Se chiedete a un professionista degli acquisti di raccontarvi la sua vita lavorativa, vi offrirà uno sguardo sul suo mondo caotico. I responsabili degli acquisti devono sempre bilanciare diverse priorità contemporaneamente.
Da un lato, subiscono la pressione di vari stakeholder interni affinché acquistino materiali e coinvolgano fornitori per garantire forniture e servizi di qualità tempestivi.
A ciò si aggiunge la pressione di garantire che tutti gli acquisti avvengano nel rispetto di budget rigorosi. La funzione di approvvigionamento è inoltre ostacolata da sfide legate alla catena di fornitura, tra cui l'ottenimento di tariffe ragionevoli, forniture di qualità e pagamenti tempestivi ai fornitori.
Perché i professionisti degli acquisti devono affrontare delle sfide? Quali sono le sfide più comuni nel settore degli acquisti? In che modo la tecnologia contribuirà a risolvere le sfide nel settore degli acquisti?
In questo post del blog esaminiamo questi aspetti in dettaglio, insieme alle soluzioni per ottimizzare la gestione della catena di fornitura e il processo di approvvigionamento.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
- I professionisti degli acquisti faticano a trovare un equilibrio tra le richieste degli stakeholder, i budget e i complessi problemi relativi alla catena di approvvigionamento.
- Il ruolo dell'approvvigionamento si è evoluto e ora comprende contributi strategici aziendali che vanno oltre la semplice amministrazione di base.
- Le sfide chiave includono l'aumento dell'inflazione, la carenza di talenti, la gestione inefficiente dei contratti e l'inesattezza dei dati.
- Una comunicazione interna inadeguata crea compartimenti stagni, ostacolando l'allineamento strategico e l'efficacia delle operazioni.
- I team addetti agli acquisti devono gestire vari rischi, tra cui l'instabilità dei prezzi, le interruzioni della catena di approvvigionamento, le frodi e i problemi con i fornitori.
- La mancanza di tecnologia rallenta i processi e aumenta la vulnerabilità ai rischi
- Soluzioni tecnologiche come l'automazione, i sistemi di e-procurement e l'analisi avanzata possono aiutare ad affrontare queste sfide.
- Strumenti come ClickUp si presentano come soluzioni efficaci per semplificare i processi di approvvigionamento e migliorare la collaborazione.
Comprendere le sfide legate agli acquisti
Prima di passare alle sfide chiave che affliggono i team di approvvigionamento, analizziamo perché la funzione di approvvigionamento deve affrontare delle sfide.
Il reparto acquisti era considerato una funzione amministrativa dell'azienda, che garantiva la disponibilità di materiali di qualità al momento giusto. Tuttavia, a partire dagli anni 2000, il ruolo degli acquisti si è ulteriormente ampliato, includendo anche le questioni strategiche dell'organizzazione.
Oggi, i professionisti degli acquisti sono responsabili dello sviluppo di strategie che abbiano un impatto positivo sui profitti aziendali. Devono inoltre ottimizzare le operazioni quotidiane, come la gestione degli ordini di acquisto e dei fornitori e l'esecuzione dei controlli di conformità.
La gestione dei fornitori e dei venditori, la catena di approvvigionamento, l'ottimizzazione dei costi e la mitigazione dei rischi sono le responsabilità aggiuntive del responsabile degli acquisti moderno.
Tuttavia, i rischi di mercato, la grave carenza di materie prime, i problemi commerciali globali instabili e l'approccio compiacente nei confronti delle nuove tecnologie da parte dei leader aziendali stanno spingendo il reparto acquisti sull'orlo del collasso.
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8 sfide comuni nell'approvvigionamento
La natura espansiva del processo di approvvigionamento lo espone a vari rischi e sfide. Le sfide più comuni nell'ambito degli acquisti sono:
Aumento dell'inflazione
L'aumento del costo delle materie prime sta causando notti insonni ai professionisti degli acquisti. Fattori quali interruzioni della catena di approvvigionamento, rischi di consegna, mercati del lavoro ristretti e politiche economiche poco favorevoli hanno aumentato i costi.
Il COVID-19 e le guerre in corso sono i due principali fattori che determinano l'aumento del costo dei materiali. I lockdown intermittenti hanno mantenuto bassa la produzione, ampliando il divario tra domanda e offerta e portando infine a un aumento dei prezzi.
La Russia e l'Ucraina sono importanti esportatori di energia, ma a causa del conflitto la produzione è bassa, aumentando ulteriormente la pressione sui team di approvvigionamento affinché reperiscano risorse essenziali a prezzi elevati. Dopo l'invasione, i prezzi dell'energia sono aumentati del 20% per cinque mesi.
I responsabili degli acquisti hanno bisogno di aiuto per mantenere strategie di approvvigionamento convenienti a causa del rapido aumento dei prezzi. Ciò rende l'aumento dell'inflazione una delle principali sfide di approvvigionamento che i leader aziendali dovranno affrontare nel 2024.
