Egal, ob Sie ein fleißiger Mitarbeiter oder ein Teamleiter sind, Sie möchten Ihre Arbeitszeit optimal nutzen. Aber selbst mit dem besten Team, den besten Tools und der besten Ausrüstung kann es vorkommen, dass Ihnen der Tag nicht lang genug erscheint, um Ihre Liste mit Aufgaben abzuschließen.
Hier kommen Fähigkeiten im Aufgabenmanagement ins Spiel. Im Gegensatz zum Zeitmanagement konzentriert sich das Aufgabenmanagement weniger auf die Menge an Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, sondern mehr auf Möglichkeiten, die Aufgabe effizienter zu gestalten – was im Umkehrschluss auch Zeit spart! ⏰
Mit dem richtigen Aufgabenmanagement lernen Sie:
- Aufgaben planen
- Priorisieren Sie Aufgaben
- Aufgaben organisieren
Es ist nicht einfach, alle Punkte auf Ihrer To-do-Liste abzuarbeiten, aber wir wissen, dass Sie dieser Herausforderung gewachsen sind. In diesem Leitfaden erklären wir Ihnen, was Aufgabenmanagementfähigkeiten sind und warum sie wichtig sind. Wir geben Ihnen sogar einige Beispiele für wichtige Aufgabenmanagementfähigkeiten und teilen Tipps zum Aufgabenmanagement, mit denen Sie Ihre Workflows optimieren können. 🙌
Was sind Fähigkeiten im Aufgabenmanagement?
Aufgabenmanagement ist eine Fähigkeit, die Sie im Laufe der Zeit entwickeln, um Ihre Zeit und Ihre Aufgaben besser zu verwalten. Es ist die Fähigkeit, Ihre wichtigsten Prioritäten zu verwalten, zu organisieren, zu priorisieren und abzuschließen, ohne ins Schwitzen zu kommen. Profis im Aufgabenmanagement versuchen nicht, alles auf einmal zu erledigen, sondern schließen die wichtigsten Aufgaben mit der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit ab. 🕑
Um Aufgaben effektiv zu verwalten, bedarf es einer Mischung aus datengestützten Erkenntnissen und kreativem, unkonventionellem Denken. Das Aufgabenmanagement umfasst so viele verschiedene Fähigkeiten und erfordert oft die richtige Software für Projektmanagement, die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Um Ihnen eine bessere Vorstellung zu vermitteln, beginnen Sie mit diesen wenigen Beispielen für Fähigkeiten im Aufgabenmanagement:
- Priorisierung von Aufgaben: Menschen mit soliden Fähigkeiten im Aufgabenmanagement können dringende Aufgaben von weniger dringenden, aber wünschenswerten Aufgaben unterscheiden.
- Ziele setzen: Mit einem effektiven Aufgabenmanagementprozess lernen Sie, wie Sie große langfristige Ziele setzen und diese in umsetzbare, kleine Aufgaben unterteilen können. Das macht die Verwaltung von Aufgaben des Teams wesentlich einfacher.
- Zeitmanagement: Zeitmanagementfähigkeiten sind Teil des Aufgabenmanagements. Indem Sie Ihre Workflows effizienter gestalten, sparen Sie Zeit und verbessern die Qualität der Arbeit Ihres Teams. Was gibt es daran nicht zu lieben?
- Bewährte Methoden: Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden. Methoden des Aufgabenmanagements wie Kanban-Boards und Eisenhower-Matrixen unterstützen ein solides Aufgabenmanagement.
13 Beispiele für Fähigkeiten im Aufgabenmanagement
Fähigkeiten im Aufgabenmanagement sind das Geheimnis für den Erfolg in der heutigen schnelllebigen Arbeitswelt.
Sind Sie bereit, Aufgabenmanagement für sich zu entdecken? Hier sind einige Beispiele für Fähigkeiten im Aufgabenmanagement, an denen Sie mit Ihrem Team arbeiten können.
1. Priorisierung von Aufgaben
Die Priorisierung von Aufgaben ist eine der wichtigsten Fähigkeiten im Aufgabenmanagement. Wenn Sie wissen, wie Sie Aufgaben mit hoher Priorität erkennen, können Sie sich sofort um die dringendsten Angelegenheiten kümmern – und Arbeiten mit niedriger Priorität zurückstellen.
