Die beste Aufgabenverwaltungssoftware im Jahr 2026: 10 tools im Vergleich

Laut einem Bericht über den endlosen Arbeitstag erhält ein durchschnittlicher Arbeitnehmer täglich 117 E-Mails und 153 Teams-Nachrichten. Ein großer Teil dieser Nachrichten enthält eine Aufgabe. Aufgabenmanagement-Software dient dazu, diese Aufgaben aufzufangen, bevor sie untergehen.

Jede Aufgabe hat zwei Kunden. Die Person, die sie erledigt, muss sie innerhalb von Sekunden erfassen und sehen, was heute fällig ist. Die Person, die darauf wartet, muss wissen, wer dafür verantwortlich ist und wann sie fertig wird. Wenn ein Team ein Tool kauft, das nur für den zweiten Kunden entwickelt wurde, führen die Mitarbeiter, die die Arbeit erledigen, nebenbei eine private Liste. Nennen wir sie die Schattenliste. Das offizielle Board veraltet, und Status-Meetings füllen die Lücke.

Dieser Leitfaden sortiert 10 Aufgabenmanagement-Tools danach, welche Zielgruppe sie ansprechen: Team-Plattformen, Apps für den privaten Gebrauch und die wenigen, die versuchen, beide Bereiche abzudecken. Für jedes Tool stellt sich dieselbe Frage: Werden die Mitarbeiter ihre Aufgaben hier eintragen oder weiterhin eine separate Liste führen?

❗️Für die Zeitleiste von Planner ist ein kostenpflichtiger Plan erforderlich. Die Preise von monday.com steigen mit zunehmendem Unternehmenswachstum.

Wenn Sie versuchen, Zeitleiste-Ansichten in Planner zu integrieren, scheint Monday die Lösung zu sein. Aber Teams, die bei Monday die 15-Personen-Marke überschritten haben, stoßen auf dieselbe Hürde. Diese Migrations-Checkliste behandelt den Umstieg, der wirklich von Dauer ist. 👇🏼

Aufgabenmanagement-Software im Überblick

Was ist eine Software für die Aufgabenverwaltungs-Aufgaben?

Unter Aufgabenmanagement-Software versteht man eine Kategorie von tools, bei denen die Aufgabe im Mittelpunkt steht: etwas, das Sie erstellen, sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen, mit einem Termin versehen und für erledigt halten, bis zur Erledigung die Nachverfolgung durchführen. Erinnerungen, wiederholende Aufgaben und eine Ansicht der nächsten fälligen Aufgaben sind die Mindestfunktionen. Alles andere ist nur eine zusätzliche Ebene.

Innerhalb dieser Kategorie gibt es zwei Arten von Produkten. Persönliche Aufgaben-Apps wie Todoist, TickTick und Things 3 sind auf die Liste einer einzelnen Person und die schnelle Erfassung von Ideen ausgelegt. Team-Aufgaben-Tools wie Asana, monday.com, Trello, Microsoft Planner, Jira und Wrike sind auf gemeinsame Projekte, Eigentümer und den Status ausgerichtet. Die „Schattenliste“ entsteht in der Lücke zwischen diesen beiden. Eine persönliche App ermöglicht eine schnelle Erfassung von Informationen, ist jedoch für das Team nicht einsehbar, während ein Team-Tool für alle sichtbar ist, die Erfassung von Informationen jedoch langsam erfolgt. Einige wenige Plattformen, darunter ClickUp, versuchen, jedem Nutzer eine persönliche Ansicht der Aufgaben zu bieten, die in Teamprojekten enthalten sind.

Im Bereich der gemeinsamen Projekte überschneiden sich Aufgaben-Tools zwar zunehmend mit den umfassenderen Arten von Projektmanagement-Software, doch sie beantworten unterschiedliche Fragen. Ein Aufgabenmanager beantwortet die Fragen „Was mache ich als Nächstes?“ und „Ist die Aufgabe erledigt?“. Eine Plattform für Projektmanagement ergänzt diese Fragen um weitere Aspekte: Welche Aufgaben haben Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben, wer hat Kapazitäten und wird das gesamte Projekt termingerecht fertiggestellt? Der Unterschied zwischen Projekt- und Aufgabenmanagement spielt bei der Auswahl eine wichtige Rolle, denn ein Projektmanagement-Tool kann für jemanden, der lediglich eine Liste benötigt, überdimensioniert wirken.

So haben wir die 10 ausgewählt: Ein Tool qualifiziert sich, wenn sein Kernobjekt darin besteht, Aufgaben zu erstellen, zuzuweisen, mit einem Termin zu versehen und bis zur Erledigung zu verfolgen. Außerdem muss es Erinnerungen, wiederholende Aufgaben sowie veröffentlichte Preise oder einen dauerhaft kostenlosen Free-Plan bieten. Tools, die den Schnitt nicht geschafft haben – darunter auch dokumentenorientierte Workspaces wie Notion – finden Sie am Ende im Abschnitt „Beachtenswert“.

Warum entstehen in Teams oft „Schattenlisten“?

Eine „Schattenliste“ entsteht, wenn das Hinzufügen einer Aufgabe zur Aufgabenverwaltungssoftware des Teams länger dauert als das Notieren an anderer Stelle. Die Leute entscheiden sich jedes Mal für die schnellere Variante. Die Aufgabe existiert dann an zwei Orten, wobei nur einer davon auf dem neuesten Stand bleibt.

