Wenn mich Leute fragen, wie wir es schaffen, bei ClickUp 200 bis 250 Blogbeiträge pro Monat zu veröffentlichen – wobei wir durch die Lokalisierung auf insgesamt etwa 2.000 Blogbeiträge pro Monat kommen –, antworte ich ihnen, dass es zu gleichen Teilen auf Strategie, Technologie und die Akzeptanz zurückzuführen ist, dass Chaos ohne die richtigen Systeme der Standardzustand ist.
Ein durchschnittliches SaaS-Unternehmen produziert etwa 50 Blogs pro Monat. Wir erstellen Inhalte in vier- bis fünfmal so großem Umfang, koordinieren etwa 10 Agenturen, verwalten 50 bis 100 Autoren gleichzeitig und halten dabei irgendwie Qualitätsstandards ein, die zu sinnvollen Anmeldungen und Umsätzen führen.
Hier erfahren Sie, wie wir eine skalierbare Content-Maschine aufgebaut haben – und warum Ihr Content-Produktionsprozess möglicherweise zusammenbricht, ohne dass Sie es merken.
Warum die Produktion von Inhalten in großem Umfang scheitert
Bevor ich auf unsere Lösung eingehe, möchte ich Ihnen ein Bild davon vermitteln, wie das Chaos bei der Skalierung von Inhalten tatsächlich aussieht. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, einen Betrieb auf Redaktionsniveau mit Tabellenkalkulationen, E-Mail-Threads und Slack-Nachrichten zu koordinieren. Multiplizieren Sie das nun mit 200 bis 250 Inhalten pro Monat, von denen jeder seinen eigenen Lebenszyklus, seine eigenen Überprüfungszyklen und das Feedback der Stakeholder hat.
Das war unsere Realität – und wahrscheinlich auch Ihre:
Der Kontext geht bei der Übersetzung verloren
- Der Prozess der Erstellung von Inhalten beginnt mit einer Gliederung oder einem Briefing. Für viele beginnt das Briefing in einem Tool, wird per E-Mail diskutiert, erhält Feedback in Slack und muss dann irgendwie in WordPress landen, wobei alle Nuancen erhalten bleiben und auf die Zinsen der Zielgruppe abgestimmt sind
Übergaben werden zu schwarzen Löchern
- Wo landet der Entwurf eines Blogbeitrags, wenn ein Autor ihn fertiggestellt hat? Wer überprüft ihn als Nächstes? Wie lange liegt er in der Warteschleife?
Die Qualität lässt sich nicht mehr nachverfolgen
- Ohne klare Rubriken und systematische Überprüfungsprozesse wissen Sie nicht, was funktioniert und was nicht.
Engpässe vervielfachen sich
- Eine verspätete Überprüfung kann zu wochenlangen Verzögerungen bei der Veröffentlichung führen, wenn Sie Hunderte von Artikeln gleichzeitig verwalten.
In unserer Größenordnung verlangsamen diese Probleme nicht nur die Arbeit, sondern bringen den gesamten Betrieb zum Erliegen.
Der Content-Produktionszyklus, der wirklich funktioniert
Nachdem wir unseren gesamten Content-Betrieb von Grund auf neu aufgebaut haben, ist dies das System, mit dem wir Qualität aufrechterhalten und gleichzeitig aggressive Volumenziele erreichen können – mit ClickUp im Zentrum.
1. Strategische Grundlage: KI-gestützte Erstellung von Briefings
Alles beginnt damit, dass unser SEO-Team Keyword-Möglichkeiten identifiziert. Aber genau hier machen die meisten Teams einen Fehler: Sie geben ein Keyword weiter und erwarten, dass nun Wunder geschehen.
Stattdessen haben wir mit ClickUp Docs und ClickUp AI einen KI-gestützten Brief-Builder entwickelt, der uns bei jedem Brief von null auf 60 % Fertigstellung bringt. Die KI übernimmt die mühsame Recherche, Strukturierung und anfängliche Positionierung.
Dann fügen unsere menschlichen Editoren das hinzu, was ich als „magischen Staub“ bezeichne – die einzigartige Perspektive und Differenzierung, die unsere Inhalte nicht nur informativ, sondern auch wertvoll macht.
