Wenn Sie gebeten werden, neue Projekte zu übernehmen, wollen Sie immer Ja sagen. Der schwierige Teil ist zu wissen, wie realistisch dieses "Ja" für die aktuelle Aufgabenbelastung Ihres Teams ist.
Hier kommt die detaillierte Kapazitätsplanung ins Spiel, die für Teams in allen Branchen ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements ist.
Die Erkenntnisse, die sich aus einer angemessenen Kapazitätsplanung ergeben, helfen Unternehmen bei der Entscheidung, ob sie neue Mitarbeiter einstellen oder neue Projekte übernehmen können, während sie gleichzeitig die Arbeitsbelastung ihres aktuellen Teams genau im Auge behalten. Kein Druck. 😅
Die gute Nachricht: Es gibt viele tools zur Kapazitätsplanung zur Verfügung, um Sie auf diesem Weg zu unterstützen, ganz zu schweigen von Online-Kursen, blogs und - unser persönlicher Favorit - Schablonen!
Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Ihr gesamtes Team von einer soliden vorlage für die Kontoplanung die wichtigsten Funktionen, auf die Sie achten sollten, und Zugang zu 10 der besten kostenlosen Kapazitätsvorlagen auf dem Markt.
Was ist eine Vorlage für die Kapazitätsplanung?
Der Begriff "Kapazität" bezieht sich auf die maximale Arbeitsmenge, die ein Team oder eine Einzelperson zu einem bestimmten Zeitpunkt bewältigen kann, er kann aber auch in Bezug auf die Menge an Ressourcen verwendet werden, die einem Unternehmen oder Team für ein bestimmtes Projekt zur Verfügung stehen. Kapazitätsplanung ist ein Prozess, bei dem die Ressourcen, die Zeit und die Teammitglieder gemessen werden, die für die Durchführung verschiedener Projekte benötigt werden, um Bereiche für neue Geschäftsmöglichkeiten zu ermitteln, d. h. die Kapazität, mehr Projekte, Neueinstellungen oder Aufgaben an einem Tag zu übernehmen.
Verwenden Sie die ClickUp-Arbeitslastansicht, um zu sehen, wer vor oder hinter Ihnen liegt, und ziehen Sie Aufgaben einfach per Drag-and-Drop, um Ressourcen neu zuzuordnen
Obwohl Projektmanager in der Regel den größten Teil der Kapazitätsplanung übernehmen, sollten alle Beteiligten Zugang zu den Informationen haben, einschließlich der Stakeholder, anderer Teammitglieder, betroffener Abteilungen und Kunden.
Da so viel von der Genauigkeit der Kapazitätsplanung abhängt, ist es am besten, mit einer Vorlage zu beginnen.
Leistungsstarke Vorlagen für die Kapazitätsplanung gibt es in vielen Formen und sie können mit verschiedenen Methoden erstellt werden software für Ressourcenmanagement oder sogar PowerPoint und Excel .
Kapazitätsplanungsvorlagen helfen Ihnen, Ihre Ressourcen einfach und realistisch zu verwalten, um festzustellen, welche Ressourcen unter-, über- oder ausgelastet sind. Zu diesen Ressourcen können Material, Zeit und Budget gehören - aber vor allem Ihre Mitarbeiter!
Außerdem machen Vorlagen die Kapazitätsplanungsberichte übersichtlicher, leichter zu lesen und besser organisiert, als wenn Sie ganz von vorne anfangen. Doch bevor Sie sich für kostenlose Testversionen anmelden, um Ihre nächste Vorlage zu finden, sollten Sie sich diese wichtigen Fragen stellen:
- Ist diese Vorlage vorgefertigt und anpassbar?
- Passt sie zu meinen aktuellen Projekten und Prozessen?
- Können mein Team und ich sie so schnell wie möglich nutzen?
- Ist sie kostenlos?
Das ist nicht zu viel verlangt! Es gibt sogar noch mehr Eigenschaften, auf die Sie bei Ihrer nächsten Kapazitätsplanungsvorlage achten sollten - und wir können Ihnen dabei helfen, sie alle kostenlos zu nutzen. 😎
Must-Have-Funktionen in einer Kapazitätsplanungsvorlage
Das wichtigste Ergebnis der Kapazitätsplanung sind verwertbare Erkenntnisse. Eine präzise Ressourcenzuweisung ist das Geheimnis, wenn es darum geht, strategische Entscheidungen über die Arbeit zu treffen, die Sie übernehmen, und sicherzustellen, dass Sie innerhalb der spezifischen Vorgaben liefern können projektanforderungen .