Stellen Sie sich ein fünfköpfiges Marketingteam vor, das Kampagnen auf einem gemeinsamen Board durchführt. Die Designerin erhält täglich drei Anfragen über Slack. Das Öffnen des Boards, das Auffinden des richtigen Projekts und das Ausfüllen von vier Feldern dauert eine Minute, daher tippt sie die Anfragen stattdessen in die Notizen-App ihres Smartphones ein. Auf ihrer Karte auf dem Board steht neun Tage lang „In Bearbeitung“. Der Marketingleiter plant ein Status-Meeting, um herauszufinden, was los ist, und das Meeting wird so zum eigentlichen System für die Nachverfolgung.

Dieses Muster zeigt sich auch in den Bewertungen. Auf G2 beschreibt ein Projektmanager, wie er TickTick als persönliches System nutzt, um kleine Aufgaben über parallele Projekte hinweg im Blick zu behalten. Das ist kein Versagen von TickTick oder des Team-Tools. Es ist jemand, der sich die Erfassungsfunktion selbst schafft, die die Software seines Teams ihm nicht bietet.

Sie haben drei ehrliche Auswege:

Wenn Ihre eigene Liste der Ausgangspunkt ist, zeigen diese Beispiele für To-Do-Listen, wie andere Menschen ihre privaten Aufgaben strukturieren.

Worauf sollten Sie bei einer Software für die Aufgabenverwaltungs achten?

Mit dem richtigen Tool lassen sich Aufgaben schneller zu Ihrer Liste hinzufügen. Es sollte außerdem Sichtbarkeit für Ihr Team schaffen, ohne dass zusätzliche Kopien erstellt werden müssen. Und schließlich sollte der kostenlose Free-Plan zur Größe Ihres Teams passen. Anhand dieser sechs Kriterien wurden die 10 Tools auf dieser Liste ausgewählt.

Die beste Software für die Aufgabenverwaltungs im Jahr 2026

Welche Aufgabenverwaltungssoftware die beste ist, hängt davon ab, in welcher Rolle Sie bei der Aufgabenbearbeitung stehen. Die ersten sieben Tools sind für Teams konzipiert, beginnend mit dem Tool, das jedem Nutzer auch eine persönliche Ansicht bietet. Die letzten drei sind Apps für den privaten Gebrauch.

1. ClickUp (Am besten geeignet, um persönliche und Teamansichten zur selben Aufgabe zu vereinen)

ClickUp bietet jedem Nutzer eine eigene Ansicht seiner Arbeit und verknüpft diese mit den Projekten des Teams. Auf der Seite „Meine Aufgaben“ werden die Ihnen zugewiesenen Aufgaben, Ihre Erinnerungen, die an Sie gerichteten Kommentare sowie eine persönliche Liste mit Aufgaben, die noch keinem Projekt zugeordnet sind, zusammengefasst.

Ein Manager kann Aufgaben zum „LineUp“ eines Teamkollegen hinzufügen – einer nach Priorität geordneten Liste der Aufgaben, die zuerst erledigt werden müssen und auf der Seite dieser Person angezeigt wird. Mit dem „Planner“ können Sie Aufgaben per Drag & Drop in Zeitfenster neben Ihren Kalender-Ereignissen verschieben.

Zurück zu der Designerin von vorhin. Sie fügt innerhalb weniger Sekunden eine Slack-Anfrage zu ihrer Persönlichen Liste hinzu. Wenn der Marketingleiter sie in die Kampagnenliste verschiebt, handelt es sich immer noch um dieselbe Aufgabe, sodass Status, Kommentare und Fälligkeitsdatum an einem Ort bleiben. Dank der Funktion „Aufgaben in mehreren Listen“ kann sie auch in der Warteschlange des Designteams verbleiben, ohne dass eine zweite Kopie erstellt wird.

ClickUp Brain beantwortet Fragen zu Aufgaben im gesamten ClickUp-Workspace und kann anhand einer Eingabeaufforderung Aufgaben erstellen oder aktualisieren. ClickUp Super Agents können wie Teamkollegen mit Aufgaben betraut und per @erwähnt werden, und sie können Aufgaben finden, die schon länger nicht mehr aktualisiert wurden.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Flexibilität von ClickUp ist gleichzeitig auch mit Setup-Kosten verbunden. Spaces, Ordner, Listen, benutzerdefinierte Felder und Ansichten bieten einem Team viele Möglichkeiten, die Arbeit zu strukturieren, und Teams, die von einem Einzweck-Tool wie einer einfachen To-Do-App kommen, brauchen Zeit, um sich für eine Struktur zu entscheiden.

Was echte Benutzer über ClickUp sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Mir gefallen die Konsistenz, die Struktur und die Sichtbarkeit der Aufgaben in ClickUp sowie die Tatsache, dass ich auf einen Blick erkennen kann, wer für was verantwortlich ist. Ich nutze es, um Aufgabenbeschreibungen mit Kontext, Ergebnissen, Ressourcen und Fristen zu strukturieren sowie Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten und die Abwicklung des Projekts zu nachverfolgen. Ich schätze die Vorlagen, Dokumente, Formulare und Automatisierungen sehr, um Prozesse zu standardisieren und sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu reduzieren. ClickUp hilft mir dabei, den Überblick über meine Arbeit und Fälligkeitsdaten zu behalten, Fortschritte und Hindernisse zu verfolgen sowie den mentalen Verwaltungsaufwand zu verringern und zu verhindern, dass Aufgaben bei der Übergabe verloren gehen. Das Setup war recht einfach.

