Triangolo del project management – Bilanciare ambito, tempo e costi

Le aspettative dei clienti, la natura imprevedibile dei moderni ambienti di lavoro e le risorse limitate rendono difficile la gestione del cliente, del team e dei progetti.

Per questo motivo, i project manager sono diventati una parte essenziale di quasi tutte le aziende, indipendentemente dalla loro dimensione o dal settore, in ordine a gestire i progetti e facilitare le comunicazioni tra client e team.

In questo articolo vi spiegheremo che cos'è il triangolo del project management, come funziona, perché funziona e come potete utilizzare gli strumenti di project management per implementare questo triangolo nel vostro ruolo di project manager.

Cos'è il Triangolo del project management e come funziona?

A seguito di decenni di ricerca sulle best practice del project management, uno dei pilastri fondamentali del lavoro è stato definito il Triangolo del Project Management (PMT).

Il PMT, noto anche come Triangolo d'oro, Triangolo di ferro e Triangolo a tre vincoli, è l'arma segreta nell'arsenale del project manager, in quanto fornisce un aiuto visivo e un quadro concettuale e pratico per un esito positivo del management.

Il Triangolo del project management esiste dagli anni '50 e continua ad evolversi. Oggi esiste una versione britannica, una versione statunitense (quest'ultima è il nostro obiettivo) e una versione chiamata Triangolo Agile, ricostruita specificamente per il project management Teams agile . Tuttavia, a distanza di 70 anni, i principi fondamentali del Triangolo di Ferro rimangono efficaci oggi come all'inizio.

Passiamo ora a vedere come funziona.

Il Triangolo d'Oro del project management è un ausilio visivo con un triangolo i cui tre lati rappresentano i tre punti cardine del progetto vincoli che incidono sulla qualità complessiva del prodotto finale di un progetto (rappresentato dallo spazio planare al centro del triangolo).

Ecco i tre elementi di un triangolo di progetto:

1. Costo
2. Tempo
3. **Ambito di applicazione

via kindpng.com È compito del project manager gestire questi tre fattori in quanto influenzano il team del progetto, la qualità del prodotto finale e, in definitiva, l'esito positivo del progetto.

Il PMT lavora perché dimostra come questi tre fattori siano collegati con semplicità, il che lo rende ideale per comunicazione con il cliente . Ogni progetto viene stabilito con una bilancio del progetto (costo), una scadenza (costo) e un obiettivo finale di dimensioni, grandezza e complessità variabili ( ambito del progetto ).

Questo triangolo rappresenta anche l'equilibrio che deve essere mantenuto tra i tre vincoli. In altre parole, se una variabile cambia, è necessario apportare modifiche alle altre due per ripristinare l'equilibrio.

Ad esempio, se una scadenza viene prorogata e il tempo a disposizione diminuisce, è necessario aumentare i costi o ridurre la portata per garantire il rispetto della nuova scadenza e la qualità del prodotto.

I tripli vincoli del triangolo del project management

Il PMT è chiamato anche Triangolo di ferro perché i tre lati (tempo, costo del progetto, ambito) possono essere considerati come forze opposte tra loro.

In altre parole, i punti del PMT si allontanano naturalmente l'uno dall'altro. Ad esempio, se l'ambito si insinua o i costi iniziano a lievitare, il triangolo diventerà sproporzionato e si romperà, perdendo la qualità in esso contenuta.

Per l'esito positivo del progetto il project manager deve negoziare attentamente le relazioni tra i tre vincoli per mantenere un triangolo forte e rigido. Tuttavia, ci sono tipi specifici di relazioni tra alcuni vincoli che non possono essere modificati:

• Relazioni direttamente proporzionali
• Relazioni inversamente proporzionali

È importante conoscere la differenza tra i due.

La relazione tra l'ambito e i costi e i tempi è direttamente proporzionale. Se si aumenta il l'ambito di un progetto il costo e/o il tempo dovranno aumentare. Allo stesso modo, se si decide di diminuire la portata di un progetto, ci sarà spazio per una parallela diminuzione dei costi e dei tempi.

