{ „@context“: „http://schema.org“, „@type“: „FAQPage“, „mainEntity“: [ { „@type“: „Question“, „name“: „Was ist ein CRM-Workflow?“, "acceptedAnswer": { "@type": "Answer", "text": "Während CRM eine Strategie zur Verwaltung von Kundenbeziehungen ist, stellt ein CRM-Workflow CRM-bezogene Aktionen dar, die in einer sorgfältig ausgearbeiteten Reihenfolge ausgeführt werden. Jede Aktion innerhalb dieser Reihenfolge wird in einem CRM-System nur dann ausgelöst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und soll Sie einem bestimmten Ziel näher bringen. " } } ] }
„Beziehungen sind schwierig“ – dieser Gedanke ging Ihnen wahrscheinlich nach Ihrer ersten Trennung in der Mittelschule durch den Kopf. Jetzt, wo Sie älter sind, kommt Ihnen vielleicht derselbe Gedanke, wenn Sie versuchen, Beziehungen zu Kunden aufzubauen und zu pflegen. 😅
Glücklicherweise können sich heutzutage die meisten Unternehmen den Zugang zu CRM-Software ( Customer Relationship Management ) leisten und, was noch wichtiger ist, CRM-Workflows erstellen!
Diese Workflows vereinfachen und automatisieren einen Bereich von Aufgaben im Kundensupport, in der Kontoverwaltung, im Vertrieb und sogar im Marketing, sodass Ihre Mitarbeiter produktiver arbeiten und ihren Aufwand und ihr Know-how in andere Aufgaben als repetitive Tätigkeiten stecken können.
In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein, was CRM-Workflows sind und welche Vorteile die Implementierung eines CRM-Workflow-Management-Tools mit sich bringt, um Ihrem Geschäft und Ihren Teams den Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, den sie benötigen, um Kunden zu gewinnen und optimale Ergebnisse zu erzielen.
Wenn Sie weitere Informationen erhalten möchten, lesen Sie weiter!
Was ist ein CRM-Workflow?
Während CRM eine Strategie zur Verwaltung von Kundenbeziehungen ist, stellt ein CRM-Workflow eine Abfolge von sorgfältig konzipierten CRM-bezogenen Maßnahmen dar. Jede Maßnahme innerhalb dieser Abfolge wird in einem CRM-System nur dann ausgelöst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und soll Sie einem bestimmten Ziel näher bringen.
Das Besondere an diesem Ansatz ist, dass Sie eine Übersicht über den gesamten Prozess erhalten und so den Fortschritt verfolgen können. Mit einem CRM-Workflow wissen Sie also genau, welche Maßnahmen erforderlich sind, um einen Verkauf zu schließen, aber auch, wann Sie bestimmte Maßnahmen von Ihrer Liste zu erledigen streichen können.
Und obwohl einige CRM-Workflows möglicherweise noch immer nur in Form von Diagrammen oder Tabellen existieren, sind die meisten von ihnen in CRM-Software kodiert, die als Grundlage für die effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen dient.
Was ist CRM-Workflow-Automatisierung?
Bisher haben wir uns mit den theoretischen Aspekten von CRM-Workflows befasst, aber bevor wir zu den technischen Schritten und Erläuterungen kommen, müssen wir noch einen weiteren Punkt ansprechen, nämlich die Automatisierung von CRM-Workflows.
Mit der CRM-Workflow-Automatisierung können Sie Prozesse oder Workflow-Teile gemäß vordefinierten Workflow-Regeln teilweise oder vollständig automatisieren. Dies hat sich als vorteilhaft erwiesen, um die Produktivität und Effizienz zu steigern und den für das Abschließen von Prozessen erforderlichen menschlichen Aufwand zu reduzieren.
Gute Beispiele für die Automatisierung von CRM-Workflows finden sich in der Automatisierung von Vertriebsprozessen, die in der Regel aus einer Reihe von Aufgaben bestehen, die von der Lead-Generierung über die Erstellung von Kundenprofilen und die Erfassung von Kundenbedürfnissen bis hin zur gelegentlichen Weiterleitung von Kundenbeschwerden an andere Mitglieder Ihres Vertriebsteams reichen.
Hier ist ein Beispiel für einen Workflow, der in den Whiteboards von ClickUp skizziert ist:
Durch die Automatisierung des CRM-Workflows kann der Vertriebsprozess von einem hektischen Ablauf zu einer strukturierten Struktur mit Auslösern wie der unten beschriebenen werden:
- Ein potenzieller Kunde kontaktiert Ihr Geschäft, indem er ein Formular ausfüllt.