2. Asana (Am besten geeignet für funktionsübergreifende Teams, die nach festen Regeln arbeiten)

Das Aufgabenmanagement von Asana basiert auf Regeln: Sobald sich ein Team darauf geeinigt hat, wie die Arbeit ablaufen soll, sorgen Auslöser und Aktionen dafür, dass Aufgaben stets auf dem neuesten Stand bleiben, ohne dass jemand ihnen hinterherlaufen muss. Jeder kostenpflichtige Tarif umfasst eine unbegrenzte Anzahl von Regeln, und jeder Nutzer erhält „Meine Aufgaben“ – eine persönliche Liste aller ihm zugewiesenen Aufgaben aus allen Projekten. Eine Aufgabe kann zudem mehreren Projekten zugeordnet werden, sodass beispielsweise eine juristische Prüfungsaufgabe sowohl in der Warteschlange für die Produkteinführung als auch in der des Rechtsteams mit einem einzigen Satz von Kommentaren erscheinen kann.

Regeln sind besonders wichtig, wenn eine verspätete Aufgabe die nächste nach sich zieht. Ein kleines Renovierungsunternehmen kann beispielsweise eine Regel festlegen, sodass sich bei einer Verzögerung in der Abhängigkeit alle nachfolgenden Fälligkeitsdaten entsprechend verschieben – anstatt dass der Maler auf einer Baustelle erscheint, die noch nicht bereit ist. Genau diese Art von Abläufen wickeln Betriebs-, Marketing- und Agenturteams jede Woche ab, und genau hier positioniert sich Asana ideal zwischen einem einfachen Board und einer umfangreicheren Projekt-Suite.

Die KI von Asana ist in Form von „AI Teammates“ und „Asana Dash“ verfügbar, mit fünf Anfragen pro Benutzer und Monat bei kostenpflichtigen Plänen und einem monatlichen Limit pro Konto, das je nach Plan steigt.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Der kostenlose Free-Plan von Asana ist für ein oder zwei Personen ausgelegt, sodass ein Team gemeinsame Projekte nicht lange testen kann, ohne dafür zu bezahlen. Der Sprung vom „Starter“- zum „Advanced“-Tarif ist zudem der Punkt, an dem Ziele, Portfolios und die Prüfung ins Spiel kommen. Teams, die die Struktur von Asana abteilungsweit nutzen möchten, sollten von Anfang an den „Advanced“-Tarif in Betracht ziehen. Wenn Sie Asana mit dem tool von Microsoft vergleichen möchten, finden Sie in diesem Vergleich zwischen Microsoft Planner und Asana eine detaillierte Aufschlüsselung der Vor- und Nachteile.

Was echte Benutzer über Asana sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Ich bin freiberuflicher Webentwickler und habe in der Regel etwa drei Clients gleichzeitig. Früher verbrachte ich einen Großteil meiner Woche damit, immer wieder dieselbe E-Mail zu beantworten: „Hey, wie läuft’s?“ Jetzt bekommt jeder Client sein eigenes Projekt in Asana und ich füge ihn als Gast hinzu, sodass er nur seine eigenen Aufgaben sieht und sonst nichts. Er kann sehen, was bereits erledigt ist und was als Nächstes ansteht, und direkt auf der Aufgabe Kommentare hinterlassen. Letzten Monat sagte ein Client, er habe eine Änderung an der Homepage nie genehmigt. Ich öffnete die Aufgabe, und sein Kommentar „Sieht gut aus, mach weiter“ war mit dem Datum direkt dort zu sehen, und die Unterhaltung war in etwa einer Minute beendet.

3. monday.com (Am besten geeignet für Teams, die ihre eigenen Boards erstellen möchten)

monday.com betrachtet Aufgabenmanagement als etwas, das man selbst zusammenstellt. Ein Board ist eine Tabelle mit Elementen, und Sie entscheiden, welche Spalten es enthält: Status, Eigentümer, Datum, Priorität, Budget, einen Link oder eine Datei. Dadurch eignet es sich besonders gut für Teams in den Bereichen Betrieb, Personalwesen und Kundenservice, deren „Aufgaben“ sich von denen eines Software-Teams unterscheiden, da sich das Board an den jeweiligen Prozess anpassen lässt und nicht umgekehrt.

Jedes Element lässt sich in Unterelemente unterteilen, und Boards können miteinander verknüpft werden, sodass eine Kundenanfrage auf einem Board auf die entsprechenden Umsetzungsaufgaben auf einem anderen Board verweisen kann. Wenn sich der Arbeitsablauf eines Teams ändert, fügt es Spalten hinzu oder tauscht eine aus, während der Rest des Boards unverändert bleibt. Unser ausführlicher Testbericht zu monday.com behandelt die Plattform in ihrer Gesamtheit.

Die KI von monday.com ist direkt im Board integriert. Sidekick, der kontextbezogene Assistent, beantwortet Fragen zu Ihrer Arbeit. KI-Spalten füllen, kategorisieren oder fassen Daten zu jedem Element zusammen, und ein Team aus KI-Agenten erledigt Routineaufgaben selbstständig.

Besondere Features

Preise

Jeder kostenpflichtige Plan beinhaltet ein monatliches Kontingent an KI-Guthaben, beginnend mit 1.000 im Basic-Plan. Die Funktionen „Meeting-Protokoll“ und „AI-Spalten“ sind ab dem Standard-Plan verfügbar.

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Automatisierung ist je nach Plan begrenzt. Der Standard-Plan umfasst 250 Automatisierungsaktionen und 250 Integrationsaktionen pro Monat, was bei hohem Arbeitsaufkommen schnell aufgebraucht sein kann; der Sprung auf 25.000 Aktionen erfolgt erst mit dem Pro-Plan. Teams, die den Großteil ihrer Status-Änderungen automatisieren möchten, sollten eher den Pro-Plan als den Standard-Plan in Betracht ziehen. Technikorientierte Teams, die das Tool mit einem Issue-Tracker vergleichen möchten, können diesen Vergleich zwischen monday.com und Jira lesen.

