Bei einer nicht enden wollenden Aufgabenliste ist es schwer, herauszufinden, wo man anfangen soll. Hier kommen die Aufgabenprioritätsstufen ins Spiel.
Wenn Sie Ihr Arbeitspensum in überschaubare Aufgaben unterteilen - je nachdem, was am wichtigsten ist -, können Sie Ihre Bemühungen dort einsetzen, wo sie am wichtigsten sind. Ein nach Prioritäten geordneter Plan bedeutet weniger Stress, höhere Produktivität und eine zufriedenere Arbeitseinstellung. 🧘
Erfahren Sie mehr über Prioritätsebenen, einschließlich der besten Möglichkeiten, Prioritätsebenen für sich selbst und Ihr Team festzulegen. Entdecken Sie außerdem fünf Vorlagen für Prioritätsstufen, mit denen Sie Ihre Arbeit schneller erledigen können.
Was sind Prioritätsstufen?
Mit Hilfe von Prioritätsstufen können Sie Aufgaben auf der Grundlage verschiedener Faktoren strukturieren, z. B. Fristen, Wichtigkeit, Dringlichkeit und Wert. Die Prioritätsskala wird in der Regel für bestimmte Projekte, Ziele oder einzelne Aufgaben verwendet to-Do-Listen aber sie kann auch als unternehmensweite Struktur eingerichtet werden.
Ein Prioritätsstatus soll es den Teammitgliedern erleichtern, ihre Zeit einzuteilen und sich auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu konzentrieren. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Ressourcen den richtigen Projekten und Arbeitsphasen zugewiesen werden.
Auch Support-Teams und IT-Abteilungen verwenden Prioritätsstufen, um Serviceanfragen zu bearbeiten. Sie helfen bei der Rationalisierung störungsmanagement indem sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, sich um die dringendsten Probleme zu kümmern. Sie können die Arbeit nach der Priorität des Vorfalls, den potenziellen Auswirkungen des Vorfalls und der allgemeinen Kundenzufriedenheit aufteilen.
Das Ergebnis ist, dass die Teammitglieder produktiver, effizienter und anpassungsfähiger sind. Sie sind in der Lage, an den wichtigsten Aufgaben zu arbeiten, Probleme zu eskalieren, wenn sie auftreten, und weniger wichtige Arbeiten zu automatisieren. 💪
Welche Vorteile bietet die Festlegung von Prioritätsstufen für Aufgaben?
Die Festlegung von Prioritätsstufen steigert die Gesamteffizienz und Gesundheit Ihres Teams. Wenn Ihr Team weiß, welche Arbeit am dringendsten oder am wertvollsten ist, kann es die Kennzahlen überwachen und die Ziele schneller als bisher erreichen.
Dank der werkzeuge zur Prioritätensetzung wenn Ihr Team Prioritäten setzt, wird es sich nicht in langweiliger Arbeit verzetteln oder sich in einer riesigen Aufgabenliste verlieren. Hier sind die wichtigsten Vorteile der Festlegung von Prioritätsstufen für die Aufgaben Ihres Teams. ✍️
Höhere Produktivität
Bessere Effizienz führt zu höherer Produktivität. Durch die Festlegung von Prioritätsstufen laufen Geschäftsprozesse reibungslos ab, und Teams können die nächsten Schritte planen. Sie können ihre Arbeit nach Aufgaben mit höherer Priorität kategorisieren und überschaubare tägliche, wöchentliche und monatliche To-Do-Listen erstellen.
Da es einen soliden, auf Prioritäten basierenden Plan gibt, können Teammitglieder mit unvorhergesehenen Hindernissen und Herausforderungen umgehen, sobald diese auftreten. Sie können Umgehungslösungen planen und den Zeitplan an das jeweilige Problem anpassen, anstatt im Schlamm stecken zu bleiben.
Verbesserte Effizienz
Priorisieren Sie Ihre Arbeit nach den Aufgaben mit den größten Auswirkungen oder der höchsten Dringlichkeit. Dies führt natürlich zu einer höheren Effizienz, da Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten, anstatt sich in der Arbeit zu verlieren.
