Wann beginnt ein Projekt und wann ist es zu Ende? Diese Frage ist keine tiefschürfende existenzielle Betrachtung eines Projekts, sondern einfach nur gute Praxis.
Ganz gleich, ob Sie die Klassenfahrt Ihres Kindes organisieren oder eine neue Softwareanwendung entwickeln - wenn Sie den Lebenszyklus eines Projekts kennen, können Sie sicher sein, dass Ihnen nichts durch die Finger rutscht. Lassen Sie uns sehen, wie.
Was ist der Lebenszyklus des Projektmanagements?
Ein Projektmanagement-Lebenszyklus umfasst die verschiedenen Phasen eines Prozesses von Anfang bis Ende. Es handelt sich um eine Reihe von Prozessen, die dazu beitragen, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu liefern.
In der Regel umfasst der Zyklus eines Projekts fünf Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Abschluss. Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, dass die Aufgaben in jeder der Projektmanagement-Phasen abgeschlossen werden und ein nahtloser Übergang zur nächsten Phase erfolgt.
Zu erledigen: Warum muss ein Projektmanager den Lebenszyklus eines Projekts verstehen?
Es gibt mehrere Vorteile, wenn man den Lebenszyklus eines Projekts versteht. Einige der wichtigsten davon sind die folgenden.
Bessere Planung: Wenn Sie als Projektleiter den gesamten Lebenszyklus kennen, können Sie sicherstellen, dass jeder Teil des Lebenszyklus umfassend geplant ist.
Qualitätskontrolle: Sie können Qualitätsstandards und Metriken für jeden Teil des Projekts einstellen und sicherstellen, dass sie gut zusammenarbeiten.
Agilität: Um agil zu sein, müssen Sie das Gesamtbild klar verstehen. Instanz, wenn Sie das Ziel kennen, können Sie Abzweigungen nehmen und die Geschwindigkeit optimieren, ohne das Ergebnis zu beeinträchtigen.
Risikominderung: Wenn Sie den Lebenszyklus eines Projekts von Anfang bis Ende verstehen, können Sie Prognosen erstellen, Risiken erkennen und diese planen.
Kommunikation: Das Management des Projektlebenszyklus hilft Managern, die Zukunft zu visualisieren. Wenn Sie wissen, was erwartet wird, können Sie agil bleiben und die Projektbeteiligten im Voraus über Abweichungen informieren.
Wie wird der Projektlebenszyklus verwendet?
Der Projektlebenszyklus ist ein übergeordneter Rahmen für die Reise, der den voraussichtlichen Verlauf eines jeden Projekts skizziert. Er gibt dem Projektmanager alle Details über das Ziel, die Meilensteine, die Boxenstopps, die Tankstellen und vieles mehr.
Ein Projektmanager kann ihn nutzen, um:
- Das Gesamtbild des Projekts zu visualisieren
- Vorhersage von Herausforderungen und Problemen, die auftreten können
- Den Aufwand und die Budgets an die Erfordernisse der jeweiligen Phase anzupassen
- Anpassungen vorzunehmen, falls es zu Abweichungen kommt
- Optimieren Sie die Leistung des Projekts
visualisierung des Gesamtbildes eines Projekts mit ClickUp
Kurz gesagt, die Karte des Projektlebenszyklus ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Lernen wir also die Phasen des Lebenszyklus kennen und wie sie zusammenwirken.
Was sind die 5 Phasen des Projektlebenszyklus?
Die fünf Phasen des Projektmanagement-Lebenszyklus sind:
- Initiierung des Projekts
- Planung
- Durchführung
- Überwachung und Kontrolle
- Abschluss des Projekts
Projektinitiierung
Sobald das Vertriebsteam das Geschäft geschlossen, die Verträge unterzeichnet und die Genehmigungen für den Projektstart eingeholt hat, ist es an der Zeit, dass das Projektteam das Projekt in Angriff nimmt. Die wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase sind folgende
Einsammeln von Input: Sammeln Sie in der Projektplanungsphase alle Informationen über das Projekt, einschließlich Anforderungen, Ziele, Zeitleisten, Umfang, Budget und Maßstäbe für den Erfolg.
Einführung: Verschaffen Sie sich den Zugang, die Genehmigungen und das Verständnis für den Kontext, die für den Beginn des Projekts erforderlich sind.
Bewertung: Gründliche Prüfung des Inputs, der Umgebung, der Anlagen usw., um Lücken und Risiken zu ermitteln.
