Come scrivere un business case: la formula per ottenere l'approvazione del progetto da parte degli stakeholder
Gestione del progetto

Come scrivere un business case: la formula per ottenere l'approvazione del progetto da parte degli stakeholder

Da fare: sentite di aver trovato una soluzione a uno dei problemi più urgenti della vostra azienda? Da fare: andare direttamente dai vostri senior e raccontare la vostra idea, crogiolandovi nella gloria del vostro momento eureka? 💡

Da fare, fate un respiro profondo e valutate se la vostra soluzione richiede un impegno finanziario significativo o un passaggio a un'attività di ricerca e sviluppo funzioni aziendali critiche . Se così fosse, dovreste imparare a scrivere un caso aziendale per presentare correttamente la vostra idea ai piani alti.

Non l'avete mai terminato prima? Non c'è da preoccuparsi. In questo articolo esploreremo:

  • Il concetto di $$$acaso aziendale
    • La differenza tra un business case e un piano aziendale
  • Il processo di costruzione di un caso aziendale convincente
  • Alcuniesempi di vita reale per capire come i casi aziendali aiutino a ottenere l'approvazione dei progetti

Cos'è un Business Case?

Un business case spiega come i vantaggi di investire in un'idea o in un'iniziativa aziendale siano superiori ai rischi e ai costi.

Si tratta di uno dei tanti documenti di project management (come una carta del progetto o di una piano del progetto ) che potreste dover creare quando cercate il via libera per procedere con un progetto. Un business case ben fatto può essere cruciale per ottenere l'approvazione del client, della direzione o di altri stakeholder nelle fasi iniziali del progetto del progetto . 🟢

$$$a Importanza di un caso aziendale nel project management

Il ruolo chiave di un caso aziendale è quello di giustificare un investimento. Svolge anche altri ruoli importanti che rendono il project management più efficiente . Alcuni di questi includono:

  • Fare chiarezza: La stesura di un business case richiede un'attenta pianificazione e ricerca, che porta chiarezza di pensiero e migliora la comprensione dell'iniziativa o del progetto che si sta per proporre
  • **Ottimizzazione delle risorse: un business case aiuta a garantire che le risorse dell'azienda siano utilizzate in modo produttivo e contribuiscano agli oggetti strategici a lungo termine
  • Eliminazione dei dubbi: Confrontando diverse soluzioni, il documento elimina qualsiasi dubbio sul fatto che un modo alternativo di risolvere un problema aziendale sia migliore di quello che state proponendo

La preparazione di un business case può richiedere molto tempo e lavoro richiesto, quindi ha senso solo quando un progetto o un'iniziativa richiede un impegno finanziario significativo. Per tutte le altre approvazioni, si può usare la carta del progetto. Alcuni scenari in cui un business case può avere senso includono:

  • Un nuovo progetto
  • Una nuova linea di produttività
  • Introduzione di una nuova linea di prodottipersona del cliente al vostrostrategia di marketing
    • Modifiche importanti alla catena di fornitura, come l'introduzione di nuovi fornitori o distributori

$$$a Qual è la differenza tra un business case e un piano aziendale?

Sebbene un business case possa sembrare un sinonimo di un piano aziendale, il business plan è un'altra cosa piano Business in base alla definizione, al contenuto e al nome, esistono differenze sostanziali tra i due. Le più importanti sono:

  1. **Un business plan viene realizzato per un'attività completamente nuova, mentre un business case viene creato quando si richiede un impegno finanziario sostanziale all'interno di un'attività esistente
  2. Scopo: Un piano aziendale mira a delineare la strategia aziendale completa, mentre un business case cerca di spiegare i vantaggi di un'iniziativa specifica
  3. Contenuto: Un piano aziendale contiene informazioni su:

Un business case, invece, include solo le proiezioni finanziarie, i rischi e i costi di un progetto

  1. Livello di dettaglio: Data la portata delle informazioni che devono coprire, i piani aziendali tendono ad essere molto più dettagliati dei business case

$$$a Elementi chiave di un Business Case

Anche se la struttura esatta di un business case varia in base alla situazione specifica, ecco alcuni dei componenti essenziali:

1. Riepilogo/riassunto

Il riepilogo/riassunto fornisce una piccola panoramica dei dettagli critici trattati nel business case.

