Ein Projektmanagement-Kalender hilft Ihnen, Projektaufgaben im Handumdrehen zu planen und zu organisieren. Es handelt sich um ein Tool, das eine visuelle Zeitleiste für die Arbeit Ihres Teams erstellt, so dass alle Beteiligten über Fristen, Verantwortlichkeiten und Fortschritte auf dem Laufenden sind.
Aber wie erstellt man einen Kalender, der den Bedürfnissen des Teams wirklich gerecht wird?
In diesem Blogbeitrag führen wir Sie durch die Schritte zur Erstellung eines Projektmanagementkalenders, der nicht nur Ihre Aufgaben organisiert, sondern auch die teamzusammenarbeit und Produktivität. Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager sind oder gerade erst anfangen, dieser Leitfaden bietet Ihnen praktische Tipps und Einblicke, damit Sie Ihren Projektplanungsprozess mit Leichtigkeit bewältigen können.
Was ist ein Projektmanagement-Kalender?
Ein Projektkalender oder ein Projektplanungskalender ist ein Hilfsmittel, mit dem Sie den Zeitplan eines Projekts organisieren können. Mit ihm können Sie planen projektmeilensteinen und stellen Sie sicher, dass Sie alles pünktlich abliefern.
Der Planungskalender ist jedoch nur einer von vier Kalendern, die zum Projektmanagement gehören.
Sie haben auch einen:
- Basiskalender : Vorlage, auf der alle anderen Kalender aufbauen. Er definiert die Standardarbeitszeiten des Projekts, einschließlich der einzelnen Arbeitstage und arbeitsfreien Tage
- Ressourcenkalender : hebt hervor, wie bestimmte Ressourcen (menschliche oder nicht-menschliche) während der Projektdauer genutzt werden sollen
- Aufgabenkalender : für spezifische oder einmalige Aufgaben, die nicht in denumfang eines regulären Projekts fallen ## Arten des Projektmanagements
Bei der Ausarbeitung Ihrer Projektmanagementstrategie ist es wichtig, die verschiedenen Arten von Projektkalendern zu untersuchen und denjenigen auszuwählen, der am besten zu den Bedürfnissen und Umständen Ihres Teams passt. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über einige der wichtigsten Arten, die Sie in Betracht ziehen können:
Basiskalender: Dies ist der primäre Kalender, auf dem alle anderen Kalender aufbauen und je nach den Anforderungen des Projekts geändert werden. Im Basiskalender werden Ihre Standardarbeitszeiten festgelegt, einschließlich der Tage, die regelmäßig als Arbeitstage und arbeitsfreie Tage definiert werden.
Ressourcenkalender: Im Projektmanagement ist eine effektive Ressourcenzuweisung von entscheidender Bedeutung. Der Ressourcenkalender ist auf diesen Aspekt zugeschnitten und dient dazu, die Verfügbarkeit bestimmter Ressourcen (seien es Einzelpersonen, Teams oder physische Ressourcen) während des gesamten Projekts zu verfolgen.
Aufgabenkalender: Wie der Name schon sagt, konzentriert sich der Aufgabenkalender in erster Linie auf die Projektaufgaben. Er steuert die Planung von Projektaktivitäten, die außerhalb der im Basiskalender definierten normalen Arbeitstage und -stunden liegen, und bietet einen detaillierten Überblick über die Fristen und den Fortschritt der Aufgaben.
Projektmanagementkalender: Ein Projektmanagementkalender ist Ihr integriertes, allumfassendes Werkzeug. Er kombiniert die Elemente des Basis-, Ressourcen- und Aufgabenkalenders und bietet einen umfassenden Überblick über die Projektzeitachse, einschließlich Aufgabenbeginn, Fortschritt, Fristen und Ressourcenauslastung.
Agiler Projektkalender: Wenn Ihr Team einen agilen Ansatz verfolgt, ist ein agiler Projektkalender ideal. Dieser Kalendertyp ermöglicht häufige Anpassungen und Änderungen, um mit wechselnden Prioritäten und schnellen Arbeitssprints Schritt zu halten.
Hybrider Projektkalender: Ein hybrider Kalender ist für Teams geeignet, die eine Kombination von Projektmanagement-Methoden verwenden. Er bietet einen flexibleren und anpassungsfähigeren Ansatz für die Terminplanung und das Aufgabenmanagement.
