Der einfachste Weg, etwas zu erobern, ist, es in kleine Stücke zu zerlegen. 🧩
Rom wurde schließlich auch nicht an einem Tag erbaut. Aber ja, eine der Schlüsselstrategien für ein effektives Projektmanagement besteht darin, das Projekt in kleinere Komponenten zu zerlegen und das Team entsprechend zu organisieren, was uns zu WBS oder Work Breakdown Structures führt.
Zu den Schlüsselherausforderungen, mit denen jeder Projektleiter konfrontiert wird, wenn er ein Projekt übernimmt, gehören die Aufteilung und die Nachverfolgung. Teams sind sich oft nicht im Klaren über den Umfang ihrer Aufgaben, den Fortschritt oder die Ressourcen, die sie für die Durchführung einer bestimmten Aufgabe benötigen.
In diesem Fall ist eine Work Breakdown Structure erforderlich. Er hilft Ihnen, ein Projekt in kleinere Teile zu zerlegen, es zu organisieren, zuzuweisen, zu verfolgen und abzuschließen.
Ganz gleich, ob Sie Projektmanager, Mitglied eines Projektteams oder Interessenvertreter sind, das Verständnis des Projektstrukturplans kann Ihnen helfen, Projekte durchzuführen, besser zusammenzuarbeiten und bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Machen Sie sich also bereit, alles über den Projektstrukturplan zu erfahren, was er ist und wie Sie ihn für Ihre eigenen Projekte erstellen können!
Tauchen wir gleich ein!
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan ist eine ergebnisorientierte Methode, mit der die Arbeit visuell in mehrere Komponenten unterteilt wird projektziel am Ruder.
Es ermöglicht eine schrittweise Herangehensweise an ein Projekt und erleichtert die Zuweisung und Nachverfolgung der Arbeit, da es die Projektleistungen und den Projektumfang in logische Gruppen einteilt oder projekt-Phasen , wobei jede Ebene an Detailgenauigkeit und Spezifität zunimmt.
Gliedern Sie komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben und überwachen Sie Ihre gesamte Arbeit mit benutzerdefinierten Status, benutzerdefinierten Feldern und vielem mehr
Vorteile der Work Breakdown Structure im Projektmanagement
Ein Projektstrukturplan bietet Projektmanagern mehrere Vorteile:
- Ermöglicht eine bessere Planung und Kontrolle des Projekts
- Durch die Aufteilung des Projekts in kleinere Teile können die Projektmanager die Zeit und die Kosten, die für das Abschließen jeder Aufgabe benötigt werden, genauer abschätzen
- Er trägt dazu bei, dass alle Projektleistungen auf dem Konto verbucht werden und das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt
- Fördert die Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Teams und den Beteiligten und stellt sicher, dass alle auf der gleichen Seite stehen, wenn es um die Ziele und Zeitleisten des Projekts geht
Das System eignet sich nicht nur für Projektmanager, die alle Projektphasen planen und nachverfolgen wollen, sondern auch für Teams, die gut kommunizieren wollen. Es stellt sicher, dass alle Mitglieder des Projektteams über alle Aufgaben und den Status des Projekts auf der gleichen Seite stehen.
Gliederung der Arbeit in ClickUp Whiteboards. Erfahren Sie, wie Sie ClickUp Whiteboards mit dem Einführung in Whiteboards Vorlage Das Ergebnis ist eine grafische Darstellung der Aktivitäten des Projekts, die dazu beiträgt, dass alle notwendigen Arbeiten auf dem Konto verbucht werden und jeder seine Rolle beim Abschließen des Projekts versteht.
Hier sind die wesentlichen Bestandteile eines Projektstrukturplans:
- Projektumfang : Er definiert die Limits des Projekts, den Namen, die Beschreibung und den Plan des Projekts. Dokumentieren Sie alle Ihre Erkenntnisse und nehmen Sie die Schlüssel in die Projektcharta auf.
- Stakeholder: Interne und externe Stakeholder für das Projekt
- Zeitleiste für das Projekt: Ein detaillierterzeitleiste für das Projekt der die einzelnen Phasen des Projekts abdeckt, ist der Schlüssel zur Nachverfolgung
- Projektleistungen : Das übergreifende Projekt wird in klare, umsetzbare Aufgaben unterteilt, die als Projektleistungen bezeichnet werden und die gemessen und nachverfolgt werden können. Sie müssen sich im Rahmen des Projekts bewegen und eine eindeutige Rolle bei der Durchführung des Gesamtprojekts spielen
- Unteraufgaben der zu erbringenden Leistungen: Jedes Projektziel kann in weitere umsetzbare Aufgaben unterteilt werden, die dazu beitragen, den Projektstrukturplan detaillierter und klarer zu gestalten
Jeder Manager würde nun eine Hierarchie der Unteraufgaben und der zu erledigenden Arbeit berücksichtigen, um die Aufgaben zuzuordnen und sich einen Überblick über die damit verbundenen Kosten zu verschaffen. Die Berücksichtigung dieser Variablen auf dem Konto gewährleistet nicht nur den rechtzeitigen Abschluss des Projekts, sondern ermöglicht auch einen optimierten Projektabschluss.