Warum das wichtig ist:
Ohne eine systematische Erstellung von Briefings verlangen Sie von Ihren Autoren strategische Entscheidungen, zu denen sie nicht in der Lage sind. Das Ergebnis? Inkonsistente Botschaften und Inhalte, die ihr Ziel verfehlen.
Lösung von ClickUp:
- Verwenden Sie ClickUp Docs, um Briefings zu erstellen, gemeinsam zu bearbeiten und in einer einzigen Quelle zu speichern.
- Nutzen Sie ClickUp AI, um Gliederungen, Recherchen und sogar erste Entwürfe zu erstellen, damit sich Ihr Team auf die Schaffung von strategischem Wert konzentrieren kann.
2. Koordinierte Umsetzung: Verwaltung mehrerer Agenturen
Hier wird es schnell komplex. Wir arbeiten mit mehreren Agenturen gleichzeitig zusammen, die jeweils unterschiedliche Arten und Mengen von Inhalten bearbeiten. Jede Agentur muss unabhängig arbeiten und dabei unsere Qualitätsstandards und unsere Markenstimme wahren.
Unsere Lösung: Jeder Blogbeitrag wird zu einer ClickUp-Aufgabe mit klarer Status-Nachverfolgung, die über benutzerdefinierte Status und Automatisierungen verwaltet wird
- Brief Ready: KI-generierter Brief, verfeinert durch unser Team
- Mit Writer: Über automatisierte Weiterleitung der richtigen Agentur zugewiesen
- Peer Review: Interne Editoren geben strukturiertes Feedback
- Aktualisierung erforderlich: Überarbeitungsanfragen mit Kontext löschen
- Abschließende Überprüfung: Letzte Qualitätskontrolle vor der Veröffentlichung
- Bereit zur Veröffentlichung: SEO-optimiert und live-fähig
Der entscheidende Faktor:
Die gesamte Kommunikation findet kontextbezogen über Aufgabekommentare und ClickUp Chat statt.
Wenn eine Agentur einen Entwurf einreicht, erläutert sie ihre Entscheidungen direkt in der Aufgabe. Wenn Editoren Feedback geben, wird die Begründung im selben Thread festgehalten. Keine verlorenen Kontexte mehr, keine endlosen E-Mail-Ketten, in denen man versucht, sich daran zu erinnern, warum eine Entscheidung vor drei Wochen getroffen wurde.
Lösung von ClickUp:
- Weisen Sie jeden Inhalt als Aufgabe mit benutzerdefinierten Feldern für Agentur, Inhaltstyp und Fristen zu und verfolgen Sie diese.
- Verwenden Sie Automatisierungen, um Aufgaben automatisch an die richtige Agentur oder den richtigen Prüfer weiterzuleiten.
- Speichern Sie alle Rückmeldungen und Entscheidungen in Aufgabenkommmentaren und ClickUp Chat, um vollständige Transparenz und Kontext zu gewährleisten.
3. Qualitätskontrolle: Systematischer Überprüfungsprozess
Bei 200 bis 250 Blogs pro Monat ist Qualitätskontrolle kein optionales Extra, sondern überlebenswichtig. Wir haben mithilfe von Benutzerdefinierten Feldern, Checklisten und Dashboards eine systematische Nachverfolgung der Qualität in jeden Schritt integriert:
- 5-Sterne-Qualitätsrubrik: Jedes Element wird von den Editoren anhand einheitlicher Kriterien über Benutzerdefinierte Felder bewertet
- Nachverfolgung des redaktionellen Aufwands: Die Editoren geben selbst an, wie viel Zeit sie für die Vorbereitung der Artikel bis zur Veröffentlichung benötigen (so wissen wir, welche Agenturen zusätzliche Unterstützung benötigen).
- Leistungsnachverfolgung: Wir beziehen Ranking-Daten aus SE Ranking (derzeit über manuelle Aktualisierungen in Tabellenkalkulationen), um die Leistung veröffentlichter Artikel über einen Zeitraum von 30 und 90 Tagen zu überwachen.
