Mit agile Transformationen auf dem Vormarsch die Sprint-Planung erfreut sich immer größerer Beliebtheit - oft mit überzeugenden Ergebnissen. Unternehmen gewinnen an Flexibilität, lösen große Probleme und haben eingebaute Pausen zwischen den Entwicklungen, in denen sie den Fortschritt bewerten und bei Bedarf neu justieren können.
Wenn Sie neu in der Sprint-Planung sind, finden Sie hier alles, was Sie wissen müssen. Und wenn Sie nicht neu sind und nur ein paar Informationen brauchen projektmanagement-Software damit Sie loslegen können? Wir haben alles für Sie - kostenlos - mit ClickUp's Sprint und agilen Features.
Was ist Sprint-Planung?
Sprint-Planung ist der Prozess der Identifizierung dessen, was Sie in einem Sprint erreichen wollen (Ihre Ziele) und wie Sie es in Ihrem nächsten Sprint erreichen werden (der Plan) - basierend auf den Zielen des Geschäfts, ihr Produkt-Backlog sowie die Kapazität und Geschwindigkeit des Teams. Ihr Meeting zur Sprint-Planung sollte vor jedem Sprint Erwartungen festlegen, den Teams die Richtung vorgeben und sicherstellen, dass alle auf der gleichen Seite sind.
MOMENT MAL... WAS IST EIN SPRINT? Wenn Sie ganz neu bei Agile sind, hier eine kurze Einführung: Ein Sprint ist ein kurzer Zeitrahmen (meist zwei Wochen, es gibt aber auch ein- und vierwöchige Sprints), in dem Ihr Team plant, etwas zu erledigen.
Die Idee hinter den Sprints ist, dass Sie nicht das ganze Jahr für Ihr Team planen und keinen Raum für Kreativität, Innovation, Marktveränderungen oder Notfälle lassen, sondern die Lieferung von Elementen mit Priorität in einer kurzen Zeitleiste planen. Das lässt Raum für Wachstum und wechselnde Prioritäten. Das bedeutet auch, dass die Teams ständig vorrangige Features oder Produkte liefern, und wenn sich die Prioritäten verschieben, kann sich auch die Arbeit Ihrer Teams ändern.
Die Vorteile der Sprint-Planung
Warum sprinten heutzutage so viele Unternehmen? Was genau erledigt diese Praxis für Ihre Teams, Ihre Kunden und den Gewinn Ihres Unternehmens? Die Antworten sind ziemlich verlockend:
Agilere Arbeitsprozesse
Der Kerngedanke hinter Sprints ist folgender: Kurze, klar definierte Zeiträume für die Arbeit bedeuten schnellere Lieferung und mehr Flexibilität. So können Teams große Projekte in kleinere, flexiblere Projekte umwandeln überschaubare Meilensteine und geben den Führungskräften vordefinierte Kontrollpunkte an die Hand, an denen sie Projekte neu ausrichten, neu priorisieren oder sogar verwerfen können, wenn sich neue Informationen ergeben, z. B. wenn sich die Ziele des Geschäfts ändern oder der Markt sich stark verändert.
Beziehungen zwischen Aufgaben und Meilenstein-Aufgaben in der Gantt-Ansicht in ClickUp anzeigen
Bessere Zusammenarbeit
Je klarer (und flexibler) Ihr Plan ist, desto einfacher ist es für Teams, effektiv zusammenzuarbeiten und die Dinge zu erledigen. Und die eingebauten Pausen, wenn Sie einen Sprint beenden und den nächsten beginnen, geben den Teams automatische Check-in-Punkte.
PRODUKTIVITÄTSTIPP Psst...25 % der ClickUp-Kunden gaben an, dass sie zu unserer Plattform gewechselt haben, weil sie bessere Tools für die Zusammenarbeit benötigten - und 91 % sagen, dass sich die Zusammenarbeit verbessert hat nachdem sie umgestiegen sind .
Kein Rätselraten mehr
Durch klare Vorgaben zu Zielen, Meilensteinen, Zuständigkeiten des Teams und dem erwarteten Wert nimmt die Sprint-Planung das Rätselraten aus unseren Prozessen. Das bedeutet, dass weniger Zeit damit verbracht wird, mitten im Projekt Fragen zum großen Ganzen zu stellen (was zu weniger Verzögerungen führt) und weniger Space für falsche Vermutungen darüber, was die Führung will (was zu weniger doppelter Arbeit führt).