Zu erledigen: Was bedeutet ein Projektstrukturplan für das Projektmanagement? Software für den Projektstrukturplan kann Ihr Projektmanagement in mehrfacher Hinsicht effizienter machen. Werfen wir einen Blick auf einige davon.
1. Erstellen Sie unabhängige und messbare Aufgaben
Eine Work Breakdown Structure unterteilt jede Arbeit in kleinere Aufgaben. Diese Aufgaben helfen, kompliziertere Aufgaben zu vereinfachen projektziele und müssen mit bestimmten Metriken für den Abschluss verbunden sein. Dies sind umsetzbare Elemente, die das endgültige Ziel deutlicher machen.
Instanz: Nehmen wir an, Ihr Ziel ist es, eine Reise zu unternehmen. 🎯
Bei einem einfachen Projektziel wird es noch einfacher, wenn man es in Form von Aufgaben wie Marktforschung, Bestimmung des Einzelziels, Festlegung der Vertriebswege, Budgetierung usw. betrachtet. Selbst diese Aufgaben können Unteraufgaben haben, die Forschung, Benchmarking und Ausführung beinhalten, die helfen, sie noch weiter zu untergliedern.
2. Nachverfolgung des Fortschritts
Mit klar definierten Limits und Fristen für jede Aufgabe können die Mitglieder des Teams den Fortschritt des Projekts leicht nachverfolgen. Jeder Aufgabe wird ein bestimmter Status zugewiesen, der angibt, ob sie abgeschlossen, in Bearbeitung oder noch zu beginnen ist. Dieses System ermöglicht es dem Team, jederzeit über den Status des Projekts informiert zu bleiben.
PRO-TIPP Verwenden Sie eine projektmanagement tool wie ClickUp, um all Ihre Projekte, Teams, Ressourcen und mehr an einem Ort zu verwalten, und verwenden Sie die Projekt Tracker Vorlage von ClickUp um jede Aufgabe in eine bestimmte Phase zu gruppieren und sie entsprechend nachzuverfolgen. Zugewiesene Teammitglieder können nun ihre Aufgaben zeitnah zusammen mit den Aufgaben der anderen Mitglieder eines Projekts darstellen.
3. Bessere Rechenschaftspflicht
Für jede Aufgabe gibt es eindeutige Zuweiser, und das Team weiß jederzeit, wie der Workflow aussieht. Es ist wahrscheinlicher, dass die Mitglieder des Teams ihre Aufgaben pünktlich erledigen, damit sie nicht zum Engpass werden.
4. Klarheit über den Umfang der Arbeit
Ein Projektstrukturplan stellt sicher, dass das Team die gesamte Arbeit im Projekt abschließt, ohne zusätzliche Arbeit zu erledigen. Auf diese Weise wird kein Teil des Projekts ausgelassen, und es kommt zu weniger Verwirrung und Wiederholungen. Sie hilft Ihnen bei der Identifizierung Ihrer kritischen Pfad um das Projekt besser abschließen zu können.
5. Teams werden anpassungsfähiger
Ein Projektstrukturplan bietet jedem Team mehr Flexibilität, nicht nur während der Entwicklung des Projektumfangs, sondern hilft auch dabei, bei Bedarf rechtzeitig vom Kurs abzuweichen. Sie hilft Projektteams, eine agile Denkweise und macht das Projekt Team anpassungsfähiger an interne und externe Veränderungen entsprechend den Anforderungen der Projektbeteiligten.
Dies sind nur einige der Gründe, warum der Projektstrukturplan der Schlüssel zu einem effektiven Projektmanagement ist. Lassen Sie uns nun etwas näher auf die technischen Aspekte eines Projektstrukturplans eingehen und erörtern, welche Arten von Projektstrukturplänen es gibt.
3 Arten von Work Breakdown-Strukturen
Im Projektmanagement gibt es drei Arten von Projektstrukturplänen:
1. Projektstrukturplan auf der Basis von Arbeitsergebnissen
Ein Projektstrukturplan ist eine Methode zur Unterteilung des gesamten Projekts in hierarchische Unteraufgaben.
