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Mit der zunehmenden Verbreitung agiler Transformationen gewinnt die Sprintplanung weiter an Popularität – oft mit überzeugenden Ergebnissen. Unternehmen gewinnen an Flexibilität, lösen große Probleme und haben zwischen den Entwicklungsphasen integrierte Pausen, in denen sie den Fortschritt bewerten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.
Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Sprintplanung haben, finden Sie hier alles, was Sie wissen müssen. Und wenn Sie bereits Erfahrung haben und nur eine Software für das Projektmanagement benötigen, um loszulegen? Wir haben genau das Richtige für Sie – kostenlos – mit den Sprint- und Agile-Features von ClickUp.
Was ist Sprintplanung?
Sprint-Planung ist der Prozess, bei dem Sie festlegen, was Sie in einem Sprint erreichen möchten (Ihre Ziele) und wie Sie dies erreichen möchten (der Plan) – basierend auf Ihren Geschäftszielen, Ihrem Produkt-Backlog sowie der Kapazität und Geschwindigkeit Ihres Teams. Ihr Sprint-PlanungsMeeting sollte Erwartungen festlegen, den Teams eine Richtung vorgeben und sicherstellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor jeder Sprint beginnt.
MOMENT MAL... WAS IST EIN SPRINT? Wenn Sie noch keine Erfahrung mit agilen Methoden haben, hier eine kurze Einführung: Ein Sprint ist ein kurzer Zeitraum (in der Regel zwei Wochen, es gibt jedoch auch einwöchige und vierwöchige Sprints), in dem Ihr Team etwas liefern möchte.
Die Idee hinter Sprints ist, dass Sie nicht das gesamte Jahr Ihres Entwicklungsteams planen und keinen Raum für Kreativität, Innovation, Marktveränderungen oder Notfälle lassen, sondern die Umsetzung vorrangiger Aufgaben in einem kurzen Zeitrahmen planen. Dies lässt Raum für Wachstum und sich ändernde Prioritäten. Es bedeutet auch, dass Teams ständig vorrangige Features oder Produkte liefern und sich mit der Verschiebung der Prioritäten auch die Aufgaben Ihrer Teams ändern können.
Die Vorteile der Sprint-Planung
Warum setzen so viele Unternehmen heutzutage auf Sprints? Was genau bringt diese Methode Ihren Teams, Ihren Kunden und dem Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens? Die Antworten sind ziemlich überzeugend:
Agilere Arbeitsprozesse
Die Kernidee hinter Sprints lautet: Kurze, klar definierte Zeiträume für die Arbeit bedeuten eine schnellere Lieferung und mehr Flexibilität. Sie ermöglichen es Teams, große Projekte in kleinere, besser zu bewältigende Meilensteine zu unterteilen, und bieten der Führung vordefinierte Kontrollpunkte, an denen Sie Projekte auf der Grundlage neuer Informationen wie Verschiebungen der Ziele des Geschäfts oder größere Marktveränderungen anpassen, neu priorisieren oder sogar streichen können.
Bessere Zusammenarbeit
Je klarer (und flexibler) Ihr Plan ist, desto einfacher ist es für Teams, effektiv zusammenzuarbeiten, um Aufgaben zu erledigen. Und die integrierten Pausen, wenn Sie einen Sprint beenden und den nächsten beginnen, bieten Teams automatische Check-in-Punkte.
PRODUKTIVITÄTSTIPP Psst... 25 % der ClickUp-Kunden gaben an, dass sie zu unserer Plattform gewechselt sind, weil sie bessere Tools für die Zusammenarbeit benötigten – und 91 % sagen, dass sich die Zusammenarbeit nach dem Wechsel verbessert hat.
Keine Spekulationen mehr
Durch klare Vorgaben zu Zielen, Meilensteinen, Teamverantwortlichkeiten und erwartetem Wert nimmt die Sprintplanung das Rätselraten aus unseren Prozessen. Das bedeutet weniger Zeitaufwand für allgemeine Fragen während des Projekts (weniger Verzögerungen) und weniger Raum für falsche Vermutungen darüber, was die Führungsebene will (weniger Doppelarbeit).