- Ihre CRM-Software sendet eine Mitteilung an diese Person.
- Falls keine Antwort eingeht, sendet die CRM-Software eine Nachfass-E-Mail.
- Wenn eine Antwort eingeht, führt die CRM-Software eine Lead-Bewertung durch und benachrichtigt dann das zuständige Team über den potenziellen Lead.
Wann sollte man Workflow-Automatisierung einsetzen?
Jetzt denken Sie vielleicht: „Großartig! Dann sollte ich also bei jeder Gelegenheit die Workflow-Automatisierung nutzen, oder?“
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an, denn nicht alle Prozesse sind gleich. Sie müssen beurteilen, welche Prozesse und Teams von der Automatisierung von Workflows profitieren könnten und welche nicht.
Die Automatisierung von Workflows funktioniert nur bei ausgereiften Geschäftsprozessen, nicht bei ineffizienten oder verschwenderischen. Wenn dieser Ansatz bei nicht optimierten Geschäftsprozessen angewendet wird, kann er sogar mehr Schaden als Nutzen anrichten.
Bevor Sie sich also kopfüber in die Workflow-Automatisierung stürzen, sollten Sie sicherstellen, dass dies die richtige Entscheidung ist. Wenn ja, stehen Ihnen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Verfügung, um automatisierte CRM-Workflows zu erstellen und benutzerdefiniert anzupassen!
Die Vorteile der CRM-Workflow-Automatisierung
Die Steigerung der Produktivität und Effizienz sowie die Reduzierung des Personalaufwands sind bereits als Hauptvorteile der CRM-Workflow-Automatisierung bekannt. Aber gibt es noch mehr? Ja, noch viel mehr!
- 👩💻 Weniger menschliche Fehler: Durch die Automatisierung von CRM-Workflows lassen sich Fehler, die Menschen bei der Ausführung sich wiederholender Aufgaben und Aktivitäten machen, fast vollständig vermeiden. Diese Fehler reichen von kleinen Übertragungsfehlern bis hin zum Versäumnis, einen Kunden zu kontaktieren.
- ⚡️Höhere Produktivität: Sich wiederholende Aufgaben sind nicht nur fehleranfällig, sondern können auch die Produktivität beeinträchtigen. Mit der Automatisierung von CRM-Workflows können Sie sich von sich wiederholenden Aufgaben befreien und haben so mehr Zeit und Energie, um sich auf wichtigere, anspruchsvollere und/oder kreativere Tätigkeiten zu konzentrieren.
- 🙋Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit: In großen oder auch mittelgroßen Teams, die viele Aufgaben jonglieren, kann es zu einer Herausforderung werden, die Nachverfolgung der Fertigstellung von Aufgaben sowie der Leistung einzelner Teammitglieder zu gewährleisten. Mithilfe von CRM-Workflow-Automatisierungstools können Manager und Vorgesetzte eine transparente Übersicht über alle Aufgaben bieten, und die Teammitglieder profitieren von automatisierten Benachrichtigungen, Erinnerungen und Auslösern, die sie über ihre Aufgaben auf dem Laufenden halten und ein Umfeld schaffen, das optimale Leistungen unterstützt 💪🏻.
- 🤝 Bessere Kundenkommunikation und -bindung: Eine gute Kommunikation mit Kunden aufrechtzuerhalten, kann schwierig sein, insbesondere wenn Sie zahlreiche Konten gleichzeitig verwalten. Die Automatisierung von CRM-Workflows kann Ihnen dabei helfen, automatisch, zum richtigen Zeitpunkt und in jedem Schritt der Customer Journey mit Ihren Kunden in Kontakt zu treten.
- 😌 Mehr Arbeitszufriedenheit: Es versteht sich von selbst, dass Mitglieder des Teams und Mitarbeiter viel zufriedener sind, wenn sie weniger alltägliche und sich wiederholende Aufgaben zu erledigen haben. Schenken Sie Ihrem Team Zeit, damit es sich auf die wichtigeren und kreativeren Aspekte seiner Arbeit konzentrieren kann.
- 💰Geringere Kosten: Die Automatisierung von CRM-Workflows kann auch zur Kostensenkung beitragen, indem Ineffizienzen reduziert werden und Unternehmen Mittel für Produktentwicklung, Marketingkampagnen usw. umschichten können.
- 🚀 Mehr Skalierbarkeit: Durch die Automatisierung von CRM-Workflows können Sie konsistente Prozesse schaffen und sich darauf konzentrieren, mehr Kunden zu erreichen und Ihr Geschäft auszubauen.
