Bevor ein Projekt begonnen wird, legen Manager als Erstes einen Termin fest, d. h. den Tag, bis zu dem das Projekt abgeschlossen sein muss. Der Termin, auch als Fälligkeitsdatum bezeichnet, fungiert als Buchstütze für das Projekt.
In einer Studie unter Produktmanagern hat Gartner herausgefunden, dass 45 % aller Produkteinführungen sich um mindestens einen Monat verzögern! Über Projekte, Abteilungen, Unternehmen und Regionen hinweg kommt es aus verschiedenen Gründen häufig zu Terminüberschreitungen.
In diesem Blogbeitrag untersuchen wir, warum das Einhalten von Fristen so wichtig ist, welche Herausforderungen Sie dabei erwarten und wie Sie Ihre Chancen verbessern können, die Fristen in Ihren Projekten einzuhalten.
Die Bedeutung der Einhaltung von Terminen beim Meeting
Mit ihrer Unterschrift committieren sich Projektteams zur Einhaltung einer Frist. Diese Verpflichtung allein ist schon Grund genug, sie einzuhalten. Aber es gibt noch mehr.
Glaubwürdigkeit: Die Einhaltung Ihrer zugesagten Fristen ist ein grundlegender Indikator für Ihre Glaubwürdigkeit. Sie zeigt, dass Sie zuverlässig und vertrauenswürdig sind.
Operative Exzellenz: Die termingerechte Lieferung eines Projekts demonstriert Ihre Fähigkeiten, Kompetenzen und operative Exzellenz. Es zeigt, dass Sie ein Projekt einschätzen, planen und liefern können.
Finanzielle Umsicht: Manchmal enthalten Verträge Strafklauseln für verspätete Lieferungen, was bedeutet, dass Sie Geld verlieren können, wenn Sie die Fristen des Projekts nicht einhalten. Wenn Sie das Projekt rechtzeitig fertigstellen, erhalten Sie die vereinbarte Vergütung.
Freiheit, vorauszuplanen: Wenn Sie wissen, dass ein Projekt termingerecht fertiggestellt wird, können Sie das nächste Projekt zuversichtlich planen. Dies trägt zur Geschäftskontinuität und damit zur Rentabilität bei.
Es versteht sich von selbst, dass das Einhalten von Terminen die grundlegendste berufliche Pflicht ist, aber das ist nicht immer einfach.
Häufige Herausforderungen beim Meeting-Prozess
Unternehmen stehen oft vor Herausforderungen, wenn es darum geht, vereinbarte Fristen einzuhalten. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören die folgenden.
Übermäßige Verpflichtungen: Das Vertriebsteam hat möglicherweise einen Termin versprochen, den die Projektteams nur schwer einhalten können.
Unterschätzung: Teams unterschätzen oft den erforderlichen Aufwand und committen sich zu einer unmöglich knappen Frist.
Unrealistische Zeitplanung: Projektteams brauchen Zeit, um die Anforderungen zu verstehen und den Aufwand aufzunehmen. Indem sie Aufgaben vom ersten Tag an planen, setzen sich Projektmanager und ihre Teams dem Risiko aus, die Frist zu verpassen.
Schlechte Priorisierung: Aufgaben haben Hierarchien und Abhängigkeiten. Wenn sie nicht richtig priorisiert werden, geraten Teams in Chaos und Verwirrung und verpassen schließlich ihre Termine.
Mangelnde Zusammenarbeit: Wenn verschiedene Mitglieder des Teams nicht regelmäßig miteinander kommunizieren, gehen Informationen leicht verloren. Dies führt zu minderwertigen Ergebnissen, die überarbeitet werden müssen, wodurch sich die Fristen weiter verschieben.
Die gute Nachricht ist, dass Tausende von Unternehmen bereits vor diesen Herausforderungen standen und bewährte Strategien und Best Practices entwickelt haben, um sie zu meistern. Lassen wir uns davon inspirieren!