Aufbau von Beziehungen: Das Projektteam lernt Sponsoren und andere Beteiligte kennen und baut die für den Erfolg notwendigen vertrauensvollen Beziehungen auf.
Projektcharta: Erstellung eines formellen Dokuments, in dem das gemeinsame Verständnis der Ziele und Anforderungen detailliert dargelegt wird, bevor Scoping und Budgetierung erfolgen.
Sobald das festgelegt ist, ist es an der Zeit, detaillierte Pläne zu erstellen.
Planungsphase
Während der projektplanung in der Projektplanungsphase entwickeln die Teams einen Plan, in dem der Umfang des Projekts, quantifizierbare Ziele, zu erbringende Leistungen, angemessene Zeitleisten, Meilensteine, benötigte Ressourcen usw. detailliert beschrieben werden.
Zu erledigen haben Sie als Projektleiter in dieser Phase Folgendes.
Aufgabenmanagement: Zerlegen Sie das Projekt in Aufgaben, Teilaufgaben und Checklisten, um das Projektmanagement zu vereinfachen.
Projekt Setup: Planen Sie die Aufgaben in einer Zeitleiste mit Hilfe einer projektmanagement Kalender für jede Phase des Projekts.
Prioritätensetzung: Priorisierung von Aufgaben auf der Grundlage verschiedener Faktoren, Ermittlung von Abhängigkeiten und Risiken sowie Entwicklung von Strategien zur Risikominderung.
Zieleinstellung: Einstellung von Zielen, Vorgaben und Einzelzielen für die Arbeit des Projektteams. Eine gute app zur Nachverfolgung von Zielen kann dies ebenfalls sichtbar und interaktiv machen.
Budgetierung: Erstellung eines Budgets, das den Anforderungen des Projekts entspricht und gleichzeitig effizient ist.
Ausführungsphase
Jetzt, wo Sie einen Plan haben, was hindert Sie daran, loszulegen? Anfangen projektdurchführung .
In dieser Phase werden Ihre Ideen und Pläne in die Tat umgesetzt, indem Menschen, Prozesse und Technologien zusammengebracht werden, um Probleme zu lösen. Dies ist in der Regel die längste Phase im Projektlebenszyklus und verbraucht die meisten Ressourcen.
Als Projektleiter werden Sie in dieser Phase:
- Zuteilung von Ressourcen für das Projekt
- Zuweisung von Aufgaben an die Mitglieder des Teams
- Sicherstellen, dass die Projektaktivitäten mit dem Projektmanagement Plan übereinstimmen
- Support von Projekt-Teams beim Onboarding und beim Start des Projekts
- Ermöglichung von Qualitätskontrollprozessen
- Kommunikation mit den Beteiligten
- Präsentationen zum Status des Projekts erstellen
- Verhinderung der schleichenden Ausweitung des Projektumfangs bei gleichzeitiger agiler Anpassung an Änderungen
- Anpassung von Zeitplänen und Plänen je nach Fortschritt des Projekts
Überwachung und Kontrolle
Obwohl sie als vierte Phase im Lebenszyklus gilt, beginnt sie gleichzeitig mit der Ausführung. Agile Teams überwachen die Arbeit, sammeln Feedback und verbessern die Ergebnisse kontinuierlich.
In dieser Phase werden die Projektleiter:
Überwachung der Leistung: Messen Sie die Leistung des Projekts mithilfe von schlüssel-Leistungsindikatoren (KPIs) , Akzeptanzkriterien und andere Metriken.
Nachverfolgung von Variablen: Bei jedem Projekt kann es mehrere Variablen geben, z. B. wenn Mitglieder des Teams in Urlaub gehen, Schätzungen nicht eingehalten werden usw. Verfolgen Sie diese regelmäßig gegenüber den Zielen/Erwartungen und ermitteln Sie erhebliche Abweichungen.
Verwaltung von Beschränkungen: Im Laufe des Projekts kann es zu zeitlichen, finanziellen und ressourcenbezogenen Einschränkungen kommen. Sie müssen mit diesen Einschränkungen umgehen, indem Sie Budgets/Ressourcen neu zuweisen, zusätzliche Unterstützung anfordern usw.
Wenn zum Beispiel jemand aus dem Team für längere Zeit krank ist, müssen Sie Hilfe aus anderen Projekten oder eine Erweiterung beim Projektsponsor beantragen.