La relazione tra costo e tempo, tuttavia, è inversamente proporzionale. Questi due vincoli devono essere bilanciati spostandoli in direzioni opposte.

Ad esempio, se riducete il budget di un progetto, dovrete posticipare (aumentare) la sua scadenza. Allo stesso modo, se doveste trovarvi improvvisamente di fronte a una stretta temporale, dovreste aumentare i costi per far fronte alle nuove esigenze.

Vediamo di scomporre ulteriormente ogni vincolo.

via onlyoutreach.com

1. Tempo

I vincoli di tempo imposti a un progetto sono spesso tra i più difficili da controllare e possono persino sfuggire al vostro controllo fin dall'inizio. Nel triangolo del progetto, il tempo si riferisce quasi sempre alla scadenza stabilita dal cliente. È la data in cui si vuole avere il prodotto finito i prodotti del progetto nelle loro mani.

Tuttavia, ci sono molti altri elementi che contribuiscono al vincolo temporale e di cui il project manager deve essere consapevole.

Il tempo comprende anche i seguenti elementi:

• Il numero di ore che il team dovrà dedicare al lavoro
• I tempi che intercorrono tra ogni singoloattività cardine del progetto* Il tempo di base richiesto per completare alcuni processi
• Il tempo aggiuntivo richiesto come cuscinetto di sicurezza

Fattori come i tempi di consegna delle risorse e dei materiali contribuiscono alla gestione del primo vincolo del Triangolo di Ferro.

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Anche se la scadenza stabilita rimane fissa, ritardi o sconvolgimenti di altri elementi all'interno del vincolo temporale richiederanno aggiustamenti dei costi o dell'ambito per riequilibrare il progetto e garantirne l'esito positivo.

Ecco una rapida panoramica di alcune delle occorrenze più comuni che possono influire sul vincolo temporale di un progetto:

• Ritardi nella consegna di risorse e materiali da parte di fornitori terzi
• L'aggiunta di nuove consegne all'ambito di un progetto da parte del client
• Scarsa stima della durata stimata di alcune attività o attività cardine del progetto
• Malattia o assenza di membri chiave del team

Sebbene il PMT richieda ai project manager di bilanciare i tre vincoli per avere una funzione positiva, è anche importante ricordare che ci sono cose che si possono fare in modo proattivo per ridurre al minimo le interruzioni del tempo e gestire meglio il tempo . Questi includono:

• Incanalare risorse e talenti aggiuntivi su un'attività per completarla più velocemente
• Rivalutare la necessità del programma delle attività e rimuovere quelle non più necessarie
• Creare un team in grado di lavorare in modo multitasking e competente
• Assegnare le attività in base al talento del team (ad esempio, assegnare le attività più complesse ai lavoratori più qualificati)
• Gestire fin dall'inizio le aspettative dei client in termini di scadenze

2. Costo

Quasi tutti i progetti hanno un budget stabilito all'inizio del lavoro. In qualità di project manager, sarete spesso responsabili di stabilire questo budget in base ai costi percepiti e stimati relativi a un numero di fattori diversi, tra cui materie prime, strutture, inventario, attrezzature, strumenti e talento (personale).

Un buon budget è realistico e tiene conto del portafoglio del cliente, mentre un cattivo budget non riesce a monitorare i propri costi kPI finanziari e viene superato alle prime variazioni di tempo o di scopo.

Tuttavia, non spetta sempre a voi come project manager suggerire un budget. Spesso è il cliente a stabilire il budget.

Ad esempio, un cliente che si rivolge a un'officina personalizzata per rinnovare la vecchia auto del padre potrebbe essere disposto a spendere solo $$$a. Questo lascia al project manager dell'officina il compito di manipolare l'ambito del progetto e le scadenze, in ordine alle richieste di budget del client.

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Se in questo scenario il client imposta anche la scadenza (e diciamo che la scadenza è ravvicinata), il project manager deve limitare fortemente la portata complessiva del rinnovamento per favorire un equilibrio tra tempi e costi.