Erstellen Sie benutzerdefinierte Dashboards in ClickUp, um einen umfassenden Überblick über Ihre Arbeit zu erhalten
Sie müssen in der Lage sein, Ihrer Vorlage detaillierte Projektinformationen hinzuzufügen, um einen umfassenderen Überblick über die Kapazitäten und Ressourcen des Teams zu erhalten. Dazu gehören der Projektname, alle beteiligten Personen, alle zugehörigen Aufgaben, die projektzeitplan wichtige Termine, Fristen, etappenziele , Kosten, Nachfrage und mehr!
Das mag sich nach einer großen Aufgabe anhören, aber eine erfolgreiche Kapazitätsplanung hat erhebliche positive Auswirkungen auf Ihr Endergebnis, weshalb Sie bei diesem Prozess gründlich und durchdacht vorgehen sollten. Im Folgenden finden Sie weitere wichtige Elemente, auf die Sie bei einer Vorlage für die dynamische Kapazitätsplanung achten sollten:
- Mehrere Projektansichten um den Überblick über alle Aufgaben und Ressourcen eines Projekts zu behalten
- Dashboards und Berichte für einen Überblick über Ihr Projekt und die aktuelle Arbeitsbelastung
- Verwaltung von Aufgaben zur Verfolgung des Fortschritts und der Zuweisung von Ressourcen
- Mehrere Beauftragte und Beobachter, um die Arbeit gleichmäßig auf das Team zu verteilen
- Kommentare chat- und Kooperationsfunktionen, um alle Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten
- Limits und Kapazitätsschwellen, um sicherzustellen, dass niemand mit Aufgaben überlastet wird
- Funktionen zur Prioritätensetzung zur Organisation von Aufgaben und Projekten auf der Grundlage des unmittelbaren Bedarfs und der verfügbaren Ressourcen
10 Vorlagen für die Kapazitätsplanung für ClickUp, Excel und mehr
Bevor man die Projekte anhäuft und eine Menge neuer Aufgaben zuweist, ist es für Projektmanager wichtig, genau zu wissen, was und wie viel jedes Teammitglied bereits zu tun hat. Eine genaue und regelmäßige Bewertung der Bandbreite Ihres Teams stellt sicher, dass jedes Projekt pünktlich, im Rahmen des Budgets und mit so wenig zusätzlichem Stress wie möglich abgeschlossen wird. 💜
Dies sind 10 unserer bevorzugten Vorlagen für die Kapazitätsplanung für genau diesen Zweck! Jede dieser Vorlagen ist nicht nur anpassbar, gründlich und intuitiv - sie sind auch völlig kostenlos. 🤩
1. Vorlage für Mitarbeiter-Kapazitätsplanung von ClickUp
Master Workload Ansicht mit dem Employee Workload Template von ClickUp
Von den über 15 anpassbaren Möglichkeiten, Ihre Projekte in ClickUp zu verwalten, Workload-Ansicht ist die einzige vollständig transparente und objektive Aufschlüsselung der wöchentlichen Aufgaben Ihres Teams auf der Grundlage der zugewiesenen Personen, der geschätzten Zeit pro Aufgabe, der Anzahl der Aufgaben und mehr. Die Beherrschung der Workload-Ansicht mag an und für sich wie eine hochtrabende Aufgabe klingen, aber die Vorlage zur Planung der Mitarbeiterkapazität von ClickUp macht dies - und vieles mehr - wesentlich einfacher.
Diese fortschrittliche Vorlage hilft Ihnen bei der Verwaltung von Einzel- und Teamkapazitäten, indem Sie einige der leistungsstärksten Funktionen von ClickUp nutzen, um zu sehen, wie viel Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt zugewiesen wird. Diese Vorlage hilft Ihnen auch bei der Implementierung produktiver workload-Management praktiken wie die Festlegung von Zeitschätzungen, die Messung des Aufgabenvolumens und mehr. In dieser Vorlage Liste finden Sie fünf Projektansichten, sieben benutzerdefinierte Felder, zwei benutzerdefinierte Aufgabenstatus und einen Leitfaden für die ersten Schritte in ClickUp-Dokumente um Ihnen zu helfen, Ihre Kapazitäten so effizient wie möglich zu planen. Diese Vorlage herunterladen
2. Ressourcenplanung Vorlage von ClickUp
Verteilen Sie Ressourcen ganz einfach mit der Ressourcenplanungsvorlage von ClickUp
Organisation ist der Schlüssel, wenn es darum geht, strategische Entscheidungen für Ihr Team oder Ihre Abteilung zu treffen. Mit fünf benutzerdefinierten Status, acht benutzerdefinierten Feldern und mehreren Ansichten bietet die Vorlage für Ressourcenplanung von ClickUp ist die umfassendste und vielseitigste Vorlage für planung und Zuweisung von Ressourcen .
