Budgetüberschreitungen sind eine Epidemie. Und oft geht sie mit einer verspäteten Lieferung des Projekts einher. Zusammen sind dies Anzeichen für ein gescheitertes Projekt.
Leider sind nur 43% der Projekte sind vor dieser Epidemie sicher. Sie fragen sich warum? Weil es den meisten Projekten an funktionierenden und gut etablierten Projektkontrollen mangelt.
Glücklicherweise ist die Projektkontrolle keine Raketenwissenschaft. Lesen Sie weiter, denn in diesem Artikel erfahren Sie, worum es dabei geht und wie Sie es umsetzen können!
Was sind Projektkontrollen?
Bei der Projektsteuerung handelt es sich um Systeme und Prozesse zur Verwaltung von Umfang, Kosten, Zeitleiste, Qualität, Ressourcen und Risiken eines Projekts. Diese Tools bilden die Grundlage für ein effizientes Projektmanagement und unterstützen die Entscheidungsfindung während des gesamten Zyklus eines Projekts.
Der Einsatz von Projektsteuerungsprozessen kann dazu beitragen, dass Projekte auf Kurs bleiben, indem potenzielle Probleme frühzeitig erkannt und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Außerdem können die Manager so die Leistung anhand der gesetzten Ziele messen und bei Bedarf rasch Korrekturmaßnahmen ergreifen.
Projektsteuerung vs. Projektmanagement: Was ist der Unterschied?
Es wird oft angenommen, dass Projektkontrolle und Projektmanagement dasselbe bedeuten und ähnliche Projektelemente definieren, was aber nicht der Fall ist. Projektmanagement ist die Sammlung von Kenntnissen, Fähigkeiten und Techniken zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts. Es verwaltet sechs primäre projekt-Zwänge wie unten gezeigt.
Projekt-Einschränkungen
Andererseits ist die Projektsteuerung ein Teilbereich des Projektmanagements, der zwei dieser Beschränkungen überwacht: die Projektkosten und die Projektdauer. Im Wesentlichen ist die Projektsteuerung ein Teil des Projektmanagements, der bei der Analyse und Optimierung von Projektdaten hilft, um sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und innerhalb des festgelegten Budgets abgeschlossen wird.
Vereinfacht gesagt, berät der Projektcontroller den Projektleiter bei Problemen im Zusammenhang mit der Zeit und den Zeitplänen und der Projektleiter entscheidet dann, ob er diese Vorschläge umsetzt oder nicht.
Stellen Sie sich einen Projektmanager als Kapitän eines Schiffes vor und den Projektcontroller als Navigationsoffizier, der angibt, wie weit oder nah das Schiff noch vom Ziel entfernt ist. Diese Rolle schlägt auch die schnellste Route zum Ziel vor und überlässt es dem Kapitän, seinem Vorschlag zu folgen oder ihn zu ignorieren.
Die Bedeutung der Projektkontrolle im Projektmanagement
Projektkontrollen stellen sicher, dass alles in der richtigen Reihenfolge und innerhalb Ihres Projekts abläuft projektumfang von der anfänglichen projektplanung phase bis zum Abschluss des Projekts.
Als Rückgrat des Projektmanagements hilft die Projektsteuerung bei der Erstellung eines Projektplans. Im Projektplan sind die Kontrollen für den Vorschlag optimaler Zeitpläne und die Planung von Ausgaben zuständig, ressourcenzuweisung , usw.
Stellen Sie Wiederholende Aufgaben ein, um Ihre Arbeit zu rationalisieren, indem Sie Ihren Meeting-Zeitplan auswählen und ihn in Ihrem Kalender in ClickUp in der Vorschau anzeigen lassen
Während das Projekt in die Ausführungsphase übergeht, informiert die Projektsteuerung den Projektleiter über den Stand des Projekts in Bezug auf Budgetverbrauch und Termintreue. Dies hilft bei der Erstellung und Nachverfolgung von kosten- und terminbezogenen KPIs.
Projektkontrollen geben auch Vorhersagen darüber ab, wohin sich das Projekt in Bezug auf Budget und Zeit bewegt. Und wenn es vielleicht eine Abweichung gibt, werden diese Probleme herausgefunden und praktische Lösungen vorgeschlagen.
