Bevor ein Projekt in Angriff genommen wird, legen die Verantwortlichen zunächst eine Frist fest, d. h. den Tag, vor dem das Projekt abgeschlossen sein muss. Der Abgabetermin, auch als Fälligkeitsdatum bezeichnet, dient als Stütze für das Projekt.
In einer Studie über Produktmanager,
stellt fest, dass sich 45 % der Markteinführungen um mindestens einen Monat verzögern! In allen Projekten, Abteilungen, Organisationen und Regionen ist das Überschreiten von Terminen aus verschiedenen Gründen ziemlich häufig.
In diesem Blogbeitrag gehen wir der Frage nach, warum die Einhaltung von Fristen so wichtig ist, welchen Herausforderungen Sie gegenüberstehen und wie Sie die Chancen für die Einhaltung von Fristen in Ihren Projekten verbessern können.
Bedeutung der Einhaltung von Fristen
Mit der Unterschrift auf der gepunkteten Linie verpflichten sich die Projektteams zur Einhaltung einer Frist. Diese Verpflichtung allein ist schon Grund genug, sie einzuhalten. Aber das ist noch nicht alles.
Glaubwürdigkeit: Die Einhaltung der zugesagten Fristen ist ein wesentliches Merkmal der Glaubwürdigkeit. Es zeigt, dass Sie zuverlässig und vertrauenswürdig sind.
Operative Exzellenz: Wenn Sie ein Projekt pünktlich abliefern, beweist dies Ihre Fähigkeiten, Ihr Können und Ihre operative Kompetenz. Es zeigt, dass Sie ein Projekt einschätzen, planen und durchführen können.
Finanzielle Vorsicht: Manchmal enthalten Verträge Strafklauseln für verspätete Lieferungen, was bedeutet, dass Sie Geld verlieren können, wenn Sie die Projektfristen nicht einhalten. Wenn Sie das Projekt pünktlich abschließen, können Sie sicher sein, dass Sie die vereinbarte Vergütung erhalten.
Freiheit zur Vorausplanung: Wenn Sie wissen, dass ein Projekt pünktlich abgeschlossen wird, können Sie das nächste Projekt beruhigt planen. Dies trägt zur Kontinuität des Unternehmens und damit auch zur Rentabilität bei.
Obwohl es selbstverständlich ist, dass die Einhaltung von Fristen zu den grundlegenden beruflichen Aufgaben gehört, ist es nicht immer einfach.
Häufige Herausforderungen bei der Einhaltung von Fristen
Unternehmen stehen oft vor der Schwierigkeit, Fristen einzuhalten, zu denen sie sich verpflichtet haben. Einige der häufigsten sind die folgenden.
Überengagement: Das Vertriebsteam hat die Frist möglicherweise zu hoch angesetzt, so dass die Projektteams Mühe haben, sie einzuhalten.
Unterschätzung: Die Projektteams unterschätzen oft den Aufwand, den sie betreiben müssen, und legen sich auf einen unmöglich engen Termin fest.
Unerreichbare Terminplanung: Projektteams brauchen Zeit, um die Anforderungen zu verstehen und den Aufwand zu erhöhen. Wenn Projektmanager Aufgaben vom ersten Tag an planen, setzen sie sich und ihre Teams der Gefahr aus, dass der Termin nicht eingehalten wird.
Schlechte Prioritätensetzung: Aufgaben haben Hierarchien und Abhängigkeiten. Indem sie nicht
wenn die Teams nicht die richtigen Prioritäten setzen, werden sie in Chaos und Verwirrung gestürzt und verpassen schließlich Termine.
Mangelnde Zusammenarbeit: Wenn verschiedene Teammitglieder nicht regelmäßig miteinander kommunizieren, gehen Informationen leicht verloren. Dies führt zu unzureichenden Ergebnissen, die nachgearbeitet werden müssen, wodurch sich die Fristen weiter verlängern.
