Eines Tages kommst du zur Arbeit und..
Ihr agiles Team hat versehentlich an einer Funktion gearbeitet, die nicht für die nächste Version vorgesehen ist.
Das Buchhaltungsteam erinnert Sie daran, dass Ihr Projekt die Bank sprengt.
Ihr Team beschwert sich, dass ein Mitglied seit einer Woche "krank" ist.
Das Projekt ist zu 25 % fertig... und die Frist läuft in drei Tagen ab!
das lässt Ihr Herz höher schlagen, nicht wahr?
das sind nur einige der Herausforderungen, denen sich ein Projektmanager jeden Tag stellen muss
Aus diesem Grund werden in diesem Artikel sieben häufige Herausforderungen im Projektmanagement behandelt. Aber keine Sorge, wir werden Ihnen auch Lösungen anbieten und Vorschläge machen projektmanagementsoftware damit Sie sich nie wieder mit diesen Problemen herumschlagen müssen!
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los geht's mit dem Lösen von Problemen!
7 Schlüsselherausforderungen des Projektmanagements
Probleme können in jeder Phase des Projekts auftauchen projektlebenszyklus .
Und es gibt fünf Phasen.
Das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, eine Herausforderung zu bestehen, um das Fünffache steigt!
aber mach dir keine Sorgen!
Lassen Sie uns die häufigsten Projektmanagement-Herausforderungen und Lösungen ermitteln:
Herausforderung #1: Keine klaren Projektziele
haben Sie sich jemals gefragt, warum Sie überhaupt an einem Projekt arbeiten?
Wahrscheinlich geht es allen anderen Mitgliedern des Projektteams genauso!
Wenn es Ihrem Team an einer klaren projektziele haben Sie das Gefühl, auf dem Meer verloren zu sein.
Sie wissen weder, in welche Richtung Sie paddeln sollen, noch wissen Sie, wie nahe Sie dem Land (dem Projekterfolg) sind. Deshalb ist das Dokumentieren Ihrer Ziele eine der wichtigsten komponenten eines Geschäftsplans .
Ehe man sich versieht, gehen einem die Zeit, die Ressourcen und die Hoffnung aus, und währenddessen drängt der frustrierte Tiger (der Kunde) darauf, dass man liefert!
huch!
Als ob das nicht schon beängstigend genug wäre, laden Sie auch noch viele andere Herausforderungen des Projektmanagements zum Abendessen ein:
- Mangelhafte Kommunikation: Keiner weiß, was er tun soll
- Umfangserweiterung: Arbeit an anderen Aufgaben, die nichts mit den Zielen zu tun haben
- Budgetprobleme : Zusätzliche Arbeit führt zu zusätzlichen Ausgaben
Möchten Sie verhindern, dass Ihr Projektteam_durch eine Ausweitung des Projektumfangsverschreckt wird? Hier ist ein einen detaillierten Leitfaden, wie Sie Projektumfangsfresser vertreiben können.
Wie man sinnvolle Projektziele festlegt
Der klügste Weg, Ziele zu setzen, ist.. sMARTe Ziele erstellen .
Ein SMART-Ziel kann definiert werden als:
- **Spezifisch: Beantwortet das 'Wer', 'Was', 'Wo', 'Wann' und 'Warum'
- Measurable: Hat Kriterien zur Messung des Projektfortschritts
- Aerreichbar: Kann von Ihrem Projektteam erreicht werden
- Rrelevant: Steht im Einklang mit den Unternehmenszielen
- Tpünktlich: Hat eine Frist
Diese Ziele sind kristallklar und holen Ihr Team aus einer existenziellen Krise heraus.
Hier ist ein Beispiel:
erstelle Version 1.0 eines_ kickass task management software bis Dezember, um neue Kunden zu gewinnen
In der Projektplanungsphase können Sie dieses Ziel mit der Funktion Ziele funktion. Auf diese Weise können Sie sehen, woran Sie arbeiten müssen.
Für ein erfolgreiches Projekt reicht es jedoch nicht aus, Ziele zu setzen.
Sie müssen auch herausfinden, wie Sie dieses Ziel erreichen können.
Sie brauchen ziele hier.
Sie sind messbare und spezifische Aussagen, die ein bestimmtes Ziel haben.