Zufriedenere Mitarbeiter
Niemand möchte seine Arbeitszeit damit verbringen, sich unsicher zu sein, was er bis wann liefern muss oder wie sein Erfolg definiert wird. Das ist stressig und raubt kreative Energie, die für die Lösung tatsächlicher Probleme der Arbeit benötigt wird.
Mit einer klaren, überschaubaren Liste der Projektleistungen und einer begrenzten, realistischen Zeitleiste (Wochen statt Monate) müssen Teams nicht mehr über ihre Prioritäten, erwarteten Ergebnisse oder ihre Aufgaben spekulieren. Dies reduziert Stress und mentale Belastung (die Menge an Info, die Menschen für ihre Arbeit im Kopf behalten müssen), was ebenfalls zur Produktivität beiträgt.
Strategien, von denen Sie lernen können
Je besser wir unsere Pläne dokumentieren, desto besser können wir daraus lernen. Was hat gut funktioniert? Was hat überhaupt nicht funktioniert? Auf welche Hindernisse sind wir gestoßen, die wir in Zukunft vermeiden könnten?
Kurze Sprints bedeuten, dass wir diese Fragen häufiger stellen (und auch häufiger daraus lernen). Gut definierte Pläne und gut dokumentierte Sprints bedeuten klarere Antworten, wenn wir diese Fragen stellen. Und strategische Iteration bedeutet ständige Verbesserung (und weniger Verhaftung in alten Gewohnheiten).
Wann sollte die Sprint-Planung stattfinden?
Die Sprint-Planung sollte vor Ihrem Sprint und nach der Backlog-Verfeinerung, der Sprint-Überprüfung und der Sprint-Retrospektive Ihres vorherigen Sprints stattfinden (wo Sie erfahren, welche Praktiken Teams aus dem vorherigen Sprint übernehmen oder verwerfen sollten).
Wie lange dauert eine Sitzung zur Sprint-Planung?
In der Regel dauern Sprint-Planungsmeetings etwa eine Stunde pro Woche des Sprints. (Wenn Sie beispielsweise zweiwöchige Sprints durchführen, sollte Ihr Meeting etwa zwei Stunden dauern. Bei dreiwöchigen Sprints sollten Sie einen Block von drei Stunden einplanen. )
Es gibt jedoch Möglichkeiten, Ihre Sprint-Planung kürzer und angenehmer zu gestalten. Unternehmen müssen ihren Backlog verfeinern und die Führungskräfte bitten, mit einem klar definierten Plan in das Meeting zu kommen.
Dadurch kann die Führungsebene Prioritäten setzen und Meetings auf 30 Minuten verkürzen, sodass sie sich ausschließlich darauf konzentrieren kann , alles zu kennzeichnen, was im aktuellen Sprint nicht fertiggestellt wird/nicht fertiggestellt wurde. Anschließend kann das Team die vorgeschlagenen Prioritäten aus dem (bereinigten, verfeinerten) Backlog überprüfen und einen Konsens im Team erzielen.
Wie bei jedem Meeting gilt: Je kürzer, desto besser. Untersuchungen zeigen, dass die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne nur 10 bis 18 Minuten beträgt ( weshalb TED-Vorträge maximal 18 Minuten dauern ). Wir bezweifeln zwar, dass Sie Ihre Sitzungen zum Planen auf eine so kurze Dauer reduzieren können, aber suchen Sie dennoch nach Möglichkeiten, überflüssige Elemente zu streichen.
TIPPS FÜR KÜRZERE MEETINGS Laut FastCompany sind das Einstellen eines Timers, das Anfertigen von Notizen von Hand (nicht auf Laptops), das Abgeben von Mobiltelefonen am Eingang und das Einplanen von Schweigepausen während des Meetings (ja, wirklich!) nur einige der Maßnahmen, die erfolgreiche Teams ergreifen, um Meetings nicht zu lang werden zu lassen.
Wenn Sie etwas Unorthodoxes zu erledigen haben, wie beispielsweise das Verbot von Mobiltelefonen oder das Wegnehmen von Stühlen, sollten Sie einen Plan für die Barrierefreiheit für Ihre Mitarbeiter mit Behinderung haben. Manche Menschen müssen sitzen, andere benötigen ihr Telefon möglicherweise für medizinische Notfälle.
