Risiken sind im Business unvermeidlich. Von den Seefahrern früherer Zeiten, die ihre Waren vor Piraten schützten, bis hin zu modernen Unternehmen, die gegen Cyberkriminelle kämpfen, sind Strategien zur Risikominderung für jedes Unternehmen von grundlegender Bedeutung.
Die Opportunitätskosten einer fehlenden Risikominderungsstrategie können extrem hoch sein. KMPG schätzt, dass große Unternehmen aufgrund schlechter Risikomanagementstrategien 1,5 % ihrer Gewinne einbüßen.
Unternehmen müssen über eine durchdachte und zukunftssichere Strategie zur Risikominderung verfügen, um Verluste in Bezug auf Gewinne, Reputation und Compliance zu vermeiden. In diesem Blogbeitrag erläutern wir, warum und wie.
Was ist Risiko?
Risiko ist die Unsicherheit oder Unvorhersehbarkeit, die mit der Führung eines Geschäfts verbunden ist und das Ergebnis von Verlusten jeglicher Art sein kann. Der Verlust selbst muss nicht unbedingt finanzieller Natur sein. Er kann verschiedene Formen annehmen, beispielsweise:
Finanzielle Risiken: Unternehmen sind finanziellen Risiken ausgesetzt, wenn sie im Falle ihres Eintretens Geld verlieren könnten. Dies kann der Verlust potenzieller Umsätze, Bußgelder/Strafen von Behörden, der Verlust von Geschäftsmöglichkeiten an Wettbewerber usw. sein.
Rechtliche oder Compliance-Risiken: Die Risiken, die sich aus der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften ergeben, können sehr hoch sein. Solche Risiken setzen Unternehmen der Gefahr von Klagen oder Bußgeldern aus.
Operative Risiken: Wenn etwas, das reibungslos funktionieren sollte, nicht funktioniert, entsteht ein operatives Risiko. Dies kann ein kritischer Maschinenausfall oder ein Ausfall der Cloud-Umgebung sein. Es kann auch die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz stören und die effektive Abwicklung des Projekts behindern.
Sicherheitsrisiken: Die Sicherheit der Menschen, Räumlichkeiten, Vermögenswerte und Produkte eines Unternehmens ist von entscheidender Bedeutung. Bedrohungen können von Naturkatastrophen, unerwarteten Angreifern oder Hackern ausgehen.
Reputationsrisiken: Wenn die Reputation eines Unternehmens durch die Handlungen einer Person beeinträchtigt werden kann, entsteht ein Risiko. Beispielsweise können eine (unbeabsichtigt) rassistische Werbekampagne oder das unhöfliche Verhalten eines Mitarbeiters die Reputation eines Unternehmens beeinträchtigen.
Was ist Risikominderung?
Risikominderung ist ein strategischer Prozess zur Identifizierung, Kontrolle und Beseitigung potenzieller Bedrohungen, die sich negativ auf ein Unternehmen auswirken könnten. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil einer Geschäftsstrategie zur Stärkung der Widerstandsfähigkeit und Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens. So sollte ein guter Risikominderungsprozess aussehen.
Identifizieren
Seien Sie wie ein Detektiv und spüren Sie potenzielle Risiken auf, sei es finanzieller, operativer oder logistischer Art. Richten Sie dazu entsprechende Systeme ein. So lassen sich beispielsweise operative Risiken im Zusammenhang mit Technologie durch kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Schwachstellenanalysen und Penetrationstests (VAPT) identifizieren.
Bewertung
Sobald Sie Ihre Bedrohungen identifiziert haben, führen Sie eine gründliche Risikobewertung durch und legen Sie Prioritäten für die Reaktion fest. Dazu müssen Sie zwei wichtige Fragen beantworten:
- Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Risiko eintritt?
- Auswirkungen: Wie stark würde sich dieses Risiko auf das Geschäft auswirken, wenn es eintritt?