Mit Projektkontrollen haben Sie auch bessere Chancen, Kostenüberschreitungen aus Ihrem Projektlebenszyklus zu eliminieren. Eine Berichterstattung von PWC stellte fest, dass das Fehlen einer angemessenen Projektkontrolle eine der Hauptursachen für Kostenüberschreitungen ist.
Werfen wir also einen kurzen Blick auf einige der Faktoren, die die Projektkontrolle beeinflussen.
4 Faktoren, die die Projektkontrolle beeinflussen
Hier sind vier Faktoren, die Ihre Projektkontrollen beeinflussen können.
1. Umfang des Projekts
Die projektumfang ist ein Dokument in dem alles festgehalten wird, was für den Erfolg des Projekts notwendig ist. Das Dokument definiert die Stakeholder des Projekts, nivellierung der Ressourcen , Fristen, leistungen und die für das Projekt geltenden Limits.
Hier ist ein Beispiel.
Mit ClickUp Docs dokumentieren Sie den Projektumfang und andere wichtige Details zu Ihrem Projekt und geben sie einfach für Ihr Team frei
Instanz, wenn Ihr Projekt beispielsweise darin besteht, eine digitale Visitenkarte zu erstellen, müssen Sie die Software und die Fähigkeiten angeben, zeitleiste und andere beteiligte Variablen. Dies macht aus den Umfang des Projekts .
Das Fehlen eines Definierter Projektumfang erschweren die Abstimmung mit einem Zeitplan oder einer Kostenschätzung. Wenn Sie jedoch mit einem definierten Umfang arbeiten, wird es einfacher, den Status Ihres Projekts zu überwachen. So können Sie leicht erkennen, ob das Projekt innerhalb der Frist und des Budgets abgeschlossen wird.
Schauen Sie sich das an budget proposal templates
2. Risiken und Herausforderungen
Die Kontrolle von Projekten ist mit zahlreichen Risiken und Herausforderungen verbunden. Normalerweise werden diese Risiken in zwei Kategorien eingeteilt.
Das erste sind die finanziellen Risiken, z. B. ein unerwarteter Anstieg der Materialkosten, ein höherer Arbeitsaufwand als erwartet usw. Diese Risiken können sich erheblich auf die Fähigkeit zur Projekte zu überwachen genaue oder finanzielle Prognosen erstellen
Die anderen Projektrisiken sind solche, die die Lieferung des Projekts über den vorgegebenen Zeitraum hinaus verzögern könnten. Zu diesen Risiken gehören z. B. gestohlene Materialien, nicht aufgespürte Fehler oder ein plötzlicher Rückgang der Population an Arbeitskräften.
Im Wesentlichen können die unvorhergesehenen Ergebnisse dieser Risiken den Verlauf des Projekts stark beeinflussen und in einigen Fällen verhindern, dass Sie das Meeting mit der zeitleiste für das Projekt und Einzelziele.
Wenn Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um diese Risiken in der Projektsteuerung zu definieren und wirksame Strategien für das Risikomanagement einzurichten, können Sie sie verhindern oder effektiv verwalten, um Stabilität an allen Fronten zu gewährleisten.
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3. Kosten des Projekts
Das Verständnis der mit einem Projekt verbundenen Kosten ist die Grundlage für die Projektkontrolle. Im Allgemeinen gibt es bei jedem Projekt zwei Arten von Kosten: direkte und indirekte.
- Direkte Kosten stehen in Verbindung mit bestimmten Produkten. Dazu gehören Materialkosten, feste Arbeitskosten usw.
- Indirekte Kosten sind Kosten, die mit dem Betrieb des Projekts insgesamt zusammenhängen. Zu diesen Kosten gehören die Kosten für die Qualitätskontrolle und die Versorgungsleistungen.
Ohne diese Kosten zu kennen, ist die Definition einer Budget eines Projekts ist unmöglich.
Verwenden Sie die Benutzerdefinierten Felder in ClickUp, um jeder Aufgabe einen monetären Wert hinzuzufügen und das Projektbudget jederzeit sichtbar zu machen
Außerdem sind Sie nicht in der Lage, die finanziellen Gegebenheiten des Projekts nachzuverfolgen oder genaue Prognosen zu erstellen. Daher wird das Projekt anfällig für Budgetüberschreitungen sein, was auf ein Versagen Ihres Projektkontrollprozesses hindeutet.
