Se siete alle prime armi con la gestione del progetto, potreste essere entusiasti, ma anche un po' nervosi per il grande lavoro che vi aspetta e per le pesanti aspettative del vostro team e dei vostri capi.
Se invece avete già un po' di esperienza, probabilmente vi sentite sicuri delle vostre capacità, ma consapevoli delle sfide di ogni nuovo progetto. Sapete anche che l'adattamento e la modifica del vostro approccio portano a un esito positivo del progetto e consolidano la vostra esperienza.
Che siate principianti o professionisti, vi proponiamo 10 tecniche di project management che vi aiuteranno a superare qualsiasi progetto. La parte migliore? Sono applicabili a qualsiasi settore e dimensione del progetto. Scommettiamo che in questa carrellata scoprirete alcune gemme che vi sfideranno a provare qualcosa di nuovo. 💎
Che cos'è il Project Management?
Il Istituto di Project Management (PMI) definisce il project management come "l'uso di conoscenze, competenze, strumenti e tecniche specifiche per fornire qualcosa di valore alle persone"
Ciò implica l'identificazione della necessità di un progetto, l'impostazione degli obiettivi da raggiungere e quindi l'attenzione ai dettagli: la pianificazione di ciò che deve essere fatto, l'esecuzione del piano, il monitoraggio dello stato di avanzamento, la gestione di eventuali sorprese che si presentano lungo il percorso e, infine, la consegna del progetto completato.
I project manager supervisionano il processo, assicurano che le attività siano rispettate e aiutano a raggiungere i risultati desiderati del progetto. 💯
10 Tipi di tecniche di project management
Per garantire l'esito positivo dei progetti, è necessaria una varietà di tecniche di strumenti di project management e tecniche a vostra disposizione.
Ecco un elenco di 10 tecniche uniche che vale la pena esplorare. Vi spiegheremo cosa sono, come usarle e quando.
1. Struttura di ripartizione del lavoro (WBS)
I progetti sono per loro natura complessi, per questo la Tecnica della WBS è utile nella fase di pianificazione del progetto. Consente di suddividere un progetto in due parti gli oggetti di un progetto in attività piccole e realizzabili.
Le cose si semplificano quando si arriva ai "pacchetti di lavoro" (le attività più piccole che non possono essere ulteriormente suddivise). Potete assegnare i singoli compiti al vostro team, assegnare le risorse, fissare le scadenze e monitorare lo stato del progetto man mano che le attività vengono completate.
I modelli di WBS, come quello di Modello di ripartizione del lavoro di ClickUp il modello di ripartizione del lavoro di ClickUp rende meno intimidatorio l'approccio estremo al project management. Si tratta di un modello di lavagna online con forme, note adesive e connettori per mappare la WBS. Inoltre, potete invitare il vostro team a intervenire e apportare modifiche in tempo reale, in modo da coprire ogni dettaglio prima dell'inizio del progetto.
Gestire i progetti utilizzando una struttura di ripartizione del lavoro in ClickUp vista Elenco
Vedi questi_ **Strumenti per la WBS !
2. Cascata
Il Tecnica a cascata è un approccio lineare e sequenziale al completamento di un progetto ed è una delle più antiche tecniche di project management. Consiste nel raggruppare le attività in una serie di fasi e nel completare ogni fase prima che inizi la successiva. Queste fasi includono tipicamente:
- Requisiti: Raccolta dei dettagli della produttività
- Progettazione: Piano di costruzione del prodotto
- Implementazione: Attuazione del piano
- Test: Verifica se il prodotto soddisfa i requisiti iniziali
- Distribuzione: Consegnare il prodotto al client o all'utente finale
- Manutenzione: Risolvere eventuali problemi che si presentano durante l'utilizzo del prodotto
A differenza del metodologia agile questa tecnica presuppone che il vostro requisiti del progetto sono ben definiti ed è improbabile che cambino. Questo è tipicamente vero per progetti come il piano degli eventi, la costruzione, la produzione e la pubblicazione di libri.
3. Mischia
Scrum è una tecnica di project management agile molto diffusa, spesso utilizzata dai team di sviluppo software per l'esecuzione dei progetti. In Scrum, voi e il vostro team di progetto iniziate a creare un elenco principale di cose da fare chiamato "product backlog" 📝
All'inizio di uno "sprint" - che è una fase di lavoro breve e mirata che di solito dura due settimane (massimo un mese) - il vostro team sceglie le attività con la massima priorità dal product backlog. Queste attività scelte (dette anche sprint backlog) diventano l'obiettivo principale di quello sprint.