Sie können erstellen Ziele mit Einheiten wie Zahlen, Währungen, Aufgaben oder wahr/falsch.
Hier sind einige Ziele, die für das oben genannte Ziel relevant sind:
Wenn Ihr Team an der Erfüllung dieser Ziele arbeitet, berechnet ClickUp automatisch den prozentualen Zielfortschritt in Echtzeit.
Wenn Ihr Team also sieht, dass es dem Ziel näher gekommen ist, wird es sich beeilen, weitere Ziele zu erreichen.
mit Volldampf voraus!_ 🚢
Eine weitere Möglichkeit, den Projektfortschritt zu messen, besteht darin Anpassbare Dashboards .
Genauso wie das Steuerpult des Schiffes über Anzeigen und Messgeräte verfügt, hat ein Dashboard Widgets.
Mit diesen Widgets können Sie:
- Sehen, wie Ihr agiles Team arbeitet (Sprint-Widgets)
- Anzeige des Status jeder Aufgabe (Status-Widgets)
- Chatten Sie mit Ihrem Team und erfahren Sie, wie es vorankommt (Benutzerdefinierte Widgets)
Herausforderung #2: Probleme bei der Budgetierung
Nehmen wir an, Sie sind ein Sanitärbeauftragter wie Homer hier.
An alle Stakeholder zufrieden zu stellen setzen Sie einige fantastische Ideen um, wie z. B. die Abholung rund um die Uhr, Notfall-Reinigungsdienste und schicke neue Lastwagen. 🚚 Aber diese Ideen sind nicht billig, und einen Monat später..
Nicht nur Homer, um 50% der Manager kämpfen mit der Einhaltung der Projektkosten.
aber warum?
Vielleicht haben sie in der Projektplanungsphase nicht abgeschätzt, wie viel ihre Ideen kosten würden. Oder sie haben erst überprüft, ob sie das Budget überschritten haben, als es schon zu spät war.
Und wenn Projekte ständig das Budget überschreiten, wird es Ihrer Organisation wie der Titanic ergehen.
Es wird schwer sein, sie über Wasser zu halten.
Und Ihr Projektteam würde sich aus dem Staub machen, wenn Sie es nicht ausreichend bezahlen! 🦺
Wie man Projekte unter dem Budget hält
Um Ihre Ausgaben im Griff zu behalten, müssen Sie gut planen und realistische Annahmen treffen.
Ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp kann sicherlich verhindern, dass Sie zu viel $$$ ausgeben.
So geht's:
Gliedern Sie das Projektbudget mit Benutzerdefinierte Felder um jedem Vorgang, jeder Ressource usw. ein festes Budget zuzuweisen.
Erstellen Sie dann eine weitere Spalte, die anzeigt, wie viel Zeit Sie für die Aufgabe aufwenden. Verwenden Sie spaltenberechnungen zur Ermittlung der Gesamtkosten während der phase der Projektdurchführung .
Sie können sogar schnelle oder komplexe Berechnungen durchführen mit formelfelder . Verwenden Sie es, um die abrechenbaren Stunden eines Freiberuflers, die Kosten für marketing-Kampagnen und vieles mehr.
Und wenn Sie nach einem einfachen Ausweg suchen, können Sie jederzeit die superschnellen Buchhaltungs-Vorlagen in Ihren Arbeitsbereich.
Herausforderung #3: Ineffektive Kommunikation
sie würden nicht Fallschirmspringen, wenn die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Fallschirm versagt, 50:50 beträgt, oder?
Genauso wenig würden Sie ein Projekt leiten wollen, ohne für eine effektive Kommunikation zu sorgen.
Nach Ansicht von Institut für Projektmanagement (PMI), scheitern 56% der Projekte, weil die Teammitglieder und die projektleiter waren nicht auf der gleichen Seite.
Dies kann zu Verwirrung führen, da die Teammitglieder widersprüchliche Meinungen darüber haben, wie sie eine Aufgabe erledigen möchten.
Wenn Manager außerdem nicht genügend Informationen mit ihren Mitarbeitern teilen, z. B. während einer kickoff-Meeting muss sich das Team häufig an seinen Schreibtisch wenden, um die Situation zu klären.
