Egal, ob Sie eine Arbeitsbiene oder ein Teamleiter sind, Sie wollen Ihre Zeit bei der Arbeit optimal nutzen. Aber selbst mit dem besten Team, den besten Tools und der besten Ausrüstung kann es sich so anfühlen, als ob der Tag nicht genug Stunden hat, um Ihre Liste der Aufgaben abzuschließen.
Hier kommen die Fähigkeiten des Aufgabenmanagements ins Spiel. Im Gegensatz zum Zeitmanagement geht es beim Aufgabenmanagement weniger um die Menge Zeit, die für eine Aufgabe aufgewendet wird, sondern vielmehr darum, wie die Aufgabe effizienter gestaltet werden kann - und das spart in der Erweiterung auch Zeit! ⏰
Mit dem richtigen Aufgabenmanagement wissen Sie, wie Sie:
- Aufgaben zu planen
- Aufgaben zu priorisieren
- Aufgaben zu organisieren
Es ist nicht einfach, alles auf Ihrer Liste zu erledigen, aber wir wissen, dass Sie sich der Herausforderung stellen. In diesem Leitfaden erklären wir, was Aufgabenmanagement-Fähigkeiten sind und warum sie wichtig sind. Wir geben sogar ein paar Beispiele für effektives Aufgabenmanagement und geben fünf Tipps für das Aufgabenmanagement frei, um Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 🙌
Was sind Aufgabenmanagement-Fähigkeiten?
Aufgabenmanagement ist eine Fähigkeit, die Sie im Laufe der Zeit aufbauen, um Ihre Zeit und Ihre Aufgaben besser zu verwalten. Es ist die Fähigkeit, Ihre wichtigsten Prioritäten zu verwalten, zu organisieren, zu priorisieren und abzuschließen, ohne dabei ins Schwitzen zu kommen. Profis im Aufgabenmanagement versuchen nicht, alles auf einmal zu erledigen, sondern schließen die wichtigsten Aufgaben in der ihnen zur Verfügung stehenden Zeit ab. 🕑
Aufgabenmanagement-Fähigkeiten erfordern eine Mischung aus datengestützten Erkenntnissen und kreativem, unkonventionellem Denken. Aufgabenmanagement umfasst so viele verschiedene Fähigkeiten und erfordert oft die richtige projektmanagement-Software die sich an Ihre Bedürfnisse anpassen lässt. Aber um Ihnen eine bessere Vorstellung von einigen der wichtigsten Aufgabenmanagement-Fähigkeiten zu geben, beginnen Sie mit diesen wenigen:
- Priorisierung Aufgaben: Menschen mit soliden Aufgabenmanagement-Fähigkeiten können dringende Aufgaben von weniger dringenden Nice-to-haves unterscheiden
- Ziele setzen: Mit Aufgabenmanagement-Fähigkeiten wissen Sie, wie Sie sich große langfristige Ziele setzen und diese in umsetzbare, kleine Aufgaben aufteilen können
- Zeitmanagement: Zeitmanagement ist ein Teil des Aufgabenmanagements. Indem Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, werden Siezeit sparen und verbessern die Qualität der Arbeit Ihres Teams. Was gibt es nicht zu lieben?
- Bewährte Methoden anwenden: Versuchen Sie nicht, das Rad neu zu erfinden. Aufgabenmanagement-Methoden wie Kanban-Boards und Eisenhower-Matrizen unterstützen ein solides Aufgabenmanagement
Erhöhen Sie die Transparenz von Projekten und verbessern Sie die Effizienz von Workflows mit Kanban-Boards in ClickUp
Warum sind Aufgabenmanagement-Fähigkeiten wichtig?
Vielleicht gefällt Ihnen Ihr Workflow so, wie er jetzt ist. Oder vielleicht klingt die Idee, das Aufgabenmanagement zu optimieren, wie eine weitere Aufgabe auf Ihrer immer länger werdenden Liste.
Wir haben es verstanden - jeder ist beschäftigt! Aber Aufgaben schnell und effizient abschließen zu können, ist es wert, dass Sie es tun. Nehmen Sie sich die Zeit, die Verwaltung von Aufgaben zu verbessern, und Sie werden mehrere Vorteile feststellen.