Rimanere agili durante lo sprint delle attività con il proprio team
Per rimanere in corso, avrete standup quotidiani (riunioni mattutine di 15 minuti), guidati dallo Scrum master per discutere lo stato e affrontare eventuali problemi. Utilizzare Scrum per progetti complessi in cui le esigenze possono cambiare a causa di cambiamenti del mercato o di feedback continui, o quando la comunicazione regolare è la chiave per mantenere il progetto senza intoppi.
4. Kanban
Il Kanban è un metodo agile versatile utilizzato in diversi settori, grazie al suo layout semplice per visualizzare le attività del progetto e il loro stato. Un tipico metodo di Bacheca Kanban è diviso in tre colonne: da fare, In corso e Da fare.
Per iniziare, spostate il lavoro dall'elenco principale delle attività alla colonna Da fare, poi a In corso quando si sta lavorando e infine a Da fare una volta completato. A differenza di Scrum, non c'è una Sequenza rigida per stabilire quando le attività devono essere completate. Tuttavia, per evitare di sovraccaricare il team, è bene impostare un numero massimo di attività per ogni colonna, ovvero un limite di lavoro in corso (WIP).
Creare il perfetto Flusso di lavoro agile e costruite un sistema Kanban flessibile per visualizzare il vostro lavoro e migliorare il project management con la vista Bacheca di ClickUp La visualizzazione Kanban digitale di ClickUp consente di creare, aggiornare e gestire facilmente la bacheca online e da qualsiasi dispositivo. È possibile creare tutte le colonne (con etichette personalizzate) che si desidera, impostare i limiti dei lavori in corso (WIP) e spostare le attività trascinandole sulle colonne.
Questa metodologia di project management è perfetta per gestire lavori in corso le cui priorità possono cambiare, come la gestione di un'applicazione live, la gestione dei ticket di supporto o la gestione di blog e pubblicazioni sui social media.
5. Grafico Gantt
Il grafico Gantt è una tecnica pratica per visualizzare tutte le attività del progetto e le date importanti in un colpo d'occhio. Mostra chiaramente l'inizio e la fine di ogni attività, la sua dipendenza l'una dall'altra e le attività cardine.
Costruire Grafici Gantt in ClickUp è facile una volta ottenuta la WBS: si inseriscono le attività, si trascinano sul grafico, si impostano le date di inizio e fine e si collegano le attività dipendenti.
La vista Gantt di ClickUp presenta anche utili funzionalità/funzione di visualizzazione:
- Schema di colori: Codice delle attività in base alla priorità e allo stato
- Filtri: Visualizzazione di attività con un assegnatario specifico, priorità, data di scadenza e altro ancora
- Modalità "Me": Permette ai membri del team di vedere solo le attività a loro assegnate
- Barra di avanzamento: Traccia la percentuale di completamento del progetto man mano che le attività vengono completate
Se lavorate a progetti con molte dipendenze e in cui è fondamentale rispettare le scadenze, il grafico Gantt è la tecnica perfetta per aiutarvi a terminare l'attività. 🎯
Stimate la durata di ogni attività e formate un modulo realistico con l'aiuto di un grafico Gantt
6. Metodo del percorso critico (CPM)
Il CPM indica il percorso critico del progetto dopo aver mappato la durata delle attività e le dipendenze con un grafico Gantt.
Il percorso critico comprende le attività che richiederanno più tempo per essere completate, dettando la data di completamento del progetto. Un ritardo in una di queste attività ritarda l'intero progetto. Pertanto, è necessario monitorarli attentamente per garantire che il progetto rimanga in linea con i tempi. 🗓️
Con i grafici di Gantt di ClickUp, per scoprire il percorso critico basta un clic. È anche possibile vedere il "margine di flessibilità" delle attività, ovvero il tempo extra a disposizione per lavorare senza prolungare la data di fine del progetto. Quindi, se un'attività sul percorso critico è in ritardo, potrete facilmente riorganizzare le vostre attività in modo che lo slack assorba il ritardo.
Identificare il percorso critico del progetto e definire lo slack per le attività flessibili e non critiche nella vista Gantt di ClickUp
7. Gestione degli stakeholder
In ogni progetto ci sono persone che hanno un certo livello di influenza o di interesse per i risultati. Ciò significa che è necessario identificare queste persone prima dell'inizio del progetto. Utilizzando modelli per la mappatura degli stakeholder facilita questo processo.
Una volta identificati i principali stakeholder, conoscete le loro aspettative e preferenze di comunicazione. Quando il progetto è in corso, fornite loro aggiornamenti regolari e programmate sessioni per raccogliere il loro feedback sui problemi chiave.
ClickUp Visualizzazione del calendario dell'IA consente di programmare e monitorare tutte le attività di comunicazione e coinvolgimento degli stakeholder in un unico spazio. È possibile anche la sincronizzazione con Google Calendar per evitare conflitti di programmazione. Inoltre, riceverete promemoria per le riunioni imminenti!