Dato che manager e dirigenti hanno solitamente poco tempo a disposizione, il riepilogo/riassunto è spesso l'unica parte del documento che leggono. Per questo motivo è fondamentale che questa parte del documento sia corretta e lasci una prima impressione efficace.

2. Definizione del progetto

La definizione del progetto imposta il contesto del business case spiegando il problema che si intende risolvere. Evidenzia un requisito aziendale non soddisfatto, delinea il motivo per cui non viene riunito e infine presenta la soluzione per risolvere le carenze menzionate.

3. Valutazione finanziaria

Questo è il nocciolo della questione: la parte della valutazione finanziaria illustra il ROI che l'iniziativa o il progetto proposto probabilmente genererà per l'azienda. Inoltre, copre i costi previsti per la realizzazione del progetto esecuzione del progetto o l'implementazione della soluzione.

4. Obiettivi e criteri di esito positivo del progetto

Questa parte del business case definisce tutti gli obiettivi del progetto oggetti e risultati chiave (OKR) che si vogliono raggiungere attraverso il progetto o la soluzione proposta. Spiega anche come questi obiettivi si allineano con quelli a breve e a lungo termine dell'azienda. Infine, stabilisce i criteri di esito positivo per il progetto sotto forma di KPI e metriche chiave .

5. Ambito e calendario del progetto

L'ambito del progetto stabilisce limiti e confini per il progetto, assegnando risorse e budget e sviluppando un calendario per il completamento.

6. Rischi e strategie di mitigazione

Un business case deve elencare tutti i rischi associati all'implementazione della soluzione proposta e le strategie di mitigazione per affrontarli. Inoltre, pesa in considerazione gli approcci alternativi e i rispettivi rischi per spiegare perché la vostra iniziativa dovrebbe essere l'opzione preferita.

Come scrivere un Business Case in 8 passaggi

Scrivere un business case è un'attività complessa che richiede ricerche estese e numerose analisi, dall'analisi SWOT e costi-benefici all'analisi degli stakeholder. Non è una passeggiata, ma diventa molto più facile con un eccezionale piattaforma per il project management come ClickUp .

ClickUp fornisce ai project manager e ai professionisti aziendali tutti gli strumenti di cui hanno bisogno per creare un caso aziendale che conquisti i loro superiori, dai modelli già pronti alle funzionalità di IA per la gestione dei documenti. Scopriamo come scrivere un caso aziendale in otto passaggi con l'aiuto di ClickUp.

Passaggio 1: identificazione del problema

Molte iniziative aziendali falliscono perché creano soluzioni a problemi inesistenti. Per evitare questo scenario, assicuratevi di considerare quanto segue:

  • Obiettivo/i che la vostra azienda vuole raggiungere. Ad esempio, il raggiungimento di un obiettivo ditraguardo di fatturatosoddisfare un'esigenza del cliente non soddisfatta o ottenere un vantaggio competitivo
  • Problemi che impediscono all'azienda di raggiungere gli oggetti desiderati. Esempi sono la mancanza diefficienza operativa, un errato traguardo dei clienti, eproblemi della catena di fornitura
    • la
    soluzione che si vuole proporre per risolvere il problema e riunire gli oggetti
  • Evidenza ecasi di studio per dimostrare che la soluzione proposta può effettivamente risolvere il problema

Un modo strutturato per identificare i problemi aziendali è quello di utilizzare il metodo del Modello di analisi delle cause principali di ClickUp . Classificate tutto ciò che non va nella vostra azienda in più colonne "Perché" e poi aggiungete le cause principali nei relativi blocchi con codice colore. Una volta analizzate le cause principali, è possibile personalizzare la soluzione per raggiungere e risolvere i problemi.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/ClickUp-Root-Cause-Analysis-Template.png Modello di analisi delle cause principali di ClickUp /$$$img/

Utilizzate il modello ClickUp Root Cause Analysis per identificare i problemi aziendali e le loro cause e per sviluppare piani di azione correttivi