Die gute Nachricht ist, dass Tausende von Unternehmen bereits mit diesen Herausforderungen konfrontiert waren und bewährte Strategien und Verfahren entwickelt haben, um sie zu bewältigen. Lassen wir uns von ihnen inspirieren!
10 bewährte Strategien zur Einhaltung von Fristen
Damit eine Frist eingehalten werden kann, muss sie realistisch sein, d. h. die Arbeit muss innerhalb dieses Zeitrahmens vernünftigerweise abgeschlossen werden können.
Bevor Sie Projekttermine festlegen, sollten Sie sich über den Umfang des Projekts im Klaren sein. Skizzieren Sie die Aufgaben, planen Sie die Größe des Teams, schätzen Sie die benötigten Arbeitsstunden und erstellen Sie einen Zeitplan für die Lieferung. Nur wenn das Projekt realisierbar erscheint, sollten Sie es in Angriff nehmen.
Nachdem Sie sich nun auf einen realistischen Termin festgelegt haben, finden Sie hier zehn bewährte Strategien, um ihn einzuhalten.
1. Zerlegen Sie das Projekt in Aufgaben und Teilaufgaben
Rom wurde nicht an einem Tag erbaut, und Ihr Projekt wird es auch nicht. Gliedern Sie also Ihr Projekt in überschaubare Teile kleinerer Aufgaben auf.
- Klären Sie die projektziele
- Erstellen Sie eine klare Hierarchie von Aufgaben und Unteraufgaben und stellen Sie sicher, dass eine Aufgabe zur nächsten passt
- Schreiben Sie für jede Aufgabe ausführliche Briefs/Benutzergeschichten, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder verstehen, was sie tun müssen
- Erstellen Sie Meilensteine, die den Abschluss bestimmter Phasen des Projekts kennzeichnen
- Weisen Sie für jede Aufgabe Benutzer und Vorgesetzte zu, um eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast zu gewährleisten
- Fügen Sie Checklisten ein, um sicherzustellen, dass die Aufgabe gemäß den erwarteten Standards erledigt wird
- Legen Sie Start- und Fälligkeitstermine für jede Aufgabe fest
- Sorgfältige Priorisierung von Aufgaben und Teilaufgaben
Vergessen Sie nicht Ihre operativen Aufgaben, wie z. B. Standup-Meetings, Retrospektiven, Berichte usw.
2. Verwenden Sie Projektmanagement-Software
Einfaches Navigieren in Projekten mit den über 15 Ansichten und der einzigartigen Hierarchie von Clickup
A
software zur Aufgabenverwaltung
dient in erster Linie dazu, Ihnen und Ihrem Team den Arbeitsaufwand zu erleichtern.
Projektmanagement-Tools
wie ClickUp können Ihnen Folgendes ermöglichen:
Sichtbarkeit: Jeder im Team kann sehen, welche Arbeiten geplant sind, was bereits erledigt wurde, was noch zu tun ist und vieles mehr. Dies hilft jedem, den Kontext zu erkennen und einen ganzheitlichen Beitrag zu leisten.
Zugriff: Alle Informationen über das Projekt sind an einem Ort zusammengefasst, auf den jeder zugreifen kann, wann immer er sie braucht. So bleiben alle auf dem gleichen Stand.
Zusammenarbeit: Sie haben eine Frage an einen Kollegen? Hinterlassen Sie einfach einen Kommentar unter der Aufgabe und markieren Sie den Kollegen. Er wird benachrichtigt und antwortet Ihnen pünktlich und im richtigen Kontext.
Verbindungen: Ein Projekt ist mehr als nur eine Sammlung von Aufgaben. Es umfasst Dokumentation, Arbeitsabläufe, Gespräche und anderes institutionelles Wissen. Ein Tool wie ClickUp kann diese Verbindungen für jedes Teammitglied zugänglich machen.
Schätzung: Wenn Sie schon einmal ein ähnliches Projekt mit ClickUp verwaltet haben, verfügen Sie bereits über alle operativen Daten, die Sie benötigen. Damit können Sie den Aufwand schnell abschätzen und die Einhaltung von Terminen planen.
