Ablenkungen und Unterbrechungen sind der Fluch eines jeden Arbeitnehmers, der produktiv sein möchte - zumindest besagen das die Statistiken.
Der durchschnittliche Arbeitnehmer ist alle 11 Minuten unterbrochen . Das ist ein großes Ärgernis, denn die meisten Menschen erreichen ihre maximale Produktivität bei nur 2 Stunden und 53 Minuten täglich . Stellen Sie sich vor, wie sich das auf die Quantität und Qualität Ihrer Arbeit auswirkt. 🤔
Hier ist eine Offenbarung: Sie können dem ständigen Bombardement von Unterbrechungen Einhalt gebieten und Ihre Produktivität mit einer Methode zurückgewinnen, die Ihre Aufgaben aufeinander abstimmt, die Effizienz maximiert und den Stress reduziert. Die Rede ist von der Stapelverarbeitung von Aufgaben, bei der gleichartige Aufgaben gleichzeitig abgeschlossen werden. Sie ist dafür bekannt, dass sie dem sinnlosen Multitasking ein Ende setzt und die Logik zurückbringt Ihre täglichen Pläne .
Aber was ist das Geheimnis hinter seiner Wirksamkeit? Finden wir es heraus!
Was ist Task Batching?
Das Stapeln von Aufgaben ist eine Methode zur Organisation der Arbeit, bei der ähnliche Aufgaben in Gruppen zusammengefasst und auf einmal erledigt werden. Dieser Ansatz kann erheblich Ihre Produktivität steigern indem Sie die Zeit reduzieren, die Sie in Kontextwechsel d. h. der Wechsel zwischen nicht zusammenhängenden oder unterschiedlichen Aufgaben während des Tages.
Stellen Sie sich vor, ein Grafikdesigner arbeitet an der Erstellung von drei Elementen für ein Projekt: Website-Banner, Logos und Grafiken für soziale Medien. Anstatt den ganzen Tag zwischen den verschiedenen Designanforderungen hin- und herzuwechseln, erstellt er sorgfältig einen Aufgabenstapel, um sich in jedes Element zu vertiefen. Während dieser Sitzungen kann sich der Designer ununterbrochen konzentrieren und dank einer verbesserten kognitiven Kapazität das Beste aus seinem kreativen Prozess herausholen. 🌸
Die Auswirkung der Bündelung von Aufgaben mag in unserem Beispiel subtil erscheinen, aber sie wird deutlicher, wenn es um die Bewältigung verschiedener Aufgaben wie die Kommunikation mit dem Client, Team Meetings, Verwaltungsaufgaben und Brainstorming-Sitzungen . Die Bündelung von Aufgaben wird in solchen Fällen zu einer Quelle der Erleichterung, da Sie einen konzentrierten Workflow statt eines verstreuten haben.
Wenn Sie nun Parallelen zwischen Aufgabenstapelung und Zeitblockierung ziehen, sind Sie auf dem richtigen Weg. Die Nuancen zwischen diesen beiden sind jedoch Zeitmanagement-Techniken werden bei der Betrachtung konkreter Beispiele und praktischer Anwendungen deutlich.
Aufgaben-Batching vs. Zeit-Blocking
Die Aufgabenzusammenstellung und das Blockieren von Zeiten sind beides sinnvolle Mittel zur Verbesserung der Produktivität, haben aber unterschiedliche Funktionen:
- Aufgabenstapelung: Bei dieser Technik werden zusammenhängende Aufgaben gruppiert und auf einmal erledigt, um Ablenkungen zu vermeiden und die Produktivität zu steigern, indem man einen einzigen Gedankengang beibehält
- Blockieren von Zeit bei diesem Ansatz geht es darum, bestimmte Zeiträume des Tages für bestimmte Aufgaben oder Arten von Arbeit zu reservieren. Damit soll sichergestellt werden, dass Arbeiten mit hoher Priorität immer Platz in Ihrem Zeitplan haben
Beide Techniken können zusammen verwendet werden für Ausgewogene Terminplanung und Tiefe Arbeit . Sie können ähnliche Aufgaben zuerst gruppieren und dann die Zeit in Ihrem Zeitplan blockieren, um sie zu erledigen. Auf diese Weise können Sie sich optimal konzentrieren und sicherstellen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen werden.