10 bewährte Strategien zum Einhalten von Terminen bei Meetings
Damit eine Frist erreichbar ist, muss sie realistisch sein, d. h. die Arbeit kann innerhalb dieser Zeitleiste vernünftigerweise abgeschlossen werden.
Bevor Sie Projektfristen festlegen, sollten Sie sich über den Umfang im Klaren sein. Skizzieren Sie die Aufgaben, planen Sie die Größe des Teams, schätzen Sie den Personalaufwand und erstellen Sie einen Lieferplan. Nur wenn alles realisierbar erscheint, sollten Sie sich darauf festlegen.
Nachdem Sie sich nun zu einer realistischen Frist committet haben, finden Sie hier zehn bewährte Strategien, um diese einzuhalten.
1. Unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und Unteraufgaben.
Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und Ihr Projekt auch nicht. Teilen Sie Ihr Projekt daher in überschaubare Teilaufgaben auf.
- Klären Sie die Ziele des Projekts
- Erstellen Sie eine klare Hierarchie von Aufgaben und Unteraufgaben und stellen Sie sicher, dass eine Aufgabe zur nächsten führt.
- Erstellen Sie detaillierte Briefings/User Stories für jede Aufgabe, um sicherzustellen, dass die Mitglieder des Teams verstehen, was sie zu erledigen haben.
- Schaffen Sie Meilensteine, die den Abschluss bestimmter Projektphasen markieren
- Weisen Sie jeder Aufgabe Benutzer und Vorgesetzte zu, um eine gleichmäßige Verteilung der Workload sicherzustellen
- Fügen Sie Checklisten hinzu, um sicherzustellen, dass die Aufgabe gemäß den erwarteten Standards fertiggestellt wird.
- Legen Sie Startdaten und Fälligkeitsdaten für jede Aufgabe fest
- Priorisieren Sie Aufgaben und Teilaufgaben sorgfältig
Vergessen Sie nicht Ihre operativen Aufgaben wie StandUp-Meetings, Retrospektiven, Berichterstellung usw.
2. Verwenden Sie Software für Projektmanagement
Der Hauptzweck einer Aufgabenverwaltungssoftware besteht darin, Sie und Ihr Team bei der Arbeit zu entlasten. Tools für Projektmanagement wie ClickUp bieten Ihnen folgende Möglichkeiten:
Sichtbarkeit: Alle Teammitglieder können sehen, welche Arbeiten im Plan sind, was bereits erledigt ist, was noch zu erledigen ist und vieles mehr. So können alle den Kontext besser verstehen und ganzheitlich zum Erfolg beitragen.
Zugriff: Alle Informationen zum Projekt sind an einem Ort zusammengefasst, sodass jeder bei Bedarf darauf zugreifen kann. So sind buchstäblich alle auf der gleichen Seite.
Zusammenarbeit: Haben Sie eine Frage an einen Kollegen? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar unter der Aufgabe und taggen Sie den Kollegen. Er wird benachrichtigt und antwortet Ihnen zeitnah im Kontext.
Verbindungen: Ein Projekt ist mehr als nur eine Sammlung von Aufgaben. Es umfasst Dokumentation, Workflows, Unterhaltungen und anderes institutionelles Wissen. Ein Tool wie ClickUp kann diese Verbindungen jedem Team-Mitglied zugänglich machen.
Schätzung: Wenn Sie bereits ein ähnliches Projekt auf ClickUp verwaltet haben, verfügen Sie bereits über alle erforderlichen Betriebsdaten. Damit können Sie den Aufwand schnell einschätzen und planen, um Termine einzuhalten.
Tägliche Planung: ClickUp kann auch als Tagesplaner-App dienen und Ihnen eine klare Ansicht darüber verschaffen, welche Aufgaben Sie und Ihr Team täglich zu erledigen haben.