Wer ist an der Sprintplanung beteiligt?
Zwar sollte das gesamte Entwicklungsteam an Ihrem Meeting teilnehmen, doch die Hauptplaner sind hier Ihr Scrum Master, Product Owner und Engineering Manager.
Der Scrum Master leitet das Scrum-Team und sorgt dafür, dass es alles hat, was es für den neuen Sprint benötigt (und bereitet es so auf den Erfolg vor). Der Product Owner ist der Hüter Ihrer Produktvision und Ihres Product Backlogs.
Sie sollten in engem Kontakt mit dem Client stehen und sind für die Entwicklung und Aktualisierung des Produkt-Backlogs verantwortlich. Der Engineering Manager sollte vor dem Meeting in alle Scoping- oder Abstimmungsprozesse einbezogen werden.
Außerdem – und das ist besonders wichtig – Sprints sind nicht nur für Ihre Entwicklungsteams gedacht. McKinsey empfiehlt die Umsetzung agiler Transformationen in Sprints. Und laut Harvard Business Review dienen Sprints der Lösung großer Probleme. Die Nützlichkeit des Denkens und Planens in kurzen Intervallen – für mehr als nur eine Art von Team – wurde von Branchenführern und führenden Wirtschaftsforschungsinstituten immer wieder bestätigt.
Was gehört zur Planung des Sprints?
ClickUp-Ziele : Sobald Ihr Product Owner Ihre Ziele festgelegt hat, ist das Sprint-PlanungsMeeting der richtige Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass das Team auf dem Laufenden ist. Je besser die Teammitglieder verstehen, was sie erreichen wollen, desto erfolgreicher wird jeder Sprint sein.
Auswahl des Backlogs: Vorzugsweise vor dem Meeting zur Sprint-Planung hat Ihr Product Owner das Backlog priorisiert und während des Meetings teilt er diese Prioritäten den Teams mit.
HABEN SIE SCHWIERIGKEITEN, IHR BACKLOG ORGANISIERT ZU HALTEN? Probieren Sie die Listen von ClickUp aus! Sie können nicht nur Ihre Backlog-Elemente an einem Ort sammeln und die damit verbundenen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ordnen, sondern auch jedes Listenelement in bestimmten Projekt-Ordnern ablegen, relevante Info zu jedem Listenelement hinzufügen (Eigentümer, Anhänge usw.), Aufgaben nach Status sortieren und Aufgaben per Drag & Drop einfach verschieben, um den Status zu ändern. Einfache Echtzeit-Aktualisierungen machen diese Listen zu einem großen Vorteil während Ihres Meetings zur Planung.
Geschwindigkeit: Wie schnell sind Ihre Teams? Je besser Sie diese Frage (für jedes Team einzeln) beantworten können, desto besser können Sie planen. Berechnen Sie anhand vergangener Sprints die Teamgeschwindigkeit für zukünftige Sprints und überprüfen Sie diese während des Meetings. Sind die Teams der Meinung, dass dieses Projekt eine längere oder kürzere Zeitleiste erfordert? Nutzen Sie das Meeting, um ihre Meinung einzuholen und eine zu kurze oder zu lange Planung zu vermeiden.
Kapazität : Apropos Unter- oder Überplanung: Die Kapazität ist die andere Metrik, die Sie bei Ihrer Planung berücksichtigen sollten. Um diese zu bestimmen, müssen Sie wissen, was das Team (oder jedes einzelne Teammitglied) bereits zu tun hat, was verschoben werden kann und was nicht, und wie sich Ihre Prioritäten mit den bestehenden Prioritäten überschneiden. (Psst... Die Workload-Ansicht von ClickUp kann Ihnen dabei helfen. )
Bei der Ermittlung der Kapazität verwenden viele Teams ein System wie Sprint-Punkte, mit dem Sie mehrere Punkte zuweisen können, die Teams in einem festgelegten Zeitraum bewältigen können, und dann jeder Aufgabe einen Wert zuweisen können, um zu sehen, wie sie in die Gesamtkapazität passt.