So erstellen Sie CRM-Workflows in 4 einfachen Schritten
Nachdem wir nun die wichtigsten Aspekte von CRM-Workflows behandelt haben, ist es an der Zeit, die notwendigen Schritte zur Erstellung der Workflows durchzugehen.
1. Entscheiden Sie, welche CRM-Prozesse eine Workflow-Automatisierung erfordern, und beginnen Sie mit der Planung Ihres idealen Workflows.
Wie bereits erwähnt, sind nicht alle Prozesse automatisierungswürdig. Der erste Schritt bei der Erstellung Ihres CRM-Workflows besteht daher darin, zu entscheiden, welche Prozesse Sie automatisieren möchten. Als Faustregel gilt: Vermeiden Sie die Automatisierung von Prozessen, die in erheblichem Maße menschliche Eingaben erfordern, da die Automatisierung eher für sich wiederholende Aufgaben geeignet ist, die zu einem früheren Zeitpunkt im Trichter ( Verkaufstrichter, Marketingtrichter usw. ) erledigt werden .
Um Ihnen bei dieser Entscheidung zu helfen, finden Sie hier eine Liste mit einigen Prozessen, die sich für eine Automatisierung eignen und die Sie vielleicht in Betracht ziehen sollten:
- Lead-Generierung und -Qualifizierung
- Kontaktgenerierung und -verwaltung
- Kunden-Onboarding & Customer Journey
- Kundenlebenszyklusmanagement
- Deal-Management
- E-Mail-Marketing
- Outbound-Vertrieb
- Und mehr
Sobald Sie festgelegt haben, welche Prozesse Sie automatisieren möchten, ist es an der Zeit, Ihren Workflow zu planen, um mögliche Hindernisse zu identifizieren und sicherzustellen, dass alle Schritte abgedeckt sind. Sie können die Whiteboard-Funktion von ClickUp verwenden, um Ihr Workflow-Diagramm von Grund auf neu zu erstellen, oder die CRM-Vorlage von ClickUp nutzen, um Ihre Prozesse zu visualisieren.
2. Erstellen und passen Sie Ihr CRM benutzerdefiniert an
Bevor Sie Ihren CRM-Workflow implementieren, müssen Sie ein CRM-Tool auswählen, das dies ermöglicht und Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie nicht das angestrebte Maß an Effizienz und Produktivität erreichen.
Unsere Empfehlung für alle, die das perfekte CRM aufbauen möchten, ist ClickUp – eine leistungsstarke Plattform für Produktivität und ein kostenloses All-in-One- Programm für Projektmanagement. ClickUp bietet Hunderte von erweiterten Features und eine vollständig anpassbare Plattform.
Dies gibt Teams jeder Größe und Branche die Flexibilität, ClickUp ganz nach ihren Bedürfnissen zu konfigurieren. Dazu gehört auch die Einrichtung eines effektiven Kundenbeziehungsmanagementprozesses.
Um Ihr eigenes CRM in ClickUp aufzubauen, wählen Sie einfach die gewünschte benutzerdefinierte Ansicht aus: Listenansicht, Kanban-Ansicht, Tabelle oder andere benutzerdefinierte Ansichten in ClickUp. Erstellen Sie dann Aufgaben für jeden Ihrer potenziellen und aktuellen Kunden, fügen Sie Benutzerdefinierte Felder hinzu, um wichtige Details zu jedem Kunden hinzuzufügen, und benutzerdefinierte Status, um die Customer Journey Ihrer Kunden zu organisieren und zu verfolgen.
Benötigen Sie ein Beispiel oder Hilfe beim Einstieg? Nutzen Sie unsere anpassbaren CRM-Vorlagen wie die einfache CRM-Vorlage von ClickUp, um eine gute Grundlage für den Start zu schaffen.
Sobald Sie ClickUp für das CRM-Projektmanagement einsetzen, wird die Organisation und Pflege Ihrer Kundenbeziehungen einfacher denn je. Und was noch wichtiger ist: Wenn Ihr Geschäft wächst und neue Anforderungen entstehen, können Sie ClickUp an Ihre wachsenden Bedürfnisse anpassen. Sie müssen nicht von vorne anfangen und verlieren nie wieder Kundeninformationen!
3. Richten Sie Ihre Workflow-Automatisierung ein, um Ihre häufigsten manuellen Aufgaben zu reduzieren.
Sie haben den Plan und Sie haben das tool. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre benutzerdefinierten CRM-Workflows einzurichten.
