Se chiedete a un professionista degli approvvigionamenti di parlare della sua vita lavorativa, vi offrirà una visualizzazione del suo mondo caotico. Manager degli acquisti sono sempre impegnati a bilanciare diverse priorità contemporaneamente.
Da un lato, sono sottoposti a pressioni da parte di vari stakeholder interni per l'approvvigionamento di materiali e l'assunzione di fornitori, al fine di garantire forniture e servizi di qualità in tempo utile.
A ciò si aggiunge la pressione di garantire che tutti gli acquisti avvengano nel rispetto di budget rigorosi. La funzione di approvvigionamento è anche caratterizzata dalle sfide della catena di fornitura, tra cui l'ottenimento di valutazioni ragionevoli, forniture di qualità e pagamenti tempestivi da parte dei fornitori.
Perché i professionisti dell'approvvigionamento devono affrontare delle sfide? Quali sono le sfide più comuni in materia di approvvigionamento? In che modo la tecnologia può aiutare a risolvere le sfide del procurement?
In questo blog post esaminiamo in dettaglio queste aree, insieme alle soluzioni per semplificare la gestione della catena di fornitura e la processo di approvvigionamento .
Comprendere le sfide dell'approvvigionamento
Prima di passare alle sfide chiave che affliggono i team di procurement, analizziamo il motivo per cui la funzione di procurement deve affrontare delle sfide.
Il reparto acquisti era visto come una funzione amministrativa aziendale, che assicurava la disponibilità di materiali di qualità al momento giusto. Tuttavia, a partire dagli anni 2000, il ruolo degli approvvigionamenti si è ulteriormente ampliato, includendo le preoccupazioni strategiche dell'organizzazione.
Oggi i professionisti dell'approvvigionamento sono responsabili dello sviluppo di strategie che hanno un impatto positivo sui profitti dell'azienda. Devono inoltre ottimizzare le operazioni quotidiane, come la gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori e i controlli di conformità.
La gestione dei fornitori e dei fornitori, la catena di fornitura, l'ottimizzazione dei costi e la riduzione dei rischi sono le ulteriori responsabilità del moderno responsabile degli acquisti.
Tuttavia, i rischi di mercato, le carenze critiche di materie prime, i problemi di commercio globale volatile e l'approccio compiacente alle nuove tecnologie da parte dei leader aziendali stanno spingendo il reparto acquisti sull'orlo del collasso.
8 Sfide comuni negli acquisti
La natura espansiva del processo di approvvigionamento lo espone a diversi rischi e sfide. Le sfide più comuni del procurement sono:
Aumento dell'inflazione
L'aumento del costo delle materie prime sta facendo passare notti insonni ai professionisti del procurement. Fattori come le interruzioni della catena di fornitura, i rischi di consegna, la ristrettezza dei mercati del lavoro e le politiche economiche non favorevoli hanno fatto lievitare i costi.
Il COVID-19 e il perdurare delle guerre sono i due principali fattori che determinano l'aumento del costo dei materiali. Le chiusure intermittenti hanno mantenuto bassa la produttività, aumentando il divario tra domanda e offerta e determinando, in ultima analisi, un aumento dei prezzi.
La Russia e l'Ucraina sono esportatori chiave di energia, ma a causa del conflitto la produzione è bassa, il che fa aumentare la pressione sui team di approvvigionamento che si trovano a disporre di risorse essenziali a prezzi elevati. Dopo l'invasione, i prezzi dell'energia sono aumentati di 20% per cinque mesi .
I responsabili degli acquisti hanno bisogno di aiuto per mantenere strategie di approvvigionamento economicamente vantaggiose a causa del rapido aumento dei prezzi. L'aumento dell'inflazione è quindi una delle principali sfide che i responsabili aziendali dovranno affrontare nel 2024.
Carenza di talenti
Una sfida significativa che le aziende devono affrontare è la necessità di avere più professionisti qualificati nella funzione di approvvigionamento e nel settore della supply chain. Le grandi dimissioni che ha colpito soprattutto il mercato statunitense, e i successivi venti di coda di tipo recessivo hanno mandato in fibrillazione il mercato del lavoro.