Vor einem Jahr wäre das noch in Ordnung gewesen, aber im zeitalter der Fernarbeit, könnte Ihr Team eine Ewigkeit auf weitere Anweisungen warten müssen.
Wie man eine effektive Kommunikation aufrechterhält
Der erste Schritt ist die Einrichtung eines wissensbasis für Ihr Unternehmen.
Diese enthält Informationen über bestimmte Prozesse, Werkzeuge und Richtlinien, die Ihr Team befolgen sollte.
Verwenden Sie Dokumentationen um ein detailliertes Wiki zu erstellen, das die Geheimnisse des gesamten Universums (oder zumindest Ihrer Organisation) entschlüsselt!
Ähnlich wie bei Google Docs können Sie mit Ihrem Remote-Team zusammenarbeiten und wichtige Prozessdokumente erstellen.
Mit Docs können Sie:
- Docs für einfachen Zugriff zu Aufgaben hinzufügen
- Ihre Dokumente mit Rich-Text-Bearbeitung formatieren
- Listen, Tabellen, Bilder, Videos und mehr einfügen
Die Dokumente sind jedoch nicht genug.
Jede aufgabe hat eine eigene kommentar die Sie nutzen können, um Aufgaben zu besprechen und klare Rückmeldungen zu geben.
Sie können sogar hinzufügen kommentare zum Thema um Ihre gesamte Kommunikation in kleine Abschnitte zu gliedern.
Und wenn das nicht ausreicht, können Sie jederzeit eine schnelle Zoomen aufruf aus einem Task über die Zoom-Integration. Wir hoffen einfach Zoom-Filter verursachen keine Probleme 😼 .
Suchst du nach Möglichkeiten, die Kommunikation im Team zu optimieren? Machen Sie die miauendsten von_ diese 13 einfachen Tipps.
Herausforderung #4: Schlechtes Ressourcenmanagement
Bevor wir über diese allgemeine Herausforderung sprechen, müssen wir definieren, was eine "Ressource" eigentlich ist.
Eine Ressource ist etwas, das Ihnen bei der Verwaltung von Projekten helfen kann.
Dabei kann es sich um Teammitglieder, finanzielle Mittel, Fähigkeiten oder sogar um ein Haustier handeln, das Ihnen zur Seite steht, während Sie sich auf die Fernarbeit konzentrieren.
Das Ressourcenmanagement umfasst die Planung, Terminierung und Verteilung der Ressourcen während des gesamten Projektlebenszyklus.
Wenn Sie jedoch nicht ihre Ressourcen zuweisen zuweisen, könnten Sie auf zwei Probleme stoßen:
Sie verschwenden eine Menge Ressourcen (z. B. die Produktivität Ihres Teams) und üben unnötigen Druck auf andere Teams aus, um den Rückstand aufzuholen.
Oder Ihnen gehen schnell die Ressourcen aus.
Beispielsweise könnten Sie Ihr Projektteam überlasten, indem Sie es bitten, an Wochenenden zu arbeiten, um die Termine einzuhalten.
Wie man Ressourcen effektiv zuweist
Es gibt zwei Möglichkeiten, mit dem Ressourcenmanagement umzugehen: die einfache und die harte Variante.
Der harte Weg erfordert eine Excel-Arbeitsblatt um den Überblick zu behalten, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Sie werden Stunden damit verbringen müssen, die Tabelle manuell zu erstellen und zu aktualisieren.
Das letzte Mal, als wir das überprüft haben, workload-Management es geht darum, Ihre Arbeit zu reduzieren, nicht sie zu erhöhen!
Zum Glück gibt es einen einfachen Weg: die Verwendung von Projektmanagement-Software.
Mit ClickUp können Sie aufgaben zuweisen und teilaufgaben an mehrere Teammitglieder oder ganze Mannschaften .
Die Beauftragten werden sofort benachrichtigt, wenn sie eine Aufgabe erhalten, so dass sie diese sofort bearbeiten können.
aber woher weiß man, ob der Beauftragte die Aufgabe bewältigen kann?
Die Workload-Ansicht können Sie die wöchentliche Kapazität jedes Teammitglieds auf der Grundlage der Anzahl der Stunden, Aufgaben oder Story Points, die es erledigen kann, festlegen.
Sie können dann sehen, wer überlastet ist, und Aufgaben an diejenigen umverteilen, die Zeit haben.