Bewerten Sie jedes identifizierte Risiko anhand seines Schweregrads und erstellen Sie einen Aktionsplan. Der kostenlose Risikobewertungsrechner von ClickUp kann jedes Risiko anhand dieser Faktoren schnell bewerten und eine konsistente Priorisierung sicherstellen.
Wählen Sie aus den Risikobewertungsvorlagen von ClickUp, um loszulegen. Oder erstellen Sie Ihre eigene Vorlage.
Beispielsweise hätte eine Schwachstelle in Ihrer Kundendatenbank (die finanzielle Risiken, Reputationsrisiken und Compliance-Risiken mit sich bringt) eine deutlich höhere Priorität als ein Fehler in einem Social-Media-Beitrag (der ein Reputationsrisiko darstellt). Priorisieren Sie diese entsprechend und legen Sie Zeitleisten fest.
Risiken mindern
Gehen Sie entsprechend der Prioritäten mit den Risiken um und stellen Sie sich ihnen. Erstellen Sie einen Plan zur Risikominderung (auf den wir später in diesem Blogbeitrag noch näher eingehen werden).
Überwachen
Risiken verschwinden nicht, sobald Sie sie identifiziert und gemindert haben. Unternehmen sind täglich neuen Risiken aus allen Richtungen ausgesetzt. Überwachen Sie daher kontinuierlich Ihre Risiken und die Wirksamkeit Ihres Risikominderungsplans. Überprüfen Sie den Prozess alle 3 bis 6 Monate gemeinsam mit allen Beteiligten.
Vielleicht denken Sie: „Aber ich bin kein großes Geschäft mit riesigen Ressourcen. Ist das alles wirklich notwendig?“ Ja, das ist es!
Warum ist Risikominderung wichtig?
Unabhängig von der Größe, dem Standort, den Produkten oder dem Umsatz eines Geschäfts schützt eine gute Risikominderungsstrategie die Organisation und sichert ihre Interessen.
Eine gut umgesetzte Strategie kann Risiken mindern, indem sie
- Ermöglicht die proaktive Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken
- Vorhersage zukünftiger Risiken und Erleichterung von Präventivmaßnahmen
- Vermeidbare finanzielle Verluste verhindern
- Vermeiden Sie ein Durcheinander von Ressourcen und Reaktionen, wenn die Bedrohung eintritt.
- Sparen Sie zusätzliche Kosten für Risikomanagement und Korrekturmaßnahmen.
- Raum für Experimente und Innovationen schaffen
- Steigerung der Resilienz des Geschäfts und des Wertes der Aktionäre
Um Risiken effektiv zu mindern, benötigen Sie einen Plan. Sehen wir uns an, wie Sie einen solchen Plan erstellen können.
Was ist ein Risikominderungsplan?
Ein Risikominderungs-Plan ist ein umfassendes Rahmenwerk, das Ihnen hilft, mit allen Arten potenzieller Risiken umzugehen. Er ist wie ein zuverlässiger Regenschirm an einem regnerischen Tag, mit dem Sie im Regen tanzen können, ohne nass zu werden!
Es umfasst in der Regel Folgendes.
Ein ganzheitlicher Ansatz für das Risikomanagement: Was verstehen Sie unter einem Risiko? Werden Sie präventiv oder reaktiv vorgehen? Werden Ihre Reaktionen offensiv oder defensiv sein? Wie werden Sie die Auswirkungen Ihrer Risiken auffangen?
Identifizierte Risiken: Erstellen Sie eine Liste der Risiken, mit denen Sie rechnen. Formulieren Sie diese konkret und praxisnah. Anstatt „Änderung der Vorschriften” anzugeben, definieren Sie dies als „Das Gesetz zur digitalen Betriebsstabilität (Digital Operational Resilience Act) wird voraussichtlich 2024 in Kraft treten”.
Risikominderungsstrategie: Legen Sie klar fest, wie Sie mit jedem potenziellen Risiko umgehen würden. Ein visueller Risikominderungs-Workflow kann dabei helfen, das gesamte Team in den Prozess einzubeziehen. Außerdem hilft er den Mitarbeitern, sich die einzelnen Schritte zu merken oder bei Bedarf leicht auf den Workflow zuzugreifen.