Da ClickUp sich um die Aspekte des „Projektmanagements” kümmert, können sich Ihre Team-Mitglieder ganz auf ihre Aufgaben konzentrieren.
3. Beachten Sie die Abhängigkeiten
Eine sichere Methode, um Termine zu verpassen, ist die Annahme, dass Aufgaben isoliert voneinander existieren und unabhängig voneinander abgeschlossen werden können. In Wirklichkeit sind die meisten Aufgaben in einem Projekt voneinander abhängig.
Beispielsweise kann das Entwicklungsteam erst dann mit der Arbeit an der Startseite beginnen, wenn das Designteam die Benutzeroberfläche fertiggestellt hat. Damit die Benutzeroberfläche gestaltet werden kann, muss der Texter den Text geschrieben haben. Dies ist jedoch erst möglich, wenn das Business-Team ihm einen Auftrag erteilt hat.
Eine Verzögerung in einer beliebigen Phase verschiebt entweder die endgültige Frist oder setzt diejenigen, die an den letzten Schritten arbeiten, unter unnötigen Druck. Ein detaillierter Zeitplan ist zwar hilfreich, aber ihn einzuhalten ist eine andere Sache.
Achten Sie bei der Einrichtung von Aufgaben auf Abhängigkeiten. Mit ClickUp-Aufgaben können Sie Fristen für jede Aufgabe und Unteraufgabe festlegen. Versammeln Sie das Team und besprechen Sie die Abhängigkeiten mit ihm. Holen Sie sich die Zusage, dass alle ihre Fristen im Interesse des Projekts einhalten werden.
Ordnen Sie diese Abhängigkeiten mithilfe der Prioritäten von ClickUp-Aufgaben, damit alle Teammitglieder die Konsequenzen ihrer Verzögerungen kennen.
Wenn Sie sich bei der Priorisierung von Aufgaben und Abhängigkeiten unsicher sind, finden Sie Hilfe in den Priorisierungsvorlagen von ClickUp.
4. Nutzen Sie die S-Kurve
Eine S-Kurve ist ein mathematisches Diagramm, das kumulative Datenpunkte auf der X- und Y-Achse darstellt. Ein typisches Projekt hat die Form des Buchstabens S, daher der Name.
Nehmen wir an, Sie entwickeln eine CRM-Software (Customer Relationship Management). Bevor Sie mit dem Schreiben des Codes beginnen können, müssen Sie die Branche, die Art Ihrer Kunden, die Informationen, die Sie erfassen müssen, usw. verstehen. Das kostet zunächst Zeit.
Wenn Sie Programmieraufgaben vom ersten Tag an planen, werden Sie Aufgabenfristen verpassen und sich selbst für Verzögerungen während des gesamten Projekts verantwortlich machen.
Wenn Sie Ihre Zeit und Ihren Fortschritt in Form einer S-Kurve darstellen, können Sie langsam beginnen und die Abschlüsse Ihrer Aufgaben im Laufe der Zeit beschleunigen.
Nutzen Sie die Startdaten und Fälligkeitsdaten von ClickUp für jede Aufgabe, um sicherzustellen, dass Sie die Planung stapeln können. Auf diese Weise haben Sie zu Beginn des Projekts etwas Luft und können Schwung aufbauen, wenn Sie sich sicher fühlen.
5. Planen Sie Pufferzeiten ein
Einer der größten Fehler, den Projektmanager machen, ist, sich zu engen Terminen zu committen und dann wichtige Aufgaben zu dicht aneinander zu packen. Dies führt zu zwei spezifischen Problemen.
- Es schafft ein Gefühl der Dringlichkeit und lässt keinen Raum für Innovation oder die Konzentration auf Qualität.
- Lassen Sie keinen Raum für unvermeidbare Umstände, wie z. B. einen persönlichen Notfall eines Teammitglieds.
