Erinnern Sie sich noch an „Show and Tell“? An den Tag, an dem Sie endlich Ihren Goldfisch mit in die Schule bringen und ihn Ihren Klassenkameraden in der ersten Klasse vorstellen durften? Das waren noch Zeiten. 😌
Als Fachleute sehen wir uns heute mit ähnlichen Situationen konfrontiert, wenn es darum geht, Ideen zu präsentieren, Brainstorming zu betreiben und Projekte gemeinsam mit dem Team umzusetzen.
Wir haben inzwischen gelernt, dass Zeigen wirkungsvoller ist als bloßes Erzählen, und wir haben vielfältige, ansprechende Wege gefunden, um unsere Ideen zu vermitteln. Das ist ein großer Gewinn für Menschen, die Informationen anders verarbeiten, darunter die 65 % unserer Population, die sich als visuelle Lerner bezeichnen.
Einstieg: Kanban-Boards.
Kanban-Boards sind ein sehr visueller, agiler Ansatz für das Projektmanagement, der Teams dabei hilft, ihren Workflow zu optimieren, Transparenz zu fördern, Engpässe zu identifizieren und bei Bedarf schnell den Kurs zu ändern. Das Ziel ist zwar, so schnell wie möglich Zeit zu sparen, doch die Einrichtung eines Boards von Grund auf kann langwierig und bis zu einem gewissen Grad sogar kontraproduktiv sein – hier kommen Vorlagen ins Spiel. 🤓
Teams arbeiten schneller und effizienter mit den richtigen Kanban-Board-Vorlagen, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind – aber wer hat schon die Zeit, jede einzelne Kanban-Vorlage auszuprobieren, die die Google-Suchergebnisse überschwemmt? Wir haben sie. 🙋🏼♀️
Betrachten Sie diesen Artikel als Ihren Crashkurs zu allem, was mit Kanban zu tun hat, einschließlich Struktur, FAQs, Tipps, Vorteilen und natürlich 11 kostenlosen Kanban-Vorlagen, mit denen Sie Ihre Workflow-Ziele erreichen können!
Was ist eine Kanban-Board-Vorlage?
Kanban-Board-Vorlagen sind anpassbare, vorgefertigte Boards, die die Vorbereitungs- und Einrichtungsphasen bei der Erstellung Ihres Boards beschleunigen, sodass Sie im Handumdrehen Zeit sparen können. Im Wesentlichen handelt es sich um ausfüllbare, einsatzbereite Kanban-Boards, die Sie nach Bedarf anpassen oder bearbeiten können.
Und da die Kanban-Methode in vielen verschiedenen Abteilungen und Branchen eingesetzt werden kann, sorgt eine gut strukturierte Vorlage dafür, dass Ihr Team sie so effizient wie möglich nutzt. Dennoch kratzt dies nur an der Oberfläche, wenn es um die Vorteile einer flexiblen Kanban-Board-Vorlage geht!
Vorteile der Verwendung von Kanban-Board-Vorlagen
Kanban-Boards-Vorlagen sparen nicht nur Zeit, sondern helfen Ihnen auch dabei, mit einer übersichtlichen und gut gepflegten Oberfläche den richtigen Start zu finden. So stellen Sie sicher, dass Ihr Board jederzeit – auch kurzfristig – für Stakeholder, Führungskräfte oder andere Abteilungen präsentationsbereit ist.
Sie regen zudem zu Innovationen in Form von benutzerdefinierten Anpassungen, Automatisierungen und effektiveren Aufgabenstatus an. Da der Kanban-Ansatz für einen Bereich von Anwendungsfällen von Nutzen sein kann, kann eine vorgefertigte Vorlage als Stützrad dienen und Ihnen zeigen, welche Status, Work-in-Progress-Limits und Automatisierungen in Ihrer Branche üblicherweise nützlich sind.
Darüber hinaus gibt es für jedes Kompetenzniveau eine Vorlage. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit Kanban-Boards haben, finden Sie zahlreiche anfängerfreundliche Vorlagen, die Ihnen den Einstieg in diese agile Methodik erleichtern. Oder wenn Sie Boards schon seit Jahren nutzen und eine neue Perspektive benötigen oder nach Möglichkeiten suchen, Ihren Kanban-Prozess zu optimieren, sind Vorlagen eine hervorragende Möglichkeit, um zu lernen, wie Sie Ihr Board auf ein neues Niveau heben können.
