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Projektmanagement ist die Entwicklung und Durchführung eines Plans für ein bestimmtes Projekt, das gerade durchgeführt wird. Es lässt sich in klare Phasen unterteilen, die Sie und Ihr Team durchlaufen, während Sie das Projekt von Anfang bis Ende begleiten.
Die Phasen des Projektmanagements sind systematische, schrittweise Prozesse, die sowohl von Managern als auch von Führungskräften befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass das Projekt ordnungsgemäß ausgeführt wird und in Zukunft positive Ergebnisse erzielen kann.
Die grundlegende Effizienz des Projekts beruht auf einigen wenigen Phasen, die das organisatorische Projektmanagement stark und kompetent machen. Diese Phasen können als vorläufige Richtlinien verwendet werden, um den Fortschrittsbericht eines bestimmten Projekts zu verstehen.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Plan auf Kurs bleibt, müssen Sie die fünf Phasen des Projektmanagements befolgen!
Die fünf Phasen des Projektmanagements
Laut dem Project Management Institute (auch bekannt als PMI) umfasst Projektmanagement das Wissen, die Techniken, Fähigkeiten und Tools, die den Bereich der Beteiligung und Aktivitäten einer bestimmten Organisation erweitern, um das Ziel dieses bestimmten Projekts zu erreichen.
In der Regel ist der Kontroll- und Steuerungsprozess eines Projekts von Anfang bis Ende in fünf grundlegende Phasen unterteilt. Ganz gleich, ob Sie ein neues Geschäft starten oder einen Marketingplan erstellen möchten, jedes Management-Team durchläuft diese fünf Phasen.
Sehen wir uns diese fünf Phasen einmal genauer an:
- Initiierung und Konzeption des Projekts
- Projektplanung
- Durchführung des Projekts
- Überwachung, Steuerung und Durchführung des Projekts
- Projektabschluss
Die Anforderungen der Projektphasen: Kritische Meinung
Jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und einen bestimmten Ablauf, der eingehalten werden muss. Die Phasen des Projektlebenszyklus ermöglichen es dem Managementteam, jedes Projekt unabhängig zu bearbeiten und erfolgreich durchzuführen. Darüber hinaus gewährleisten diese Phasen einen systematischen Arbeitsablauf und sichern die Leistungsfähigkeit aller am Projekt beteiligten Personen.
Jedes Projekt hat seine eigenen Anforderungen und einen bestimmten Ablauf, der eingehalten werden muss. Die Phasen des Projektlebenszyklus ermöglichen es dem Managementteam, jedes Projekt unabhängig zu bearbeiten und erfolgreich durchzuführen. Darüber hinaus gewährleisten diese Phasen einen systematischen Arbeitsablauf und sichern die Leistungsfähigkeit aller am Projekt beteiligten Personen.
Ich weiß, was Sie jetzt denken: "Ist das wirklich wichtig?"
Die Antwort lautet ja! Diese fünf Phasen sind wichtig, weil sie helfen:
- Entwickeln Sie eine strategische Ausrichtung, um den wahren Wert Ihres Unternehmens oder Projekts zu realisieren
- Bringen Sie authentische Führung und die richtige Ausrichtung in Ihr Projekt
- Legen Sie klare Schwerpunkte und Ziele für Ihr Management fest
- Planen Sie Ihr Ziel realistisch
- Kontrollieren Sie die Qualität der Gesamtergebnisse
Lernen Sie diese fünf Phasen kennen und erfahren Sie, wie sie zum Erfolg Ihres Projekts beitragen!
Schritt 1: Initiierung
Eine konkrete Initiierung zeigt den Weg zum Erfolg und legt auch das Fundament für alle anderen Phasen des Lebenszyklus. Untersuchen Sie zunächst sorgfältig das Konzept und die Ideen Ihres Projekts, um festzustellen, ob das Konzept für das Unternehmen von Vorteil ist oder nicht.
In dieser Phase ermittelt das Entscheidungsteam einen realistischen Weg, um das gesamte Projekt abzuschließen. Diese Phase wird auch als formeller Start bezeichnet und beginnt mit einem Projektmandat. In der Regel werden darin der Hauptzweck und das Ziel des Projekts beschrieben und das Projektbudget genehmigt.
Diese Phase beginnt mit:
- Ein ordentlicher Business Case: Er begründet die tatsächliche Notwendigkeit eines Projekts und erstellt eine Schätzung der potenziellen Vorteile
- Machbarkeitsstudie: Sie bewertet die verschiedenen erforderlichen Ressourcen, um die Herausforderungen des Projekts zu bewerten und die wesentlichen ersten Schritte hinsichtlich des Nutzens für die Organisation zu bestimmen
Die Initiierung eines Projekts erfordert in der Regel einige Schlüsselkomponenten, die in einem Projektinitiierungsdokument (PID) enthalten sein müssen, darunter die folgenden:
- Business
- Ziele und Umfang Ihres Projekts
- Projektorganisation
- Risiken des Projekts
- Meinungen der Projektbeteiligten
- Rahmenbedingungen für Berichterstellung und Controlling und mehr
Sobald Sie all dies erledigt haben, ist es Zeit, Ihr Projekt zu planen!