Qualitätskontrolle: Ein Projektleiter muss sicherstellen, dass alle Abnahmekriterien erfüllt werden. Eine fehlerhafte Schraube macht ein fehlerhaftes Auto - Sie müssen dies also bei jedem Schritt der Ausführung erledigen, damit sich die Probleme nicht häufen.
Dokumentation: Niemand mag Dokumentation, aber sie muss zu erledigen sein. Projektmanager arbeiten eng mit den Projektteams zusammen, um eine Dokumentation zu erstellen, die eine nahtlose Übergabe ermöglicht.
Projektabschluss
Die Arbeit ist erst dann erledigt, wenn der Projektsponsor dies sagt. Um Genehmigungen zu erhalten, müssen Sie sicherstellen, dass das Projekt bei Ihnen wirklich abgeschlossen ist. In dieser Phase setzen Sie das Projekt ein, führen eine letzte Kontrollrunde durch und schließen die folgenden Schritte ab.
- Verträge: Klären Sie alle offenen Elemente oder Streitigkeiten mit Kunden, Lieferanten oder Auftragnehmern
- Finanzen: Schließen Sie Konten ab, konsolidieren Sie Ausgaben, stellen Sie Rechnungen aus und ziehen Sie Zahlungen ein
- Dokumentation: Freigabe von Projektressourcen, Übergabe der Dokumentation und Archivierung der Projektdokumente für zukünftige Zwecke
- Rückblick: Durchführung einer Nachbewertung des Projekts mit allen Beteiligten und Einholung von Feedback
- Projektabnahme: Einholung einer endgültigen Genehmigung vom Projektsponsor/Kunden, um das Projekt als geschlossen zu betrachten
Und dann: Zu erledigen. Denn warum nicht?
Wie wird der Lebenszyklus eines Projekts umgesetzt?
Jetzt, da Sie wissen, was der Projektmanagement-Lebenszyklus ist, ist es an der Zeit, ihn in Ihrem Projekt anzuwenden. Der Lebenszyklus ist zwar ein übergeordnetes Konzept mit Best Practices für jede Phase, aber Sie können sicherstellen, dass er mit einer Reihe von Maßnahmen effektiv umgesetzt wird projektmanagement tool wie ClickUp . So geht's.
Initiieren Sie das Projekt gründlich
Ein Projektmanagement tool ist nicht nur ein Ausführungswerkzeug, sondern ein hervorragendes Mittel zur Verwaltung des gesamten Lebenszyklus. Nutzen Sie es in der Phase der Projektinitiierung auf folgende Weise.
- Dokumentieren Sie die Projektcharta aufClickUp Dokumente und geben Sie sie für alle Beteiligten frei, um deren Zustimmung einzuholen
- Fassen Sie lange Dokumente zusammen und bieten Sie allen eine einfache Ansicht mitClickUp AI* Verwenden SieClickUp Formulare um alle notwendigen Informationen zu sammeln
- Richten Sie ein neuesordner/Liste zur Bewertung und Nachverfolgung ein
- Bauen Sie transparente Beziehungen zu Projektsponsoren/Client Teams auf, indem Sie ihnen Zugriff auf Ihr ClickUp Projekt geben
clickUp Docs für kollaborative Dokumentation
Planen Sie Ihre Projekte vollständig
Ein Projektmanagement tool eignet sich hervorragend für die Planungsphase von Projekten. Mit ClickUp können Sie:
Ziele einstellen: Verwenden ClickUp-Ziele um Einzelziele für Ihr Projekt einzustellen. Verfolgen Sie den Fortschritt konsequent und sorgen Sie dafür, dass das Team ihn sehen kann.
Planen Sie Sprints: Verwenden Sie ClickUp Aufgaben und Meilensteinen, um das Projekt in überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Fügen Sie alle Informationen zur Benutzer-Story in die Beschreibung ein. Richten Sie Abnahmekriterien als Checklisten ein.
Legen Sie Zeitpläne und Zeitleisten fest: Verwenden Sie die ClickUp Kalender-Ansicht um Aufgaben zeitlich zu planen. Ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop über Tage/Wochen hinweg, um die Zeitpläne zu optimieren.
Priorisieren: Legen Sie Abhängigkeiten und Prioritäten fest.
Projekte kollaborativ durchführen
Sie benötigen eine robuste Projektmanagement-Software, um das gesamte Projektteam auf die gleiche Seite zu bringen. Sie hilft Ihnen in der Phase der Projektdurchführung auf vielfältige Weise.
