Wie man ein Wasserfalldiagramm in Excel erstellt: Schritte & Vorlagen

Macht Ihnen allein schon der Gedanke an die Visualisierung des finanziellen Fortschritts Ihres Projekts Kopfschmerzen? Haben Sie das Gefühl, eher ins Chaos zu stürzen, als klar voranzukommen? Beenden wir diese Wasserfall-Sorgen hier und jetzt! 🛑

Entgegen dem, was der Name vermuten lässt, sind Wasserfall-Diagramme (auch als Kaskaden-Diagramme bekannt) nicht ausschließlich für Anhänger der Wasserfall-Projektmanagementmethode gedacht. Diese vielseitigen Visualisierungstools sind eine wichtige Hilfe für jeden Projektmanager, der die lästigen Gewinn- und Verlustfaktoren im Auge behalten möchte.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Wasserfall-Diagramm in Excel erstellen, weisen Sie auf einige weniger offensichtliche Fallstricke von Excel hin und bieten Ihnen praktische Alternativen, damit Sie den Überblick behalten. Am Ende werden Sie in der Lage sein, Ihre Finanzdaten mit der Eleganz eines erfahrenen Kajakfahrers zu durchforsten und Ihre Fähigkeiten im Bereich des Projektmanagements auf ein ganz neues Niveau zu heben. 🚣

Was ist ein Wasserfall-Diagramm?

Stellen Sie sich vor, Sie starten ein Projekt mit einem bestimmten Budget. Im Laufe des Projekts stoßen Sie auf verschiedene Faktoren, die sich auf Ihre Finanzen auswirken – zusätzliche Ressourcen, unerwartete Ausgaben, Kosteneinsparungen – was auch immer. Jeder dieser Faktoren erhöht oder verringert Ihr ursprüngliches Budget. 🧮

Stellen Sie sich nun ein Wasserfall-Diagramm vor, das die Höhen und Flows Ihres Budgets übersichtlich darstellt.

Ein Wasserfall-Diagramm hilft Ihnen zu erkennen, wie ein Ausgangswert, beispielsweise Ihr Projektbudget, durch verschiedene positive und negative Veränderungen beeinflusst wird. Unabhängig davon, ob Sie den methodischen Wasserfall-Ansatz oder die flexiblen agilen Zyklen verwenden, kann ein Wasserfall-Diagramm Ihnen dabei helfen, die Veränderungen Ihres Projekts zu verfolgen.

Sie erhalten eine klare Visualisierung Ihrer Start- und Endpunkte sowie der wichtigen Schritte dazwischen.

Das Wasserfall-Diagramm besteht aus einer Reihe vertikaler Leisten oder Spalten, wobei der erste den Startwert und der letzte den Endwert darstellt. Alle dazwischen liegenden Leisten markieren eine Veränderung gegenüber dem Startwert.

Die nach oben gerichteten Leisten symbolisieren positive Veränderungen, während die nach unten gerichteten einen Wertverlust anzeigen. Die Leisten in der Mitte wirken „schwebend”, da sie Wertsteigerungen oder -verluste darstellen, die nicht von der Basislinie ausgehen.

Diese Art von Diagramm hat spielerische Spitznamen wie „fliegende Ziegelsteine” oder „Mario”-Diagramm – nach dem Video-Spiel. Im Gegensatz dazu erstrecken sich die Summen von der Grundlinie bis zur vollen Höhe des Wertes und stehen wie Säulen in einem vertikalen Wasserfall-Diagramm.

Wenn diese Summen durch die Leisten in der Mitte und die entsprechenden Verbindungslinien verknüpft werden, die die positiven und negativen Werte (oder Zu- und Abnahmen) visuell miteinander verknüpfen, ähneln sie einer Brückenkonstruktion.

