Wird Ihnen bei dem bloßen Gedanken, den finanziellen Fortschritt Ihres Projekts zu visualisieren, schwindelig? Fühlen Sie sich wie ein Wasserfall, der ins Chaos stürzt, anstatt mit Klarheit zu fahren? Lassen Sie uns diesen Wasserfall der Sorgen genau hier stoppen! 🛑
Entgegen dem, was der Name vermuten lässt, sind Wasserfalldiagramme (auch als Kaskadendiagramme bekannt) nicht nur den Anhängern der Wasserfall-Projektmanagement methode. Diese vielseitigen Visualisierungstools sind ein Rettungsanker für jeden Projektmanager, der die lästigen Gewinn- und Verlustfaktoren im Auge behalten will.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen wie man ein Wasserfalldiagramm in Excel erstellt, weisen Sie auf einige weniger offensichtliche Schwachstellen von Excel hin und bieten Ihnen praktische Alternativen an, mit denen Sie sich über Wasser halten können. Am Ende werden Sie in der Lage sein, mit der Eleganz eines erfahrenen Kajakfahrers durch Ihre Finanzdaten zu paddeln und Ihre Projektmanagementfähigkeiten auf ein ganz neues Niveau zu heben. 🚣
Was ist ein Wasserfalldiagramm?
Stellen Sie sich vor, Sie beginnen ein Projekt mit einem bestimmten Budget. Im Laufe des Projekts stoßen Sie auf mehrere Faktoren, die sich auf Ihre Finanzen auswirken - zusätzliche Ressourcen, unerwartete Ausgaben, Kosteneinsparungen - was auch immer. Jeder einzelne dieser Faktoren erhöht oder verringert Ihr ursprüngliches Budget. 🧮
Stellen Sie sich nun ein Wasserfalldiagramm vor, das die Schwankungen Ihres Budgets übersichtlich darstellt.
Anhand eines Wasserfalldiagramms können Sie sehen, wie ein Ausgangswert wie Ihr Projektbudget durch verschiedene positive und negative Veränderungen beeinflusst wird. Ob Sie das methodischen Wasserfallansatz oder den flexiblen agilen Zyklen kann ein Wasserfalldiagramm Ihnen helfen, die Veränderungen in Ihrem Projekt zu verfolgen.
Für Projektmanager, die die Wasserfall-Methode verwenden, hilft dieser Prozess bei der Planung eines visuellen Arbeitsablaufs für die Aufgaben und Projekte Ihres Teams
Sie erhalten eine klare Visualisierung Ihrer Start- und Endpunkte und der wichtigen Schritte dazwischen.
Das Wasserfalldiagramm ist eine Serie von vertikalen Balken oder Säulen, wobei der erste Balken den Anfangs- und der letzte den Endwert darstellt. Alle dazwischen liegenden Balken markieren eine Veränderung gegenüber dem Startwert.
Die Balken, die nach oben zeigen, symbolisieren positive Veränderungen, während die Balken, die nach unten zeigen, auf einen Wertverlust hinweisen. Die Balken in der Mitte haben ein "schwebendes" Aussehen, da sie Erhöhungen oder Verminderungen von Werten darstellen, die nicht von der Basislinie ausgehen.
Diese Art von Diagramm verdient spielerische Spitznamen wie "fliegende Steine" oder "Mario"-Diagramm - nach dem Videospiel. Im Gegensatz dazu erstrecken sich die Summen von der Grundlinie aus über die gesamte Höhe des Wertes und stehen wie Säulen in einem vertikalen Wasserfalldiagramm.
Wenn diese Summen durch die Balken in der Mitte und die entsprechenden Verbindungslinien verbunden sind, die die positiven und negativen Werte (oder Zu- und Abnahmen) visuell miteinander verbinden, ähneln sie einer Brückenstruktur.