Tipp: ClickUp bietet Tools, mit denen Sie beide Strategien zur Steigerung der Produktivität in Ihrem Workflow umsetzen können. Ob Sie ähnliche Aufgaben farblich codieren und stapeln oder einen Zeitblock für bestimmte Aufgaben erstellen möchten, Sie können Mehrere Timer laufen lassen gleichzeitig laufen und Ihren Tag besser nachverfolgen mit diesem Produktivität App !
Genaue Erfassung des Zeitaufwands für Aufgaben und Projekte in ClickUp
Vorteile von Task Batching
Wenn Sie keine Lust auf das Stapeln von Aufgaben haben, werden Sie diese vier Vorteile zum Nachdenken anregen. 😏
1. Erhöhte Konzentration
Einer der offensichtlichsten Vorteile der Stapelverarbeitung von Aufgaben ist eine schärfere kognitive Kapazität im Laufe der Zeit. Je öfter Sie diese Methode anwenden, desto besser gelingt es Ihrem Gehirn, externe Geräusche auszublenden und sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, die vor Ihnen liegt.
Nach Angaben von Verstorbenen Neurowissenschaftler Clifford Nass ist das menschliche Gehirn so verdrahtet, dass es sich dem Sirenengesang des Multitasking . Wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihre Konzentration und Kreativität nachlässt, sollten Sie die Macht des Single-Tasking mit offenen Armen empfangen. 🤗
2. Verbessertes Zeitmanagement
Häufig, Ihre Zeit effektiv zu verwalten kann ein schwieriger Aspekt der Arbeit sein, vor allem wenn Sie häufig den Kontext wechseln. Aber mit gebündelten Aufgaben ist es wahrscheinlich viel einfacher, die Zeit, die durch das Wechseln von Aufgaben verloren geht, zu reduzieren, indem Sie verwandte Aufgaben gruppieren. ⏰
Die Stapelverarbeitung gibt Ihrem Tag eine klare Struktur, so dass Sie nie im Unklaren darüber sind, was als Nächstes zu tun ist - Sie haben einen festen Plan und halten sich daran. Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen würden, wenn Sie jede E-Mail, die Sie erhalten, auf einmal beantworten würden, anstatt sporadisch über den Tag verteilt.
Das verbessert Zeitmanagement setzt Stunden frei, die Sie für innovativere Aufgaben oder sogar für Ausfallzeiten verwenden können.
3. Weniger Zaudern und Unentschlossenheit
Prokrastination, der stille Saboteur der Produktivität, gedeiht im Schatten von Unentschlossenheit und verpassten Terminen. Wir alle waren schon einmal in ihrem Netz gefangen und mussten zusehen, wie unsere Liste der unerledigten Aufgaben immer länger wurde, während wir das Unvermeidliche hinauszögerten. Doch es gibt Hoffnung am Horizont. 🌅
Indem Sie Aufgaben in Stapeln gruppieren, straffen Sie Ihre Routine und minimieren die Entscheidungsfindung ansturm. Dies ist ein Segen für das Management großer Projekte, bei denen sich die Manager oft ausgelaugt fühlen, weil sie Entscheidungsmüdigkeit .
4. Reduzierte Belastung
Die Aufgabenzuteilung ist ein Leuchtfeuer der Organisation im Chaos der modernen Arbeit und ist ein beruhigender Balsam für alle, die unter Stress und Energiemangel leiden. Wenn Sie bei der Arbeit unter körperlichen und geistigen Belastungen wie Kopfschmerzen und Reizbarkeit leiden, werden Sie in der strukturierten Harmonie, die diese Methode bietet, eine Atempause finden. 😌
Darüber hinaus wird eine überwältigende Liste zu erledigen in umgewandelt Überschaubare Aufgabenpakete bringt eine Welle der Zuversicht mit sich. Während Sie durch diese Arbeitsabschnitte navigieren, wird die Freude am Abschließen von Aufgaben zu einem natürlichen Motivator, der Sie im Zeitplan hält und Ihre Arbeitserfahrung insgesamt verbessert.