Was echte Benutzer über monday.com sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Als Verantwortlicher für die Sichtbarkeit auf Programmebene über mehrere laufende und in der Pipeline befindliche Projekte hinweg hat mir monday.com die Aufteilung der Arbeit in Aufgaben und die Verwaltung von Zeitleisten an einem Ort erheblich erleichtert, anstatt mit verstreuten Tabellenkalkulationen oder Statusberichten jonglieren zu müssen. Dank des visuellen Board-Layouts sehe ich auf einen Blick, wo jedes Projekt steht, und die Möglichkeit, zwischen Zeitleisten-/Gantt-Ansichten und Ansichten auf Aufgabenebene zu wechseln, ist besonders hilfreich – je nachdem, ob ich der Führungsebene Bericht erstatte oder die tägliche Umsetzung mit dem Team steuere. Die Plattform ist zudem flexibel genug, um Boards an verschiedene Projektarten anzupassen, ohne dass neue Teammitglieder eine steile Lernkurve bewältigen müssen.

4. Trello (Am besten geeignet für kleine Teams, die noch heute ein Kanban-Board einrichten möchten)

Trello ist der schnellste Weg, ein Team auf ein gemeinsames Board zu bringen. Karten werden von links nach rechts über Listen verschoben, und das ist im Grunde alles, was ein neuer Benutzer lernen muss. Es ist die klassische Form der visuellen Aufgabenverwaltung und eignet sich für kleine Agenturen, Studentengruppen, Redaktionsteams und alle, deren Arbeit drei oder vier Phasen umfasst.

Auch Trello nimmt die Schattenliste ernst. Sein Posteingang ist ein persönlicher Bereich, der Aufgaben aus E-Mails, Slack und Microsoft Teams erfasst, bevor Sie diese auf Boards sortieren – und das bereits im Free-Plan. „Planner“, die Kalenderansicht von Trello, zeigt geplante Karten neben Ihren Ereignissen an. So kann ein Teamleiter eine Client-E-Mail weiterleiten, sie im Posteingang ablegen und sie bei der Planungssitzung am Montag auf das richtige Board ziehen. Vorgefertigte Kanban-Board-Vorlagen helfen, wenn Sie die Listen lieber nicht selbst gestalten möchten.

KI ist bereits in der Standardversion enthalten. Die KI-gestützte Funktion „Quick Capture“ wandelt E-Mails und Nachrichten in Karten um, und die KI von Trello hilft beim Verfassen, Korrigieren und Brainstorming von Kartenbeschreibungen und Kommentaren.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Trello bietet keine integrierte Möglichkeit, Karten miteinander zu verknüpfen, die voneinander abhängig sind. Daher bewirkt eine verspätete Karte nicht, dass die darauf wartenden Karten weitergeschoben werden. Ein großes Board lässt sich zudem als Zeitleiste nur schwer überblicken. Teams können Power-Ups hinzufügen, und dieser Leitfaden zu Gantt-Diagrammen in Trello beschreibt die entsprechenden Workarounds.

Was echte Benutzer über Trello sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Ich mag Trello, weil seine übersichtliche, visuelle Benutzeroberfläche (UI/UX) das Organisieren von Aufgaben und Projekten vereinfacht. Die Integrationen mit anderen Tools für Produktivität helfen mir dabei, meinen Workflow zu vernetzen, und die Plattform funktioniert im Arbeitsalltag zuverlässig. Die Preisgestaltung bietet ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis für Teams, die flexibles Projektmanagement benötigen. Die Einarbeitung neuer Benutzer ist einfach, und die verfügbaren Support-Ressourcen sind hilfreich. Die KI-Funktionen von Trello erleichtern zudem das Zusammenfassen von Informationen, das Organisieren der Arbeit und sparen Zeit.

5. Microsoft Planner (Am besten geeignet für Teams, die bereits mit Microsoft 365 und Teams arbeiten)

Microsoft Planner ist der Aufgabenmanager, den viele Teams bereits nutzen. Er ist in Microsoft 365 enthalten, läuft innerhalb von Microsoft Teams und im Web, und seine persönlichen Ansichten „Mein Tag“, „Meine Aufgaben“ und „Mir zugewiesen“ fassen Aufgaben aus gemeinsamen Plänen zusammen. Auch Aufgaben, die in Besprechungsnotizen und Microsoft Loop zugewiesen wurden, werden dort angezeigt, was einen Teil der Lücke bei den Schattenlisten für Teams schließt, deren Arbeit in Teams-Meetings beginnt.

Die Basisversion umfasst die Ansichten „Raster“, „Board“, „Zeitplan“ und „Diagramme“ sowie Checklisten, Beschreibungen und benutzerdefinierte Planvorlagen. Wenn der Arbeitsumfang darüber hinausgeht, bietet der „Planner Plan 1“ zusätzlich Unteraufgaben, Backlogs und Sprints, Aufgabenabhängigkeiten, Ziele, Meilensteine und die Zeitleiste. Diese Microsoft Planner-Vorlagen zeigen, wie die Planstrukturen aussehen.

Die KI von Planner, der „Planner Agent“, erfordert eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz für 30 US-Dollar pro Benutzer und Monat. Damit können Sie dem Agenten Routineaufgaben zuweisen, Statusberichte erstellen und ein Ziel in eine auf dem Plan basierende Liste von Aufgaben umwandeln. Nutzer ohne Copilot können weiterhin am Plan mitarbeiten, jedoch nicht mit dem Agenten interagieren.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es hakt: Die Features von Planner sind auf verschiedene Lizenzen verteilt. Für die Ansicht der Zeitleiste, die Personenansicht, Ziele und Abhängigkeiten ist „Plan 1“ erforderlich, und für den Planner-Agenten wird „Copilot“ benötigt. In einem gemischten Team können Nutzer der Basisversion nicht dieselben Ansichten desselben Plans sehen wie alle anderen, sodass der Plan nicht mehr der zentrale Ort ist, an dem sich alle informieren. Teams, die eine Planung im Gantt-Stil benötigen, sollten zunächst prüfen, wie Gantt-Diagramme in Microsoft Planner funktionieren.