Aus diesem Grund wird dieses Diagramm in der Finanzwelt oft als Brückendiagramm bezeichnet. 🌉
Verwendungszwecke von Wasserfalldiagrammen
Wasserfalldiagramme haben ein breites Anwendungsspektrum, das sie zu einem vielseitigen Werkzeug in der Werkzeugkiste eines jeden Projektmanagers in verschiedenen Bereichen macht. 🧰
Im Folgenden werden die wichtigsten Anwendungsbereiche für diese Diagramme aufgeführt:
- Finanzen: Gewinn- und Verlustrechnungen übersichtlich darstellen
- Einzelhandel und Verkauf: Vergleich der Erträge aus verschiedenen Produkten
- Herstellung und Logistik: Bestandsveränderungen im Zeitablauf verfolgen
- Marketing und Produktmanagement: Zeigen Sie, wie sich der Wert eines Produkts im Laufe der Zeit verändert
- Entscheidungsfindung für Führungskräfte: Häufig verwendet indashboards für Führungskräfte um den Beteiligten wichtige Statistiken und Änderungen zu präsentieren
Wie man ein Wasserfalldiagramm in Excel erstellt
Obwohl Microsoft Excel in erster Linie ein Tabellenkalkulationsprogramm ist, können Sie dank seiner Vielseitigkeit ein einfaches und effektives Wasserfalldiagramm erstellen - und das relativ einfach. 🃏
Es ist wichtig zu beachten, dass die einfache Erstellung von Wasserfalldiagrammen nur mit Excel 2016 und späteren Versionen möglich ist. Frühere Versionen erfordern einen komplexeren, zeitaufwändigeren Prozess, da ihnen die integrierte Option zum direkten Einfügen eines Wasserfalldiagramms fehlt.
Anhand eines vereinfachten Geschäftsszenarios zeigen wir Ihnen, wie Sie ein Excel-Wasserfalldiagramm in vier einfachen Schritten erstellen und die finanzielle Entwicklung eines Projekts veranschaulichen. 📈
Schritt 1: Bereiten Sie Ihre Daten vor
Die Effektivität Ihres Wasserfalldiagramms hängt von den Daten ab, die Sie in das Diagramm eingeben. Überlegen Sie sich, welche Analyse Sie durchführen wollen, und wählen Sie Ihre Datenpunkte entsprechend aus. 🔍
In der Regel sollten Sie mit einer gut strukturierten Tabelle beginnen, in der die verschiedenen Kategorien und Werte, die Sie darstellen möchten, katalogisiert sind. Ihre Daten sollten eine Progression von einem Zustand zum anderen widerspiegeln, gekennzeichnet durch positive Werte für Zunahmen und negative Werte für Abnahmen.
Als Beispiel werden wir die finanziellen Schwankungen eines hypothetischen Projekts an einem einzigen Tag darstellen.
Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt mit einem Tagesbudget von 1.000 Dollar. Im Laufe der Tage macht das Leben Ihnen einen Strich durch die Rechnung - einige unvorhergesehene Umstände lassen die Kosten um 100 Dollar steigen, während die Arbeitseffizienz oder die Implementierung von automatisierungsprozesse spart $400. 💰
Ein unerwarteter Geräteausfall wirft Sie weitere 200 $ zurück. Am Ende des Tages haben Sie insgesamt 900 $ ausgegeben, also 100 $ weniger, als Sie zur Verfügung hatten.
Für dieses Beispiel benötigen Sie zwei Spalten. In der ersten Spalte listen Sie alles auf, was sich auf Ihr Budget ausgewirkt hat, wie unerwartete Kosten oder Einsparungen. In die zweite Spalte tragen Sie den Wert ein, der mit jedem Element verbunden ist.
Für zusätzliche Kosten (z. B. unerwartete Verzögerungen und Geräteausfälle) tragen Sie einen positiven Wert ein. Für Kostensenkungen (wie effiziente Arbeit oder Automatisierung) geben Sie einen negativen Wert ein.