Dabei werden die wichtigsten Bereiche des Projektumfangs an der Spitze des Baums belassen und in verschiedene Unteraufgaben und Leistungen verzweigt, die die Fertigstellung des Projektumfangs unterstützen. Bei dieser Art von Projektstrukturplan werden zur Kennzeichnung des Abschlusses des Projekts keine Phasen, sondern Leistungen verwendet.
Aufteilung großer, komplexer Projekte in Leistungen, Abhängigkeiten und Unteraufgaben in ClickUp Whiteboards via Amine Boussassi
Diese Art von Projektstrukturplan ist eher in der Welt des Projektmanagements zu finden. Er wird im Allgemeinen für Projekte von kurzer Dauer mit klar definierten Ergebnissen verwendet. Es gibt mehrere Aufgaben, die parallel zueinander ablaufen und nicht als Voraussetzung für die nächste Aufgabe dienen.
Ein Beispiel: Ihr Projekt ist die Einstellung eines Cloud-Rechenzentrums für Ihre Online-D2C-Plattform. Ihre Projektleistungen können die Suche nach Cloud-Software, die Budgetierung, die Entscheidung über cloud-Kostenoptimierung software, Einrichtung der Maschinen usw.
2. Phasenbezogener Projektstrukturplan
Bei dieser Art von Projektstrukturplan wird das Projekt in verschiedene zeitlich begrenzte Phasen unterteilt, die bestimmte Arbeitspakete enthalten. Er ist nicht sehr gebräuchlich und wird für Projekte verwendet, die keine spezifischen Ergebnisse haben. Beim phasenbasierten Projektstrukturplan steht das Endergebnis an erster Stelle und das Projekt wird in fünf Projektmanagement-Phasen unterteilt: Einleitung, Planung, Durchführung, Kontrolle und Abschluss.
Sie wird im Allgemeinen für langfristige Projekte verwendet, zum Beispiel für die Einstellung einer D2C-Online-Plattform für Ihr Unternehmen. Diese Phasen umfassen, sind aber nicht beschränkt auf Design, Lagerhaltung, Lieferkette bis hin zu 3PL-Partner marketing, usw.
3. Verantwortungsbasierter Projektstrukturplan
Hierbei handelt es sich um eine Art von Projektstrukturplan, bei dem Sie Ihr Projekt nach den Teams, die an dem Projekt arbeiten werden, aufteilen und strukturieren. Wenn Sie zum Beispiel eine neue App auf den Markt bringen, strukturieren Sie Ihre Arbeit nach Designteam, Entwicklungsteam, Marketingteam usw.
Wir haben bereits gelernt, dass ein Projektstrukturplan aus mehreren Elementen besteht, darunter die Aufgabe des Projekts und die Unteraufgaben. Es gibt bestimmte Stufen, die vielleicht so einfach sind wie die Stufen in Candy Crush. Aber lassen Sie uns mehr über sie erzählen.
3 Ebenen des Projektstrukturplans
Bei so vielen Aufgaben, Abhängigkeiten und Unterabhängigkeiten von dieser Aufgabe kann es für jeden verwirrend werden. Deshalb gibt es drei Ebenen, die dabei helfen, sie alle voneinander zu trennen. Die Nummer der Ebenen variiert von Projekt zu Projekt; sie kann mehr oder weniger auch die Basis Ihres Projekts sein.
Ein Beispiel für einen Projektstrukturplan in ClickUp Whiteboards via Amine Boussassi
Ebene 1: Projektziel
Dies ist der einfachste Teil des Projekts. Das Projektziel, oder die übergeordnete Aufgabe in der ersten Ebene des Projektstrukturplans. Schließlich kann man kein Projekt beginnen, wenn man nicht weiß, was man erreichen will, oder?
Wenn das Projekt also zum Beispiel darin besteht, eine Website zu entwerfen und zu entwickeln, lautet die erste Ebene: Starten Sie eine mobile App.
Entwerfen Sie die Benutzeroberfläche eines Smartphones (Duh?)
Klingt ziemlich einfach, oder? So sieht auch der erste Tag im Fitnessstudio aus. Aber Sie wissen ja, dass es ein leichter Anfang ist. Jetzt kommen wir zu den komplizierteren Teilen. 👇
Stufe 2: Abhängigkeiten und Aufgaben
Diese Ebene umfasst die Unteraufgaben oder Abhängigkeiten, mit denen das Ziel des Projekts erreicht werden soll. Betrachten wir anhand des obigen Beispiels die Aufgaben, die Sie zu erledigen hätten, um die Benutzeroberfläche der App zu gestalten:
- Erstellen von Wireframes
- Fertigstellen des Prototyps
- Durchführen von Tests
- Analyse nach dem Start
- Und mehr
Dies ist nur eine grobe Ansicht der Aufgaben. Jetzt müssen wir detaillierter werden und kleinere Aufgaben auflisten, um diese zu erreichen. Damit sind wir bei der dritten Ebene eines Projektstrukturplans angelangt.