Wie man Aufgaben aufgibt: 5 Schritte zur Gestaltung eines konzentrierten Workflows
Jetzt, da Sie das Wesen der Aufgabenstapelung gut kennen und sich über ihre bemerkenswerten Vorteile im Klaren sind, besteht der nächste Schritt darin, sie zu praktizieren. Wir haben die fünf Standardschritte des Prozesses der Aufgabenstapelung zusammengestellt und zeigen Ihnen, wie Sie jeden Schritt umsetzen können ClickUp .
Schritt 1: Erstellen einer umfassenden Liste zu erledigen
Sie haben also eine Woche voller großer und kleiner Aufgaben vor sich. Mit der Aufgabenzusammenstellung können Sie einen flexiblen Zeitplan erstellen, der alles abdeckt - von anspruchsvollen Arbeiten bis hin zu alltäglichen Arbeiten mit geringem Wert. Der Haken an der Sache ist, dass Sie zuerst Ihre Zu erledigen-Liste erstellen müssen. ✅
Um mit der Stapelverarbeitung zu beginnen, müssen Sie etwas kostenlose Zeit finden, um die Dinge in die richtige Reihenfolge zu bringen. Visualisieren Sie die Reihenfolge Ihrer Ablieferungen und notieren Sie sie ohne viel nachzudenken, um Ihre Liste zu erledigen.
Man muss schon sehr akribisch sein, um kleinere Aufgaben nicht zu übersehen. Gute Nachrichten Aufgaben stehen in jedem ClickUp Plan zur Verfügung, um die Arbeit zu erleichtern. Hier erfahren Sie, wie Sie eine Hauptliste mit Aufgaben auf der Plattform erstellen:
- Navigieren Sie zur Seitenleiste in Ihrem ClickUp-Workspace und bewegen Sie den Mauszeiger über den Space oder Ordner, in dem Sie Ihre Liste erstellen möchten
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol
- Wählen Sie Liste aus den Optionen
- Geben Sie einen Namen für Ihre Liste ein
- Klicken Sie auf Liste erstellen
Und schon haben Sie eine neue Liste, die sofort einsatzbereit ist!
Innerhalb einer ClickUp Aufgabe können Sie ganz einfach detaillierte Checklisten mit Gruppen von Zu erledigenden Elementen erstellen und organisieren, die sogar anderen Benutzern zugewiesen werden können
Egal, ob Sie ein Nachtschwärmer oder ein Frühaufsteher sind, halten Sie diese Liste täglich auf dem neuesten Stand. Der schnellste Weg, eine Liste zu erstellen, ist die Verwendung der ClickUp Vorlage für die tägliche Zu Erledigen Liste . Sie ist auf Einfachheit ausgelegt und bietet Ihnen alle Tools, die Sie benötigen, um anstehende Aufgaben schnell zu erkennen. Zusammen mit den integrierten Integrationen und Benachrichtigungen verpassen Sie keine einzige Aufgabe mehr. 🎼
Schritt 2: Kategorisieren und sortieren Sie verwandte Aufgaben
Nachdem Sie Ihre Liste erstellt haben, ist es an der Zeit, Ihre Aufgaben zu kategorisieren und zu sortieren, um sie zu erledigen. 🫀
Der erste Schritt besteht darin, ähnliche Aufgaben zu gruppieren. Dabei kann es sich um einfache oder komplexe Aufgaben handeln, die:
- Dieselben Ressourcen erfordern
- Teil desselben Projekts sind
- Einen ähnlichen Lieferprozess oder eine ähnliche Art haben
Fassen Sie zum Beispiel alle E-Mail-Aufgaben zusammen, um ständige Unterbrechungen zu vermeiden, oder kategorisieren Sie Aufgaben im Zusammenhang mit Brainstorming und sortieren Sie sie in einem Stapel. Sie können auch ClickUp's KI Task List Generator um Ihre Liste effizient zu organisieren.