Diese schließen sich nicht gegenseitig aus; oft werden mehrere Arten zusammen für ein einziges Projekt verwendet. Indem Sie die richtige Art von Projektmanagement-Kalender für Ihr Projekt bestimmen, können Sie einen reibungslosen Weg zu Ihrem Ziel sicherstellen projektziele .
Vorteile eines Projektmanagement-Kalenders
Im Allgemeinen werden Projektmanagement-Kalender für drei wichtige Zwecke verwendet:
Bessere Planung von Aufgaben
Mit einem Projektkalender können Sie Projektaufgaben nacheinander in einer Kette von Ereignissen anordnen.
Auf diese Weise wissen Sie immer, was als nächstes zu tun ist.
Ein abgeschlossener und geladener Projektkalender bedeutet, dass Ihr Projekt praktisch auf Autopilot laufen kann,
während Sie sich mit einer Tasse Kaffee zurücklehnen und entspannen!
Verbessertes Ressourcenmanagement
Ein Projektplanungskalender für das Aufgabenmanagement zeigt Ihnen, was Ihr Projektteam in den kommenden Tagen, Wochen oder Monaten auf dem Plan hat.
Diese Informationen sind entscheidend für ein projektvorschlag und planen, weil ein bestimmtes Team, eine wichtige Führungskraft oder eine andere Ressource nur zu bestimmten Zeiten verfügbar ist.
Sie können jetzt schnell sehen, woran die einzelnen Personen arbeiten und dann ihren Projektplan erstellen komplexer Projekte um ihre Verfügbarkeit.
Auf diese Weise weisen Sie den Projektteammitgliedern nur dann Aufgaben zu, wenn diese bereit sind, sie zu übernehmen.
Das nennen wir preisgekrönt menschlich ressourcenmanagement !
Hinweis auf diese Ressourcenplanungsvorlagen !
Zeitmanagement
Ein Kalender für das Projektmanagement hält Ihre Projektmeilensteine in jeder Phase fest und meldet, wann sie erreicht werden sollen.
Außerdem, wenn Sie vorhersagen straßenblockaden und Herausforderungen können Sie sich darauf vorbereiten, sie zu umgehen, und so den endgültigen Liefertermin genauer einschätzen.
Sie können die lebensrettende (oder sollten wir sagen projektrettende?) Kraft eines Projektplanungskalenders nicht ignorieren.
Sehen wir uns also an, welche Tools Sie verwenden können, um Ihre Zeit im Projekt optimal zu nutzen.
Wie man einen Projektmanagement-Kalender erstellt
Die Erstellung eines effektiven Projektmanagementkalenders umfasst mehrere wichtige Schritte. Werfen wir einen Blick auf diesen Prozess:
1. Ermitteln Sie den Bedarf Ihres Projekts: Bevor Sie einen Kalender erstellen, müssen Sie unbedingt alle Aufgaben ermitteln, die zur Durchführung Ihres Projekts erforderlich sind. Legen Sie fest, was zu tun ist und wer für die verschiedenen Aufgaben verantwortlich ist.
2. Legen Sie Projektmeilensteine und Fristen fest: Teilen Sie Ihr Projekt in wichtige Meilensteine auf und legen Sie klare Fristen für jeden einzelnen fest. So erhalten Sie einen klaren zeitplan für Ihr Projekt .
3. Wählen Sie Ihre Kalenderplattform: Entscheiden Sie sich für ein Projektmanagement-Tool, das Sie für die Erstellung Ihres Kalenders verwenden möchten. ClickUp zum Beispiel ist mit seiner leistungsstarken Kalenderfunktion und anderen Projektmanagement-Funktionen eine zuverlässige Wahl.
4. Richten Sie Ihren Basiskalender ein: Verwenden Sie die von Ihnen gewählte Plattform, um Ihren Basiskalender einzurichten, indem Sie Standardarbeitstage und -zeiten für Ihr Projekt festlegen.
5. Erstellen Sie einen Aufgabenkalender: Erstellen Sie einen detaillierten Aufgabenkalender, der die Abfolge und den Zeitplan aller für das Projekt erforderlichen Aufgaben festlegt.
6. Einrichten eines Ressourcenkalender : Richten Sie gleichzeitig einen Ressourcenkalender ein, um die Verfügbarkeit und Zuweisung Ihrer Ressourcen zu überwachen. So können Sie verhindern, dass Sie Ihre verfügbaren Ressourcen überplanen oder nicht ausschöpfen.
