Egal, ob Sie sich virtuell oder auf die altmodische Weise persönlich treffen, Meetings mit Kunden sind eine Chance, Informationen zu sammeln, Beziehungen zu knüpfen und Ihre Kunden von den Socken zu hauen. Aber alles, vom Smalltalk vor dem Meeting bis zum Elemente der Tagesordnung hat einen großen Einfluss auf den Erfolg des Projekts - und auf die Meinung des Kunden über Sie.
Kein Druck.
Der erste Eindruck ist wichtig, deshalb müssen Eigentümer, Vertriebsmitarbeiter und Manager für den Erfolg von Kunden Meetings straff und effektiv führen. Doch langatmige Reden, abschweifende Themen und unvorbereitete Meeting-Organisatoren führen dazu, dass viele Meetings aus dem Ruder laufen. Deshalb ist es so wichtig, bessere Client Meetings vorausschauend zu planen.
In diesem Leitfaden erklären wir, wie ein Client Meeting funktionieren sollte, und geben die besten Praktiken von Experten für die Planung erfolgreicher Client Meetings frei.
Was ist ein Client Meeting?
Ein effektives Client Meeting verbindet einen Eigentümer oder ein Team eines Geschäfts mit einem potenziellen Kunden oder einem bestehenden Kunden. Sie vereinbaren eine Tagesordnung und eine Uhrzeit für das Meeting und treffen sich zu diesem Zweck:
- Informationen freizugeben
- Sich auf Ziele auszurichten
- Probleme zu lösen
- Starke Beziehungen zu fördern
- Vorbereitung auf das nächste Client Meeting
Das ultimative Ziel eines Meetings mit einem Kunden ist es, die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden zu erfüllen. Zu erledigen ist vieles per E-Mail oder Projektmanagement-Software, aber nichts geht über ein Meeting von Angesicht zu Angesicht - oder von Bildschirm zu Bildschirm, wenn Sie ein Meeting per Videokonferenz abhalten. 🖥️
Geben Sie innerhalb einer ClickUp Aufgabe Ihren Bildschirm frei und zeichnen Sie ihn auf, um mit anderen Benutzern schneller zu kommunizieren, ohne zu anderen Tools für die Bildschirmaufzeichnung zu wechseln
Zu erledigen Zu einem Meeting mit dem Client gehört es, sich mit den Zielen, Herausforderungen und Aufgaben des Kunden auseinanderzusetzen. Das macht es Ihnen leichter, Ihre Dienstleistungen genau auf die Bedürfnisse des Kunden abzustimmen.
Ein Client Meeting ist viel mehr als eine einfache Unterhaltung. Es ist Ihre Gelegenheit, Beziehungen zu festigen, die Kundenzufriedenheit zu steigern und einen guten ersten Eindruck bei neuen Clients zu hinterlassen.
Arten von Client Meetings
Der Inhalt eines Meetings mit einem Kunden hängt ganz von Ihren Dienstleistungen und Ihrer Beziehung zum Kunden ab. Wenn Sie die Feinheiten der verschiedenen Arten von Client Meetings verstehen, wird es für Sie viel einfacher sein, ein straffes Schiff zu führen.
Einführendes Meeting
Vermitteln Sie einen hervorragenden ersten Eindruck mit schön formatierten Meeting-Agenden und informativen Dokumenten
Ein einleitendes Meeting ist in der Regel das erste Mal, dass Sie und ein potenzieller Client sich treffen, um über das Geschäft zu sprechen. Bei diesem Meeting geht es weniger um ein Verkaufsgespräch als vielmehr um ein gegenseitiges Kennenlernen. In einem einführenden Meeting wird untersucht, wie Sie dem Kunden dienen können - mit anderen Worten, ob die Beziehung zu ihm passt.
Ich will Sie nicht unter Druck setzen, aber der erste Eindruck ist hier sehr wichtig. Kunden treffen ihre Entscheidung zum Teil auf der Grundlage des Eindrucks, den sie von Ihnen und Ihrem Team haben, also müssen Sie sie wirklich umhauen.