Zufriedenere Mitarbeiter
Niemand möchte seine Arbeit damit verbringen, im Unklaren darüber zu sein, was er bis wann zu liefern hat oder wie sein Erfolg definiert werden soll. Das ist stressig und nimmt kreative Energie von der Lösung der eigentlichen Arbeitsprobleme weg.
Mit einer klaren, überschaubaren Liste von projektleistungen und einer begrenzten, vernünftigen Zeitleiste (Wochen statt Monate) müssen Teams nicht mehr raten, welche Prioritäten sie haben, welche Ergebnisse sie erwarten oder woran sie arbeiten sollen. Dies verringert den Stress und den mentalen Aufwand (die Menge an Infos, die die Mitarbeiter im Kopf behalten müssen, um ihre Arbeit zu erledigen), was ebenfalls zur Produktivität beiträgt.
Strategien, von denen Sie lernen können
Je besser wir unsere Pläne dokumentieren, desto besser können wir aus ihnen lernen. Was hat gut funktioniert? Was hat überhaupt nicht geklappt? Auf welche Hindernisse sind wir gestoßen, die wir in Zukunft vermeiden könnten?
Mit ClickUp Beziehungen ist es einfach, Aufgaben und Dokumente aus dem Workspace zu verknüpfen
Kurze Sprints bedeuten, dass wir uns diese Fragen häufiger stellen (und auch häufiger aus ihnen lernen). Gut definierte Pläne und gut dokumentierte Sprints bedeuten klarere Antworten, wenn wir uns diese Fragen zu erledigen haben. Und strategische Iteration bedeutet ständige Verbesserung (und weniger Feststecken in alten Gewohnheiten).
Wann sollte die Sprint-Planung erfolgen?
Die Sprint-Planung sollte vor Ihrem Sprint und nach der Backlog-Verfeinerung erfolgen, sprint-Review und sprint-Retrospektive aus dem vorangegangenen Sprint (hier erfahren Sie, welche Praktiken die Teams aus dem vorangegangenen Sprint wiederholen oder verwerfen sollten).
Wie lange dauert eine Sitzung zur Planung eines Sprints?
In der Regel dauern die Meetings zur Sprint-Planung etwa eine Stunde für jede Woche des Sprints. (Wenn Sie z.B. zweiwöchige Sprints erledigen, dauert Ihre meeting sollte etwa zwei Stunden dauern. Wenn Sie dreiwöchige Sprints erledigen, planen Sie einen dreistündigen Block ein)
Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Planung eines Sprints kürzer und angenehmer zu gestalten. Die Unternehmen müssen ihr Backlog verfeinern und die Führungskräfte bitten, mit einem klar definierten Plan in das Meeting zu kommen.
Auf diese Weise können die Führungskräfte Prioritäten setzen und die Meetings auf 30 Minuten reduzieren, so dass sie sich ausschließlich auf Folgendes konzentrieren können feature Flagging alles, was im aktuellen Sprint nicht fertiggestellt wird/wurde. Danach kann das Team die vorgeschlagenen Prioritäten aus dem (sauberen, verfeinerten) Backlog überprüfen und einen Konsens im Team erzielen.
Wie bei jedem Meeting gilt: je kürzer, desto besser. Untersuchungen zeigen, dass die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne nur 10 bis 18 Minuten beträgt ( deshalb dauern TED-Talks auch nur 18 Minuten oder weniger ). Wir bezweifeln zwar, dass Sie Ihre Planungssitzungen ganz so kurz halten können, aber Sie sollten nach Möglichkeiten suchen, das Fett zu reduzieren.
TIPPS FÜR KÜRZERE MEETINGS Die Einstellung eines Timers, das Anfertigen von Notizen von Hand (nicht auf Laptops), die Kontrolle von Mobiltelefonen an der Tür und das Einplanen von Pausen in Meetings (ja, wirklich!) sind nur einige der Maßnahmen, die erfolgreiche Teams ergreifen, um zu verhindern, dass Meetings zu lange dauern, so die Studie FastCompany .