Erhöhen Sie die Übersichtlichkeit in Ihren Projekten mit anpassbaren Aufgabentypen und verbessern Sie die Organisation Ihres Aufwands für das Projektmanagement
Das Stapeln von Aufgaben funktioniert besser, wenn Sie Ihre Stapel an einem Ort überprüfen können. ClickUp's Listenansicht ist ein nützliches tool zur Überwachung Ihrer Aufgaben. Sie können Ihre Liste nach folgenden Kriterien sortieren:
- Startdatum : Vorbereitung auf die kommenden Aufgaben
- Fälligkeitsdatum : Fristen in freier Ansicht halten
- Zeitschätzungen : Aufgaben nach ihrem Gewicht einschätzen
- Protokollierte Zeit : Identifizieren Sie die Aufgaben, die am meisten Zeit verbrauchen
- Mitarbeiter : Sortierung nach der Nummer oder dem Namen der Mitarbeiter
- Benutzerdefinierte Felder : Gestalten Sie einzigartige Aufgabenfelder für Werte, Budgets, Nummern und mehr
An dieser Stelle können Sie auch sich wiederholende aufgaben, die automatisiert werden können mit ClickUp Automatisierungen .
Schritt 3: Einstellen der Prioritäten für die Aufgaben
Vielleicht möchten Sie Aufgabenstapel sortieren basierend auf ihrer Priorität oder der Tageszeit, zu der Sie am produktivsten sind.
Die Lösung? Vier farblich kodierte Flaggen innerhalb von ClickUp Aufgabe Prioritäten -das ist alles, was Sie brauchen, um die Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben mühelos an Sie oder Ihr Team zu kommunizieren. Stapeln Sie Ihre Aufgaben anhand der folgenden Tags:
- Dringlich: Identifizieren Sie Aufgaben mit hohem Wert, die für Ihre Arbeit oder Ihr Projekt besonders wichtig sind. Das sind Aufgaben, die in der Prioritätskette ganz oben stehen und Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern 🔴
- Hoch: Betrachten Sie Aufgaben, die zwar nicht dringend, aber dennoch wichtig für Ihre langfristigen Ziele sind und daher eher früher als später erledigt werden sollten 🟡
- Normal: Planen Sie an Ihrem Arbeitstag Zeit für andere Aufgaben normaler Priorität ein, aber erledigen Sie sie nicht sofort. Erledigen Sie sie, wenn es Ihnen passt 🔵
- Niedrig: Aufgaben mit geringem Wert sind weder dringend noch besonders wichtig und können in Ihrer Freizeit erledigt oder delegiert werden ⚪
Schnelles Einstellen der Priorität von Aufgaben innerhalb einer Aufgabe, um zu kommunizieren, was zuerst erledigt werden muss
Übernehmen Sie die Kontrolle, indem Sie Elemente mit hoher Priorität in Ihrem Aufgabe Ablage damit haben Sie sie immer im Blick, wenn Sie sie brauchen.
Schritt 4: Blockieren Sie Zeit
Nachdem Sie Ihre Prioritäten eingestellt haben, ist es oft wichtig, bestimmte Zeiten in Ihrem Kalender zu blockieren, um mehrere Aufgaben in einer Woche oder einem Monat zu erledigen und realistische Fälligkeitsdaten festzulegen, damit Sie keine Fristen verpassen. Ja, wir kommen wieder auf das Blockieren von Zeit zurück, und ja, ClickUp kann Ihnen dabei helfen.
Nutzen Sie die Auswahl an kostenlosen Aufgabenverwaltung und Zeitsperrende Vorlagen . Zum Beispiel kann die ClickUp 24-Stunden-Zeitplan Vorlage eignet sich hervorragend zum täglichen Blockieren von Zeit. Sie haben auch die Möglichkeit, wöchentlich und monatlich zu planen.
Verwenden Sie diese Vorlage, um allen Ihren Aufgaben einen festen Platz in Ihrem ClickUp Kalender zuzuweisen
Um die Zeitblockierung bei ClickUp zu starten, haken Sie die Start- und Fälligkeitszeiten von Aufgaben bis zur letzten glorreichen Minute ab. Das bedeutet, dass Sie diese Aufgaben auf die Ansicht des Kalenders und sehen Sie, wie sie in Ihrem Kalender auftauchen Startseite und benachrichtigungen bildschirme.
Sie möchten eine Aufgabe an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit starten? Kein Problem! Sie können es wie in einem lockeren Chat eingeben: "Montag um 17 Uhr"
Verwenden Sie die Kalender-Ansicht zur Nachverfolgung von Fälligkeitsdaten, aktivieren Sie Erinnerungen, um keinen Termin zu verpassen, und verwalten Sie Projekte einfach mit ClickUp
Wenn Ihre Arbeit besonders zeitkritisch ist, empfehlen wir die ClickUp Deadlines Vorlage zur Organisation, Priorisierung und Visualisierung von Terminen mit mehr Kontrolle.
