Wie Sie mit Zeitblockierung Ihre Produktivität steigern: Tipps & Vorlagen

„Ich brauche mehr Stunden am Tag ...“ oder „Wie kann es schon 17 Uhr sein?!“, wenn Sie vor Tagesende noch so viel zu erledigen haben. 😅

Kommt Ihnen das bekannt vor? Das kenne ich!

Was wäre, wenn Sie jede Woche mehrere Stunden kostenlos Zeit sparen und sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben konzentrieren könnten?

Die gute Nachricht ist, dass Sie das können – mit einigen einfachen Tipps und Techniken zum Zeitmanagement, die Ihnen helfen, Ihre Zeit bei der Arbeit (und außerhalb) optimal zu nutzen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen das Konzept des Zeitblockings vor, erklären, wie es funktioniert, und zeigen Ihnen verschiedene Zeitblocking-Methoden, mit denen Sie Ihren Zeitplan strukturieren können, um Ihre Produktivität zu steigern. Außerdem stellen wir Ihnen einige hilfreiche tools und Tipps vor, die Ihnen den Prozess erleichtern können.

Legen wir los!

Was ist Zeitblockierung?

Beim Time Blocking reservieren Sie bestimmte Zeitblöcke in Ihrem Zeitplan für verschiedene Aufgaben und Aktivitäten.

Anstatt eine vage Liste mit Aufgaben zu erstellen, weisen Sie allen Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages oder der Woche erledigen müssen, bestimmte Zeitblöcke zu. Dies hilft Ihnen, sich besser zu konzentrieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit für alle Ihre Prioritäten einplanen.

Laut dem American Journal of Lifestyle Medicine haben Forscher herausgefunden, dass Zeitblockierung und andere Planungsmethoden die Zeitmanagementfähigkeiten und die allgemeine Produktivität verbessern können.

Zeitblockierung kann hilfreich sein für diejenigen, die:

So funktioniert Zeitblockierung

Haben Sie viel zu tun? Teilen Sie es in überschaubare Abschnitte auf! Hier sind die Schritte für Ihre erste Zeitblockierungsübung:

Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, unterwegs Änderungen vorzunehmen. Das Ziel einer Zeitmanagement-Technik ist es, Ihr Leben einfacher zu machen, nicht schwieriger!

Vorteile von Zeitblockierung

Viele Menschen haben Schwierigkeiten, ihre Zeit zu managen. Es gibt immer zu viele Dinge zu erledigen und nicht genug Stunden am Tag, was zu Stress, Burnout, Angstzuständen usw. führen kann.

Zeitblockierung hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihr Gehirn zu trainieren, gesunde Grenzen in Bezug auf Zeit zu setzen und gesunde Gewohnheiten zu entwickeln, sondern hat auch verschiedene andere Vorteile:

Durch die Einführung von Zeitblockierung wird Ihre Produktivität gesteigert und Sie gewinnen mehr Kontrolle über Ihr Leben.

Methoden zum Zeitblockieren

Es gibt mehr als eine Möglichkeit, Zeit zu blockieren. Die richtige Zeitblockierungstechnik hängt von der Art der Arbeit ab, die Sie zu erledigen haben. Die gängigen Arten der Zeitblockierung sind:

Timeboxing ⏳

Haben Sie jemals etwas angefangen, sind dann aber in ein Kaninchenloch gefallen und sind Stunden später wieder aufgetaucht und haben sich gefragt, wo die Zeit geblieben ist? Wenn ja, probieren Sie Timeboxing aus.

Ursprünglich als Zeitmanagementtechnik für die agile Softwareentwicklung eingeführt, ist Timeboxing heute eine beliebte Zeitblockierungsmethode unter Wissensarbeitern. Es verhindert Zeitverschwendung, indem es die für eine bestimmte Aufgabe aufgewendete Zeit begrenzt.

Jeder einzelne Zeitblock wird als „Timebox” bezeichnet und kann in einem Bereich von einigen Stunden bis zu mehreren Tagen liegen. Er hat eine bestimmte Start- und Endzeit; am Ende der Timebox müssen Sie Ihre Tätigkeit beenden, unabhängig vom Fortschritt (oder auch nicht).