Beispiel für die Priorisierung von Aufgaben am Arbeitsplatz: Ein Leiter des Kundensupports verwendet die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben zu kategorisieren – dringende und wichtige Aufgaben (z. B. die Behebung eines kritischen Systemausfalls) haben Priorität gegenüber weniger dringenden Aufgaben (z. B. die Beantwortung von Anfragen, die nicht zeitkritisch sind).
Aber nicht jeder kann Aufgaben von Natur aus priorisieren. Wenn Ihnen Alles gleich wichtig erscheint und Sie nicht wissen, wie Sie vorankommen sollen, verwenden Sie eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben, um Klarheit zu schaffen. Mit der ClickUp Eisenhower Matrix Vorlage können Sie beispielsweise Aufgaben in Quadranten für „Zu erledigen“, „Planen“, „Delegieren“ und „Löschen“ unterteilen.
💡Profi-Tipp: Nutzen Sie die Prioritäten der ClickUp-Aufgaben, damit alle Beteiligten wissen, welche Aufgaben besonders wichtig sind.
2. Terminplanung
Eine effektive Zeitplanung hilft Mitarbeitern dabei, ihre Aufgaben zu priorisieren, ihre Zeit effizient einzuteilen und Termine einzuhalten, ohne sich überfordert zu fühlen.
Eine gute Zeitplanung verhindert Engpässe und Überlastung und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsablauf. Dies ist ein Beispiel für grundlegende Aufgaben, die Teams beherrschen müssen.
Beispiel für eine effektive Zeitplanung am Arbeitsplatz: Ein Projektmanager nutzt Zeitblockierungstechniken, um konzentrierte Zeiträume für Aufgaben mit hoher Priorität einzuplanen und richtet Kalendererinnerungen für wichtige Meetings ein. So kann er sicherstellen, dass sein Team ohne Hektik in letzter Minute auf Kurs bleibt.
💡Profi-Tipp: Halten Sie Ihren Zeitplan ein mit dem ClickUp-Kalender, der alle Ihre Aufgaben und Ereignisse an einem Ort zusammenfasst.
3. Organisation
Eine gute Organisation reduziert Stress, verbessert die Effizienz und erleichtert das Auffinden von Informationen, wenn diese benötigt werden. Außerdem verbessert sie die Konsistenz des Workflows und reduziert Fehler und Terminüberschreitungen.
Beispiel für organisatorische Fähigkeiten am Arbeitsplatz: Ein Wissensarbeiter sorgt mit Tools wie ClickUp für einen gut strukturierten digitalen Arbeitsbereich und stellt sicher, dass Projektdateien, Notizen zu Meetings und Aufgabenlisten für das Team leicht zugänglich sind.
4. Delegieren
Die Delegation von Aufgaben ist eine wichtige Kompetenz im Aufgabenmanagement, die jeder Manager beherrschen sollte. Die effektive Delegation von Aufgaben beugt Burnout vor, stellt sicher, dass die Arbeit von den richtigen Personen abgeschlossen wird, und fördert die Teamentwicklung.
Führungskräfte, die gut delegieren, gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben. Außerdem ist dies der beste Weg, um Teamaufgaben zu verwalten und die Verantwortlichkeit des Teams zu stärken.
Beispiel für Delegation am Arbeitsplatz: Ein Marketingmanager überträgt die Aufgabe, Werbetexte zu verfassen, einem Mitglied des Teams mit ausgeprägten Fähigkeiten im Verfassen von Texten, wodurch er selbst Zeit gewinnt, um sich auf die Kampagnenstrategie und die Leistungsanalyse zu konzentrieren.
💡Profi-Tipp: Delegieren Sie Aufgaben ganz einfach in ClickUp mit zugewiesenen Kommentaren und mehreren Eigentümern der Aufgaben.
5. Liebe zum Detail
Kleine Fehler können zu größeren Problemen führen, wie z. B. Projektverzögerungen oder kostspieligen Nacharbeiten. Mitarbeiter, die auf Details achten, sorgen für qualitativ hochwertige Arbeit und erhalten sich ihren professionellen Ruf.
Beispiel für Detailgenauigkeit bei der Arbeit: Ein Finanzanalyst überprüft Berichte vor der Einreichung noch einmal und entdeckt dabei einen Fehler in der Budgetprognose, der zu falschen Finanzentscheidungen hätte führen können.