Die wichtigste Erkenntnis hier ist, dass Kanban-Board-Vorlagen dazu da sind, Ihnen zu helfen. Lassen Sie eine gut durchdachte Vorlage die schwere Arbeit für Sie erledigen, damit Sie sich auf Ihr Projekt und das Team konzentrieren können, das es vorantreibt.
Bonus: Storyboard-Vorlagen!
11 kostenlose Kanban-Board-Vorlagen
Wir reden hier von einer großen Sache – schauen wir uns diese leistungsstarken Vorlagen in Aktion an! Hier sind 11 unserer bevorzugten Kanban-Board-Vorlagen für ClickUp, OneNote und Excel und wie sie Ihr Team auf die nächste Stufe bringen können.
1. Vorlage für ein Kanban-Board
Wende die ClickUp-Vorlage „Simple Kanban Board“ in deinem ClickUp-Workspace an und beginne sofort mit der Optimierung deines Release-Zyklus. Dieser Ordner enthält fünf Status, in die du deine Aufgaben einteilen kannst, sowie ein Hilfe-Dokument mit Tipps und einer detaillierten Beschreibung aller Features. Er bietet sogar zusätzliche Ressourcen für die Einrichtung der Automatisierung von Aufgaben, die Erstellung von Checklisten für kleinere To-dos und Vorschläge für Integrationen, um deinen Übergang zur Board-Ansicht in ClickUp noch reibungsloser zu gestalten.
Die Aufgaben-Status sind so vielseitig, dass sie sich für fast jeden Workflow eignen, insbesondere wenn Sie Änderungen oder Feedback zu Ihren Aufgaben benötigen – vom Marketing über die Produktentwicklung bis hin zur Blog-Bearbeitung oder zum Grafikdesign. Obwohl es sich hierbei um eine Vorlage für Fortgeschrittene handelt, ist das Dokument mit Schritt-für-Schritt-Anleitung klar und leicht verständlich, unabhängig von Ihrer Kanban-Erfahrung.
2. Vorlage für ein Kanban-Board im agilen Management
Die Vorlage „Agile Management Kanban Board“ von ClickUp hilft dir dabei, schnell einen komplexen Workflow einzurichten.
Der agile Ansatz kann anfangs überwältigend wirken, aber diese Vorlage erstellt einen Space in ClickUp mit allem, was du brauchst, um innerhalb weniger Minuten einen grundlegenden agilen Workflow zu implementieren.
Für agile Teams, die in Sprints arbeiten, gibt es die Möglichkeit, 13 verschiedene ClickApps zu aktivieren, um die Organisation Ihres Backlogs, die Verwaltung der Workload und die Zusammenarbeit mit Ihrem Team benutzerdefiniert anzupassen. Dazu gehören Limits für Arbeiten, die In Bearbeitung sind, Meilensteine, Abhängigkeiten, Sprint-Punkte und vieles mehr!
Mit 30 benutzerdefinierten Status, einem benutzerdefinierten Feld, acht Tags, sechs Ansichten und vier Automatisierungen bietet diese Vorlage alle notwendigen Features, um Feedback zu geben, Ressourcen neu zuzuweisen und schneller Ergebnisse zu erzielen.
3. Vorlage für ein „Simple Sprints“-Kanban-Board
Tauchen Sie mit der „Simple Sprints“-Kanban-Board-Vorlage von ClickUp in die Welt der Sprints ein! Diese Vorlage ist weniger komplex und für Fortgeschrittene besser geeignet als die vorherige Agile-Management-Vorlage. Sie fügt Ihrem ClickUp-Workspace einen Space mit neun Status, neun ClickApps und voreingestellten Board- und Listenansichten hinzu.
Diese Vorlage deckt alle Sprint-Grundlagen für agile Teams ab, damit diese Produkte schneller auf den Markt bringen können, und enthält ein hilfreiches Dokument, das Ihnen zeigt, wie Sie diese Vorlage an Ihren Workflow anpassen und das Beste aus Ihrer Multitask-Symbolleiste herausholen können.