Passaggio 2: identificazione degli stakeholder

Dopo aver individuato il problema, il passaggio successivo consiste nell'identificare gli stakeholder a cui proporre il business case. Per stakeholder si intende tutti coloro che hanno voce in capitolo nell'approvazione del caso aziendale. A seconda della portata e della complessità del caso aziendale, uno o tutti i seguenti stakeholder possono avere un ruolo nella sua approvazione:

  • IlAmministratore delegato (CEO) dell'azienda
  • Il responsabile del dipartimento finanziario
  • Il responsabile delle operazioni aziendali
  • Il responsabile del marketing e del commerciale
  • Il rappresentante di un client

Discutete la vostra iniziativa con le parti interessate per vedere se sono interessate o meno. Può anche aiutarvi a capire il loro punto di vista sul problema che intendete risolvere. Dopotutto, non volete impegnarvi in un business case completo per poi vedervelo rifiutare dagli stakeholder. 🙅‍♂️

Il modo più semplice per identificare gli stakeholder chiave è quello di sfruttare il metodo Modello di analisi degli stakeholder di ClickUp . Questo schema può aiutarvi a valutare l'influenza e il livello di supporto di tutti gli stakeholder che avranno un ruolo nell'approvazione del vostro caso aziendale. Queste informazioni possono essere utili anche quando si vuole raccogliere il feedback di uno stakeholder.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Stakeholder-Analysis-Template-1400x890.png Modello di analisi degli stakeholder di ClickUp /$$$img/

Identificare le chiavi di un progetto e il loro livello di assistenza utilizzando il modello di analisi delle parti interessate di ClickUp

Passaggio 3: stesura delle informazioni di base e definizione del progetto

Dopo aver identificato il problema e le parti interessate, è il momento di iniziare a redigere il business case.

La prima parte è la sezione di definizione del progetto, che imposta le premesse per la presentazione del caso alle parti interessate. Si tratta del problema che il vostro aziendale propone e spiega perché la soluzione del problema è importante. La sezione deve comprendere quanto segue:

  • Il problema identificato e il suo impatto sulle funzioni aziendali
  • Come il progetto o la soluzione possono risolvere il problema
  • Gli obiettivi che il progetto o l'iniziativa vuole raggiungere
  • Comegli obiettivi del progetto si allineano con gli oggetti a breve termine dell'azienda
  • I criteri di esito positivo del progetto o dell'iniziativa
  • In che modo il suo esito positivo farà progredire l'azienda verso i suoi obiettivi strategici a lungo termine

Lo strumento migliore per redigere questa parte del documento è Documenti ClickUp -L'editor di testi e la piattaforma di gestione della documentazione integrati in ClickUp.

Grazie alle possibilità di modifica collaborativa di ClickUp Docs, voi e i vostri stakeholder potete lavorare sul documento del business case in tempo reale, assicurandone il completamento rapido e accurato. Gli stakeholder possono anche commentare aree da migliorare . Infine, è possibile aggiungere un'immagine di copertina per rendere più accattivante il caso aziendale o usare i comandi slash per aggiungere rapidamente blocchi di testo formattati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-24.gif Documenti ClickUp /$$$img/

Utilizzate ClickUp Docs per una formattazione ricca e comandi slash per lavorare in modo più efficiente

Passaggio 4: Analisi costi-benefici e valutazione finanziaria

Dopo l'impostazione del contesto, il passaggio successivo è la valutazione finanziaria. Questa sezione sarà esaminata con attenzione durante il vostro pitch e serve a catturare l'interesse degli stakeholder per il vostro caso aziendale. Per ottenere la massima precisione, consultate un collega del reparto finanziario durante la stesura di questa parte del documento.

Tra le informazioni che si possono includere in questa sezione ci sono:

Oltre agli aspetti finanziari, questa sezione si occupa anche di analisi del rischio . Informazioni su tutti i potenziali fattori di rischio identificati attraverso l'analisi SWOT, l'analisi Monte Carlo e altre analisi strategie di identificazione del rischio sono delineate insieme alle rispettive strategie di mitigazione . La cosa migliore è discutere i rischi del progetto con gli stakeholder identificati nel primo passaggio: spesso possono condividere intuizioni e prospettive nascoste.