Ebene 3: Sub-Abhängigkeiten
Die Erstellung eines Wireframes mag einfach klingen, aber jeder, der es schon einmal zu erledigen hatte, weiß, dass dies kein Ein-Schritt-Prozess ist! Nach der Durchführung von Benutzeruntersuchungen, dem Benchmarking von Wettbewerbern und dem Sammeln von inspirierenden UI-Trends müssen Sie mit Ihrem Wireframe beginnen. Lassen Sie mich Ihnen ein Beispiel dafür geben, wie Unterabhängigkeiten bei der Gestaltung eines Wireframes für die Benutzeroberfläche eines Smartphones aussehen könnten:
- Definieren Sie die Struktur
- Karte der User Journey erstellen
- Entscheidung über die Platzierung von Inhalten
- Anwendung visueller Gestaltungselemente
Dies sind klare, umsetzbare, messbare Aufgaben, die mit Fristen versehen werden können und einen genau definierten Umfang haben. Dadurch wird Ihr gesamtes Projekt für die beteiligten Akteure sehr übersichtlich.
PRO TIPP Unterteilen Sie größere, komplexere Projekte in aufgaben , Unteraufgaben, geschachtelte Unteraufgaben und sogar Checklisten innerhalb von Aufgaben in ClickUp. Geschachtelte Unteraufgaben sind sogar noch granularer als unteraufgaben ! Genau wie bei Aufgaben und Unteraufgaben können Sie geschachtelten Unteraufgaben detaillierte Informationen wie Mitarbeiter, Fälligkeitsdaten und Prioritäten hinzufügen.
Gliedern Sie Ihre Projekte in ClickUp in Aufgaben, Unteraufgaben und geschachtelte Unteraufgaben
Nun haben wir mit einigem Aufwand verstanden, was ein Projektstrukturplan ist und warum man ihn für sein Projekt verwenden sollte. Das bringt uns zu unserer nächsten Frage: Wie können Sie einen Projektstrukturplan für Ihr nächstes Projekt erstellen?
Nun, wir sind hier, um es Ihnen zu zeigen!
Wie erstellt man einen effektiven Projektstrukturplan?
Hier sind die Schritte zur Erstellung Ihres eigenen Projektstrukturplans von Grund auf!
1. Definieren Sie den Umfang Ihres Projekts
Verstehen Sie die Arbeit, die zu erledigen ist, anhand Ihrer Ziele und Vorgaben. Ermitteln Sie die Limits und den tatsächlichen Umfang des Projekts, um die Bedürfnisse Ihrer Stakeholder zu erfüllen.
PRO TIPP Benötigen Sie eine Anleitung zum Aufbau Ihres Projekts? Lernen Sie, wie Sie effektiv einen Projektumfang entwickeln und verwenden Sie die Projektumfang Whiteboard Vorlage von ClickUp um Sie auf den richtigen Weg zu bringen.
Erstellen Sie visuell einen klaren Weg zum Erfolg des Projekts vom Kickoff bis zur Lieferung
2. Einteilung des Projekts in Hauptphasen
Unterteilen Sie den größeren Projektumfang in verschiedene Phasen und Phasen, die verschiedene Unteraufgaben enthalten und das Projekt von Anfang bis Ende begleiten. Diese projektphasen helfen, die Arbeit aufzuteilen und das Projektmanagement zu vereinfachen.
PRO TIPP Verwenden Sie benutzerdefinierte Status in ClickUp, um jeder Phase und jedem Abschnitt einen eigenen Namen zu geben und den Status mit dem Fortschritt Ihres Projekts zu ändern. Sie können auch die Anwendung der Vorlage für das Projektmanagement von ClickUp um Ihren Projektmanagern, Teams und Stakeholdern einen organisierten und anpassbaren Workflow zu bieten.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Status in ClickUp, um Ihren Workflow zu rationalisieren und Ihre Projekte auf dem Laufenden zu halten
3. Identifizieren Sie die wichtigsten Ergebnisse und Aufgaben
Erstellen Sie eine Liste Ihrer schlüssel-Ergebnisse im Rahmen der Projektplanung Ihre verschiedenen Phasen und die Ressourcen und Unteraufgaben, die zur Erreichung dieser Leistungen erforderlich sind. Jedes Teilergebnis bildet zusammen mit seinen Aufgaben und Unteraufgaben ein Arbeitspaket. Dies hilft Ihnen auch bei der Ermittlung von Projektzielen und Teilergebnissen und bei der Einstellung von periodischen meilensteine im Projekt, um Ihr Team besser zu motivieren.