Planen Sie bei jedem Projekt etwas Pufferzeit in Ihrer Arbeitsplanungs-App ein. Geben Sie Ihren Teammitgliedern Freiraum, um kreativ zu sein und nicht nur Aufgaben abzuschließen.
Die Zeitmanagement-Features von ClickUp können Ihnen dabei helfen! Sobald Sie die Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten eingerichtet haben, können Sie sich mit der ClickUp-Kalender-Ansicht einen Überblick verschaffen.
Wenn die Fristen zu knapp sind, verschieben Sie sie per Drag & Drop auf einen anderen Tag. Dadurch werden auch Aufgaben mit Abhängigkeiten automatisch neu geplant.
Beachten Sie jedoch das Parkinsonsche Gesetz, das besagt, dass sich die Arbeit so ausdehnt, dass sie die zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt. Vermeiden Sie es, sich zu viel Puffer zu geben, um Prokrastination zu vermeiden. Fristen vermitteln die Dringlichkeit, mit der das Projekt abgeschlossen werden muss.
6. Vermeiden Sie Scope Creep
Von Scope Creep spricht man, wenn der Kunde/Projektträger Änderungen oder Ergänzungen an den ursprünglichen Zielen eines Projekts vornimmt. Scope Creep führt in der Regel dazu, dass mehr Arbeit zu erledigen ist, neue Aufgaben während des Projekts hinzukommen und die Einhaltung der Fristen gefährdet ist.
Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, Scope Creep zu vermeiden. Dies können Sie erreichen, indem Sie gleich zu Beginn klare Anforderungen erfassen. Die Vorlagen für Produktanforderungsdokumente (PRD) von ClickUp sind ein guter Ausgangspunkt.
Alternativ können Sie das Projekt mit einer neuen Frist neu planen, um dem neuen Umfang Rechnung zu tragen.
7. Verfolgen Sie den Fortschritt
Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der die Frist heute abläuft und Sie noch lange nicht das Projekt abgeschlossen haben? Das passiert besonders häufig, wenn man mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet.
Um am letzten Tag nicht überfordert zu sein, sollten Sie regelmäßig den Überblick über den Fortschritt behalten.
- Sehen Sie sich das ClickUp-Dashboard an, um die Burn-up- und Burn-down-Diagramme anzuzeigen
- Sehen Sie sich die Workload-Ansicht an, um zu erfahren, wer dem Zeitplan voraus ist oder hinterherhinkt. Bieten Sie denjenigen Hilfe an, die Schwierigkeiten haben.
- Verwenden Sie die Kanban-Ansicht, um Aufgaben nach Status zu sortieren
- Verwenden Sie das Gantt-Diagramm, um anstehende Aufgaben und deren Abhängigkeiten zu visualisieren
- Verwenden Sie die Kalender-Ansicht, um zukünftige Aufgaben nach Tag, Woche oder Monat anzuzeigen
8. Zeit effektiv verwalten
Einer der entscheidenden Faktoren für einen erfolgreichen Verlauf eines Projekts ist das Zeitmanagement. Durch die Überwachung, Nachverfolgung und Verwaltung der Arbeitszeit Ihres Teams können Sie sicherstellen, dass Sie im Zeitplan bleiben. Darüber hinaus können Sie auch sicherstellen, dass niemand überlastet ist und endlose Stunden arbeitet. Und Sie setzen Ihre Mitarbeiter nicht der Gefahr aus, enge Termine nicht einhalten zu können.
Es gibt zwar mehrere Zeitmanagement-Tools auf dem Markt, aber am besten eignet sich eines, das die Zeiterfassung für den Erfolg des Projekts nutzt.
Die Funktion für die Zeiterfassung von ClickUp leistet genau das. Ihr Team kann ClickUp nutzen, um die Zeit von jedem Gerät aus zu erfassen. Es kann den Timer während der Ausführung einer Aufgabe starten und stoppen oder Zeit rückwirkend mit manueller Erfassung hinzufügen.