6. Workload-Management
Ein gutes Workload-Management hilft dabei, die Arbeit auf verschiedene Teammitglieder aufzuteilen. Es beugt Burnout vor, trägt zur Work-Life-Balance bei und sorgt dafür, dass Aufgaben effizient und ohne unnötige Verzögerungen abgeschlossen werden.
Beispiel für Workload-Management am Arbeitsplatz: Ein Software-Teamleiter unterteilt ein großes Entwicklungsprojekt in kleinere Aufgaben und verteilt diese über den Sprint, um Last-Minute-Stress zu vermeiden und gleichzeitig einen stetigen Fortschritt zu gewährleisten. Außerdem sorgt er dafür, dass die Aufgaben auf verschiedene Teammitglieder aufgeteilt werden, damit niemand überlastet oder unterfordert ist.
💡Profi-Tipp: Die Workload-Ansicht in ClickUp macht das Workload-Management einfacher und schneller.
7. Kritisches Denken
Kritisches Denken ermöglicht es Mitarbeitern, Situationen logisch zu bewerten, Probleme zu erkennen und effektive Lösungen zu entwickeln, anstatt impulsiv zu reagieren. Dies führt zu besseren Entscheidungen und Problemlösungen.
Beispiel für kritisches Denken am Arbeitsplatz: Ein Projektmanager, der mit unerwarteten Änderungen des Projektumfangs konfrontiert ist, bewertet Prioritäten und Einschränkungen und verhandelt dann mit den Beteiligten, um die Fristen anzupassen, anstatt das Team mit unrealistischen Anforderungen zu überlasten.
8. Kommunikation
Eine klare Kommunikation sorgt für Abstimmung, reduziert Missverständnisse und verbessert die Zusammenarbeit. Sie ist entscheidend, um die Erwartungen der Stakeholder zu vermitteln, Feedback zu geben und Projekte auf Kurs zu halten.
📮Einblick: Etwa 41 % der Fachkräfte bevorzugen Instant Messaging für die Kommunikation im Team. Obwohl dies einen schnellen und effizienten Austausch ermöglicht, sind die Nachrichten oft über mehrere Kanäle, Threads oder Direktnachrichten verteilt, was das spätere Auffinden von Informationen erschwert. Mit einer integrierten Lösung wie ClickUp Chat werden Ihre Chat-Threads bestimmten Projekten und Aufgaben zugeordnet, sodass Ihre Unterhaltungen im Kontext bleiben und jederzeit verfügbar sind.
Beispiel für Kommunikation am Arbeitsplatz: Ein Teamleiter verfasst prägnante E-Mails mit Projekt-Updates und veranstaltet wöchentliche Check-ins, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt und mögliche Hindernisse informiert sind.
💡Profi-Tipp: Sie sind sich nicht sicher, wie Sie etwas am besten formulieren sollen? Geben Sie einfach eine Eingabe in ClickUp Brain ein, um einen Text in Ihrem bevorzugten Tonfall und mit Ihrem bevorzugten Kreativitätsgrad zu verfassen. Es können sogar Formate und Vorlagen für Ihre wiederkehrenden Kommunikationsanforderungen erstellt werden.
9. Zusammenarbeit
Moderne Arbeitsplätze basieren auf Teamarbeit, weshalb Zusammenarbeit heute eine unverzichtbare Kompetenz im Aufgabenmanagement ist. Mitarbeiter, die effektiv zusammenarbeiten, tragen zu reibungsloseren Workflows, Wissensaustausch und Innovation bei. Unternehmen können spezielle Tools für Produktivität und Arbeitsmanagement wie ClickUp einsetzen, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
Beispiel für Zusammenarbeit am Arbeitsplatz: Ein UX-Designer arbeitet eng mit Entwicklern und Marketingfachleuten zusammen, um eine Strategie für den Start einer Website zu verfeinern, wobei er das Feedback jeder Abteilung einbezieht, um eine benutzerfreundliche Erfahrung zu gewährleisten.
💡Profi-Tipp: Unterstützen Sie Teams bei der Zusammenarbeit mit den für Teamarbeit entwickelten Features von ClickUp, wie ClickUp Docs für die Dokumentation und ClickUp Whiteboards für Brainstorming.