4. Fristen für das Projekt
Die Projektfrist ist der festgelegte Termin für den Abschluss des Projekts. Je nach zeitschrift für Verbraucherforschung diese Frist bestimmt die Relevanz und die wahrgenommene Dringlichkeit eines Projekts.
Das Fehlen einer Frist bedeutet, dass es keine Kriterien für den Abschluss des Projekts gibt. Die Analyse der Zeitdaten zum Status Ihres Projekts ist daher eine Herausforderung.
Verwenden Sie die Gantt-Ansicht in ClickUp, um aufgaben zu planen den Fortschritt des Projekts im Auge behalten, Fristen verwalten und mit Engpässen umgehen.
Ohne festgelegte Fristen können Sie bestimmte Aufgaben im Projekt nicht planen. Außerdem können Sie keine Prioritäten für Aufgaben einstellen oder andere zeitliche Beschränkungen in Ihrem Workflow kontrollieren.
Da Sie nun die vier Hauptfaktoren kennen, die sich auf die Projektkontrolle auswirken, lassen Sie uns die Frage beantworten, wie Sie diese Faktoren richtig erledigen und sie in Ihrem Projektmanagement Plan zu implementieren ?
Machen Sie sich keine Sorgen. Wir haben alles für Sie.
How To Implement Project Controls Across Your Team
Es gibt fünf Möglichkeiten, Projektkontrollen zu implementieren. Damit können Sie Ihr Projekt besser überwachen und die Ergebnisse auf Kurs halten, ohne das vorgegebene Budget zu überschreiten.
1. Ressourcen
Ressourcen sind die Triebkräfte, die jedes Projekt zum Erfolg führen. Dazu gehören Geld, Zeit, Mitglieder des Teams und tools für das Projektmanagement wie ClickUp und Tara KI .
Bei der Projektsteuerung entscheidet die Qualität der Verwaltung dieser Ressourcen darüber, wie effektiv Sie Projektkosten, Material und Zeit kontrollieren können
Während der projektbeginns phase, Kostenabschätzung und extensive Ressourcenplanung kann Ihnen helfen, das Projekt in Angriff zu nehmen, ohne das Budget zu überschreiten. Diese Prozesse zeigen Ihnen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie Sie diese optimal nutzen können.
Während des Fortschritts des Projekts brauchen Sie außerdem ein klares Gespür dafür, wie Sie diese Ressourcen nachverfolgen können. Führen Sie eine schätzung der Kostenabweichung um zu überwachen, wie gut Sie Ihre finanziellen Ressourcen nutzen. Diese Schätzung hilft Ihnen, die aktuelle finanzielle Leistung des Projekts zu ermitteln.
Natürlich wollen Sie auch sicherstellen, dass das Projektteam effektiv arbeitet. Daher ist es wichtig, dass manage their workload und sicherzustellen, dass niemand überfordert wird.
Mit Hilfe eines Team-Management-Tools wie ClickUp können Sie die Workload Ihres Teams einsehen und bestimmte Mitglieder ausfindig machen, die entweder überlastet sind oder nicht mit ihrer vollen Kapazität arbeiten.
In der Box-Ansicht können Sie sehen, woran Ihr Team arbeitet, was es erreicht hat und welche Kapazität es hat
Mit diesem Einblick werden Sie besser verstehen wie Sie Aufgaben delegieren können und wie Sie Ihre Humanressourcen effizient verwalten.
2. Zeitplan für das Projekt
Kontinuierliche Nachverfolgung und Analyse Ihrer projektzeitpläne hilft Ihnen zu verstehen, ob Sie in der vorgegebenen Zeitleiste vorankommen. Sie erhalten diese Daten von Ihrem Projektmanagement oder sprint-Planungstool wenn Sie Ihr Projekt in iterativen Sprints durchführen.
Hier ist ein Beispiel für einen Kalender für ein Projekt in ClickUp's Ansicht des Kalenders .
Organisieren Sie Projekte, planen Sie Zeitleisten und visualisieren Sie die Arbeit Ihres Teams in einem flexiblen Kalender, der alle Beteiligten auf der gleichen Seite hält
Wie oben dargestellt, erhalten Sie einen klaren Einblick in Ihre Termine, Aufgaben und andere Schlüsselbereiche. Außerdem erleichtern Ihnen diese Einblicke die Einstellung von Schlüsseln und Meilensteinen zur Bewertung Ihrer Fortschritte.