Sales Meeting
Bei einem Meeting geht es darum, Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren. Meistens handelt es sich dabei um ein Meeting mit einem neuen Kunden, aber es ist auch üblich, einem bestehenden Kunden ein Upselling anzubieten.
In den Meetings geht es um Preistabellen, Produktdemonstrationen und alles andere, was zum Abschluss eines Geschäfts beiträgt. Die Vertriebsmitarbeiter stimmen ihre Vorgehensweise auf den Client ab, mit dem Ziel, ihn in einen Kunden zu verwandeln.
Strategiesitzung
Bei Strategiesitzungen kommen alle Mitglieder des Teams, einschließlich der Entscheidungsträger, in einem "Kriegsraum" zusammen, um innovative Ideen für den Client zu entwickeln. Es handelt sich dabei um ein Meeting mit dem Kunden, bei dem Ihr Team gemeinsam mit dem Kunden Strategien ausarbeitet.
Brainstorming, Strategieentwicklung oder Karten für Arbeitsabläufe mit visuell kollaborativen ClickUp Whiteboards
Obwohl Sie mit dem Feedback des Clients arbeiten sollten, ist es dennoch eine gute Idee, vor der Strategiesitzung ein paar Gesprächspunkte vorzubereiten. Ein wenig Vorausplanung führt zu besseren Ideen, also bringen Sie ein paar Ideen auf die Tabelle, um den Client zu beeindrucken.
Status-Update oder Check-in
Regelmäßige Check-Ins geben Ihnen die Möglichkeit, bestehende Kunden mit Ihrer harten Arbeit und Ihren Ergebnissen zu beeindrucken. Zeigen Sie ihnen anhand quantitativer Daten, wie sehr Ihre Dienstleistungen ihrem Geschäft zugute kommen.
Sofortige Erstellung von Fortschritten für Client-Berichte auf der Grundlage von Meilensteinen, Aufgaben, Zeit, Aktivitäten und mehr
Ein effektives Client Meeting wird während oder nach dem Telefonat geplant, damit Sie Ihren Gehaltsscheck gegenüber dem Kunden besser rechtfertigen können. Sie sind auch wichtig für die Kundenbindung und den Aufbau gesunder Beziehungen zu Ihren Kunden.
Erstellen Sie Diagramme oder andere visuelle Darstellungen, die den Fortschritt des Clients im Laufe der Zeit zeigen, falls möglich.
Follow-up Meeting
Nach einem ersten Verkaufsgespräch oder einer Präsentation können Sie ein Follow-up Meeting mit einem Client vereinbaren. Dabei sollten Sie nicht zu aufdringlich sein, aber das Ziel ist es, die Fragen des Kunden zu beantworten und ihn sanft zu einer Entscheidung zu bewegen. Wenn sich der Kunde für Sie entscheidet, müssen Sie einen Plan für die nächsten Schritte vorlegen.
Onboarding
Erwartungen können über eine Beziehung zum Client entscheiden. Das Onboarding ist nicht obligatorisch, aber es ist ein Client-Management beste Praxis, weil sie dem Client beibringt, wie er mit Ihnen arbeiten kann.
Erstellen Sie neue Rollen in den erweiterten Berechtigungen, um Benutzern teilweisen oder vollständigen Administrator-Zugriff auf Ihren Workspace zu geben
In diesem Meeting geht es darum, den Kunden auf Erfolg einzustellen, d. h. Sie können ihn zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen schulen, über Support-Strukturen chatten und seine Fragen beantworten.
Vernetzung
Diese Art von Meeting ist weniger strukturiert und hat eigentlich keine Tagesordnung. Positive Beziehungen sind in der Geschäftswelt sehr wichtig, und ein gelegentliches Treffen mit Kunden kann zu langfristigen Geschäften, Empfehlungen und Kundenbindung führen.
Anstatt mit Elementen der Tagesordnung aufzutauchen, konzentrieren Sie sich eher auf Smalltalk, gemeinsame Zinsen oder Branchennews.