10. Verwendung von Software für Aufgabenmanagement
Die Aufgaben Ihres Teams auf Papier oder Haftnotizen zu verfolgen, führt unweigerlich zu Chaos. Modernes Aufgabenmanagement erfordert die Digitalisierung Ihrer Workflows, Projekte und Aufgaben, um mehr Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit zu schaffen. 👩💻
ClickUp Aufgaben vereint alle Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Chats und Kalender Ihres Teams auf einer Plattform. Öffnen Sie einfach den Aufgabenplaner, um:
- Aufgaben erstellen
- Weisen Sie Unteraufgaben für komplexere Elemente zu.
- Richten Sie wiederholende Aufgaben nach einem benutzerdefinierten Zeitplan ein.
- Hinzufügen von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
Das Beste daran: ClickUp visualisiert den Fortschritt aller Beteiligten bei den Aufgaben in einem Echtzeit-Dashboard. Sie müssen nicht mehr jede einzelne Aufgabe, jeden Mitarbeiter oder jedes Projekt einzeln überprüfen: Erstellen Sie einfach ein benutzerdefiniertes Dashboard und schon kann es losgehen.
11. Single-Tasking
Multitasking wird oft als das A und O der Produktivität gepriesen, aber das stimmt nicht. Multitasking verteilt Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben gleichzeitig, sodass Sie jeder Aufgabe nur einen Bruchteil Ihrer Aufmerksamkeit widmen können. Ihre Arbeit verdient 100 % Ihrer Konzentration, versuchen Sie es also stattdessen mit Single-Tasking.
Beim Single-Tasking konzentrieren Sie sich jeweils nur auf eine Aufgabe. Das mag ineffizient klingen, aber Sie werden überrascht sein, wie viel schneller (und besser) Sie arbeiten, wenn Sie Ihre gesamte Konzentration auf eine Sache richten.
Um dies noch einfacher zu machen, ordnen Sie Ihre Aufgaben in Ihrer Aufgabenmanagement-Software nach Priorität. Es ist viel einfacher, Aufgaben von Ihrer Liste zu streichen, wenn Sie eine klare, umsetzbare Masterliste zur Hand haben.
Beispiel für Single-Tasking bei der Arbeit: Ein Content-Vermarkter schaltet Benachrichtigungen aus und widmet sich 90 Minuten lang intensiv dem Verfassen eines Blogbeitrags. So schließt er es in halb so viel Zeit ab wie zuvor, als er noch versuchte, E-Mails und Slack-Nachrichten gleichzeitig zu bearbeiten.
12. Veränderungsmanagement
Viele Projektmanager führen ihre Teams durch das Änderungsmanagement, und ein solides Toolkit für das Aufgabenmanagement macht dies definitiv einfacher.
Wenn Ihr Team beispielsweise Microsoft-Produkte und Windows 10 verwendet, aber auf Apple-Hardware und MacOS umsteigen möchte, müssen Sie Ihr Team durch diese große Veränderung führen.
💡Profi-Tipp: Planen Sie alles in einem ClickUp-Whiteboard. Damit verfügen Sie über einen flexiblen und KI-gestützten digitalen Raum, in dem Sie neue Prozesse entwickeln und Details festlegen können. Das Beste daran: Whiteboards lassen sich mit nur einem Klick in Projekte und Aufgaben umwandeln, sodass die Umsetzung zum Kinderspiel wird.
Beispiel für Change Management am Arbeitsplatz: Ein Projektmanager, der eine Software-Migration leitet, hilft dem Team bei der Umstellung, indem er Schulungen anbietet, auf Bedenken eingeht und neue Tools schrittweise einführt, anstatt abrupte Änderungen durchzuführen.
13. Zielsetzung
Mit klaren Zielen ist es viel einfacher, wichtige Aufgaben anzugehen. Das Problem ist, dass viele Manager Ziele festlegen und diese dann schnell wieder vergessen.
Sie müssen Ihre Ziele erreichen, also geben Sie sie in eine App für die Zielnachverfolgung ein, um sich selbst zur Rechenschaft zu ziehen. Diese Apps verfolgen kurz- und langfristige Ziele und helfen Ihnen, den Fortschritt bei jedem Meilenstein eines Projekts zu messen.
💡Profi-Tipp: ClickUp Goals geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihre Ziele mit Ihren Aufgaben verknüpft und so den direkten Zusammenhang zwischen Ihren täglichen Aufgaben und Ihren langfristigen Plänen aufzeigt.
Beispiel für die Zielsetzung am Arbeitsplatz: Ein Vertriebsmitarbeiter setzt sich das SMART-Ziel, die Kundenbindung innerhalb von sechs Monaten um 15 % zu steigern, indem er die Nachfassstrategien und die personalisierte Kundenansprache verbessert.