Utilizzate le tecniche di mappatura degli stakeholder su una lavagna online di ClickUp
8. Gestione del valore aggiunto (EVM)
L'EVM è una tecnica per misurare le prestazioni complessive di un progetto in termini di budget e di calendario. Per verificare il livello di prestazioni del progetto da fare in un determinato momento, sono necessari tre valori chiave:
- Valore pianificato (PV): quanto si era pianificato di raggiungere in questo momento
- Valore guadagnato (EV): quanto effettivamente realizzato fino a quel momento
- Costo effettivo (AC): Quanto si è speso fino a questo momento
Questi dati sono necessari per calcolare metriche chiave come l'indice di prestazione dei costi (CPI) e l'indice di prestazione della pianificazione (SPI). Se l'indice CPI è inferiore a uno, si è in ritardo rispetto al budget; se l'indice SPI è inferiore a uno, si è in ritardo rispetto alla tabella di marcia.
Ciò è molto utile per apportare modifiche basate sui dati, come ridurre i costi del progetto, ottenere ulteriori finanziamenti o riallocare le risorse per accelerare i flussi di lavoro.
Calcolate queste metriche automaticamente all'interno di ClickUp con i campi numero e formula. Inoltre, è possibile creare un dashboard personalizzato per visualizzare queste metriche e monitoraggio degli obiettivi del progetto . In questo modo, voi e gli altri progetto coglieranno rapidamente le chiavi di lettura senza passare al setaccio lunghe righe di dettagli del progetto.
9. Gestione del rischio
Il project management consiste nel gestire i rischi potenziali per ridurre al minimo il loro impatto sul progetto. Iniziate identificando le possibili minacce e i colli di bottiglia, come gli intoppi di budget, gli spostamenti di programma, le modifiche dell'ambito e, in casi estremi, le oscillazioni del mercato o i disastri naturali. 🌪️
Analizzate questi rischi con Modello di analisi dei rischi del project management di ClickUp e pianificare le risposte di conseguenza. Nel corso del progetto, monitorate continuamente questi rischi con registri dei rischi per evitare sorprese.
Avete bisogno di un brainstorming di soluzioni? Utilizzate Lavagne online ClickUp o ClickUp mappe mentali . Abbozzare i propri pensieri aiuta a creare strategie solide per contrastare i rischi che si presentano.
Il modello di analisi dei rischi del project management di ClickUp centralizza i rischi del progetto in modo da poter ridurre i problemi in base alla gravità, all'urgenza, ai costi o ad altri fattori
10. Catena critica di project management (CCPM)
Mentre la tecnica del CPM si concentra solo sulla gestione delle sequenze di attività sul percorso critico, il CCPM modifica il percorso critico tenendo conto della disponibilità delle risorse e dei vincoli, per arrivare alla catena critica.
L'obiettivo del CCPM è garantire che la catena critica rimanga ininterrotta allocando strategicamente le risorse, riprogrammando le attività che necessitano contemporaneamente di risorse limitate e aggiungendo buffer per proteggere le attività dai ritardi.
Applicate questa tecnica nei progetti in cui le risorse (come membri di team specializzati e attrezzature) sono limitate e la consegna tempestiva è un obbligo.
5 Modelli di project management
La gestione efficiente di un progetto richiede un equilibrio tra tecnica e strumenti per risparmiare tempo, come ad esempio modelli di project management . Abbiamo raccolto cinque dei migliori per aiutarvi a pianificare, lanciare e monitorare facilmente i vostri progetti.
1. Modello di approccio alla gestione dei progetti di ClickUp
Date il via ai vostri progetti con il modello di ClickUp: basta riempirlo, personalizzarlo ed eseguirlo
Il Modello di approccio al project management di ClickUp è un modello facile da usare per i principianti per pianificare le roadmap dei progetti di tutte le dimensioni, soprattutto quelli che possono essere eseguiti con la tecnica a cascata.
Per iniziare, inserite questi dettagli chiave del progetto nella descrizione del modello, per assicurarvi che tutti siano sulla stessa pagina:
- Titolo del progetto
- Client/organizzazione
- Responsabile del progetto
- Sponsor
- Data dell'ultima revisione
- Tempi di realizzazione
Nella vista Elenco, aggiungete attività nei gruppi Requisiti, Analisi, Progettazione, Esecuzione, Test e Distribuzione. Assegnate le attività al vostro team, impostate le date di scadenza e allegate tutti i file pertinenti di cui il team potrebbe avere bisogno.
Questo modello, come tutti i modelli ClickUp, è completamente personalizzabile. Modificate i record, modificate i campi personalizzati e aggiungete le visualizzazioni del progetto come meglio credete!
