Dokumentation zum Projektmanagement sind nicht verhandelbare Ressourcen, die das Endergebnis eines Projekts direkt beeinflussen. Um eine hohe Erfolgsquote zu erzielen, dient der Projektplan als zuverlässiger und effektiver Fahrplan, auf den sich Teams während des gesamten Projektlebenszyklus von der Einleitung bis zum Abschluss verlassen. 📍
Dieser Leitfaden ist vollgepackt mit Ressourcen, die Sie benötigen, um ein Projekt auf den richtigen Weg zu bringen. Wir erläutern die Schritte zur Erstellung effektiver Pläne für Projekte, zur Optimierung der Ressourcen und zur Koordinierung des Kommunikationsaufwands.
Wir wissen, dass Sie eine vielbeschäftigte Biene sind, deshalb finden Sie hier eine Ressource, mit der Sie Ihren Projektplanungsprozess sofort in Gang bringen können: Die ClickUp Beispiel Projekt Plan Vorlage . Die Listen- und Board-Ansichten sind bereits mit den Feldern für die Schlüsselanforderungen eingerichtet, so dass Sie nur noch Ihre Aufgaben für das Projekt zu erledigen haben!
Planen Sie Ihre Projekte mit Zuversicht und stellen Sie sicher, dass alles zu jeder Zeit organisiert und auf dem richtigen Weg ist
Weitere Informationen vorlagen für Projektfahrpläne !
Bevor wir eintauchen, sollten wir erklären, was ein Projektplan ist. Denn es wird chaotisch mit einer sich drehenden Tür von Projektdokumentation..
Ok, wenn wir ehrlich sind, mögen wir ein bisschen Chaos. Aber nur, wenn die Organisation vor dem Chaos kommt 😊
Was ist ein Projekt Plan?
**Der Projektplan ist ein lebendiges Dokument, das ein klares Verständnis der Projektziele vermittelt, damit die Beteiligten ihren Aufwand auf ein gemeinsames Ziel ausrichten können den Umfang des Projekts und legt fest, was enthalten ist und was nicht, um eine Ausweitung des Umfangs zu verhindern und die Einzelziele einzuhalten.
Im besten Fall gibt es den Mitgliedern des Teams den Kontext, in dem sie ihre Zeit für die richtigen Dinge verwenden können, einschließlich:
- Risikobewertung und Strategien zur Risikominderung
- Verantwortlichkeiten des Einzelnen und des Teams
- Strategien für das Ressourcenmanagement
- Abhängigkeiten von Aufgaben
- Schlüssel-Meilensteine
Dokumentieren Sie den Projektumfang, das Team und die Schlüssel-Stakeholder, indem Sie einen benutzerdefinierten Plan für die Projektausführung erstellen
Vorteile des Schreibens eines Projekt Plans
Ein gut vorbereiteter Plan für ein Projekt dient nicht nur als Fahrplan für projektdurchführung sondern bringt auch verschiedene Vorteile mit sich, die zum Gesamterfolg eines Projekts beitragen. Besseres Risikomanagement : Ein sorgfältig ausgearbeiteter Plan für das Projekt bietet Raum für identifizierung von Risiken und Strategien zur Risikominderung gleich zu Beginn des Projekts. Indem Sie Risiken früher erkennen, können Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um sie wirksam zu bekämpfen und ihre Auswirkungen auf das Ergebnis des Projekts zu minimieren.
Erhöhte Teameffizienz: Ein Projektplan umreißt die Rollen und Zuständigkeiten der einzelnen Mitglieder des Teams und schafft Klarheit darüber, was genau von ihnen erwartet wird. Dies steigert nicht nur die Produktivität des Einzelnen, sondern auch den Zusammenhalt und die Effizienz des Teams.
Effektive Ressourcenzuweisung und Kostenkontrolle: Mit einem konkreten Plan können Projektmanager die Ressourcenzuweisung optimieren , die Minimierung von Verschwendung und die Sicherstellung, dass die Kosten im Rahmen des Limits bleiben. Es dient als Referenzpunkt für das Finanzmanagement und ermöglicht den Managern eine effektive Nachverfolgung und Kontrolle der Ausgaben.