Tagesplanung: ClickUp kann auch als tagesplanungs-App damit haben Sie einen klaren Überblick darüber, welche Aufgaben Sie und Ihr Team täglich erledigen müssen.
Da ClickUp die Aspekte des "Projektmanagements" übernimmt, können sich Ihre Teammitglieder auf ihre Aufgaben konzentrieren.
3. Beachten Sie die Abhängigkeiten
Ein sicherer Weg, Termine zu verpassen, ist die Annahme, dass Aufgaben in Silos funktionieren und unabhängig voneinander erledigt werden können. In Wirklichkeit sind die meisten Aufgaben in jedem Projekt von anderen abhängig.
Zum Beispiel kann das Entwicklungsteam erst dann mit der Arbeit an der Homepage beginnen, wenn das Designteam die Benutzeroberfläche fertiggestellt hat. Damit die Benutzeroberfläche gestaltet werden kann, muss der Autor den Text geschrieben haben. Dies kann er erst tun, wenn das Geschäftsteam ihm einen Auftrag erteilt hat.
Eine Verzögerung in irgendeiner Phase führt entweder zu einer Verschiebung der endgültigen Frist oder zu unangemessenem Druck auf diejenigen, die an den letzten Schritten arbeiten. Es ist zwar hilfreich, einen detaillierten Zeitplan zu haben, aber es ist eine andere Sache, ihn zu verwalten.
Achten Sie bei der Aufstellung der Aufgaben auf die Abhängigkeiten.
ermöglichen es Ihnen, für jede Aufgabe und Unteraufgabe Fristen festzulegen. Versammeln Sie das Team und besprechen Sie mit ihm die Abhängigkeiten. Holen Sie sich die Zusage, dass sie ihre Termine im Interesse des Projekts einhalten.
Bilden Sie diese Abhängigkeiten mit
Prioritäten der ClickUp-Aufgabe
damit alle Teammitglieder wissen, welche Folgen ihre Verzögerungen haben.
Wenn Sie sich unsicher sind über
und Abhängigkeiten, siehe auch
ClickUp's Priorisierungsvorlagen
für Hilfe.
Achten Sie auf Abhängigkeiten und priorisieren Sie Aufgaben richtig mit ClickUp
4. Verwenden Sie die S-Kurve
Eine S-Kurve ist ein mathematisches Diagramm, in dem kumulative Datenpunkte auf der X- und Y-Achse aufgetragen werden. Ein typisches Projekt hat die Form des Buchstabens S, daher der Name.
Nehmen wir an, Sie entwickeln eine CRM-Software (Customer Relationship Management). Bevor Sie mit dem Schreiben des Codes beginnen können, müssen Sie die Branche, die Art Ihrer Kunden, die zu erfassenden Informationen usw. verstehen. Das kostet zunächst einmal Zeit.
Wenn Sie die Codierungsaufgaben vom ersten Tag an planen, werden Sie die Fristen für die Aufgaben verpassen und sich selbst für Verzögerungen verantwortlich machen.
Wenn Sie Ihre Zeit und Ihren Fortschritt in Form einer S-Kurve aufzeichnen, können Sie langsam beginnen und die Erledigung der Aufgaben mit der Zeit beschleunigen.
Verwenden Sie die
ClickUp Start- und Fälligkeitsdaten
für jede Aufgabe, um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan einhalten. Auf diese Weise haben Sie zu Beginn des Projekts einen gewissen Spielraum und können sich steigern, wenn Sie sich sicher fühlen.
5. Pufferzeit einplanen
Einer der größten Fehler von Projektmanagern ist es, sich auf knappe Fristen festzulegen und dann kritische Aufgaben zu dicht aneinander zu packen. Dies führt zu zwei spezifischen Problemen.