Sie können Notizen zu Zeiteinträgen hinzufügen, um genau anzugeben, wofür sie ihre Zeit aufgewendet haben. Außerdem können sie Aufgaben mithilfe der Zeitmanagement-Matrix direkt in ClickUp priorisieren.
Als Projektmanager haben Sie Zugriff auf detaillierte Timesheets sowie Zeitschätzungen und Nachverfolgung der Zeit. Nutzen Sie diese Informationen, um die Leistung jedes Teammitglieds zu beurteilen und ihnen die Hilfe zukommen zu lassen, die sie benötigen.
9. Automatisieren Sie, was Sie können
Dutzende kleiner, sich wiederholender Aufgaben des Projektmanagements müssen täglich abgeschlossen werden. Projektmanager verwenden häufig Apps mit täglichen Checklisten, um sicherzustellen, dass diese Aufgaben abgeschlossen werden.
Allerdings müssen Sie nicht alles manuell selbst erledigen. Automatisieren Sie so viel wie möglich, um Zeit für die Lösung von Problemen und die Unterstützung Ihres Teams zu gewinnen. ClickUp Automatisierungen bieten über 100 vorgefertigte Workflows für alle Arten von Projekt-Szenarien, wie zum Beispiel:
- Bei Status-Änderung einen Mitarbeiter hinzufügen
- Benachrichtigung der Benutzer bei Änderungen der Priorität senden
- Erstellen Sie wiederholende Aufgaben zu bestimmten Terminen
- Fügen Sie einen Beobachter hinzu, wenn die Frist abgelaufen ist
- Benachrichtigen Sie den Manager, wenn die erfasste Zeit die geschätzte Zeit überschreitet
Sind Sie neu im Bereich Automatisierung? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Hier finden Sie unseren Leitfaden zur Automatisierung mit Beispielen!
10. Kommunizieren Sie proaktiv mit allen Beteiligten
Trotz des gesamten Aufwands kann es vorkommen, dass Sie einen Termin aufgrund von Faktoren, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, nicht einhalten können. So haben beispielsweise die globale Pandemie oder der Krieg in der Ukraine zu unlösbaren Problemen in der Lieferkette geführt, wodurch sich die Fristen mehrerer Unternehmen verschoben haben.
Wenn eine Frist nicht eingehalten werden kann, informieren Sie die Beteiligten. Teilen Sie dem Projektträger oder Client mit, dass Verzögerungen zu erwarten sind. Sprechen Sie mit dem Projekt-Team, um zu klären, ob Sie etwas tun können, um das Projekt näher an der Frist fertigzustellen.
Verpassen Sie nie wieder eine Frist
Versprechen zu geben und einzuhalten ist ein Zeichen von Professionalität. Als Versprechen sind Fristen wichtig.
Es ist zwar allgemein akzeptiert, dass Termine manchmal nicht eingehalten werden, aber wenn Sie hinter dem Zeitplan zurückbleiben, wirft das kein gutes Licht auf Ihre Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements.
Verbessern Sie Ihr Projektmanagement und verpassen Sie mit ClickUp nie wieder eine Frist. Müssen Sie Ihr Projekt planen? Verwenden Sie Aufgaben. Müssen Sie es terminieren? Verwenden Sie Daten und Uhrzeiten. Sind Sie besorgt über Aufgabenabhängigkeiten? Verbinden Sie Aufgaben ganz einfach miteinander.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihre Fristen realistisch sind? Nutzen Sie den Kalender oder die Workload-Ansicht, um zu sehen, was möglich ist. Sie möchten den Überblick über den Fortschritt behalten? Nutzen Sie das Dashboard. Sie verwalten mehrere Projekte gleichzeitig? Kein Problem!
ClickUp bietet Ihnen alle tools, die Sie benötigen, um auf Kurs zu bleiben. Sie sind noch nicht überzeugt? Überzeugen Sie sich selbst.