4. Vorlage für ein Kanban-Board zur Kundenbetreuung
Egal, ob Sie Büroleiter, Finanzberater, im Vertrieb tätig oder einfach nur jemand sind, der sein Budget in den Griff bekommen möchte – diese Vorlage ist genau das Richtige für Sie.
Die Vorlage „Account Manager Kanban Board“ von ClickUp erfasst alles – von der letzten Aktivität eines Benutzers bis hin zu Vertragsverlängerungen, Kontakten und Risiken. Dieser Ordner enthält 19 hilfreiche Status – zählen Sie sie! –, darunter Nurturing, Up For Renewal, Churned, Onboarding und mehr – perfekt für potenzielle Kunden und die Pflege der Beziehungen zu bestehenden Clients.
Dies ist zudem eine hervorragende Vorlage, um eine Verbindung zu neuen Clients herzustellen. Sie bietet sieben Ansichtstypen, um die Interaktion mit Leads zu fördern, sowie eine Formularansicht, um neue Clients in einer Umfrage zu registrieren, deren Antworten in umsetzbare ClickUp-Aufgaben umgewandelt werden können. Und habe ich schon erwähnt, dass diese Vorlage zahlreiche Benutzerdefinierte Felder enthält? Mit 10 zur Auswahl haben Sie noch mehr Möglichkeiten, Ihr Kanban-Board zu sortieren, zu filtern und zu gruppieren.
5. Vorlage für ein Kanban-Board für Anfragen der Teams
Kanban-Boards sind ein beliebtes agiles Projektmanagement-Tool, aber sie genießen das Vertrauen von Teams in allen Abteilungen – einschließlich der Personalabteilung!
Die Vorlage „Team Requests Kanban Board“ von ClickUp ist ein unverzichtbares tool für Personal-, IT- und Büroleiter, die für die Nachverfolgung und Organisation der Anfragen ihres Remote-Teams zuständig sind.
Dieser Ordner fügt Ihrem Workspace vier Ansichten hinzu, darunter ein separates Kanban-Board für die verschiedenen Arten eingehender Anfragen sowie ein internes Anfrageformular mit Antworten, die direkt in ClickUp-Aufgaben umgewandelt werden können, die auf Ihrem Board erscheinen. Außerdem sorgen fünf Status dafür, dass keine Anfrage unter den Tisch fällt.
6. Vorlage für ein Kanban-Board zur Video-Produktion
Die Vorlage „Video Production Kanban Board“ von ClickUp ist ein perfektes Beispiel dafür, wie vielseitig Kanban-Boards sein können. Planen Sie Ihren Drehplan von der Vor- bis zur Nachproduktion mit dieser einsteigerfreundlichen Vorlage. Visualisieren Sie Ihren Zeitplan in einer Liste oder verschieben Sie Aufgaben in der Produktionspipeline, indem Sie sie per Drag & Drop auf Ihrem Kanban-Board verschieben.
Außerdem enthält diese einfache Kanban-Board-Vorlage ein Hilfe-Dokument, mit dem Sie Ihre Organisation optimieren und Ihre kreativen Projekte mühelos ins Ziel bringen können.
7. Vorlage für ein Kanban-Board im Projektmanagement
Wenn all diese Vorlagen toll klingen, aber für Ihren bisherigen Kanban-Erfahrungsstand vielleicht etwas zu kompliziert sind, ist dies die richtige Vorlage für Sie.
Egal, ob Sie ein Projekt leiten oder Ihre wöchentlichen Aufgaben organisieren – diese anfängerfreundliche Projektmanagement-Board-Vorlage von ClickUp deckt alle Kanban-Grundlagen ab. Starten Sie mit einem Board, das bereits in fünf Status unterteilt ist, die sich auf praktisch jeden Workflow anwenden lassen: Offen, In Bearbeitung, Überprüfung, Blockiert und Geschlossen.
8. Vorlage für ein Kanban-Board zur Nachverfolgung der Kampagnen
Das ist die Vorlage, von der Ihr Marketingteam schon immer geträumt hat. ✨
Zwischen dem Jonglieren verschiedener Tools, zahlreichen Kampagnen, der Einhaltung des Budgets und dem Leistungsdruck kann man sich schnell von seinem Marketing-Workflow überfordert fühlen – doch die Vorlage „Kampagnen-Nachverfolgung und -Analytik“ von ClickUp wurde entwickelt, um all diese vielen beweglichen Teile im Blick zu behalten.