Wenn Sie etwas Ungewöhnliches zu erledigen haben, wie z. B. das Verbot von Mobiltelefonen oder das Entfernen von Stühlen, stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan für die Zugänglichkeit für Ihre behinderten Mitarbeiter haben. Manche Menschen müssen sitzen, andere brauchen ihr Handy vielleicht für medizinische Benachrichtigungen.
Wer ist an der Planung von Sprints beteiligt?
Zwar sollte das gesamte Entwicklungsteam an dem Meeting teilnehmen, aber die Hauptverantwortlichen für die Planung sind der Scrum Master, der Eigentümer des Produkts und der technische Leiter.
Der Scrum Master leitet die Scrum Team und stellt sicher, dass sie für den neuen Sprint alles haben, was sie brauchen (Einstellung für den Erfolg). Der Eigentümer des Produkts ist der Hüter Ihrer Produktvision und Ihres Product Backlogs.
Er sollte in engem Kontakt mit dem Client stehen und ist für die Entwicklung und Aktualisierung des Product Backlogs verantwortlich. Der technische Leiter sollte in das Scoping oder die Abstimmung vor dem Meeting einbezogen werden.
Außerdem - und das ist wichtig - ist Sprinting nicht nur etwas für Ihre Entwicklungsteams. McKinsey schlägt vor agile Transformationen in Sprints zu implementieren . Und die Harvard Business Review sagt sprints sind dazu da, große Probleme zu lösen . Die Nützlichkeit des Denkens und Planens in kurzen Sprints - und zwar für mehr als nur eine Art von Team - wurde von Branchenführern und führenden Wirtschaftsforschungsinstituten immer wieder bestätigt.
Was gehört zur Sprint-Planung? ClickUp Ziele: Sobald Ihr Eigentümer Ihre Ziele eingestellt hat, ist das Meeting zur Sprint-Planung der richtige Zeitpunkt, um sicherzustellen, dass das Team auf dem Laufenden ist. Je besser sie verstehen, was sie anstreben, desto erfolgreicher wird jeder Sprint sein.
Erstellen Sie persönliche Ziele in ClickUp und setzen Sie Einzelziele, um Ihren Fortschritt zu verfolgen
Auswahl des Backlogs: Vorzugsweise vor dem Meeting zur Sprint-Planung wird Ihr Eigentümer die Prioritäten für das Backlog festgelegt haben, und während des Meetings wird er diese Prioritäten an die Teams weitergeben .
**HABEN SIE SCHWIERIGKEITEN, IHR BACKLOG ZU ORGANISIEREN? Versuchen Sie ClickUp's Listen ! Sie können nicht nur Ihre Backlog-Elemente an einem Ort sammeln und die Reihenfolge der ihnen zugeordneten Aufgaben festlegen, sondern auch jedes Element der Liste in bestimmte Ordner des Projekts einordnen, jedem Element der Liste relevante Infos hinzufügen (Eigentümer, Anhänge usw.), Aufgaben nach Status sortieren und Aufgaben einfach per Drag & Drop verschieben, um den Status zu ändern. Durch einfache Aktualisierungen in Echtzeit sind diese Listen ein großer Gewinn für Ihr Planungs Meeting.
Geschwindigkeit: Wie schnell sind Ihre Teams? Je besser Sie diese Frage (für jedes einzelne Team) beantworten können, desto besser können Sie planen. Nutzen Sie vergangene Sprints, um die Team-Geschwindigkeit für künftige Sprints zu berechnen und während des Planungsmeetings zu überprüfen. Glauben die Teams, dass dieses Projekt eine längere oder kürzere Zeitleiste erfordert? Nutzen Sie das Meeting, um ihre Meinung einzuholen und eine Unter- oder Überplanung zu vermeiden. Kapazität : Apropos Unter- oder Überplanung, ist die Kapazität die andere Metrik, für die Sie planen sollten. Um dies zu bestimmen, müssen Sie wissen, was das Team (oder jedes Mitglied) bereits auf dem Teller hat, was verschoben werden kann und was nicht, und wie sich Ihre Priorität mit den bestehenden Prioritäten überschneidet. (Psst.. ClickUp's Workload-Ansicht kann dabei helfen)
Verwenden Sie die Workload-Ansicht von ClickUp, um zu sehen, wer vorne oder hinten liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Bei der Ermittlung der Kapazität verwenden viele Teams ein System wie sprint-Punkte können Sie mehrere Punkte zuweisen, die Teams in einem bestimmten Zeitraum bewältigen können, und dann jeder Aufgabe einen Wert zuweisen, um zu sehen, wie sie sich in die Gesamtkapazität einfügt.