Außerdem werden Prioritätsstufen und software zur Aufgabenverwaltung besser unterstützen entscheidungsfindung fähigkeiten.
Setzen Sie Prioritäten in ClickUp, um besser unterscheiden zu können, was sofort erledigt werden muss und was warten kann
Besseres Zeitmanagement
Durch die Sortierung der Aufgaben nach Prioritätsstufen können die Teams ihre Zeit effizienter nutzen. Anstatt sich morgens ein oder zwei Stunden durch einen überquellenden Posteingang zu quälen, beginnen sie den Tag mit der gründlichen Bearbeitung einer zielgerichteten Aufgabe.
Dank der Prioritätsebenen können die Mitarbeiter ihren Tag nach der zu erledigenden Arbeit ausrichten. Das bedeutet, dass weniger Zeit damit verschwendet wird, sich zu fragen, wo man anfangen soll. 🤷
Verbesserte Ressourcenzuweisung
Für Manager gibt es wesentliche Unterschiede zwischen projektmanagement und Aufgabenmanagement . Es reicht nicht aus, Aufgaben zu verwalten, indem man sie verschiedenen Teammitgliedern zuweist. Bei großen Projekten müssen Sie auch überlegen, wie Sie die Ressourcen zuweisen.
Anhand von Prioritätsebenen können Sie erkennen, wo die Ressourcen am wertvollsten sind. Dazu gehört auch die Feststellung, in welcher Phase des Projekts die meisten finanziellen Mittel oder externen Ressourcen benötigt werden. Durch die Ermittlung der Bedürfnisse und Prioritäten werden die Ressourcen effizienter zugewiesen und eingesetzt.
Verstehen Sie auf einen Blick, wer in Ihrem Team unter- oder überlastet ist, damit Sie Ihre Ressourcen leicht umverteilen können
Arten von Prioritätsebenen
Bei den Prioritätsebenen gibt es geringfügige Nuancen in der Bezeichnung oder Kategorie. Im Allgemeinen werden die Stufen in Aufgaben mit hoher Priorität, mittlerer Priorität, niedriger Priorität und keiner Priorität eingeteilt. Und das hängt weitgehend von Ihrem Unternehmen und dem Projekt ab, an dem Sie arbeiten.
| Prioritätsstufe | Beschreibung | Beispiele |
|---|---|---|
| Dringende Priorität | - Arbeiten, die sofort erledigt werden müssen - Arbeiten, die für das Erreichen eines Ziels entscheidend sind - Aufgaben, die ein Projekt wahrscheinlich zum Scheitern bringen oder Probleme verursachen, wenn sie nicht erledigt werden | - Verfassen eines Berichts, der in der morgigen client Besprechung vorgestellt werden soll - Besprechung mit Interessengruppen, um kritische Probleme zu besprechen, die den Erfolg eines Projekts gefährden - Behebung eines Website-Fehlers, der zum Absturz der Website führt |
| Wichtige Aufgaben, die weniger dringlich sind als dringende Aufgaben - Aufgaben, die oft eine größere Flexibilität in Bezug auf den Abgabetermin haben - Arbeiten, die ein Projekt weniger wahrscheinlich zum Scheitern bringen, aber dennoch Konsequenzen haben, wenn sie nicht erledigt werden | - Erstellen von Marketingmaterialien, die in ein oder zwei Wochen online gehen - Recherchieren von Berichten, die bei der Sitzung im nächsten Monat vorgestellt werden - Erstellen von CTA-Schaltflächen für Blogs, um die Konversionsrate zu erhöhen | |
| Normale Priorität oder mittlere Priorität | - Arbeit, die zu einem Ziel beiträgt, aber keine direkte Auswirkung hat - Aufgaben, die an andere Teammitglieder delegiert, ausgelagert oder automatisiert werden können | - Verfassen wöchentlicher Übersichten über die geleistete Arbeit - Organisieren von Unternehmensdokumenten oder Teamhandbüchern |
| Aufgaben, die nichts mit dem Ziel zu tun haben und eher verfahrenstechnischer Natur sind - Aufgaben, die in Zeiten des Stillstands erledigt werden können | - Hausarbeiten wie das Hinzufügen von Projektideen zum Backlog - Planen von Bonding- oder Spielzeiten mit Teammitgliedern |
Berücksichtigen Sie bei der Festlegung der Aufgabenprioritäten den Grad der Auswirkung, der Dringlichkeit, der Wichtigkeit und des Wertes jeder Aufgabe. Aufgaben mit niedrigerer Priorität sind nicht so wichtig, wertvoll oder dringend wie andere Aufgaben. Arbeiten, die einen großen Aufwand erfordern, sind möglicherweise nicht so wertvoll wie Aufgaben, die schneller oder mit weniger Ressourcen erledigt werden können.
