Budgetüberschreitungen sind weit verbreitet. Und oft gehen sie mit einer verspäteten Projektlieferung einher. Zusammen sind dies Anzeichen für ein gescheitertes Projekt.
Leider sind nur 43 % der Projekte vor dieser Epidemie sicher. Sie fragen sich warum? Das liegt daran, dass es den meisten Projekten an funktionalen und gut etablierten Projektkontrollen mangelt.
Glücklicherweise ist Projektsteuerung keine Raketenwissenschaft. Lesen Sie also weiter, denn dieser Artikel erklärt Ihnen, worum es dabei geht, und liefert Ihnen umsetzbare Erkenntnisse für die Umsetzung!
Was ist Projektsteuerung?
Projektsteuerung umfasst Systeme und Prozesse, die zur Verwaltung des Umfangs, der Kosten, der Zeitleiste, der Qualität, der Ressourcen und der Risiken eines Projekts eingesetzt werden. Diese Tools bilden die Grundlage für ein effizientes Projektmanagement und unterstützen die Entscheidungsfindung während des gesamten Projektlebenszyklus.
Mithilfe von Projektsteuerungsprozessen können Sie sicherstellen, dass Projekte planmäßig verlaufen, indem Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergreifen. Außerdem können Manager die Leistung anhand festgelegter Ziele messen und bei Bedarf schnell Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Projektsteuerung vs. Projektmanagement: Was ist der Unterschied?
Projektsteuerung und Projektmanagement werden oft als Synonyme verstanden und definieren ähnliche Projektelemente, was jedoch nicht der Fall ist. Bevor wir weitermachen, sollten wir dies zunächst einmal klarstellen.
Projektmanagement ist die Gesamtheit aller Kenntnisse, Fähigkeiten und Techniken, die für den Erfolg der Durchführung eines Projekts erforderlich sind. Es umfasst die Verwaltung der sechs wichtigsten Projektbeschränkungen, die unten aufgeführt sind.
Andererseits ist die Projektsteuerung ein Teilbereich des Projektmanagements, der zwei dieser Einschränkungen überwacht: Projektkosten und Zeit. Im Wesentlichen ist die Projektsteuerung ein Teilbereich des Projektmanagements, der dabei hilft, Projektdaten zu analysieren und zu optimieren, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und innerhalb des festgelegten Budgets abgeschlossen wird.
Einfach ausgedrückt berät der Projektcontroller den Manager bei Problemen der Zeitplanung und Terminierung. Der Manager entscheidet dann, ob diese Vorschläge umgesetzt werden sollen oder nicht.
Stellen Sie sich einen Projektmanager als Kapitän eines Schiffes vor und den Projektcontroller als Navigationsoffizier, der angibt, wie weit oder nah das Schiff von seinem endgültigen Ziel entfernt ist. Diese Rolle schlägt auch die schnellste Route zum Ziel vor und überlässt es dem Kapitän, ihrem Vorschlag zu folgen oder ihn zu ignorieren.
Die Bedeutung der Projektsteuerung im Projektmanagement
Das Projektcontrolling sorgt dafür, dass alles nach Plan verläuft und innerhalb Ihres Projektumfangs bleibt, von der ersten Projektplanungsphase bis zum Projektabschluss.
Als Rückgrat des Projektmanagements hilft die Projektsteuerung bei der Erstellung eines Projektplans. Im Projektplan ist die Steuerung dafür verantwortlich, optimale Zeitpläne, Ausgabenplanungen, Ressourcenzuweisungen usw. vorzuschlagen.
Wenn das Projekt in die Ausführungsphase übergeht, informiert das Projektcontrolling den Projektmanager darüber, wie das Projekt hinsichtlich der Budgetausnutzung und der termingerechten Lieferung voranschreitet. Dies hilft bei der Erstellung und Nachverfolgung von kosten- und terminbezogenen KPIs.
