Wie man ein Organigramm in Word erstellt: Mit hilfreichen Vorlagen

Seien wir ehrlich: Die meisten von uns vergessen den Namen eines neuen Kollegen schon wenige Minuten, nachdem sie ihn gehört haben. Wenn ein Geschäft wächst und neue Mitarbeiter einstellt, wird es immer schwieriger, die Nachverfolgung zu gewährleisten.

Mit einem Organigramm müssen Sie sich nicht mehr alles merken! 🤯

Organigramme sind eine einfache, aber effektive Möglichkeit, um zu verstehen, wer innerhalb einer Organisation welche Aufgaben übernimmt. Außerdem könnten sie nicht einfacher zu erstellen sein. Weit verbreitete, vielseitige Programme, darunter auch das gute alte Microsoft Word, bieten diese Option.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie in fünf einfachen Schritten ein Organigramm in Word erstellen. Außerdem stellen wir Ihnen Alternativen wie ClickUp vor, mit denen Sie Zeit sparen und Ihre Diagrammerstellung revolutionieren können! 🙌

Was ist ein Organigramm?

Ein Organigramm, kurz Org-Diagramm, ist ein Diagramm, das die Struktur einer Organisation darstellt, einschließlich der Hierarchie der Rollen und ihrer Beziehungen. Es kann umfassend sein und die gesamte Belegschaft eines Unternehmens abdecken oder sich auf bestimmte Abteilungen und Teams konzentrieren.

Diagramme können vielfältig eingesetzt werden, zum Beispiel:

Es gibt keine richtige oder falsche Art, Organigramme zu erstellen und zu verwenden. Sie bestehen in der Regel aus Formen, die Personen darstellen, und Pfeilen, die deren Verbindungen symbolisieren.

Die Formen, in der Regel Kreise oder Rechtecke, enthalten häufig den Namen, den Titel, ein Bild und Kontaktinformationen. Sie können das Erscheinungsbild des Diagramms und die angezeigten Informationen jederzeit benutzerdefiniert anpassen, um Ihre Organisationsstruktur genau darzustellen.

Die gängigsten Arten von Organigrammen

Diagramme können viele Formen annehmen. Sehen Sie sich unten einige der bekanntesten an:

So erstellen Sie ein Organigramm in Microsoft Word in 5 Schritten

Obwohl Microsoft Word in erster Linie ein Programm für die Textbearbeitung ist, bietet es einige grundlegende Zeichen- und Diagrammtools, mit denen Sie ein einfaches Diagramm erstellen können.

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie am einfachsten ein Organigramm in Word erstellen. Der Vorgang ist in anderen Programmen der Office-Suite mehr oder weniger identisch, sodass Sie diese Schritte auch in Excel und PowerPoint wiederholen können.

Beachten Sie, dass diese Anleitung nur für die Versionen 2010 und höher gilt. Öffnen Sie zunächst Word und erstellen Sie ein neues leeres Dokument. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus.

Schritt 1: Fügen Sie eine SmartArt-Grafik ein

Gehen Sie zur Registerkarte „Einfügen“ und wählen Sie die Option „SmartArt“, um das Auswahlfeld für Vorlagen zu öffnen. Organigramme befinden sich im Ordner „Hierarchie“. Sie können zwischen 15 vorgefertigten Vorlagen wählen, darunter:

Zu Demonstrationszwecken verwenden wir die Standard-Option für Organigramme. Nachdem Sie auf „OK“ geklickt haben, wird das Diagramm auf der Seite angezeigt.

Schritt 2: Durchführen der Bearbeitung des Textes

Klicken Sie auf den Knoten oder das benachbarte Element der Liste im Textbereich, um mit der Eingabe der Namen und anderer Mitarbeiterinformationen zu beginnen. Sie können den Bereich ein- und ausblenden, indem Sie auf den kleinen Pfeil am linken Rand der Auswahlbox für das Diagramm in Microsoft Word klicken.

Schritt 3: Knoten hinzufügen, entfernen und neu positionieren

Um weitere Knoten einzufügen, wählen Sie einen der vorhandenen Knoten aus und klicken Sie auf die Option „Form hinzufügen“ in der Registerkarte „SmartArt-Design“. Wählen Sie die entsprechende Option aus dem ausklappenden Menü aus und fügen Sie die neue Form unterhalb, oberhalb oder auf einer der beiden Seiten des ausgewählten Knotens ein. Es gibt auch eine spezielle Option für Assistenten.