Es ist wichtig zu beachten, dass es bei der Planung der Kapazität nicht nur darum geht, Fälligkeitsdaten festzulegen. Es geht darum, die Teams auf den Umfang und den Aufwand abzustimmen, die erforderlich sind, um etwas zu erledigen. Das Punktesystem hilft dabei, größere Diskrepanzen im Verständnis zu identifizieren.
Wenn ein Ingenieur sagt, dass der erforderliche Aufwand zwei Punkte beträgt, und ein anderer sagt, dass es sieben sind, wissen Sie, dass jemand etwas übersehen hat. Dies kann Ihnen helfen, Abhängigkeiten aufzudecken und Annahmen zu klären, bevor der Sprint beginnt.
Abhängigkeiten: Teamübergreifende Abhängigkeiten sollten Teil Ihrer Planung vor dem Sprint sein und während des Meetings angesprochen werden, damit Sie alle Abhängigkeiten im Blick haben (das Letzte, was Sie wollen, ist, in letzter Minute eine große Abhängigkeit zu entdecken, die den Plan aus der Bahn wirft).
Aufgaben: Wie erreichen wir das gesetzte Ziel? Welche Aufgaben, Meilensteine und Arbeitsabläufe müssen wir dafür abschließen? Wer ist für welche Aufgabe zuständig und wie wird sie erledigt? Ihr Projektmanager sollte bereits eine Projektmanagement-Zeitleiste mit Antworten auf diese Fragen haben. Nutzen Sie Ihre Meeting-Zeit, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, wenn Ihr Team neue Informationen, Zeitschätzungen usw. einbringt.
Metriken : Stellen Sie schließlich sicher, dass Ihr Meeting eine wichtige Frage beantwortet: Wie können Sie feststellen, ob Sie Erfolg haben? Anhand welcher Metriken beurteilen Sie die Effektivität des Sprints? Was genau sollten Teams und Einzelpersonen anstreben?
Bewährte Best Practices für die Sprintplanung
Sie wissen also, was ein Sprint-PlanungsMeeting ist, wann es stattfindet, wer dafür verantwortlich ist und was es umfasst. Jetzt können Sie es mit einigen Tipps von Experten noch verbessern:
1. Halten Sie es kurz und prägnant
Niemand mag lange Meetings. Selbst wichtige nicht. Das bedeutet: Wenn Sie möchten, dass Ihr Meeting maximale Wirkung erzielt und auf weniger Widerstand stößt, müssen Projektmanager und Führungskräfte im Vorfeld die Arbeit zu erledigen, um das eigentliche Meeting so kurz und einfach wie möglich zu halten.
2. Gehen Sie mit einer klaren Agenda an die Sache heran
Apropos kurz und klar: Je übersichtlicher Ihre Tagesordnung ist, desto schneller (und besser) verläuft Ihr Meeting. Sie sollten wissen, worüber Sie sprechen müssen, in welcher Reihenfolge und mit welcher Priorität. Beginnen Sie mit den Themen, die die größte Aufmerksamkeit erfordern.
3. Beginnen Sie mit dem Warum
Wie Simon Sinek (bekannt aus TED Talk) sagt: „Die Leute kaufen nicht, was Sie tun, sie kaufen, warum Sie es tun. “ Er spricht in erster Linie von Kunden, aber das Gleiche gilt auch für interne Teams. Wenn Sie möchten, dass sie sich für ein Projekt begeistern und sich voll und ganz dafür einsetzen, müssen sie wissen, warum es wichtig ist. Auf welche Ziele arbeiten sie hin und wie wirken sich diese Ziele positiv auf das Leben von Kunden oder Mitarbeitern aus?
4. Entlasten Sie Ihr Team
Projektmanager und Teamleiter sollten es dem Team so einfach wie möglich machen, dem Plan zuzustimmen. Verwenden Sie Ihr Meeting nicht als Brainstorming-Sitzung und überfordern Sie die Teams nicht damit, selbst eine Roadmap auszuarbeiten. Kommen Sie mit klaren Vorschlägen und lassen Sie das Team stattdessen nützliches Feedback geben. So nutzen Sie die Zeit am effizientesten und lenken Ihre Teams nicht von ihren Aufgaben oder ihrer kreativen Energie ab.