PRO TIPP Lernen Sie, wie man projektleistungen aufschlüsselt und wenden die Projekt Deliverables Vorlage von ClickUp um Sie und Ihr Team bei der Nachverfolgung, dem Management und der Durchführung erfolgreicher Projekte zu unterstützen.
4. Zuweisung von Aufgaben an Mitglieder des Teams
Nun ist es an der Zeit, Ihren Teams Arbeit zuzuweisen. Basierend auf den Fähigkeiten, der Verantwortung und dem Umfang der einzelnen Teams weisen Sie ihnen unterschiedliche Aufgaben zu. Wenn Sie beispielsweise die Aufgabe haben, eine mobile App für Ihr Unternehmen auf den Markt zu bringen, werden Sie die Arbeit verschiedenen Teams zuweisen, z. B. dem Designteam, dem Entwicklungsteam, dem Marketingteam, dem Produktteam und so weiter.
PRO TIPP Sie können Arbeit ganz einfach zuweisen und sie bestimmten Gruppen oder Einzelpersonen zuordnen mit der Funktion mehrere Mitarbeiter feature in ClickUp.
5. Ermittlung von Kosten und Ressourcen
Stellen Sie Ihrem Team die Ressourcen, Tools, Zeitleisten und Aufgaben zur Verfügung. Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie das Projekt der Entwicklung einer digitalen Medienstrategie in Angriff nehmen. Sie würden die entsprechenden Aufgaben Ihren Teams für Inhalte, soziale Medien, Analysen usw. zuweisen. Sie würden ihnen Tools zur Verfügung stellen wie tools für die Automatisierung von sozialen Medien , CRM tools, Tools zur Entwicklung von Inhalten usw. Dann geben Sie ihnen die Zeitleisten für ihre jeweiligen Aufgaben. Dies ist eine großartige Möglichkeit, sich um Ihre projektkontrollen .
Für ein effektives Projektmanagement sollten Sie darauf achten, dass Ihre Projektleistungen MECE (Mutually Exclusive Completely Exhaustive) sind. Verzeihen Sie uns den Fachjargon, aber vereinfacht ausgedrückt sollten alle Ihre Leistungen keine oder nur minimale Überschneidungen aufweisen. Und sie sollten in der Lage sein, die Anforderungen des gesamten Projekts zu erfüllen, wenn sie zusammengefügt werden.
PRO TIPP Lernen Sie die Vorteile von effektiven Ressourcenzuweisung und nutzen die Vorlage für die Ressourcenplanung von ClickUp zur Visualisierung der Kapazität von Ressourcen und zur Unterstützung der Ressourcenzuweisung in Ihren Projekt Teams.
Da Sie nun die notwendigen Schritte zur Erstellung eines effektiven Projektstrukturplans kennen, haben wir eine besondere Überraschung für Sie, die die Erstellung eines Projektstrukturplans noch einfacher macht.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie unsere beste Waffe in der Artillerie, ClickUp, für Ihren nächsten Projektstrukturplan nutzen können!
ClickUp zum Organisieren und Verwalten Ihres Projektstrukturplans verwenden
Wählen Sie aus über 15 benutzerdefinierten Ansichten in ClickUp, um Projekte auf Ihre Art zu organisieren und zu verwalten und Ihren Workflow an Ihre Bedürfnisse anzupassen ClickUp ist das ultimative All-in-One-Tool für Projektmanagement und Teamzusammenarbeit für jedes Geschäft und jedes Team in Ihrem Unternehmen.
Es wurde speziell für technische und nicht-technische Teams entwickelt und bietet Hunderte von anpassbaren Features, um Ihren Workflow zu rationalisieren und zu vereinfachen und mehrere komplexe Projekte jeglicher Art mit Leichtigkeit zu verwalten. Und weil es eine vollständig anpassbare Plattform bietet, kann ClickUp problemlos jedes Projektmanagement und jede Projektverwaltung unterstützen agile Menthodologien und ist damit die perfekte Lösung für alle Projektleiter und jedes Team in Ihrem Unternehmen.