Le aziende stanno spingendo gli attuali dipendenti a fare di più con meno per riempire il vuoto. Il personale esistente è quindi sovraccarico di lavoro e in costante esaurimento. La produttività è ai minimi storici e l'assenteismo dei lavoratori è in aumento, complicando ulteriormente la strategia di approvvigionamento.
Nel 2024, i responsabili del procurement dovranno identificare i processi inefficienti che prosciugano il tempo e l'energia della forza lavoro e trovare il modo di automatizzarli.
Gestione dei contratti
La gestione dei contratti è la base per mantenere le relazioni con i fornitori. Sebbene il contratto sia un documento legale che segna l'inizio di una nuova relazione con un fornitore, i suoi oggetti sono molto più ampi.
L'obiettivo è consentire all'azienda di fornire prodotti a un prezzo competitivo. Il contratto garantisce una consegna stabile e di qualità dei materiali e l'economicità complessiva dell'accordo.
Tuttavia, la maggior parte dei team di approvvigionamento non riesce a sfruttare appieno il proprio potenziale a causa di tempi di consegna elevati, processi manuali, problemi legati ai fornitori, mancanza di comunicazione e coordinamento e contratti persi.
Tutto ciò si traduce in mancate opportunità di risparmio, rischi di non conformità normativa, relazioni difficili con i fornitori e scarso processo decisionale. Le aziende hanno bisogno di un sistema di approvvigionamento efficiente per automatizzare e centralizzare il processo di gestione della supply chain.
Dati imprecisi
Nella maggior parte delle aziende, i team che si occupano degli approvvigionamenti gestiscono voce dei dati manualmente. I dati vengono inseriti su fogli di calcolo e sistemi legacy con capacità di automazione e analisi limitate. Poiché i dati vengono gestiti manualmente, sono principalmente incoerenti e soggetti a errori umani.
La conseguenza di un database di cattiva qualità si ripercuote in un processo decisionale scarso e lento. Le aziende perdono opportunità cruciali e si espongono a rischi indesiderati, come l'ordine di scorte in eccesso a causa di discrepanze nei dati relativi al livello delle scorte.
D'altra parte, dati accurati e affidabili permettono ai responsabili degli acquisti di prendere decisioni valide e di ottenere visibilità sui processi di approvvigionamento.
Possono ottenere informazioni in tempo reale e dati accurati sui modelli di domanda, sui rischi di mercato, sulle richieste di consegna e sugli indicatori di performance chiave specifici per i fornitori, come il lead time e il ROI.
Il reparto acquisti delle aziende in rapida crescita dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di una soluzione centralizzata per automatizzare la raccolta e l'analisi dei dati, in modo da rendere più semplice il loro lavoro e i controlli finanziari.
Assenza di comunicazione interna
La scarsa comunicazione interna è una delle sfide più sorprendenti nel settore degli acquisti, in quanto contraddice apertamente le aspettative del management superiore nei confronti del team degli acquisti, che assume il ruolo di leader strategico.
Il team di approvvigionamento lavora in modo indipendente; pertanto, dipende principalmente dalle risorse di altri team, come le informazioni finanziarie e la collaborazione interfunzionale.
Tuttavia, queste informazioni possono arrivare a loro quando esiste una solida rete di comunicazione interna.
Una delle sfide critiche affrontate dal team di approvvigionamento è che lavora in silos; non è a conoscenza della strategia dell'intera organizzazione e ha una comprensione limitata delle esigenze future.
La mancanza di tecnologia rallenta i processi chiave, poiché la voce dei dati è manuale e disorganizzata. Questo riduce anche la capacità di risolvere i problemi attuali e rende l'azienda più vulnerabile ai rischi. Un sistema tecnico è necessario per l'azienda per adattarsi alle mutevoli condizioni aziendali e superare le sfide dell'approvvigionamento.
Gestione dei rischi
I team di approvvigionamento ottengono i migliori risultati quando esiste una solida base per la gestione del rischio. L'approvvigionamento è un processo lungo, influenzato da diversi fattori interni ed esterni.
Questi fattori portano anche a rischi interni, come il comportamento dei dipendenti, ed esterni, più difficili da controllare, come gli eventi globali.