Burnout vorbeugen oder überwinden
Wir wissen, dass Burnout ein komplexes Phänomen ist, aber wenn Sie bei der Arbeit effizienter werden, ist das ein guter Weg, um sich nicht mehr überfordert und unmotiviert zu fühlen. Wenn Sie ein Team leiten, können Sie durch die richtige Verwaltung von Aufgaben Burnout vorbeugen, indem Sie umständliche Schritte und schwerfällige Prozesse vermeiden, die Ihr Team zermürben.
Mit der richtigen Mischung aus einem vielseitigen Tool zur Aufgabenverwaltung und den richtigen Fähigkeiten wird jeder aufhören, sich zu verzetteln, und die Energie finden, um motiviert zu bleiben. 🏃
Bessere Entscheidungsfindung
Haben Sie das Gefühl, dass Sie alle Dinge sofort zu erledigen haben? Das müssen Sie wahrscheinlich nicht: Sie brauchen nur Hilfe, um die wichtigsten Aufgaben zuerst zu erkennen.
In der Listenansicht von ClickUp können Sie nach Status, Priorität, Mitarbeiter oder einem benutzerdefinierten Feld filtern, damit Sie wissen, wo jede Aufgabe steht und was zuerst erledigt werden muss
Mit den richtigen Fähigkeiten treffen Sie auf Autopilot Qualitätsentscheidungen, um Aufgaben besser abzuschließen. Für komplexere Aufgaben können Sie eine Priorisierungsmethode verwenden (mehr dazu später), um die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen.
Aufgabenmanagement ist wichtig, denn es hilft Ihnen, Zeitleisten festzulegen, Aufgaben an die richtigen Mitglieder des Teams zu delegieren und realistische Ziele für das Projekt zu setzen.
Reibungslosere Projekte durchführen
Ausführen eines plan für ein Projekt ist nichts für schwache Nerven. Unabhängig davon, wie gut Sie team managen projekten kann es nur hilfreich sein, Effizienzsteigerungen zu finden, die allen Beteiligten helfen, Zeit und Ärger zu sparen. Das Aufgabenmanagement unterstützt ein gutes Projektmanagement indem es Ihre großen Ideen in umsetzbare Mikroprozesse zerlegt. Es ist der Schlüssel zu einer schnelleren und präziseren Fertigstellung von Aufgaben in großem Umfang.
Erhalten Sie messbare Ergebnisse
Als Manager brauchen Sie quantifizierbare Ergebnisse. Wenn Sie in die Fähigkeiten Ihres Teams bei der Verwaltung von Aufgaben investieren, steigern Sie die Leistung Ihrer Abteilung und machen es einfacher, die Beiträge aller Beteiligten zu quantifizieren.
Mit den Widgets in ClickUp Dashboards finden Sie sofort die benötigten Daten
Aufgabenmanagement ist ohne Daten nicht möglich. Zum Glück, software zur Nachverfolgung von Meilensteinen ist es ein Kinderspiel, den Überblick zu behalten und Termine einzuhalten. Selbst wenn eine Aufgabe scheitert, sagen Ihnen die Daten genau, wo etwas schief gelaufen ist, sodass Sie entscheiden können, was Sie beim nächsten Mal anders erledigen müssen.
Zu erledigen mehr in Ihrem Arbeitstag
Der Tag hat nur 24 Stunden, und hoffentlich verbringen Sie nur acht bis 10 davon bei der Arbeit. Da Sie nur ein Mensch sind, ist es nur natürlich, dass Sie nicht alle Ihre Aufgaben in einem begrenzten Zeitrahmen abschließen können.
Bei einer effektiven Aufgabenverwaltung geht es nicht darum, einen magischen Weg zu finden, um alles gleichzeitig zu erledigen. Es umfasst die Priorisierung von Aufgaben nach Fälligkeitsdatum, Delegieren an Ihr Team und Festlegen eines Zeitblocks für intensive Arbeit.
Es gibt keinen Grund, sich zu überarbeiten - mit Aufgabenmanagement-Fähigkeiten werden Sie bei der Arbeit mehr erledigen und eine bessere Work-Life-Balance genießen.