Verwenden Sie diese anfängerfreundliche Vorlage, um Ressourcen einfach zu verteilen - ganz gleich, um welche es sich handelt! Die Vorlage für die Ressourcenplanung ist das ideale Werkzeug, um schnell organisierte Systeme für alle Arten von Ressourcen zu erstellen.
Diese Vorlage kann an jeden Anwendungsfall angepasst werden und ist vorgefertigt, um sich natürlich mit marketing- und Wachstumsteams die einen klaren und produktiven Zeitplan für Aufgaben wie Branding, Social Media Promotion, Webdesign und mehr erstellen möchten. Außerdem verwendet diese Vorlage einige der Lieblingsaufgaben Ihres Projektmanagers ClickUp-Funktionen um alles zusammenzufassen, einschließlich der Gantt-Ansicht und der Timeline-Ansicht. Diese Vorlage herunterladen
3. Vorlage für wöchentliche Ressourcenkapazitätsplanung von ClickUp
Visualisieren Sie die Kapazitäten des Teams mit der Weekly Resource Planning Template von ClickUp
Wenn Sie die Arbeitslast-Ansicht in der Vorlage für die Kapazitätsplanung der Mitarbeiter geliebt haben, werden Sie sie hier noch mehr lieben. Manager können ihre Auslastungsansicht mit dem Weekly Resource Planning Template von ClickUp anpassen, um die Einzel- und Gesamtkapazitäten des Teams zu visualisieren und festzustellen, wo oder ob sie an anderer Stelle produktiver eingesetzt werden könnten.
Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Arbeitsbelastung der einzelnen Projektkoordinatoren anhand der Anzahl der Aufgaben, die sie an diesem Tag, in dieser Woche oder in diesem Monat zu erledigen haben. Sie sehen nicht nur die Anzahl der Aufgaben, für die jedes Mitglied an diesem Tag verantwortlich ist, sondern auch den Namen, die Dauer und den Status jeder Aufgabe, so dass Sie sofort sehen können, wie weit sie fortgeschritten ist. Diese Vorlage herunterladen
4. Kanban Kapazitätsplanung Vorlage von ClickUp
Ressourcen, Aufgaben und Zeit neu zuordnen mit der Kanban-Kapazitätsplanungsvorlage von ClickUp
Es gibt mehr als einen Weg, Teamkapazitäten zu verwalten und zu planen, und die Kanban-Kapazitätsplanungsvorlage von ClickUp versteht das. Verwenden Sie ClickUp's Board-Ansicht innerhalb dieser detaillierten Vorlage, um einen tieferen Einblick in die Arbeitsbelastung, den Aufgabenstatus und den Fortschritt Ihres Teams zu erhalten - und zwar bis auf die Minute genau.
Eine weitere Möglichkeit, den Wert dieser vielseitigen Vorlage zu steigern, ist die vorgefertigte Kanban-Tafel ansicht können Sie Ihre Projektauslastung nach Aufgabeneigentümern sortieren und sofort sehen, wie gleichmäßig die Arbeit im Team verteilt ist. Und wenn ein Mitglied Ihres Teams überlastet ist, hinter dem Zeitplan zurückliegt oder Zeit übrig hat, können Sie ganz einfach Anpassungen vornehmen, indem Sie Aufgaben von einem Besitzer zum anderen ziehen, teilaufgaben erstellen oder das Hinzufügen von Beauftragten - alles direkt von Ihrem Board aus. Diese Vorlage herunterladen
5. Kapazitätsplanungsliste Vorlage von ClickUp
Überwachen Sie alle aktuellen Ressourcen mit dem Capacity Planning List Template von ClickUp
Projektmanager lieben die Gantt-, Workload-, Timeline- und Board-Ansicht, weil sie sehr visuell sind, Listenansicht in ClickUp ist eine weitere flexible Lösung für bestandsaufnahme der Aufgaben und der Arbeitsbelastung Ihres Teams.
Dies ist jedoch keine typische Aufgabenliste. 👀
Die Vorlage für die Kapazitätsplanungsliste von ClickUp ist die Gesamtansicht der aktuellen Ressourcen, von der Sie schon immer geträumt haben. Diese Vorlage nimmt Ihnen die Arbeit ab, wenn es darum geht, Ihre Liste so einzurichten, dass die Arbeitsabläufe reibungslos ablaufen, mit Funktionen wie fünf vorgefertigten benutzerdefinierten Status und acht benutzerdefinierten Feldern.