ClickUp mette a disposizione un numero di strumenti che aiutano a condurre ciascuna di queste analisi. Per istanza, è possibile utilizzare il modulo Modello di analisi costi-benefici di ClickUp per completare l'analisi costi-benefici.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/cost-benefit-template.png Modello di analisi costi e benefici di ClickUp /$$$img/

Conducete un'analisi visiva dei costi e dei benefici del vostro progetto per identificare le attività e le funzioni che generano ROI per la vostra azienda

Allo stesso modo, l'elemento Modello di analisi SWOT di ClickUp vi evita di annotare righe di dati per identificare i punti di forza, i punti di debolezza, le opportunità e le minacce della vostra iniziativa. Si tratta di un modello visivamente ricco che consente di identificare facilmente attività e funzioni ad alto impatto.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-343.png Modello di analisi SWOT di ClickUp /$$$img/

Conducete un'analisi SWOT fattibile con il modello di analisi SWOT di ClickUp per prendere decisioni informate

Passaggio 5: valutazione delle alternative

In questa sezione è necessario valutare le alternative alla soluzione proposta nel business case. Evidenziate i pro e i contro di ogni opzione, in modo che gli stakeholder possano avere una panoramica completa di ogni possibile soluzione. Assicuratevi di includere nel confronto anche la soluzione proposta per spiegare perché è migliore di tutte le alternative.

Se avete bisogno di aiuto per esaminare e confrontare le alternative, fate riferimento al documento Modello di matrice di confronto di ClickUp . Utilizzatelo per registrare tutte le informazioni su ogni possibile alternativa in campi diversi e poi confrontarle su un tabellone Kanban. Il suo formato visivo facilita il processo decisionale, mentre i campi completamente personalizzabili consentono di registrare tutti i parametri di confronto desiderati.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-Comparison-Matrix-Template.png Modello di matrice di confronto ClickUp /$$$img/

Utilizzate il modello di matrice di confronto e le viste Bacheca ed Elenco di ClickUp per analizzare e confrontare le alternative più importanti alla vostra iniziativa

Passaggio 6: Descrivere l'ambito del progetto e l'approccio di implementazione

Dopo aver analizzato nel dettaglio tutti gli aspetti finanziari del progetto e averli confrontati con le alternative, definire una portata del progetto nel business case. Questa sezione stabilisce i limiti del lavoro in corso e delle risorse necessarie per completarlo. Le informazioni cruciali in essa contenute comprendono:

  • Budget e allocazione delle risorse: Risorse finanziarie e di altro tipo, come membri del team, area di lavoro, attrezzature, ecc. che devono essere assegnate al progetto
  • Scadenze: Tempo necessario per completare ogni parte del progetto
  • Dipendenze e relazioni **Dettagli sulle funzioni aziendali attuali che potrebbero essere interessate dal progetto
  • Deliverables: Cosa si prevede di consegnare entro la fine del progetto
  • Esclusioni: Ciò che non fa parte del progetto

Una volta definito l'ambito del progetto, occorre delineare i passaggi esatti per la sua attuazione. Il modo più semplice per Da fare è utilizzare il metodo Modello di ambito di lavoro di ClickUp . Permette di registrare ogni aspetto dell'ambito del progetto in modo ben organizzato per condividerlo con gli stakeholder e ottenere le loro opinioni.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/05/baf31c30-1000.png Modello di ambito di lavoro ClickUp /$$$img/

Il modello ClickUp Scope of Work vi aiuta a delineare tutti i dettagli di un progetto

Passaggio 7: Redazione del riepilogo/riassunto

Una volta completate tutte le sezioni principali del caso aziendale, è necessario redigere un riassunto riepilogo/riassunto per digerire i dettagli cruciali di ogni sezione. Questo riepilogo deve essere conciso, idealmente non più lungo di due pagine. Sarà il primo elemento del business case e fornirà ai provider una rapida panoramica del progetto proposto.

Se avete bisogno di aiuto per la stesura del vostro riepilogo/riassunto, fate squadra con ClickUp Brain è una rete neurale e un assistente di scrittura IA integrato in ClickUp Docs. In pochi secondi è in grado di generare un riepilogo/riassunto perfetto di qualsiasi documento aziendale preparato fino a quel momento.

