Le aspettative dei client, la natura imprevedibile dei moderni ambienti di lavoro e le risorse limitate rendono difficile la gestione dei client, del tuo team e dei progetti.
I project manager sono quindi diventati una figura essenziale in quasi tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione o dal settore in cui operano, al fine di gestire i progetti e facilitare la comunicazione tra client e team.
In questo articolo ti spiegheremo cos'è il triangolo della project management, come funziona, perché funziona e come puoi utilizzare gli strumenti di project management per aiutarti ad implementare questo triangolo nel tuo ruolo di project manager.
Che cos'è il triangolo del project management e come funziona?
Dopo decenni di ricerche dedicate alle best practice di project management, uno dei pilastri fondamentali di questo lavoro è diventato noto come triangolo del project management (PMT).
Il PMT, noto anche come triangolo d'oro, triangolo di ferro e triangolo dei tripli vincoli, è l'arma segreta nell'arsenale del project manager, poiché fornisce un supporto visivo e un quadro concettuale e pratico per un project management a esito positivo.
Il triangolo del project management esiste dagli anni '50 e continua ad evolversi. Oggi esiste una versione britannica e una versione statunitense (su cui ci concentreremo), oltre a qualcosa chiamato triangolo agile, ricostruito appositamente per i team agili. Tuttavia, a distanza di 70 anni, i principi fondamentali del triangolo di ferro rimangono gli stessi e sono efficaci oggi come lo erano al momento della loro creazione.
Ora vediamo come funziona il lavoro.
Il triangolo d'oro della project management è un ausilio visivo costituito da un triangolo i cui tre lati rappresentano i tre vincoli fondamentali che influenzano la qualità complessiva del prodotto finale di un progetto (rappresentato dallo spazio planare al centro del triangolo).
Ecco i tre elementi del triangolo del progetto:
- Costo
- Tempo
- Ambito
È compito del project manager gestire questi tre fattori, poiché influenzano il team di progetto, la qualità del prodotto finale e, in ultima analisi, l'esito positivo del progetto.
Il PMT funziona perché dimostra come questi tre fattori siano collegati con semplicità, il che lo rende ideale per la comunicazione con il client. Ogni progetto viene definito con un budget (costo), una scadenza (costo) e un obiettivo finale di dimensioni, entità e complessità variabili ( ambito del progetto ).
Questo triangolo rappresenta anche l'equilibrio che deve essere mantenuto tra i tre vincoli. In altre parole, se una variabile cambia, è necessario apportare modifiche alle altre due per ripristinare l'equilibrio.
Esempio, se una scadenza viene posticipata e il tempo a disposizione diminuisce, è necessario aumentare i costi o ridurre l'ambito del progetto per garantire il rispetto della nuova scadenza e mantenere la qualità del prodotto.
I tre vincoli del triangolo del project management
Il PMT è anche chiamato Triangolo di ferro perché i tre diversi lati (tempo, costo del progetto, ambito) possono essere considerati come forze opposte che si contrastano a vicenda.
In altre parole, i vertici del PMT tenderanno naturalmente ad allontanarsi l'uno dall'altro. Esempio, se si verifica uno scostamento dall'ambito di applicazione o i costi iniziano a salire vertiginosamente, il triangolo diventerà sproporzionato e si romperà, con la conseguente perdita della qualità in esso contenuta.
Per eseguire con successo un progetto, il project manager deve negoziare con attenzione il rapporto tra i tre vincoli per mantenere un triangolo forte e rigido. Tuttavia, esistono tipi specifici di relazioni tra determinati vincoli che non possono essere modificati:
- Relazione direttamente proporzionale
- Relazione inversamente proporzionale
È importante conoscere la differenza tra i due.
La relazione tra ambito, costi e tempi è direttamente proporzionale. Se aumenti l'ambito di un progetto, anche i costi e/o i tempi dovranno aumentare. Allo stesso modo, se decidi di ridurre l'ambito di un progetto, ci sarà spazio per una parallela diminuzione dei costi e/o dei tempi.
La relazione tra costo e tempo, tuttavia, è inversamente proporzionale. Questi due vincoli devono essere bilanciati spostandoli in direzioni opposte.