Das Entfernen eines Knotens ist ganz einfach. Sie müssen ihn nur auswählen und die Entf-Taste drücken, um ihn aus Ihrem Organigramm-Layout zu löschen.

Positionieren Sie einen Knoten neu, indem Sie ihn auswählen und eine der Optionen aus der Gruppe Grafik erstellen (Befördern, Zurückstufen, Nach oben verschieben, Nach unten verschieben) auswählen. Um die Darstellung der Knoten zu ändern, klicken Sie auf das ausklappbare Menü Layout und wählen Sie eine der vier Optionen aus:

Beachten Sie, dass Sie zuerst den obersten Knoten aus dem Diagramm auswählen müssen, um diese Option im dynamischen Organigramm zu aktivieren. Sie können auch Ihre Meinung über die Vorlage ändern und im oberen Bereich eine andere auswählen.

Seien Sie vorsichtig, denn das Ändern von Vorlagen kann die etablierte Hierarchie in Ihrem Organigramm verändern.

Schritt 4: Passen Sie das benutzerdefinierte Erscheinungsbild an

Wählen Sie ein neues Farbschema für das Diagramm aus dem ausklappbaren Menü „Farben ändern“ aus. Um den Knoten ein neues Aussehen zu verleihen, wählen Sie einen der Anbieter „SmartArt-Stile“ aus dem Bedienfeld aus. Durchführen der Bearbeitung des Layouts des Organigramms, indem Sie eine neue Form in das Dokument verschieben.

Um jeden Knoten einzeln zu ändern, gehen Sie zur Registerkarte „Format“. Dort finden Sie einen breiten Bereich an benutzerdefinierten Anpassungsoptionen. Ändern Sie manuell die Füllung und den Umriss und fügen Sie Effekte zu einer neuen Form und einem neuen Text hinzu. Außerdem stehen Ihnen viele voreingestellte Stile und Organigramm-Vorlagen zur Auswahl.

Schritt 5: Speichern, freigeben und drucken

Wenn Sie Ihr Organigramm in Word abgeschlossen haben, gehen Sie zu Datei und speichern Sie das Dokument auf Ihrem Gerät. Auf derselben Registerkarte können Sie:

Verwandte Ressourcen

3 Alternativen für Organigramm-Vorlagen in Word

Anstatt ein Organigramm in Word von Grund auf neu zu erstellen, verwenden Sie eine ClickUp-Vorlage, um Zeit und Aufwand zu sparen. Diese drei Vorlagen verschaffen Ihnen einen Vorsprung beim Erstellen funktionaler und ästhetisch ansprechender Organisationsdiagramme. 🏃

1. ClickUp-Vorlage für Organigramme

Die ClickUp-Organigramm-Vorlage ist eine einfache und praktische Möglichkeit, alle Ihre Mitglieder des Teams oder Mitarbeiter zu erfassen. Sie ist benutzerfreundlich und skalierbar und verfügt über intuitive Features, die Sie im Handumdrehen beherrschen werden.

In jedem Knoten können Sie den Namen des Mitarbeiters (gelbes Rechteck) und seinen Titel (blaues Rechteck) eintragen. Fügen Sie das Foto jeder Person in den kleinen Kreis auf der rechten Seite ein, um die Identifizierung zu erleichtern. Fügen Sie oben Ihr Logo und Ihren Firmennamen ein, um Ihr Branding widerzuspiegeln.

Nachdem Sie die Vorlage ausgeführt haben, ersetzen Sie den Platzhaltertext durch die tatsächlichen Informationen. Um weitere Knoten hinzuzufügen, duplizieren Sie vorhandene Knoten (Strg+Entf oder Rechtsklick und Duplizieren). Fügen Sie Verbindungen hinzu, indem Sie die Option aus dem Menü auf der linken Seite auswählen und dann per Drag & Drop von einem Knoten zum anderen ziehen.

Diese Vorlage befindet sich in der Whiteboard-Ansicht, sodass Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen können. Ändern Sie das Layout, fügen Sie weitere Abschnitte wie Kontakt-Info hinzu, führen Sie eine neue Farbe ein und betten Sie Dokumente, Videos und Website-Karten ein, um Ihr Organigramm auf die nächste Stufe zu heben. 🎚️

Im Gegensatz zu einem Organigramm in Word, das oft umständlich ist und viel manuelle Dateneingabe erfordert, übernimmt ClickUp die Hälfte der Arbeit für Sie. Es ist flexibel und ermöglicht Ihnen, alle Elemente (Textfeld oder Organisationsstruktur der Linien) mühelos zu bearbeiten, ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass Sie das Ganze durcheinanderbringen.