Das Projektcontrolling prognostiziert auch, wie sich das Projekt in Bezug auf Budget und Zeit entwickeln wird. Und wenn es zu Abweichungen kommt, ermittelt es diese Probleme und schlägt praktische Lösungen vor, um sie zu beheben.
Mit Projektkontrollen haben Sie auch bessere Chancen, Kostenüberschreitungen während des Projektlebenszyklus zu vermeiden. Ein Bericht von PWC hat ergeben, dass das Fehlen geeigneter Projektkontrollen eine der Hauptursachen für Kostenüberschreitungen ist.
Schauen wir uns nun einige Faktoren an, die die Steuerung des Projekts beeinflussen.
4 Faktoren, die sich auf die Projektsteuerung auswirken
Hier sind vier Faktoren, die Ihre Steuerung des Projekts beeinflussen können.
1. Umfang des Projekts
Der Projektumfang ist ein Dokument, das alles enthält, was für den Erfolg des Projekts erforderlich ist. Das Dokument definiert die Projektbeteiligten, die Ressourcenverteilung, die Fristen, die zu erbringenden Leistungen und die für das Projekt relevanten Limite.
Hier ein Beispiel.
Wenn Ihr Projekt beispielsweise die Erstellung einer digitalen Visitenkarte umfasst, müssen Sie die erforderliche Software, die erforderlichen Fähigkeiten, die Zeitleiste und andere Variablen ermitteln. Dies bildet den Projektumfang.
Ohne einen klar definierten Projektumfang ist es schwierig, sich an einen Zeitplan oder eine Kostenschätzung zu halten. Wenn Sie jedoch mit einem klar definierten Umfang arbeiten, lässt sich der Status des Projekts leichter überwachen. So können Sie leicht erkennen, ob das Projekt innerhalb der Frist und des Budgets fertiggestellt werden kann.
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2. Risiken und Herausforderungen
Das Projektmanagement unterliegt vielen Risiken und Herausforderungen. In der Regel unterteilen wir diese Risiken in zwei Kategorien.
An erster Stelle stehen finanzielle Risiken, darunter ein unerwarteter Anstieg der Materialkosten, ein höherer Arbeitsaufwand als erwartet usw. Diese Risiken können die Fähigkeit, Projekte genau zu überwachen oder Finanzprognosen zu erstellen, erheblich beeinträchtigen.
Weitere Projektrisiken sind solche, die die Projektabwicklung über den vorgegebenen Zeitraum hinaus verzögern könnten. Zu diesen Risiken zählen beispielsweise gestohlene Materialien, unentdeckte Fehler oder ein plötzlicher Rückgang der Population der Mitarbeiter.
Im Wesentlichen können die unvorhergesehenen Folgen dieser Risiken den Projektverlauf erheblich beeinflussen und in einigen Fällen dazu führen, dass Sie die Zeitleiste und die Einzelziele des Projekts nicht einhalten können.
Wenn Sie proaktive Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken im Projektmanagement zu definieren und effektive Risikomanagementstrategien zu entwickeln, können Sie sie verhindern oder effektiv bewältigen, um Stabilität in allen Bereichen zu gewährleisten.
Lesen Sie auch: Vorlagen für den Umfang des Projekts
3. Kosten des Projekts
Das Verständnis der mit einem Projekt verbundenen Kosten ist die Grundlage der Projektsteuerung. Im Allgemeinen gibt es zwei Arten von Kosten für jedes Projekt: direkte und indirekte.
- Direkte Kosten haben eine Verbindung zu bestimmten Produkten. Dazu gehören Materialkosten, feste Arbeitskosten usw.
- Indirekte Kosten sind Kosten, die mit der Durchführung des Projekts insgesamt zusammenhängen. Zu diesen Kosten gehören Kosten für die Qualitätskontrolle und Versorgungsleistungen.
Ohne Kenntnis dieser Kosten ist es unmöglich, das Budget eines Projekts festzulegen.