Aus diesem Grund wird dieses Diagramm im Finanzwesen oft als Brückendiagramm bezeichnet. 🌉

Verwendungszwecke von Wasserfall-Diagrammen

Wasserfall-Diagramme haben einen breiten Bereich an Anwendungen und sind damit ein vielseitiges Tool im Werkzeugkasten jedes Projektmanagers in verschiedenen Feldern des Projektmanagements. 🧰

Hier sind die wichtigsten Bereiche, in denen diese Diagramme verwendet werden:

So erstellen Sie ein Wasserfall-Diagramm in Excel

Obwohl Microsoft Excel in erster Linie ein Tabellenkalkulations-Editor ist, können Sie dank seiner Vielseitigkeit relativ einfach ein Wasserfall-Diagramm erstellen, das sowohl einfach als auch effektiv ist. 🃏

Beachten Sie bitte, dass die einfache Erstellung von Wasserfall-Diagrammen nur mit Excel 2016 und späteren Versionen möglich ist. Frühere Versionen erfordern einen komplexeren, zeitaufwändigeren Prozess, da sie nicht über die integrierte Option zum direkten Einfügen eines Wasserfall-Diagramms verfügen.

Anhand eines vereinfachten Geschäftsszenarios zeigen wir Ihnen, wie Sie in vier einfachen Schritten ein Excel-Wasserfall-Diagramm erstellen und den finanziellen Verlauf eines Projekts veranschaulichen können. 📈

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor

Die Effektivität Ihres Wasserfall-Diagramms hängt von den Daten ab, die Sie einspeisen. Überlegen Sie sich, welche spezifische Analyse Sie durchführen möchten, und wählen Sie Ihre Datenpunkte entsprechend aus. 🔍

In der Regel sollten Sie mit einer gut strukturierten Tabelle beginnen, in der die verschiedenen Kategorien und Werte, die Sie darstellen möchten, katalogisiert sind. Ihre Daten sollten einen Verlauf von einem Zustand zum anderen widerspiegeln, gekennzeichnet durch positive Werte für Zuwächse und negative Werte für Rückgänge.

Als Beispiel veranschaulichen wir die finanziellen Schwankungen eines hypothetischen Projekts über einen einzigen Tag.

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt mit einem Tagesbudget von 1.000 $. Im Laufe der Zeit kommt es zu unerwarteten Ereignissen – einige unvorhergesehene Umstände erhöhen die Kosten um 100 $, während die Arbeitseffizienz oder die Implementierung von Automatisierungsprozessen 400 $ einsparen. 💰

Dann verursacht ein unerwarteter Geräteausfall zusätzliche Kosten in Höhe von 200 $. Am Ende des Tages haben Sie insgesamt 900 $ ausgegeben, 100 $ weniger als Ihnen zur Verfügung standen.

Für dieses Beispiel benötigen Sie zwei Spalten. In der ersten Spalte erstellen Sie eine Liste aller Elemente, die sich auf Ihr Budget ausgewirkt haben, wie unerwartete Kosten oder Einsparungen. Tragen Sie in die zweite Spalte den Wert ein, der mit jedem Element verbunden ist.

Für Kostensteigerungen (wie unerwartete Verzögerungen und Geräteausfälle) geben Sie einen positiven Wert ein. Für Kostensenkungen (wie effizientes Arbeiten oder Automatisierung) geben Sie einen negativen Wert ein.

Die Zeile „Gesamtkosten“ gibt das endgültige erforderliche Budget nach allen Zu- und Abgängen (oder positiven und negativen Werten) an. Sie wird berechnet, indem man von der ursprünglichen Kostenschätzung ausgeht und dann den Wert jedes Faktors addiert oder subtrahiert.

Die Tabelle gibt Ihnen eine strukturierte Übersicht über die Schwankungen Ihres Budgets. Mit den folgenden Schritten wandeln Sie diese Daten in ein visuelles Excel-Wasserfall-Diagramm um.

Schritt 2: Einfügen eines Wasserfall-Diagramms

Beginnen Sie mit der Auswahl der Daten für Ihr Wasserfall-Diagramm. Klicken Sie einfach auf die Zellen, die die gewünschten Daten enthalten, und ziehen Sie den Mauszeiger darüber. Achten Sie darauf, sowohl die Kategorien als auch die entsprechenden Werte auszuwählen.