Erstellen Sie zwei Spalten für die Eingabe des Datentyps und des Werts
Die Zeile "Tatsächliche Gesamtkosten " stellt das endgültige erforderliche Budget nach allen Zu- und Abschlägen (oder positiven und negativen Werten) dar. Sie wird berechnet, indem man von der ursprünglichen Kostenschätzung ausgeht und dann den Wert jedes Faktors addiert oder subtrahiert.
Die Tabelle gibt Ihnen einen strukturierten Überblick über die Schwankungen Ihres Budgets. Mit den folgenden Schritten können Sie diese Daten in ein visuelles Excel-Wasserfalldiagramm umwandeln.
Schritt 2: Einfügen eines Wasserfalldiagramms
Beginnen Sie mit der Auswahl der Daten für Ihr Wasserfalldiagramm. Klicken Sie einfach auf die Zellen mit den Daten, die Sie einfügen möchten, und ziehen Sie sie. Achten Sie darauf, dass Sie sowohl die Kategorien als auch die entsprechenden Werte auswählen.
Wenn Sie Ihre Daten ausgewählt haben, klicken Sie in der Excel-Symbolleiste auf die Registerkarte "Einfügen". Hier finden Sie eine Reihe von Diagrammtypen, aus denen Sie wählen können. Suchen Sie in der Gruppe "Diagramme" nach der Schaltfläche "Wasserfalldiagramm". Sie wird auch als "Wasserfall- oder Aktiendiagramm" bezeichnet, wenn Sie den Mauszeiger über die Optionen bewegen.
Klicken Sie auf die Option "Wasserfalldiagramm einfügen", um die Eingabedaten zu visualisieren
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Standard-Wasserfalldiagramm in Ihr Excel-Tabellenblatt eingefügt, das mit den von Ihnen ausgewählten Daten gefüllt ist.
Tipp: Wenn Sie nach dem Erstellen des Diagramms weitere Daten hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie "Daten auswählen" Sie können dann den Datenbereich aktualisieren.
Das Standard-Wasserfalldiagramm ergibt
Das Ergebnis sieht vielleicht nicht so aus wie Ihr gewünschtes Wasserfalldiagramm, aber keine Sorge! Sie werden es im nächsten Schritt anpassen, um eine passendere visuelle Darstellung Ihrer Daten zu erhalten.
Schritt 3: Einstellen der Summen
Zur Feinabstimmung Ihres Diagramms müssen Sie zunächst alle Zwischensummen- und Gesamtwerte festlegen. Diese Werte beginnen in der Regel bei Null und "schweben" nicht in Ihrem Diagramm. Sie sind die Summe aller bisherigen Zu- und Abnahmen an einem bestimmten Punkt im Diagramm und zeigen das Gesamtergebnis bis zu diesem Punkt.
Über: Microsoft Klicken Sie auf die Spalte in Ihrem Diagramm, die die Gesamt- oder Zwischensumme darstellt. Sie steht in der Regel nach einer Reihe von Einzeländerungen oder am Anfang des Startwerts des Diagramms.
Auf diese Weise werden alle Spalten ausgewählt, aber wir wollen nur die Gesamt- oder Zwischensummenspalte ändern. Klicken Sie also ein weiteres Mal darauf, um nur diese Spalte auszuwählen. Excel hebt sie hervor und zeigt damit an, dass sie für die Anpassung bereit ist.
Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf die Spalte und wählen Sie Datenpunkt formatieren aus dem Popup-Menü. Dadurch wird ein Seitenbereich mit verschiedenen Optionen im Bereich Datenreihen formatieren geöffnet.
option "Als Summe setzen" in Excel
Suchen Sie im Seitenbereich nach der Option "Als Summe setzen " und markieren Sie das nebenstehende Kästchen. Dadurch wird die Spalte an der horizontalen Achse verankert, so dass sie bei Null beginnt. Dadurch wird verhindert, dass sie in der Mitte "schwebt", und die Darstellung des Diagramms wird klarer und übersichtlicher.