Außerdem können Sie die finanziellen Realitäten des Projekts nicht in der Nachverfolgung im Blick behalten und keine genauen Prognosen erstellen. Daher kommt es bei dem Projekt leicht zu Budgetüberschreitungen, was auf ein Versagen Ihres Projektsteuerungsprozesses hindeutet.
4. Projektfristen
Der Projekttermin ist der festgelegte Zeitpunkt, an dem das Projekt abgeschlossen wird. Laut dem Journal of Consumer Research bestimmt dieser Termin die Relevanz und die wahrgenommene Dringlichkeit eines Projekts.
Das Fehlen einer Frist bedeutet, dass es keine Kriterien für den Abschluss des Projekts gibt. Daher wird es für Sie schwierig sein, die Zeitdaten im Zusammenhang mit dem Status Ihres Projekts zu analysieren.
Ohne festgelegte Fristen können Sie bestimmte Aufgaben im Projekt nicht planen. Außerdem können Sie keine Prioritäten für Aufgaben festlegen oder andere zeitbezogene Einschränkungen in Ihrem Workflow kontrollieren.
Nachdem Sie nun die vier Hauptfaktoren kennen, die sich auf die Projektsteuerung auswirken, wollen wir uns der Frage zuwenden: Wie können Sie diese Faktoren richtig einsetzen und in Ihrem Plan für das Projektmanagement umsetzen?
Keine Sorge, wir kümmern uns darum.
So implementieren Sie Projektkontrollen in Ihrem Team
Es gibt fünf Möglichkeiten, Projektkontrollen zu implementieren. Mit diesen können Sie Ihr Projekt besser überwachen und Ihre Ergebnisse im Rahmen des vorgegebenen Budgets halten.
1. Ressourcen
Ressourcen sind die Triebkräfte, die jedes Projekt zum Erfolg führen. Dazu gehören Geld, Zeit, Teammitglieder und Projektmanagement-Tools wie ClickUp und Tara KI.
Bei der Projektsteuerung hängt es davon ab, wie gut Sie diese Ressourcen verwalten, wie effektiv Sie die Projektkosten, Materialien und Zeit kontrollieren können.
In der Projektinitiierungsphase können Ihnen Kostenvoranschläge und ein umfassender Ressourcenplan dabei helfen, das Projekt ohne Budgetüberschreitungen in Angriff zu nehmen. Diese Prozesse zeigen Ihnen, welche Ressourcen verfügbar sind und wie Sie diese optimal nutzen können.
Außerdem müssen Sie im Laufe des Projekts ein klares Verständnis dafür entwickeln, wie Sie diese Ressourcen bei der Nachverfolgung im Blick behalten können. Führen Sie eine Kostenabweichungsschätzung durch, um zu überwachen, wie gut Sie Ihre finanziellen Ressourcen nutzen. Diese Schätzung hilft Ihnen, die aktuelle finanzielle Performance des Projekts zu ermitteln.
Natürlich möchten Sie auch sicherstellen, dass das Projektteam effektiv arbeitet. Daher ist es wichtig, dessen Workload zu verwalten und sicherzustellen, dass niemand überfordert ist.
Mit Hilfe eines Team-Management-Tools wie ClickUp können Sie die Workload Ihres Teams einsehen und bestimmte Mitglieder identifizieren, die entweder überlastet sind oder nicht ihre volle Leistungsfähigkeit ausschöpfen.
Mit diesem Wissen verstehen Sie besser, wie Sie Aufgaben delegieren und Ihre Mitarbeiter effektiv führen können.
2. Projektzeitplan
Durch die konsequente Nachverfolgung und Analyse Ihrer Projektzeitpläne können Sie besser einschätzen, ob Sie den vordefinierten Zeitplan einhalten. Diese Daten können Sie aus Ihrem Projektmanagement- oder Sprint-Planungstool abrufen, wenn Sie Ihr Projekt in iterativen Sprints durchführen.