Best Practices für Client Meetings
Die Teilnahme an Client Meetings muss nicht beängstigend sein. Wenn Sie diese Best Practices befolgen, können Sie effiziente, produktive Meetings planen, die Ihrem Geschäft zugute kommen.
1. Setzen Sie sich klare Ziele
Haben Sie schon einmal an einem Meeting teilgenommen und gedacht: "Das hätte auch eine E-Mail sein können"? Sie wollen nicht, dass Ihre Kunden das denken, also legen Sie immer einen klaren Zweck für das Meeting fest. Auch wenn es sich um ein Standard-Follow-up handelt, müssen Sie einen Mehrwert schaffen.
Legen Sie messbare Ziele für Aufgaben und Projekte mit automatischem Fortschritt fest, um Ziele mit definierten Zeitleisten und quantifizierbaren Einzelzielen effektiver zu erreichen
Zeit ist schließlich Geld, also planen Sie nur Meetings, wenn es einen klaren Bedarf oder ein klares Ziel gibt. Sie können stattdessen auch eine E-Mail schicken. 📧
2. Gründlich vorbereiten
Nichts ist peinlicher, als unvorbereitet zu einem Meeting zu erscheinen. Das kann die Beziehung zum Kunden ernsthaft schädigen. Selbst wenn es nur fünf Minuten sind, sollten Sie sich immer einen gewissen Puffer für die Planung jedes Meetings mit Kunden einräumen.
Selbst wenn Sie nur mit einem einzigen Kunden zusammenarbeiten, den Sie wie Ihre Westentasche kennen, gehen Sie nie blind in ein Meeting. Der Kontext ist entscheidend für die Planung effektiver Meetings, also schauen Sie immer nach, was der Kunde macht:
- Geschichte mit Ihnen
- Business-Modell
- Branche
- Ziele
Es ist auch gut, einen Blick auf frühere Meeting-Notizen und CRM-Daten. Sie können sehen, ob Ihr Team seit dem letzten Chat Kontakt mit dem Kunden hatte, und nach möglichen Problemen suchen, bevor Sie dem Meeting beitreten.
Wenn Ihr CRM über eine Plan zur Kommunikation für den Client, lesen Sie ihn, bevor Sie am Meeting teilnehmen.
3. Machen Sie sich Notizen und verwenden Sie eine Vorlage für die Meeting-Agenda
Notizen zu Meetings können ein echter Lebensretter sein, aber wir wissen, wie schwierig es ist, gute Notizen zu machen, während man ein Kundenmeeting leitet. Beauftragen Sie stattdessen einen Notizschreiber für jedes Client Meeting.
Das kann ein Assistent oder sogar der Kontomanager sein. Es ist jedoch immer gut, wenn mindestens zwei Mitarbeiter bei jedem Meeting dabei sind, damit einer das Schiff steuern kann, während der andere alles dokumentiert. ClickUp Meetings macht es zu einem Kinderspiel, tolle Notizen zu machen, auf die Sie immer wieder zurückgreifen können. Öffnen Sie einfach ein Dokument, um Notizen zu machen, weisen Sie Kommentare und Elemente zu, formatieren Sie mit einer umfangreichen Bearbeitung und minimieren Sie die Anzahl der Klicks mit intelligenten Slash-Befehlen. 🛠️
Zugewiesene Kommentare sorgen dafür, dass Elemente nicht verloren gehen, egal wo sie erstellt werden
Sie müssen auch keine Meeting-Agenda von Grund auf neu erstellen. Die
verfolgt alle Meetings in mehreren Ansichten zur Überwachung des Fortschritts des Clients, der Schlüssel, des Status und mehr.
4. Verwalten von Clients in einem CRM CRM-Software ist eine enorme Zeitersparnis. Dieses tool hält Registerkarten für jeden Kunden bereit:
- Reihenfolge
- Kommunikation
- Ziele
Sie können dem Konto eines jeden Kunden sogar interne Notizen hinzufügen. Zum Beispiel können Sie eine Notiz über das Haustier eines Kunden oder seinen letzten Urlaub hinzufügen. Ein Blick in Ihr CRM-System vor einem Meeting mit einem Kunden erinnert Sie an diese kleinen Fakten und hilft Ihnen, die Beziehungen zu Ihren Kunden zu verbessern.