Diese Vorlage enthält 10 Benutzerdefinierte Felder, damit Sie jede Aufgabe so detailliert wie nötig gestalten und Ihre Kampagnen so visualisieren können, wie es für Sie am besten funktioniert. Da mehrere Kampagnen und Aufgaben Hand in Hand arbeiten, sorgt Ihr Kanban-Board dafür, dass niemand mehr Last trägt, als er bewältigen kann. Über Ihr Board hinaus finden Sie Ihre Kampagnen in einer übersichtlichen Kalender-Ansicht und einer Liste aller Kampagnen, um Überschneidungen zu vermeiden.
9. Vorlage für eine Kanban-Roadmap
In der Produktentwicklung gibt es keinen einheitlichen Ansatz. Jedes Geschäft hat seine eigenen Anforderungen, und es liegt an jedem Team, seinen eigenen Weg zu finden. Optimieren Sie Ihre Prozesse mit diesem Kanban-Tool. Mit der Kanban-Roadmap-Vorlage von ClickUp können Sie Ihre Aufgaben und Ziele verwalten, wichtige Elemente priorisieren und schließlich einen klaren Überblick über Ihre Entwicklungsaktivitäten gewinnen.
10. Kanban-Vorlage für den kumulativen Flow in Excel
Wir haben bereits erwähnt, dass Kanban-Boards in allen möglichen Formen und Größen vorkommen können – und diese Excel-Vorlage ist ein hervorragendes Beispiel dafür! Teams lieben Kanban-Boards, weil sie sich auf einen kontinuierlichen und konsistenten Flow der Arbeit konzentrieren, um Projekte pünktlich abzuschließen, eine Aufgabe nach der anderen. Mit „In Bearbeitung“-Limiten können Teams die Anzahl der Aufgaben kontrollieren, an denen sie gerade arbeiten, und so sicherstellen, dass sie sich nicht mehr Arbeit aufhalsen, als sie bewältigen können. Diese Excel-Vorlage für Kanban-Boards konzentriert sich auf diesen Aspekt von Kanban-Boards.
Geben Sie einfach das Datum Ihrer Aufgabe oder Ihres Prozesses sowie die Anzahl der pro Tag zulässigen „In Bearbeitung“-Aufgaben ein, um Ihren Workflow in einem visuellen kumulativen Flussdiagramm in Excel darzustellen, wobei jede Aufgabe mit einer eigenen Farbe gekennzeichnet ist.
Dieses Excel-Kanban-Board ist ein großartiges tool für visuell orientierte Lerner, die jeden Tag sehen möchten, wie sich die Aufgaben zueinander verhalten!
Schwören Sie auf Ihre Excel-basierten Workflows? Dann haben wir genau das richtige tool für Sie! Erfahren Sie mehr über
11. Kanban-Board-Vorlage von OneNote
Genauso wie Sie Ihr Kanban-Board in Excel oder auf einem digitalen Whiteboard strukturieren können, können Sie auch in OneNote ein Board erstellen! Erstellen Sie Spalten, um Ihren Workflow im Büro oder zu Hause zu verwalten, und fügen Sie dabei so viele Spalten, Farben und Details hinzu, wie Sie benötigen.
Weitere Ressourcen für Projektmanagement-Vorlagen:
Best Practices für Kanban-Boards
Kanban-Boards haben ihren Ursprung in der Automobilindustrie der 1940er Jahre und wurden seitdem angepasst und weiterentwickelt, um Teams in verschiedenen Branchen mit einem einfachen, aber flexiblen Rahmen zur Visualisierung von Workflows zu unterstützen.
Teams greifen immer wieder auf Kanban-Boards zurück, weil sie einfach, intuitiv und einheitlich sind. Sie sind flexibel genug, um nahezu jeden Anwendungsfall zu unterstützen – und sobald Sie gelernt haben, ein Kanban-Board zu interpretieren, können Sie im Grunde alle lesen.