Softwareentwicklungs-Sprints sind ein Beispiel für Timeboxing in der Arbeit. Für jeden Sprint gibt es spezifische Ziele und Meilensteine sowie festgelegte Start- und Enddaten für bestimmte Aufgaben. Alles, was Sie bis zum Ende eines Sprints nicht fertigstellen können, muss auf den nächsten Sprint übertragen werden.

Elon Musk plant seinen gesamten Tag in 5-Minuten-Blöcken. Alles, wirklich alles, ist im Kalender zeitlich festgelegt.

Thementage 📅

Mit dieser Methode der Produktivität können Sie Kontextwechsel vermeiden, indem Sie ähnliche Aufgaben zusammen planen. Der Unterschied liegt in der Art der Arbeit – die Technik funktioniert, wenn Aufgaben in drei bis fünf große Gruppen unterteilt werden können, von denen jede etwa einen ganzen Arbeitstag in Anspruch nimmt.

Wenn Sie beispielsweise einen Social-Media-Kanal, einen Blog oder einen Vlog betreiben, könnten Sie Zeitblockierung implementieren, indem Sie Ihre Arbeitswoche in Thementage unterteilen:

Hier gibt Kristi DaSilva, CEO von DaSilva Life und ClickUp Consultant, einen Einblick in den Prozess, wie sie ihre wöchentlichen Zeitblöcke erstellt und in ClickUp nachverfolgt.

Ich liebe es, meine wichtigsten Aufgaben in der Board-Ansicht visuell darzustellen, um einen Überblick über meine wöchentliche Workload zu bekommen. Obwohl ich die Ansicht „Alles“ verwende, um alle meine Aufgaben für die Woche zu sehen, stelle ich meine wichtigsten Themen gerne jeden Sonntag in meinem Weekly Time Block dar, um mich auf die kommende Woche vorzubereiten.

Jack Dorsey, Mitbegründer von Twitter (jetzt X) und CEO von Square, nutzt ebenfalls Thementage, um seine Zeit zu managen und seine Produktivität zu steigern.

Monday, at both companies, I focus on management and running the company... Tuesday is focused on product. Wednesday is focused on marketing, communication and growth. Thursday is focused on developers and partnerships. Friday is focused on the company and the culture and recruiting. Saturday I take off, I hike. Sunday is focused on reflection, feedback, strategy, and preparing for the week.

Aufgabenbündelung 📚

Haben Sie eine Reihe kleiner Aufgaben derselben Art, die Sie im Laufe des Tages oder der Woche zu erledigen haben? In diesem Fall könnte das Batching von Aufgaben hilfreich sein.

Task Batching ist eine Technik der Produktivität, bei der Sie ähnliche Aufgaben zu einem „Batch” zusammenfassen und so die kognitive Belastung reduzieren. Je nach Arbeitsvolumen können Sie für jede Art von Aufgabe einige Stunden pro Woche blockieren.

Wenn Sie beispielsweise im Vertrieb arbeiten, könnten Sie wie folgt Aufgabenpakete erstellen:

Marc Andreessen, Mitbegründer und General Partner von Andreessen Horowitz, glaubt ebenfalls an Zeitblockierung zur Steigerung der Produktivität. Sein Ansatz kombiniert die Bündelung von Aufgaben mit Thementagen, wobei montags und freitags für die Zusammenarbeit reserviert sind.

Mein typischer Tagesablauf sieht derzeit so aus, dass ich mich buchstäblich sehr genau an meinen Kalender halte. Ich versuche, meinen Tag so gut wie möglich zu „programmieren”.

Die Pomodoro-Methode 🍅

Suchen Sie nach einer einfachen, aber effektiven Methode, um Ihren Arbeitstag zu strukturieren, Ihre Produktivität zu steigern oder das Aufschieben zu beenden? Probieren Sie die Pomodoro-Methode aus.