Was echte Benutzer über Microsoft Planner sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Am besten gefällt mir, wie einfach es ist, die Arbeit damit zu organisieren. Ich nutze die Software für die Nachverfolgung von Aufgaben, die Zuweisung von Arbeit, Fälligkeitsdaten und die Überwachung des Fortschritts, ohne dass sich das Ganze kompliziert anfühlt. Die Board-Ansicht ist übersichtlich, sodass ich schnell erkennen kann, was noch aussteht, was in Bearbeitung ist und was bereits fertiggestellt wurde. Da die Software Teil von Microsoft 365 ist, lässt sie sich nahtlos in Teams und andere Microsoft-Apps integrieren, die ich täglich nutze. Das ist praktisch, da ich nicht zwischen einer Vielzahl verschiedener Tools hin- und herspringen muss, nur um Aufgaben und Aktualisierungen zu überprüfen. Insgesamt ist es ein solides Tool, um kleine Projekte und die tägliche Arbeit zu organisieren. Es hilft dem Team, aufeinander abgestimmt zu bleiben und auf dem gleichen Stand zu sein, ohne unnötige Komplexität zu verursachen.

6. Jira (Am besten geeignet für Software-Teams, die Probleme über festgelegte Workflows bearbeiten)

Jira verwaltet Aufgaben als Probleme, die einen vom Team definierten Workflow durchlaufen, und kann diesen Workflow durchsetzen. Ein Ticket kann daran gehindert werden, direkt vom Status „Offen“ in den Status „Erledigt“ zu wechseln, sodass es zunächst die Status „Entwicklung abgeschlossen“ und „QA“ durchlaufen muss. Für Entwicklerteams ist genau diese Durchsetzung entscheidend: Das Board spiegelt wider, was tatsächlich mit dem Code geschehen ist, und nicht, was jemand daran gedacht hat zu aktualisieren.

Für Entwickler entfällt dadurch auch der Grund, eine private Liste zu führen. Das Sprint-Board zeigt jedem Einzelnen, was ihm im aktuellen Sprint zugewiesen ist, und ein Problem gilt erst dann als abgeschlossen, wenn es alle Schritte durchlaufen hat. Teams, die in Sprints arbeiten, können den gesamten Zyklus in Jira abwickeln, und dieser Leitfaden zur Verwaltung eines Sprint-Zyklus erläutert den Ablauf.

Besondere Features

Preise

Rovo Search, Chat und Agents sind in jedem kostenpflichtigen Plan enthalten, mit einem monatlichen Kontingent von 25 KI-Credits pro Benutzer im Standard-Plan und 70 im Premium-Plan. Der Free-Plan für bis zu 10 Benutzer umfasst Rovo nicht.

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Jira ist für Teams konzipiert, die in Tickets und Workflows denken. Marketing-, Personal- oder Betriebsteams empfinden die Konfiguration, die Berechtigungen und die Issue-Ansichten oft als zu aufwendig für ihre Arbeitsanforderungen, sodass sie ihre Aufgaben anderweitig verfolgen und das Engineering-Board nur die Hälfte des Projekts anzeigt. Wenn Ihre Entwickler Jira lieben, alle anderen es aber meiden, sind diese Jira-Alternativen einen Blick wert, und der Vergleich „Linear vs. Jira“ behandelt die schlankere Option für Produktteams.

Was echte Benutzer über Jira sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Jira ist sehr flexibel. Ich kann Scrum- oder Kanban-Boards einrichten, die Arbeit in Epics und Aufgaben unterteilen und die Workflows an die Arbeitsweise unseres Teams anpassen. Die Dashboards und Sprint-Berichte erleichtern die Verfolgung des Fortschritts, und dank der Integrationen mit Confluence, Slack und GitHub bleibt alles an den Tickets an einem Ort verknüpft.

7. Wrike (Am besten geeignet für Teams, die einen stetigen Strom an Anfragen und Überprüfungen bearbeiten)

Wrike wurde für Teams entwickelt, die Aufgaben zur Nachverfolgung von Anfragen nutzen: Kreativstudios, Marketingabteilungen und Dienstleistungsunternehmen. Die Arbeit wird in Aufgaben mit Mitarbeitern, Dateien und Zeitplänen unterteilt, und Teams können diese auf einem Kanban-Board, in einer Tabelle im Tabellenkalkulationsstil oder in einem interaktiven Gantt-Diagramm einsehen. Bei der Feedback-Schleife spielt Wrike seine Stärken aus: Editors und Prüfer können Fragen direkt an einen bestimmten Kollegen innerhalb der Aufgabe richten, anstatt in einem separaten Thread.

Stellen Sie sich ein internes Designteam mit 12 Mitarbeitern vor. Anfragen gehen ein, werden in Business zu einer Vorlage für Aufgaben templatisiert, durchlaufen den Überprüfungsprozess und fließen in ein gemeinsames Dashboard ein, das der Marketingleiter am Freitag überprüft. Genau diese Form von Arbeitsabläufen bewältigt Wrike gut, und das System ist skalierbar: Der Business-Plan deckt 5 bis 200 Benutzer ab. Ein ausführlicher Wrike-Testbericht behandelt den gesamten Funktionsumfang.