- Es entsteht ein Gefühl der Dringlichkeit, das jeglichen Spielraum für Innovationen oder die Konzentration auf Qualität zunichte macht
- Es lässt keinen Raum für unvermeidbare Umstände, wie z. B. einen persönlichen Notfall eines Teammitglieds
Planen Sie bei der Planung jedes Projekts einen gewissen Puffer an Zeit ein
. Geben Sie Ihren Teammitgliedern Freiraum, um kreativ zu sein und nicht nur Aufgaben zu erledigen.
kann helfen! Sobald Sie die Aufgaben, Unteraufgaben und Abhängigkeiten eingerichtet haben, verwenden Sie die
um das Gesamtbild zu sehen.
Sehen Sie das große Ganze mit ClickUp's Kalenderansicht
Wenn die Termine zu nah beieinander liegen, verschieben Sie sie per Drag and Drop auf einen anderen Tag. Dadurch werden auch abhängige Aufgaben automatisch nach hinten verschoben.
Aber denken Sie an das Parkinsonsche Gesetz, das besagt, dass sich die Arbeit so ausdehnt, dass sie die für ihre Erledigung zur Verfügung stehende Zeit ausfüllt. Verschaffen Sie sich nicht zu viel Puffer, um ein Aufschieben zu vermeiden. Fristen vermitteln die Dringlichkeit, mit der das Projekt abgeschlossen werden muss.
6. Vermeiden Sie eine Ausweitung des Projektumfangs
ist, wenn der Kunde/Projektsponsor Änderungen oder Ergänzungen an den ursprünglichen Zielen eines Projekts vornimmt. Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs führt in der Regel dazu, dass die zu erledigende Arbeit zunimmt, neue Aufgaben auf halbem Weg eingefügt werden und die Einhaltung von Fristen aus dem Ruder läuft.
Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, die Ausweitung des Projektumfangs zu vermeiden. Dies können Sie erreichen, indem Sie gleich zu Beginn klare Anforderungen sammeln.
ClickUp's Vorlagen für Produktanforderungsdokumente (PRD)
sind ein guter Ausgangspunkt.
Umfangsverschleppung mit ClickUp vermeiden
Alternativ können Sie das Projekt mit einer neuen Frist neu planen, um den neuen Umfang zu berücksichtigen.
7. Verfolgen Sie den Fortschritt
Behalten Sie bei jedem Projekt den Überblick und verpassen Sie nie wieder einen Termin
Waren Sie schon einmal in einer Situation, in der der Abgabetermin heute ist und Sie das Projekt noch lange nicht abgeschlossen haben? Das passiert vor allem dann, wenn
auf einmal.
Um zu vermeiden, dass Sie am letzten Tag überfordert sind, sollten Sie sich regelmäßig über die Fortschritte informieren.
- Schauen Sie sich das ClickUp Dashboard an, um die Burn-up- und Burn-down-Diagramme zu sehen
- Sehen Sie sich die Workload-Ansicht an, um zu erfahren, wer vor oder hinter dem Zeitplan liegt. Bieten Sie denjenigen, die Probleme haben, Hilfe an
- Verwenden Sie die Kanban-Ansicht, um Aufgaben nach Status zu sortieren
- Verwenden Sie das Gantt-Diagramm, um anstehende Aufgaben und ihre Abhängigkeiten zu visualisieren
- Verwenden Sie die Kalenderansicht, um zukünftige Aufgaben nach Tag, Woche oder Monat zu sehen
Checkout ClickUp Kalenderansicht
8. Zeit effektiv managen
Einer der entscheidenden Faktoren für eine erfolgreiche Projektdurchführung ist das Zeitmanagement. Sie können sicherstellen, dass Sie auf Kurs bleiben, indem Sie die Zeit Ihres Teams überwachen, verfolgen und verwalten. Außerdem können Sie so sicherstellen, dass niemand überlastet ist und endlos lange arbeitet. Und Sie verhindern, dass Ihr Team die knappen Fristen nicht einhalten kann.
Während mehrere
auf dem Markt sind, sind Sie mit einem Tool, das die Zeiterfassung für den Projekterfolg nutzt, am besten bedient.
funktion macht genau das. Ihr Team kann ClickUp zur Zeiterfassung von jedem Gerät aus nutzen. Sie können den Timer starten und stoppen, während sie eine Aufgabe ausführen, oder rückwirkend Zeit mit manueller Erfassung hinzufügen.