Beispiele für Aufgabenmanagement-Fähigkeiten
Die Fähigkeit, Aufgaben zu managen, ist die geheime Zutat zum Erfolg in der heutigen Arbeitswelt.
Sind Sie bereit, sich das Aufgabenmanagement zu eigen zu machen? Hier sind einige Beispiele für Aufgabenmanagement-Fähigkeiten, an denen Sie mit Ihrem Team arbeiten können.
Priorisierung von Aufgaben
Die Priorisierung von Aufgaben ist eine der wichtigsten Fähigkeiten im Aufgabenmanagement. Wenn Sie wissen, wie Sie vorrangige Aufgaben erkennen können, schenken Sie den dringendsten Angelegenheiten Ihre sofortige Aufmerksamkeit und stellen Arbeiten mit geringerer Priorität zurück.
Mit der Eisenhower Matrix Vorlage von ClickUp lassen sich umfangreiche Listen mit Aufgaben einfach sortieren
Aber die Priorisierung von Aufgaben ist nicht für jeden selbstverständlich. Wenn sich alles gleich wichtig anfühlt und Sie nicht wissen, wie Sie weiter vorgehen sollen, sollten Sie eine Technik zur Priorisierung von Aufgaben anwenden, um Klarheit zu schaffen. Zum Beispiel die ClickUp Eisenhower Matrix Vorlage hilft Ihnen, Aufgaben in Quadranten für Zu erledigen, Planen, Delegieren und Löschen zu unterteilen.
Aufgabenmanagement-Software verwenden
Nachverfolgung der Aufgaben Ihres Teams auf einem Whiteboard oder klebezettel ist ein Rezept für Chaos. Modernes Aufgabenmanagement erfordert die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe, Projekte und Aufgaben für mehr Sichtbarkeit und Verantwortlichkeit. 👩💻
Verwalten Sie Aufgaben und Projekte und arbeiten Sie effizient mit Ihrem Team zusammen - mit ClickUp ClickUp Aufgaben bringt alle Aufgaben, Dokumente, Whiteboards, Chats und Kalender Ihres Teams auf eine einzige Plattform. Öffnen Sie einfach den Aufgaben-Planer, um:
- Aufgaben zu erstellen
- Unteraufgaben für komplexere Elemente zuzuweisen
- Wiederholende Aufgaben nach einem benutzerdefinierten Zeitplan einzurichten
- Hinzufügen von Abhängigkeiten zu Aufgaben
Passen Sie Ihr ClickUp Dashboard mit den robusten Überwachungs- und Analyse-Features an, die Sie für Ihr Team benötigen
Das Beste daran: ClickUp visualisiert den Fortschritt der Aufgaben aller Beteiligten in einem echtzeit-Dashboard . Sie müssen sich nicht jede Aufgabe, jeden Mitarbeiter oder jedes Projekt ansehen: Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Dashboard und schon sind Sie startklar.
Einzelaufgaben
Multitasking wird als das A und O der Produktivität gepriesen, aber das stimmt nicht. Multitasking verteilt Ihre Aufmerksamkeit auf mehrere Aufgaben auf einmal, so dass Sie jeder Aufgabe nur einen Bruchteil widmen. Ihre Arbeit verdient es, dass Sie sich zu 100 % auf sie konzentrieren, also versuchen Sie stattdessen, nur eine Aufgabe zu erledigen.
Beim Single-Tasking konzentrieren Sie sich immer nur auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit. Das mag ineffizient klingen, aber Sie werden überrascht sein, wie viel schneller (und besser) Sie arbeiten können, wenn Sie sich ganz auf eine Sache konzentrieren.
Um dies noch einfacher zu machen, ordnen Sie Ihre Aufgaben in Ihrem software zur Aufgabenverwaltung nach Priorität. Es ist viel einfacher, Aufgaben von Ihrer Liste abzuhaken, wenn Sie eine klare, umsetzbare Hauptliste zur Hand haben.
Änderungsmanagement
Viele Projektmanager leiten ihre Teams durch das Änderungsmanagement, und ein solides Toolkit für das Aufgabenmanagement macht dies definitiv einfacher.