Hohe Kundenzufriedenheit: Ein Projektplan strukturiert den Weg zu den gewünschten Ergebnissen und verbessert so die Qualität der Endprodukte. Wenn die Clients innerhalb des festgelegten Zeitrahmens wertorientierte Ergebnisse erhalten, sind sie mit größerer Wahrscheinlichkeit zufrieden, was zu
How to Create a Project Plan in 5 Steps
Von der Festlegung eines klaren Projekts objekten bis hin zur Erstellung der Zeitleiste für das Projekt werden wir praktische Einblicke und Best Practices geben, die Sie bei der Erstellung von Projektplänen unterstützen.
Im Grunde ist dies die koffeinhaltige Version der Erstellung eines ausfallsicheren Plans für ein Projekt im Jahr 2023. 🏆
Schritt 1: Legen Sie die erwarteten Leistungen und Ergebnisse des Projekts fest
Nicht alle Anfragen in der Warteschlange sollten umfassende Projekte sein. Durch die Priorisierung der richtigen Projekte können Teams ihre Erfolgschancen maximieren und die ressourcenauslastung um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Stimmen die Ergebnisse mit den Wachstumszielen Ihres Unternehmens überein? Wenn die Stakeholder die Relevanz und die Ausrichtung eines Projekts auf die KPIs des Unternehmens erkennen, sind sie eher bereit, sich aktiv zu beteiligen, die erforderlichen Ressourcen bereitzustellen und sich für den Erfolg des Projekts einzusetzen. (Mehr über projektbeteiligte im nächsten Schritt!)
Wer werden die primären Benutzer oder Empfänger der Ergebnisse sein? Kunden oder Endbenutzer können unterschiedliche Präferenzen, Erwartungen oder Fachkenntnisse haben, und das Verständnis ihrer Eigenschaften ermöglicht es dem Projekt Team, Ergebnisse zu erstellen, die ihre einzigartigen Bedürfnisse erfüllen.
Gibt es bestimmte Anforderungen, Vorlagen oder Richtlinien für die Arbeitsergebnisse? Diese Frage im Vorfeld spart allen Beteiligten Zeit, da sie einen strukturierten Rahmen oder Ausgangspunkt bietet, so dass sich das Projektteam auf den Inhalt und die wertsteigernden Aspekte der Arbeitsergebnisse konzentrieren kann, anstatt unnötigen Aufwand für Formatierung oder Präsentation zu betreiben.
Erfassen Sie Ziele und Details eines Projekts mit einem ClickUp Formular
Jetzt, wo Sie mit dem projekt-Ergebnisse und Ziele festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Plan für das Projekt zu entwerfen. 📃
Je nach dem von Ihnen bevorzugten projektmanagement-Methodik das Format des Projektplans ist unterschiedlich. Dokumente, Tabellen und Gantt-Diagramme sind einige der beliebtesten Optionen. Solange er eine klare Beschreibung der einzelnen Elemente eines Projektplans enthält, sind Sie auf dem richtigen Weg!
Hier ist, was Sie bis jetzt haben sollten:
- Projekttitel: Geben Sie klar und deutlich den Namen oder Titel an, um das Wesentliche des Projekts zu erfassen. Wenn Sie ein Akronym verwenden, geben Sie den vollständigen Begriff an
- Projektbeschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung des Zwecks, der Ziele und des Umfangs des Projekts
- Projektleiter und Team: Geben Sie den Projektleiter an, der für die Überwachung des Projekts verantwortlich ist, und listen Sie die wichtigsten Mitglieder des Teams auf (z. B. diemarketing Team)
- Projektstart-, -end- und -übergabetermine: Unterscheiden Sie zwischen dem Abschluss der internen Projektaktivitäten und der Übergabe der endgültigen Ergebnisse an die Beteiligten
- Projektziele: Nennen Sie die spezifischen Ziele und Ergebnisse des Projekts. Erläutern Sie die Auswirkungen des Projekts auf die Ziele der OrganisationKPIs undOKRs Discover tools für die Projektplanung unterstützt alle Arten von Workflows!