Vergessen Sie nicht, Ihre Stakeholder mit dem Fortschritt Ihres Projekts zu synchronisieren. Wenn das Projekt vielleicht vom ursprünglichen Plan abweicht, können Sie mühelos die Ursachen ermitteln und entsprechende Lösungen vorschlagen.
Jetzt wissen Sie, wie Sie Projekttermine nachverfolgen können. Aber wie können Sie effektive Zeitpläne erstellen? Hier kommen Gantt Diagramme ins Spiel. Diese Diagramme ermöglichen es Ihnen, Zeitpläne zu definieren, Abhängigkeiten zu verfolgen und aufgaben zu priorisieren wie unten gezeigt.
Planen Sie Projekte, verwalten Sie Abhängigkeiten und priorisieren Sie Aufgaben mit der Gantt-Ansicht in ClickUp
Wenn Sie diese Erkenntnisse in Ihren Workflow integrieren, können Sie damit beginnen, den verpassten Terminen Lebewohl zu sagen.
3. Risikoanalyse Analyse des Risikos ist notwendig, um Engpässe und Risiken zu ermitteln, die die Lieferzeit und das Budget Ihres Projekts gefährden können.
Um Risiken richtig zu analysieren, müssen Sie die häufigsten Risiken, die Ihrem Projekt zuzuschreiben sind, identifizieren, was Sie leicht mit Hilfe eines SWOT-Analyse . Wie im vorangegangenen Abschnitt erwähnt, fallen die meisten Risiken typischerweise in den Bereich Finanzen und Projektleistung. Beispiele sind Verzögerungen im Zeitplan, Kommunikationsverzögerungen, Datenschutzverletzungen usw.
Nachdem Sie diese identifiziert haben, verwenden Sie eine risiko-Management-Tool wie ClickUp, um diese Risiken zu klassifizieren und zu priorisieren.
ClickUp bietet Hunderte von Features, die Sie unterstützen ein Risikoregister zu erstellen zur einfachen Nachverfolgung potenzieller Risiken und zum Ergreifen von Präventivmaßnahmen, noch bevor sie eintreten.
Hier ist ein Beispiel für Sie:
Halten Sie Ihre Projektrisiken in der Listenansicht von ClickUp sichtbar, organisiert und frontal im Blick (via Autor: Tam Pham)
Und wenn Sie sehen wollen, wie ein gutes Risikoregister aussieht, dann nutzen Sie die Vorlage für einen Ordner für das Risikoregister von ClickUp um Ihnen bei der Einstellung zu helfen!
Verwalten Sie Ihre Projekte und vermeiden Sie Risiken mit der Vorlage für den Ordner "Risikoregister" von ClickUp
Sobald Sie diese Risiken mit dem Risikoregister nach Prioritäten geordnet haben, wird es einfacher, sie entsprechend zu verwalten.
Die Vorlage für das Risikoregister von ClickUp herunterladen
4. Ändern Sie den Kontrollprozess
Manchmal neigen die Beteiligten dazu, zusätzliche Leistungen in das Projekt aufzunehmen oder die Termine zu verschieben. Dies ist eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs. Eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs kann zu Verzögerungen in der Zeitleiste und zu Kostenüberschreitungen führen.
Doch glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, die Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern: die Änderungskontrolle.
Der Änderungskontrollprozess ist eine proaktive Maßnahme, die Sie auf potenzielle Änderungen des Projektumfangs vorbereitet. Mit diesem Prozess können Sie die Änderungen bewerten, um festzustellen, ob sie notwendig sind oder nicht.
Falls erforderlich, können Sie die Dinge weiter eingrenzen, indem Sie diejenigen identifizieren, die Sie zulassen können, ohne dass sich dies auf den Umfang Ihres Projekts oder die Zeitleiste auswirkt.
Planen, implementieren und überwachen Sie alle notwendigen Veränderungen im Geschäft erfolgreich mit dem Change Management Vorlage von ClickUp
Wenn diese Änderungen keine Auswirkungen auf die Zeitleiste oder den Umfang haben, können Sie auch eine vorlage für einen Plan für das Änderungsmanagement in Ihren Workflow. Auf diese Weise können Sie diese Änderungen problemlos planen, überwachen und umsetzen.
