Wenn Sie Schwierigkeiten mit der Verwaltung mehrerer Teams und Projekte haben, kann eine Matrix-Organisationsstruktur den entscheidenden Unterschied ausmachen. Einfach ausgedrückt ist die Matrix-Organisationsstruktur lediglich eine Methode zur Weitergabe von Informationen zwischen allen Teammitgliedern über mehrere Abteilungen hinweg.
Beispielsweise berichten Mitglieder verschiedener Teams an Projekt- und Funktionsmanager (Marketing, Finanzen, Produktionsmanager usw.), die wiederum an den Geschäftsführer berichten.
Dies verbessert die teamübergreifende Kommunikation und macht es überflüssig, dass sich die Mitglieder der Teams bei jedem neuen Projektstart neu abstimmen oder neu ausrichten müssen.
Wenn Sie also Folgendes wissen möchten:
- Was ist eine Matrixorganisationsstruktur?
- Die verschiedenen Arten von Matrixstrukturen
- Warum dies eine bessere Methode zur Durchführung von Projekten ist
- So erstellen Sie Ihre eigene Matrix
- Einige wichtige Beispiele von namhaften Unternehmen
Dann wird Ihnen dieser ausführliche Leitfaden gefallen.
Sind Sie bereit für die Matrix? Dann legen wir los.
Was ist eine Matrix-Organisationsstruktur?
In der klassischen Top-Down-Organisationsstruktur steht der CEO an der Spitze, gefolgt vom COO (Chief Operating Officer), CFO (Chief Financial Officer) und den Abteilungsleitern.
In einer horizontalen Struktur unterstehen Texter dem Creative Director, der dem CMO untersteht, der wiederum dem CEO untersteht. Sie verstehen, worauf wir hinauswollen. Die Berichterstellung erfolgt linear, und alle Mitarbeiter aus den Bereichen Marketing, Vertrieb, Design und Entwicklung bis hin zu den Finanz- und HR-Teams folgen derselben Berichtsstruktur.
Die traditionelle Top-Down-Struktur ist weniger komplex als die Matrix-Organisationsstruktur. Zum einen kann die Matrix-Organisationsstruktur dazu führen, dass Mitglieder der Teams sowohl ihrem Abteilungs- und Funktionsleiter als auch ihren Projektmanagern zur Berichterstellung Bericht erstatten, die ebenfalls ihren Abteilungsleitern Bericht erstatten.
Aus diesem Grund ist die Top-Down-Organisationsstruktur baumartig, während die Matrix-Organisationsstruktur eine rechteckige Form hat.
Es ist erwähnenswert, dass die Matrix-Organisationsstruktur mehrere Arten von Organisationsstrukturen vereint und ausgleicht. Sie bietet Projektmanagern neben den funktionalen Managern eine neue Befehlskette, weshalb manche sie gerne als Zwei-Chefs-Matrix bezeichnen.
Bei der Arbeit an Großprojekten, an denen vielfältige Talente beteiligt sind, haben Projektmanager folgende Aufgaben im Bereich des Projektmanagements:
- Verwalten Sie Talente abteilungsübergreifend und bilden Sie solide und vielfältige Teams für Projekte.
- Maximieren Sie die bereits zur Verfügung stehenden Ressourcen,
- Machen Sie allen klar, wie wichtig Teamarbeit ist, und ermutigen Sie die Mitglieder des Teams, zusammenzuarbeiten, zu kommunizieren und Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.
Letztendlich trägt dies dazu bei, bessere Texte, Produkte und Kundenerlebnisse zu schaffen. 🤝
Arten von Matrix-Organisationsstrukturen
Matrix-Organisationsstrukturen können entweder schwach, ausgewogen oder stark sein, je nachdem, wie die Machtverhältnisse zwischen Projekt- und Funktionsmanagern verteilt sind.
Lassen Sie sich jedoch nicht von den Bezeichnungen täuschen, denn eine schwache Matrix ist nicht unbedingt schlechter als eine starke, was sich von Projekt zu Projekt und von Unternehmen zu Unternehmen unterscheidet, und diese Rollen sind eher fließend.
Projektmanager haben in einer schwachen Matrix nur sehr wenig Autorität und Entscheidungsbefugnis. Diese Art von Matrix wird als schwach bezeichnet, da funktionale Manager für das Projektbudget und die Zeitleiste verantwortlich sind und die Autorität der Projektmanager sehr begrenzt ist.
In ausgewogenen Matrixstrukturen berichten die Teammitglieder an Abteilungs- und Projektmanager mit gleichen Befugnissen und Kompetenzen. Die ausgewogene Matrix könnte die beste sein, da sie potenzielle Konflikte zwischen Führungskräften vermeidet, die Kommunikation offen hält und den Erfolg bei der Projektabwicklung erleichtert.
Wie Sie bereits feststellen können, haben Projektmanager in einer starken Matrix mehr Befugnisse als funktionale Manager, um Ressourcen richtig zuzuweisen und Budgets frei zu planen.