Synchronisieren Sie Ihre Meetings aus anderen work tools mit ClickUp, um Ihren gesamten Tag in der Ansicht des Kalenders zu verwalten
Schritt 2: Identifizieren Sie die Schlüssel-Stakeholder und schätzen Sie die Budgetausgaben
Zu den Projektbeteiligten gehören in der Regel Einzelpersonen oder Gruppen, die direkt von den Ergebnissen des Projekts betroffen sind oder ein berechtigtes Interesse an den Ergebnissen haben. In diesem Abschnitt Ihres Plans sollten Sie Ansätze für die Kommunikation mit den Stakeholdern sowie für deren Einbindung und Beteiligung festlegen. 🧑💻
Dazu können Projektsponsoren, Endbenutzer, Clients, wichtige Mitglieder des Projekts und der Buchhaltungspartner gehören.
Ja, Buchhaltungspartner sind Stakeholder. Hier ist der Grund dafür:
Ein kleines Designprojekt für eine Agentur kann ein paar tausend Dollar kosten, während ein großes Infrastrukturprojekt für ein multinationales Unternehmen Millionen von Dollar verschlingen kann.
In Zeiten sich ändernder Bedingungen ist es wichtiger denn je, den Beteiligten eine Vorstellung von den Ausgaben für Ressourcen, Ausrüstung, Materialien und andere relevante Kosten zu vermitteln. Der Plan umfasst auch Verfahren zur Nachverfolgung und Verwaltung der Kosten während des gesamten Lebenszyklus des Projekts.
Dies bringt uns zur nächsten Ressource für Produktivität, die Sie auf Ihrem Radar haben sollten. Es gibt einen schnelleren Weg, um nicht mehr jeden Freitagnachmittag Zeile für Zeile eine Tabelle mit Budgetberichten zu erstellen:
Transparenz schaffen
into
Projektbudgetauslastung
wo die Arbeit stattfindet
Verwenden Sie kostenlose tools wie Benutzerdefinierte Felder in ClickUp um Ressourcen für Projektaufgaben zu kategorisieren, z.B. Auftragnehmer, Projektmanagement-Software und einmalige Anschaffungen. (Zum Beispiel der Kauf einer Lizenz für einen Song in einem Markenvideo)
Und das ohne zusätzlichen Aufwand und - was noch wichtiger ist - ohne E-Mail-Ketten von Ihnen. Mit ClickUp werden alle Aufgaben und Ressourcen Ihres Projekts an einem Ort erfasst. @Erwähnen Sie einen Stakeholder zur Kaufgenehmigung, laden Sie ein Bild der Quittung hoch und aktualisieren Sie das benutzerdefinierte Feld, um den verbleibenden Betrag zu ermitteln. 💰
Wenn benutzerdefinierte Felder aktualisiert werden, werden die Beobachter der Aufgaben (einschließlich der Buchhaltungspartner) über die Änderungen informiert. So können sie bei Bedarf jederzeit auf die digitale Spur zurückgreifen!
Fügen Sie mehrere Mitarbeiter hinzu, delegieren Sie Kommentare, und erstellen Sie Berechnungen mit benutzerdefinierten Feldern aus Ihren ClickUp Aufgaben
Nachdem wir nun die Projektbeteiligten und das Budget in den Projektplan aufgenommen haben, gehen wir zum nächsten Schritt über!
Schritt 3: Erstellen Sie eine Work Breakdown Structure (WBS)
A projektstrukturplan (WBS) stellt den Umfang des Projekts dar, indem er ihn in Team- und Einzelaufgaben oder -aktivitäten untergliedert.
Der Projektstrukturplan beginnt mit der wichtigsten Projektleistung und gliedert sie nach und nach in kleinere Arbeitspakete und Unteraufgaben. Jedes Arbeitspaket stellt eine bestimmte Aufgabe oder Aktivität dar, die zugewiesen, geplant und nachverfolgt werden muss. Die hierarchische Untergliederung wird fortgesetzt, bis die Arbeitspakete eine Ebene erreicht haben, auf der sie leicht verstanden und ausgeführt werden können. 🤩
Der Projektstrukturplan ist ein gemeinschaftlicher Prozess. Stellen Sie eine Verbindung zu den Mitgliedern Ihres Schlüssel-Projektteams her, um die fehlenden Elemente für die Anforderungen und Leistungen des Projekts zu ergänzen. Als Projektmanager konzentrieren Sie sich auf das Projekt als Ganzes, einschließlich strategische Planung , projektterminierung , Budgetierung und Kommunikation mit den Beteiligten.
Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Überblick über das Format des Projektstrukturplans, wenn Sie eine einfache Vorlage für einen Projektplan erstellen möchten:
eine Tabelle mit einer Beschreibung der vier Ebenen eines Projektstrukturplans | Ebene | Beschreibung | | ------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Ebene 1: Projektziel | Das übergeordnete Ziel des Projekts | | Ebene 2: Major Deliverables | Ein spezifisches, messbares und greifbares Ergebnis, das im Rahmen eines Projekts produziert oder erreicht wird | | Ebene 3: Arbeitspakete | Aufgaben, die klar abgegrenzt, überschaubar und einzelnen Personen oder Teams zuweisbar sind. Definieren Sie den Umfang und die Abhängigkeiten der einzelnen Arbeitspakete | | Ebene 4: Unteraufgaben | Dies ermöglicht detailliertere und spezifischere Aufgaben, die es einfacher machen, den Aufwand abzuschätzen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen |
Das Projekt Team ist der Fachmann auf seinem Feld. Ihre Ansichten darüber, wie lange eine Aufgabe dauern würde und was sie von anderen Teammitgliedern benötigen würden, um ihre Arbeit abzuschließen, sind von unschätzbarem Wert für ein erfolgreiches Projekt.
Virtuelle Whiteboards eignen sich hervorragend für Brainstorming-Sitzungen aus der Ferne oder direkt vor Ort. Durch die Bearbeitung in Echtzeit ist es eine nicht einschüchternde Möglichkeit, die Beteiligung aller zu fördern. Ergänzen Sie Ihre nächste Sitzung zur Planung eines Projekts mit dem ClickUp Vorlage für den Projektstrukturplan . Ein einsteigerfreundliches Tool mit umfangreicher Textbearbeitung, Einbettungsfeatures und umsetzbaren Aufgaben! 🎯
Einstellung der Projektplanungsschritte zur Organisation von Aufgaben in einem ClickUp Dokument
Wenn Sie mit dem Projektstrukturplan ein gutes Ergebnis erzielt haben, können Sie ihn in eine Zeitleiste für das Projekt einfügen.
Bonus: Work Breakdown Structure Software !
Schritt 4: Hinzufügen von Schlüssel-Meilensteinen in einen detaillierten Zeitplan für das Projekt
Der Zeitplan wird mit dem Fortschritt des Projekts wöchentlich oder monatlich aktualisiert. Um mit den Änderungen Schritt zu halten und vor allem, um sie zu kommunizieren, werden intuitive Tools wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und Zeitleisten verwendet, die die Verwaltung der laufenden Änderungen weniger mühsam machen.
Gantt Diagramme
Bieten eine visuelle Darstellung des Projektplans, die es den Projektmanagern ermöglicht, die Abhängigkeiten von Aufgaben, Dauern und Meilensteinen einfach nachzuverfolgen. Wenn Aktualisierungen erforderlich sind, können sie das Diagramm schnell ändern, indem sie die Aufgaben neu anordnen oder die Zeitleisten mit einer einfachen Drag-and-Drop-Aktion anpassen.
Kanban-Boards
Bieten eine optimierte Ansicht des Workflows, die es Projektmanagern ermöglicht, Aufgaben in verschiedenen Phasen der Fertigstellung zu visualisieren. Wenn sich Änderungen ergeben, können sie Aufgaben einfach zwischen den verschiedenen Spalten verschieben, um den aktualisierten Fortschritt und die Prioritäten widerzuspiegeln.
Zeitleisten
Zeigen Sie eine klare chronologische Ansicht von Ereignissen, Terminen und Meilensteinen des Projekts. So bleiben alle Beteiligten über wichtige Termine auf dem Laufenden und es wird sichergestellt, dass alle Beteiligten bezüglich des Fortschritts des Projekts auf der gleichen Seite stehen.
