Erinnern Sie sich noch an „Zeigen und Erzählen”? An den Tag, an dem Sie endlich Ihr Haustier, einen Fisch, mit in die Schule bringen und Ihren Klassenkameraden in der ersten Klasse vorstellen durften? Das waren noch Zeiten. 😌
Als Fachleute stehen wir heute vor ähnlichen Situationen, wenn es darum geht, Ideen zu präsentieren, Brainstorming zu betreiben und Projekte mit der Gruppe durchzuführen.
Wir haben gelernt, dass Zeigen wirkungsvoller ist als nur Erzählen, und wir haben vielfältige, ansprechende Wege gefunden, um unsere Ideen zu vermitteln. Dies ist ein großer Gewinn für Menschen, die Informationen anders verarbeiten, darunter 65 % unserer Population, die sich als visuelle Lerner identifizieren.
Enter: Kanban-Boards.
Kanban-Boards sind ein sehr visueller, agiler Ansatz für das Projektmanagement, der Teams dabei hilft, ihren Workflow zu optimieren, Transparenz zu fördern, Engpässe zu identifizieren und bei Bedarf schnell den Kurs zu ändern. Das Ziel ist es zwar, so schnell wie möglich Zeit zu sparen, aber die Einrichtung eines solchen Boards von Grund auf kann langwierig und sogar bis zu einem gewissen Grad kontraproduktiv sein – hier kommen Vorlagen ins Spiel. 🤓
Teams arbeiten schneller und effizienter mit den richtigen Kanban-Board-Vorlagen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind – aber wer hat schon die Zeit, jede Kanban-Vorlage, die bei der Google-Suche auftaucht, auszuprobieren? Wir schon. 🙋🏼♀️
Betrachten Sie diesen Artikel als Ihren Crashkurs zu allen Themen rund um Kanban, einschließlich Struktur, FAQs, Tipps, Vorteilen und natürlich 11 kostenlosen Kanban-Vorlagen, mit denen Sie Ihre Workflow-Ziele erreichen können!
Was ist eine Kanban-Board-Vorlage?
Kanban-Board-Vorlagen sind anpassbare, vorgefertigte Boards, die die Vorbereitungs- und Einrichtungsphasen bei der Erstellung Ihres Boards beschleunigen, sodass Sie im Handumdrehen Zeit sparen können. Im Wesentlichen handelt es sich um ausfüllbare, einsatzbereite Kanban-Boards, die Sie nach Bedarf anpassen oder bearbeiten können.
Da die Kanban-Methode in einer Vielzahl unterschiedlicher Abteilungen und Branchen eingesetzt werden kann, sorgt eine gut strukturierte Vorlage dafür, dass Ihr Team sie auf möglichst effiziente Weise nutzt. Dennoch kratzt dies nur an der Oberfläche, wenn es um die Vorteile einer flexiblen Kanban-Board-Vorlage geht!
Vorteile der Verwendung von Kanban-Board-Vorlagen
Kanban-Board-Vorlagen sparen nicht nur Zeit, sondern helfen Ihnen auch dabei, mit einer übersichtlichen und gut gepflegten Oberfläche den richtigen Start zu finden, sodass Ihr Board jederzeit – auch kurzfristig – für Stakeholder, Manager oder andere Abteilungen präsentationsbereit ist.
Sie inspirieren auch zu Innovationen in Bezug auf benutzerdefinierte Anpassungen, Automatisierungen und effektivere Aufgabenstatus. Da der Kanban-Ansatz für einen Bereich von Anwendungsfällen von Vorteil sein kann, kann eine spezielle Vorlage als Stütze dienen und Ihnen zeigen, welche Status, Limite für In Bearbeitung und Automatisierungen für Ihre Branche in der Regel nützlich sind.
Darüber hinaus gibt es für jedes Qualifikationsniveau eine Vorlage. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Kanban-Boards haben, finden Sie zahlreiche anfängerfreundliche Vorlagen, die Ihnen den Einstieg in diese agile Methodik erleichtern. Wenn Sie bereits seit Jahren Boards verwenden und eine neue Perspektive benötigen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihren Kanban-Prozess zu optimieren, sind Vorlagen eine hervorragende Möglichkeit, um zu lernen, wie Sie Ihr Board verbessern können.