Esempio, se riduci il budget di un progetto, dovrai posticipare (aumentare) la sua scadenza. Allo stesso modo, se dovessi trovarti improvvisamente a corto di tempo, i costi dovrebbero essere aumentati per soddisfare le nuove esigenze.
Analizziamo più nel dettaglio ciascuna di queste limitazioni.
1. Tempo
I vincoli temporali imposti a un progetto sono spesso tra i più difficili da controllare e potrebbero persino essere fuori dal tuo controllo sin dall'inizio. Nel triangolo di progetto, il tempo si riferisce quasi sempre alla scadenza stabilita dal client. È la data in cui desiderano ricevere i risultati finali del progetto.
Tuttavia, ci sono molti altri elementi che influiscono sui vincoli temporali di cui il project manager deve essere consapevole.
Time include anche quanto segue:
- Il numero di ore che il tuo team dovrà dedicare al lavoro
- Il lasso di tempo tra ogni singolo attività cardine del progetto
- Il tempo di base necessario per completare determinati processi
- Il tempo aggiuntivo necessario come margine di sicurezza
Fattori quali i tempi di consegna delle risorse e dei materiali influiscono sulla gestione del primo vincolo del triangolo di ferro.
Anche se la scadenza stabilita rimane fissa, ritardi o imprevisti relativi ad altri elementi entro il limite di tempo richiederanno adeguamenti dei costi o dell'ambito per riequilibrare il progetto e garantirne l'esito positivo.
Ecco una rapida panoramica di alcune delle più comuni occorrenze che possono influire sui vincoli temporali di un progetto:
- Ritardi nella consegna di risorse e materiali da fornitori terzi
- L'aggiunta di nuovi risultati finali all'ambito di un progetto da parte del client
- Stima errata del tempo necessario per determinate attività o attività cardine del progetto
- Malattia o assenza di membri chiave del team
Sebbene il PMT richieda ai project manager di bilanciare i tre vincoli per funzionare in modo efficace, è anche importante ricordare che ci sono cose che puoi fare in modo proattivo per ridurre al minimo le interruzioni e gestire meglio il tempo. Queste includono:
- Concentrare risorse e talenti aggiuntivi su un'attività per completarla più rapidamente
- Rivalutare la necessità del tuo programma di attività e rimuovere quelle che non sono più necessarie
- Creare un team in grado di svolgere più compiti contemporaneamente con competenza
- Classificare le attività in base alle competenze del team (ad esempio, assegnando le attività più complesse ai lavoratori più qualificati)
- Gestire le aspettative dei client in merito alle scadenze sin dall'inizio
2. Costo
Quasi tutti i progetti hanno un budget prestabilito all'inizio del lavoro. In qualità di project manager, spesso sarai responsabile della definizione di questo budget sulla base dei costi previsti e stimati in relazione a un numero di fattori diversi, tra cui materie prime, strutture, inventario, attrezzature, strumenti e risorse umane (personale).
Un buon budget è realistico e tiene conto delle disponibilità finanziarie del client, mentre un cattivo budget non effettua il monitoraggio dei KPI finanziari e viene superato al primo cambiamento di tempistiche e/o ambito.
Tuttavia, non sempre spetta a te, in qualità di project manager, suggerire un budget. Spesso è il client a stabilirlo.
Esempio, un client che si rivolge a un'officina personalizzata per rinnovare la vecchia auto di suo padre potrebbe essere disposto a spendere solo 20.000 dollari. Spetta quindi al project manager dell'officina modificare l'ambito del progetto e la scadenza per soddisfare le esigenze di budget del cliente.
Se in questo scenario anche il client fissa una scadenza (e supponiamo che sia molto ravvicinata), il project manager dovrà imporre severe restrizioni alla portata complessiva della ristrutturazione per favorire un equilibrio tra tempi e costi.