Sehen Sie sich unseren Leitfaden für erstellung einer Zeitleiste für ein Projekt ! Hier finden Sie weitere Vorlagen und Beispiele, die Ihnen helfen, ein aussagekräftiges Projektvisual zu erstellen. 🎨
Bonus: Bauplanungssoftware !
Wir sind beim letzten Schritt der Projektplanung angelangt!
Schritt 5: Erwartungen an die Kommunikation einstellen
Das Nachverfolgen des Status von Aufgaben und die Beantwortung einzelner Status-E-Mails nehmen viel Zeit und Energie in der Arbeit eines Projektmanagers in Anspruch.
Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass alle gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten. Daher wird die Beantwortung von DMs manchmal bis zum Ende des Tages aufgeschoben. Oder sie verschwindet tagelang irgendwo im Nichts.
Statusberichte sind für die Entscheidungsfindung unerlässlich. Sie bieten eine digitale Aufzeichnung der Aktivitäten des Projekts, der getroffenen Entscheidungen und der Ergebnisse, die für künftige Referenzen, Audits oder gewonnene Erkenntnisse nützlich sein können.
PRO TIPP Verwenden Sie ClickUp AI um Kommentar-Threads zusammenzufassen und schnell die wichtigsten Punkte eines langen Threads oder Kommentars zu sehen! Nachdem der Inhalt generiert wurde, haben Sie die Möglichkeit, eine etwas andere KI-Antwort zu versuchen, den Text zu kopieren, das modale Fenster "Thread zusammenfassen" zu schließen oder der KI mitzuteilen, was sie als nächstes erledigen soll.
Erhalten Sie eine Zusammenfassung des Threads oder eines einzelnen Kommentars mit ClickUp AI
Ersetzen Sie lange E-Mail-Ketten durch ClickUp Aufgaben für Ihre Status-Berichte. Mit einer einzigen ClickUp Aufgabe werden alle wöchentlichen Aktualisierungen an einem Ort gespeichert. Durch diese einfache Umstellung auf aufgabenbasierte Kommunikation entfällt die Notwendigkeit, in mehreren Apps zu suchen. 🔍
Wenn Ihr Team jedoch auf Messaging-Plattformen wie Slack für dringende Aktualisierungen und Problemlösungen in Echtzeit angewiesen ist, verwenden Sie die Slack-Integration mit ClickUp . Verwandeln Sie Nachrichten in Aufgaben und Kommentare aus der Slack-App und Benachrichtigungen über Aufgaben in Slack-Kanäle Ihrer Wahl!
Nehmen Sie projektkommunikation einen Schritt weiter, indem sie eine bericht über den Status des Projekts vorlage, damit alle Aktualisierungen für die Beteiligten organisiert und einheitlich sind:
- Errungenschaften des Teams: Liste der Schlüssel Meilensteine oder Aufgaben, die während der Woche fertiggestellt wurden
- Aktueller Status: Geben Sie einen Überblick über den Fortschritt des Projekts und etwaige Herausforderungen oder Engpässe
- Anstehende Aufgaben und Fristen: Notieren Sie alle wichtigen Fristen, die in der nächsten Woche anstehen
- Gefährdete Aufgaben: Heben Sie alle Probleme oderfestgestellte Risiken und ihre möglichen Auswirkungen
- Aktualisierung der Ressourcen: Erwähnen Sie alle Änderungen oder Aktualisierungen im Zusammenhang mit der Ressourcenzuweisung
- Nächste Schritte: Fassen Sie die unmittelbar nächsten Schritte und Prioritäten zusammen
- Benötigte Unterstützung: Geben Sie an, ob Sie Unterstützung oder Hilfe von Mitgliedern des Teams oder von Interessengruppen benötigen
Bonus: Erstellen Sie eine ClickUp Aufgabe "Koordination", die als Hauptkanal dient, über den die Teams die neuesten Updates von Ihnen erwarten können!
Umschalten zwischen dem Senden eines Kommentars an interne Teammitglieder und dem Senden einer E-Mail an Personen außerhalb von ClickUp
Projekt Plan Beispiele
Verschiedene Abteilungen haben unterschiedliche Arbeitsabläufe und Anforderungen, daher werden verschiedene Arten von Projektplänen benötigt. Hier sind einige Beispiele für Projektpläne, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:
1. Marketing Team Projekt Plan Beispiel
Ziel: Steigerung der Besucherzahlen auf der Website um 30 % im ersten Quartal.