Verwalten von Kundendaten, persönlichen Aufgaben und Kommunikation in ClickUp von jedem Gerät aus
Der Nachteil ist, dass die meisten CRMs von Ihrer eigentlichen Arbeit getrennt sind. ClickUp CRM löst dieses Problem durch die Kombination von Kundendaten mit Notizen zu Meetings, Aufgaben, Zielen und mehr. Überprüfen Sie die ClickUp CRM-Historie eines Kunden, um festzustellen, ob Sie Ihre Vorgehensweise für ein bevorstehendes Meeting ändern müssen - und retten Sie so vielleicht das Konto.
5. KI-Tools verwenden
Zusammenfassen von Meeting-Notizen in Sekunden mit ClickUp AI
Erstellen von Meeting-Agenden, notizen machen und die Zuweisung von Handlungselementen nehmen viel Zeit in Anspruch. Anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen, führen Sie bessere Client Meetings mit KI-Tools wie ClickUp AI .
Teilen Sie ClickUp AI einfach Ihre Rolle mit, und der robotergestützte Assistent übernimmt die Arbeit. Füttern Sie ihn mit Notizen zu Meetings, um die Zuweisung von Aufgaben zu automatisieren, erstellen Sie Aktionspläne auf der Grundlage von Kundenfeedback oder schreiben Sie mit diesem zeitsparenden KI-Assistenten durchdachte E-Mails an Ihre Kunden.
6. Fokus auf Metriken und Ergebnisse
Verfolgen Sie Ihre Ziele für jeden Client bis hin zu den wichtigsten KPIs und erhalten Sie automatisch detaillierte Ansichten über Ihren Fortschritt
Kunden wollen für ihr Geld etwas bekommen. Als Eigentümer eines Geschäfts oder als Leiter eines Kontos müssen Sie Ihren Wert unter Beweis stellen. Deshalb ist es so wichtig, in den Meetings mit Ihren Kunden quantitative Daten freizugeben. Dies ist der Schwarz-Weiß-Beweis, dass Ihre Strategien funktionieren.
Verwenden Sie ClickUp Ziele um Meilensteine und Metriken für jeden Client zu erstellen. Erstellen Sie ein Dashboard, um alle Metriken an einem Ort zu sehen, oder erstellen Sie eine Detailansicht, um die Leistung nach Projekt oder Aufgabe zu sehen.
7. Testen Sie Ihre Technik (auch für persönliche Meetings)
Wenn wir jedes Mal, wenn wir an einem Meeting teilnehmen und jemand sagt: "Ich kann Sie nicht hören", einen Cent bekämen, wären wir reich. Sie können nicht alle technischen Pannen verhindern, aber Sie können sie sicherlich vermeiden (oder proaktiv beheben), indem Sie Ihre Technologie vor dem Client Meeting testen.
Die Clients könnten Sie verurteilen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie die Stummschaltung bei Zoom aufheben können, also beugt ein frühzeitiges Testen technischen Pannen vor. 👩🏽💻
Und ja, das gilt auch für persönliche Meetings. Wenn Sie ein Telefon im Konferenzraum verwenden, sollten Sie einen Testanruf tätigen, um sicherzustellen, dass Sie wissen, wie das System funktioniert.
Es hört sich einfach an, aber Sie werden erstaunt sein, wie sehr die Technik effektiven Meetings im Weg stehen kann.
8. Stärken Sie Ihre Soft Skills
Körpersprache und Augenkontakt sind für jeden Kommunikationskanal wichtig, egal ob Sie ein persönliches Gespräch erledigen oder virtuelles Meeting . Lächeln Sie mit den Augen, zeigen Sie eine offene Körpersprache (verschränken Sie die Arme nicht!) und seien Sie freundlich.