Reale Auswirkungen:
Wir können Qualitätsprobleme auf Agenturebene identifizieren und beheben, bevor sie zu systematischen Problemen werden.
Lösung von ClickUp:
- Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder für Qualitätsbewertungen und den redaktionellen Aufwand.
- Erstellen Sie Checklisten für jede Phase der Überprüfung, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
- Visualisieren Sie Leistung und Engpässe in Echtzeit mit Dashboards.
4. Operative Intelligenz: Dashboards in Echtzeit
Das Dashboard, das alles verändert hat, zeigt mir auf einen Blick:
- Derzeit sind rund 600 Blogs in Produktion
- ~90+ bereit zur Veröffentlichung
- Wöchentliche Lieferung durch die Agentur
- Qualitätsbewertungen und redaktioneller Aufwand pro Team
- Engpässe nach Status und Zeitleiste
Das ist nicht nur Berichterstellung, sondern operative Intelligenz. Wenn ich sehe, dass zu viele Beiträge bei einer Agentur bei „Autor“ hängen bleiben, weiß ich, dass ich eingreifen muss, bevor es zu einer Krise kommt. Wenn der redaktionelle Aufwand für bestimmte Arten von Inhalten stark ansteigt, können wir unsere Briefing-Vorlagen anpassen oder zusätzliche Schulungen anbieten.
Lösung von ClickUp:
- Verwenden Sie Dashboards, um alle KPIs, Engpässe und Workloads in Echtzeit zu verfolgen.
- Richten Sie Widgets für die benutzerdefinierte Berichterstellung über die Leistung der Agentur, den Status von Inhalten und den redaktionellen Aufwand ein.
Die KPIs, die wirklich zählen
Hier erfahren Sie, was wir nachverfolgen und warum:
Primärer Leitstern:
Kostenlose Anmeldungen, die über den Blog-Traffic generiert wurden. Alles andere ist zweitrangig.
Leitindikatoren:
- Zufriedenheit der Benutzer (beantworten wir die Suchanfragen der Nutzer?)
- Konversionsraten von Inhalten zu Anmeldungen
- Zeit bis zur Veröffentlichung (operative Effizienz)
- Qualitätsbewertungen und Ranking-Leistung
Was die meisten Teams übersehen:
Inhalte machen oft einen erheblichen Teil der digitalen Präsenz Ihres Unternehmens aus. Jeder Blogbeitrag spiegelt wider, wie Kunden Ihre Marke, Ihre Kompetenz und Ihre Vertrauenswürdigkeit wahrnehmen.
Lösung von ClickUp:
Verwenden Sie Benutzerdefinierte Felder und Dashboards, um Frühindikatoren zu verfolgen und sie direkt mit den Geschäftsergebnissen zu verknüpfen.
Wie das in der Praxis aussieht
Ich zeige Ihnen den Unterschied zwischen Content-Chaos und Content-Systemen:
Vor der systematischen Produktion:
- Briefings in Google Docs, Feedback per E-Mail, Nachverfolgung in Tabellen
- Keine Sichtbarkeit von Engpässen, bis Termine verpasst werden
- Uneinheitliche Qualität über Agenturen und Inhaltstypen hinweg
- Ständiges Feuerlöschen und manuelle Koordination
Nach dem Aufbau geeigneter Systeme mit ClickUp:
- ClickUp-Dokumente als einzige Quelle für alle Inhalte
- Echtzeit-Sichtbarkeit in jeder Phase der Produktion mit Dashboards mit Dashboards
- Proaktive Identifizierung und Behebung von Engpässen mithilfe von Automatisierungen und benutzerdefinierten Status
- Konsistente Qualität durch systematische Prozesse und Checklisten und Checklisten
Die Transformation ist nicht nur operativ, sondern auch strategisch. Wenn Sie zuverlässig hochwertige Inhalte in großem Umfang produzieren können, können Sie Ihre Content-Strategie ambitionierter gestalten.
Wir können wettbewerbsfähige Keywords übernehmen, in eine umfassende Themenabdeckung investieren und mit neuen Formaten für Inhalte experimentieren, weil wir wissen, dass unser Produktionssystem dies bewältigen kann.