Purtroppo, ci sono altri fattori che possono influenzare i costi e l'esito positivo del progetto. Ecco un elenco di fattori comuni che influenzano negativamente i vincoli di costo di un progetto:

• Variazioni improvvise del prezzo delle materie prime
• Costi aggiuntivi di reclutamento in seguito a modifiche del personale
• Formazione aggiuntivarequisiti da parte del personale per attività specializzate del progetto
• Nuove consegne aggiunte all'ambito del progetto da parte di un client

Ecco alcune cose che il project manager può fare per gestire meglio i costi:

• Imparare ad allocare (e riallocare) efficacemente le risorse tra le attività e le attività cardine del progetto
• Negoziare i costi con appaltatori e fornitori per abbassarli il più possibile
• Considerare alternative a basso costo per le risorse più costose
• Ridurre la portata del progetto eliminando le attività non necessarie

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3. Ambito di applicazione

L'ambito si riferisce alla dimensione complessiva del progetto. È il vincolo più difficile da definire, ma può essere considerato semplicemente come la visione finale del client.

L'ambito o la dimensione di un progetto dipendono da molti fattori diversi. Tra questi vi sono i seguenti:

• La qualità complessiva del progetto
• La sua complessità, il numero o la dimensione dei risultati da ottenere
• Il livello di dettaglio richiesto
• Il numero di funzionalità/funzione che il prodotto finale dovrà avere
• La capacità del prodotto finale (ad esempio, il numero di spettatori di un festival che può contenere un locale pop-up)

In sostanza, più un progetto è complesso e coinvolto (ad esempio, il lancio di un nuovo satellite nello spazio), più grande è la sua portata e più tempo e risorse dovranno essere assegnati ad esso per mantenere l'equilibrio del triangolo del progetto.

Al contrario, quanto più semplice e lineare e collaudato è un progetto (ad esempio, la costruzione di un modellino di satellite per un film ambientato nello spazio), tanto minore sarà la sua portata e tanto minore sarà il tempo e le risorse di cui avrà bisogno per raggiungere l'esito positivo del progetto.

Spesso, l'ambito è la variabile che può essere regolata con maggiore flessibilità per tener conto di modifiche impreviste e inevitabili apportate dal client o da terzi.

Il vincolo dell'ambito del Triangolo del Project Management può essere influenzato da molti fattori, tra cui:

• L'aggiunta di prodotti da parte del client
• Inseguimento dell'ambito
• Riduzione del budget del cliente
• Modifica della scadenza del progetto
• Scarso piano dei requisiti del progetto fin dall'inizio

Alcuni dei metodi che potete utilizzare come project manager per mantenere l'ambito di un progetto sono:

• Implementazione di un sistema dipiano di gestione del cambiamento opiano di esito positivo* Prorogare la scadenza
• Riassegnare le risorse al progetto o meno
• Rivalutare la necessità di ogni nuova attività man mano che ci si avvicina ad essa

$$$a I vantaggi dell'utilizzo di un triangolo di project management

Il Triangolo del Project Management non è solo un modo di pensare alla pianificazione e alla gestione dei progetti; è uno strumento di utilità verificabile con il quale si può diventare un project manager di esito positivo.

La bellezza del triangolo del progetto è che offre, tra gli altri vantaggi, una certa flessibilità:

1. Comunicazione con il cliente

I clienti possono arrivare da voi con una visione abbastanza chiara in testa, ma questo non significa che siano necessariamente consapevoli della miriade di complessità, come la linea di fornitura o i requisiti di formazione specialistica. Potete usare il Triangolo del Project Management come un aiuto visivo chiaro e conciso per aiutare l'inserimento del cliente e per apprezzare meglio l'interazione tra budget, scopo e scadenza.