Wenn Ihr Team zum Beispiel Microsoft-Produkte und Windows 10 verwendet, aber auf Apple-Hardware und MacOS umsteigen möchte, müssen Sie Ihr Team durch diese große Veränderung führen.
Einfaches Einbetten von ClickUp Dokumenten, Listen, Karten und mehr auf Whiteboards
Anstatt Ihr Team sich selbst zu überlassen, planen Sie alles in einem ClickUp Whiteboard . Damit steht Ihnen ein flexibler digitaler Space zur Verfügung, um neue Prozesse zu entwickeln und Details zu fixieren. Und das Beste daran: Whiteboards lassen sich mit einem Klick in Projekte und Aufgaben umwandeln, sodass die Umsetzung ein Kinderspiel ist.
Einstellung von Zielen
Hochwertige Aufgaben lassen sich viel leichter bewältigen, wenn man sich Ziele setzt. Das Problem ist, dass sich viele Manager Ziele setzen und sie dann sofort wieder vergessen.
Sie müssen Ihre Ziele erreichen, also setzen Sie sie in ein app zur Nachverfolgung von Zielen für Verantwortlichkeit. Diese Apps verfolgen kurzfristige und langfristige Ziele und helfen Ihnen, den Fortschritt bei jedem Meilenstein des Projekts zu messen.
Verteilen Sie Ziele, Aufgaben, agile Punkte und Projekt-Status im hochgradig anpassbaren ClickUp 3.0 Dashboard ClickUp Ziele geht noch einen Schritt weiter, indem es Ihre Ziele mit Ihren Aufgaben verknüpft und so den direkten Zusammenhang zwischen Ihren täglichen Aufgaben und langfristigen Plänen aufzeigt.
Wie Sie Ihre Fähigkeiten im Aufgabenmanagement verbessern können
Brauchen Sie ein paar Tipps für das Aufgabenmanagement? Probieren Sie diese Tipps zur Aufgabenverwaltung aus, und erleben Sie, wie die Produktivität Ihres Teams in die Höhe schießt.
1. Anmeldung zur Schulung
Wir können den ganzen Tag über Aufgabenmanagement reden, aber letztendlich müssen Sie in Ihr eigenes Wissen investieren. Wenn Sie zum Beispiel Microsoft-Produkte verwenden, könnten Sie sich für ein Webinar-Tutorial zur Fehlerbehebung in PowerShell anmelden.
Je besser Sie sich mit Ihren Aufgaben, Projekten, Tools und der Branche auskennen, desto besser können Sie Ihre Aufgabenliste erledigen. Seien Sie nicht schüchtern: Melden Sie sich für Workshops, Konferenzen und Seminare zu Zeitmanagement, Produktivität und Organisation an.
2. Versuchen Sie das Blockieren von Zeit
Das Blockieren von Zeit ist eine Fähigkeit des Aufgabenmanagements, bei der Sie eine bestimmte Zeit oder einen bestimmten Wochentag für eine bestimmte Aufgabe vorsehen. 📅
Mit dem globalen Timer in ClickUp können Sie von überall aus die Zeit nachverfolgen, Schätzungen vornehmen, Notizen hinzufügen und Berichte über Ihre Zeit einsehen
Wenn Sie nicht sicher sind, welche Aufgaben einen eigenen Zeitblock benötigen, verwenden Sie software zur Zeiterfassung um zu sehen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wenn Sie zum Beispiel das Gefühl haben, dass Sie von E-Mails überflutet werden, versuchen Sie, E-Mails nur zweimal täglich abzurufen, von 8 bis 9 Uhr morgens und von 16 bis 17 Uhr nachmittags.
Durch das Abschließen von Aufgaben zu einer bestimmten Zeit können Sie sich in den anderen sechs Stunden Ihres Arbeitstages auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.
Versuchen Sie die Pomodoro-Technik für zusätzliche Produktivität. Bei dieser Technik stellen Sie einen Timer für 25 Minuten intensiver Arbeit mit einer fünfminütigen Pause ein und wiederholen dann den Vorgang, bis der Zeitblock vorbei ist.
