Il project management non è per i deboli di cuore. In qualità di PM, siete responsabili della gestione di tutto: persone, risorse, sequenze e (ovviamente) budget. La gestione dei costi di progetto è un'abilità indispensabile per gestire sia i costi diretti che quelli indiretti dei nuovi progetti. Dopo tutto, è la redditività a tenere aperte le porte.
Tuttavia, il controllo dei costi non è privo di sfide. Una gestione efficace dei costi richiede un'adeguata livellamento delle risorse , rimanendo all'interno dell'ambito del progetto e generando budget accurati in primo luogo.
Se il pensiero di sovrastimare o sottostimare i costi di un progetto vi fa rabbrividire, abbiamo pensato a voi. In questa guida illustreremo i dettagli della gestione dei costi del progetto, condivideremo le metodologie di controllo dei costi e vi mostreremo come controllare i budget del progetto.
Che cos'è il project management?
Il project management è il processo di pianificazione, stima, budgeting e controllo dei costi. L'obiettivo del project management è semplice: concludere un progetto entro il budget approvato. Ciò significa mantenere basse le spese e raggiungere un livello di equilibrio tra scopo, tempo e costi . 💰
Tuttavia, rispettare il budget è più facile a dirsi che a farsi. Il project management richiede di seguire processi di stima dei costi meticolosi per prevedere con precisione il costo totale del progetto. Non solo, ma è necessario calcolare i costi diretti, come la manodopera e i materiali, e i più difficili costi indiretti, come le spese generali, per ottenere previsioni il più possibile accurate.
Fortunatamente, una gestione efficace dei costi comporta una serie di vantaggi per la vostra azienda, tra cui:
- Rispetto del budget: Una delle maggiori sfide del project management è tenere sotto controllo i costi. Il project management vi aiuta a evitare gli sforamenti che altrimenti metterebbero a rischio la vostra redditività
- Migliore assegnazione delle risorse : Avete bisogno di aiuto nell'allocazione delle risorse? La gestione dei costi di progetto garantisce che ogni dollaro speso contribuisca all'esito positivo del progetto. Smettete di pagare per sottoscrizioni inutilizzate o hardware inefficiente con un piano di progetto adeguato
- Decisioni più intelligenti: Una stima accurata dei costi nel project management e un monitoraggio regolare vi aiuteranno a prendere decisioni informate. Prevederei rischi finanziari con i dati storici e adottare misure proattive per evitare il rischio di sforare il budget
- **Progetti di successo: i vertici della vostra azienda probabilmente noteranno se la maggior parte dei vostri progetti supera il budget. La redditività è il segno di un progetto di esito positivo (almeno per un CFO) e la chiave è un'adeguata gestione dei costi del progetto. Costi e stime del progetto accurati e un'attenta gestione dei costiprogetto e un'attenta stesura del budget vi renderanno un PM di esito positivo e vi faranno conoscere come un leader attento ai costi e ai risultati
Comprensione del processo di project management
Il monitoraggio delle spese è importante, ma il project management va ben oltre il conteggio dei dollari. Si tratta di un approccio strategico che considera tutti i costi potenziali per garantire l'esito positivo di un progetto. 📈
Ogni leader fa la gestione dei costi in modo leggermente diverso, ma le funzioni principali della gestione dei costi del progetto di solito includono:
- Stima dei costi: Con la stima, si prevedono i costi del progetto associati alle singole attività, al personale e alle altre risorse. È comune che i project manager utilizzino tecniche come la stima analogica, la stima parametrica e la stima bottom-up per arrivare a questi numeri
- **Con il budgeting, si assegnano i dollari alle diverse attività del progetto, il che si traduce in un'unica voce di spesale stime dei costi in un budget di progetto fattibile
- Il controllo dei costi : I budget sono ottimi, ma non significano nulla se vengono ignorati. Con il controllo dei costi, le spese effettive si allineano ai costi preventivati. Richiede il monitoraggio delle spese, la gestione delle variazioni dei costi e l'adozione di azioni correttive per rimanere in linea, ma è possibile
- Reportistica: Il project manager presenta i report finanziari ai vari stakeholder, tra cui il team del progetto e i vertici aziendali. Queste relazioni sono indispensabili per prendere decisioni informate sul progetto in corso e per individuare le opportunità di essere più efficienti in futuro
Il budgeting è probabilmente la parte più importante del project management. Ha un impatto enorme sulla fattibilità di un progetto e sul ritorno sull'investimento (ROI) previsto.
La gestione dei costi di progetto ha qualche incrocio con il project management, che richiede ai PM di preservare l'ambito di lavoro, i tempi e la qualità del lavoro. Ha anche un ruolo importante nella gestione del rischio, poiché lo sforamento del budget è un grosso rischio per le organizzazioni.
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In definitiva, un'efficace gestione dei costi rende possibile la gestione delle risorse, assicurandovi di utilizzarle in modo oculato durante l'intero processo ciclo di vita del progetto .