Die wichtigste Erkenntnis hier ist, dass Kanban-Board-Vorlagen Ihnen helfen sollen. Lassen Sie eine gut gestaltete Vorlage die schwere Arbeit für Sie erledigen, damit Sie sich auf Ihr Projekt und das Team konzentrieren können, das es vorantreibt.
Bonus: Storyboard-Vorlagen!
11 kostenlose Kanban-Board-Vorlagen
Wir sprechen hier von einer großen Sache – sehen wir uns diese leistungsstarken Vorlagen in Aktion an! Hier sind 11 unserer bevorzugten Kanban-Board-Vorlagen für ClickUp, OneNote und Excel und wie sie Ihr Team auf die nächste Stufe bringen können.
1. Vorlage für ein Kanban-Board
Wenden Sie die ClickUp Simple Kanban Board-Vorlage auf Ihren ClickUp-Workspace an und beginnen Sie im Handumdrehen mit der Optimierung Ihres Release-Zyklus. Dieser Ordner enthält fünf Status, zwischen denen Sie Ihre Aufgaben aufteilen können, sowie ein Hilfe-Dokument mit Tipps und einer Übersicht über alle Features. Er bietet sogar zusätzliche Ressourcen für die Einrichtung der Automatisierung der Aufgaben, die Erstellung von Checklisten für kleinere To-dos und vorgeschlagene Integrationen, um Ihren Übergang zur Board-Ansicht in ClickUp noch reibungsloser zu gestalten.
Die Status der Aufgaben sind vielseitig genug, um sich an fast jeden Workflow anzupassen, insbesondere wenn Sie Bearbeitungen oder Feedback zu Ihren Aufgaben benötigen – vom Marketing über die Produktentwicklung bis hin zur Blog-Bearbeitung oder Grafikdesign. Obwohl es sich hierbei um eine Vorlage für Fortgeschrittene handelt, ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung in einem Dokument unkompliziert und leicht zu befolgen, unabhängig von Ihrer Kanban-Erfahrung.
2. Vorlage für ein agiles Management-Kanban-Board
Die Vorlage „Agile Management Kanban Board” von ClickUp hilft Ihnen dabei, schnell einen komplexen Workflow einzurichten.
Der agile Ansatz kann zunächst überwältigend wirken, aber diese Vorlage erstellt in ClickUp einen Space mit allem, was Sie benötigen, um innerhalb weniger Minuten einen grundlegenden agilen Workflow zu implementieren.
Agile Teams, die in Sprints arbeiten, haben die Möglichkeit, 13 verschiedene ClickApps zu aktivieren, um die Organisation ihres Backlogs, die Verwaltung ihrer Workloads und die Zusammenarbeit mit ihrem Team anzupassen. Dazu gehören Workload-Limits, Meilensteine, Abhängigkeiten, Sprint-Punkte und vieles mehr!
Mit 30 benutzerdefinierten Status, einem Benutzerdefinierten Feld, acht Tags, sechs Ansichten und vier Automatisierungen bietet diese Vorlage alle notwendigen Features, um Feedback zu geben, Ressourcen zu bündeln und schneller Ergebnisse zu erzielen.
3. Vorlage für ein einfaches Sprint-Kanban-Board
Tauchen Sie mit der Vorlage „Simple Sprints Kanban Board” von ClickUp in die Welt der Sprints ein! Diese Vorlage ist weniger komplex und für Fortgeschrittene besser geeignet als die vorherige Vorlage „Agile Management”. Sie wendet einen Space auf Ihren ClickUp-Workspace mit neun Status, neun ClickApps und voreingestellten Board- und Listenansichten an.
Diese Vorlage deckt alle Sprint-Grundlagen für agile Teams ab, damit diese Produkte schneller ausliefern können, und enthält ein hilfreiches Dokument, das Ihnen zeigt, wie Sie diese Vorlage an Ihren Workflow anpassen und Ihre Multitask-Symbolleiste optimal nutzen können.