Wenn Sie die Gesamtsummen festlegen, erhält das Diagramm sein erkennbares brückenartiges Aussehen
Wiederholen Sie diese Schritte für jede Gesamt- oder Zwischensumme in Ihrem Wasserfalldiagramm. So können die Betrachter besser erkennen, welche Werte kumulative Summen sind.
Schritt 4: Anpassen des Wasserfalldiagramms
Wenn Ihr Wasserfalldiagramm fertig ist, ist es an der Zeit, es zu verschönern und es leicht verständlich zu machen. ✨
Klicken Sie zunächst auf Ihr Diagramm. In der Excel-Symbolleiste werden die "Diagrammwerkzeuge " angezeigt. Es gibt zwei Registerkarten: "Design" und "Format"
Verwenden Sie die Option Chart Tools, um Ihr Diagramm anzupassen
Auf der Registerkarte "Design " können Sie einen Titel für das Diagramm hinzufügen (oder ihn entfernen). Zum besseren Verständnis der einzelnen Werte können Datenbeschriftungen eingefügt werden. Wenn Ihr Diagramm mehrere Kategorien abdeckt, kann eine Legende helfen, diese zu trennen und zu verdeutlichen.
Optionen zur Anpassung von Spaltenfarben und anderen visuellen Details finden Sie auf der Registerkarte "Format ". Denken Sie jedoch daran, dass Ihr Hauptziel darin besteht, die Lesbarkeit Ihrer Daten zu gewährleisten, also lassen Sie den Stil nicht die Klarheit überschatten.
Möchten Sie, dass Ihre Spalten zu den Farben Ihres Unternehmens passen? Gehen Sie zu "Formfüllung " auf der Registerkarte "Format" und wählen Sie die gewünschte Farbe.
Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen einzelnen Balken (oder eine Spalte, da die Balken in der Regel vertikal sind), um das Fenster "Datenreihen formatieren " aufzurufen. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Verbindungslinien anzeigen", um die Linien auszublenden, die Ihre Spalten miteinander verbinden. Mit dieser schnellen Änderung können Sie Ihr Diagramm schlanker und weniger unübersichtlich gestalten.
Das Ausblenden von Verbindungslinien führt zu einem saubereren Aussehen Ihres Diagramms
Weitere nützliche Excel-Tipps
Weitere Tipps und Anleitungen zur Verwendung von Excel für ein optimales Projektmanagement finden Sie in diesen praktischen Anleitungen, die wir zusammengestellt haben! 🙌
Nachteile der Verwendung von Excel zur Erstellung eines Wasserfalldiagramms
Während wir Ihnen anhand eines vereinfachten Beispiels gezeigt haben, wie Sie ein Wasserfalldiagramm in Excel erstellen können, kann ein realistisches Szenario viel komplexer sein, insbesondere bei umfangreichen Projekten oder häufigen Datenänderungen.
Nehmen wir an, Sie verwalten ein großes Projekt mit verschiedenen Kostenkomponenten wie Arbeit, Material, Genehmigungen und Maschinen. Jede dieser Komponenten kann und wird sich wahrscheinlich im Laufe der Zeit ändern, was Ihr Excel-Wasserfalldiagramm verkomplizieren kann.