Beschreiben Sie, was Sie zu erledigen hätten, um das Eintreten des Risikos zu verhindern, und wie Sie reagieren würden, wenn es doch eintritt.
Umsetzbare Maßnahmen: Definieren Sie konkrete Maßnahmen zur Umsetzung der Risikominderungsstrategie.
- Weisen Sie den Mitgliedern des Teams Verantwortlichkeiten zu.
- Legen Sie Budgets zur Minderung identifizierter Risiken beiseite.
- Legen Sie Zeitleisten für jedes Element fest.
Überwachung und Überprüfung: Legen Sie einen regelmäßigen Überprüfungsprozess (mindestens einmal pro Quartal) fest, um zu beurteilen, ob Ihr Risikominderungsplan funktioniert. Messen Sie die Wirksamkeit anhand vorab festgelegter Metriken wie Kosteneinsparungen, Kundenzufriedenheit usw.
Nachdem Sie nun das Konzept verstanden haben, wollen wir uns praktische Möglichkeiten zur Erstellung Ihrer Risikominderungsstrategie ansehen.
10 Strategien zur Risikominderung für Ihr Geschäft
1. Akzeptieren Sie unvermeidbare Risiken
Nicht alle Risiken müssen beseitigt oder sogar gemindert werden. Manchmal ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Risiko eintritt, zu gering. Oder die Kosten für die Risikominderung sind höher als die Auswirkungen des Risikos. In solchen Fällen erkennen Sie dessen Existenz an und lassen es zu – eine Strategie, die als Risikoakzeptanz bezeichnet wird.
Das einfachste Beispiel ist das Risiko, dass ein bestimmtes Mitglied des Teams das Unternehmen verlässt. In den meisten Fällen ist dies unvermeidlich, sodass das Risiko akzeptiert wird. In diesem Fall muss die Rolle neu besetzt werden.
2. Übertragung von Risiken auf Dritte
Wie der Name schon sagt, verlagert diese Strategie das Risiko von Ihnen auf eine andere Einheit. Ein klassisches Beispiel hierfür ist der Abschluss einer Diebstahl- oder Feuerversicherung für Ihr Geschäft. Im Projektmanagement könnte dies bedeuten, dass Sie Ressourcen in Reserve halten oder Auftragnehmer unter Vertrag nehmen.
Unternehmen verfolgen eine Strategie der Risikoübertragung, wenn die Auswirkungen der Realisierung eines Risikos hoch sind. Bei der Umsetzung dieser Strategie sollten Sie jedoch bedenken, dass auch die Kosten hoch sein können. So sind beispielsweise Versicherungsbeiträge regelmäßige Zahlungen, unabhängig davon, ob das Risiko eintritt oder nicht.
3. Riskante Situationen ganz vermeiden
Das andere Extrem der Risikomanagementstrategien ist die Risikovermeidung. Hier meiden Sie Projekte/Aktivitäten, die mit dem genannten Risiko verbunden sind. Diese Strategie wird in Situationen angewendet, in denen die Auswirkungen des Risikos außergewöhnlich hoch sind.
Deutliche Beispiele hierfür wären der Verzicht auf die Einstellung eines Bewerbers mit Vorstrafen oder die Eröffnung einer Niederlassung in einem Land, das sich in einer politischen Krise befindet. In beiden Fällen sind die Kosten eines Scheiterns zu hoch, um das Risiko einzugehen.
4. Risikoteilung auf der Grundlage der Toleranz der Organisation
Hier erfolgt die Verteilung des Risikos auf mehrere Parteien. Beispielsweise investiert eine Risikokapitalgesellschaft einen Teil der von einem Start-up-Unternehmen gewünschten Investition statt der gesamten Summe. Sie entscheiden anhand ihrer Risikotoleranz, d. h. der Investition, deren Verlust sie problemlos verkraften können, wie viel sie investieren möchten.
