansprechend. Regen Sie Fragen und Diskussionen an, damit die Beteiligten ihre Bedenken äußern und Feedback geben können.
- Das Timing ist sehr wichtig. Wählen Sie daher einen geeigneten Zeitpunkt, um Ihr Projekt vorzustellen. Berücksichtigen Sie andere laufende Initiativen und Prioritäten, bevor Sie Ihren Schritt machen.
- Bitten Sie immer um Feedback. Gehen Sie auf die Bedenken der Stakeholder ein und geben Sie bei Bedarf zusätzliche Informationen frei.
- Und schließlich sollten Sie sich für die Standardisierung von Projekten entscheiden. Mit standardisierten Methoden werden Ihre Präsentationen klarer, konsistenter und besser auf die Unternehmensziele abgestimmt.
4. Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch
Der nächste Schritt bei der Projektinitiierung ist die Durchführung einer Machbarkeitsstudie. Diese Studie bewertet die Machbarkeit Ihres Projekts mit den verfügbaren Ressourcen. Sie bestätigt Marktchancen und liefert weitere Informationen, bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen.
Im Wesentlichen beantwortet sie die folgenden Fragen:
- Verfügt das Projektteam über die erforderlichen Ressourcen, um dieses Projekt abzuschließen?
- Wird das Projekt einen ausreichenden ROI erzielen, damit es sich lohnt, es weiterzuverfolgen?
Nach der Projektpräsentation wird die Machbarkeitsstudie erledigt. Diese kann parallel zur SWOT-Analyse und zur Projektrisikobewertung erfolgen. Hier sind die Schritte zur Durchführung der Studie:
- Führen Sie eine vorläufige Analyse durch
- Bewerten Sie die finanzielle Machbarkeit des Projekts.
- Führen Sie eine Marktanalyse durch
- Überprüfen Sie die Daten, die durch alle Arten von Machbarkeitsstudien gesammelt wurden.
- Und schließlich treffen Sie eine Entscheidung.
Ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Informationen im Zusammenhang mit der Machbarkeitsstudie zu verfolgen. Überprüfen Sie den Fortschritt in Echtzeit, arbeiten Sie sofort und einfach zusammen, aktivieren Sie die Teamansicht und optimieren Sie den gesamten Prozess.
Bevor Sie eine Machbarkeitsstudie durchführen, sollten Sie überlegen, ob Ihr Projekt diese benötigt. Da dies mit einem erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand verbunden ist, ist es wichtig, dies zu klären. In der Regel ist dies bei kleineren Projekten, die keine größeren langfristigen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben, nicht erforderlich. Wenn Sie in den letzten drei Jahren ein ähnliches Projekt oder eine ähnliche Studie durchgeführt haben, müssen Sie dies nicht erneut erledigen.
5. Finden Sie Ihre Mitarbeiter
Mit der Zustimmung der Stakeholder einerseits und der Machbarkeit des Projekts andererseits sind Sie bereit, Ihr Projekt zu starten. Jetzt müssen Sie nur noch Ihr Traumteam finden. Ein Projektteam besteht je nach Ihren Anforderungen aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen.
Zu den üblichen Mitgliedern eines Teams gehören:
- Projektsponsor: Die Person, die für die Projektvision und -steuerung verantwortlich ist. In der Regel handelt es sich dabei um einen Vorgesetzten des Projektmanagers.
- Projektmanager: Die Person, die das Team leitet und anleitet, Entscheidungen trifft, einen Plan für das Projekt erstellt, den Fortschritt des Projekts überwacht und mit den Stakeholdern interagiert.
- Teamleiter: In größeren Teams unterscheidet sich ein Teamleiter von einem Projektmanager. Er ist für die Teamleitung verantwortlich.
- Teammitglieder: Personen mit den erforderlichen Fähigkeiten, die verschiedene Aufgaben abschließen.
Je nach Bedarf kann ein Projektteam auch weitere Mitglieder umfassen. Letztendlich sollte es Ihr Ziel sein, ein funktionsfähiges Team mit den richtigen Erfahrungen und Fähigkeiten aufzubauen. Sie können entweder neue Mitarbeiter einstellen oder bestehende Mitarbeiter umverteilen.
Bei einem großen Team kann es schwierig sein, den Fortschritt Ihrer Teammitglieder zu überwachen. Sie können jedoch den Fortschritt jedes Mitarbeiters mithilfe der Teamansicht in Ihrem Projektmanagement-Tool überwachen.
Fazit
Als erster Schritt in der Projektentwicklung hat die Initiierungsphase großen Einfluss auf den weiteren Verlauf des Projekts.
Die Entscheidungen in dieser Phase wirken sich auf den gesamten Projektlebenszyklus aus, geben dessen Verlauf eine Form und bestimmen letztendlich dessen Erfolg. Jeder in diesem Artikel behandelte Schritt bringt Sie der optimalen Projektinitiierungsphase näher.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird Ihr Projektstart intelligenter und stärker. Und denken Sie daran: Lassen Sie diese Energie während des gesamten Projekts nicht nachlassen. Stellen Sie sicher, dass jeder Aspekt, einschließlich Projektzeitpläne, Kapazitätsaufbau, Qualitätsmanagement und mehr, mit derselben Energie (oder besser!) beginnt und endet.