Warum sind Fähigkeiten im Aufgabenmanagement wichtig?
Vielleicht gefällt Ihnen Ihr Workflow so, wie er ist. Oder vielleicht klingt die Idee, das Aufgabenmanagement zu optimieren, wie eine weitere Aufgabe auf Ihrer ständig wachsenden Liste.
Wir verstehen das – jeder ist beschäftigt! Aber es lohnt sich, Aufgaben schnell und effizient abzuschließen. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Aufgabenmanagement zu verbessern, und Sie werden mehrere Vorteile feststellen.
Burnout vorbeugen oder überwinden
Wir wissen, dass Burnout ein komplexes Thema ist, aber effizienteres Arbeiten ist ein guter Weg, um sich nicht mehr überfordert und unmotiviert zu fühlen. Wenn Sie ein Team leiten, können Sie durch richtiges Aufgabenmanagement Burnout reduzieren, indem Sie umständliche Schritte und mühsame Prozesse eliminieren, die Ihr Team erschöpfen.
Mit der richtigen Mischung aus einem vielseitigen tool zum Aufgabenmanagement und den entsprechenden Fähigkeiten wird jeder aufhören, sich im Kreis zu drehen, und die Energie finden, motiviert zu bleiben. 🏃
Bessere Entscheidungsfindung
Haben Sie das Gefühl, dass Sie alle Aufgaben sofort zu erledigen haben? Das ist wahrscheinlich nicht der Fall: Sie brauchen nur Hilfe dabei, die wichtigsten Aufgaben zuerst zu identifizieren.
Mit den richtigen Fähigkeiten treffen Sie automatisch fundierte Entscheidungen, um Aufgaben besser abzuschließen. Bei komplexeren Aufgaben können Sie eine Priorisierungsmethode (mehr dazu gleich) anwenden, um To-dos in der richtigen Reihenfolge anzugehen.
Aufgabenmanagement ist wichtig, weil es Ihnen hilft, Zeitleisten festzulegen, Aufgaben an die richtigen Mitglieder des Teams zu delegieren und realistische Ziele für das Projekt zu setzen.
Führen Sie Projekte reibungsloser durch
Die Umsetzung eines Projektplans ist nichts für schwache Nerven. Unabhängig davon, wie gut Sie Teamprojekte verwalten, kann es nur hilfreich sein, Effizienzsteigerungen zu finden, die allen Beteiligten Zeit und Mühe sparen. Das Aufgabenmanagement unterstützt ein ordnungsgemäßes Projektmanagement, indem es Ihre großen Ideen in umsetzbare Mikroprozesse unterteilt. Es ist der Schlüssel zu einer schnelleren und genaueren Aufgabenbearbeitung in großem Maßstab.
Erzielen Sie messbare Ergebnisse
Als Manager benötigen Sie quantifizierbare Ergebnisse. Wenn Sie in die Fähigkeiten des Teams zum Aufgabenmanagement investieren, steigern Sie die Leistung Ihrer Abteilung und können die Beiträge aller Mitarbeiter leichter quantifizieren.
Ohne Daten ist Aufgabenmanagement nicht möglich. Glücklicherweise macht es eine Software zur Nachverfolgung von Meilensteinen zum Kinderspiel, den Überblick zu behalten und Termine einzuhalten. Selbst wenn eine Aufgabe fehlschlägt, zeigen Ihnen die Daten genau, wo etwas schiefgelaufen ist, sodass Sie entscheiden können, was Sie beim nächsten Mal anders machen müssen.
Erledigen Sie mehr in Ihrem Arbeitstag
Ein Tag hat nur 24 Stunden, und hoffentlich verbringen Sie nur acht bis zehn davon bei der Arbeit. Sie sind nur ein Mensch, daher ist es ganz natürlich, dass Sie nicht alle Ihre Aufgaben in einem begrenzten Zeitrahmen abschließen können.
Effektives Aufgabenmanagement bedeutet nicht, einen magischen Weg zu finden, um Alles gleichzeitig zu erledigen. Es umfasst die Priorisierung von Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, die Delegation an Ihr Team und die Auswahl eines Blocks für konzentriertes Arbeiten.