Die Pomodoro-Technik, benannt nach dem tomatenförmigen Timer („Pomodoro” ist italienisch für Tomate), den ihr Ersteller Francesco Cirillo verwendet, beinhaltet konzentriertes Arbeiten in festgelegten Zeitintervallen, gefolgt von Pausen. Jede solche Arbeitssitzung wird als „Pomodoro” bezeichnet. Diese Arbeitsweise hält uns bei der Stange und verbessert unsere Konzentrationsfähigkeit.

Der berühmte Schauspieler Tom Hanks vertraute auf die Pomodoro-Methode, um seine Produktivität zu erhalten, als er sein erstes Buch „The Making of Another Major Motion Picture Masterpiece” schrieb.

So beginnen Sie mit dem Blockieren Ihrer Termine im Terminkalender

Sie können zwar mit einem einfachen Tagesplaner mit dem Zeitblockieren beginnen, aber eine App mit Aufgabenverwaltungs-Feature und Zeitmanagement-Feature ist effizienter.

Eine Plattform wie ClickUp erleichtert das Zeitblockieren; Sie können Ihre Zeitblöcke ganz einfach hinzufügen, bearbeiten und anzeigen. Außerdem reduziert die Zusammenführung aller Elemente auf einer einzigen Plattform den Kontextwechsel. 🚀

Bewerten Sie alles, was Sie zu erledigen haben

Das Wichtigste zuerst: Beginnen Sie damit, eine Liste mit allem zu erstellen, was Sie zu erledigen haben. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Mit den To-do-Listen in ClickUp können Sie eine Online-Liste Ihrer Aktionspunkte erstellen, auf die Sie von überall aus zugreifen können. Fügen Sie Formatierungen, Farben und Links zur Liste hinzu, um weitere Details hinzuzufügen. Wenn es sich um Aufgaben handelt, die Sie regelmäßig ausführen, können Sie sogar eine Vorlage aus einer gespeicherten Checkliste erstellen.

Benötigen Sie detailliertere Informationen? ClickUp Docs und ClickUp Notepad sind für diesen Zweck sehr nützlich. Erstellen Sie Ihre Liste der Dinge, die Sie zu erledigen haben, und fügen Sie Details und zusätzliche Informationen wie Bilder und Links hinzu. Sie können auch Kollegen taggen, indem Sie sie mit einem Kommentar im Dokument hinzufügen.

Unabhängig davon, für welche Methode Sie sich entscheiden, können Sie mit ClickUp Aufgaben direkt aus Ihren To-dos in allen drei Methoden erstellen, sodass Sie sie direkt in der Ansicht von ClickUp Aufgaben anzeigen können.

Setzen Sie Ihre Prioritäten

Eine effektive und konsequente Priorisierung ist das Geheimnis, um Dinge zu erledigen, insbesondere wenn die Zeit knapp ist und Sie eine Million Dinge auf Ihrer Liste haben.

Nachdem Sie aus Ihren To-dos Aufgaben erstellt haben, verwenden Sie die Aufgabenprioritäten in ClickUp, um jede Aufgabe als dringend zu kennzeichnen oder sie als Aufgabe mit hoher, mittlerer oder niedriger Priorität zu markieren. So stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten To-dos zuerst erledigen.

Weisen Sie allen Ihren Aufgaben Zeit zu.

Die Einstellung der Prioritäten ist zwar unerlässlich, aber Sie müssen auch wissen, wie viel Zeit Sie benötigen, um Ihre Aufgaben zu erledigen. Auch dabei hilft Ihnen ClickUp.

Mit den Zeitschätzungen in ClickUp können Sie jeder Aufgabe eine geschätzte Dauer hinzufügen und diese auch auf verschiedene Unteraufgaben aufteilen. Wenn Sie diese zusammenfassen, können Sie auch die Gesamtdauer eines Projekts schätzen. Ziehen Sie Aufgaben einfach in die Kalender-Ansicht, um Ihren Zeitplan zu visualisieren.

Diese Vorlage herunterladen

Mit der Vorlage für tägliche Zeitblockierung von ClickUp können Sie Ihren Tagesplan für maximale Produktivität erstellen. Das hilft Ihnen dabei:

Die Vorlage enthält auch ein Whiteboard, mit dem Sie ganz einfach Ihre Prioritäten festlegen können, indem Sie jede Aufgabe in vier Kategorien einteilen: zu erledigen, zu delegieren, zu planen und zu löschen.