Auf diese Weise müssen Sie diese gefürchteten Worte nie mehr sagen:
Hier ist unser crashkurs über Ressourcenmanagement
Herausforderung #5: Workflow-Management
Wenn Ihr gesamtes Team und der Projektleiter so sehr mit den Aufgaben beschäftigt sind, haben sie keine Zeit, sich um den Arbeitsablauf und die Kommunikation zu kümmern.
man muss tun, was man tun muss, oder?
nicht wirklich
Genau das ist es, was die meisten Herausforderungen des Projektmanagements verursacht.
Wenn alle unabhängig voneinander arbeiten, weiß niemand, was die anderen Teammitglieder tun, und niemand hat eine Ahnung, wie das Projekt voranschreitet.
Außerdem könnten Ihre Prozesse ins Stocken geraten, ohne dass jemand weiß, warum.
All diese Verwirrung würde zu einigen verwirrenden Sitzungen führen.
Wie man Workflow-Management einführt
Eine der wichtigsten Projektmanagement-Aktivitäten ist die Festlegung des Arbeitsablaufs. Normalerweise kann dies während der Erstellung der projektplans. Es wird die gesamte Projektabfolge hervorgehoben, die befolgt werden muss.
Eine interaktives Gantt-Diagramm (wie das in unserem Gantt-Ansicht ) können Sie diese Zeitleiste im Handumdrehen erstellen. Fügen Sie einfach eine Aufgabenliste zur Ansicht hinzu, und Sie können sie per Drag-and-Drop in der Ansicht aufgaben planen .
Sie können auch eine Linie zwischen Aufgaben ziehen, um zu markieren abhängigkeiten (Aufgaben, die erst erledigt werden können, wenn eine vorherige Aufgabe abgeschlossen ist).
_Puh. Das war's, oder?
Nö. Ihr müsst auch noch den Prozess rationalisieren in der Phase der Projektdurchführung.
Dies kan geschehen mit Kanban-Ansicht !
Hier kann das gesamte Team den Status jeder Aufgabe sehen und die Aufgaben auf der Tafel verschieben, während sie daran arbeiten.
Um zu verhindern, dass das Team zu viel Arbeit auf einmal annimmt, können Sie eine Grenze für unfertige Arbeit ,
Es gibt noch eine andere Möglichkeit, den Arbeitsablauf zu beschleunigen, und zwar mit Robotern. 🤖
Sie können bestimmte Teile Ihres Arbeitsablaufs automatisieren mit ClickUp.
So sieht's aus Automatisierungen kann dies tun:
- Eine Vorlage hinzufügen, wenn eine Aufgabe erstellt wird
- Einstellenaufgabe Priorität als 'Hoch', wenn die Frist näher rückt
- Wenn ein Fälligkeitsdatum erreicht ist, senden Sie eine E-Mail
- Oder erstellen Sie Ihre eigene Automatisierung, die auf Ihren spezifischen Bedürfnissen basiert
In unserem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie das Workflow-Management-System perfektionieren können.
Herausforderung #6: Unrealistische Fristen
Manche Manager scheinen immer einen Projekttermin vorzuschreiben, den das Team nicht einhalten kann!
aber warum?
Möglicherweise steht der Projektleiter unter Druck, die Erwartungen der Interessengruppen zu erfüllen.
Oder diese Fristen wurden aggressiv geplant, um ein Produkt vor der Konkurrenz auf den Markt zu bringen (wie in der Softwarebranche).
In jedem Fall wird dieser "Zwang zur Geschwindigkeit" das Projektteam nur verlangsamen.
wie?
Ständige Aufforderung an das Team, etwas zu liefern mehrere Projekte mit unmöglichen Zeitvorgaben senken die Moral und Produktivität des Teams. Und ihre ergebnisse sieht nicht gut aus, was den Stakeholder nur noch wütender macht.
Wie man mit unrealistischen Fristen umgeht
Fragen Sie zunächst Ihren Stakeholder oder Kunden, warum er ein Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt braucht.
Vielleicht finden Sie sogar heraus, dass sie sich selbst eine Frist ohne rationalen Grund auferlegt haben, so dass Sie beide einen besser erreichbaren Termin finden können.