Hier ist ein Beispiel für einen Release-Projektkalender in der Kalender-Ansicht von ClickUp.
Wie oben gezeigt, erhalten Sie einen klaren Überblick über Ihre Fristen, Aufgaben und andere wichtige Bereiche. Außerdem erleichtern Ihnen diese Einblicke die Festlegung von Leistungskennzahlen und Meilensteinen zur Bewertung Ihres Fortschritts.
Denken Sie daran, Ihre Stakeholder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten. Sollte das Projekt vom ursprünglichen Plan abweichen, können Sie die Ursachen mühelos identifizieren und entsprechende Lösungen vorschlagen.
Jetzt wissen Sie, wie Sie die Nachverfolgung von Projektzeitplänen durchführen können. Aber wie können Sie effektive Zeitpläne erstellen? Hier kommen Gantt-Diagramme ins Spiel. Mit diesen Diagrammen können Sie Zeitpläne definieren, Abhängigkeiten verfolgen und Aufgaben priorisieren, wie unten gezeigt.
Wenn Sie diese Erkenntnisse in Ihren Workflow integrieren, können Sie sich von Terminüberschreitungen verabschieden.
3. Risikoanalyse
Eine Risikoanalyse ist notwendig, um Engpässe und Risiken zu identifizieren, die die Lieferzeit und das Budget Ihres Projekts beeinträchtigen können.
Um Risiken richtig zu analysieren, müssen Sie die häufigsten Risiken für Ihr Projekt identifizieren, was Sie mithilfe einer SWOT-Analyse ganz einfach zu erledigen haben. Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, fallen die meisten Risiken in der Regel unter die Bereiche Finanzen und Projektleistung. Beispiele hierfür sind Verzögerungen im Zeitplan, Kommunikationsverzögerungen, Datenverstöße usw.
Nachdem Sie diese identifiziert haben, verwenden Sie ein Risikomanagement-tool wie ClickUp, um diese Risiken zu bewerten und zu priorisieren.
ClickUp bietet Hunderte von Features, mit denen Sie ein Risikoregister erstellen können, um potenzielle Risiken einfach zu verfolgen und vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, noch bevor sie eintreten.
Hier ein Beispiel für Sie:
Und wenn Sie sehen möchten, wie ein gutes Risikoregister aussieht, dann nutzen Sie die Risikoregister-Ordner-Vorlage von ClickUp, um Ihnen bei der Einrichtung zu helfen!
Sobald Sie diese Risiken mit Hilfe des Risikoregisters priorisiert haben, lassen sie sich leichter entsprechend verwalten.
4. Ändern Sie den Kontrollprozess
Manchmal neigen Stakeholder dazu, zusätzliche Leistungen in das Projekt aufzunehmen oder Termine zu verschieben. Dies ist eine sogenannte Scope Creep. Scope Creep kann das Ergebnis von Verzögerungen in der Zeitleiste und von Kostenüberschreitungen sein.
Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, Scope Creep zu verhindern: den Änderungskontrollprozess.
Der Änderungskontrollprozess ist eine proaktive Maßnahme, die Sie auf mögliche Änderungen des Projektumfangs vorbereitet. Mit diesem Prozess können Sie die Änderungen bewerten, um festzustellen, ob sie notwendig sind oder nicht.
Bei Bedarf können Sie die Dinge weiter aufschlüsseln, indem Sie diejenigen identifizieren, die Sie zulassen können, ohne Ihren Projektumfang oder Ihre Zeitleiste zu beeinträchtigen.
Wenn diese Änderungen keinen Einfluss auf die Zeitleiste oder den Umfang haben, können Sie außerdem eine Vorlage für ein Änderungsmanagement in Ihren Workflow integrieren. Damit können Sie diese Änderungen einfach planen, überwachen und umsetzen.