Natürlich bietet dieses Tool alles, was Sie brauchen, um einen effektiven Projektstrukturplan zu erstellen und erfolgreiche Projekte termingerecht abzuschließen. ClickUp hilft Ihnen, Ihre Apps zu konsolidieren und die Verwendung von hundert verschiedenen Tools zu vermeiden. Stattdessen werden Ihre Arbeit, Teams, Kommunikation und vieles mehr an einem zentralen Ort zusammengefasst. 👏
Beispiel für die Gliederung von Arbeiten in ClickUp Whiteboards via Amine Boussassi
Hier sind einige Features, die es zum perfekten WBS tool machen:
1. Bleiben Sie organisiert mit einer robusten Hierarchie-Struktur
Sehen Sie alle Aufgaben in Ihrem Projekt in einer Ansicht aus der Vogelperspektive über alle Ebenen hinweg mit der robusten Hierarchie-System in ClickUp . Mit dieser Struktur können Sie Ihre Aufgaben in Formularen, Spaces, Ordnern oder Listen organisieren, was Ihnen eine klare visuelle Hierarchie für Ihre Projekte, Teams, Abteilungen usw. ermöglicht.
Jede Ebene von ClickUp gibt Ihnen mehr Flexibilität und Kontrolle, um alles zu organisieren, was Sie brauchen
2. Delegieren Sie Arbeit durch Aufgaben und Unteraufgaben
Unterteilen Sie größere, komplexere Projekte in Aufgaben und Unteraufgaben und weisen Sie diese einzelnen Personen oder Gruppen zu.
3. Passen Sie jeden Teil Ihres Workflows an
Die gesamte Plattform ist anpassbar, d. h. Teams, Projektmanager, Stakeholder und andere können ClickUp konfigurieren und verwenden ClickApps an ihre Projektanforderungen, komplexen Workflows und Vorlieben anzupassen.
4. Verbessern Sie die Visualisierung von Projekten
ClickUp hat über 15 benutzerdefinierte Ansichten listenansicht, Board-Ansicht, Gantt-Diagramm und Whiteboard-Ansicht, die Ihnen helfen, Ihren Projektstrukturplan zu visualisieren und zu verwalten. Whiteboards dienen der Visualisierung von Projekten, Aufgaben, Leistungen, Zielen, Workflows und mehr. Das Gantt Diagramm zeigt die Zeitleiste und die Abhängigkeiten Ihres Projektstrukturplans an. Die Listenansicht zeigt Aufgaben in einer strukturierten Hierarchie an, während die Board-Ansicht eine visuelle Darstellung im Kanban-Stil bietet
5. Verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
ClickUp bietet robuste Features für die Zusammenarbeit, die Folgendes erleichtern effektive Kommunikation zwischen den Mitgliedern des Teams. Sie können Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten festlegen und Kommentare oder Anhänge zu Aufgaben hinzufügen, was die Zusammenarbeit und das Freigeben von Informationen im Zusammenhang mit dem Projektstrukturplan erleichtert.
Darüber hinaus bietet ClickUp Benachrichtigungen und Aktualisierungen in Echtzeit, damit die Mitglieder des Teams über Änderungen und Fortschritte auf dem Laufenden bleiben.
6. Nachverfolgung der wichtigsten Metriken und Ausrichtung auf die Ziele ClickUp-Ziele bietet klare Zeitleisten, messbare Einzelziele und eine automatisierte Nachverfolgung des Fortschritts, damit Projektteams, Stakeholder und andere Beteiligte ihre Ziele aufeinander abstimmen können und auf dem richtigen Weg bleiben, um alle Ergebnisse zu erreichen.
7. Verwalten von Abhängigkeiten und Beziehungen zu Aufgaben
Erstellen Sie Verknüpfungen zwischen Aufgaben, Dokumenten und Abhängigkeiten, um alles, was Sie brauchen, an einem Ort zu finden. Dies kann nützlich sein, wenn Ihre PSP-Aufgaben oder Unteraufgaben vom Abschluss bestimmter Ziele oder Meilensteine abhängig sind. Verwaltung der Abhängigkeiten von Aufgaben und beziehungen in ClickUp hilft Ihnen, die Integrität und Kohärenz Ihres Projektstrukturplans zu erhalten.
Wie man eine Abhängigkeit zu einer Beziehung in ClickUp hinzufügt
8. Optimieren Sie Ihren Workflow mit leistungsstarker Integration und Automatisierung von Workflows
ClickUp lässt sich mit über 1.000 Tools von Drittanbietern wie Google Drive, Dropbox und Slack integrieren. Mit diesem Feature können Sie ClickUp mit Ihrem bestehenden Workflow verbinden und Daten im Zusammenhang mit Ihrem WBS importieren oder exportieren. Darüber hinaus verfügt ClickUp über Automatisierungs-Features, darunter benutzerdefinierte und vorgefertigte workflow-Automatisierung , die dazu beitragen, sich wiederholende Aufgaben zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern.