2. Gestione del cambiamento Un triangolo di progetto vi permette di vedere e di agire in modo efficiente su qualsiasi modifica apportata a uno dei tre progetti

vincoli del progetto . L'utilizzo del PMT nel project management consente di creare un'analisi completa del progetto piani di gestione del cambiamento per garantire che il team sia preparato e resiliente ai cambiamenti.

3. Chiarimenti sulle priorità

Essere consapevoli dell'interazione tra i tre vincoli di costo, tempo e portata consente di stabilire rapidamente le priorità chiave di un progetto. Da fare in questo modo si riconoscono immediatamente i KPI o le attività cardine che aiutano a capire chiaramente quali sono i risultati che voi e i membri del team dovete raggiungere per mantenere la qualità del prodotto finale e garantire l'esito positivo del progetto.

4. Riduzione del rischio

Il Triangolo del Project Management riduce il rischio complessivo di fallimento del progetto. Gestendo le aspettative del cliente, assicurando che le modifiche impreviste ai vincoli fondamentali possano essere facilmente assorbite e impostando priorità chiare per l'ambito del progetto con un PMT, i project manager possono controllare meglio il progetto e regolarsi di conseguenza.

Che cos'è il Triangolo Agile?

Simile per concezione e funzione al Triangolo del Project Management, i team e i professionisti Agile hanno sviluppato una propria interpretazione, che chiamano Triangolo Agile.

La motivazione alla base della creazione del Triangolo Agile è stata quella di creare maggiore flessibilità. Il Triangolo del Project Management tradizionale era troppo rigido e poteva essere sensibile ai cambiamenti all'interno dei tre vincoli.

Nel Triangolo Agile, i tre lati (o punti) sono invece etichettati come: Valore, Qualità e Vincoli. Si noti che qui l'intero Triangolo del Project Management è stato confinato in un solo lato o angolo del Triangolo Agile.

via Project Management.com Il vantaggio di Agile È che dà maggior peso alla qualità del progetto e al valore del prodotto finale per il client. I vincoli, pur rimanendo tre, diventano un fattore unico nella gestione complessiva di un progetto.

Ad esempio, se un team sta sviluppando un'app utilizzando il Triangolo di Agile per il project management e il client vuole aumentare il numero di funzioni che l'utente finale può completare con l'app (cioè aumentare il valore), il gestore del progetto dovrà abbassare la qualità complessiva dell'app e aumentare alcuni o tutti i vincoli (più soldi, più tempo, maggiore portata).

Implementazione del Triangolo del Project Management

Quindi, siete arrivati fino a questo punto. Ma conoscere la teoria del Triangolo del Project Management e riuscire a metterla in pratica sono due cose diverse.

La padronanza del PMT e di tutti i vantaggi ad esso allegati può richiedere anni ed è qualcosa che molte persone studiano all'università o all'istituto superiore per laurearsi in ambito aziendale, gestionale, imprenditoriale e finanziario.

In questa sezione parleremo di come applicare le conoscenze teoriche appena acquisite al mondo reale dell'azienda e del project management. Prima, però, vale la pena di menzionare che non dovete andare avanti da soli. Oggi, sia i project manager che i client hanno accesso ad alcuni strumenti aziendali digitali online davvero impressionanti e davvero utili.

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Uno dei più popolari strumenti digitali software per il project management è ClickUp, che offre agli utenti varie funzioni integrali per un efficace bilanciamento dei vincoli, la gestione dei cambiamenti e l'organizzazione del team.

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Vediamo come ClickUp può aiutarvi a mettere in pratica gli insegnamenti del Triangolo del Project Management in un intervallo di scenari.

1. Gestione dei costi

In ogni progetto, gran parte del budget iniziale viene rapidamente consumato a causa dell'inefficienza. Che si tratti di troppo tempo speso a lavorare su attività a bassa priorità o di assegnare efficacemente le risorse e ridurre i costi razionalizzando l'attività del team, la gestione dei costi è la chiave per mantenere un triangolo di progetto equilibrato.