Was diese Vorlage für Manager und Teammitglieder so wertvoll macht, ist die intuitive und übersichtliche Listenansicht. Ob Sie nun mit projektbeteiligten wenn Sie eine Liste mit Aufgaben erstellen, abteilungsübergreifend arbeiten oder neue Informationen austauschen, kann jeder diese Ansicht betrachten und sofort verstehen, was er sieht. Und genauso einfach, wie Sie Aufgaben über eine Kanban-Tafel ziehen, können Sie Ressourcen neu zuweisen und Aufgaben bearbeiten, indem Sie sie in Ihrer Liste nach oben oder unten verschieben.
Die Spalten, die Sie in Ihrer Liste sehen, sind vollständig anpassbar, um mehr Informationen anzuzeigen, die Ihnen wirklich wichtig sind. Wählen Sie, welche benutzerdefinierten Felder, Kommentare, Zuweiser, Markierungen oder Fälligkeitstermine erscheinen auf Ihrer Liste, so dass Sie auf einen Blick sehen können, welche Ressourcen wohin gehen und welchen Status ihre Verwendung hat. Diese Vorlage herunterladen
6. Account Kapazitätsplanung Vorlage von ClickUp
Überwachen Sie die Ressourcen, die für die Entwicklung neuer Geschäfte benötigt werden, mit dem Account Capacity Planning Template von ClickUp
Wie man so schön sagt: "Sales make the world go 'round". 💸
Die Account-Kapazitätsplanungs-Vorlage von ClickUp ist eine Notwendigkeit für Kundenbetreuer und Projektmanager gleichermaßen. Mit fünf benutzerdefinierten Status für geblockt, erledigt, in Bearbeitung, in Prüfung und zu erledigen Aufgaben hat jeder volle Transparenz über die Verteilung der Ressourcen auf die einzelnen Kunden. Diese Vorlage enthält außerdem fünf Projektansichten, um die aktuellen Kapazitäten der Kunden zu priorisieren und Bereiche für neue Möglichkeiten zu identifizieren.
Ähnlich wie die ClickUp-Vorlage für die Ressourcenkapazitätsplanung auf vielfältige Weise an die Arbeitsweise angepasst werden kann, ist die Vorlage für die Kontokapazitätsplanung sehr anschaulich und so konzipiert, dass sie Sie bei der Verwaltung der Kontoressourcen aus allen Blickwinkeln unterstützt. Organisieren Sie Ihre Accounts mit Hilfe der vorgefertigten Board-, Gantt-, Timeline- oder Listenansicht und nutzen Sie dann die acht benutzerdefinierten Felder, um einen Überblick über die Teammitglieder, Kontakte, den Zustand und den Umsatz der einzelnen Accounts zu erhalten. Diese Vorlage herunterladen
7. Einfache Kapazitätsplanungsvorlage für Excel
Einfache Kapazitätsplanungsvorlage für Excel
Während ClickUp-Vorlagen für eine breite Palette von Anwendungsfällen in verschiedenen Branchen angepasst werden können, ist diese Vorlage für die einfache Kapazitätsplanung für Excel wurde speziell für Projektmanager von Anlagen und Einrichtungen zur Ermittlung von Produktionskapazitäten entwickelt.
Auch kompatibel mit Google Sheets diese Simple Sheets-Vorlage enthält zwei Blätter, vorgefertigte Formeln, visuelle Diagramme und Dashboards zur Organisation und Analyse von Daten zu folgenden Themen lieferkette und betriebliche Anforderungen . Auch wenn Excel ist Ihr bewährtes Werkzeug für die Kapazitätsplanung mit dieser Vorlage erhalten Sie auch ein Einführungsblatt, das Sie über Begriffe, allgemeine Informationen und häufig gestellte Fragen informiert.
Die Plug-and-Play-Natur dieser Vorlage eignet sich hervorragend, um automatisch berechnete Metriken zu erreichen und sie mit Excel als Diagramme oder Grafiken darzustellen.
Der Nachteil?
Während die ersten paar Smart Sheet-Vorlagen kostenlos zur Verfügung stehen, kostet das Herunterladen weiterer Vorlagen 50 US-Dollar. ✨ Diese Vorlage herunterladen
8. Ressourcenkapazitätsplanung Vorlage für Excel
Vorlage für die Ressourcenkapazitätsplanung für Excel
Wenn Ihr Unternehmen bereits in Excel investiert hat oder wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie sich die Kapazitätsplanung auf Ihr Unternehmen in einem Zeitraum von 12 Monaten auswirken kann, sollten Sie sich diese Vorlage für die Ressourcenkapazitätsplanung in Excel ansehen.