Die KI von Wrike ist in Stufen unterteilt. Der Team-Tarif umfasst „AI Essentials“: Bearbeitung von Inhalten, Zusammenfassungen von Kommentaren, KI für Boards, Priorisierung im mobilen Posteingang und in einfacher Sprache verfasste Automatisierungsregeln. „Wrike Copilot“ und KI-Agenten sind ab dem Business-Tarif verfügbar, der ein Starterpaket mit „AI Elite“-Aktionen enthält; höhere Tarife bieten weitere Funktionen.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Wrike verkauft Plätze in Gruppen statt einzeln: Gruppen von fünf bis 30 Plätzen, Gruppen von 10 Plätzen bei 30 bis 100 und Gruppen von 25 Plätzen darüber hinaus. Der Team-Plan ist auf 15 Benutzer begrenzt, sodass ein wachsendes Team ungefähr zum gleichen Zeitpunkt vor der Entscheidung steht, den Plan zu wechseln und ein größeres Lizenzpaket zu erwerben. Teams, die Wrike mit einem Tool vergleichen, bei dem die Terminplanung im Vordergrund steht, können den Artikel „Microsoft Project vs. Wrike“ lesen.

Was echte Benutzer über Wrike sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Wrike ist besonders hilfreich, um die Projektarbeit strukturiert und mit Sichtbarkeit zu halten. Ich nutze regelmäßig Aufgabenzuweisungen, Fälligkeitsdaten, Statusaktualisierungen und Projektansichten, um Prioritäten zu erkennen und den Fortschritt zu verfolgen. Diese Informationen an einem Ort zu haben, erleichtert die Koordination, insbesondere wenn mehrere Personen an demselben Projekt arbeiten.

8. Todoist (Am besten geeignet für Personen, die Aufgaben durch Eingabe eines Satzes erfassen)

Todoist ist auf dieser Liste die beste Lösung für das Problem der Erfassung. Die „Schnell-Hinzufügen“-Funktion liest einen Satz und extrahiert daraus Datum, Uhrzeit, Wiederholung, Projekt und Priorität. Diese Schnelligkeit ist der Grund, warum die App oft neben einem Team-Tool genutzt wird und warum sie so häufig als persönlicher Teil eines Setups aus zwei Tools auftaucht.

Der kostenlose „Beginner“-Plan umfasst fünf persönliche Projekte, drei Filteransichten, Board- und Listenlayouts sowie automatische Erinnerungen für Aufgaben mit Datum und Uhrzeit. Der „Pro“-Tarif bietet zusätzlich 300 persönliche Projekte, ein Kalender-Layout, Dauer der Aufgaben, Zeitblockierung, Fristen, benutzerdefinierte Erinnerungen und einen vollständigen Aktivitätsverlauf. Ein Freiberufler kann beispielsweise Aufträge für Clients und Haushaltsangelegenheiten in separaten Projekten verwalten und im Kalender Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten reservieren. Dieser Leitfaden zur Zeitblockierung passt gut zu diesem Setup, und der Vergleich „Notion vs. Todoist“ behandelt die „Docs-First“-Alternative.

Die KI von Todoist konzentriert sich auf die Erfassung. Ramble wandelt Sprache in Aufgaben um, und Task Capture Assist liest Texte, Bilder und Dokumente ein – mit 10 Sitzungen pro Monat im „Beginner“-Tarif und unbegrenzter Nutzung in den kostenpflichtigen Tarifen. Der „Pro“-Tarif bietet zusätzlich Todoist Assist für die Automatisierung von Routineaufgaben sowie Email Assist, das weitergeleitete E-Mails in Aufgaben umwandelt.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Kollaborationsfunktionen von Todoist sind eher begrenzt, bis man auf den Business-Tarif umsteigt. In jedem Plan können Sie ein persönliches Projekt mit bis zu fünf Personen freigeben, und ein kostenloses Team erhält bis zu fünf Teamprojekte. Für den vollständigen Team-Arbeitsbereich mit bis zu 500 Teamprojekten, Rollen und Ordnern ist jedoch der Business-Tarif erforderlich. Eine Abteilung, die Verantwortliche, einen gemeinsamen Status und projektübergreifende Berichterstellung benötigt, wird an diese Grenzen stoßen. Einen Vergleich derselben persönlichen Aufgabe mit KI-gestützter Terminplanung finden Sie unter „Motion vs. Todoist“.

Was echte Benutzer über Todoist sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Mir gefällt besonders, wie einfach und benutzerfreundlich Todoist ist. Das Erstellen von Aufgaben, das Festlegen von Fälligkeitsdaten und das Organisieren meiner täglichen To-do-Liste geht schnell und unkompliziert. So bleibe ich organisiert und im Zeitplan, ohne dass sich die Aufgabenverwaltung kompliziert oder überwältigend anfühlt.

9. TickTick (Am besten geeignet für die persönliche Planung mit integriertem Kalender und Fokus-Timer)

TickTick vereint die Tools, die Nutzer normalerweise auf drei verschiedene Apps verteilen: eine Aufgabenliste, einen Kalender und einen Fokus-Timer. Aufgaben lassen sich anhand der Eisenhower-Matrix in dringende und wichtige Quadranten einteilen, im Kalender einplanen und mit einem Pomodoro-Timer abarbeiten, der die Konzentrationszeit pro Aufgabe erfasst.

Diese Kombination macht TickTick zu einer guten Wahl für eine bewusste „Schattenliste“: eine private Planungsebene, die das Team-Tool ergänzt, anstatt es zu ersetzen. Ein Manager kann Notizen zu Meetings in jeder Aufgabe festhalten und im Kalender nach Tagen suchen, an denen sich die Arbeit stapelt, während der Team-Status auf dem gemeinsamen Board angezeigt wird.

Auf der Preisseite von TickTick wird die Liste der KI-Features in den Planspezifikationen aufgeführt, jedoch nicht näher beschrieben. Betrachten Sie KI daher bei Ihrer Entscheidung hier als nebensächlichen Aspekt.