Dieser Prozess unterscheidet sich von Tool zu Tool. Wir können zwar nicht Alles in jeder Anleitung abdecken, aber hier finden Sie eine Liste der gängigsten Schritte, die abgeschlossen werden müssen:
- Aufgaben erstellen
- Automatisierung aufbauen
- Einrichten von Benachrichtigungen und Warnmeldungen
Von den aufgeführten Aufgaben ist die Automatisierung der wichtigste Schritt. Deshalb sollte sie mit einem tool erledigt werden, das die Automatisierung von Routineaufgaben vereinfacht.
ClickUp verfügt über ein Feature für die Automatisierung, mit der manuelle Arbeiten auf Autopilot gestellt werden können, um so einen nahtlosen CRM-Workflow zu schaffen. Mit ClickUp kann die Automatisierung mithilfe benutzerdefinierter Aktionen und Auslöser eingerichtet werden.
Die Anzahl der Aktionen, die Sie automatisieren können, ist beeindruckend und übersteigt zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels 50.
Sie haben die Möglichkeit, Ihre benutzerdefinierte Automatisierung zu erstellen oder anpassbare Automatisierungsvorlagen zu verwenden, die aus voreingestellten Auslösern und Aktionen bestehen, die auf jeden Space, Ordner oder jede Liste angewendet werden können, um Zeit zu sparen!
Insgesamt sollte die Implementierung eines Workflows in den meisten fortschrittlichen CRM-Workflow-Tools nicht mehr als ein paar Minuten und ein paar Schritte in Anspruch nehmen. Und falls Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind, machen Sie sich keine Sorgen, denn alles ist flexibel und kann nach Bedarf angepasst werden.
Sehen Sie sich diese CRM-tools für Mac an!
4. Testen Sie die Workflows zunächst, um Chaos zu vermeiden.
📣 „Test 1, 2. Test, 1, 2, 3... Funktioniert der Workflow bei allen reibungslos?“ 📣
Die einzige Möglichkeit, eine genaue Antwort auf diese Frage zu erhalten, ist das Durchführen von Tests! Sobald Sie Ihren CRM-Workflow eingerichtet haben, führen Sie ihn aus, um etwaige Mängel zu ermitteln und festzustellen, wie effektiv die einzelnen Automatisierungen sind.
Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass es zu unnützen Automatisierungen und Verwirrung in Ihren Teams kommt.
Testen Sie die von Ihrem CRM-Workflow versendeten E-Mails.
Innerhalb Ihres CRM-Workflows spielen E-Mails zwangsläufig eine wichtige Rolle, da sie ein wesentlicher Bestandteil des CRM selbst sind. Wenn Sie ClickUp als Ihr Projektmanagement- und CRM-Tool verwenden, können Sie mit dem E-Mail-ClickApp-Feature E-Mails direkt aus ClickUp-Aufgaben senden und empfangen.
Bevor Sie jedoch E-Mails versenden, sollten Sie diese mit Tools wie Mailtrap testen – einer E-Mail-Versandplattform, mit der Benutzer ihre E-Mails testen, versenden und kontrollieren können. ☝️
Mit Mailtrap Email Testing können Sie E-Mails in der Vorschau anzeigen, ihren Inhalt auf Spam analysieren, ihr HTML/CSS validieren und vieles mehr. Da Mailtrap Email Testing nach dem Prinzip virtueller Posteingänge funktioniert, schafft es darüber hinaus eine sichere Umgebung, in der keine Gefahr besteht, dass Benutzer mit Test-E-Mails zugespammt werden.
Bonus: E-Mail-Alternativen!
Um Ihre CRM-Workflow-E-Mails mit Mailtrap Email Testing zu testen, müssen Sie lediglich ein Mailtrap-Konto erstellen und die dedizierte E-Mail-Adresse Ihres virtuellen Posteingangs als Empfängeradresse verwenden.
Sobald Sie auf „Senden” klicken, sollte die E-Mail in Kürze im virtuellen Posteingang eintreffen, wo Sie sie dann überprüfen und debuggen können.
Best Practices für CRM-Workflows, die Sie beachten sollten
Gute CRM-Workflows entstehen nicht einfach durch Kopieren und Einfügen. Stattdessen benötigen Sie für deren Erstellung einen auf Ihr Geschäft zugeschnittenen Ansatz und müssen sich an Best Practices halten. ✅
Im Folgenden haben wir einige Best Practices zusammengestellt, die unserer Meinung nach den gesamten Prozess etwas weniger abschreckend machen und die Chancen erhöhen, dass Ihr CRM-Workflow benutzerfreundlich und zeitsparend ist und Ihnen dabei hilft, mehr Geld zu verdienen.