Teams können auch die Stundenplan-Vorlage von ClickUp verwenden, um das Beste aus ihrem Tag herauszuholen.

Erstellen Sie Zeitblöcke für alle priorisierten Aufgaben.

Durch das Auflisten und Priorisieren von Aufgaben und das Hinzufügen von geschätzten Zeiten können Sie strukturierter an Ihre Arbeit herangehen. Der nächste Schritt besteht darin, die Zeitblöcke tatsächlich in Ihrem Kalender zu erstellen. Die Zeitblockierungsvorlagen in ClickUp können Ihnen dabei helfen.

Wenn Sie Google Kalender für die Arbeit verwenden, können Sie ihn einfach zum Planen Ihrer Blöcke nutzen. Damit können Sie ganz einfach Zeit für Termine, Aufgaben und Ereignisse blockieren und diese nach Ihren Vorlieben farblich kennzeichnen.

Analysieren und optimieren Sie

Nachdem Sie nun Ihre To-dos priorisiert und für jedes einzelne davon Zeit in Ihrem Zeitblockierungskalender reserviert haben, können Sie verschiedene Ansichten in ClickUp verwenden, um Ihre Aufgaben nach Ihren Bedürfnissen zu visualisieren.

Sie können beispielsweise den Fortschritt anhand des Status der Aufgaben in Kanban-Boards verfolgen oder die Aufgaben filtern und sortieren, um sie in einer Listenansicht zu organisieren.

Wenn Sie ein Team leiten, hilft Ihnen die Workload-Ansicht dabei, den Zeitplan jedes Teammitglieds zu visualisieren und sicherzustellen, dass niemand überlastet ist.

Mit den Dashboards von ClickUp können Sie Ihren Fortschritt und Ihre Ergebnisse ganz einfach analysieren. Verfolgen Sie die Erledigungsquoten Ihrer Aufgaben und die Ihres Teams, visualisieren Sie Timesheets und die für Aufgaben aufgewendete Zeit, zeigen Sie den Status von Aufgaben an und vieles mehr.

Sie können der KI auch jede beliebige Frage stellen, und ClickUp Brain durchsucht die Daten in jedem Dashboard Ihres Workspaces, um Ihnen sofort eine Antwort zu geben.

Hier erfahren Sie, wie ein ClickUp-Kunde die Produktivität seines Unternehmens mit ClickUp verdoppelt hat.

Die Verwendung von ClickUp hat uns geholfen, besser zu planen, schneller zu liefern und unsere Teams effizient zu strukturieren. Seit ich zum Unternehmen gekommen bin, hat sich die Größe unseres Produktionsteams verdoppelt! Das wäre nicht möglich gewesen, wenn wir nicht über eine solide Struktur für die Ressourcenzuweisung und das Projektmanagement verfügt hätten.

Zu vermeidende Fehler beim Time Blocking und Best Practices

Hier sind einige häufige Fehler beim Zeitblocken und wie Sie diese vermeiden können:

Überbewertung der Produktivität

Ohne Vergleichsdaten kann es leicht zu unrealistischen Erwartungen hinsichtlich der Zeitleisten für Aufgaben kommen. Dies kann zu Stress aufgrund von Terminüberschreitungen, unvollständigen Aufgaben oder weniger als idealen Ergebnissen führen.

🌟Lösung: Denken Sie daran, Verzögerungen aufgrund häufiger Unterbrechungen wie Meetings, Telefonate, E-Mails usw. einzukalkulieren. Berücksichtigen Sie auch Einrichtungs- und/oder Übergangszeiten in Ihren Zeitschätzungen. Akzeptieren Sie, dass Verzögerungen auftreten können, und priorisieren Sie Ihre Arbeit so, dass Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen.

Der Versuch, zu viel zu erledigen

Wenn Sie nicht aufpassen, könnten Sie sich zu viel vornehmen. Manchmal plant man jede Minute des Tages durch, ohne Zeit für Pausen einzuplanen. Es ist jedoch wichtig, Zeit für Mahlzeiten, Ruhepausen und sogar kreatives Denken zu haben.