5. Erfolg definieren
Wie sieht eine erfolgreiche Planungssitzung aus? Was sollen die Teams am Ende wissen? Welche klärenden Fragen müssen Sie beantworten? Gibt das Team am Ende dieses Sprints eine Veröffentlichung heraus und wie wirkt sich das auf Ihre Planung aus? Sie sollten in das Meeting gehen und nicht nur wissen, wie ein erfolgreicher Sprint aussehen wird, sondern auch, wie eine erfolgreiche Planungssitzung am Ende aussehen sollte.
6. Setzen Sie sich realistische Ziele
Angesichts alarmierender Burnout- und Fluktuationsraten ist es wichtiger denn je, realistisch einzuschätzen, was Teams und Einzelpersonen leisten können. Nutzen Sie die Velocity der Vergangenheit, um Ihren Plan zu erstellen, aber hören Sie auch zu, wenn Teams Ihnen mitteilen, dass sie mehr Zeit benötigen oder Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele zu erreichen.
Für viele Teams kann es hilfreich sein, ein realistisches, erreichbares Ziel und ein ehrgeiziges Ziel mit zusätzlichen Anreizen festzulegen, um sicherzustellen, dass die Teams nicht an beiden Enden der Kerze brennen, sondern nach Großem streben.
7. Führen Sie Retrospektiven durch
Jeder Sprint sollte Aufschluss über die nachfolgenden Sprints geben. Was haben die Teams gut gemacht (und lässt sich wiederholen)? Was muss noch verbessert werden? Was haben Sie aus vergangenen Sprints gelernt? Wie können Sie diese Erkenntnisse für die Zukunft nutzen? Regelmäßige Rückblicke können Ihnen helfen, Antworten zu finden und diese in die nächste Planungssitzung einfließen zu lassen.
Probieren Sie diese Retrospektive-Tools aus!
PROFI-TIPP Möchten Sie weitere Ratschläge? Sehen Sie sich diese Sammlung von Tipps zum agilen Projektmanagement von über 20 Experten an.
Tools für die Sprintplanung
Die Sprintplanung ist eine sehr strategische Arbeit – und die richtigen Tools sind dabei von entscheidender Bedeutung. (Wir wissen, dass wir voreingenommen sind, aber angesichts der Tatsache, dass satte 96 % unserer Kunden angeben, dass sie nach der Einführung unserer Tools effizienter arbeiten, glauben wir, dass die Jury sich einig ist).
Hier sind drei agile ClickUp -Vorlagen, die für Ihr Meeting zur Sprint-Planung nützlich sein könnten:
1. ClickUp-Vorlage für agiles Projektmanagement
Mit der ClickUp-Vorlage für agiles Projektmanagement können Sie den Fortschritt auf einen Blick sehen, Sprints verfolgen und Status benutzerdefiniert an die individuellen Bedürfnisse Ihres Teams anpassen.
2. ClickUp Agile Scrum Management-Vorlage
Von Backlogs über Sprints bis hin zu Retrospektiven – diese ClickUp Agile Scrum Management-Vorlage vereint alle Elemente der Sprintplanung, die Sie benötigen, an einer übersichtlichen und leicht zu bearbeitenden Ansicht.
3. ClickUp-Vorlage für Sprint-Retrospektive-Brainstorming
Führen Sie nach einem Sprint und vor dem nächsten eine Retrospektive durch? Die ClickUp-Vorlage für Sprint-Retrospektiven enthält alles, was Sie dafür benötigen.
Bonus: Vorlagen für Sprint-Retrospektiven
Sind Sie bereit, loszulegen?
Die kostenlosen Sprint- und Agile-Tools von ClickUp wurden entwickelt, um Produktverantwortlichen und Scrum-Leitern dabei zu helfen, Sprint-Planungsmeetings im Voraus zu planen, durchzuführen und den Überblick über die sich ständig ändernde Landschaft jedes Projekts zu behalten. Mit Hilfe von ClickUp kann Ihr Team genau das tun.
Probieren Sie es kostenlos aus und erfahren Sie, warum so viele Entwicklerteams zu ClickUp wechseln, um ihre Sprintplanung und Retrospektiven zu verwalten.