Auch wenn die Einrichtung etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt und man sich regelmäßig darum kümmern muss, sie auf dem neuesten Stand zu halten, können Projektmanager diese Vorlage nutzen, um Ressourcenkapazitäten zu berechnen und Sprints mit Excel zu planen. Bevor Sie beginnen, finden Sie in dieser Vorlage sieben Empfehlungen, wie Sie die Arbeitsmappe effektiver nutzen und das Datenblatt richtig einrichten können. Diese Vorlage herunterladen
9. Kapazitätsplanung Vorlage von Coda
Kapazitätsplanungsvorlage von Coda
In echt Coda formular, die Kapazitätsplanungsvorlage von Coda bringt die Vorteile der Kapazitätsplanung in einen dynamischen Dokumenteneditor, um Daten, Teams und Ressourcen auf einer unendlichen digitalen Seite zu überblicken.
Diese Vorlage unterteilt die Kapazitätsplanung in drei klare Kategorien:
- Projekte
- Verfügbare Ressourcen (Mitarbeiter)
- Zeitplan für Projekte
Im oberen Teil des Dokuments sehen Sie die gesamte verfügbare Kapazität und die aktuelle durchschnittliche Wochenarbeitszeit Ihres Teams. Weiter unten finden Sie eingebettete Tabellen und Diagramme, die weitere Details zu jeder dieser Kategorien enthalten, einschließlich Start und Datum, Rollen, Verfügbarkeit und Aufgabennamen.
Bonus: Vergleich Coda vs. Airtable Der größte Vorteil dieser Vorlage ist ihre Benutzerfreundlichkeit. Dank der übersichtlichen Oberfläche von Coda fühlt sich die Kapazitätsplanung etwas weniger entmutigend an - auch wenn sie nicht so tiefgründig, detailliert und transparent ist wie die anderen Vorlagen in dieser Liste. Diese Vorlage herunterladen
10. Ressourcenteam Kapazitätsplanung Vorlage von Slide Team
Ressourcenteam Kapazitätsplanungsvorlage von Slide Team
Warum lieben wir diese Vorlage zur Kapazitätsplanung des Ressourcenteams für PowerPoint? Weil sie die perfekte Vorlage für die Präsentation von Aktualisierungen und Projektvorschlägen für Interessengruppen ist!
Bearbeiten Sie Ihr Slide Deck direkt in PowerPoint, um zu präsentieren ressourcenverwaltung und die Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage von Team- und Einzelkapazitäten. Wie alle überzeugenden Präsentationen sollte auch diese Vorlage Ihre Daten visuell darstellen, indem sie Diagramme und Tabellen verwendet, um zu zeigen, welche Ressourcen über-, unter- oder ausgelastet sind. Diese Vorlage herunterladen
Machen Sie es möglich mit einer benutzerdefinierten ClickUp-Vorlage
Dies sind nur 10 von Tausenden von Vorlagen für die Kapazitätsplanung, die im Internet kursieren. Es ist zwar erstaunlich, dass uns so viele Optionen zur Verfügung stehen, aber es ist auch ein wenig überwältigend. Vermeiden Sie es, in eine Vorlage zu investieren, die mehr Zeit in Anspruch nimmt als sie wert ist, der es an Flexibilität mangelt oder die einfach zu veraltet ist, um nützlich zu sein.
Entscheiden Sie sich stattdessen für eine Vorlage, die für moderne Teams entwickelt wurde - wählen Sie ClickUp !
Die ClickUp-Vorlagen in dieser Liste sind nur einige von Hunderten, die in der wachsenden Vorlagen-Bibliothek . Aber was hebt die Vorlagen von anderen ab?
ClickUp ist die einzige Produktivitätsplattform mit über 15 einzigartigen Möglichkeiten, Ihre Projekte visuell zu verwalten und die einzige Plattform mit der Workload-Ansicht!
Sehen Sie mit der Workload-Ansicht in ClickUp, wie Ihre geschätzte Zeit pro Aufgabe im Vergleich zum Rest Ihrer Woche aussieht
Bewerten Sie die monatliche, wöchentliche oder tägliche Bandbreite Ihres Teams im Handumdrehen mit Workload-Ansicht in ClickUp und nutzen Sie eine der zahlreichen Vorlagen für die Kapazitätsplanung in dieser umfassenden Projektansicht, um in Sekundenschnelle loszulegen.
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