Wie funktioniert eine Matrix-Organisationsstruktur und welche Vorteile bietet sie?
Manche Menschen empfinden die Matrix-Struktur als verwirrend oder überwältigend, einfach weil sie in der Regel mehrere Befehle und mehrere Strukturen für die Berichterstellung umfasst. In Wahrheit ist sie jedoch viel weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick scheint!
Wenn Sie einen gut durchdachten Plan für das Projekt erstellen, Ressourcen möglichst effizient zuweisen und verwalten und einen Kommunikationsplan entwickeln, sind Sie auf der sicheren Seite. 👌
Die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen Teams sowie die gemeinsame Ressourcenplanung führen in den meisten Matrixorganisationen zu höheren Raten der Produktivität. Die Matrixstruktur gleicht die Schwächen der Ein-Chef-Struktur aus, und diese Doppelmacht kann zu besseren Produkten oder Dienstleistungen beitragen.
Werfen wir nun einen Blick auf einige der Vorteile der Einführung einer Matrix-Organisationsstruktur!
Fördert die abteilungsübergreifende Kommunikation
Im Gegensatz zu Top-Down-Organisationen fördert die Matrixstruktur die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und ihren jeweiligen Funktionen und im Projektmanagement.
Wir wissen, dass es etwas seltsam klingen mag, mit zwei (oder manchmal sogar mehr) Vorgesetzten zu arbeiten und ihnen die Berichterstellung durchzuführen. Die Zusammenarbeit mit wichtigen Entscheidungsträgern kann jedoch den Austausch von Informationen und Fachwissen erleichtern und die Beziehungen innerhalb des gesamten Unternehmens verbessern.
Die regelmäßige Terminplanung ist eine hervorragende Möglichkeit, den Koordinationsprozess erheblich zu verbessern.
Verbessert das Engagement der Mitarbeiter
Die Zugehörigkeit zu mehreren Teams und die Berichterstellung an mehrere Vorgesetzte steigert das Engagement der Mitarbeiter. Der Grund dafür ist einfach: Sie fühlen sich dadurch als aktiver Teil jedes Projekts. Mitarbeiter lieben es, wenn sie etwas bewirken und dazu beitragen können, ein Projekt von Anfang bis Ende zu begleiten.
Darüber hinaus sparen Sie durch interne Rekrutierung Geld, das Sie sonst für Gemeinkosten ausgeben würden, wenn Sie jedes Mal, wenn Sie an einem neuen Produkt oder einer neuen Dienstleistung arbeiten, neue Mitarbeiter einstellen würden.
Dies gibt Ihren Mitarbeitern auch die Möglichkeit, die Monotonie ihrer Arbeitsroutine zu durchbrechen, ihre Fähigkeiten zu erweitern, Ziele schneller zu erreichen und Projekte schneller umzusetzen.
Ermöglicht Führungskräften, klare Ziele für Projekte festzulegen
Die Berichterstellung an Abteilungsleiter und Projektmanager sowie an die Geschäftsleitung trägt dazu bei, mehr Klarheit über die Ziele zu schaffen, die Projektziele zu festigen und schneller Ergebnisse zu erzielen.
Stärkt die Teamarbeit
Die Matrix ermöglicht es den Mitgliedern des Teams, dynamische Verbindungen untereinander aufzubauen, und regt die Entwicklung kreativer Ideen an, was insgesamt zu einer verbesserten und nahtlosen Zusammenarbeit im Team führt.
4 Anwendungsfälle und Beispiele für Matrix-Organisationsstrukturen
In diesem Abschnitt gehen wir vier Anwendungsfälle und Beispiele für Matrixorganisationen durch, um zu sehen, wie andere erfolgreiche Unternehmen diesen Ansatz umgesetzt haben. Diese Beispiele wurden alle mit dem ClickUp-Whiteboard-Feature erstellt, mit dem Sie mit einer leeren Leinwand beginnen oder eine der Vorlagen von ClickUp verwenden können, um schneller loszulegen!
1. Beispiel Philips
Dieses Beispiel veranschaulicht etwas, das wir bereits in einem der vorherigen Abschnitte erwähnt haben. Die Matrixorganisation hat eine eher dreieckige Form, während die Top-Down-Organisation eine baumartige Form hat.
So sehen Sie im ersten Beispiel, dass die Teams für Vertrieb, Finanzen und IT den Managern für Handel, Finanzen und Technologie unterstehen, die wiederum sowohl der nationalen Organisation als auch der Produktabteilung (PD) unterstehen. Dies erklärt die beiden Befehlsketten, die im Artikel ebenfalls mehrfach erwähnt wurden.
Das zweite Beispiel zeigt die Berichterstellung an eine einzige Instanz. Die Teams aus Vertrieb, Finanzen und IT berichten an die Manager für Handel, Finanzen und Technologie, die wiederum an die nationale Organisation berichten, die wiederum an die Produktabteilung berichtet.