7. Kombinieren Sie alle Kalender: Integrieren Sie den Basis-, Aufgaben- und Ressourcenkalender zu Ihrem Hauptprojektmanagementkalender. So erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Zeitachse Ihres Projekts und ressourcenzuweisung .
8. Überwachen und aktualisieren Sie Ihren Kalender: Die kontinuierliche Überwachung und Aktualisierung Ihres Projektmanagementkalenders ist entscheidend, um den Fortschritt zu verfolgen und den Zeitplan bei Bedarf anzupassen.
Die Erstellung eines gut strukturierten Projektmanagementkalenders ist ein wesentlicher Schritt für ein erfolgreiches Projektmanagement. Er vereinfacht die Planung, Verantwortlichkeit und Verfolgung Ihrer Aufgaben und erleichtert es Ihrem Team, seine Ziele zu erreichen. Denken Sie daran, dass die Schritte je nach den Anforderungen Ihres Projekts oder dem von Ihnen gewählten Projektmanagement-Tool variieren können.
Projektmanagement-Kalender Bewährte Praktiken
Um Ihren Projektmanagement-Kalender optimal zu nutzen, sollten Sie die folgenden Best Practices berücksichtigen:
1. Aufgaben klar definieren: Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben klar und gründlich definiert sind, um jede Unklarheit zu beseitigen. Unklare Aufgaben können zu Verwirrung führen und letztlich den Fortschritt behindern.
2. Setzen Sie realistische Fristen: Weisen Sie realistische Fristen für jede Aufgabe. Unrealistische Zeitvorgaben können zu Stress, schlechterer Arbeitsqualität und verpassten Meilensteinen führen.
3. Farbcodierung von Aufgaben: Verwenden Sie die Farbcodierung, um Aufgabenkategorien, Prioritäten oder zuständige Teams schnell zu identifizieren. Dadurch wird Ihr Kalender optisch ansprechender und die Navigation wird erleichtert.
4. Nutzen Sie integrierte Tools: Verwenden Sie integrierte Tools wie ClickUp, um Ihre Kalenderverwaltung zu optimieren. Sie sparen nicht nur Zeit, indem Sie Daten aus anderen Bereichen Ihres Projekts einbeziehen, sondern sorgen auch dafür, dass alles organisatorisch zusammenhängend und an einem zentralen Ort zugänglich ist.
5. Aktualisieren Sie Ihren Kalender regelmäßig: Ihr Projektmanagement-Kalender sollte ein lebendiges Dokument sein, das häufig aktualisiert wird, wenn Aufgaben Fortschritte machen oder neue Aufgaben identifiziert werden.
6. Beziehen Sie Ihr Team mit ein: Beziehen Sie Ihr Team in die Erstellung und Pflege des Kalenders mit ein, damit jeder den Zeitplan, seine Verantwortlichkeiten und mögliche Auswirkungen auf das Projekt versteht den Abgabetermin des Projekts .
7. Vermeiden Sie Überbuchungen: Achten Sie darauf, dass keine Teammitglieder überbucht werden. Stellen Sie sicher, dass bei der Aufgabenzuweisung die bestehenden Verpflichtungen, Fähigkeiten und die Bandbreite der Mitglieder berücksichtigt werden.
8. Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie Ihren Projektmanagement-Kalender regelmäßig mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was bis wann erledigt werden muss. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, potenzielle Probleme frühzeitig anzugehen.
Wenn Sie diese bewährten Verfahren befolgen, können Sie die Effektivität Ihres Projektmanagementkalenders maximieren und Ihr Projekt auf Kurs halten.
Projektmanagement-Kalender-Tools
Hier finden Sie einige häufig verwendete Projektmanagement-Kalenderplattformen:
1. ClickUp
ClickUp ist keine gewöhnliche Produktivitätsplattform, sondern eine allumfassende Lösung mit mehr als 15 anpassbaren Ansichten, darunter ClickUp's Kalender-Ansicht ! Mit dieser Funktion können Teams alle ihre Besprechungen, Aktivitäten und Aufgaben - ob auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis - an einem Ort beobachten, was sowohl eine detaillierte als auch eine Planung aus der Vogelperspektive ermöglicht.
