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Jeder Projektmanager weiß, dass der Schlüssel zum Projektmanagement bei Ihrem Projektplan liegt – aber damit ist es noch nicht getan.
Wenn Sie ein Projekt leiten, ist es entscheidend, immer auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn nur ein Element nicht nach dem Plan verläuft, kann dies massive Kettenreaktionen nach sich ziehen. Die Frage ist: Wie können Sie den Projektfortschritt am besten überwachen, damit Sie immer genau wissen, was gerade passiert?
Geben Sie die Vorlage für den Bericht zum Projektstatus ein.
Was ist eine Vorlage für einen Projektstatusbericht?
Eine Vorlage für einen Bericht zum Projektmanagement verschafft Ihnen eine Ansicht über alle Meilensteine und den Fortschritt Ihres Projekts im Vergleich zum ursprünglichen Plan. Damit können Sie Projektrisiken in Echtzeit managen, anstatt nachträglich überrascht zu werden, und das Ressourcenmanagement optimieren, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu minimieren.
Wenn Sie weniger Technik einsetzen möchten und Ihr Projekt klein ist, können Sie natürlich auch eine Projektstrukturplanung in Excel erstellen. Sobald Sie jedoch mit größeren Projekten oder zusätzlichen Elementen wie funktionsübergreifenden Teams zu tun haben, werden Ihre Metriken und Projektdokumentationen deutlich komplexer.
In diesem Fall können Ihnen Tools wie Projektmanagement-Software und Projektstatusbericht-Vorlagen dabei helfen, Zeit und Energie zu sparen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Ihre wichtigen Projektkontrollen – die Zeitleiste und das Projektbudget – auf Kurs bleiben. 🙌
Was macht eine gute Vorlage für einen Statusbericht über ein Projekt aus?
Eine Vorlage für einen Projektstatusbericht bietet in der Regel eine Kombination aus mehreren wichtigen Features. Um die richtige Vorlage für das Projektmanagement auszuwählen, ist es wichtig, die benötigten Funktionen und Ihr Budget zu kennen.
Je nach Anwendungsfall und Art der Berichterstellung, die Sie erstellen müssen, kann eine gute Vorlage für Projektstatusberichte eine beliebige Kombination der folgenden Elemente enthalten:
- Zeigen Sie wichtige Projektinformationen wie den Projektnamen und die Namen der Projektbeteiligten innerhalb der Struktur des Projektmanagements an.
- Optimieren Sie Ihre Ansicht zum Fortschritt anhand Ihrer Projekt-Meilensteine und Ergebnisse.
- Geben Sie dem Projektmanager einen klaren Überblick darüber, wo Sie auf der Zeitleiste liegen und wo Sie hinterherhinken.
- Behalten Sie die Kosten im Vergleich zum Budget im Blick für die Nachverfolgung des Projektfortschritts.
- Helfen Sie Ihnen dabei, Projektumfangsänderungen mit wichtigen Stakeholdern zu überwachen und zu verfolgen.
- Helfen Sie dabei, Änderungswünsche zu protokollieren und zu verwalten, sobald sie im Laufe des Projekts auftreten.
- Ermöglichen Sie Projektmanagern, wichtige Erfolge während des Zeitraums der Berichterstellung hervorzuheben.
- Hilft Projektmanagern, Risiken und mögliche Hindernisse, die das Projekt zum Scheitern bringen könnten, leicht zu erkennen.
- Ermöglichen Sie allen wichtigen Stakeholdern, wie Clients und Projektsponsoren, die Übersicht über das Projekt zu behalten.
- Halten Sie Teammitglieder, Projektmanager und sich selbst über fertiggestellte Maßnahmen und anstehende Aufgaben auf dem Laufenden und vereinfachen Sie so das Teammanagement erheblich.
- Erleichtern Sie sich die Präsentation von Status-Updates für Ihre Stakeholder, indem Sie ihnen (und sich selbst) die benötigten Informationen in einem strukturierten, leicht verständlichen Format zur Verfügung stellen.