Im Folgenden finden Sie einige der häufigsten Einschränkungen bei der Erstellung von Wasserfalldiagrammen in Excel:
- Hoher Wartungsaufwand: Sie müssen jede Änderung manuell in das Diagramm eingeben, was vor allem bei einem großen Projekt sehr arbeitsintensiv sein kann. Dabei müssen Sie möglicherweise Daten ändern, Formeln anpassen und sicherstellen, dass alle Änderungen im Diagramm korrekt wiedergegeben werden
- Keine Zusammenarbeit möglich: Wenn Projektteams gemeinsam an dem Diagramm arbeiten müssen, können die Excel-Funktionen zur gemeinsamen Nutzung undechtzeit-Zusammenarbeit funktionen können einschränkend sein
- Fehlende Integration mit anderen Projektmanagement-Tools: Excel ist nicht von Haus aus mit vielen Projektmanagement-Tools synchronisiert, was bedeutet, dass Sie möglicherweise parallele Aufzeichnungen führen müssen und somit Diskrepanzen zwischen den Quellen riskieren
3 hilfreiche Vorlagen zum Erstellen eines Wasserfalldiagramms
So wie eine gut organisierte Küche für einen reibungslosen Ablauf sorgt, so organisiert die richtige Vorlage Ihre Projektdaten effektiv und macht die Erstellung eines Wasserfalldiagramms selbst für große Projekte überschaubar. 🍳
Struktur und Ordnung sind von entscheidender Bedeutung -die Unterteilung von Projekten in Phasen und Aufgaben und deren Abarbeitung nacheinander. Das ist so, als würden Sie alle Zutaten für Ihr Rezept im Voraus vorbereiten, was das Kochen, oder in diesem Fall das Erstellen von Diagrammen, sehr viel einfacher macht.
Die folgenden drei ClickUp vorlagen wurden mit Blick auf eine Vielzahl von Benutzern entwickelt, von Anfängern bis hin zu Fortgeschrittenen. Obwohl Sie damit keine Wasserfalldiagramme erstellen können, bieten diese Tools eine bessere Möglichkeit, Ihre Daten zu visualisieren und letztendlich Ihr Projektdatenmanagement zu rationalisieren.
1. Wasserfall-Management-Vorlage von ClickUp
ClickUp's Waterfall Management Template bietet eine umfassende Sicht auf das Projekt von Anfang bis Ende ClickUp's Wasserfall-Management-Vorlage ist der beste Freund eines Projektmanagers, wenn es darum geht, ein Projekt zur einfachen Visualisierung zu strukturieren. Dieses praktische Tool organisiert die Aufgaben übersichtlich nach Phasen und bietet einen klaren Überblick über Ihr Projekt von Anfang bis Ende.
Aber es ist nicht nur eine Aufgabenliste. Jede Aufgabe erhält ein eigenes Feld, das mit wichtigen Informationen gefüllt ist wie prioritätsstufe , die Dauer und den Beauftragten - so erhalten Sie einen detaillierten, umfassenden Überblick über die Einzelheiten Ihres Projekts.
Der eigentliche Star der Vorlage ist die Gantt-Diagramm-Ansicht. Dieser Überblick über Ihr Projekt aus der Vogelperspektive zeigt Ihnen die Abfolge der Aufgaben und erleichtert Ihnen das Verständnis des Projektablaufs. Und die Möglichkeit, Notizen, Meilensteine und Beschriftungen hinzuzufügen, macht die Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung zum Kinderspiel.
Nur eine Vorwarnung: Diese Vorlage ist keine Spielwiese für Anfänger. Es handelt sich um ein ausgefeiltes Toolkit, das sich an diejenigen wendet, die bereits einige Erfahrungen im Projektmanagement gesammelt haben. Mit getrennten Ordnern für jeden Projektphase und eine Fülle von Details, ist es für die anspruchsvollsten Benutzer konzipiert. Aber keine Sorge, wenn Sie gerade erst anfangen, bleiben Sie dran! Wir werden uns demnächst mit einfacheren Vorlagen beschäftigen.
2. Wasserfall-Projektmanagement Vorlage von ClickUp
ClickUp's Wasserfall-Projektmanagement-Vorlage ist ein benutzerfreundliches Werkzeug für diejenigen, die neu im Projektmanagement oder in der Wasserfall-Methode sind
Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ein riesiges Puzzle zu lösen. Sie würden sich nicht einfach auf einmal in den Stapel der Teile stürzen, oder? Sie würden wahrscheinlich mit den Randteilen beginnen, um einen Rahmen zu bilden, und dann nach und nach die Mitte füllen. 🧩
Mit ClickUp's Wasserfall-Projektmanagement-Vorlage Sie nehmen sich eine Aufgabe vor, erledigen sie auf Anhieb und gehen dann zur nächsten über.