Besondere Features

Preise

Der Free-Plan umfasst neun Listen mit jeweils 99 Aufgaben, Listenansichten und Kanban-Ansichten, Datumsangaben in natürlicher Sprache, Erinnerungen und fünf Gewohnheiten. Mit dem Premium-Tarif erhöht sich die Anzahl auf 299 Listen mit jeweils 999 Aufgaben und es kommen mehrere Kalenderansichten, eine Zeitleiste, die Angabe der Dauer der Aufgaben, E-Mail-Erinnerungen sowie umfassende Statistiken hinzu.

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Die Funktion zum Freigeben von TickTick ist für wenige Personen ausgelegt, nicht für ein ganzes Team. Eine freigegebene Liste kann im Free-Plan zwei Mitglieder und im Premium-Tarif 29 Mitglieder umfassen – das reicht für einen Haushalt oder ein kleines Projekt, aber nicht für eine ganze Abteilung. Nutzen Sie die App als persönliches System und verwalten Sie den Status Ihres Teams in einer Lösung, die speziell für Teams entwickelt wurde.

Was echte Benutzer über TickTick sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Die Bedienung ist einfach und der Einstieg unkompliziert – man kann einfach loslegen und sofort Aufgaben erstellen. Mir gefallen die Unteraufgaben besonders gut, und alles läuft schnell und reibungslos, wenn man durch die Oberfläche klickt und Elemente öffnet. Außerdem ist es kostenlos!

10. Things 3 (Am besten geeignet für Apple-Benutzer, die eine Liste suchen, die sie nur einmal kaufen müssen)

„Things 3“ von Cultured Code ist ein persönlicher Aufgabenmanager für Mac, iPhone, Apple Watch, iPad und Vision Pro. Die App wurde entwickelt, um einer Person dabei zu helfen, den Tag zu planen, Projekte zu verwalten und auf Ziele hinzuarbeiten, und wurde bereits zweimal mit dem Apple Design Award ausgezeichnet. In einer Kategorie, in der Monatsabonnements die Regel sind, ist „Things“ ein einmaliger Kauf pro Plattform.

Die App ist um eine übersichtliche Tagesliste herum konzipiert. Sie sammeln Aufgaben im Posteingang, wählen aus, welche in „Heute“ gehören, und ordnen den Rest Projekten und Bereichen zu. Aufgaben können über das Freigabe-Menü aus anderen Apps, aus Apple-Erinnerungen oder per Spracheingabe über Siri hinzugefügt werden – so können Sie Aufgaben erfassen, wo immer sie auftauchen. Es ist keine KI integriert, was allen entgegenkommt, die eine Liste wünschen, die sich unauffällig im Hintergrund hält.

Besondere Features

Preise

Bewertungen

Wo es an seine Grenzen stößt: Things 3 läuft nur auf Apple-Geräten und ist für eine einzelne Person konzipiert. Es gibt keine Windows-, Android- oder Web-Apps und keine gemeinsamen Projekte, sodass es nicht als System für ein Team mit unterschiedlichen Geräten dienen kann. Alles, was ein Teammitglied sehen muss, muss manuell in das Tool des Teams kopiert werden.

Was echte Benutzer über Things 3 sagen

In einer Bewertung eines Benutzers heißt es:

Wie bereits erwähnt, nutze ich „Things“ für private Zwecke und verbinde es über „Verknüpfungen“ mit „Apple Notes“ und dem Kalender. Für geschäftliche Zwecke eignet sich „Todoist“ besser, da es Funktionen zum Freigeben von Aufgaben, Kommentieren und Hinzufügen von Anhängen bietet. Außerdem ist es bereits mit dem Google Kalender integriert. „Things“ ist jedoch perfekt für den privaten Gebrauch oder für Einzelunternehmer (zum Beispiel Freiberufler).

Weitere Aufgabenmanagement-Tools, die Sie im Auge behalten sollten

Notion (ab 12 $/Benutzer/Monat) verwaltet Aufgaben als Datenbankzeilen innerhalb von Seiten, was sich für Teams eignet, die Dokumente und Aufgaben an einem Ort bündeln möchten. Da das Kernobjekt eine Seite ist, hat es den Aufnahmetest für diese Liste nicht bestanden, und Teams mit hohem Aufwandsaufkommen müssen das Aufgabensystem letztendlich selbst aufbauen.

Basecamp (ab 15 $ pro Benutzer und Monat) vereint Aufgabenlisten, Message Boards und die Freigabe für Clients in einem Projekt-Space, was Agenturen wegen der Sichtbarkeit für ihre Clients schätzen. Der Haken liegt in der Anpassbarkeit: Rezensenten merken an, dass es weniger konfigurierbar ist als die meisten anderen Tools hier.

Any.do (ab 4,99 $/Benutzer/Monat) ist ein persönlicher Planer mit Kalenderintegration und intelligenten, geräteübergreifenden Erinnerungen. Der Haken liegt in der Tiefe: Die App deckt die tägliche Planung gut ab, bietet aber weitaus weniger Teamfunktionen als die oben genannten Team-Tools.

Wie wählt man die richtige Software für die Aufgabenverwaltungs-Aufgaben aus?

Beginnen Sie mit der „Schattenliste“, die Ihr Team bereits hat. Fragen Sie die Person, die die meisten Aufgaben außerhalb des offiziellen Tools verwaltet, woher diese Aufgaben stammen und warum sie nicht dort erfasst werden. Anhand ihrer Antwort können Sie erkennen, welche der drei zuvor genannten Setups zu Ihrem Team passt.