Ein bisschen Smalltalk und persönliches Geplauder sind auch gut. Es muss das Meeting nicht unterbrechen, aber wenn Sie zwei Minuten damit verbringen, über Ihr Wochenende zu chatten, investieren Sie in die Beziehung zum Client und bauen Vertrauen auf.
9. Nachverfolgung der Zeit und Respekt vor ihr
Es gibt nichts Schlimmeres als ein Meeting, das nicht enden will. Wenn Sie das Meeting mit dem Client für eine Stunde ansetzen, sollten Sie die Zeit nicht überschreiten. Die Zeit des Clients ist kostbar, und auch wenn er es vielleicht nicht sagt, wir garantieren, dass er keine Marathon-Meetings will.
Mitarbeiter können ihre für eine Aufgabe aufgewendete Zeit leicht nachverfolgen, die in einer einfachen Dropdown-Liste zusammengefasst wird
Sorgfältige Nachverfolgung der Zeit bei Kundengesprächen. Sie können versuchen, standardmäßig 30-minütige Meetings einzuplanen, um Zeit zu sparen, oder ein Mitglied des Teams als Zeitnehmer beauftragen, um die Nachverfolgung des Meetings zu gewährleisten.
10. Planen Sie Handlungselemente und das nächste Meeting
Ein erfolgreiches Meeting sollte nie ohne nächste Schritte enden. Verbringen Sie die letzten fünf Minuten des Meetings damit, die Elemente aufzulisten und festzulegen, wer für was zuständig ist und wann es fällig ist. Auf diese Weise werden Unklarheiten beseitigt, so dass jeder nach dem Meeting weiß, was zu erledigen ist.
Es ist auch eine gute Idee, das nächste Meeting zu planen, während alle Teilnehmer an dem Gespräch teilnehmen. Durch die sofortige Terminierung wird ein E-Mail-Tag vermieden, und es wird so schnell wie möglich ein Termin festgelegt.
Vorteile erfolgreicher Kunden-Meetings
Wir wissen, dass Sie mit einer Milliarde verschiedener Aufgaben jonglieren. Manchmal stehen Meetings ganz unten auf der Liste der Prioritäten, und wir verstehen das. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, effektive Client Meetings zu planen, bringt das viele Vorteile mit sich.
Bessere Beziehungen
Die Beziehungen zu Ihren Kunden ähneln denen zu Ihren Freunden und Ihrer Familie. Wenn Sie sie gut behandeln und ihnen ein erstklassiges Kundenerlebnis bieten, wird sich die Beziehung mit der Zeit vertiefen.
Dadurch wird nicht nur die Kundenabwanderung verringert, sondern die Beziehungen zu den Clients fördern auch die langfristige Loyalität und senken die Marketingkosten. Es ist kein Wunder, dass der Aufbau von Beziehungen ein client-Management best Practices!
Mehr Umsatz machen
Wer will denn nicht mehr Geld verdienen? Effektive Client Meetings hinterlassen einen positiven Eindruck bei Ihren Kunden und ermutigen sie, bei Ihnen zu bleiben. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie Ihr Geschäft weiterhin unterstützen und Sie sogar an ihre Freunde weiterempfehlen. 🙌
Bauen Sie ein besseres Business auf
Client Meetings sind eine wahre Fundgrube für Feedback. Kunden haben eine Menge Einblicke, die Sie nutzen können, um Innovationen voranzutreiben, neue Produkte zu entwickeln und Ihr Geschäft zu optimieren.
Erfüllen Sie die Kundenbedürfnisse mit ClickUp
Ein erfolgreiches Client Meeting endet nicht mit der Verabschiedung, sondern setzt sich in Form von Elementen, Kommunikation, Zusammenarbeit und vielem mehr fort. Bleiben Sie mit ClickUp an der Spitze Ihres Meetings.
Wir verändern die Art und Weise, wie Sie sich auf Meetings vorbereiten, sie durchführen und nachbereiten, um Ihre Prozesse zu optimieren und jedes Client Meeting zum Erfolg zu führen.
Überzeugen Sie sich selbst von dem Unterschied: Erstellen Sie jetzt einen kostenlosen ClickUp-Workspace.