9. Verbessern Sie das Zeitmanagement in Teams und überwachen Sie die Workload-Kapazität
Sie können die Workload Ihres Teams anhand von Zeitschätzungen und zeiterfassung in ClickUp . Die Zeiterfassung in ClickUp hilft Ihnen, das Zeitmanagement Ihres Teams zu verbessern und es zur Verantwortung zu ziehen. Mit diesem Feature können Sie auch die Summe, den Mittelwert und den Median des Zeitaufwands für ähnliche Aufgaben berechnen, damit Projektmanager Entscheidungen über die Aufteilung treffen können.
Mit der Workload-Ansicht können Sie ganz einfach die Kapazität der Arbeit nachverfolgen, Arbeit neu zuweisen, Erinnerungen automatisieren usw.
10. Verfolgen Sie den Fortschritt und treffen Sie bessere Geschäftsentscheidungen mit Berichterstellung und Analysen in Echtzeit
ClickUp bietet auch benutzerdefinierte Dashboards mit aufschlussreichen Berichterstellungen, die bessere Entscheidungen des Teams in Bezug auf das Projektmanagement ermöglichen. Sie erhalten alle Informationen an einem Ort und können die gewünschten Informationen filtern - verfolgen Sie den Fortschritt und die Leistung Ihres Projektstrukturplans mit berichterstellung und analytische Features . Erstellen Sie Berichte über die Fertigstellung von Aufgaben, die Produktivität des Teams und andere Metriken, um die Effizienz von Projekten zu bewerten und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
Nachverfolgung und Überwachung von Aufgaben, Ressourcen und Projektfortschritt in der ClickUp Dashboard-Ansicht
11. Verfolgen Sie Ihre Arbeit schnell nach und erhalten Sie strukturierte Beispiele mit ClickUp Vorlagen
Erhalten Sie Zugang zu über 1.000 anpassbare Vorlagen für jedes Team und Anwendungsfall, einschließlich kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement , Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure) und vieles mehr.
Beispiele für Work Breakdown Structures in ClickUp
Damit Sie sich die Dinge besser vorstellen können, haben wir uns gedacht, dass es am besten ist, Ihnen ein Beispiel dafür zu geben, wie ein Projektstrukturplan aussehen könnte.
Nehmen wir an, Sie sind Produktmanager in einem Unternehmen und haben ein Projekt zur Einführung einer neuen mobilen App in Angriff genommen. Hier sehen Sie, wie die verschiedenen Phasen in der Work Breakdown Structure aussehen würden. Wir zeigen Ihnen auch, wie die verschiedenen Ansichten von ClickUp diese Phasen auf unterschiedliche Weise darstellen.
Das von uns ausgewählte Beispiel für einen Projektstrukturplan beschreibt die Aufgaben (Abhängigkeiten) und Unteraufgaben (Sub-Abhängigkeiten), die für die Erstellung von Arbeitspaketen zur Einführung einer neuen mobilen App erforderlich sind.
Zur Erinnerung: Um eine umfassende Liste von Aufgaben in einem Projekt verfolgen zu können, weisen wir jeder Hauptaufgabe oder Aktivität eine eindeutige Nummer zu, gefolgt von einem Unternummernsystem für jede Unteraufgabe. Dies hilft uns nicht nur, jede Aufgabe eindeutig zu identifizieren, sondern erleichtert auch die Kommunikation innerhalb eines Projektteams.