2. ClickUp-Vorlage für Mitarbeiterlisten

Die ClickUp-Mitarbeiter-Vorlage sieht vielleicht nicht wie ein typisches Organigramm in Word aus, erfüllt aber denselben Zweck. Sie bietet Ihnen unbegrenzten Platz, um Ihre Mitarbeiter und deren Aufgaben zu überwachen. Außerdem können Sie den Überblick über deren Zeitpläne, Workload, Gehalt und andere wichtige Informationen behalten.

Es handelt sich um eine vielseitige Workflow-Vorlage, die verschiedene Ansichten umfasst, darunter:

Geben Sie zunächst alle Namen der Mitarbeiter in die Listenansicht ein. Tragen Sie in die vordefinierten oder benutzerdefinierten Felder ihre Kontaktdaten, Abteilung, Stundensatz, Überstunden, Zufriedenheitsgrad und alle anderen Infos ein, die Sie auf einen Blick benötigen. Gruppieren Sie sie nach Abteilung, Vorgesetztem oder anderen Kriterien, die für Ihre Organisationsstruktur relevant sind.

Weisen Sie Aufgaben in der Kalenderansicht zu, verfolgen Sie den Fortschritt jeder Aufgabe in der Teamansicht und überwachen Sie Zahlungen in der Board-Ansicht. Wie bei jeder anderen ClickUp-Vorlage können Sie auch diese Vorlage anpassen und Ansichten hinzufügen, um sie ganz nach Ihren Wünschen zu gestalten.

Sind Sie von all den Features überwältigt? Sie können jederzeit zum Dokument „Erste Schritte“ zurückkehren und Ihr Wissen auffrischen. 📚

3. ClickUp-Vorlage für ein Team-Fotoverzeichnis

Verwenden Sie die ClickUp-Vorlage für ein Teamfotoverzeichnis, um Ihre Mitarbeiter und ihr gutes Aussehen zu präsentieren. Diese Vorlage eignet sich perfekt für Remote-Teams und hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Kollegen innerhalb ihres Teams oder Unternehmens kennenzulernen. Es ist eine einfache Möglichkeit, sie vorzustellen und ein Gefühl der Kameradschaft zu fördern. 🤝

Im Gegensatz zu einem herkömmlichen Diagramm folgt diese Vorlage nicht der Hierarchie innerhalb Ihres Unternehmens. Dafür bietet sie Ihnen mehr Platz für zusätzliche Informationen, wie beispielsweise die Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter oder sogar eine kurze, kreative Biografie.

Bei Bedarf können Sie die Hierarchie mit Verbindungselementen festlegen, da die Vorlage in der Whiteboard-Ansicht angezeigt wird und somit sehr anpassungsfähig ist. Anstatt eine Hierarchie zu erstellen, können Sie Fotos auch in Teams oder Abteilungen gruppieren, um eine Struktur zu schaffen.

Auch neue Mitarbeiter können von anderen Arten von Fotos profitieren. Nutzen Sie die Vorlage als Gelegenheit, ihnen verschiedene Unternehmensstandorte, Büroräume, Ausstattungen oder andere Elemente Ihres Geschäfts vorzustellen.

Einschränkungen beim Erstellen eines Organigramms in Word

Word ist zwar eine akzeptable Lösung für den Notfall, aber für die Erstellung von Organigrammen alles andere als ideal. Im Folgenden erfahren Sie mehr über die entscheidenden Nachteile:

1. Bietet nur eingeschränkte Funktionen

Word ist in erster Linie ein Textverarbeitungsprogramm. Im Vergleich zu spezieller Organigramm-Softwarelässt es in Bezug auf Features und benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten zu wünschen übrig. Wenn Sie ein kleines und einfaches Organigramm benötigen, ist Word dafür gut geeignet. Wenn Sie jedoch ein ansprechendes interaktives Diagramm zur Darstellung komplexer Organisationsstrukturen und Beziehungen benötigen, müssen Sie sich anderweitig umsehen.

2. Diagramme sind schwer zu skalieren

Word bietet nur begrenzten Platz zum Arbeiten – Sie sind auf eine einzige A4-Seite beschränkt. Um Ihr Diagramm zu vergrößern, müssen Sie nach Alternativen suchen. Während dies für Teams und kleine Organisationen funktionieren mag, wird es für Unternehmen schwierig sein, sich darauf einzustellen.