Wissen, worauf Sie bei einem CRM-Tool achten müssen 👀
Wir haben im Abschnitt „So erstellen Sie einen CRM-Workflow“ dieses Artikels über die Auswahl von CRM-Tools gesprochen. Daher sollten Sie sich inzwischen bewusst sein, wie wichtig die Auswahl des richtigen Tools ist.
Da wir jedoch verstehen, dass es für viele angesichts der Vielzahl verfügbarer Optionen eine Herausforderung sein kann, zu wissen, worauf man bei einem CRM-Tool achten muss, haben wir eine Liste mit CRM-Tool-Features zusammengestellt, die die Erstellung guter Workflows erleichtern:
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitiv und erfordert wenig bis gar keine technischen Kenntnisse
- Zugänglichkeit: Von verschiedenen Geräten aus zugänglich
- Anpassbarkeit: Kann an spezifische Anforderungen des Geschäfts angepasst werden.
- Flexibilität: Fähigkeit zur Anpassung und Veränderung, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden
- Skalierbarkeit: Ermöglicht Ihnen Wachstum und die Erstellung und Ausführung konsistenter Prozesse.
- Integration: Kann eine Verbindung zu anderen Arbeitswerkzeugen herstellen, um eine nahtlose Erfahrung zu ermöglichen.
- Benutzerdefinierte Automatisierung: Ermöglicht Ihnen die Erstellung benutzerdefinierter Automatisierungen, die sich an jeden Anwendungsfall anpassen lassen.
- Support und Schulungen: Bietet Kundensupport und Schulungsressourcen.
Natürlich können Sie die oben aufgeführten Features auf der Liste um weitere ergänzen und so umfassend gestalten, wie es für Ihre Suche nach effizienten CRM-Lösungen erforderlich ist.
Denken Sie daran, dass es unzählige Optionen auf dem Markt gibt. Wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, sollten Sie keine Probleme haben, die guten von den schlechten zu unterscheiden.
Integrieren Sie Apps von Drittanbietern 🤝
Nichts verbessert die Effizienz Ihres Workflows so sehr wie die Integration von Drittanbieter-Apps in Ihr CRM-Tool.
Je nach dem von Ihnen verwendeten Tool und den integrierten Drittanbieter-Apps haben Sie möglicherweise auch Zugriff auf APIs und Webhooks, die eine Synchronisierung von Informationen zwischen Systemen ermöglichen.
Scheuen Sie sich nicht, eine Verbindung zwischen Ihrem System und diesen herzustellen, damit Sie und Ihr Team Ihre Arbeit mit möglichst wenigen Ablenkungen erledigen können.
Überprüfen Sie regelmäßig die Effektivität Ihres Workflows 🔎
Unabhängig davon, wie perfekt ein Workflow bei seiner Erstellung auch gewesen sein mag, aufgrund von Veränderungen im Unternehmen und sogar auf dem Markt muss er irgendwann aktualisiert werden. Um den richtigen Zeitpunkt für die notwendigen Aktualisierungen zu finden, sind regelmäßige Workflow-Audits unerlässlich.
Achten Sie bei den Audits auf alles, von kleinen bis zu großen Details, identifizieren Sie Engpässe und fragen Sie Ihr Team, wie der Workflow für sie funktioniert.
Effiziente CRM-Workflows beginnen mit den richtigen Tools und der Hilfe von Automatisierung.
Die Erstellung eines Workflows mag einschüchternd wirken, aber glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass sich die Implementierung von CRM-Workflows lohnt, da Sie so das Beste aus Ihren Kundenbeziehungen herausholen können.
Als letzten Ratschlag möchten wir Ihnen mitgeben, dass Ihre CRM-Workflows einzigartig sein werden und sein sollten, da auch Ihr Geschäft einzigartig ist. Jetzt liegt es an Ihnen, die Bedürfnisse Ihres Geschäfts zu ermitteln und mithilfe eines CRM-Tools wie ClickUp Workflows zu implementieren, die diesen Bedürfnissen entsprechen. 😊
Gastautor:
Dzenana Kajtaz ist Technical Content Writer bei Mailtrap und verfügt über langjährige Erfahrung als Autorin, Editorin und Content-Vermarkterin. Sie ist auf technikbezogene Themen spezialisiert, liebt es aber auch, unterhaltsame und ansprechende Inhalte für andere Nischen zu erstellen.