Schritt 2: Plan
Die Planungsphase konzentriert sich hauptsächlich auf den Entwurf der Ziele, des Budgets und des Zeitplans für ein bestimmtes Projekt. Dies ist ein Fahrplan, der Ihnen hilft, voranzukommen und das Team richtig zu führen. In dieser Phase kann der Projektmanager die Fähigkeiten der Mitarbeiter einbringen, um die Produktivität einer Organisation zu steigern.
Die Phase der Projektplanung umfasst:
- Die genauen Bedürfnisse ermitteln
- Definition des Zwecks und des Umfangs
- Finalisieren Sie die Zeitleiste, um das vollständige Ergebnis zu liefern
- Organisieren eines Zeitplans für den reibungslosen Flow einer Organisation
- Anforderungen organisieren und bewerten
Die Planungsphase ist für das Projektmanagement von entscheidender Bedeutung. In dieser Phase erhält Ihr Team einen genauen Fahrplan, was ein Projekt benötigt, um letztendlich als Team Erfolg zu haben!
Was kommt als Nächstes? Es ist endlich Zeit, die Arbeit zu erledigen!
Schritt 3: Ausführung
Wenn das Team vollständig bereit ist, die Ergebnisse umzusetzen oder zu starten, hilft Ihnen die Phase der Projektdurchführung dabei, jedes Projekt zu kontrollieren und zu verwalten. Nutzen Sie die Status Ihres Projekts, um den Arbeitsfluss ordentlich und organisiert zu halten. Der Projektmanager muss seine Management- und Soft Skills einsetzen, um das Team zu motivieren, das Leistungsniveau auf Kurs zu halten und vieles mehr.
Für die Ausführungsphase des Projektmanagements können folgende Elemente erforderlich sein:
- Erstellung individueller Verantwortlichkeiten und Aufgaben
- Verteilung der Aufgaben unter den Mitgliedern des Teams
- Ausführung der Aufgaben
- Aktualisieren Sie den Fortschrittsbericht Ihres Projekts
- Liefern Sie Dienstleistungen oder Produkte innerhalb der vereinbarten Fristen
Einige Experten sagen, dass Ausführung und Aktion nacheinander zur gleichen Phase gehören.
Nachdem Sie diese Phase abgeschlossen haben, müssen Sie Ihrem Marketing-Team helfen, die von Ihnen geleistete Arbeit zu präsentieren! Dazu kann die Erstellung eines Werbepakets für Ihre Dienstleistungen oder Produkte für eine Messe gehören. Jetzt muss Ihr Marketing-Team produktbezogene Informationen, Preise und sogar Produktfotos sammeln, um Ihre Produkte vor den Kunden zu bewerben.
Was nun? Sie sind fertig, oder?
Warten Sie! Es gibt noch zwei weitere Phasen!
Schritt 4: Überwachung und Kontrolle
In dieser Phase kann der Manager die Leistung und den Fortschritt messen und sich mit verschiedenen Problemen befassen, die auftreten können. Die Überwachungs- und Kontrollphase ist ein Meilenstein für das gesamte Projektmanagement.
Es gibt verschiedene Schlüsselindikatoren (KPI) zur Überwachung des Projekts, wie z. B. die Einhaltung eines gut geplanten Budgets, die Einhaltung der versprochenen Zeitleiste, die Lieferung des Produkts innerhalb der Frist und vieles mehr.
Das Wichtigste ist, dass diese Phase leicht messbar ist und vom Management und den Stakeholdern gemeinsam konsequent genutzt wird.
Schritt 5: Projektabschluss
Wir haben die letzte Phase des Projektmanagements erreicht, in der Sie den Erfolg Ihres fertiggestellten Projekts bewerten können. Diese Bewertung liefert Erkenntnisse und bewertet den Gesamtprozess, um Ihr nächstes Projekt effizienter zu gestalten. Es ist die letzte Phase des Zyklus Ihres Projektmanagements.
[Ein schrittweises Workflow-Muster für das Projektmanagement]
Mit all diesen Verfahren kann das Projektmanagement sehr hektisch werden. Hier kommen Projektmanagement-Tools ins Spiel. Sie helfen Ihnen bei der einfachen Planung Ihres Projekts. ClickUp ist ein solches Tool, das eine große Unterstützung sein kann.
Es handelt sich um ein Projektmanagement-Tool mit Dokumenten, Erinnerungen, Zielen, Kalendern und sogar einem Posteingang. Mit vollständig anpassbaren und proprietären Features eignet sich ClickUp für Teams jeder Größe und Branche, sodass jedes Team dieselbe App zum Planen, Organisieren und Zusammenarbeiten verwenden kann.
Durch das Erstellen benutzerdefinierter Ansichten, die Sie speichern und für andere freigeben können, sowie Workload-Diagramme, die zeigen, woran die Mitarbeiter gerade arbeiten, lassen sich Projekte ganz einfach verwalten.
Der Prozess des Projektmanagements variiert von Organisation zu Organisation, jedoch sind dies die traditionellen Komponenten eines erfolgreichen Projekts. Management-Teams auf der ganzen Welt durchlaufen diese fünf Phasen des Projektmanagements, um ihre Projekte mit vielen Vorteilen abzuschließen.
Projektmanagement muss nicht überwältigend sein, unabhängig vom Umfang, solange Sie die fünf Phasen des Projektmanagements befolgen.