Aber das ist nur der Anfang! Mit der Möglichkeit, sowohl individuelle als auch Teamkalender-Ansichten zu personalisieren, können Sie:
- Aktivieren Sie den Ich-Modus, um alle Kommentare, Checklistenbeiträge und Teilaufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden, zu sehen und sofort zu bearbeiten
- Filter verwenden, um Aufgaben, die Ihren speziellen Kriterien entsprechen, sofort zu finden
- Die Einstellungen der Aufgabenkarten so anpassen, dass sie Details wie z. B. die zugewiesenen Personen enthalten,prioritätsstufe, verfolgte Zeit, und mehr
Diese Organisationsebene ist ein echter Wendepunkt. Sie hebt die Planung und Aufgabenverteilung auf ein völlig neues Niveau, minimiert das Durcheinander und steigert die Produktivität des Teams.
Die besten Funktionen von ClickUp umfassen:
- Über 1.000 Integrationen mit verschiedenen Arbeitstools wie Zoom, Slack, Google Workspace, Microsoft Office und vielen anderen, um Ihre Arbeitslast zu rationalisieren
- Genaue Planung von Terminen und Meilensteinen durch detaillierte Startdaten, Fälligkeitsdaten und genaue Zeiten
- Farbcodierung für Aufgaben, um Ihren Zeitplan nach Projekt, Priorität und anderen Variablen zu kategorisieren
- Filter, mit denen Sie Aufgaben, Unteraufgaben, Prioritäten und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit nach Ihren Präferenzen anzeigen können
- Zuweisung mehrerer Personen zu Aufgaben für maximale Transparenz und Fortschrittsverfolgung
- Eine breite Palette vonwerkzeuge für die visuelle Zusammenarbeit verfügbar auf allen Preisstufen
- Benutzerdefinierte Aufgabenstatus für schnelle und effiziente Fortschrittsaktualisierungen
- Gebrauchsfertige Kalendervorlagen, die sich perfekt für die Verwaltung von Inhalten, die Planung von Veranstaltungen und mehr eignen
Verbessern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Team und vereinfachen Sie die Terminplanung durch die Verwendung von ClickUp's Wöchentliche Kalendervorlage . Mit den gemeinsamen Kalendern von ClickUp war es noch nie so einfach, Zeitpläne mit Teammitgliedern und Kunden zu koordinieren und abzustimmen.
2. Microsoft Excel
über Microsoft Excel Viele Teams verwenden Excel als Projektmanagement-Tool, es macht also "Sinn", Excel als Standardkalender zu verwenden, oder?
Sicher, Sie können erstellen von Kalendern in Excel tabellenkalkulationen, aber das bedeutet nicht, dass Sie das auch tun sollten.
Excel eignet sich vielleicht für einen langfristigen Zeitplan oder ein einfaches Projekt.
Aber für die tatsächliche Erledigung von Aufgaben und für die tägliche Arbeit? Das ist nicht möglich.
Zunächst einmal müssen Sie Ihren Kalender manuell in einer Excel-Tabelle erstellen (ähnlich wie erstellen eines Kalenders in Google Sheets oder Google-Dokument ).
Und selbst dann sind die Zellsortierfunktionen von Excel nicht für alle Typen von Projekten intuitiv.
Es geht um Ribbons, Module und Code.
Ja, echte Codierung!
Außerdem bedeuten die unglaublich eingeschränkten mobilen Versionen von Excel oder Google Sheet, dass sie nie wirklich als Projektkalender-App bezeichnet werden können.
warum sollten Sie Ihre _Teammitglieder _mit Excel belasten?
welcher Softwareentwickler möchte Excel aktualisieren? Welcher Designer möchte Excel aktualisieren?
Die harte Wahrheit über Excel ist, dass Projektmanager Excel bevorzugen, weil es ihnen vertraut ist. Dies überträgt sich auf ihre Mitarbeiter, die dann das Gefühl haben, ebenfalls mit Excel arbeiten zu müssen.
verwandt: Sehen Sie sich die 6 beste Excel-Alternativen & Wie man einen Kalender in Microsoft Word erstellt ! 😊_
3. Google Kalender
Google Kalender 3-Tage-Ansicht Beispiel
Wenn Sie bereits Google Kalender zur Verwaltung Ihrer Besprechungen und Termine mit Ihrem Arbeitsteam nutzen, könnten Sie versucht sein, ihn in einen Teamkalender für Ihre Projekte umzuwandeln.