Die Technologie, die dies ermöglicht
Ich kann mir nicht vorstellen, diesen Betrieb ohne ClickUp als unser zentrales Nervensystem zu führen. Hier sind die Gründe, warum herkömmliche Tools in großem Maßstab versagen:
- Tabellenkalkulationen versagen, wenn Sie Hunderte von beweglichen Teilen nachverfolgen müssen
- e-Mail-Threads verlieren den Kontext* und werden zu archäologischen Übungen
- Siloed tools erzwingen manuelle Übergaben, die Fehler verursachen
- Mangelnde Automatisierung bedeutet, dass sich menschliche Fehler in jedem Prozess vervielfachen
ClickUp bietet uns:
- Automatisierte Workflows, die Inhalte zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weiterleiten
- Benutzerdefinierte Felder und Status, die genau die Daten erfassen, die wir benötigen
- Echtzeit-Dashboards, die auf Live-Betriebsdaten basieren
- Integrierte Kommunikation mit Aufgabekommentaren und ClickUp Chat
- Detaillierte Berechtigungen, mit denen Agenturen zusammenarbeiten können, ohne die Arbeit der anderen zu sehen
- ClickUp AI für die Erstellung von Briefings, die Ideenfindung für Inhalte und die Unterstützung bei der Bearbeitung
Das Framework, das Sie anwenden können
Unabhängig davon, ob Sie 10 Blogs pro Monat oder mehr als 200 veröffentlichen, gelten diese Grundsätze:
- Systematisieren Sie die Erstellung von Briefings – Überlassen Sie strategische Entscheidungen nicht dem Zufall. Nutzen Sie ClickUp Docs und ClickUp AI.
- Klare Übergaben gestalten – Jeder Übergangspunkt erfordert eine definierte Eigentümerschaft und klare Erwartungen. Verwenden Sie benutzerdefinierte Status und Automatisierungen.
- Kontext während des Prozesses erfassen – Kommunikation sollte dort stattfinden, wo die Arbeit stattfindet. Verwenden Sie Aufgabenkommmentare und ClickUp Chat.
- Integrieren Sie Qualität in den Workflow – Fügen Sie die Qualitätskontrolle nicht erst am Ende hinzu. Verwenden Sie Checklisten und benutzerdefinierte Felder.
- Messen Sie, was zählt – Verfolgen Sie wichtige Indikatoren, nicht nur oberflächliche Metriken. Verwenden Sie Dashboards.
- *planen Sie Engpässe ein – Identifizieren Sie Engpässe, bevor sie Ihre Zeitleiste durcheinanderbringen. Nutzen Sie Dashboards und Automatisierungen.
Das Fazit
Bei der Produktion von Inhalten in großem Umfang geht es nicht darum, härter zu arbeiten, sondern darum, Systeme zu entwickeln, die intelligenter arbeiten. Der Unterschied zwischen 50 Blogs pro Monat und mehr als 200 liegt nicht nur in der Menge, sondern auch in der systematischen Durchdachtheit jedes einzelnen Aspekts des Produktionsprozesses.
Ihre Inhalte sind oft der erste Eindruck, den potenzielle Kunden von Ihrem Unternehmen bekommen. Um diesen Eindruck konsistent, wertvoll und authentisch zu gestalten, braucht es mehr als nur gute Absichten – es braucht gute Systeme.
Die Frage ist nicht, ob Sie die Produktion von Inhalten skalieren können. Die Frage ist, ob Sie sie skalieren können, ohne die Qualität und Konsistenz zu verlieren, die Inhalte wertvoll machen.
Sind Sie bereit, Ihren Prozess zur Erstellung von Inhalten zu transformieren? Beginnen Sie damit, Ihren aktuellen Workflow zu kartieren und zu ermitteln, wo Kontext verloren geht, Engpässe entstehen und die Qualität nachlässt. Erstellen Sie dann Systeme, die diese spezifischen Probleme lösen – mit den Features von ClickUp –, anstatt einfach nur mehr Volumen durch fehlerhafte Prozesse zu schleusen.