Verstehen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams besser mit der ClickUp Zeiterfassung
Sie können den Zeiteinträgen Notizen hinzufügen, um genau zu sehen, wofür sie Zeit aufgewendet haben. Sie können auch Aufgaben priorisieren, indem sie die
direkt in ClickUp.
Als Projektmanager können Sie auf detaillierte Stundenzettel und geschätzte und verfolgte Zeiten zugreifen. So können Sie die Leistungen der einzelnen Teammitglieder nachvollziehen und ihnen die nötige Hilfe zukommen lassen.
9. Automatisieren Sie, was Sie können
Benutzerdefinierte Automatisierung in ClickUp
Dutzende kleinerer, sich wiederholender Projektmanagementaufgaben müssen täglich erledigt werden. Projektmanager verwenden oft
um sicherzustellen, dass sie ausgefüllt werden.
Allerdings müssen Sie nicht alle Aufgaben manuell erledigen. Automatisieren Sie so viel wie möglich, um Zeit für die Lösung von Problemen und die Unterstützung Ihres Teams zu gewinnen.
verfügt über 100+ vorgefertigte Workflows für alle möglichen Projektszenarien, wie z.B.:
- Zuweiser bei Statusänderung hinzufügen
- Benutzerbenachrichtigung bei Prioritätsänderung senden
- Wiederkehrende Aufgaben zu bestimmten Terminen erstellen
- Hinzufügen eines Beobachters, wenn die Frist verstreicht
- Benachrichtigung des Managers, wenn die verfolgte Zeit die geschätzte Zeit überschreitet
Neu in der Automatisierung? Wir haben alles für Sie. Hier ist unser
leitfaden zur Automatisierung mit Beispielen!
10. Kommunizieren Sie proaktiv mit allen Beteiligten
Trotz aller Bemühungen kann es vorkommen, dass Sie eine Frist nicht einhalten können, weil Faktoren außerhalb Ihrer Kontrolle liegen. So haben beispielsweise die weltweite Pandemie oder der Krieg in der Ukraine zu unlösbaren Problemen in der Lieferkette geführt, die die Fristen mehrerer Unternehmen in die Länge gezogen haben.
Wenn eine Frist droht, überschritten zu werden, sollten Sie die Beteiligten informieren. Teilen Sie dem Projektsponsor oder Kunden mit, dass Verzögerungen zu erwarten sind. Sprechen Sie mit dem Projektteam, um zu sehen, ob Sie etwas tun können, um das Projekt näher an den Termin zu bringen.
Verpassen Sie nie wieder einen Termin
Ein Versprechen zu geben und es zu halten, ist das Markenzeichen von Professionalität. Als Versprechen sind Fristen wichtig.
Es ist zwar allgemein anerkannt, dass Fristen manchmal nicht eingehalten werden, aber wenn Sie hinter dem Zeitplan zurückbleiben, wirft das kein gutes Licht auf Ihre Projektmanagementfähigkeiten.
Verbessern Sie Ihr Projektmanagement und verpassen Sie nie wieder einen Termin mit ClickUp. Sie müssen Ihr Projekt planen? Verwenden Sie Aufgaben. Müssen Sie es planen? Verwenden Sie Termine und Zeiten. Machen Sie sich Gedanken über Abhängigkeiten von Aufgaben? Verbinden Sie Aufgaben einfach.
Sind Sie nicht sicher, ob Ihre Fristen realistisch sind? Nutzen Sie die Kalender- oder Arbeitsauslastungsansicht, um zu sehen, was möglich ist. Möchten Sie den Überblick über den Fortschritt behalten? Verwenden Sie das Dashboard. Verwalten Sie mehrere Projekte auf einmal? Kein Problem!
ClickUp ist mit allen Werkzeugen ausgestattet, die Sie brauchen, um auf Kurs zu bleiben. Noch nicht überzeugt? Überzeugen Sie sich selbst.