Purtroppo, esistono altri fattori che possono influenzare il costo e l'esito positivo di un progetto. Ecco un elenco dei fattori più comuni che incidono negativamente sui vincoli di costo di un progetto:
- Cambiamenti improvvisi nel prezzo delle materie prime
- Costi aggiuntivi di reclutamento a seguito di cambiamenti nel personale
- Requisiti di formazione aggiuntivi da parte del personale per attività di progetto specializzate
- Nuovi risultati finali aggiunti all'ambito del progetto da un client
Ecco alcune cose da fare come project manager per gestire meglio i costi:
- Scopri come allocare (e riallocare) in modo efficace le risorse tra ogni attività e ogni attività cardine del progetto.
- Negozia i costi con appaltatori e fornitori per ridurli il più possibile.
- Prendi in considerazione alternative a basso costo alle risorse costose.
- Riduci l'ambito del progetto eliminando le attività non necessarie
Utilizza questi modelli di proposta di budget!
3. Ambito
L'ambito si riferisce alle dimensioni complessive del progetto. È il vincolo più difficile da definire, ma può essere considerato semplicemente come la visione finale del client.
Molti fattori diversi influenzano l'ambito o le dimensioni di un progetto. Tra questi figurano:
- La qualità complessiva del progetto
- La sua complessità, il numero o la dimensione dei suoi risultati finali
- Il livello di dettaglio richiesto
- Il numero di funzionalità/funzione che avrà il prodotto finale
- La capacità del prodotto finale (ad esempio, il numero di partecipanti al festival che una sede temporanea può ospitare)
In sostanza, più un progetto è complesso e articolato (ad esempio, il lancio di un nuovo satellite nello spazio), maggiore è la sua portata e più tempo e risorse dovranno essere assegnati per mantenere l'equilibrio del triangolo di progetto.
Al contrario, più un progetto è semplice, lineare e collaudato (ad esempio, la costruzione di un modello di satellite per un film ambientato nello spazio), minore sarà la sua portata e minore sarà il tempo e le risorse necessarie per portarlo a termine con esito positivo.
Spesso, l'ambito è la variabile che può essere modificata in modo più flessibile per account di cambiamenti imprevisti e inevitabili apportati dal client o da terzi.
Il vincolo dell'ambito del triangolo del project management può essere influenzato da molti fattori, tra cui:
- Aggiunta di deliverable da parte del client
- Scope creep
- Riduzione del budget del client
- Una modifica alla scadenza del progetto
- Scarsa pianificazione dei requisiti del progetto all'inizio
Alcuni dei metodi che puoi utilizzare come project manager per mantenere l'ambito di un progetto sono:
- Implementazione di un piano di gestione del cambiamento o di un piano di successione
- Proroga della scadenza
- Riassegnazione delle risorse al progetto o rimozione delle stesse dal progetto
- Rivalutare la necessità di ogni nuova attività man mano che la affronti
I vantaggi dell'utilizzo di un triangolo di project management
Il triangolo della project management non è solo un modo per pensare al piano e alla gestione dei progetti, ma è uno strumento di comprovata utilità che ti consentirà di diventare un project manager con esito positivo.
Il vantaggio del triangolo del progetto è che offre flessibilità, oltre ad altri benefici, tra cui:
1. Comunicazione con il client
I client potrebbero rivolgersi a te con un'idea abbastanza chiara in mente, ma ciò non significa che siano necessariamente consapevoli delle innumerevoli complessità, come la tua linea di fornitura o i requisiti di formazione specializzata. Puoi utilizzare il triangolo del project management come ausilio visivo chiaro e conciso per aiutare i client a familiarizzare con il progetto e a comprendere meglio l'interazione tra budget, ambito e scadenze.
2. Gestione del cambiamento
Il triangolo di progetto ti consente di vedere e agire in modo efficiente su qualsiasi cambiamento che interessa uno dei tre vincoli del tuo progetto. L'utilizzo del PMT in project management ti consente di creare piani di gestione del cambiamento completi, garantendo che il tuo team sia preparato e resiliente ai cambiamenti.
3. Chiarimento delle priorità
Essere consapevoli dell'interazione tra i tre vincoli di costo, tempo e portata ti consente di stabilire rapidamente le priorità chiave di qualsiasi progetto. In questo modo potrai riconoscere immediatamente i tuoi KPI o le tue attività cardine per aiutarti a comprendere chiaramente ciò che tu e ogni membro del team dovete raggiungere per mantenere la qualità del prodotto finale e garantire l'esito positivo del progetto.