Geschwindigkeit ist in der Regel Teil dieser Antwort. Capterras Analyse der Bewertungen zum Thema Aufgabenmanagement aus einem Jahr führt eine träge Systemleistung an der Spitze der Liste der häufigsten Herausforderungen auf, und ein langsames Tool ist der schnellste Weg, Aufgaben in eine Notiz-App zu verlagern.

Bevor Sie wechseln, führen Sie zwei Wochen lang ein echtes Projekt mit dem neuen tool und dem gesamten Team durch – einschließlich der Person, die derzeit die Schattenliste führt. Wenn diese Person am Ende der zweiten Woche immer noch Aufgaben an anderer Stelle notiert, ist der Erfassungsprozess zu langsam, ganz gleich, was die Funktionsliste verspricht.

Platzieren Sie jede Aufgabe dort, wo das Team sie sehen kann

Ein kostspieliger Fehler ist es, ein tool zu kaufen, das für die Nachverfolgung konzipiert ist, und dann zu erwarten, dass die Erfassung von selbst erfolgt. Wenn das Hinzufügen einer Aufgabe länger dauert als das Aufschreiben, taucht die Schattenliste wieder auf, das Board veraltet, und Status-Meetings übernehmen erneut die Nachverfolgung.

Egal, für welches tool Sie sich entscheiden: Beurteilen Sie es daran, wie sich das auf Ihre Meetings auswirkt. Wenn das Board auf dem neuesten Stand ist, kann die Person, die auf eine Aufgabe wartet, auf einen Blick sehen, wer dafür verantwortlich ist und wann sie erledigt sein wird, ohne nachfragen zu müssen. Wenn die Meetings immer länger werden, befinden sich die Aufgaben irgendwo anders.

ClickUp wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Die „Persönliche Liste“, der Notepad und die Aufgaben aus dem Chat bieten jedem Nutzer eine schnelle Möglichkeit, Aufgaben zu erfassen, und jede dieser Aufgaben ist dieselbe, die das Team in seinen Projekten verfolgt. Die Seite „Meine Aufgaben“ und LineUp zeigen jedem Nutzer, was zuerst erledigt werden muss, und Super-Agenten können Aufgaben markieren, die schon länger nicht mehr aktualisiert wurden, bevor jemand ein Meeting einberufen muss, um dies herauszufinden.

Häufig gestellte Fragen zur besten Software für die Aufgabenverwaltungs-Aufgaben

Was ist die beste kostenlose Aufgabenverwaltungs-App?

Welche kostenlose Aufgabenverwaltungs-App die beste ist, hängt von der Teamgröße ab. Für ein Team umfasst der „Free Forever“-Plan von ClickUp eine unbegrenzte Anzahl an Aufgaben und Mitgliedern, während der Free-Plan von Trello bis zu 10 Mitwirkende pro Workspace abdeckt. Für Einzelpersonen umfasst der kostenlose „Beginner“-Plan von Todoist fünf persönliche Projekte mit Erinnerungen, und der kostenlose Free-Plan von TickTick umfasst neun Listen mit einem Kalender und einem Pomodoro-Timer.

Verfügt Office 365 über einen Aufgabenmanager?

Ja. Microsoft Planner ist in Microsoft 365 enthalten und läuft in Microsoft Teams sowie im Web mit den Ansichten „Mein Tag“, „Meine Aufgaben“, „Board“, „Raster“, „Zeitplan“ und „Diagramme“. Für die Zeitleiste, die Personenansicht, Ziele und Abhängigkeiten ist der Planner Plan 1 erforderlich, der 10 US-Dollar pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung kostet, und für den Planner Agent ist eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich.

Was sind die besten KI-Tools für das Aufgabenmanagement?

Die leistungsstärkste KI für das Aufgabenmanagement basiert auf Ihren tatsächlichen Aufgabendaten. Bei ClickUp können Super-Agenten Aufgaben zugewiesen und per @erwähnt werden, Asana bietet in kostenpflichtigen Plänen ein monatliches Kontingent an KI-Anfragen, wobei zusätzliche Anfragen jeweils 0,50 $ kosten, monday.com bietet in kostenpflichtigen Plänen monatliche KI-Guthaben an, und Ramble von Todoist wandelt Sprache in Aufgaben um. Prüfen Sie, wie die einzelnen Tools die KI-Nutzung abrechnen, da Guthaben, Anfragen und separate Lizenzen den tatsächlichen Preis beeinflussen.

Was ist die beste Software für die Aufgabenverwaltungs-Aufgaben für kleine Unternehmen?

Für ein kleines Unternehmen ist die beste Aufgabenverwaltungssoftware diejenige, deren kostenloser oder Einstiegs-Plan Ihr gesamtes Team abdeckt. ClickUp, Trello und Jira bieten kostenlose Pläne an, die für mehr als zwei Personen geeignet sind, und der kostenlose Plan von Wrike hat zwar keine Nutzerbegrenzung, begrenzt jedoch die Anzahl der aktiven Aufgaben auf 200. Die kostenlosen Pläne von Asana und monday.com sind auf zwei Nutzer begrenzt.

Was ist eine gute App für die persönliche Verwaltung von Aufgaben?

Todoist, TickTick und Things 3 sind die leistungsstärksten Apps für das persönliche Aufgabenmanagement. Todoist ist am schnellsten, wenn es darum geht, Aufgaben in einfacher Sprache einzugeben, TickTick bietet zusätzlich einen Kalender, einen Gewohnheits-Tracker und einen Pomodoro-Timer, und Things 3 ist eine einmalige Anschaffung für Apple-Geräte. Wenn Ihre persönlichen Aufgaben auch in Teamprojekten erscheinen sollen, sorgt eine Plattform wie ClickUp dafür, dass beides unter einer Aufgabe zusammengefasst wird.