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Sfrutta ClickUp AI per riepilogare/riassumere le riunioni e creare elementi d'azione

Una volta ottenuta la bozza del riepilogo/riassunto, utilizzare l'opzione Modello di riepilogo/riassunto di ClickUp per formattare e organizzare il documento in modo strutturato e presentabile.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-483.png Modello di riepilogo/riassunto di ClickUp /$$$img/

Create un riepilogo convincente del vostro caso aziendale con il modello di riepilogo/riassunto di ClickUp

Passaggio 8: Mettere tutto insieme

Ora è il momento di mettere insieme e strutturare tutte le sezioni redatte fino a questo punto per finalizzare il business case. È qui che il Modello di analisi del caso aziendale di ClickUp può essere una salvezza.

Il modello include sezioni dedicate per registrare ogni parte del caso aziendale. Tutte le sezioni sono organizzate in modo strutturato per garantire che il vostro caso abbia un impatto duraturo sui vostri interlocutori.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/61b5c71b-600.png Modello di analisi del caso aziendale di ClickUp /$$$img/

Il modello di analisi dei casi aziendali di ClickUp è stato progettato per aiutarvi ad analizzare l'impatto potenziale di una decisione per la vostra azienda.

Esempi reali di Business Cases

Ora che sapete come scrivere un business case, vediamo alcuni esempi reali di come i business case permettono alle aziende di approvare progetti importanti e prendere decisioni strategiche:

Esempio di Lean startup

Una startup snella che opera nello spazio sanitario sta affrontando problemi di forza lavoro che le impediscono di lanciare il suo prodotto in tempo. Il team di sviluppo del prodotto vuole assumere altri tre ingegneri per accelerare i tempi processo di sviluppo del prodotto .

Tuttavia, poiché si tratta di una startup snella con vincoli di budget il responsabile del team ha bisogno dell'approvazione dei fondatori della startup prima di prendere una decisione. Quindi, il team di prodotto compila un business case per l'assunzione di dipendenti aggiuntivi, ed ecco gli elementi principali della loro proposta:

  • Una breve panoramica di come l'insufficienza del personale stia ritardando lo sviluppo del prodotto e ne stia facendo slittare il lancio oltre la scadenza prevista
  • Elaborazione del modo in cui tre nuovi ingegneri possono portarelo sviluppo della produttività monitoraggio
  • Analisi costi-benefici del trasferimento
  • Esplorazione dei rischi connessi
  • Presentazione delle alternative e dei rischi associati
  • Portata del cambiamento, come la natura del lavoro che i nuovi ingegneri dovranno svolgere

Esempio di finanziamento con capitale di rischio

Una startup fintech finanziata da venture capital decide di lanciare una nuova linea di prodotti di carte di credito. Questo permetterà alla startup di acquisire una serie di nuovi clienti, ma richiederà anche un notevole impegno finanziario investimenti per il marketing e di prestito. L'azienda prepara quindi un business case per questa nuova linea di prodotti, nel tentativo di ottenere un finanziamento. Ecco i dettagli del caso aziendale:

  • La necessità di questa nuova linea di prodotti e il modo in cui si integra con le altre offerte dell'azienda
  • L'opportunità di mercato con progetti di ricavi e analisi costi-benefici
  • I rischi connessi al progetto, come la concorrenza, il default di massa e il controllo normativo
  • Alternative disponibili, come il lancio di schede di debito prepagate, che probabilmente non sarebbero altrettanto utili per i clientil'acquisizione di clienti
    • Ambito del progetto, come i membri del team che ci lavorano, il budget stanziato, il programma di lancio e la Sequenza

Esempio di outsourcing

A Software SaaS con sede nella Silicon Valley vuole ridurre la spesa per il servizio clienti senza compromettere la qualità del servizio . Il della produttività di uno dei loro prodotti di punta ha l'idea di esternalizzare il servizio clienti. Decide quindi di preparare un caso aziendale prima di proporre la soluzione alla direzione. Il caso aziendale illustra:

  • Il problema, ovvero una quota significativa del fatturato destinata alle operazioni di assistenza clienti e il modo in cui l'outsourcing può contribuire a ridurla
  • I rischi associati all'outsourcing del servizio clienti e le relative strategie di mitigazione, come la presenza di un meccanismo di escalation per i ticket di supporto non risolti
  • Alternative e relativi rischi, come l'utilizzo diChatbot IA per automatizzare l'assistenza clientiche può essere frustrante per i clienti che necessitano di una guida umana
  • Analisi costi-benefici del cambiamento
  • Portata del cambiamento, come il numero di dipendenti del supporto clienti che saranno licenziati

Esempio di catena di fornitura

Un'impresa edile della Virginia sta affrontando problemi di approvvigionamento di materiali grezzi. Il fornitore di cemento con cui lavora non riesce ripetutamente a soddisfare la domanda, quindi il supervisore del progetto decide di aggiungere un po' di ridondanza inserendo un nuovo fornitore.

Questo cambiamento può influenzare notevolmente il progetto, quindi il supervisore prepara un business case per proporre l'iniziativa al project management. Il caso affronta i seguenti aspetti:

  • Come il nuovo fornitore di cemento può evitare che il progetto subisca ritardi
  • L'affidabilità del fornitore, dimostrata dagli anni di presenza nel settore, dalle principali aziende per le quali ha fornito cemento, ecc.
  • Fornitori alternativi, loro capacità e informazioni sull'affidabilità
  • Analisi costi-benefici del cambiamento, dato che le valutazioni di questo fornitore sono leggermente più alte di quelle del fornitore esistente
  • Portata del cambiamento, compresa la quantità di forniture che saranno consegnate dal nuovo fornitore, per quanto tempo e a quale prezzo

Potenziali sfide del Business Case e come superarle

Ci sono un certo numero di errori che i project manager commettono quando redigono un business case, che possono mettere a rischio l'approvazione dell'intero progetto o iniziativa. Dopo aver completato il processo di stesura di un business case convincente, analizziamo le insidie più comuni ed esploriamo i modi per evitarle.

1. Redigere da soli

I dettagli di un business case richiedono ricerche estese e la conoscenza di diverse funzioni aziendali. No project management da fare tutto da solo senza commettere errori di valutazione, quindi cercate l'aiuto di diversi dipartimenti dell'azienda, che si tratti di finanza, marketing o operazioni. 💁

2. Non accettare il feedback degli stakeholder

Un altro errore cruciale quando si costruisce un business case è presentare il documento agli stakeholder di punto in bianco. Quando non si coinvolgono gli stakeholder rilevanti in nessuna fase del processo di sviluppo del business case, si aumenta il rischio che venga rifiutato. Questo accade perché:

Per evitare questo scenario, coinvolgete gli stakeholder in diverse fasi del processo di stesura del business case e fate in modo che i vostri interlocutori stato riesaminato regolarmente.

3. Non si revisiona e non si corregge

L'ultima cosa che volete quando presentate il vostro caso aziendale è un errore di battitura o una rappresentazione errata dei fatti. Questo può lasciare una cattiva impressione sugli stakeholder che ascoltano la vostra presentazione. Potrebbero non prendervi sul serio e, in ultima analisi, rifiutare il vostro caso progetto .

Per garantire un documento a prova di bomba, si dovrebbe sempre rivedere e correggere l'intero business case prima di presentarlo. Prestate particolare attenzione ai numeri e ai fatti e controllate due volte che siano corretti. Poi, procedete con la presentazione.

Creare un Business Case convincente con ClickUp

Un solido business case è il primo passaggio per ottenere l'approvazione del progetto da parte degli stakeholder. Tuttavia, la sua costruzione richiede un piano accurato e gli strumenti giusti per semplificare l'intero processo. Fortunatamente, ClickUp vi fornisce tutto ciò di cui avete bisogno in ogni passaggio della creazione del vostro business case, dai modelli pronti per l'uso agli strumenti di documentazione, fino all'assistenza alla scrittura con tecnologia IA. Iscrivetevi a ClickUp e scrivete un caso aziendale che vi farà guadagnare supporto e fiducia per il vostro progetto o la vostra iniziativa.