3. Zeitaufwändig

Das Formatieren eines Organigramms in Word ist manuell, repetitiv und mühsam. Sie müssen sich um die Ausrichtung von Formen, die Anpassung von Größen und die Anordnung von Verbindungselementen kümmern. Auch dies ist für kleine und einfache Diagramme vielleicht kein Problem, aber für die Erstellung aufwendiger Diagramme ist ein intuitiverer und effizienterer Ansatz erforderlich.

4. Unterstützt keine Zusammenarbeit

Word verfügt zwar über eine Versionskontrolle, ermöglicht jedoch keine Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Es kann schwierig sein, Änderungen nachzuverfolgen oder sofortiges Feedback zu erhalten. Aus diesem Grund ist die Erstellung eines Organigramms in Word möglicherweise nicht so effizient wie mit Apps wie ClickUp.

Erstellen Sie bessere Diagramme in ClickUp!

Mit den leistungsstarken Whiteboard-Funktionen von ClickUp ist das Erstellen eines Organigramms, einer Mindmap oder eines Flussdiagramms ein Kinderspiel. 🚶

Spoiler-Alarm: Der Vorgang umfasst nur drei einfache Schritte!

Denken Sie daran, dass Sie sich jederzeit auf die kostenlose ClickUp-Organigramm-Vorlage verlassen können, die Sie bei der Visualisierung Ihrer Unternehmensstruktur unterstützt.

Schritt 1: Fügen Sie eine neue Whiteboard-Ansicht hinzu

Fügen Sie im Workspace-Ordner Ihrer Wahl eine neue Whiteboard-Ansicht hinzu. Die Option befindet sich neben der Standard-Workload-Ansicht. Wählen Sie „Whiteboard” aus dem Dropdown-Menü aus.

Schritt 2: Erstellen Sie die Struktur

Wählen Sie die gewünschte Form aus dem Menü auf der linken Seite aus. Wir empfehlen die Verwendung von Rechtecken, da diese den meisten Platz für das Hinzufügen von Text bieten. Klicken Sie auf das Board, um die Form zu platzieren.

Das Menü zur Bearbeitung wird über der Form angezeigt. Es bietet Ihnen Zugriff auf Optionen wie:

Fügen Sie alle Formen hinzu, von denen, die die höchsten Positionen darstellen, bis zu denen, die die niedrigsten Positionen darstellen. Duplizieren Sie dazu die vorhandenen Formen und fügen Sie separat Verbindungselemente hinzu. Alternativ können Sie auf die blauen Punkte rund um die Form klicken, um eine neue Form zusammen mit dem Verbindungspfeil einzufügen.

Klicken und ziehen Sie Formen, um sie neu anzuordnen. Hier ein Profi-Tipp: Halten Sie die Leertaste auf Ihrer Tastatur und die linke Maustaste gedrückt, um innerhalb der Whiteboard-Diagramm-Vorlage zu navigieren.

Schritt 3: Fügen Sie den Text und die Fotos hinzu

Wählen Sie im Menü die Option „Textfeld“ aus und platzieren Sie es wie eine Form auf dem Board. Geben Sie den gewünschten Text in das Textfeld ein, ändern Sie dessen Format und positionieren Sie die Box innerhalb der Form. 🔠

Laden Sie die Bilder hoch und passen Sie ihre Größe mithilfe der Punkte an den Rändern an die Form an. 🖼️

Sie können das Ganze aufpeppen, indem Sie die Farben ändern, um verschiedene Hierarchieebenen oder Abteilungen zu kennzeichnen, oder indem Sie einen Textbereich mit unterschiedlich großen Kopfzeilen hinzufügen. 🎨

Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie alle Personen innerhalb der Organisation erfasst und ihre Beziehungen visualisiert haben. Und voilà – schon haben Sie ein wunderschönes Diagramm!

Erstellen eines Organigramms in Word – Abschließende Gedanken

Microsoft Word bietet eine einfache Lösung, wenn Sie schnell ein einfaches Organigramm erstellen möchten. In allen anderen Fällen ist es besser, ein tool zu verwenden, das speziellere Features und mehr Flexibilität bietet, wie beispielsweise ClickUp oder eine andere Organigramm-Vorlage oder Mapping-Software.

Ein solches Tool bietet Ihnen mehr Platz, nützliche Features, die Sie tatsächlich benötigen, und eine intuitive Navigation, damit Sie Ihr Ziel erreichen können: Organigramme schnell und mühelos erstellen. 🛠️