2. Beispiel Starbucks
Hier ist ein Beispiel dafür, wie Starbucks die Matrix-Organisationsstruktur anwendet. Wir haben das Whiteboard verwendet, um die Struktur der Berichterstellung, die das beliebteste Kaffeehaus für sein Business verwendet, visuell darzustellen. ☕
Stellen wir uns vor, dass diese vier geografischen Divisionen (Nordamerika, Asien, Lateinamerika und EMEA) im Bereich des Projektmanagements tätig sind.
Wir haben also Senior VPs, die an Executive VPs berichten, die wiederum an Group Presidents berichten, die dann an eine der oben genannten Divisionen berichten. Schließlich erfolgt die Berichterstellung durch jede Division an die globale Einheit, die dann an den CEO berichtet.
3. Technik- und Marketingabteilung
Auch hier erwies sich die Whiteboard-Ansicht als nützlich, und wir wollten zeigen, wie Marketingabteilungen die Matrixorganisation anwenden können. Kurz gesagt: Sie können ganz einfach zwischen Projektmanagern, Content Director, Creative Director, Director of Demand Generation und Director of Product Marketing unterscheiden.
Die Team-Mitglieder arbeiten gemeinsam an Aufgaben und berichten an die Projektmanager und die oben genannten Direktoren. Die Projektmanager berichten an den Direktor des Projektmanagers, während der Direktor des Projektmanagers und andere Direktoren wiederum an den Marketingleiter (CMO) berichten, der dem CEO unterstellt ist.
Wir können diese Art von Organisationsstruktur auf andere Abteilungen eines jeden Ingenieurbüros (Finanzen, Betrieb usw.) anwenden, und auch der Einsatz von Callcenter-Software erweist sich als wertvoller Tipp zur Verbesserung der Kommunikationskanäle.
4. Beispiel einer Werbeagentur
Zu guter Letzt erfahren Sie hier, wie eine Werbeagentur die Matrix-Struktur in ihrem Geschäft anwenden kann.
Sie sehen, dass verschiedene Mitglieder des Teams (Markenspezialist, Blog-Manager, Video-Produzent usw.) an Abteilungsleiter (Marketing-, Produktions-, Kreativ- und Inhalt-Manager) und einen Projektmanager zwei berichten.
Projektmanager zwei berichtet an Projektmanager eins, der wiederum an den Leiter des Projektmanagements berichtet. Die funktionalen Manager berichten dann an den Leiter des Marketings, der Produktion und den Redaktionsleiter, während sowohl der Leiter des Projektmanagements als auch der Leiter des Marketings, der Produktion und der Redaktionsleiter an den Präsidenten der Agentur berichten.
Dies sind nur einige Beispiele für Matrixorganisationen, die Ihnen als Inspiration dienen können. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine ausgewogene Matrixorganisation zu strukturieren. Wenn Sie Ihre eigene Matrixorganisation erstellen möchten, können Sie dies ganz einfach mit dem Whiteboard-Feature von ClickUp tun, wie ich es für die oben genannten Beispiele getan habe.
Sie können mit einer leeren Leinwand beginnen und mithilfe des Drag-and-Drop-Features ganz einfach Ihre idealen Organisationsstrukturen erstellen. Und wenn Sie Hilfe beim Einstieg benötigen oder einfach nur ein solides Grundgerüst für den Anfang suchen, dann greifen Sie zur Vorlage „Organigramm-Whiteboard“, die Ihnen dabei helfen wird!
Jetzt sind Sie an der Reihe, Ihre eigene Matrix-Organisationsstruktur zu erstellen
Wir haben für Sie Klarheit über die fantastische Matrix-Organisationsstruktur geschaffen und versucht zu erklären, wie Sie diese bei der Arbeit an komplexen Projekten erfolgreich einsetzen können.
Optional können Sie das Diagramm Ihres Unternehmens in Ihre Website einbetten, um Kunden über die Arbeitsweise Ihres Geschäfts zu informieren.
Die Idee der Berichterstellung für mehrere Führungskräfte verbessert die Zusammenarbeit, steigert das Engagement der Mitarbeiter, fördert die Kreativität, eliminiert Gemeinkosten und führt zum besseren Ergebnis. Um die Matrix-Struktur umsetzen zu können, benötigen Sie jedoch ein Tool, das genauso leistungsstark ist wie die Struktur selbst – ClickUp!
Nutzen Sie sie noch heute und erhalten Sie Zugriff auf Hunderte von Features, die Ihrem gesamten Unternehmen helfen, Projekte effizient zu verwalten und durchzuführen, sowie auf Tools, mit denen Sie eine effektive Matrix-Organisation aufbauen können. 🚀
Gastautor:
Alladdine Djaidani ist Digital-Marketing-Experte und Gründer von HustlerEthos.com