🌟Lösung: Planen Sie in Ihren Zeitblöcken Platz für Alles ein, von Pausen und Mahlzeiten bis hin zu Pendelfahrten. Etwas Pufferzeit zwischen geplanten Aufgaben kann ebenfalls dazu beitragen, dass Sie Ihren Kalender nicht zu voll packen.

Diese Vorlage herunterladen

Die Zeitblockierungsvorlage von ClickUp hilft Ihnen und Ihrem Team dabei:

Die Monats-, Tages- und Wochenansichten helfen Ihnen dabei, Ihren Zeitplan für verschiedene Dauern zu planen und den Überblick zu behalten. Benutzerdefinierte Status wie „Abgesagt“, „Fertiggestellt“, „In Bearbeitung“ und „Zu erledigen“ helfen Ihnen dabei, alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Schlechte Priorisierung

Zeitblockierung ist wirkungslos, wenn Sie Ihre Zeit nicht richtig priorisiert haben. Ohne eine angemessene Priorisierung laufen Sie Gefahr, wichtige Aufgaben zu verpassen. Darüber hinaus können unvorhergesehene Verzögerungen entstehen, wenn Sie Aufgabenabhängigkeiten nicht identifiziert haben.

🌟Lösung: Verwenden Sie ein Tool wie ClickUp, um Abhängigkeiten zu identifizieren und Aufgaben effizient zu priorisieren, damit Sie die Aufgaben mit hoher Priorität zuerst erledigen können. Nutzen Sie Ihre produktivsten Stunden für konzentriertes Arbeiten und wichtige Aufgaben und verschieben Sie weniger wichtige Aktivitäten auf weniger produktive Phasen des Tages.

Sich nicht anpassen

Damit Zeitblockierung erfolgreich ist, müssen Sie ihre Wirksamkeit durch Nachverfolgung verfolgen und Ihren Ansatz nach Bedarf verbessern, um eine höhere Produktivität zu erreichen. Wenn sich Prioritäten verschieben, müssen Zeitblöcke möglicherweise verschoben werden, sonst könnten Sie sich überfordert fühlen.

🌟Lösung: Machen Sie regelmäßig eine Pause, um Ihre Planungsmuster zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Seien Sie offen für Anpassungen der Größe des Blocks und des Zwecks, um sich an Änderungen in Ihrem Zeitplan anzupassen. Zeitblockierungs-tools, die Flexibilität bei der Planung ermöglichen, sind hierfür die richtige Wahl.

So verwaltet Kristi DaSilva ihren Zeitplan auf der Plattform.

Ich habe einen Ordner mit der Beschreibung „Daily Time Block” (Tägliche Zeitblöcke), der drei Listen enthält: „Morning” (Vormittag), „Afternoon” (Nachmittag) und „Evening” (Abend). In diesen Listen plane ich meinen Tag Stunde für Stunde, um meine Produktivität zu maximieren. Ich weise verschiedene Zeitblöcke (30, 60 oder 90 Minuten) mithilfe von Benutzerdefinierten Feldern zu. Ich mache das am Vorabend, um mich auf den nächsten Tag vorzubereiten und meine Produktivität durch einen soliden Plan zu maximieren.

⭐️ Bonus: Sehen Sie sich das Video von ClickUp zum Thema Zeitblockierung an!

Der einfache Weg zu mehr Produktivität mit ClickUp

Die effektive Verwaltung von Zeit und Arbeitsplänen ist der Schlüssel zu Produktivität und Burnout-Prävention. Probieren Sie verschiedene Techniken zum Blockieren von Zeit aus, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Produktivitäts- und Aufgabenmanagement-Plattformen wie ClickUp unterstützen Sie bei der Umsetzung Ihrer gewählten Zeitmanagementtechniken und bieten Ihnen gleichzeitig zusätzliche tools, mit denen Sie Ihre Arbeit besser verwalten können.

Probieren Sie ClickUp aus und sehen Sie selbst, wie Sie damit jede Woche mehrere Stunden Zeit sparen können!

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