"Beziehungen sind schwierig" war wahrscheinlich der Gedanke, der Ihnen nach Ihrer ersten Trennung in der Mittelschule durch den Kopf ging. Jetzt, wo Sie älter sind, kommt Ihnen dieser Gedanke vielleicht auch in den Sinn, wenn Sie versuchen, Beziehungen zu Kunden aufzubauen und zu pflegen. 😅
Glücklicherweise können sich heutzutage die meisten Unternehmen den Zugang zu kundenbeziehungsmanagement (CRM) Software und, was noch wichtiger ist, CRM-Workflows erstellen!
Diese Workflows erleichtern und automatisieren eine Reihe von Aufgaben der Kundenbetreuung, des Account-Managements, des Vertriebs und sogar Aufgaben, die von marketing-Teams dadurch können die Mitarbeiter produktiver arbeiten und ihr Gehirn und ihren Einsatz auf andere als repetitive Aufgaben richten.
In diesem Artikel werden wir uns eingehend damit befassen, was CRM-Workflows sind und welche Vorteile die Implementierung eines CRM workflow-Management-Tools um Ihrem Unternehmen und Ihren Teams den Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, den sie brauchen, um Kunden zu gewinnen und ihr Bestes zu geben.
Wenn Sie also Lust haben, mehr zu erfahren, lesen Sie weiter!
Was ist ein CRM-Workflow?
Während CRM ist eine Strategie für das Management von Kundenbeziehungen ein CRM-Workflow stellt CRM-bezogene Aktionen dar, die in einer sorgfältig konzipierten Abfolge durchgeführt werden. Jede Aktion innerhalb dieser Sequenz wird in einem CRM-System nur dann ausgelöst, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und soll Sie einem bestimmten Ziel näher bringen.
Das Tolle an diesem Ansatz ist, dass Sie einen Überblick über den gesamten Prozess haben und so den Fortschritt verfolgen können. Mit anderen Worten: Mit einem CRM-Workflow wissen Sie genau, welche Aktionen durchgeführt werden müssen, um einen Verkauf abzuschließen, aber auch, wann Sie bestimmte Aktionen aus Ihrem System entfernen können to-Do-Liste .
Und auch wenn einige CRM-Workflows nur noch in Form von diagrammen oder Tabellen sind die meisten von ihnen kodiert in CRM-Software dient als Grundlage für die effiziente Abwicklung von Geschäftsprozessen.
Was ist CRM Workflow Automation?
Bisher haben wir den theoretischen Aspekt von CRM-Workflows behandelt, aber es gibt noch eine weitere Sache, die wir ansprechen müssen, bevor wir uns mit technischen Schritten oder Erklärungen befassen, und das ist die CRM-Workflow-Automatisierung.
Mit der CRM-Workflow-Automatisierung können Sie teilweise oder vollständig prozesse automatisieren oder Teile von Arbeitsabläufen nach vordefinierten Regeln. Dies hat sich als vorteilhaft für die Steigerung von Produktivität und Effizienz erwiesen und verringert den für die Abwicklung von Prozessen erforderlichen menschlichen Einsatz.
Erstellen Sie benutzerdefinierte oder vorgefertigte Automatisierungsrezepte, um Routinearbeiten zu automatisieren und Ihren komplexen Arbeitsablauf zu vereinfachen
Ein gutes Beispiel für die Automatisierung von CRM-Workflows ist die Automatisierung von Vertriebsprozessen, die typischerweise aus einer Reihe von Aufgaben bestehen, die von der Lead-Generierung über die Erstellung von Kundenprofilen und die Äußerung von Kundenbedürfnissen bis hin zu gelegentlichen Kundenbeschwerden an andere Mitarbeiter Ihres Unternehmens reichen vertriebsteam .
Hier ist ein Beispiel für einen Arbeitsablauf, der in ClickUp's Whiteboards :
Erstellen Sie eine visuelle Darstellung Ihrer Arbeitsabläufe mit ClickUp Whiteboards, erstellt von Dzenana Kajtaz von Mailtrap
Mit der CRM-Workflow-Automatisierung kann der Vertriebsprozess von einer hektischen zu einer triggerbasierten Struktur wie der unten beschriebenen werden:
- Ein potenzieller Kunde kontaktiert Ihr Unternehmen durch Ausfüllen eines Formulars
- Ihre CRM-Software sendet eine Mitteilung an diese Person
- Falls keine Antwort eingeht, sendet die CRM-Software eine Nachfassaktion
- Falls eine Antwort eingeht, fährt die CRM-Software mit der Lead-Bewertung fort und benachrichtigt dann das entsprechende Team über den potenziellen Lead
Wann sollte man Workflow-Automatisierung einsetzen?
Jetzt denken Sie vielleicht: "Toll! Ich sollte also verwenden workflow-Automatisierung wann immer sich die Gelegenheit bietet, oder?"
Die Antwort lautet: Es kommt darauf an, denn nicht alle Prozesse sind gleich. Sie müssen beurteilen, welche Prozesse und Teams von der Automatisierung der Arbeitsabläufe profitieren können und welche nicht.