Sie müssen sich nicht überarbeiten – mit Aufgabenmanagement-Fähigkeiten erledigen Sie mehr bei der Arbeit und genießen eine bessere Work-Life-Balance.
So verbessern Sie Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement
Benötigen Sie Tipps zum Aufgabenmanagement im Team? Probieren Sie diese Methoden zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten im Aufgabenmanagement aus und erleben Sie, wie die Produktivität Ihres Teams in die Höhe schnellt.
1. Melden Sie sich für eine Schulung an
Wir können den ganzen Tag lang über Aufgabenmanagement sprechen, aber letztendlich müssen Sie in Ihr eigenes Wissen investieren. Schulungen können Ihnen zeigen, wie Sie Aufgaben bei der Arbeit effizienter verwalten können. Wenn Sie beispielsweise Microsoft-Produkte verwenden, könnten Sie sich für ein Webinar-Tutorial zur Fehlerbehebung in PowerShell anmelden.
Je besser Sie über Ihre Aufgaben, Projekte, Tools und Ihre Branche Bescheid wissen, desto besser sind Sie für die Erledigung Ihrer Liste mit zu erledigenden Aufgaben gerüstet. Seien Sie nicht schüchtern: Melden Sie sich für Workshops, Konferenzen und Seminare zu den Themen Zeitmanagement, Produktivität und Organisation an.
2. Nutzen Sie Frameworks für die Produktivität
Durch strukturierte Methoden können Sie Aufgaben effektiver verwalten. Zu den beliebten Frameworks und Best Practices für das Aufgabenmanagement gehören:
- Die „Frosch-Technik”: Bei diesem Ansatz müssen Sie die schwierigste Aufgabe des Tages identifizieren und diese zuerst angehen.
- Eisenhower-Matrix: Verwalten Sie Aufgaben der Arbeit, indem Sie sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren.
- Pomodoro-Technik: Nutzt konzentrierte 25-minütige Sitzungen zur Arbeit, gefolgt von kurzen Pausen.
- Getting Things Done (GTD): Fördert das systematische Erfassen, Organisieren und Ausführen von Aufgaben.
- Zwei-Minuten-Regel: Diese einfache Regel besagt, dass Sie eine Aufgabe, die Sie in zwei Minuten abschließen können, sofort abschließen sollten. Das hilft dabei, Dinge zu erledigen und Prokrastination zu überwinden.
3. Verbessern Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten
Zeitmanagement ist eine wichtige Fähigkeit, mit der Sie Ihre Produktivität steigern und in derselben Zeit mehr Arbeit erledigen können. 📅
Sie können verschiedene Zeitmanagement-Techniken ausprobieren, wie zum Beispiel Zeitblockierung, Bündelung von Aufgaben oder die bereits erwähnte Pomodoro-Technik, die ich zuvor erwähnt habe.
Wenn Sie befürchten, dass Ihr Team Sie stören könnte, blockieren Sie diese Zeit in Ihrem Kalender, damit Sie für Meetings nicht verfügbar sind. Wenn Sie Aufgaben zu einem festgelegten Zeitpunkt abschließen, haben Sie in den anderen sechs Stunden Ihres Arbeitstages Zeit, sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
Versuchen Sie, Aufgaben zu planen und nutzen Sie die Funktion der Zeiterfassung, um zu sehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn Sie beispielsweise das Gefühl haben, mit E-Mails überhäuft zu werden, versuchen Sie, Ihre E-Mails nur zweimal täglich zu checken, von 8 bis 9 Uhr und von 16 bis 17 Uhr.
Mit ClickUp Integrations können Sie Ihren Outlook-, Apple- oder Google Kalender ganz einfach in dieselbe Plattform integrieren, in der Sie Ihre Aufgaben verwalten.
4. Nutzen Sie Technologien für das Management von Aufgaben
Mit den richtigen Tools ist die Verwaltung von Teamaufgaben viel einfacher. Eine digitale To-do-Liste sorgt dafür, dass Ihr Team auf dem gleichen Stand ist, und bietet ein Maß an Verantwortlichkeit, das Sie mit Post-it-Notizen oder Papierplanern nicht erreichen können.
Suchen Sie nach Lösungen für das Aufgabenmanagement wie ClickUp mit einer mobilen App, damit Sie auch unterwegs den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. API-Integrationen sind ebenfalls hilfreich, um alle Ihre Arbeiten und Tools auf einer Plattform zusammenzuführen.