Kein Wunder, dass es eine der meistgenutzten Google-Apps ist!
Google Calendar eignet sich jedoch am besten für automatische Erinnerungen an anstehende Projekte - und nicht als Hauptanwendung für das Aufgabenmanagement.
was fehlt also noch?
Abhängigkeiten, zum Beispiel. Google Calendar bietet keine gute Möglichkeit, Projektaufgaben zu verknüpfen und Projekte miteinander zu verknüpfen. Sie können Ihnen nur anzeigen, was fällig ist. Außerdem können Sie keine detaillierten Angaben zu einer Aufgabe machen.
Außerdem ist es schwierig, in Google Kalender den Überblick über Projektdetails, Anhänge und Aufgabenlisten zu behalten.
Sie können nicht einmal einen neuen Kalender für jedes neue Projekt hinzufügen.
Stellen Sie sich vor, dass Sie mit einer Standard-Kalenderansicht feststecken!
Igitt.
Das ist der Grund Google Projektverwaltung ist nicht wirklich eine Option für ernsthafte Mitarbeiter.
Wenn Google-Kalender jedoch am besten für Ihr Team geeignet sind, integrieren Sie sie in ClickUp! Die Google-Kalender-Integration von ClickUp ermöglicht es Ihnen, Ereignisse schnell in Aufgaben umzuwandeln und Aufgaben direkt im Google-Kalender anzuzeigen, so dass jeder über seine Arbeit auf dem Laufenden bleiben kann.
Sie können auch Aufgaben und Ereignisse miteinander verknüpfen, um Ihren Workflow zu optimieren. Wenn die Integration aktiviert ist, werden alle in ClickUp vorgenommenen Änderungen im Google-Kalender widergespiegelt, so dass sichergestellt ist, dass alle Mitarbeiter in Ihrem Team
Anzeige von synchronisierten Terminen aus dem Google-Kalender in der Kalenderansicht von ClickUp Synchronisieren Sie Ihren Google-Kalender mit ClickUp
4. Microsoft Projekt
über Microsoft-ProjektMicrosoft Projekt war ein Pionier im Bereich des Projektmanagements und inspirierte eine neue Generation von Projektmanagement-Software.
Es ist also ein fester Bestandteil der Überlieferung zum Projektmanagement.
Das alles entschädigt jedoch nicht für die komplizierten und primitiven Kalenderoptionen.
Zunächst einmal erfordert MS Project eine intensive Schulung. Nur hochrangige Führungskräfte mit ausreichender Erfahrung in diesem Bereich können es verwenden.
Zweitens können Sie entweder die Desktop-Version oder die Cloud-basierte Version erwerben, aber nicht beides gleichzeitig. Und selbst dann ist es für Freiberufler oder kleine Unternehmen recht teuer.
sehen Sie sich unsere Liste der besten Programme an alternativen zu Microsoft Project .
Wenn Excel also zu nerdig ist, Google Calendar zu einfach und MS Project zu kompliziert (und teuer) ist, was verwenden Sie dann?
Der beste Projektmanagement-Kalender liegt direkt vor Ihnen.
Erstellen Sie den Projektmanagement-Kalender Ihres Teams mit ClickUp
Es gibt keinen besseren Weg, die Arbeitsabläufe in Ihrem Team zu optimieren, als mit einem gut durchdachten Projektkalender. Mit Projektmanagement-Kalender-Tools wie ClickUp können Sie ganz einfach einen Projektplanungskalender erstellen, der die Produktivität steigert und gleichzeitig die Zusammenarbeit im Team fördert.
Aber denken Sie daran: Ganz gleich, wie effizient Ihr System auch sein mag, die Ausführung ist das A und O. Halten Sie sich an die Vorgaben Ihres Kalenders, führen Sie die Arbeit durch und pflegen Sie offene Kommunikationskanäle. Und für den zusätzlichen Produktivitätsschub machen Sie ClickUp zu Ihrem Verbündeten!
Werfen Sie Ihre eigenständigen Desktop-Kalender weg und begrüßen Sie die Zukunft des Projektmanagements mit ClickUp noch heute . Es ist an der Zeit, die Leistung Ihres Teams auf ein ganz neues Niveau zu heben!