6 Wege zur Festlegung von Prioritätsstufen für Ihr Team
Sind Sie bereit, Prioritätsebenen in Ihrem Team zu nutzen? Hier zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Prioritätsstufen für Ihre Kollegen festlegen können. Wenn Sie damit fertig sind, werden Sie reibungslosere Arbeitsabläufe, eine höhere Produktivität und zufriedene Mitarbeiter haben. ✨
1. Organisieren Sie Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
Bevor Sie mit der Festlegung von Prioritäten beginnen können, müssen Sie festlegen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Setzen Sie sich mit dem Team zusammen und machen Sie ein Brainstorming darüber, welche Arbeiten erledigt werden müssen, um Ihre Ziele zu erreichen. Unterteilen Sie diese in überschaubare Aufgaben auf täglicher, wöchentlicher und monatlicher Basis. 🎯
Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp um Aufgaben zu erstellen. Weisen Sie jede ClickUp-Aufgabe an ein Teammitglied und fügen Sie Fristen hinzu. Achten Sie darauf, dass die Fristen realistisch und realisierbar sind. Es ist auch eine gute Idee, einen Zeitpuffer einzuplanen, um flexibel zu sein, falls Herausforderungen auftreten.
Gehen Sie als Nächstes jede Aufgabe durch und bestimmen Sie die wichtigsten Aufgaben. Teilen Sie die Aufgaben in Gruppen ein, je nach Auswirkung und Umfang der Arbeit. Priorisieren Sie die Aufgaben, die den geringsten Aufwand und die größten Auswirkungen haben. ClickUp's Aufgabenprioritäten ist einfach und leicht zu bedienen. Es gibt vier verschiedenfarbige Flaggen, so dass Ihr Team genau weiß, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen und was als nächstes kommt. Zu den vier Flaggen gehören Dringend, Hoch, Normal und Niedrig. 🚩
Jedes Teammitglied kann seine Aufgabenliste nach Priorität sortieren oder die dringenden Aufgaben in der Aufgabenablage ablegen, um diese Aufgaben immer und überall in seinem Arbeitsbereich zu sehen. Mit benutzerdefinierten gespeicherten Filtern können Sie Ihre Aufgabenliste nach Priorität sortieren, während Abhängigkeiten Aufgaben hervorheben, die andere blockieren.
2. Legen Sie mithilfe eines Kalenders Fristen fest, um das Team auf Kurs zu halten und sich auf Hindernisse einzustellen
Ein wichtiger Aspekt von prioritätsmanagement ist das Festlegen eines Zeitplans und von Fristen. Auf diese Weise können Sie sehen, welche Aufgaben sich direkt auf den Zeitplan des Projekts auswirken - insbesondere diejenigen, die das Potenzial haben, das ganze Projekt zum Entgleisen zu bringen. Ein Kalender, in dem die Aufgaben und ihre Prioritätsstufen aufgeführt sind, ist ein sicherer Weg, um Ihre Ziele zu erreichen. 🗓️
Organisieren Sie Projekte, planen Sie Zeitpläne und visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams in einem flexiblen Kalender, der alle Beteiligten auf dem gleichen Stand hält ClickUp's Kalenderansicht hält Sie in einem visuell ansprechenden Arbeitsbereich auf Kurs. Dank der benutzerdefinierten Farbkodierungsoptionen für jeden Aufgabenstatus können Sie mehrere Projekte in einer Ansicht verwalten.