Rollen & Verantwortlichkeiten: Der SEO-Manager leitet die Keyword-Recherche und die Optimierung der Inhalte; der Social-Media-Manager kümmert sich um die Werbung; der E-Mail-Marketing-Manager richtet E-Mail-Drip-Kampagnen ein; der Marketing-Analyst verfolgt die Fortschritte und berichtet darüber.
Budget: 10.000 $ für Software, Erstellung von Inhalten, Werbung und Analyse.
Ergebnisse: SEO-optimierte Blogbeiträge, Social-Media-Kampagnen, E-Mail-Newsletter und ein detaillierter Analysebericht.
Zeitplan: 3 Monate, mit wöchentlichen Kontrollen.
Kommunikationsplan: Wöchentliche Meetings für Updates und Monatsberichte; Ad-hoc-Meetings nach Bedarf; die gesamte Kommunikation wird in ClickUp dokumentiert.
2. Produkt Team Projekt Plan Beispiel
Ziel: Entwicklung eines neuen Features für die App innerhalb von sechs Monaten.
Rollen & Verantwortlichkeiten: Produktmanager definiert Feature-Anforderungen; Designer entwirft Schnittstelle; Entwickler baut Feature; QA-Tester prüft auf Fehler; Feedback wird von Produktanalysten verfolgt.
Budget: 50.000 $ für Forschung, Design, Entwicklung, Tests und Markteinführung.
Ergebnisse: Ein neues, getestetes und voll funktionsfähiges Feature für die App.
Zeitplan: 6 Monate, mit zweiwöchentlichen Sprint-Überprüfungen.
Kommunikationsplan: Tägliche Stand-ups für Updates; zweiwöchentliche Meetings zur Überprüfung des Sprints; Ad-hoc Meetings nach Bedarf die gesamte Kommunikation wird in ClickUp dokumentiert.
3. Design Team Projekt Plan Beispiel
Ziel: Neugestaltung der Unternehmenswebsite zur Verbesserung der Benutzererfahrung und zur Steigerung der Konversionen in vier Monaten.
Rollen & Verantwortlichkeiten: UX-Forscher führt Benutzerforschung durch; UI-Designer erstellt Mockups; Front-End-Entwickler codiert das Design; Qualitätsanalyst führt UX-Tests durch; Projektmanager überwacht alle Vorgänge.
Budget: 20.000 $ für Forschung, Design, Entwicklung, Tests und Implementierung.
Ergebnisse: Eine vollständig reaktionsfähige, getestete und funktionierende Website, die dem Benutzer ein hervorragendes Erlebnis bietet.
Zeitplan: 4 Monate, mit monatlichen Iterationen.
Plan für die Kommunikation: Wöchentliche Meetings für Aktualisierungen; monatliche Meetings zur Überprüfung; Ad-hoc-Meetings nach Bedarf; Dokumentation der gesamten Kommunikation in ClickUp.
Denken Sie daran, dass dies nur Beispiele sind und Ihr tatsächlicher Plan für das Projekt von vielen Faktoren wie dem Umfang des Projekts, der Größe des Teams und anderen spezifischen Anforderungen abhängen kann.
Managen Sie Ihr Team mit Projektplänen
Nutzen Sie ClickUp, um sich von administrativen Aufgaben zu entlasten, damit Sie das tun können, was Sie am besten können. Sie sind in der Lage, jede einzelne Anfrage oder Frage zu bearbeiten, die auf Sie zukommt, aber das sollten Sie nicht müssen. Ihr Team braucht Sie in Ihrer besten Verfassung, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Erstellen Sie einen kostenlosen ClickUp-Workspace und laden Sie die Mitglieder Ihres Teams ein, ihre Projekte besser zu planen. Wenn Sie Unterstützung bei der Erstellung von Projekt-Workflows benötigen, sind wir nur eine Nachricht entfernt. Viel Spaß beim Planen! ✍️