Obiettivi di Project Cost Management
Ogni project manager che si rispetti deve comprendere gli obiettivi di fondo del project management, che comprendono:
- **Il primo obiettivo del project management è assicurarsi che il progetto si concluda nel rispetto del budget. In pratica, questo significa che siete incaricati di monitorare costantemente il progetto per evitare che i costi vengano superati
- Ottimizzazione delle risorse: Ottenere il massimo valore del denaro utilizzando in modo efficiente la manodopera, i materiali e le attrezzature
- **Minimizzare il rischio: i progetti che perdono denaro sono un'enorme responsabilità. Il project management minimizza il rischio identificando i rischi finanziari nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto e aiutandovi a sviluppare strategie per mitigarli
Diverse metodologie di gestione dei costi
I project manager hanno molte cose da fare, ma il controllo del budget è una delle attività più importanti del vostro elenco di cose da fare. Tuttavia, non dovete gestirlo da soli. Basta scegliere un metodo di stima come quadro di riferimento per il controllo del budget.
Le finanze variano a seconda del progetto, quindi scegliete tra le metodologie di project management più diffuse per trovare l'approccio giusto per i vostri tipi di progetti.
Gestione del valore guadagnato (EVM)
L'Earned Value Management è una tecnica che valuta l'ambito, la tempistica e i costi del progetto per mostrare il valore oggettivo che un progetto ha restituito alla vostra azienda. 🙌
Ad esempio, abbiamo un budget di 100.000 dollari per 10 mesi. Dopo cinque mesi, il progetto dovrebbe essere completato al 50%, con 50.000 dollari spesi. Se il costo effettivo è di 60.000 dollari e il progetto è completato solo al 30%, l'EVM metterà in evidenza questa variazione per dimostrare che si è sia fuori budget che in ritardo rispetto allo stato di avanzamento del progetto.
Stima analogica
Questa metodologia di project management prevede la stima dei costi del progetto in base ai dati storici di progetti simili. È il modo più rapido per stimare i costi, ma è meno accurata perché si basa molto sui dati del passato, che non tengono conto delle condizioni attuali.
Stima parametrica
Le stime parametriche cercano relazioni statistiche tra dati storici e altri fattori finanziari. La stima parametrica è più accurata di quella analogica perché è in grado di identificare le relazioni, anche se per lavorare correttamente ha bisogno di molti dati.
Stima bottom-up
Con la stima dal basso verso l'alto, si crea una stima dei costi più accurata basata sui singoli componenti della struttura di ripartizione del lavoro (WBS). Una volta ottenuto il totale per ogni componente, lo si somma per ottenere il costo totale del progetto.
Stima a tre punti
Con le stime a tre punti, si creano tre stime per ogni progetto. Si esaminano le stime in base agli scenari migliore, peggiore e più probabile. Questa soluzione è ideale se la vostra azienda è caratterizzata da molte incertezze. In caso di dubbio, è bene prevedere lo scenario peggiore per garantire la fattibilità dei progetti, anche se tutto dovesse andare a rotoli.
4 Passaggi per un efficace Project Management
Un'efficace gestione dei costi di progetto è un processo a più passaggi che garantisce il rispetto del budget dall'inizio al completamento del progetto. Anche se può sembrare complicato, segue un semplice processo in quattro passaggi per darvi una totale chiarezza finanziaria.
Passo 1: Pianificazione delle risorse
Nella fase di piano, si determinano i tipi e le quantità di risorse necessarie per il progetto. Questo include:
- Manodopera
- Attrezzature o hardware
- Materiali
- Sottoscrizioni di software
Quindi, fate un piano per l'allocazione di queste risorse. Il modo più semplice per farlo è creare una struttura di ripartizione del lavoro per dividere il progetto in parti più piccole e gestibili. Da qui si assegnano le risorse a ciascuna parte del progetto. 🛠️
Passaggio 2: stima del costo delle risorse
Una volta che si ha un'idea delle risorse necessarie, è il momento di stimarne i costi. Ognuno ha il proprio approccio; l'importante è utilizzare una tecnica di stima dei costi efficace, come la stima analogica o parametrica, per guidare il ragionamento.
È difficile vedere nel futuro, ma cercate di prevedere tutti i tipi di costi. I costi diretti, come la manodopera e le sottoscrizioni di software, sono abbastanza facili, ma i costi indiretti, come l'affitto mensile, sono un po' più difficili da stimare. Tuttavia, entrambi i tipi di costi incidono sui vostri profitti, quindi non trascurate l'influenza subdola dei costi indiretti.
Passaggio 3: Determinazione del budget dei costi
Con i costi in mano, è il momento di determinare il vostro budget effettivo budget del progetto . Se avete fatto più stime, fate una media per ottenere un budget di progetto più completo. In questo passaggio è bene stabilire anche dei valori di riferimento per le spese, che possono essere utilizzati come punti di riferimento nel corso del progetto. Ad esempio, se avete un budget totale di 20.000 dollari per un progetto di due mesi, dopo il primo mese dovrete aspettarvi una base di 10.000 dollari di costi.
Naturalmente, gli imprevisti possono sempre accadere. In qualità di project manager, spetta a voi pianificare le incognite. Includete sempre una riserva del 10% per le spese impreviste.