Jede Aufgabe ist mit ihren eigenen Details versehen - wie lange sie dauern soll, wie weit Sie gekommen sind und alle anderen Kleinigkeiten, die Sie im Auge behalten müssen. Aufgaben können fünf Status haben, um Ihren Fortschritt zu verfolgen, von "zu erledigen" bis "erledigt" So können Sie leicht erkennen, was abgehakt ist und was als Nächstes auf der Agenda steht.
Wenn Sie gerade erst in den Pool des Projektmanagements eintauchen oder sich mit der Wasserfall-Methode vertraut machen wollen, ist das kein Problem. Diese Vorlage ist sehr benutzerfreundlich und bietet vier Ansichten, darunter einen Kalender. Sie ist eine Art Straßenkarte für Ihr Projekt, die Ihnen alle Zwischenstationen und das endgültige Ziel zeigt. 🏁
3. Gantt zeitleiste Vorlage von ClickUp
ClickUp's Gantt Timeline Template bietet tägliche Aufgabenverfolgung, monatliche Fortschrittsübersichten und die Jahresansicht
Die ClickUp Gantt Zeitleiste Vorlage ist ein umfassendes Werkzeug, das Ihnen hilft, Ihre Projekte effizient zu verwalten, insbesondere solche, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken.
Neben der Aufzeichnung und Verfolgung jeder täglichen Aufgabe bietet es Ihnen am Ende des Monats einen Überblick über Ihre Fortschritte und weist auf mögliche Hindernisse hin. Diese Funktion ist von unschätzbarem Wert, wenn es darum geht, Probleme frühzeitig zu erkennen und Risiken rechtzeitig zu entschärfen.
Die Jahresansicht bietet eine breitere Perspektive, die Ihnen hilft, Muster zu erkennen und auf der Grundlage vergangener Leistungen und Trends Strategien für die Zukunft zu entwickeln. Dieser umfassende Überblick kann Ihre Planungsbemühungen informieren und optimieren.
Trotz ihrer umfangreichen Funktionen ist die Gantt Timeline-Vorlage sehr einsteigerfreundlich und eignet sich daher hervorragend für alle, die noch keine Erfahrung im Projektmanagement haben.
Verwandte Ressourcen:
- Wie man eine Projektzeitleiste in Excel erstellt
- Wie man einen Kalender in Excel erstellt
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- Wie man eine Excel-Datenbank erstellt
- Wie man Abhängigkeiten in Excel anzeigt
Eine bessere Art, ein Excel-Wasserfalldiagramm zu erstellen
Die Erstellung eines Wasserfalldiagramms - ein wichtiges Instrument zur Visualisierung der progressiven Auswirkungen positiver oder negativer Werte -erfordert eine sorgfältige Planung. Traditionelle Werkzeuge wie Excel sind oft unzureichend, wenn es um die Zusammenarbeit und den Umgang mit umfangreichen Projektdaten geht. Hier glänzt ClickUp. ☀️
Auch wenn es die Erstellung von Wasserfalldiagrammen nicht direkt unterstützt, liegt seine wahre Stärke in den robusten Datenmanagement-, Kollaborations- und Integrationsfunktionen, die es bietet.
Die ClickUp-Vorlagen sind besonders hilfreich, weil sie eine visuelle Zeitleiste für Ihr Projekt bieten, die zeigt, wann jede Phase stattfindet, wie lange sie dauert und wie sie mit anderen Phasen zusammenhängt. Dies passt perfekt zur schrittweisen Natur der Wasserfallmethode und bietet einen praktischeren Weg zur Erstellung von aufschlussreichen und wirkungsvollen Wasserfalldiagrammen. 🎉