Nachdem Sie Ihre Daten ausgewählt haben, klicken Sie in der Excel-Symbolleiste auf die Registerkarte „Einfügen“. Hier finden Sie eine Reihe von Diagrammtypen zur Auswahl. Suchen Sie in der Gruppe „Diagramme“ nach der Schaltfläche „Wasserfall“. Wenn Sie mit der Maus über die Optionen fahren, wird sie auch als „Wasserfall- oder Aktienchart“ bezeichnet.

Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Standard-Wasserfall-Diagramm in Ihre Excel-Tabelle eingefügt, das mit den von Ihnen ausgewählten Daten gefüllt ist.

Tipp: Wenn Sie nach der Erstellung weitere Daten zu Ihrem Diagramm hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie „Daten auswählen“. Anschließend können Sie den Bereich aktualisieren.

Das Ergebnis sieht möglicherweise nicht wie Ihr gewünschtes Wasserfall-Diagramm aus, aber keine Sorge! Im nächsten Schritt passen Sie es benutzerdefiniert an, um eine passendere visuelle Darstellung Ihrer Daten zu erhalten.

Schritt 3: Summen festlegen

Um Ihr Diagramm zu optimieren, müssen Sie zunächst alle Zwischensummen- oder Gesamtwerte identifizieren. Diese Werte beginnen in der Regel bei Null und „schwanken“ nicht in Ihrem Diagramm. Sie sind die Summe aller vorherigen Zu- und Abnahmen an einem bestimmten Punkt im Diagramm und zeigen das Gesamtergebnis bis zu diesem Zeitpunkt.

Klicken Sie in Ihrem Diagramm auf die Spalten, die die Gesamtsumme oder Zwischensumme darstellen. Diese befindet sich in der Regel nach einer Reihe von einzelnen Änderungen oder am Anfang des Werts des Diagramms.

Dadurch werden alle Spalten ausgewählt, aber wir möchten nur die Spalten mit der Summe oder Zwischensumme ändern. Klicken Sie also noch einmal darauf, um nur diese Spalten auszuwählen. Excel hebt sie hervor und zeigt an, dass sie für die benutzerdefinierte Anpassung bereit ist.

Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie im Popup-Menü die Option Datenpunkt formatieren. Daraufhin öffnet sich ein Seitenfenster mit verschiedenen Optionen im Bereich „Datenreihe formatieren“.

Suchen Sie in der Seitenleiste nach der Option „Als Summe festlegen“. Aktivieren Sie die nebenstehende Box. Dadurch wird der Spalte an der horizontalen Achse verankert, sodass sie bei Null beginnt. Dies verhindert, dass sie in der Mitte „schwebt“, und sorgt für eine übersichtlichere und klarere Darstellung des Diagramms.

Wiederholen Sie diese Schritte für jede Summe oder Zwischensumme in Ihrem Wasserfall-Diagramm. So können Betrachter besser erkennen, welche Werte kumulative Summen sind.

Schritt 4: Passen Sie Ihr Wasserfall-Diagramm benutzerdefiniert an

Sobald Ihr Wasserfall-Diagramm fertig ist, können Sie es mit einigen Effekten versehen und dafür sorgen, dass es leicht verständlich ist. ✨

Klicken Sie zunächst auf Ihr Diagramm. In der Excel-Symbolleiste wird das Popup-Fenster „Diagrammtools“ angezeigt. Es enthält zwei Registerkarten: „Entwurf“ und „Format“.

Auf der Registerkarte „Design“ können Sie einen Titel für das Diagramm hinzufügen (oder entfernen), um die Übersicht zu erleichtern. Zur besseren Verständlichkeit der einzelnen Werte können Beschreibungen hinzugefügt werden. Wenn Ihr Diagramm mehrere Kategorien umfasst, kann eine Legende dabei helfen, diese klar voneinander zu trennen.

Optionen zum Anpassen der Farben der Spalten und anderer visueller Details finden Sie auf der Registerkarte „Format“. Denken Sie jedoch daran, dass Ihr Hauptziel darin besteht, die Lesbarkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Lassen Sie also nicht zu, dass der Stil die Übersichtlichkeit überschattet.

Möchten Sie Ihre Spalten an die Farben Ihres Unternehmens anpassen? Gehen Sie dazu auf der Registerkarte „Format“ zu „Formfüllung“ und wählen Sie die gewünschte Farbe aus.

Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen einzelnen Balken (oder eine Spalte, da die Leisten in der Regel vertikal sind), um das Fenster „Datenreihe formatieren“ aufzurufen. Deaktivieren Sie die Box „Verbindungslinien anzeigen“, um die Linien zwischen Ihren Spalten auszublenden. Durch diese schnelle Anpassung wird Ihr Diagramm übersichtlicher und weniger unaufgeräumt.

Weitere nützliche Excel-Tipps

Weitere Tipps und Tutorials zur Verwendung von Excel für ein erfolgreiches Projektmanagement finden Sie in diesen praktischen Anleitungen, die wir für Sie zusammengestellt haben! 🙌

Nachteile der Verwendung von Excel zur Erstellung eines Wasserfall-Diagramms

Wir haben Ihnen anhand eines vereinfachten Beispiels gezeigt, wie Sie ein Wasserfall-Diagramm in Excel erstellen können. In der Praxis kann ein Szenario jedoch wesentlich komplexer sein, insbesondere bei groß angelegten Projekten oder häufigen Datenänderungen.

Nehmen wir an, Sie verwalten ein großes Projekt mit verschiedenen Kostenkomponenten wie Arbeitskräfte, Materialien, Genehmigungen und Maschinen. Jede dieser Komponenten kann sich im Laufe der Zeit ändern, was Ihr Excel-Wasserfall-Diagramm möglicherweise kompliziert macht.

Hier sind einige der häufigsten Limite bei der Erstellung von Wasserfall-Diagrammen in Excel:

3 hilfreiche Vorlagen zum Erstellen eines Wasserfall-Diagramms

So wie eine gut organisierte Küche für reibungsloses Kochen sorgt, organisiert die richtige Vorlage Ihre Projektdaten effektiv und macht die Erstellung eines Wasserfall-Diagramms selbst für große Projekte überschaubarer. 🍳

Struktur und Reihenfolge sind entscheidend – Projekte in Phasen und Aufgaben unterteilen und diese nacheinander abarbeiten. Das ist so, als würde man alle Zutaten für ein Rezept im Voraus vorbereiten, was das Kochen – oder in diesem Fall das Erstellen von Diagrammen – erheblich vereinfacht.

Die folgenden drei ClickUp-Vorlagen wurden für eine Vielzahl von Benutzern entwickelt, von Anfängern bis hin zu Fortgeschrittenen. Obwohl Sie mit ihnen keine Wasserfall-Diagramme erstellen können, bieten diese tools möglicherweise eine bessere Möglichkeit, Ihre Daten zu visualisieren und letztendlich Ihr Projektmanagement zu optimieren.

1. Wasserfall-Management-Vorlage von ClickUp

Die Wasserfall-Vorlage für Projektmanagement von ClickUp ist der beste Freund eines Projektmanagers, wenn es darum geht, ein Projekt für eine einfache Visualisierung zu strukturieren. Dieses praktische Tool organisiert Aufgaben übersichtlich nach Phasen und bietet eine klare Ansicht Ihres Projekts von Anfang bis Ende.

Aber es handelt sich nicht nur um eine Liste mit Aufgaben. Jede Aufgabe erhält eine eigene Box mit wichtigen Informationen wie Priorität, Dauer und Mitarbeiter, sodass Sie einen detaillierten und umfassenden Überblick über alle Aspekte Ihres Projekts erhalten.

Der eigentliche Star der Show ist hier die Gantt-Ansicht der Vorlage. Diese Vogelperspektive auf Ihr Projekt ermöglicht Ihnen einen Überblick über die Abfolge der Aufgaben und vertieft Ihr Verständnis für den Flow des Projekts. Darüber hinaus erleichtern die Optionen zum Hinzufügen von Notizen, Meilensteinen und Beschreibungen die Zusammenarbeit und die Nachverfolgung des Fortschritts.