Kurz gesagt: Ein guter Status-Bericht für das Projekt spart Ihnen Zeit, sodass Sie sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können: die Verwaltung Ihres Projekts. 🛠️
11 kostenlose Vorlagen für Projektstatusberichte in Excel und Dokumenten
Wenn Sie über das nötige Budget verfügen, sollten Sie auf jeden Fall in eine kostenpflichtige Software für das Projektmanagement mit integrierter Funktion für die Berichterstellung investieren.
Es gibt jedoch viele kostenlose Vorlagen für Projektstatusberichte im Internet. Sie müssen lediglich herausfinden, welche Vorlage für Fortschrittsberichte Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, sollten Sie überlegen, welchen Zeitraum Sie messen möchten und wie detailliert Sie diesen Zeitraum darstellen möchten. Dies hängt davon ab, wie genau Sie jeden Aspekt des Fortschritts des Projekts überwachen und welche Informationen Sie benötigen, um eventuelle Warnsignale zu erkennen.
Je früher Sie potenzielle Probleme und Risiken erkennen, desto einfacher lassen sie sich in der Regel beheben. Denken Sie auch an Ihr breiteres Publikum.
Wer wird diesen Projektstatusbericht noch lesen und woran könnte diese Person interessiert sein? Führungskräfte beispielsweise möchten sich nur eine Übersicht verschaffen und interessieren sich wahrscheinlich vor allem dafür, ob Ihr Projekt im Zeit- und Budgetrahmen liegt.
Teammitglieder, die direkt an dem Projekt arbeiten, interessieren sich hingegen dafür, was bereits fertiggestellt wurde und was als Nächstes ansteht, damit sie wissen, worauf sie sich in der nächsten Woche oder im nächsten Monat konzentrieren müssen. Vor diesem Hintergrund wollen wir uns einige der Features der besten kostenlosen Vorlagen ansehen, damit Sie die für Sie passende auswählen können. 🤩
1. ClickUp-Vorlage für Berichte zum Projektstatus
Wenn die vielbeschäftigten Führungskräfte und andere Stakeholder, denen Sie Bericht erstatten, lediglich eine Zusammenfassung der verschiedenen von Ihnen verwalteten Projekte sehen möchten, ist die ClickUp-Vorlage für den Projektstatusbericht für Führungskräfte die richtige Lösung für Sie.
Sie können aus 7 Ansichtsarten Ihr bevorzugtes Format auswählen, um beispielsweise eine farbcodierte Gesamtübersicht über den Projektstatus in Rot, Gelb und Grün mit Schwerpunkt auf Budget, Zeitleiste und Qualität zu erstellen. Oder sortieren Sie Ihre Daten, um den Fortschritt für jede Unteraufgabe oder nach jeder Abteilung in Bezug auf ihren Aspekt des Projekts anzuzeigen.
Das Format der Liste ermöglicht es Ihnen außerdem, mit 11 Benutzerdefinierten Feldern wie Umfang, Budgetlage und Projektbewertung zu spielen, sodass Sie die Daten anzeigen können, die für Sie und die Geschäftsleitung am wichtigsten sind.
2. ClickUp-Vorlage für monatliche Statusberichte für Geschäftsprojekte
Manchmal möchten Sie sich nicht nur einen Überblick über den aktuellen Status des gesamten Projekts verschaffen, sondern auch einen detaillierten Einblick in die Arbeit eines bestimmten Mitglieds des Projektteams erhalten. Dies ist besonders nützlich, wenn es darum geht, den Workflow oder die Leistung eines Mitglieds des Projektteams vor seiner jährlichen Beurteilung zu überprüfen.
Die Vorlage für den monatlichen Geschäftsstatusbericht von ClickUp ist ein einseitiges Dokument, das die Arbeit hervorhebt, die eine Person jeden Monat fertiggestellt hat, sowie anstehende Arbeiten und potenzielle Herausforderungen, denen sie bei der Erledigung dieser nächsten Aufgaben begegnen könnte. Außerdem bietet es schnelle Updates zu dringenden Themen wie Änderungen des Umfangs, verpassten Projektleistungen und Problemen mit der Workload-Kapazität, die sich auf den Projektfortschritt auswirken könnten.