Mit einem Änderungskontrollprozess können Sie Ihre Teammitglieder bei jeder Änderung synchronisieren. Dadurch fühlen sie sich einbezogen und informiert. So können sie die Änderungen effektiv handhaben.
Vorlage für den Plan zur Änderungskontrolle herunterladen
5. Leistung überwachen
Die Leistungsüberwachung hilft Ihnen, den Erfolg Ihres Projekts zu steuern. Um die Leistung zu überwachen, benötigen Sie SMARTe Leistungsindikatoren. Diese KPIs reichen von Ihrem ROI und den abgerechneten Stunden bis hin zur termingerechten Lieferung und der Nachverfolgung der Kosten im Verhältnis zur Baseline.
SMARTe KPIs erfüllen die unten aufgeführten Kriterien.
über ClickUp
Sie müssen nicht erst auf das Ende des Projekts warten, um festzustellen, ob es erfolgreich ist oder nicht. Diese Metriken dienen als effektives Tool zur Projektkontrolle, mit dem Sie den Fortschritt messen und sehen können, ob Sie noch auf dem richtigen Weg sind.
Projektkontrolle mit einem Projektstrukturplan verwalten?
Um den Projektstrukturplan effektiv nutzen zu können, müssen Sie das übergeordnete Ziel, das Sie erreichen wollen, eingeben Angenommen, Sie wollen einen Kurs erstellen. Dies ist das übergreifende Ziel. Dann unterteilen Sie dieses Projekt in überschaubare Teile und Phasen wie Ideenfindung, Schreiben, Korrekturlesen, Veröffentlichung usw.
Alles, was in Ihrem WBS muss genau das feature haben, was nötig ist, um Ihr Ziel abzuschließen. **Sie brauchen keine überflüssigen oder unzusammenhängenden Aufgaben
Tragen Sie diese Aufgaben dann in das PSP-Diagramm ein, und zwar auf verschiedenen Ebenen, von Kontrollkonten bis hin zu Arbeitspaketen, wie unten dargestellt.
Beispiel für einen Projektstrukturplan auf der Basis von Arbeitsergebnissen über workbreakdownstructure.com Sie können Ihre eigene projektstrukturplan in ClickUp von Grund auf neu erstellen oder einfach die ClickUp Vorlage für den Projektstrukturplan unten, um etwas Ähnliches zu erstellen.
Einfaches Erstellen, Visualisieren und Verwalten Ihrer Work Breakdown Structure in der Whiteboard-Ansicht von ClickUp (via Autor: Tam Pham)
Mit dieser Struktur können Sie Ihre Aufgaben leicht überwachen und sehen, wie Sie auf eine termingerechte Lieferung und eine optimale Budgetnutzung ausgerichtet sind.
Die Vorlage für den Projektstrukturplan von ClickUp herunterladen
Verwalten Sie Projekte mit ClickUp!
Projektkontrollen sind notwendig, um Ihre Projekte zu managen und eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten. Sie bringt auch Vorteile wie eine optimale Ressourcenzuweisung, die Vermeidung von Budgetüberschreitungen, qualitativ hochwertige Ergebnisse und eine optimale Terminplanung.
Sie müssen jedoch Faktoren wie Projekttermine, Kosten, Umfang und Risiken berücksichtigen, damit Sie Ihre Projektsteuerung nicht zum Scheitern verurteilen.
Zu einer guten Projektsteuerung gehören die Verwaltung Ihrer Ressourcen, die Nachverfolgung und Analyse von Projektzeitplänen und die Durchführung einer konsequenten Risikoanalyse. Überwachen Sie außerdem Ihre Leistungen mit Hilfe von KPIs und achten Sie auf Ihren Änderungskontrollprozess, um eine schleichende Ausweitung des Projektumfangs zu verhindern. Schließlich sollten Sie den Projektstrukturplan in Ihren Workflow integrieren.
Folgen Sie diesem ultimativen Leitfaden zur Projektkontrolle und verwenden Sie Tools wie ClickUp und Tara A Ich helfe Ihnen dabei, Projekte stets pünktlich und im Rahmen des Budgets abzuschließen.
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Gastautor:_
Tam Pham
ist der Business Operations Manager bei Tara KI. Tara ist eine Plattform für die Produktbereitstellung, die Entwicklungsteams helfen soll, Einblicke in die Entwicklung zu gewinnen,
die Leistung zu verbessern
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