È semplice aggiungere valori monetari alle attività per tenere sotto controllo i budget dei progetti Funzionalità/funzione di ClickUp per la gestione delle risorse sono progettate specificamente per aumentare l'efficienza dei team di qualsiasi dimensione, in particolare di quelli che lavorano da remoto. Offre funzionalità/funzione che aiutano a visualizzare le risorse a colpo d'occhio, a migliorare la comunicazione e la collaborazione del team e a monitorare lo stato.

2. Gestione del tempo

Non è sempre possibile modificare una scadenza prefissata né accelerare i processi di terzi, come ad esempio la consegna dei materiali. Alcune cose sono fuori dal vostro controllo. Ecco perché, in qualità di project manager, è fondamentale gestire con attenzione il proprio tempo , la Sequenza generale del progetto e il tempo del team.

ClickUp offre due funzionalità/funzione uniche che permettono ai project manager di eccellere nella gestione del tempo. Voi e il vostro team potete utilizzare Lo strumento globale di monitoraggio del tempo di ClickUp che lavora sia in modo attivo che retroattivo. Lo strumento di monitoraggio del tempo è disponibile su tutti i dispositivi, compresi gli smartphone, il che significa che il team può tenere sotto controllo il proprio lavoro ovunque si trovi, massimizzando l'efficienza e riducendo al minimo le interruzioni della Sequenza del progetto.

Inoltre, è possibile utilizzare il loro Modelli di Carico di lavoro per i dipendenti per aiutarvi a gestire il tempo del vostro team, ad allocare le risorse e a rivalutare la capacità dei singoli membri del team di assumere nuove attività su base settimanale. Monitoraggio del carico di lavoro del team può aiutarvi ad assegnare attività nuove o più complesse ai membri del team o a valutare chi è rimasto indietro o è sovraccarico di compiti.

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Modelli per il piano di capacità_

3. Gestione dell'ambito

Infine, per essere un project manager di successo, dovete essere in grado di negoziare l'equilibrio tra costi e tempi, manipolando e gestendo anche l'ambito complessivo del progetto. Ciò può significare ampliare la portata del progetto se ci si ritrova con più tempo e denaro a disposizione di quanto si pensava in precedenza o ridurre la portata in alcune aree chiave se si è a corto di risorse o se la scadenza si avvicina rapidamente.

ClickUp aiuta enormemente nella gestione dell'ambito grazie alla funzione Modello di ambito di lavoro di ClickUp . Questa risorsa può essere utilizzata come guida per raccogliere e documentare l'ambito del progetto, i deliverable, le attività cardine e altro ancora.

Inoltre, è possibile Modello di ripartizione dell'ambito di lavoro di ClickUp per consentirvi di suddividere ordinatamente la versione macro dei deliverable del vostro progetto in microattività e attività cardine, monitorando man mano lo stato di avanzamento del vostro team.

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Struttura di ripartizione del lavoro

( WBS )

Iniziare a usare il Triangolo del progetto e ClickUp per gestire i progetti

Senza un project manager efficace, anche il più semplice dei progetti è destinato a fallire; il fallimento si misura in base alla misura in cui un progetto ha raggiunto o meno il suo budget, i suoi tempi e il suo scopo. È interessante notare che, mentre le aziende e le società più grandi hanno project manager dedicati in ruoli con questo titolo, in realtà ogni azienda ne ha uno.

Anche se il piccolo bar indipendente all'angolo della vostra strada ha solo tre membri del personale, uno di loro opererà come project manager, probabilmente senza nemmeno rendersene conto.

E poiché ogni azienda ha bisogno di un project manager (e di uno bravo), è fondamentale che ogni project manager abbia accesso agli strumenti giusti per il suo lavoro. Il Triangolo del Project Management, abbinato a un software di gestione come ClickUp, è una combinazione vincente. 🤝

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scrittore ospite:**_

Veselin Mladenov è il responsabile dei contenuti di ThriveMyWay.

Ha più di 10 anni di esperienza nel marketing aziendale e commerciale e ha deciso di seguire la sua passione per il marketing digitale e la creazione di contenuti.