3. ClickUp – Einfache Vorlage für wöchentliche Statusberichte für Projekte
Die einfache Vorlage für wöchentliche Projektstatusberichte von ClickUp beginnt mit einer Statusmarkierung, die den Gesamtzustand Ihres Projekts anzeigt. Anschließend können Sie einen schnellen Überblick über den Fortschritt einer bestimmten Woche erstellen, einschließlich der Aufgaben, die fertiggestellt, in Bearbeitung und für die nächste Woche geplant sind.
Dieses einfache Dokument ist eine schnelle und effiziente Möglichkeit, Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten und sie zufrieden zu stellen, ohne stundenlang einen Bericht für sie erstellen zu müssen. 🙌
4. ClickUp-Vorlage für wöchentliche Berichte zum Projektstatus
Anstatt jedes Mal das Rad neu zu erfinden, hilft die ClickUp-Vorlage für wöchentliche Statusberichte Ihren Stakeholdern dabei, den Projektfortschritt mit einer standardisierten Projektstatusvorlage zu verfolgen.
Der Bericht enthält allgemeine Projektdetails wie den Projektnamen, den Projektmanager und den Schlüsselsponsor und bietet Ihnen Platz, um wichtige Erfolge zu präsentieren. Anschließend konzentriert er sich auf die Aufgaben, die in Bearbeitung sind, und die nächsten Schritte, einschließlich der Priorität der Aufgaben und des Fälligkeitsdatums.
5. ClickUp-Vorlage für monatliche Berichte zum Projektstatus
Für eine Übersicht über den Fortschritt Ihres Projekts im Laufe eines Monats ist die Vorlage für den monatlichen Projektstatusbericht von ClickUp die beste Wahl. Diese Aktualisierungsvorlage stellt den aktuellen Status des Projekts dem Projektplan gegenüber, um zu zeigen, wo Ihr Projekt auf Kurs ist und wo nicht, wobei der Schwerpunkt auf dem Vormonat und dem aktuellen Monat liegt. So behalten Sie den Überblick und können Ihre Stakeholder jeden Monat auf einfache Weise auf den neuesten Stand bringen.
Dieses benutzerfreundliche Dokument verwendet Farbcodierungen, um den Status jedes Projektelements anzuzeigen, z. B. ob Zeitpläne, Budgets, Qualität und Umfang im Plan liegen und ob Risiken gut gemanagt werden. Und wenn Ihnen Verantwortlichkeit besonders wichtig ist, gibt es sogar einen Bereich, in dem Berichtsprüfer und Stakeholder bestätigen können, dass sie den Bericht gelesen haben, und Kommentare hinzufügen können. 👀
6. ClickUp-Vorlage für den Statusbericht mehrerer Projekte
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten, bietet Ihnen die ClickUp-Vorlage für den Statusbericht mehrerer Projekte einen praktischen Überblick über Ihr gesamtes Portfolio.
Dieser einfache Bericht bietet eine Seite für jedes Projekt, mit einem Portfolio-Dashboard auf der ersten Seite. Das Dashboard fasst die Priorität, Phase und den Gesamtzustand jedes Projekts zusammen und unterteilt diese dann weiter in Kosten, Qualität und Zeitleisten. Statusmarkierungen zeigen an, ob die verschiedenen Faktoren gut, gefährdet oder nicht auf Kurs sind.
7. ClickUp-Vorlage für Berichte über den Programmstatus
Die ClickUp-Vorlage für Programmstatusberichte zeigt Ihnen auf einen Blick alle wichtigen Details Ihres Programms sowie den Status Ihres Projekts. Farbcodierte Zellen zeigen an, ob Ihre Zeitleiste, Ihr Budget und Ihre Qualität im Plan liegen, und weisen auf Risiken hin, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie können auch Bilder wie Ihr Gantt-Diagramm, Ihre Ressourcenzuweisung und Ihr Programmbudget als Anhänge anhängen, um sich ein klares Bild von der aktuellen Situation zu verschaffen.