4. Vorlage für ein Kanban-Board zur Verwaltung von Konten
Wenn Sie Büroleiter, Finanzberater, im Vertrieb tätig oder einfach nur jemand sind, der sein Budget unter Kontrolle bringen möchte, ist diese Vorlage genau das Richtige für Sie.
Die Vorlage „Account Manager Kanban Board” von ClickUp verfolgt alles, von der letzten Aktivität eines Benutzers bis hin zu Kontoverlängerungen, Kontakten und Risiken. Dieser Ordner enthält 19 hilfreiche Statusmeldungen – zählen Sie sie! –, darunter Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding und mehr – perfekt für potenzielle Kunden und zur Pflege der Beziehungen zu bestehenden Clients.
Dies ist auch eine großartige Vorlage, um mit neuen Clients in Kontakt zu treten. Sie umfasst sieben Ansichtsarten, um die Interaktion mit Leads zu fördern, sowie eine Formularansicht, um neue Clients in einer Umfrage zu registrieren, deren Antworten in umsetzbare ClickUp-Aufgaben umgewandelt werden können. Haben wir schon erwähnt, dass diese Vorlage reich an Benutzerdefinierten Feldern ist? Mit 10 zur Auswahl haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Ihr Kanban-Board zu sortieren, zu filtern und zu gruppieren.
5. Vorlage für Kanban-Board für Anfragen des Teams
Kanban-Boards sind ein beliebtes agiles Projektmanagement-Tool, das von Teams aus verschiedenen Abteilungen – einschließlich der Personalabteilung – geschätzt und genutzt wird!
Die Vorlage „Team Requests Kanban Board” von ClickUp ist ein unverzichtbares tool für Personal-, IT- und Büroleiter, die für die Nachverfolgung und Organisation der Anfragen ihres Remote-Teams verantwortlich sind.
Dieser Ordner fügt Ihrem ClickUp-Workspace vier Ansichten hinzu, darunter ein separates Kanban-Board für die verschiedenen Arten von eingehenden Anfragen und ein internes Formular mit Antworten, die direkt in ClickUp-Aufgaben umgewandelt werden können, die auf Ihrem Board angezeigt werden. Außerdem sorgen fünf Status dafür, dass keine Anfrage übersehen wird.
6. Vorlage für ein Kanban-Board zur Video-Produktion
Die Vorlage „Video Production Kanban Board” von ClickUp ist ein perfektes Beispiel dafür, wie vielseitig Kanban-Boards sein können. Planen Sie Ihren Drehplan von der Vor- bis zur Nachproduktion mit dieser anfängerfreundlichen Vorlage. Visualisieren Sie Ihren Zeitplan in einer Liste oder verschieben Sie Aufgaben in der Produktionspipeline, indem Sie sie per Drag & Drop auf Ihrem Kanban-Board verschieben.
Außerdem enthält diese grundlegende Kanban-Board-Vorlage ein Hilfe-Dokument, mit dem Sie Ihre Organisation verbessern und Ihre kreativen Projekte mühelos zum Abschluss bringen können.
7. Vorlage für ein Kanban-Board für das Projektmanagement
Wenn Ihnen alle diese Vorlagen gefallen, sie aber für Ihren bisherigen Kanban-Erfahrungsstand etwas zu kompliziert sind, ist dies die richtige Vorlage für Sie.
Ganz gleich, ob Sie ein Projekt verwalten oder Ihre wöchentlichen Aufgaben organisieren – diese anfängerfreundliche Projektmanagement-Board-Vorlage von ClickUp deckt alle Kanban-Grundlagen ab. Beginnen Sie mit einem Board, das bereits in fünf Status unterteilt ist, die auf praktisch jeden Workflow angewendet werden können: Offen, In Bearbeitung, Überprüfung, Blockiert und Geschlossen.