Tuttavia, i seguenti rischi sono in cima all'elenco dei rischi che un responsabile degli acquisti deve gestire nella catena di fornitura:
Istabilità dei prezzi
Attualmente il mercato della supply chain è volatile. Le continue variazioni di prezzo aumentano i costi di approvvigionamento. Poiché i fornitori chiedono più denaro, è essenziale disporre di un budget flessibile per evitare carenze di scorte.
Interruzione della catena di fornitura
Le catene di approvvigionamento possono essere interrotte inaspettatamente da fattori come guerre, problemi politici e disastri naturali. La sfida più grande in questo caso è quella di reperire i materiali da un altro fornitore all'ultimo momento. La chiave è stabilire un sistema di risposta per gestire queste istanze in modo più efficiente, lavorando con un esperto di approvvigionamento.
Frode
Il processo di approvvigionamento è soggetto a frodi da varie fonti: dipendenti, fornitori o appaltatori. Le frodi sulle fatture si verificano di solito quando i fornitori gonfiano i costi e il team di approvvigionamento li approva senza verificarli. La fissazione dei prezzi è un'altra frode frequente, quando gli appaltatori fanno team per aumentare i costi o rinunciare agli sconti.
Problemi con i fornitori
Mantenere relazioni solide e positive con i fornitori costituisce la base per risolvere le sfide di approvvigionamento. Molti problemi con i fornitori sono dovuti a fattori interni, come specifiche e requisiti poco chiari. Se i fornitori comunicano le loro aspettative, sarà più facile gestire consegne di alta qualità.
Allo stesso modo, il fatto di non fare la due diligence sulla valutazione dei fornitori per capire le loro capacità e di non concordare i KPI sono altri fattori che aumentano le tensioni nella gestione delle relazioni con i fornitori.
Assenza di tecnologia
La mancanza di digitalizzazione nei processi di approvvigionamento è un problema per le aziende con piani solidi per scalare le loro operazioni di approvvigionamento. Se le nuove tecnologie non diventano parte integrante delle attività quotidiane, non vedranno mai il pieno potenziale della strategia di approvvigionamento.
La mancanza di tecnologia rallenta i processi chiave, poiché la voce dei dati è manuale e disorganizzata. Questo riduce anche la capacità di risolvere i problemi attuali e rende l'azienda più vulnerabile ai rischi. Le aziende hanno bisogno di un sistema tecnico per adattarsi alle mutevoli condizioni aziendali.
Il ruolo della tecnologia nell'affrontare le sfide dell'approvvigionamento
La tecnologia avrà un ruolo chiave nel superare le principali sfide di approvvigionamento delle aziende. Ecco alcune aree che subiranno la massima trasformazione grazie alla digitalizzazione:
Processi automatizzati
La tecnologia porterà il cambiamento più importante grazie all'automazione di attività di basso valore come le richieste di acquisto, gli ordini di acquisto e l'elaborazione delle fatture. Allo stesso tempo, con l'automazione, l'errore umano diminuisce.
Questo permetterà ai responsabili degli acquisti di liberare i propri impegni e di concentrarsi su attività critiche a livello strategico, come il piano di nuove iniziative strategiche, lo sviluppo di idee di negoziazione con i fornitori e la gestione dei fornitori.
Impiantare un sistema di E-procurement
I sistemi di e-procurement sono software di gestione degli acquisti che automatizza l'intero processo di approvvigionamento da Richiesta di offerta (RFQ) al pagamento. Hanno anche un ruolo importante nell'applicazione delle politiche e nella trasparenza. Il software centralizza tutti i dati e gli strumenti relativi agli acquisti interni, mostrando chiaramente dove è necessario il monitoraggio.
con il modello di richiesta di preventivo click-up , potete comunicare efficacemente con i fornitori
Analisi e reportistica avanzate
La trasformazione digitale consentirà alle aziende di accedere a informazioni più approfondite sui dati di approvvigionamento. Grazie a capacità analitiche avanzate, il team di approvvigionamento può analizzare i big data per identificare modelli di spesa e opportunità di risparmio per valutare le prestazioni dei fornitori.