Konfigurieren Sie den Kalender als Tages-, Wochen- oder Monatsansicht und geben Sie ihn problemlos an Ihr Team weiter. Verwalten Sie Ihre Arbeit, indem Sie Aufgaben per Drag-and-Drop nach Prioritätsstufe in Ihre tägliche Aufgabenliste ziehen.
Dank der Zwei-Wege-Synchronisierungsfunktion können Sie Ihre Aufgaben direkt in Google-Kalender . So können Sie problemlos Besprechungen mit Kunden einberufen, um kritische Fragen zu erörtern, oder ein Team anrufen, um Hindernisse aus dem Weg zu räumen.
3. Legen Sie Zeitblöcke fest, um Ihre Arbeit in überschaubare Abschnitte zu unterteilen
In der heutigen Welt gibt es ständig Ablenkungen vor Ihrer Haustür - oder auf Ihrem Schreibtisch. Da kann man leicht vom Weg abkommen, sei es, dass man ständig in den sozialen Medien unterwegs ist, dass Kollegen vorbeikommen, um zu plaudern, oder dass Kinder in Ihrem Heimbüro ein und aus gehen. ⌛️
Gehen Sie proaktiv vor und vermeiden Sie diese Ablenkungen, indem Sie die Zeit blockieren. Bei dieser Technik wird der Tag in Abschnitte oder "Blöcke" unterteilt. Jeder Zeitblock ist für ein bestimmtes Projekt, eine Aufgabenliste oder eine Gruppe von Aufgaben vorgesehen.
Auf diese Weise können Sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren und die Dinge innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigen. Alle Aufgaben, die übrig bleiben oder unvollständig sind, werden dem nächsten Zeitblock für diese Art von Arbeit hinzugefügt.
Verbessern Sie die Organisation Ihrer Aufgaben durch das Hinzufügen von benutzerdefinierten Tags und die Nutzung der Filteroptionen in ClickUp
Legen Sie in ClickUp Aufgaben an und weisen Sie jeder Aufgabe eine Prioritätsstufe zu. Füllen Sie Details wie Zeitschätzungen, Fälligkeitsdaten, Aufgaben-Checklisten und Markierungen aus. ✅
Als nächstes erstellen Sie in der Listenansicht einen täglichen Zeitblock für Ihre Arbeit. Fügen Sie Aufgaben zu verschiedenen Blöcken für die Arbeit am Morgen und am Nachmittag hinzu. Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie dieses Zeitblockblatt öffnen und Ihre dringendsten Aufgaben erledigen.
4. Erstellen Sie Arbeitsabläufe mithilfe von Mind Maps, die Verbindungen zwischen Aufgaben herstellen und Abhängigkeiten hervorheben
Bei der Festlegung von Prioritäten geht es um mehr als nur darum, zu ermitteln, was am wichtigsten oder wertvollsten für Ihre Ziele ist. Sie müssen auch Verbindungen zwischen verschiedenen Aufgaben in verschiedenen Teams planen und herstellen. Das ist der Punkt ClickUp's Mind Maps kommen rein. 🗺️
Beginnen Sie mit der Festlegung eines Hauptprojekts oder -ziels und fügen Sie Zweige für Aufgaben hinzu, die erledigt werden müssen, um den Erfolg zu erreichen. Zeichnen Sie Verbindungen und Beziehungen zwischen den Aufgaben, um Arbeiten hervorzuheben, die andere Aufgaben blockieren.
Erstellen Sie sofort Aufgaben und verschieben Sie sie direkt in der mindmap ohne die Ansicht wechseln zu müssen. Die eingebaute software zur Aufgabenautomatisierung können Sie Aufgaben schnell und automatisch den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen und Fälligkeitsdaten hinzufügen.