Richtig eingesetzt sorgen Kanban-Boards für einen reibungslosen und kontinuierlichen Flow der Arbeit, fördern Transparenz und legen die Eigentümer jeder Aufgabe klar fest.
Auch wenn sie nicht auf ein einziges „Aussehen“ beschränkt sind, beginnen Kanban-Tafeln oft mit mindestens drei Spalten – oder Status – die die Phasen bis zur Fertigstellung darstellen, sowie mit Aufgabenkarten, die über die Tafel wandern, bis das Projekt erledigt ist.
Aber wie sehen sie eigentlich aus? Na dann, lassen Sie uns einen erstellen!
Wie nutzt man Kanban-Boards? Mit Beispielen für Kanban-Boards
Sie können Ihr Board im realen Leben auf einer Oberfläche wie einer Pinnwand oder einem persönlichen Whiteboard erstellen – oder mithilfe einer dynamischen Kanban-Software, die speziell für diesen Ansatz entwickelt wurde. Aber ganz gleich, ob Sie das Board lieber auf Ihrem Schreibtisch oder auf dem Bildschirm haben: Folgen Sie uns, während wir die wesentlichen Merkmale aufschlüsseln, die jedes effiziente Kanban-Board aufweisen muss:
1. Spalten
Die Spalten auf Ihrem Kanban-Board stellen die Status dar, die jede Aufgabe durchlaufen muss, bevor sie als erledigt gilt. Wenn Sie gerade erst mit dem Kanban-Ansatz beginnen, halten Sie es einfach mit drei Spalten, die in etwa Zu erledigen, In Bearbeitung und Erledigt lauten. Idealerweise sollten Sie jedoch die gleiche Anzahl an Spalten anstreben wie die Anzahl der Schritte in Ihrem Workflow.
Dies ist auch Ihre erste Gelegenheit, das Board benutzerdefiniert an die Prozesse Ihres Teams anzupassen.
Wenn Ihr Team regelmäßig mit anderen benutzerdefinierten Status oder zusätzlichen Phasen für Forschung, Entwicklung oder Feedback arbeitet, fügen Sie einfach weitere Spalten hinzu, um diese Schritte in Ihrem Workflow darzustellen.
Gruppieren Sie Aufgaben nach Status, Mitarbeitern, Priorität und mehr mit der intuitiven und flexiblen Kanban-ähnlichen Board-Ansicht von ClickUp
2. Aufgaben
Hier tragen Sie jede einzelne Aufgabe ein, die mit Ihrem Projekt zu tun hat – ja, wirklich jede einzelne. Das ist eine der Möglichkeiten, wie Kanban-Boards für Transparenz sorgen.
Kategorisieren Sie Aufgaben nach ihrem aktuellen Status, um einen besseren Überblick über den Gesamtstatus Ihres Projekts zu erhalten – wie viele Aufgaben noch nicht begonnen wurden, wie viele Aufgaben im Fortschritt sind und welche Aufgaben Sie bereits fertiggestellt haben.
Aufgaben – oder Aufgabenkarten – wandern auf dem Board von links nach rechts, beginnend im Status To-Do, bis sie abgeschlossen sind und die Spalte Erledigt erreichen.
Ihre Spalten werden sich schnell füllen, aber Sie möchten, dass Ihr Board übersichtlich und klar bleibt, damit es jederzeit für jeden leicht zu lesen ist. Wenn Sie Ihr Board überfliegen, möchten Sie alle grundlegenden Informationen zu den Aufgaben sehen, einschließlich Name, Mitarbeiter, Fälligkeitsdatum und Bild (falls zutreffend).
Profi-Tipp: Wenn du eine flexible Aufgabenmanagement-Software wie ClickUp nutzt, musst du nicht selbst entscheiden, welche Aufgabeninformationen du freigibst! Das übernimmt die Software für dich. 😎
Ergänze deine Aufgaben mit Links, Benutzerdefinierten Feldern, Prioritäten, detaillierten Beschreibungen, mehreren Mitarbeitern, Beobachtern und vielem mehr, während dein Board übersichtlich und ansprechend bleibt.