Sie müssen auch nicht alles manuell erledigen. Suchen Sie nach Features zur Automatisierung von Aufgaben, die Sie in den meisten soliden Apps für Produktivität finden.
💡Profi-Tipp: ClickUp Automations bietet über 100 vorgefertigte Regeln, mit denen Sie Zeit beim Zuweisen von Aufgaben, Ändern von Status und vielem mehr sparen können. Sie können auch Ihre eigene benutzerdefinierte Automatisierung erstellen!
5. Verwenden Sie Vorlagen
Erledigen Sie Ihre Aufgaben in Rekordzeit mit Vorlagen für das Aufgabenmanagement. Ob Sie einen farbcodierten Tagesbericht oder eine vorgefertigte Formatierung für eine Ausschreibung benötigen – Vorlagen sparen Ihnen viel Zeit.
Eine Vorlage eignet sich auch perfekt zum Organisieren und Priorisieren von Aufgaben. Die ClickUp-Vorlage für das Aufgabenmanagement visualisiert alle Aufgaben, Status, Teammitglieder und Prioritäten, damit Sie den Fortschritt Ihres Projekts überwachen können.
6. Üben Sie das Delegieren von Aufgaben
Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % Ihrer Ergebnisse aus 20 % Ihrer Eingaben stammen. Mit anderen Worten: Die Wahrscheinlichkeit, dass die meisten Ihrer Ergebnisse aus einem einzigen Projekt oder einer einzigen Aufgabe stammen, ist hoch.
Es ist schwierig, Ihre Energie auf die Aufgaben zu konzentrieren, die den größten Unterschied machen, wenn Sie sich zu sehr verzetteln. Wenden Sie die 80/20-Regel an, indem Sie weniger wichtige Aufgaben an Ihr Team delegieren. Beauftragen Sie beispielsweise einen Mitarbeiter damit, Notizen zu machen oder eine App für die Liste der zu erledigenden Aufgaben für das Team zu finden.
7. Setzen Sie realistische Fristen
Haben Sie schon einmal vom Planungsirrtum gehört? Dabei handelt es sich um eine kognitive Verzerrung, die dazu führt, dass wir den Zeitaufwand für eine Aufgabe unterschätzen und unsere Fähigkeit, sie zu erledigen, überschätzen. Achten Sie darauf, dies bei der Festlegung von Zeitleisten für Aufgaben zu vermeiden. Legen Sie für jede Aufgabe einen realistischen und erreichbaren Zeitplan fest und bauen Sie einen Puffer für eventuelle Abhängigkeiten ein.
8. Führen Sie die Nachverfolgung Ihrer Aufgaben durch
Wenn Sie die Nachverfolgung aller Ihrer Aufgaben und der dafür aufgewendeten Zeit nicht durchführen, können Sie diese auch nicht verbessern. Wenn Sie die Nachverfolgung aller Ihrer Aufgaben und der dafür aufgewendeten Zeit durchführen, können Sie Ineffizienzen in Ihren Prozessen erkennen. Dazu benötigen Sie keine ausgefallene Technik, schon einfache Tabellen oder Timesheets können für den Anfang hilfreich sein.
ClickUp verfügt über eine integrierte Zeiterfassung, mit der Sie Ihre Arbeitszeit für Aufgaben nachverfolgen und die Daten zur Produktivität für sich selbst und Ihr Team analysieren können.
Lesen Sie auch: Bücher zum Thema Produktivität, die Ihre Arbeit verändern können
Erledigen Sie mehr Arbeit mit ClickUp
Aufgaben sollten Sie nicht einschüchtern. Wenn Ihr Team überfordert ist oder mit komplizierten Prozessen zu kämpfen hat, investieren Sie in Aufgabenmanagement-Tools, um eine effizientere Abteilung zu schaffen, die in kürzerer Zeit mehr leistet. ✨
Fähigkeiten im Aufgabenmanagement sind entscheidend, aber Sie benötigen auch eine Software für das Projektmanagement, um Ihre Aufgaben zu verwalten. ClickUp ist die Allround-App für die Arbeit, die alle Aufgaben, Dokumente, Ziele, Chats, Kalender und mehr auf einer einheitlichen Plattform zusammenführt.
Bewältigen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig und steigern Sie Ihre Produktivität mit effektivem Aufgabenmanagement und einer anpassbaren Aufgabenmanagement-Software. Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen ClickUp-Workspace.