5. Organisieren Sie Aufgaben auf einer Kanban-Tafel zur schnellen Visualisierung Ihres Workflows Verwaltung von Aufgaben kann verwirrend und einschüchternd sein. Vielen von uns fällt es schwer, die Vielzahl unserer Aufgaben als Teil eines größeren Ganzen zu sehen.
Kanban-Tafeln helfen bei der Visualisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, so dass Sie einen besseren Einblick in die Zusammenhänge von Aufgaben erhalten. ClickUp Board-Ansichten machen es einfach, den Arbeitsablauf zu visualisieren, von den einfachsten Aufgaben bis hin zu kritischen Arbeiten. Mit Hilfe von Spalten können Sie Gruppen zusammengehöriger Aufgaben organisieren, während einzelne Aufgabenkarten einen tieferen Einblick in die Arbeit ermöglichen. 🔍
Unterteilen Sie die Aufgaben in die Spalten "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Erledigt", um leicht zu erkennen, wo jeder im Team steht. Fügen Sie Prioritätskennzeichen für Arbeiten hinzu, die schnell erledigt werden müssen, und heben Sie Probleme hervor, sobald sie auftreten.
Aufgaben nach relativer Wichtigkeit oder Schweregrad auf einem ClickUp Board gruppieren
6. Optimieren Sie die Kommunikation, um Erwartungen festzulegen, und nehmen Sie sich Zeit für regelmäßige Prozessüberprüfungen
Ob Sie Service Level Agreements (SLAs) für Kunden oder Kommunikationspläne für Ihr internes Team erstellen, es ist wichtig, wichtige Informationen weiterzugeben. Richten Sie in ClickUp Benachrichtigungen ein, um das Team zu alarmieren, wenn Prioritäten geändert oder zu Aufgaben hinzugefügt werden.
Planen Sie eine Aufgabe zur regelmäßigen Überprüfung der Prioritätsstufen ein. Schließlich können Fristen, überraschende Hindernisse und Änderungen in projektanforderungen können die Priorität der verschiedenen Aufgaben beeinflussen.
5 Vorlagen zum Festlegen von Prioritätsebenen
Hier sind fünf unserer Lieblingsvorlagen vorlagen für die Prioritätensetzung um bessere Arbeitspläne zu erstellen und Ihre Ziele zu erreichen. 🛠️
1. ClickUp Prioritäten-Matrix-Vorlage
Verwenden Sie diese ClickUp-Vorlage für eine Prioritätenmatrix, um kritische Aufgaben nach Dringlichkeit, Auswirkung und Wichtigkeit geordnet zu identifizieren ClickUp's Prioritäten-Matrix-Vorlage macht es einfach zu erkennen, welche Arbeit am wichtigsten ist. Die Matrix enthält vier farbcodierte Blöcke, die nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet sind. Setzen Sie das Team zusammen und besprechen Sie die Aufgaben für das Projekt.
Zeichnen Sie jede Aufgabe nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. Wenn Sie fertig sind, weisen Sie jeder Aufgabe auf der Grundlage Ihrer Diskussion Prioritätskennzeichen zu. Verwenden Sie Filter und Ansichten, um die dringendsten Aufgaben auf Ihrer Aufgabenliste schnell zu sehen.
2. ClickUp Priorisierungsmatrix Vorlage
Verwenden Sie die 3×3 ClickUp Priorisierungsmatrix-Vorlage, um Aufgaben auf der Grundlage ihrer Auswirkungen und ihres Aufwands zu bewerten
Für detailliertere Prioritätsstufen verwenden Sie die Priorisierungsmatrix-Vorlage von ClickUp . Sie unterteilt die Aufgaben in neun verschiedene Blöcke. Die x-Achse zeigt den Aufwand an und unterteilt die Arbeit in niedrige, mittlere und hohe Kategorien. Auf der y-Achse finden Sie eine Aufschlüsselung der Arbeit nach ihrer Wirkung.