Workflow-Automatisierung funktioniert nur bei ausgereiften Geschäftsprozessen, nicht bei ineffizienten oder verschwenderischen. Wird dieser Ansatz bei einem nicht optimierten Geschäftsprozess angewandt, kann er mehr schaden als nutzen.
Bevor Sie sich also kopfüber in die Workflow-Automatisierung stürzen, sollten Sie sicherstellen, dass dies die richtige Entscheidung ist. Wenn ja, stehen Ihnen nahezu unbegrenzte Möglichkeiten zur Verfügung, um automatisierte CRM-Workflows zu erstellen und anzupassen!
Die Vorteile der CRM-Workflow-Automatisierung
Steigerung der Produktivität und Effizienz und Reduzierung des Einsatzes von humanressourcen die wichtigsten Vorteile der CRM-Workflow-Automatisierung haben wir bereits dargelegt. Aber gibt es noch mehr? Ja, eine Menge mehr!
- 👩💻 Weniger menschliche Fehler: Die CRM-Workflow-Automatisierung kann Fehler, die Menschen bei der Erledigung sich wiederholender Aufgaben und Aktivitäten machen, fast vollständig ausmerzen. Diese Fehler können von kleinen Transkriptionsfehlern bis hin zum Vergessen der Kontaktaufnahme mit einem Kunden reichen
- ⚡️Größere Produktivität: Sich wiederholende Aufgaben sind nicht nur fehleranfällig, sondern können auch die Produktivität beeinträchtigen. Mit der CRM-Workflow-Automatisierung können Sie sich wiederholende Aufgaben abnehmen, damit Sie Zeit und Energie haben, sich auf kritischere, zum Nachdenken anregende oder kreative Aktivitäten zu konzentrieren
- 🙋Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit: In großen oder sogar mittelgroßen Teams, die mit vielen Aufgaben jonglieren, kann es zu einer Herausforderung werden, den Überblick über die Erledigung von Aufgaben und die Leistung einzelner Teammitglieder zu behalten. Mit Hilfe von CRM-Workflow-Automatisierungstools können Manager und Vorgesetzte einen transparenten Überblick über alle Aufgaben bieten, und die Teammitglieder profitieren vonautomatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und Auslöser, um sie über ihre Aufgaben auf dem Laufenden zu halten und eine Umgebung zu schaffen, die eine optimale Leistung unterstützt 💪🏻
- 🤝 Bessere Kundenkommunikation und -bindung: Es kann schwierig sein, eine gute Kommunikation mit den Kunden aufrechtzuerhalten, vor allem, wenn Sie viele Kunden gleichzeitig verwalten. Die CRM-Workflow-Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, die Kommunikation mit Ihren Kunden automatisch, zum richtigen Zeitpunkt und bei jedem Schritt derder Customer Journey 😌 *Mehr Arbeitszufriedenheit: Es versteht sich von selbst, dass Teammitglieder und Mitarbeiter viel zufriedener sind, wenn sie weniger banale und sich wiederholende Aufgaben zu erledigen haben. Schenken Sie Ihrem Team Zeit, damit es sich auf den wichtigeren und kreativeren Teil seiner Arbeit konzentrieren kann
- 💰Kosten senken: Die CRM-Workflow-Automatisierung kann auch zur Kostensenkung beitragen, indem sie Ineffizienzen verringert und es den Unternehmen ermöglicht, Mittel in die Produktentwicklung, Marketingkampagnen usw. umzuschichten
- 🚀 Mehr Skalierbarkeit: Die CRM-Workflow-Automatisierung ermöglicht es Ihnen, konsistente Prozesse zu schaffen und sich darauf zu konzentrieren, mehr Kunden zu erreichen und Ihr Geschäft auszubauen
Wie man CRM-Workflows in 4 einfachen Schritten erstellt
Nachdem wir nun die wichtigsten Aspekte von CRM-Workflows angesprochen haben, ist es an der Zeit, die notwendigen Schritte für ihre Erstellung zu erläutern.
1. Entscheiden Sie, welche CRM-Prozesse eine Workflow-Automatisierung benötigen, und beginnen Sie mit der Planung Ihres idealen Workflows
Wie bereits erwähnt, lassen sich nicht alle Prozesse automatisieren. Der erste Schritt bei der Erstellung Ihres CRM-Workflows besteht also darin, zu entscheiden, welche Prozesse Sie automatisieren möchten. Als Faustregel gilt: Versuchen Sie, die Automatisierung von Prozessen zu vermeiden, die in erheblichem Maße menschliche Eingaben erfordern, da sich die Automatisierung eher für sich wiederholende Aufgaben eignet, die zu einem früheren Zeitpunkt im Trichter erledigt werden ( verkaufstrichter, Marketing-Trichter, etc. )
Um Ihnen bei dieser Entscheidung zu helfen, finden Sie hier eine Liste einiger automatisierungswürdiger Prozesse, die Sie im Auge behalten sollten:
- Lead-Generierung und -Qualifizierung
- Kontaktgenerierung und -verwaltungKundeneinführung ist Redakteurin für technische Inhalte bei_ Mailtrap mit jahrelanger Erfahrung als Autorin, Redakteurin und Content Marketer. Sie hat sich auf technische Themen spezialisiert, liebt es aber auch, lustige und ansprechende Inhalte für andere Nischen zu erstellen