Mit einem Änderungskontrollprozess können Sie Ihre Team-Mitglieder über jede Änderung synchron halten. Dadurch fühlen sie sich einbezogen und informiert. So können sie effektiv mit den Änderungen umgehen.
5. Überwachen Sie die Leistung
Die Leistungsüberwachung hilft Ihnen dabei, den Erfolg Ihres Projekts zu steuern. Um die Leistung zu überwachen, benötigen Sie SMART-KPIs. Diese KPIs liegen im Bereich Ihres ROI und der in Rechnung gestellten Stunden, der termingerechten Lieferung und der Nachverfolgung der Ausgaben im Verhältnis zur Basislinie.
SMART-KPIs erfüllen die folgenden Kriterien.
Sie müssen nicht bis zum Ende des Projekts warten, um festzustellen, ob es einen Erfolg hat oder nicht. Diese Projekt-Metriken dienen als effektives Projektsteuerungs-Tool, mit dem Sie den Fortschritt messen und überprüfen können, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind.
Projektsteuerung mit einer Projektstrukturplan verwalten?
Um die Projektstrukturplanung effektiv zu nutzen, müssen Sie das übergeordnete Ziel eingeben, das Sie erreichen möchten. Nehmen wir an, Sie möchten einen Kurs erstellen. Das ist das übergeordnete Ziel. Dann teilen Sie dieses Projekt in überschaubare Teile und Phasen wie Ideenfindung, Schreiben, Korrekturlesen, Veröffentlichen usw. auf.
Alles, was in Ihrem Projektstrukturplan (PSP) dargestellt ist, muss genau das enthalten, was Sie benötigen, um Ihr Ziel abzuschließen. Sie brauchen keine überflüssigen oder nicht relevanten Aufgaben.
Geben Sie diese Aufgaben dann in verschiedenen Ebenen in das WBS-Diagramm ein, von Kontrollkonten bis hin zu Arbeitspaketen, wie unten dargestellt.
Sie können Ihre eigene Projektstrukturplanung in ClickUp von Grund auf neu erstellen oder einfach die unten stehende ClickUp-Vorlage für Projektstrukturplanung verwenden, um etwas Ähnliches zu erstellen.
Mit dieser Struktur können Sie Ihre Aufgaben einfach überwachen und sehen, wie gut Sie auf eine termingerechte Lieferung und eine optimale Budgetausnutzung hinarbeiten.
Verwalten Sie Projektsteuerungen mit ClickUp!
Projektsteuerung ist notwendig, um Ihre Projekte zu verwalten und eine termingerechte Lieferung sicherzustellen. Sie bietet außerdem Vorteile wie eine optimale Ressourcenzuweisung, die Vermeidung von Budgetüberschreitungen, qualitativ hochwertige Ergebnisse und eine optimale Zeitplanung.
Allerdings müssen Sie Faktoren wie Projektfristen, Kosten, Umfang und Risiken berücksichtigen, damit Ihre Projektsteuerung nicht ins Leere läuft.
Zu einer guten Projektsteuerung gehören die Verwaltung Ihrer Ressourcen, die Nachverfolgung und Analyse von Projektzeitplänen sowie die Durchführung einer konsistenten Risikoanalyse. Überwachen Sie außerdem Ihre Leistungen mit KPIs und achten Sie auf Ihren Änderungskontrollprozess, um Scope Creep zu vermeiden. Integrieren Sie schließlich die Projektstrukturplanung in Ihren Workflow.
Befolgen Sie diesen ultimativen Leitfaden zur Projektsteuerung und nutzen Sie tools wie ClickUp und Tara A I, um Projekte stets termingerecht und innerhalb des Budgets abzuwickeln.
Gastautor:
Tam Pham ist Business Operations Manager bei Tara KI. Tara ist eine Produktlieferplattform, die Ingenieurteams dabei unterstützt, Einblicke in die Entwicklung zu gewinnen, die Leistung zu verbessern und vorhersehbare Ergebnisse zu liefern.