Mithilfe dieser Matrix erhält Ihr Team einen schnellen Überblick über die Aufgaben, die sich am stärksten auf Ihre Ziele auswirken, und darüber, welche Aufgaben den größten Aufwand erfordern. Auf diese Weise können Sie sich die niedrig hängenden Früchte aussuchen, indem Sie Aufgaben mit geringem Aufwand und hoher Wirkung zuerst in Angriff nehmen. 🍇
3. ClickUp 2×2 Prioritätsmatrix Vorlage
Verwenden Sie das 2×2 Prioritätsmatrix-Whiteboard, um Ihre Aufgaben zeitnah zu organisieren
Die 2×2 Prioritätsmatrix-Vorlage von ClickUp ist ein weiteres Raster mit vier Blöcken, das Ihnen hilft zu erkennen, welche Arbeit die höchste Priorität hat. Aufgeschlüsselt nach Wichtigkeit und Priorität, können Sie Aufgaben schnell visualisieren und die Kommunikation im Team verbessern.
Ziehen Sie Aufgaben per Drag & Drop in die Vorlage und fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um die Arbeit weiter aufzuschlüsseln. Verwenden Sie Filter und Ansichten, um auf die Informationen zuzugreifen, die Sie für die Priorisierung von Aufgaben benötigen.
4. ClickUp Aktion Prioritätsmatrix Vorlage
Verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was die höchste Priorität hat, um voranzukommen - mit der ClickUp-Vorlage für die Aktionsprioritätenmatrix ClickUp's Matrix-Vorlage für Aktionsprioritäten können Sie das Arbeitspensum Ihres Teams einschätzen und es in einer Aufgabenliste zusammenfassen, die die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt. Beginnen Sie mit einer gemeinsamen Besprechung mit Ihrem Team. Listen Sie alle Ihre Aufgaben auf und ordnen Sie sie den vier Blöcken zu, je nach Auswirkung und Aufwand.
Als Nächstes fügen Sie Prioritätskennzeichen zu den dringenden oder vorrangigen Aufgaben hinzu. Fügen Sie diese zu Ihrer Aufgabenablage hinzu, um die Aufgaben mit der höchsten Priorität oder dem höchsten Wert schnell zu öffnen und anzuzeigen.
5. ClickUp Aufgabenmanagement Vorlage
Gruppierung von Aufgaben nach Prioritätsstufen in einer ClickUp-Liste
Verwenden ClickUp's Aufgabenmanagement-Vorlage um Arbeitsabläufe zu visualisieren und die Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Die Vorlage bietet sechs Ansichten, so dass Sie die Arbeit auf eine Weise visualisieren können, die für Sie am sinnvollsten ist.
Fügen Sie benutzerdefinierte Felder hinzu, um zu sehen, wer der Aufgabe zugewiesen ist, Zeitschätzungen, Budgets und relevante Dateien. Weisen Sie benutzerdefinierte Status zu, um den Fortschritt zu verfolgen und zu sehen, wo sich jede Aufgabe im Workflow befindet. Mit Prioritätskennzeichen können Sie die Arbeit nach Wichtigkeit aufschlüsseln, damit das Team weiß, was zuerst ansteht.
Aufgaben effektiv priorisieren mit ClickUp
Mit Prioritätsstufen weiß Ihr Team immer, worauf es sich konzentrieren muss, kann bessere Aufgabenlisten erstellen und bleibt auf Kurs. Nutzen Sie diese Vorlagen und Tipps, um der Projektarbeit Prioritätsstufen zuzuweisen, damit Sie Ihre Ziele schneller und effizienter als bisher erreichen. 🙌 Melden Sie sich für ClickUp an und beginnen Sie mit dem Aufbau besserer Arbeitsabläufe. Mit verschiedenen Ansichten, Prioritätskennzeichen und Vorlagen haben Sie die Werkzeuge, um Arbeitsprozesse zu rationalisieren und festzustellen, wo Teammitglieder ihre Arbeit einteilen sollten.