Gli strumenti di intelligenza artificiale (IA) miglioreranno ulteriormente la previsione della domanda, l'identificazione delle tendenze di mercato e l'ottimizzazione della strategia di approvvigionamento. Queste intuizioni prepareranno la leadership a essere più resistente alle interruzioni della catena di fornitura e ad adottare di conseguenza la strategia di gestione delle scorte.
Miglioramento della collaborazione
La centralizzazione dei dati provenienti da strumenti diversi riunisce tutti i team. Collaborazione in tempo reale tra più reparti non è più un sogno lontano, perché i team possono accedere a tutti i tipi di dati con il software di gestione degli acquisti.
Il software allinea tutti sullo stato di avanzamento e fornisce alle parti interessate una visione d'insieme dell'intero progetto.
Questa è un'ottima opportunità per il reparto acquisti di mantenere la trasparenza con i fornitori, centralizzando le informazioni sul contratto e valutando i rischi software di gestione dei fornitori .
Maggiore innovazione
I leader della produttività saranno finalmente sulla tabella degli stakeholder per contribuire alla strategia aziendale lavorando su idee di innovazione di prodotto.
Possono collaborare con il reparto di ricerca e sviluppo per elaborare piani come rendere il processo di approvvigionamento più sostenibile ed enfatizzare il lavoro con provider che forniscono materiali eco-compatibili.
Consigli generali per superare le sfide dell'approvvigionamento con ClickUp
L'approvvigionamento è un processo lungo e la tecnologia è la risposta alle sfide più pressanti. Tuttavia, le aziende devono selezionare con attenzione il software per semplificare le operazioni.
ClickUp è un software di approvvigionamento avanzato che colma le lacune automatizzando i processi di approvvigionamento. Il automazioni sono perfettamente in linea con i requisiti dei team di approvvigionamento.
Automazioni per attività ripetitive all'interno del processo di approvvigionamento grazie all'automazione di ClickUp
Ci sono funzioni precostituite automazioni di processo preconfezionate flussi di lavoro che potete scegliere e personalizzare in base alle vostre esigenze. Monitoraggio delle richieste di approvvigionamento assegnate ai membri del team e degli aggiornamenti di stato.
ClickUp si integra con gli strumenti esistenti, come Slack e Fogli Google, dandovi la possibilità di collaborare con il vostro team senza dover cambiare finestra e di accedere ai dati all'interno delle chat del team. Avviate discussioni con gli stakeholder interni, ottenete approvazioni e condividete i preventivi nei canali pertinenti.
ClickUp Modello di approvvigionamento consente di semplificare il processo di gestione della supply chain. Tracciate, gestite e monitorate con facilità tutte le attività, come le richieste di assunzione da parte degli stakeholder, l'accettazione di proposte di prezzo da parte di venditori e fornitori e la gestione delle trattative contrattuali e dei flussi di lavoro di approvazione.
Navigate in modo efficace nell'intero processo di approvvigionamento attraverso tabelle, elenchi e documenti per vari scopi utilizzando il modello di approvvigionamento ClickUp
Il database senza codice vi aiuta a visualizzare lo stato di avanzamento in un unico posto. Ottimizzate la comunicazione e la collaborazione con i fornitori e i membri del team, garantendo correttezza e trasparenza.
La gestione della catena di approvvigionamento ha due aspetti: la creazione di un piano d'azione per gli acquisti e una strategia per l'ottimizzazione della catena di approvvigionamento.
Il piano d'azione assicura che tutte le forniture e i servizi siano disponibili in tempo e nel rispetto del budget.
La strategia vi aiuta a essere organizzati, a migliorare la comunicazione e a stare al passo con le trattative.
Il Modello di piano d'azione per l'approvvigionamento di ClickUp da fare in questo modo:
- Disegnando ogni attività, assegnandola ai membri del team e aggiungendo le sequenze temporali
- Definizione delle priorità degli obiettivi per un'esecuzione efficiente
- Condividendo gli aggiornamenti sullo stato di avanzamento con la direzione generale in modo semplice e veloce
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La parte migliore è che ClickUp combina acquisti, documenti, obiettivi, grafici e altro ancora, in modo da evitare di perdere tempo a smuovere più piattaforme per completare un'attività.
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