📮ClickUp Insight: 92 % der Mitarbeiter verwenden uneinheitliche Methoden zur Nachverfolgung von Elementen, was das Ergebnis versäumter Entscheidungen und verzögerter Umsetzung ist. Ob Sie nun Follow-up-Notizen versenden oder Tabellenkalkulationen verwenden – der Prozess ist oft unkoordiniert und ineffizient.
Die Aufgabenmanagement-Lösung von ClickUp sorgt für eine nahtlose Umwandlung von Unterhaltungen in Aufgaben – damit Ihr Team schnell handeln und aufeinander abgestimmt bleiben kann.
3. Limit der In-Bearbeitung-Arbeiten
Dies ist einer der wichtigsten Mechanismen, mit denen Kanban-Boards einen konsistenten Workflow gewährleisten. Um zu verhindern, dass Teammitglieder mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren müssen, begrenzen die Work-in-Progress-Limits (WIP-Limits) die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig von Zu erledigen nach In Bearbeitung verschoben werden können.
4. Swimlanes
Während Spalten Ihrem Board eine vertikale Struktur verleihen, unterteilen Swimlanes das Board horizontal, damit Sie mehrere Workflows auf einem einzigen Board visualisieren können. Wenn Sie mehrere Projekte verwalten oder verschiedene Teammitglieder betreuen, schaffen Swimlanes Abschnitte auf Ihrem Board, um zu zeigen, welche Aufgaben zu welchem Teammitglied oder Projekt gehören.
Wenn Sie als Benutzer von Tabellenkalkulationen arbeiten, können Sie sich Swimlanes als Zeilen vorstellen, die nur die Aufgaben enthalten, die zu einer bestimmten Informationskategorie gehören.
Ta-da!
Sobald Sie diese Informationen hinzugefügt haben, ist Ihr Team bereit, mit dem Kanban-Ansatz loszulegen! Es klingt einfach, aber der Nachteil beim Erstellen Ihres Boards von Grund auf ist, dass jeder dieser vier Schritte einiges an Vorausplanung, Zeit und Aufwand erfordert. Besonders wenn Sie noch keine Erfahrung mit Kanban-Boards haben oder mit komplizierten Workflows zu tun haben, kann es leicht passieren, dass wichtige Aufgaben und Informationen übersehen werden.
Aber das ist noch nicht alles. Ohne eine Vorlage oder flexible Projektmanagement-Software kann der Aufwand, Ihr Board auf dem neuesten Stand zu halten, das Projekt eher behindern als unterstützen.
Aus diesem Grund greifen viele Projektmanager auf Vorlagen als Plug-and-Play-Lösung zurück, um so schnell wie möglich mit der Nutzung von Kanban-Boards beginnen zu können.
Verwalten Sie Ihr nächstes Projekt mit einer Kanban-Vorlage
Zwar gibt es bei jeder Google-Suche unzählige Vorlagen, doch nicht alle Kanban-Boards sind gleich.
Da Kanban-Vorlagen das Potenzial haben, Prozesse abteilungs- und branchenübergreifend zu optimieren, ist es wichtig, eine Vorlage zu wählen, die bereits auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Auf diese Weise können Sie sich von den darin enthaltenen Status und Automatisierungen inspirieren lassen und diese als Sprungbrett nutzen, um Ihren Kanban-Ansatz gemeinsam mit Ihrem Team noch weiter voranzutreiben.
Unser Vorschlag? Wählen Sie eine Vorlage, die von und für eine leistungsstarke Arbeitsmanagement-Software wie ClickUp erstellt wurde.
Da Ihre Aufgaben, Ihre Arbeit, Ihr Team und Ihre Prozesse bereits in Ihrem Workspace vorhanden sind, sind es Ihre Kanban-Boards auch! Das spart Ihnen nicht nur Zeit beim Einrichten Ihres Workflows, sondern hilft Ihnen auch dabei, den Prozess auf einem Board voranzutreiben, das während Ihrer Arbeit automatisch aktualisiert wird.
Aber das Beste daran? Er ist kostenlos! 💸
Erhalten Sie in ClickUp kostenlos und dauerhaft Zugriff auf unzählige Kanban-Board-Vorlagen sowie 100 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder, über 1.000 Integrationen, gemeinsame Dokumente und vieles mehr! 🦄