4. Riduzione del rischio
Il triangolo del project management riduce il rischio complessivo di fallimento del progetto. Gestendo le aspettative dei client, assicurando che i cambiamenti imprevisti ai vincoli fondamentali possano essere facilmente assorbiti e stabilendo priorità chiare per l'ambito del progetto con un PMT, i project manager possono controllare meglio il progetto e adeguarsi di conseguenza.
Che cos'è un triangolo agile?
Simile nel design e nella funzione al triangolo del project management, i team e i professionisti Agile hanno sviluppato una loro versione, che chiamano triangolo Agile.
La motivazione alla base della creazione del triangolo agile era quella di ottenere una maggiore flessibilità. Il tradizionale triangolo di project management era troppo rigido e poteva essere sensibile ai cambiamenti all'interno dei tripli vincoli.
Nel triangolo agile, i tre lati (o punti) sono invece etichettati come: Valore, Qualità e Vincoli. Si noti che qui l'intero triangolo di project management è stato confinato a un solo lato o angolo del triangolo agile.
Il vantaggio del triangolo agile è che attribuisce maggiore importanza alla qualità del progetto e al valore del prodotto finale del progetto per il client. I vincoli, sebbene rimangano tre, diventano un fattore unico nella gestione complessiva di un progetto.
Ad esempio, se un team sta sviluppando un'app utilizzando il triangolo Agile per project management e il client desidera aumentare il numero di funzioni che l'utente finale può completare con l'app (ovvero aumentare il valore), il project manager dovrà ridurre la qualità complessiva dell'app e/o aumentare alcuni o tutti i vincoli (più soldi, più tempo, ambito più ampio).
Implementazione del triangolo del project management
Sei arrivato fin qui. Ma conoscere la teoria alla base del triangolo del project management ed essere in grado di metterla in pratica sono due cose diverse.
Padroneggiare il PMT e tutti i suoi allegati vantaggi può richiedere anni ed è qualcosa che molte persone studiano all'università o al college per conseguire una laurea in economia aziendale, management, imprenditoria e finanza.
In questa sezione discuteremo di come puoi applicare le tue nuove conoscenze teoriche al mondo reale dell'aziendale e del project management. Prima di tutto, però, merita una menzione il fatto che non devi fare tutto da solo. Oggi, sia i project manager che i client hanno accesso a strumenti digitali online davvero impressionanti e utili.
Uno dei software di project management digitale più popolari è ClickUp, che offre agli utenti varie funzioni fondamentali per un efficace bilanciamento dei vincoli, la gestione dei cambiamenti e l'organizzazione del team.
I project manager possono affidarsi a ClickUp per pianificare, gestire e monitorare i propri progetti. E poiché l'intera piattaforma è personalizzabile, i team possono configurarla in base alle proprie preferenze di flusso di lavoro, che si tratti di un approccio tradizionale o agile alla project management o di qualsiasi altro.
Ecco alcune delle funzionalità/funzioni più importanti offerte da ClickUp:
- Chiarissima visualizzazione delle risorse tramite viste personalizzate, come la vista Carico di lavoro
- Un strumento di monitoraggio del tempo globale che lavora ovunque
- Una serie di modelli per la gestione dei flussi di lavoro del team
- Strumenti di collaborazione come lavagna online, visualizzare la chat, commenti assegnati e altro ancora
- Funzionalità/funzione di email integrata nell'app che consente di inviare e ricevere email all'interno di ClickUp
- Monitora lo stato di avanzamento del tuo progetto tramite un'intuitiva vista Bacheca
- Gestisci il tempo e le risorse con i grafici Gantt
Diamo un'occhiata a come ClickUp può aiutarti a mettere in pratica gli insegnamenti del triangolo del project management in un intervallo di scenari.
1. Gestione dei costi
In qualsiasi progetto, gran parte del budget iniziale viene rapidamente esaurito a causa dell'inefficienza. Che si tratti di dedicare troppo tempo a attività di bassa priorità o di assegnare efficacemente le risorse e ridurre i costi attraverso la razionalizzazione delle attività del team, la gestione dei costi è chiave per mantenere un triangolo di progetto equilibrato.