Verbinden Sie ClickUp mit anderen Tools zur Zeiterfassung, um den Workflow zu optimieren
Wenn Sie sich Sorgen machen, dass Ihr Team Sie unterbricht, blockieren Sie diese Zeit in Ihrem Kalender, damit Sie für Meetings nicht verfügbar sind. ClickUp-Integrationen machen es einfach, Ihren Outlook-, Apple- oder Google Kalender in dieselbe Plattform zu integrieren, auf der Sie Ihre Aufgaben verwalten.
3. Machen Sie sich die Technologie zur Aufgabenverwaltung zu eigen
Wir haben es schon einmal gesagt, und wir sagen es noch einmal: Sie können Aufgaben nicht verwalten, wenn Sie sie nicht nachverfolgen. Eine digitale Liste sorgt dafür, dass Ihr Team auf der gleichen Seite steht, und bietet ein Maß an Verantwortlichkeit, das Sie mit Post-It-Notizen oder Papierplanern nicht erreichen können.
Suchen Sie nach Aufgabenverwaltungslösungen wie ClickUp mit einer mobilen App, damit Sie auch unterwegs den Überblick über Ihre Aufgaben behalten. API-Integrationen sind ebenfalls hilfreich, um alle Ihre Arbeiten und Tools auf einer Plattform zusammenzuführen.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Automatisierungen, die auf der Grundlage von Auslösern und Bedingungen Ihrer Wahl in ClickUp ausgelöst werden
Sie müssen auch nicht alles manuell erledigen. Suchen Sie nach features zur Automatisierung von Aufgaben die Sie in den meisten soliden Apps zur Produktivität finden. ClickUp Automatisierungen bieten mehr als 100 vorgefertigte Regeln, um Zeit bei der Zuweisung von Aufgaben, der Änderung von Status und mehr zu sparen - oder erstellen Sie Ihre eigenen.
4. Vorlagen verwenden
Erledigen Sie Dinge in Rekordzeit mit vorlagen für die Aufgabenverwaltung . Ob Sie eine farbcodierte tagesbericht oder vorgefertigte Formate für eine Ausschreibung sind Vorlagen eine enorme Zeitersparnis.
ClickUp's Vorlage für Aufgabenmanagement hat alle eingebauten tools, um Sie zu organisieren und auf dem Laufenden zu halten
Eine Vorlage eignet sich auch perfekt zum Organisieren und Priorisieren von Aufgaben. Die ClickUp Aufgaben Management Vorlage visualisiert alle Aufgaben, Status, Teammitglieder und Prioritätsstufen zu den Fortschritt Ihres Projekts zu überwachen.
5. Delegieren Sie
Die Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse aus 20 % der Eingaben resultieren. Mit anderen Worten: Die meisten Ihrer Ergebnisse stammen wahrscheinlich aus einem Projekt oder einer Aufgabe.
Wenn Sie sich zu sehr verzetteln, ist es schwierig, Ihre Energie auf die Aufwände zu konzentrieren, die am meisten bewirken. Wenden Sie die 80/20-Regel an, indem Sie Aufgaben mit geringerem Wert an Ihr Team delegieren. Ein Beispiel: Sie beauftragen einen Mitarbeiter mit der Erstellung von Notizen oder der Suche nach einer App für die Liste der zu erledigenden Aufgaben für das Team.
Mehr Arbeit mit ClickUp erledigen
Aufgaben sollten nicht einschüchternd sein. Wenn Ihr Team überfordert ist oder mit heiklen Prozessen zu kämpfen hat, investieren Sie in Aufgabenmanagement-Fähigkeiten, um eine effizientere Abteilung zu leiten, die mehr in weniger Zeit erledigt. ✨
Aufgabenmanagement-Fähigkeiten sind der Schlüssel, aber Sie brauchen auch ein System, um Ihre Aufgaben zu verwalten. ClickUp rationalisiert Ihren Workflow, indem es alle Aufgaben, Dokumente, Ziele, Chats, Kalender und mehr in einer einheitlichen Plattform zusammenführt.
Erledigen Sie Ihre Aufgaben und steigern Sie Ihre Produktivität mit einer effektiven Aufgabenverwaltung und einer anpassbaren Aufgabenverwaltungssoftware. Erstellen Sie jetzt Ihren kostenlosen ClickUp-Workspace.