Beispiele für Phasen innerhalb eines Projektstrukturplans
1. Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Listenansicht von ClickUp
Beispiel für die Gliederung einer Arbeit in der Listenansicht in ClickUp via Amine Boussassi
Beispiel für die Gliederung einer Arbeit in der Listenansicht in ClickUp via Amine Boussassi
**1. Forschungsphase | Manager (Alexandre Sharpe)
- 1.1 Durchführung von Marktforschung
- 1.2 Analysieren Sie die Konkurrenz
- 1.3 Identifizieren Sie das Einzelziel
- 1.4 Bestimmen der Features und Funktionen
**2. Entwurfsphase | Manager (Livia Grimes)
- 2.1 Erstellen von Wireframes und Mockups
- 2.2 Entwicklung von Benutzeroberflächen- und Erlebnisdesign
- 2.3 Fertigstellung des App-Designs
**3. Entwicklungsphase | Manager (Stefan Boyd)
- 3.1 Entwicklung von Front-End und Back-End der App
- 3.2 Durchführen von Tests und Fehlersuche für die App
- 3.3 Erstellen der Datenbankarchitektur und des Server Setups
- 3.4 App für die Freigabe vorbereiten
**4. Startphase | Manager (Gregory Dotson)
- 4.1 Einreichen der App im App Store und bei Google Play
- 4.2 Marketing- und PR-Kampagne für die App vorbereiten
- 4.3 Einstellen von Analysen und Nachverfolgung der Leistung
- 4.4 Start der App und Überwachung der Leistung
**5. Post-Launch-Phase | Manager (Grace Schultz)
- 5.1 Sammeln von Benutzer-Feedback und Bewertungen
- 5.2 Analysieren Sie die Leistung und Metriken der App
- 5.3 App-Updates und Fehlerbehebungen veröffentlichen
Das Beispiel des Projektstrukturplans ermöglicht in diesem Fall die app-Entwicklung team zur Nachverfolgung des Fortschritts, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten an die Projektteilnehmer und zur Sicherstellung, dass der Start der App im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.
2. Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Board-Ansicht von ClickUp
Beispiel für einen Projektstrukturplan in der Board-Ansicht in ClickUp via Amine Boussassi
3. Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Zeitleisten-Ansicht von ClickUp
Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Zeitleiste Ansicht ClickUp via Amine Boussassi
Meine Arbeit in der Zeitleisten-Ansicht von ClickUp: Gruppiert nach Managern
Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Zeitleiste Ansicht ClickUp via Amine Boussassi
Work Breakdown Structure in der Zeitleisten-Ansicht von ClickUp: Gruppiert nach Status
Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Zeitleiste Ansicht ClickUp via Amine Boussassi
4. Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Gantt-Ansicht von ClickUp
Beispiel für die Gliederung der Arbeit in der Gantt-Ansicht von ClickUp via Amine Boussassi
Beispiel für einen Projektstrukturplan in der Gantt-Ansicht von ClickUp: Sortiert nach Status
Beispiel für die Gliederung der Arbeit in der Gantt-Ansicht von ClickUp via Amine Boussassi
5. Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der Whiteboard-Ansicht von ClickUp
Beispiel für eine Work Breakdown Structure in der ClickUp Whiteboard-Ansicht via Amine Boussassi
Gezoomte Ansicht des Projektstrukturplans in ClickUp Whiteboards über Amine Boussassi
Legende zum Beispiel für den Projektstrukturplan in der ClickUp Whiteboard-Ansicht via Amine Boussassi
Wer profitiert von der Verwendung eines Projektstrukturplans?
Finanzteams: Projektstrukturpläne sind für Finanzteams unerlässlich, um den Umfang eines Projekts zu verstehen und die Ausgaben zu verfolgen. Mit diesem Dokument können sie eine geordnete Struktur für ihre Projekte erstellen und sicherstellen, dass alle Mitglieder des Teams über alle für das Projekt erforderlichen Änderungen oder Aktualisierungen informiert sind.
Management: Projektstrukturpläne sind für das Management wichtig, um sicherzustellen, dass alle Projekte rechtzeitig abgeschlossen werden und den gewünschten Standards entsprechen. In diesem Dokument werden die Zeitleiste, das Budget, der Umfang, die Ziele, die zu erbringenden Leistungen und alle anderen notwendigen Informationen zu einem Projekt beschrieben.
- Mitarbeiter-Management
- Hochschulmanagement
- Inventar-Management
- Verwaltung von Dokumenten
- Projektmanagement
Effektives Management Ihrer Projekte mit einem Projektstrukturplan (PSP) heute
Hier ist also der ultimative Leitfaden, wie Sie einen effektiven Projektstrukturplan für Ihr nächstes Projekt erstellen können. Mit ClickUp ist es einfacher denn je, ein großartiges Projekt durchzuführen und zum Erfolg zu führen.
Und auch wenn Sie nicht alle so organisiert sind wie Monica Geller aus der Serie FRIENDS, mit ClickUp können Sie es auf jeden Fall schaffen. Nutzen Sie es, um Ihre Arbeit zu rationalisieren, alle Ihre Teams und Projekte an einem zentralen Ort zusammenzuführen sowie Ihre Projektplanung, Arbeitsverteilung, Teamzusammenarbeit und vieles mehr zu verbessern.
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Gastautor:
amine Boussassi ist Marketingmanagerin bei Hustler Ethos
er begeistert sich für Produktivität, Projektmanagement tools und alles, was dazwischen liegt. Seine übergreifende Mission besteht darin, Unternehmen zu helfen, hohe Platzierungen bei Google zu erreichen