8. Vorlage für ein Kanban-Board zur Nachverfolgung der Kampagnen
Dies ist die Vorlage, von der Ihr Marketingteam schon immer geträumt hat. ✨
Zwischen dem Jonglieren mit verschiedenen Tools, mehreren Kampagnen, der Einhaltung des Budgets und dem Leistungsdruck kann man sich leicht von seinem Marketing-Workflow überfordert fühlen – aber die Vorlage „Kampagnennachverfolgung und -analyse” von ClickUp wurde entwickelt, um all diese vielen beweglichen Teile im Blick zu behalten.
Diese Vorlage enthält 10 benutzerdefinierte Felder, sodass Sie jede Aufgabe so detailliert wie nötig gestalten und Ihre Kampagnen so visualisieren können, wie es für Sie am besten funktioniert. Mit mehreren Kampagnen und Aufgaben, die zusammenarbeiten, sorgt Ihr Kanban-Board dafür, dass niemand mehr Arbeit übernimmt, als er bewältigen kann. Über Ihr Board hinaus finden Sie Ihre Kampagnen in einer übersichtlichen Kalenderansicht und einer Liste aller Kampagnen, um Überschneidungen zu vermeiden.
9. Vorlage für eine Kanban-Roadmap
Bei der Produktentwicklung gibt es keinen einheitlichen Ansatz. Jedes Geschäft hat seine eigenen Anforderungen, und es liegt an jedem Team, seinen eigenen Weg zu finden. Verbessern Sie Ihre Prozesse mit diesem Kanban-Tool. Mit der Kanban-Roadmap-Vorlage von ClickUp können Sie Ihre Aufgaben und Ziele verwalten, wichtige Elemente priorisieren und schließlich einen klaren Überblick über Ihre Entwicklungsaktivitäten gewinnen.
10. Kanban-Vorlage für kumulativen Flow für Excel
Wir haben bereits erwähnt, dass Kanban-Boards in allen möglichen Formen und Größen erhältlich sind – und diese Excel-Vorlage ist ein hervorragendes Beispiel dafür! Teams lieben Kanban-Boards, weil sie sich auf einen kontinuierlichen und konsistenten Flow der Arbeit konzentrieren, um Projekte termingerecht und Aufgabe für Aufgabe abzuschließen. Mit Work-in-Progress-Limits können Teams die Anzahl der Aufgaben, an denen sie arbeiten, kontrollieren und so sicherstellen, dass sie sich nicht mehr Arbeit aufhalsen, als sie bewältigen können. Diese Excel-Kanban-Board-Vorlage konzentriert sich auf diesen Aspekt von Kanban-Boards.
Geben Sie einfach das Datum Ihrer Aufgabe oder Ihres Prozesses und die Anzahl der pro Tag zulässigen Aufgaben in Bearbeitung ein, um Ihren Workflow in einem visuellen kumulativen Flussdiagramm in Excel mit Farben für jede Aufgabe anzuzeigen.
Dieses Excel-Kanban-Board ist ein großartiges tool für sehr visuelle Lerner, die sehen müssen, wie sich die Aufgaben jeden Tag zueinander verhalten!
Sie schwören auf Ihre Excel-basierten Workflows? Dann haben wir genau das richtige tool für Sie! Erfahren Sie mehr über
11. Kanban-Board-Vorlage von OneNote
Ähnlich wie Sie Ihr Kanban-Board in Excel oder auf einem digitalen Whiteboard strukturieren können, können Sie auch in OneNote ein Board erstellen! Erstellen Sie Spalten, um Ihren Workflow im Büro oder zu Hause zu verwalten, und fügen Sie dabei so viele Spalten, Farben und Details hinzu, wie Sie benötigen.
Weitere Ressourcen für Projektmanagement-Vorlagen:
Best Practices für Kanban-Boards
Kanban-Boards haben ihren Ursprung in der Automobilfertigung der 1940er Jahre und wurden seitdem angepasst und erweitert, um Teams in verschiedenen Branchen mit einem einfachen, aber flexiblen Rahmen für die Visualisierung von Workflows zu unterstützen.