Schritt 5: Ähnliche Aufgaben nachverfolgen
Wir haben bereits die Ansicht des Kalenders erwähnt, und das ist nur eine Möglichkeit, um nachverfolgung Ihrer Aufgaben . Sie können die Vorteile nutzen von andere Ansichten über ClickUp wie:
- Gantt-Ansicht : Stellen Sie sich das wie eine Karte für ein Projekt vor. Sie können planen, Ressourcen verwalten und Meilensteine und Hürden erkennen
- Ansicht der Zeitleiste : Betrachten Sie sie als Ihre Zeitleiste für Aufgaben mit einem übersichtlichen Layout für die Zusammenfassung ähnlicher Aufgaben
Haben Sie komplexe Aufgaben Flows? Versuchen Sie die Einstellung Aufgaben-Abhängigkeiten innerhalb von ClickUp, um sicherzustellen, dass größere und kleinere Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden.
Ansicht des Workloads eines Teams mit der Zeitleiste-Ansicht zur Nachverfolgung des Fortschritts und zur Anpassung der Fälligkeitsdaten von Aufgaben
Nehmen Sie sich am Ende eines jeden Stapels die Zeit, Ihre verfolgte Arbeit zu überprüfen. So können Sie Ihre Effizienz einschätzen und notwendige Anpassungen für künftige Stapel vornehmen.
Tipps für die Einhaltung Ihrer Aufgaben-Batching-Routine
Konsistenz ist der Schlüssel, wenn Verwaltung von Aufgaben . Auch wenn es sich anfangs schwierig anfühlt, sollten Sie die Routine beibehalten, denn sie wird Ihnen bald zur zweiten Natur werden. Hier sind ein paar Tipps, um weiterzumachen:
- Bestimmen Sie bestimmte Zeiten für die Aufgabenverteilung: Die Aufgabenzusammenstellung an sich erfordert schon eine intensive Planung. Durch die Einstellung fester Zeiten für die Erstellung einer Routine wird verhindert, dass Sie aufschieben
- Limitieren Sie Ablenkungen: Unterbrechungen und Ablenkungen minimieren während Ihrer Batching-Sitzungen. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus und schaffen Sie eine konzentrierte Arbeitsumgebung, in der nur wenige DingeSie ausbremsen3. Pausen machen: Legen Sie zwischen den Sitzungen kurze Pausen ein. Das hilft Ihrem Gehirn, sich neu auszurichten und beugt Burnout vor
- Verwenden Sie Erinnerungen: Weisen Sie den Aufgaben in einem Stapel Zeitschätzungen zu und setzen Sie Erinnerungen und Fristen, um auf dem richtigen Weg zu bleiben
- Reflektieren und anpassen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Routine zur Bündelung von Aufgaben. Wenn bestimmte Aufgaben oder Zeiten nicht gut funktionieren, seien Sie offen für Anpassungen und Verfeinerungen Ihrer Vorgehensweise
Bonuslektüre: Erfahren Sie mehr über die Pomodoro-Technik, die das Zeitmanagement erleichtert Hier !
Batch It Up mit ClickUp
Die Steigerung der Produktivität ist wie ein ständiges Abenteuer. Selbst wenn man schon viele Methoden ausprobiert hat, um Dinge zu erledigen, ist es normal, dass man aufgeben möchte. Aber jede neue Methode, die Sie ausprobieren, ist wie ein kleiner Schub, der Ihnen und Ihrem Gehirn hilft, sich an neues Terrain zu gewöhnen.
Wenn es darum geht, Dinge zu erledigen, ist die richtige Software der Schlüssel. Ziehen Sie in Betracht Sich für kostenlose Tools wie ClickUp anzumelden . Sein Bündel an Features zur Steigerung der Produktivität wird Ihnen helfen, Ihre Aufgaben gewissenhaft zu erledigen.
Schließlich ist Zeit das wertvollste Gut, das Sie haben. Verschwenden Sie sie nicht - stapeln Sie sie! ✊