Und wenn Sie Projekte planen, müssen Sie herausfinden, wie schnell Ihr Team arbeiten kann, ohne auszubrennen.
wie?
Die Mitglieder Ihres Projektteams können mit der Funktion "Zeit" verfolgen, wie lange sie für eine Aufgabe brauchen Globaler Timer .
Basierend auf der erfassten Zeit können Sie sogar Schätzungen für jede Aufgabe. Auf diese Weise weiß Ihr Team, dass Sie erwarten, dass es die Aufgabe (und das gesamte Projekt) in einer angemessenen Zeit erledigt.
Benutzung Agiles Projektmanagement techniques?
Sehen Sie, wie viele Aufgaben Ihr Team in einem
sprint
mit der Geschwindigkeit
Sprint-Widget.
Möchten Sie wissen, wie Sie mit Hilfe von Geschwindigkeitsdiagrammen Projekttermine besser planen können?_
Prüfen Sie unser leitfaden für schnelle Geschwindigkeitsdiagramme. Wenn Sie das perfekte Datum für den Projektabschluss gefunden haben, sehen Sie sich die Kalender-Ansicht um sicherzustellen, dass er nicht mit anderen wichtigen Ereignissen zusammenfällt.
Herausforderung #7: Mangelnde Verantwortlichkeit
Nehmen wir an, etwas geht während des Projektlebenszyklus furchtbar schief und das Projekt wird um vier Wochen zurückgeworfen.
Und dann beginnt das Spiel mit den Schuldzuweisungen.
Bald werden Sie vielleicht sogar hören, wie Ihre Teammitglieder einen berühmten Shaggy-Song zitieren:
Anstatt sich auf die Projektdurchführung zu konzentrieren, könnte Ihr Team versuchen, jegliche Konsequenzen zu vermeiden und das Scheitern des Projekts anderen Mitgliedern in die Schuhe zu schieben.
Das bedeutet aber nicht, dass Ihr Team faul oder böswillig ist.
Es könnte sein, dass der Projektleiter nicht klar kommuniziert hat, wer für bestimmte Phasen eines komplexen Projekts verantwortlich ist.
Wie man Teamverantwortung aufbaut
Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, weisen Sie jedem Teammitglied Aufgaben zu. Sie müssen auch sicherstellen, dass die Mitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird.
wie?
Erstellen Sie checklisten für jede Aufgabe, und weisen Sie jeden Punkt der Liste einem Teammitglied zu. Auf diese Weise können Sie festlegen, wer für einen bestimmten Teil des Projekts verantwortlich ist.
Suchen Sie eine Anleitung? Werfen Sie einen Blick auf:
Die perfekte 9-Projekte-Management-Checkliste
Wenn Sie außerdem sicherstellen möchten, dass ein bestimmtes Projektteammitglied aktiv an Ihrem Feedback arbeitet (und es nicht aktiv ignoriert 😏 ), können Sie es zur Verantwortung ziehen, indem Sie eine kommentar in eine Aufgabe umwandeln .
Sobald sie fertig sind, können sie den Kommentar auflösen und Sie werden benachrichtigt.
was aber, wenn Sie wollen, dass Ihr Team während des gesamten Projekts verantwortlich ist?
Dann müssen Sie sich regelmäßig über die Fortschritte und Leistungen des Teams informieren.
das klingt nach zu viel Arbeit, oder?
Glücklicherweise kann eine Projektmanagement-Software wie ClickUp Sie vor stundenlangen, langweiligen Statusbesprechungen bewahren.
Einige hinzufügen Tabelle Widgets zu Ihrem Dashboard hinzufügen, und Sie werden sofort sehen können:
- Wer hat wie viele Aufgaben erledigt
- An wie vielen Aufgaben sie gearbeitet haben
- Wer eine Menge überfälliger Aufgaben hat und mehr
Herausforderung angenommen 😎
Projekte managen ist wie Videospiele spielen.
In jeder Phase wird es schwieriger.
Wenn Sie jedoch ein Power-Up wie ClickUp verwenden, können Sie den Projektmanagementprozess beschleunigen.
Von Mind Maps zu Flexible Projektansichten bis hin zu Dashboards haben Sie alles, um die Erfolgsaussichten eines Projekts zu erhöhen.
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