8. Google Docs-Vorlage für Projektstatusberichte von Project Management Docs
Diese kostenlose Vorlage für Projektstatusberichte bietet eine gute Übersicht über Ihre Projekte und enthält genügend Details, damit Sie den Überblick behalten und Ihre Vorgesetzten zufriedenstellen können.
Sie enthalten eine farbcodierte Zusammenfassung des Projektstatus sowie Platz für Erläuterungen zu etwaigen Problemen. Außerdem zeigen sie den Status wichtiger Meilensteine und Ergebnisse an und stellen eine Liste offener Probleme, Risiken und Änderungswünsche sowie Abweichungen vom Zeitplan und den Kosten dar.
Um Ihnen bei der Leitung Ihres Teams zu helfen, wird der Workflow hervorgehoben, wobei der Schwerpunkt auf den im letzten Monat und in der letzten Woche geplanten Aufgaben sowie den nächsten Schritten für die kommende Woche liegt. Und für Manager, die nach bestimmten Metriken suchen, wird die Nachverfolgung wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs) durchgeführt.
Bonus: RAID-Protokoll-Vorlagen
9. Vorlage für wöchentliche Statusberichte in Google Docs von Template. Net
Dieser wöchentliche Statusbericht ist ideal, wenn Sie Ihr Team eng betreuen. Er enthält außerdem eine sehr detaillierte Vorlage, die sich leicht abschließen und an Ihre Stakeholder weiterleiten lässt.
Die Beispielvorlage für den Statusbericht enthält ein Anschreiben, eine Zusammenfassung und eine Einführung in das Projekt. Anschließend konzentriert sie sich auf die aktuellen Meilensteine, an denen gearbeitet wird, mit ihrem Fertigstellungsgrad, und geht dann auf einzelne Mitarbeiter und deren Produktivitätsniveau ein. So wissen Sie immer genau, wer an was arbeitet und wie weit die Arbeit fortgeschritten ist. 👀
10. Excel-Vorlage für Projektverfolgung
Optimieren Sie Ihr Projektmanagement mit unserer Excel-Vorlage für Projektverfolgung. Diese auf Effizienz ausgelegte Vorlage hilft Ihnen dabei, den Fortschritt zu überwachen, Aufgaben zu verwalten und Termine einzuhalten. Perfekt für Projektmanager, die ihre Teams mit klaren, leicht zu aktualisierenden Statusberichten organisieren und auf dem Laufenden halten möchten.
Bessere Projekte mit Projektstatusbericht-Vorlagen
Die Erstellung Ihres Projektplans ist nur der erste Schritt zu einem effektiven Projektmanagement. Danach geht es darum, den Fortschritt zu überwachen, Ihr Team, Ihre Zeitleiste und Ihr Budget zu verwalten und auf mögliche Warnsignale zu achten, damit Sie Risiken effektiv managen können. Und das alles, bevor Sie die Stakeholder, wie Ihren Client oder Projektsponsor, auf den neuesten Stand bringen – denn sie auf dem Laufenden zu halten, ist ein weiterer wichtiger Teil Ihrer Arbeit.
Um all dies effektiv zu erledigen, müssen Sie die richtigen Daten zur Hand haben – in einem Format, das Ihnen bei Ihrer Arbeit hilft, anstatt Ihnen zusätzliche Arbeit zu bereiten.
Was auch immer Ihre Prioritäten sind, nehmen Sie sich die Zeit, die richtige kostenlose Vorlage für Berichte zum Projektmanagement zu finden. Bei ClickUp finden Sie alles, was Sie brauchen, um Ihr Projekt zum Erfolg zu führen und mit Ihrem Team und Ihren Stakeholdern zusammenzuarbeiten – und das auch noch kostenlos.
Mit den Vorlagen von ClickUp haben Sie mehr Kontrolle, können Ihr Projekt effektiver verwalten und sparen außerdem Zeit und Geld. Eine Win-Win-Situation für alle. 🙌