Wenn jeder Investor seine Investition auf diese Weise entscheidet, wird das Risiko unter ihnen freigegeben, wodurch ein eventueller Verlust abgefedert wird.
5. Strategisches Risikomanagement
Risikomanagement, auch als Risikopufferung bekannt, bedeutet, dass Sie für Krisenzeiten ein Backup von Alles haben, was Sie brauchen (Mitarbeiter, Zeit, Waren). Wenn Ihnen dabei sofort ein Doomsday Prepper in den Sinn kommt, muss es nicht gleich so radikal sein.
Geschäftsleute unterhalten regelmäßig Notfallwiederherstellungssysteme oder Backups für Daten, falls etwas ausfällt. Die Aufrechterhaltung eines gesunden Cashflows, der die Gehälter für die nächsten Monate abdeckt, ist ebenfalls ein perfektes Beispiel.
Speziell entwickelte Risikomanagement-Software kann dabei helfen, für jede Art von Risiko, dem ein Geschäft ausgesetzt sein könnte, den richtigen Plan zu entwickeln.
6. Diversifizierung zum Schutz vor Risiken
Getreu dem Sprichwort „Setzen Sie nicht alles auf eine Karte“ erfolgt durch Diversifizierung die Verteilung Ihres Risikos oder Ihrer Abhängigkeit auf mehrere Optionen und die Reduzierung des Risikos und der Folgen. Dies ist eine sehr häufig verwendete Strategie zur Risikominderung.
Unternehmen beauftragen regelmäßig mehrere Auftragnehmer für ähnliche Aufgaben, um das Risiko einer möglichen Schließung eines dieser Auftragnehmer zu diversifizieren. Risikokapitalgeber diversifizieren ihre Investitionen auf verschiedene Start-ups. Berater und Freiberufler arbeiten mit mehreren Kunden zusammen, falls einer von ihnen Personal abbaut oder den Vertrag kündigt.
7. Agiler Ansatz
Die Praxis von Agile ist an sich schon eine wirksame Strategie zur Risikominderung. Traditionell wurden Jahre und Millionen von Dollar für die Entwicklung eines Produkts aufgewendet, bevor es auf den Markt gebracht wurde, was ein erhebliches Risiko des Scheiterns mit sich brachte.
Agile Teams hingegen bringen ein Minimum Viable Product (MVP) auf den Markt und entwickeln es schrittweise weiter, wobei sie regelmäßig die Reaktionen des Marktes berücksichtigen. Dies erhöht die Erfolgschancen, da es auf dem Feedback der Kunden und der Leistung des Produkts basiert. Andere Technologieteams veröffentlichen vor der vollständigen Markteinführung Beta-Versionen für Entwickler und später für die Öffentlichkeit.
8. Verwendung einer Software für die Aufgabenverwaltungs
Diese Risikomanagementstrategie stützt sich auf Tools und Prozesse zur Beseitigung operativer Risiken. Eine gute Aufgabenmanagement-Software kann dabei helfen, alle Arbeiten hierarchisch, vernetzt und kontextbezogen zu organisieren und so die operative Effizienz innerhalb des Teams zu verbessern.
Die Aufgabenverwaltungssoftware von ClickUp wurde genau zu diesem Zweck entwickelt. Mit ClickUp können Sie:
- Organisieren Sie Aufgaben und Unteraufgaben in Projekten, um mehrere Projekte effektiv zu verwalten.
- Priorisieren Sie Ihre Arbeit anhand von Faktoren, die für das Geschäft relevant sind.
- Weisen Sie jeder Aufgabe Benutzer zu, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
- Fügen Sie Aufgaben Prioritäten, Tags und Abhängigkeiten hinzu.
- Sorgen Sie für vollständige Sichtbarkeit für alle Beteiligten.
- Erfassen Sie die Zeit für jede Aufgabe, um Produktivität und Rentabilität sicherzustellen.