Einstellen des Kontexts: Mit der Projektmanagement-Software von ClickUp können Sie jedem Stakeholder eine Ansicht des Projekts bieten. Sie können auch eine limitierte Ansicht für Projektsponsoren oder Clients bereitstellen.
Fortschritt dokumentieren: Verwenden Sie ClickUp Docs für StandUp Meetings - es gibt sogar ein ClickUp Daily StandUp Meeting Vorlage dafür.
clickUp Workload-Ansicht für eine bessere Ressourcenverwaltung_
Ressourcen zuweisen: Verwenden Sie die ClickUp Workload-Ansicht um zu sehen, wer beschäftigt ist und wer verfügbar ist. Weisen Sie sie den Projekten entsprechend zu.
Kommunizieren Sie klar und deutlich: Nutzen Sie die ClickUp Aufgaben- und Kommentarfunktionen, um kontextbezogen zusammenzuarbeiten. Diskutieren Sie Fragen und Anliegen. Weisen Sie Elemente aus Kommentaren direkt zu. Sehen Sie alle Ihre Nachrichten an einem Ort, dem ClickUp Chat-Ansicht .
Automatisierung auf intelligente Weise: Viele der KI-Tools für das Projektmanagement können heute bei der Erstellung von Inhalten, der Zusammenfassung von Texten, der Automatisierung von Arbeitsabläufen usw. helfen und so die Effizienz erheblich steigern.
Prozesse und Ergebnisse überwachen
Das Gleichgewicht zwischen Zeit-, Kosten- und Umfangsvorgaben für ein Projekt ist eine ständige Herausforderung. Um diese Herausforderung zu meistern, ist eine Projektüberwachung mit stabilen Prozessen und Tools erforderlich.
Nutzen Sie die Projektmanagement-Software, um jeden Aspekt Ihres Projekts nachzuverfolgen. ClickUp Dashboards ermöglicht es Ihnen, alles zu sehen, was Sie brauchen. Einige der beliebtesten Berichterstellungen sind:
diagramme zu Verbrennung und Abbrand in ClickUp_
- Diagramme zum Auf-/Abbbrennen
- Status des Projekts nach Phasen
- Nachverfolgung des Fortschritts bei allen Aufgaben in Echtzeit
- Bisherige Ziele und Erfolge des Projekts
- Zeiterfassung der einzelnen Mitglieder des Teams für verschiedene Aufgaben
Mit einem Höhepunkt enden
Nutzen Sie ClickUp, um Ihr Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
- Hand-off: Schreiben Sie Ihre Dokumentation auf ClickUp Docs und geben Sie sie mit einer einfachen URL frei
- Retrospektiven: Schreiben Sie Notizen aus Ihren Retrospektiven auf und verwenden Sie diese als Elemente für das nächste Projekt
- Archivieren: Markieren Sie alle Aufgaben als abgeschlossen und archivieren Sie das Projekt. Sie können dieses Projekt auch als Vorlage für zukünftige Arbeiten einrichten
Was den Siegestanz angeht, so sind Sie auf sich allein gestellt!
Verwalten Sie den gesamten Lebenszyklus eines Projekts an einem Ort mit ClickUp
Projektmanagement ist kein Zuckerschlecken. Vor allem, wenn Sie mehrere Projekte verwalten, kann es zu einem Flow kommen, bei dem nicht mehr klar ist, wo das Projekt begonnen hat und wo es endet. Dies kann zu einer Reihe von Ineffizienzen in den verschiedenen Phasen des Projektmanagements führen.
Sie haben vielleicht nicht alle Informationen gesammelt. Die Rechnungsstellung kann sich verzögern. Ressourcen können unter-/überbeansprucht werden. Es kann zu Qualitätsproblemen kommen. Die Zusammenarbeit mit den Interessengruppen könnte darunter leiden. All dies kann das gesamte Projekt in Gefahr bringen.
Als Projektmanager müssen Sie den Lebenszyklus eines Projekts verstehen und umsetzen. Von der Initiierung bis zum vollständigen Abschluss benötigen Sie die richtigen tools, um das Projekt zu planen, durchzuführen, nachzuverfolgen und zu dokumentieren.
Genau dafür wurde ClickUp entwickelt, um dies zu erledigen. Mit durchdachten Features, brauchbarer KI und Dutzenden von vorlagen für das Projektmanagement clickUp ist das Tool für den gesamten Lebenszyklus von Projekten.
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