Teams kehren zu Kanban-Boards zurück, weil sie einfach, intuitiv und konsistent sind. Sie sind flexibel genug, um nahezu jeden Anwendungsfall zu unterstützen – und sobald Sie gelernt haben, ein Kanban-Board zu interpretieren, können Sie im Grunde alle lesen.
Richtig eingesetzt sorgen Kanban-Boards für einen reibungslosen und kontinuierlichen Arbeitsablauf, fördern die Transparenz und definieren klar die Eigentümer für jede Aufgabe.
Obwohl sie nicht auf ein bestimmtes „Aussehen” beschränkt sind, bestehen Kanban-Boards oft aus mindestens drei Spalten – oder Status – die die Phasen bis zur Fertigstellung darstellen, sowie aus Aufgabenkarten, die über das Board wandern, bis das Projekt erledigt ist.
Aber wie sehen diese eigentlich aus? Nun, lassen Sie uns eine erstellen!
Wie verwendet man Kanban-Boards? Mit Beispielen für Kanban-Boards
Sie können Ihr Board IRL auf einer Oberfläche wie einer Korktafel oder einem persönlichen Whiteboard erstellen – oder mit Hilfe einer dynamischen Kanban-Software, die für diesen Ansatz entwickelt wurde. Aber egal, ob Sie das Board auf Ihrem Schreibtisch oder auf dem Bildschirm bevorzugen, folgen Sie uns, während wir die charakteristischen Merkmale jedes effizienten Kanban-Boards aufschlüsseln:
1. Spalten
Die Spalten auf Ihrem Kanban-Board stellen die Status dar, die jede Aufgabe durchlaufen muss, bevor sie als abgeschlossen betrachtet werden kann. Wenn Sie gerade erst mit dem Kanban-Ansatz beginnen, halten Sie es einfach mit drei Spalten, die ähnlich wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ sind. Idealerweise sollten Sie jedoch die gleiche Anzahl an Spalten anstreben wie Sie Schritte in Ihrem Workflow haben.
Dies ist auch Ihre erste Gelegenheit, das Board benutzerdefiniert an die Prozesse Ihres Teams anzupassen.
Wenn Ihr Team regelmäßig mit verschiedenen benutzerdefinierten Status oder zusätzlichen Phasen für Forschung, Entwicklung oder Feedback arbeitet, fügen Sie einfach weitere Spalten hinzu, um diese Schritte in Ihrem Workflow darzustellen.
Gruppieren Sie Aufgaben nach Status, Mitarbeitern, Priorität und mehr mit der intuitiven und flexiblen Kanban-ähnlichen Board-Ansicht von ClickUp.
2. Aufgaben
Hier tragen Sie alle Aufgaben ein, die mit Ihrem Projekt zu tun haben – ja, wirklich alle. Dies ist eine der Möglichkeiten, wie Kanban-Boards für Transparenz sorgen.
Kategorisieren Sie Aufgaben nach ihrem aktuellen Status, um einen klareren Überblick über den Gesamtstatus Ihres Projekts zu erhalten – wie viele Aufgaben noch zu beginnen sind, wie viele Aufgaben in Bearbeitung sind und welche Aufgaben Sie bereits fertiggestellt haben.
Aufgaben – oder Aufgabenkarten – werden von links nach rechts über das Board verschoben, beginnend im Status To-Do, bis sie fertiggestellt sind und die Spalte Erledigt erreichen.
Ihre Spalten werden sich schnell füllen, aber Sie möchten, dass Ihr Board übersichtlich bleibt, damit es jederzeit für jeden leicht lesbar ist. Wenn Sie Ihr Board überfliegen, möchten Sie alle grundlegenden Informationen zu den Aufgaben sehen, einschließlich Name, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum und Bild (falls zutreffend).
Profi-Tipp: Wenn Sie eine flexible Aufgabenverwaltungssoftware wie ClickUp verwenden, müssen Sie nicht auswählen, welche Aufgabeninformationen Sie freigeben möchten! Das übernimmt die Software für Sie. 😎
Fügen Sie Ihrer Aufgabe Links, Benutzerdefinierte Felder, Prioritäten, detaillierte Beschreibungen, mehrere Mitarbeiter, Beobachter und vieles mehr hinzu, während Sie Ihr Board übersichtlich und präsentabel halten.