2. Modello di quadro di project management di ClickUp
Mappate e codificate a colori le aree chiave del vostro progetto con il modello di Project Management di ClickUp Modello di Project Management di ClickUp è una lavagna online che permette di mappare le aree chiave del progetto. Questo include la definizione del progetto, il calendario previsto, la gestione dei costi, la gestione dei rischi e la gestione della logistica.
Assegnate ogni area di interesse a un membro del team e usate le note adesive per suddividere le attività per ogni area di interesse. Colorate le note adesive in base allo stato delle attività (da fare, in corso, completate), alla priorità (alta, media, bassa) o all'arco di tempo in cui verranno eseguite (come i trimestri 1, 2, 3 e 4).
Se siete alla ricerca di uno spazio flessibile per il brainstorming del team e per creare una visione d'insieme di un progetto complesso, questo modello potrebbe fare al caso vostro.
3. Modello di piano delle attività di ClickUp Project Management
Assicuratevi che il vostro progetto inizi senza problemi con il modello di piano delle attività di Project Management di ClickUp
Il Modello di piano delle attività di Project Management di ClickUp è essenzialmente una tabella di marcia per la fase di pianificazione del progetto. Elenca tutti i passaggi da compiere, dalla definizione dell'obiettivo del progetto al tracciamento del piano di lavoro sequenza del progetto su un grafico Gantt e stimare il budget del progetto. 💰
Assegnate ogni passaggio a un membro del team e impostate una scadenza. Inoltre, rendete più facile rimanere in carreggiata suddividendo ogni attività in attività secondarie e liste di controllo. Ad esempio, quando si crea il concetto di progetto, la lista di controllo copre aree come il background e il significato, ambito del progetto e le parti interessate.
Passate alla vista Bacheca per vedere quali attività il vostro team deve ancora iniziare, quali sono in corso e quali sono terminate. In questo modo, tutto il piano viene terminato senza intoppi e in tempo, in modo che il progetto vero e proprio inizi senza intoppi.
4. Modello di dashboard per il project management di ClickUp
Utilizzate il modello di Project Management Dashboard di ClickUp per gestire il vostro progetto, monitorare la produttività del team e bilanciare i carichi di lavoro in un unico spazio
Il Modello di dashboard per il project management di ClickUp è uno strumento utile per gestire l'intero ciclo di vita del progetto e avere il polso della produttività e delle prestazioni del team.
Organizzate le attività del progetto in diverse fasi: Inizio, Piano, Esecuzione e Chiusura. Per ogni attività, specificate chi è responsabile della riunione, i rischi potenziali e i costi previsti/attuali.
Per vedere chi sta lavorando a cosa, passare alle viste Carico di lavoro e Team. Il modello consente anche di visualizzare la distribuzione delle attività nel team. Questo aiuta a bilanciare i carichi di lavoro per garantire che tutti operino al meglio delle loro capacità.
5. Modello di foglio di calcolo per il project management di ClickUp
Il modello di foglio di calcolo per il Project Management di ClickUp semplifica la gestione dei progetti in una visualizzazione dinamica in stile foglio di calcolo
Se amate i fogli di calcolo, vi piacerà gestire i progetti con il template ClickUp Project Management Modello di foglio elettronico per il project management di ClickUp .
All'interno Vista Tabella è possibile trascinare e rilasciare le colonne per ottenere un layout personalizzato, nascondere quelle che non servono o fissare quelle importanti per un accesso rapido. Oppure passate ad altre viste, come Kanban, Gantt e Calendario, e i dettagli delle vostre attività si sincronizzano perfettamente tra loro.
Per i flussi di lavoro di approvazione, chiedete ai membri del team di aggiornare lo stato di approvazione di ogni attività a Pronto per l'approvazione quando è opportuno. Dopo la revisione, aggiornate lo stato dell'attività a Necessita di revisione o date il via libera con Approvato. 🚦
Usate la visualizzazione Problemi per classificare le attività in base alla loro gravità, da bassa ad alta. Allo stesso modo, la visualizzazione Rischio consente di visualizzare le attività in base al livello di rischio, da alto a basso, o anche senza rischio. Entrambe le visualizzazioni facilitano l'individuazione e la risoluzione dei problemi, in modo che il progetto rimanga in carreggiata.
Eseguire il project management senza problemi con ClickUp
Ogni progetto di esito positivo si basa su tecniche di project management efficaci. Non tutte le tecniche sono adatte a tutti i progetti, quindi valutate attentamente le esigenze del vostro progetto e scegliete il giusto mix di conseguenza.
Con ClickUp, l'implementazione di queste tecniche è estremamente semplice e immediata. In quanto software dedicato al project management, si occupa del lavoro più pesante, consentendovi di concentrarvi sulla strategia del progetto e di soddisfare le vostre esigenze obiettivi di project management e impressionare gli stakeholder e i client. 🤩 Iscrivetevi oggi stesso a ClickUp e provate gratis le funzionalità della piattaforma.