Es ist erwähnenswert, dass Kapazitätsplanung **Es geht nicht nur darum, Fälligkeitsdaten festzulegen, sondern auch darum, die Teams auf den Umfang und den Aufwand einzustellen, der erforderlich ist, um etwas zu erledigen. Das Punktesystem hilft, große Diskrepanzen im Verständnis zu erkennen.
Wenn ein Ingenieur sagt, der Aufwand betrage zwei Punkte, ein anderer aber sieben, wissen Sie, dass jemand etwas übersehen hat. Dies kann Ihnen helfen, Abhängigkeiten aufzudecken und Annahmen zu klären, bevor der Sprint beginnt.
Abhängigkeiten: Teamübergreifende Abhängigkeiten sollten Teil Ihrer Planung vor dem Sprint sein und während des Meetings zur Sprache kommen, um sicherzustellen, dass Sie sie alle erfasst haben (das Letzte, was Sie wollen, ist, in letzter Minute eine große Abhängigkeit zu entdecken, die den Plan aus den Angeln hebt).
Wie man eine Abhängigkeit zu einer Beziehung in ClickUp hinzufügt
Aufgaben: Wie werden wir das Ziel erreichen, das wir uns gesetzt haben? Welche Aufgaben, Meilensteine und welche Reihenfolge müssen wir abschließen? Wer ist mit welcher Aufgabe betraut und wie wird sie erledigt? Ihr Projektleiter sollte bereits über ein zeitleiste für das Projektmanagement mit Antworten auf diese Fragen. Nutzen Sie die Zeit des Meetings, um bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, wenn Ihr Team neue Informationen, Zeitschätzungen usw. einbringt. Metriken : Abschließend sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Meeting eine wichtige Frage beantwortet: Wie werden Sie wissen, ob Sie erfolgreich sind? An welchen Metriken werden Sie die Effektivität des Sprints messen? Was genau sollten Teams und Einzelpersonen anstreben?
Die ClickUp Workload-Ansicht gibt Einblicke in die Metriken Ihres Projekts, um einen Schritt voraus zu sein
Sprint-Planung Best Practices
Sie wissen also, was ein Meeting zur Sprint-Planung ist, wann es stattfinden soll, wer dafür zuständig ist und was es beinhaltet. Jetzt können Sie es mit einigen Tipps von Experten noch besser machen:
1. Machen Sie es kurz und bündig
Niemand mag lange Meetings. Auch nicht bei wichtigen Besprechungen. Das bedeutet, dass Projektmanager und Führungskräfte im Vorfeld die Arbeit erledigen müssen, um das eigentliche Meeting so kurz und einfach wie möglich zu halten, wenn Sie wollen, dass Ihr Meeting so effektiv wie möglich ist und auf weniger Widerstand stößt.
2. Gehen Sie mit einer klaren Tagesordnung in die Besprechung
Apropos kurz und klar: Je klarer Ihre Tagesordnung ist, desto schneller (und besser) wird Ihr Meeting verlaufen. Sie sollten wissen, worüber Sie sprechen müssen, in welcher Reihenfolge und mit welcher Priorität. Und fangen Sie mit den Dingen an, die die größte Aufmerksamkeit erfordern.
3. Beginnen Sie mit dem Warum
Als Simon Sinek (berühmt geworden durch TED Talk) sagt : "Menschen kaufen nicht, was Sie erledigen, sondern warum Sie es erledigen." Er spricht in erster Linie von Kunden, aber das Gleiche gilt für interne Teams. Wenn Sie wollen, dass sie sich in ein Projekt einkaufen und alles dafür geben, müssen sie wissen, warum es wichtig ist. Auf welche Ziele arbeiten sie hin und wie wirken sich diese Ziele positiv auf das Leben der Kunden oder Mitarbeiter aus?
4. Nehmen Sie Ihrem Team die Last ab
Projektmanager und Teamleiter sollten es dem Team so leicht wie möglich machen, dem Plan zuzustimmen. Benutzen Sie Ihr Meeting nicht als brainstorming-Sitzung oder die Teams damit überfordern, den Fahrplan selbst zu erstellen. Bringen Sie klare Vorschläge ein und lassen Sie das Team stattdessen nützliches Feedback geben. Auf diese Weise wird die Zeit am effizientesten genutzt und die Teams werden nicht ihrer Konzentration oder kreativen Energie beraubt.