Nur zur Vorwarnung: Diese Vorlage ist nichts für Anfänger. Es handelt sich um ein ausgeklügeltes Toolkit, das sich an diejenigen richtet, die bereits einige Erfahrungen im Bereich des Projektmanagements gesammelt haben. Mit separaten Ordnern für jede Projektphase und einer Fülle von Details ist es für die anspruchsvollsten Benutzer konzipiert. Aber keine Sorge, wenn Sie gerade erst anfangen, bleiben Sie dran! Als Nächstes werden wir uns mit einfacheren Vorlagen befassen.

2. Wasserfall-Projektmanagement-Vorlage von ClickUp

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ein riesiges Puzzle zu lösen. Sie würden sich doch nicht einfach auf den ganzen Stapel Teile stürzen, oder? Wahrscheinlich würden Sie mit den Randstücken beginnen, um einen Rahmen zu bilden, und dann nach und nach die Mitte ausfüllen. 🧩

Mit der Wasserfall-Vorlage für das Projektmanagement von ClickUpnehmen Sie sich eine Aufgabe vor, erledigen sie erfolgreich und gehen dann zur nächsten über.

Jede Aufgabe ist mit ihren eigenen Details versehen – wie lange sie dauern soll, wie weit Sie bereits gekommen sind und alle anderen Kleinigkeiten, die Sie beachten müssen. Aufgaben können fünf Status haben, um Ihren Fortschritt zu verfolgen, von „Zu erledigen“ bis „Erledigt“. Sie können leicht sehen, was bereits abgehakt ist und was als Nächstes auf der Tagesordnung steht.

Wenn Sie gerade erst in das Projektmanagement einsteigen oder sich mit der Wasserfallmethode vertraut machen, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen. Diese Vorlage ist äußerst benutzerfreundlich und umfasst vier Ansichten, darunter einen Kalender. Sie ist wie eine Karte für Ihr Projekt, die Ihnen alle Zwischenstopps und das endgültige Ziel anzeigt. 🏁

3. Gantt-Zeitleiste-Vorlage von ClickUp

Die ClickUp-Gantt-Zeitleiste-Vorlage ist ein umfassendes tool, mit dem Sie Ihre Projekte effizient verwalten können, insbesondere solche, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken.

Neben der Erfassung und Nachverfolgung aller täglichen Aufgaben erhalten Sie am Monatsende eine Übersicht über Ihren Fortschritt, wobei potenzielle Hindernisse hervorgehoben werden. Dieses Feature ist von unschätzbarem Wert, um Probleme frühzeitig zu erkennen und Risiken rechtzeitig zu mindern.

Die Jahresansicht bietet eine breitere Perspektive und hilft Ihnen, Muster zu erkennen und auf der Grundlage vergangener Leistungen und Trends Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Diese umfassende Übersicht kann Ihren Aufwand bei der Planung unterstützen und optimieren.

Trotz ihrer umfangreichen Features ist die Gantt-Zeitleisten-Vorlage auch für Anfänger geeignet und somit eine gute Wahl, wenn Sie noch keine Erfahrung mit Projektmanagement haben.

Verwandte Ressourcen:

Eine bessere Methode zum Erstellen eines Excel-Wasserfall-Diagramms

Die Erstellung eines Wasserfall-Diagramms – ein wichtiges Werkzeug zur Visualisierung der progressiven Auswirkungen positiver oder negativer Werte – erfordert eine sorgfältige Planung. Herkömmliche Tools wie Excel stoßen oft an ihre Grenzen, wenn es um die Zusammenarbeit und die Verarbeitung umfangreicher Projektdaten geht. Hier kommt ClickUp ins Spiel. ☀️

Auch wenn es die Erstellung von Wasserfall-Diagrammen nicht direkt unterstützt, liegt seine wahre Stärke in den robusten Funktionen für Datenverwaltung, Zusammenarbeit und Integration, die es bietet.

Die Vorlagen von ClickUp sind besonders hilfreich, da sie eine visuelle Zeitleiste für Ihr Projekt bieten, aus der hervorgeht, wann jede Phase stattfindet, wie lange sie dauert und wie sie zu anderen Phasen passt. Dies passt perfekt zum schrittweisen Charakter der Wasserfallmethode und bietet einen praktischeren Weg zur Erstellung aufschlussreicher, aussagekräftiger Wasserfall-Diagramme. 🎉