Ein Projektmanagement-Tool wie ClickUp sorgt für Klarheit bei allen Beteiligten. Es eliminiert das Risiko von Missverständnissen, Terminüberschreitungen oder zusätzlichen Kosten. Es bündelt alle Ressourcen und macht endlose Meetings und das Risiko unproduktiver Zeit überflüssig. 🙌
9. Überwachung des Fortschritts des Projekts
Wenn das Projekt keinen Fortschritt wie geplant macht, gehen Sie strategische, operative und finanzielle Risiken ein. Ein robuster Mechanismus zur Risikoüberwachung kann diese Risiken mindern.
Regelmäßige Überwachung kann dabei helfen:
- Verfolgen Sie, ob das Projekt im Zeitplan liegt
- Legen Sie klare Ziele für das Projekt fest
- Identifizieren Sie Lücken oder Probleme im Falle einer Verzögerung.
- Leisten Sie Wiedergutmachung, indem Sie beispielsweise zusätzliche Ressourcen zuweisen oder Fristen verschieben.
- Arbeiten Sie mit den Mitgliedern Ihres Teams zusammen, um ihre Leistung zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen.
Die Vorlage für Projektüberwachung und -Kontrollplan von ClickUp hilft Managern dabei, sicherzustellen, dass Projekte termingerecht, innerhalb des Budgets und in der erwarteten Qualität abgeschlossen werden.
ClickUp kann Sie vor vielen weiteren operativen Risiken schützen. Das ClickUp-Dashboard bietet Projektnachverfolgung in Echtzeit. In der Workload-Ansicht können Sie sehen, wer welche Aufgaben erledigt, und Aufgaben entsprechend zuweisen. Die Gantt-Ansicht visualisiert die Zeitleiste und hilft so bei der termingerechten Lieferung.
Sie können Ziele und Budgets an einem Ort verwalten. Sie können es auch als Kollaborations-App nutzen, um eine sinnvolle, zeitnahe und kontextbezogene Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Teams zu ermöglichen.
10. Setzen Sie sich erreichbare Ziele
Die Minderung des Risikos eines Scheiterns beginnt damit, dass Sie sich auf den Erfolg vorbereiten. Die Festlegung erreichbarer Ziele ist dafür von grundlegender Bedeutung. Bringen Sie Ihr Team zusammen und legen Sie Ziele fest, die alle für erreichbar halten. Machen Sie diese für alle im Team sichtbar – Sie können zu diesem Zweck verschiedene Apps für die Nachverfolgung von Zielen verwenden.
Planen Sie Pufferzeiten und -Aufwand ein, um Hektik in letzter Minute zu vermeiden. Überprüfen Sie Ihre Ziele gelegentlich und passen Sie sie an, wenn sie unerreichbar werden.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Mit dem Ziel-Dashboard von Clickup sind Sie bestens gerüstet! Sie können Ziele festlegen, die numerisch, monetär, wahr/falsch und aufgabenbezogen sind. Sie können auch Einzelziele für jeden Sprint oder Zeitraum festlegen. Sie können eine kollaborative Arbeitsumgebung fördern, in der alle Teammitglieder auf die gleichen Ziele hinarbeiten.
Mildern Sie verschiedene Arten von Betriebsrisiken mit ClickUp
In jedem Unternehmen sind operative Risiken unvermeidbar. Mitglieder des Teams werden kündigen. Aufgaben werden sich verzögern. Zeitschätzungen werden sich als falsch erweisen. Mitarbeiter übersehen möglicherweise einen wichtigen Punkt in einer User Story. Komplexe Abhängigkeiten erfordern zusätzlichen Aufwand.
Diese Risiken lassen sich nicht vermeiden, aber mit einer guten Software für Projektmanagement mindern und bewältigen.
Die Features des Projektmanagements von ClickUp sind darauf ausgelegt, all dies und noch mehr zu leisten. Sie helfen Projektmanagement-Teams dabei, ihre operative Effizienz zu steigern und Zeit zu sparen, indem sie die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen. Erfahren Sie, wie Sie mit ClickUp Risiken mindern können. Melden Sie sich noch heute kostenlos an!