5. Definieren Sie Erfolg
Wie sieht eine erfolgreiche Planungssitzung aus? Was sollen die Teams wissen, wenn sie die Sitzung verlassen? Welche klärenden Fragen müssen Sie zu erledigen haben? Wird das Team am Ende dieses Sprints entlassen und wie wirkt sich das auf Ihre Planung aus? Sie sollten in das Meeting gehen und nicht nur wissen, wie ein erfolgreicher Sprint aussehen wird, sondern auch, wie ein erfolgreiches Planungsmeeting am Ende aussehen sollte.
6. Setzen Sie realistische Ziele
Angesichts der alarmierenden Burnout- und Fluktuationsraten ist es wichtiger denn je, realistisch einzuschätzen, was Teams und Einzelpersonen erreichen können. Nutzen Sie die bisherige Geschwindigkeit, um Ihren Plan zu erstellen, aber hören Sie auch zu, wenn Teams Ihnen sagen, dass sie mehr Zeit brauchen oder Schwierigkeiten haben, Ihre Ziele zu erreichen.
Für viele Teams ist die Einstellung eines realistischen, erreichbaren Ziels und eines stretch-Ziel mit zusätzlichen Anreizen kann dazu beitragen, dass Teams nicht an beiden Enden die Kerze ausbrennen, sondern nach großen Dingen streben.
7. Retrospektiven durchführen
Jeder Sprint sollte die nachfolgenden Sprints beeinflussen. Was haben die Teams gut erledigt (und lässt sich wiederholen)? Woran muss noch gearbeitet werden? Was haben Sie aus vergangenen Sprints gelernt? Wie können Sie diese Erkenntnisse für die Zukunft nutzen? Regelmäßige Retrospektiven können Ihnen helfen, die Antworten zu finden und sie in die nächste Planungssitzung einfließen zu lassen.
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Tools für die Sprint-PlanungDie Planung von Sprints ist eine Menge strategischer Arbeit - und die richtigen tools sind das A und O. (Wir wissen, dass wir voreingenommen sind, aber mit satten 96 % unserer Kunden, die sagen, dass sie nach der Einführung unserer Tools effizienter arbeiten, sind wir der Meinung, dass die Jury voll und ganz zustimmt).
Hier sind drei ClickUp agile Vorlagen die sich als nützlich erweisen könnten für Ihre sprint planung meeting:
1. ClickUp Vorlage für agiles Projektmanagement
Verwenden Sie diese agile Vorlage zur Nachverfolgung der Test- und Implementierungsphasen Ihrer wichtigsten Projekte
Die ClickUp Vorlage für agiles Projektmanagement ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt auf einen Blick zu sehen, Sprints nachzuverfolgen und den Status zu benutzerdefinieren, um den individuellen Anforderungen Ihrer Teams gerecht zu werden.
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2. ClickUp Agile Scrum Management Vorlage
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Von Backlogs über Sprints bis hin zu Retrospektiven, diese ClickUp Agile Scrum Management Vorlage stellt alle Elemente der Sprint-Planung, die Sie benötigen, an einem einzigen, leicht zu überschauenden und leicht zu bearbeitenden Ort zusammen.
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3. ClickUp Sprint Retrospektive Brainstorming Vorlage
Verwenden Sie diese Whiteboard-Vorlage, um Ihre nächste Retrospektive klarer zu planen
Sie führen eine Retrospektive nach einem Sprint und vor dem nächsten Sprint durch? Die ClickUp Sprint Retrospektive Brainstorming Vorlage hat alles, was Sie brauchen.
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agil tools wurden entwickelt, um Eigentümern und Scrum-Leitern bei der Vorplanung, der Durchführung von Sprint Planning Meetings und der Nachverfolgung der sich ständig verändernden Landschaft eines jeden Projekts zu helfen. Und mit Hilfe von ClickUp kann Ihr Team genau das zu erledigen. Kostenlos ausprobieren um zu sehen, warum so viele Entwicklerteams zu ClickUp wechseln, um Sprint-Planung und Retrospektiven zu verwalten.