Passaggio 4: Controllo dei costi e stima dei costi del progetto
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Una volta stabiliti il budget e i controlli, è il momento di di applicare le tecniche di project management . Invece di monitorare tutto in un foglio di Excel che richiede molto tempo, inserite i dati relativi al budget e alle prestazioni in un software di project management come ClickUp . È il modo più semplice per monitorare i costi effettivi rispetto a quelli preventivati e correggere la rotta prima che sia troppo tardi.
Potrebbe sembrare che il lavoro duro sia finito, ma è necessario perfezionare continuamente il budget man mano che il progetto procede. Utilizzate i dati in tempo reale, i feedback e gli sviluppi del progetto per mantenere i costi il più possibile aggiornati. Anche se vi sfugge qualcosa, potete sempre usare questi dati per migliorare le stime dei costi dei progetti futuri.
Project Cost Management Strumenti e tecniche
Il project management non deve richiedere ore di lavoro. Con gli strumenti giusti strumenti per il project management e tecniche, sarete in grado di creare, gestire e ottimizzare i budget dei progetti in pochi clic. Provate questi trucchi per semplificare il project management.
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Chi ha tempo di gestire i costi in lenti fogli di calcolo o note adesive? Non voi. ClickUp è lo strumento di project management all-in-one preferito dall'universo. Da fare per la visualizzazione dei dati, la collaborazione e, naturalmente, il budgeting. ✨
Affidatevi alle solide funzionalità/funzione di ClickUp per tenere sotto controllo le scadenze dei progetti:
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- Vista Tabella: Ciao ciao, Excel. Passate a ClickUp visualizzazione tabella per visualizzare le attività, le attività cardine, le spese e altro ancora nella stessa piattaforma delle chat del team, dei documenti e altro ancora
- Modelli: La gestione dei costi del progetto richiede normalmente di sfogliare molti fogli di calcolo. Risparmiate ore alla settimana lasciando che ClickUp si occupi di formattare i fogli di calcolo per voi. Disponiamo di decine di modelli utili per il project management, ma il più importante di tutti è il seguente Modello di Project Management di ClickUp è perfetto per il monitoraggio del tempo, la creazione di dipendenze tra le attività e molto altro ancora
Analizzare i costi benchmark
Il benchmarking consente di capire meglio quanto si sta facendo, almeno in termini comparativi, e di avere un avviso tempestivo se il progetto è fuori budget. I benchmark dei costi possono essere ricavati da progetti passati, dalle medie del settore o dagli obiettivi iniziali del progetto. In qualsiasi modo li impostiate, programmate controlli regolari del budget per i vostri progetti.
Comunicare con il team
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/07/Docs\_Chat-view\_List-view\_Homepage-4-1400x1055.png ClickUp Documenti, vista Chat e vista Elenco /$$$img/
Monitorate gli aggiornamenti del progetto, gestite i flussi di lavoro e collaborate con il team, tutto dalla vostra area di lavoro di ClickUp
Se qualcosa sta andando storto, non è il momento di rimanere in silenzio. Rimanete in contatto con tutte le parti interessate al progetto, in particolare con i dirigenti, se i costi del progetto sono fuori controllo. È più facile correggere la rotta ed evitare il mal di testa di sovraccarichi evitabili se si colgono i problemi per tempo e si avvisa il team.
Investire nel miglioramento continuo
Se in un progetto passato avete sforato il budget, sfruttatelo come opportunità di miglioramento per i progetti futuri. I post-mortem dei progetti forniscono preziose indicazioni per il project management. Non è detto che si possa fare qualcosa per i soldi già incollati, ma imparare dai passi falsi del passato è il modo migliore per evitare di ripetere errori costosi.
Generare stime più accurate con ClickUp
Il project management è ciò che mantiene le organizzazioni produttive e redditizie. Senza di essa, si rischia di spendere per un progetto più risorse del dovuto, mandando potenzialmente in rosso l'azienda.
La gestione dei costi dei progetti richiede molti dati e un'attenta gestione pratica. Invece di monitorare passivamente i costi in fogli di calcolo, inserite i vostri dati in una piattaforma all-in-one come ClickUp: è il modo migliore per controllare i costi, monitorare lo stato dei progetti e collaborare con il vostro team, il tutto nella stessa piattaforma.
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Domande frequenti
**1. Che cosa si intende per gestione dei costi in un progetto?
La gestione dei costi è il processo di pianificazione, stima, budgeting e controllo dei costi di un progetto. L'obiettivo finale del project management è assicurarsi che il progetto rispetti il budget.
2. Quali sono i quattro componenti del project management ?
La gestione dei costi del progetto richiede:
- Stima dei costi
- Preventivo dei costi
- Controllo dei costi
- Reportistica
**3. Perché il project management è importante?
Il project management è importante perché determina la fattibilità dei progetti e la redditività complessiva di un'organizzazione. Un'efficace gestione dei costi assicura che i progetti siano completati nel rispetto del budget, ma è anche fondamentale per la gestione del rischio.