Le funzionalità di gestione delle risorse di ClickUp sono progettate specificamente per aumentare l'efficienza dei team di qualsiasi dimensione, in particolare quelli che lavorano da remoto. Offre funzionalità che ti aiutano a visualizzare le risorse a colpo d'occhio, migliorare la comunicazione e la collaborazione del team e monitorare lo stato.
2. Gestione del tempo
Non sempre è possibile modificare una scadenza prestabilita o accelerare i processi di terze parti, come, per esempio, la consegna dei materiali. Alcune cose sfuggono al tuo controllo. Ecco perché, in qualità di project manager, è fondamentale gestire con attenzione il tuo tempo, la sequenza complessiva del progetto e il tempo del tuo team.
ClickUp offre due funzionalità/funzione uniche che consentono ai project manager di eccellere nella gestione del tempo. Tu e il tuo team potete utilizzare lo strumento di monitoraggio del tempo globale di ClickUp, che funziona sia in modo attivo che retroattivo. Lo strumento di monitoraggio del tempo è disponibile su tutti i dispositivi, compresi gli smartphone, il che significa che il tuo team può tenere sotto controllo il proprio lavoro ovunque si trovi, massimizzando l'efficienza e riducendo al minimo le interruzioni nella sequenza del tuo progetto.
Inoltre, puoi utilizzare i loro modelli di carico di lavoro dei dipendenti per aiutarti a gestire il tempo del tuo team, allocare le risorse e rivalutare la capacità dei singoli membri del team di assumere nuove attività su base settimanale. Monitorare il carico di lavoro del tuo team può aiutarti ad assegnare compiti nuovi o più complessi ai membri del team o a valutare chi è in ritardo o sovraccarico di lavoro.
bonus: modelli di pianificazione della capacità
3. Gestione dell'ambito
Infine, per essere un project manager di successo, devi essere in grado di negoziare l'equilibrio tra costi e tempi, manipolando e gestendo anche l'ambito complessivo del tuo progetto. Ciò può significare ampliarne l'ambito se ti ritrovi con più tempo e denaro a disposizione di quanto pensassi in precedenza, oppure ridurne l'ambito in alcune aree chiave se sei a corto di risorse o la scadenza si avvicina rapidamente.
ClickUp offre un enorme aiuto nella gestione dell'ambito di applicazione con il modello ClickUp Scope of Work Template. Puoi utilizzare questa risorsa come guida per raccogliere e documentare l'ambito di applicazione del progetto, i risultati finali, le attività cardine e altro ancora.
Inoltre, puoi utilizzare il modello di suddivisione dell'ambito di ClickUp per suddividere in modo ordinato la versione macro dei risultati finali del tuo progetto in microattività e attività cardine e monitorare i progressi del tuo team man mano che procedi.
Bonus: software per la struttura di suddivisione del lavoro ( WBS )
Inizia a utilizzare il triangolo del progetto e ClickUp per gestire i tuoi progetti
Senza un project manager efficace, anche il progetto più semplice è destinato al fallimento; il fallimento si misura in base alla misura in cui un progetto ha rispettato o meno il budget, i tempi e l'ambito previsti. È interessante notare che, mentre le aziende e le società di grandi dimensioni hanno project manager dedicati in ruoli con il titolo, in realtà ogni azienda ne ha uno.
Anche se il piccolo caffè indipendente all'angolo della tua strada ha solo tre membri, uno di loro ricoprirà il ruolo di project manager, con una probabilità del 100% senza nemmeno rendersene conto.
E poiché ogni azienda ha bisogno di un project manager (e di uno bravo), è fondamentale che ogni project manager abbia accesso agli strumenti giusti per svolgere il proprio lavoro. Il triangolo del project management, abbinato a un software di gestione come ClickUp, è una combinazione vincente. 🤝
Autore ospite:
Veselin Mladenov è il Manager di Contenuto di ThriveMyWay.
Ha più di 10 anni di esperienza nel marketing aziendale e nel commerciale e ha deciso di seguire la sua passione per il marketing digitale e la creazione di contenuto.