📮ClickUp Insight: 92 % der Arbeitnehmer verwenden uneinheitliche Methoden für die Nachverfolgung von Aktionselementen, was das Ergebnis versäumter Entscheidungen und verzögerter Ausführung ist. Ob Sie nun Follow-up-Notizen versenden oder Tabellenkalkulationen verwenden, der Prozess ist oft unübersichtlich und ineffizient.
Die Aufgabenmanagement-Lösung von ClickUp sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben, sodass Ihr Team schnell handeln und auf dem gleichen Stand bleiben kann.
3. Limit der In-Bearbeitung-Arbeiten
Dies ist eine der wichtigsten Methoden, mit denen Kanban-Boards einen konsistenten Workflow aufrechterhalten. Um zu verhindern, dass Mitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren, begrenzen Work-in-Bearbeitung-Limits (IB) die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig von To-Do zu In Bearbeitung verschoben werden können.
4. Swimlanes
Während Spalten Ihrem Board eine vertikale Struktur verleihen, unterteilen Swimlanes das Board horizontal, damit Sie mehrere Workflows auf einem einzigen Board visualisieren können. Wenn Sie mehrere Projekte verwalten oder verschiedene Teammitglieder beaufsichtigen, erstellen Swimlanes Abschnitte auf Ihrem Board, um anzuzeigen, welche Aufgaben zu welchem Teammitglied oder Projekt gehören.
Wenn Sie als Benutzer von Tabellenkalkulationen arbeiten, können Sie sich Swimlanes als Zeilen vorstellen, die nur die Aufgaben enthalten, die zu einer bestimmten Informationskategorie gehören.
Ta-da!
Sobald Sie diese Informationen hinzugefügt haben, ist Ihr Team bereit, mit dem Kanban-Ansatz loszulegen! Das klingt einfach, aber der Nachteil beim Erstellen eines Boards von Grund auf ist, dass jeder dieser vier Schritte einiges an Vorausdenken, Zeit und Aufwand erfordert. Insbesondere wenn Sie noch keine Erfahrung mit Kanban-Boards haben oder mit komplizierten Workflows zu tun haben, kann es leicht passieren, dass Sie wichtige Aufgaben und Informationen vergessen.
Aber das ist noch nicht alles. Ohne eine Vorlage oder eine flexible Software für das Projektmanagement kann die Pflege Ihres Boards mehr hinderlich als hilfreich sein.
Aus diesem Grund greifen viele Projektmanager auf Vorlagen als Plug-and-Play-Lösung zurück, um so schnell wie möglich mit der Verwendung von Kanban-Boards zu beginnen.
Verwalten Sie Ihr nächstes Projekt mit einer Kanban-Vorlage.
Zwar gibt es unzählige Vorlagen, die bei jeder Google-Suche auftauchen, aber nicht alle Kanban-Boards sind gleich.
Da sie die Möglichkeit bieten, Prozesse abteilungs- und branchenübergreifend zu optimieren, ist es wichtig, eine Vorlage zu wählen, die bereits auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Auf diese Weise können Sie sich von den darin enthaltenen Status und Automatisierungen inspirieren lassen und diese als Sprungbrett nutzen, um Ihren Kanban-Ansatz noch weiter voranzutreiben.
Unser Vorschlag?
Wählen Sie eine Vorlage, die von und für eine leistungsstarke Arbeitsmanagement-Software wie ClickUp erstellt wurde. Da Ihre Aufgaben, Ihre Arbeit, Ihr Team und Ihre Prozesse bereits in Ihrem Workspace vorhanden sind, werden auch Ihre Kanban-Boards dort zu finden sein! Das spart Ihnen nicht nur Zeit bei der Einrichtung Ihres Workflows, sondern hilft Ihnen auch dabei, den Prozess auf einem Board voranzutreiben, das während Ihrer Arbeit automatisch aktualisiert wird.
Und das Beste daran? Er ist kostenlos! 💸
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