Carenza di talenti
Una sfida significativa che le aziende devono affrontare è la necessità di professionisti più qualificati nella funzione di approvvigionamento e nel settore della catena di fornitura. La Grande Dimissione, che ha avuto un impatto principalmente sul mercato statunitense, e le successive difficoltà simili a quelle di una recessione hanno mandato in tilt il mercato del lavoro.
Le aziende stanno spingendo i dipendenti attuali a fare di più con meno risorse per colmare il vuoto. Il personale esistente è quindi sovraccarico di lavoro e costantemente esausto. La produttività è ai minimi storici e l'assenteismo sul lavoro è in aumento, complicando ulteriormente la strategia di approvvigionamento.
Nel 2024, i responsabili degli acquisti dovranno identificare i processi inefficienti che consumano tempo ed energie della forza lavoro e trovare il modo di attuare l'automazione.
Gestione dei contratti
La gestione dei contratti è fondamentale per mantenere le relazioni con i fornitori. Sebbene il contratto sia un documento legale che segna l'inizio di una nuova relazione con un fornitore, i suoi obiettivi sono molto più ampi.
L'obiettivo è consentire all'azienda di fornire prodotti a prezzi competitivi. Il contratto garantisce una fornitura stabile e di qualità dei materiali e l'efficacia complessiva dell'accordo in termini di costi.
Tuttavia, la maggior parte dei team di approvvigionamento non è in grado di esprimere appieno il proprio potenziale a causa dei tempi di consegna elevati, dei processi manuali, dei problemi legati ai fornitori, della mancanza di comunicazione e coordinamento e della perdita di contratti.
Ciò si traduce in opportunità mancate di risparmio sui costi, rischi di non conformità normativa, relazioni difficili con i fornitori e decisioni sbagliate. Le aziende hanno bisogno di un sistema di approvvigionamento efficiente per automatizzare e centralizzare il processo di gestione della catena di fornitura.
Dati imprecisi
Nella maggior parte delle aziende, i team addetti agli acquisti gestiscono l'inserimento dei dati manualmente. Inseriscono i dati su fogli di calcolo e sistemi legacy con capacità di automazione e analisi limitate. Poiché i dati vengono gestiti manualmente, sono per lo più incoerenti e soggetti a errori umani.
Le conseguenze di un database di scarsa qualità si ripercuotono su un processo decisionale lento e inadeguato. Le aziende perdono opportunità cruciali e si espongono a rischi indesiderati, come l'ordinazione di scorte in eccesso a causa di discrepanze nei dati relativi al livello delle scorte.
D'altra parte, dati accurati e affidabili consentono ai responsabili degli acquisti di prendere decisioni oculate e ottenere visibilità sui processi di approvvigionamento.
Ottengono informazioni in tempo reale e dati accurati sui modelli di domanda, sui rischi di mercato, sulle richieste di consegna e sugli indicatori chiave di prestazione specifici dei fornitori, come il Lead time e il ROI.
Il reparto acquisti delle aziende in rapida crescita dovrebbe prendere in considerazione l'utilizzo di una soluzione centralizzata per automatizzare la raccolta e l'analisi dei dati, in modo da semplificare il proprio lavoro e le verifiche finanziarie.
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Assenza di comunicazione interna
Una comunicazione interna inadeguata è una delle sfide più sorprendenti nell'ambito degli acquisti, poiché contraddice apertamente le aspettative dei vertici aziendali nei confronti del team addetto agli acquisti, che assume il ruolo di leader strategici.
Il team addetto agli acquisti lavora in modo indipendente; pertanto, ha una dipendenza principale dalle risorse di altri team, quali le informazioni finanziarie e la collaborazione interfunzionale.
Tuttavia, queste informazioni possono arrivare loro quando esiste una solida rete di comunicazione interna.
Una delle sfide critiche che il team di approvvigionamento deve affrontare è quella di lavorare in silos: non è a conoscenza della strategia a livello aziendale e ha una comprensione limitata delle esigenze future.
La mancanza di tecnologia rallenta i processi chiave, poiché l'inserimento dei dati è manuale e disorganizzato. Ciò riduce anche la capacità di risolvere i punti critici attuali e rende l'azienda più vulnerabile ai rischi. È necessario un sistema tecnico affinché l'azienda possa adattarsi alle mutevoli condizioni di business e superare le sfide legate agli acquisti.
Gestione dei rischi
I team di approvvigionamento ottengono i migliori risultati quando esiste una solida base per la gestione dei rischi. L'approvvigionamento è un processo lungo, influenzato da diversi fattori interni ed esterni.
Questi fattori comportano anche rischi interni, come il comportamento dei dipendenti, ed esterni, più difficili da controllare, come gli eventi globali.
Tuttavia, i seguenti rischi sono in cima all'elenco dei rischi di gestione della catena di approvvigionamento dei responsabili degli acquisti:
Instabilità dei prezzi
Attualmente, il mercato della catena di approvvigionamento è volatile. Le continue variazioni dei prezzi aumentano i costi di approvvigionamento. Poiché i fornitori richiedono più denaro, è essenziale disporre di un budget flessibile per evitare carenze di scorte.
Interruzione della catena di approvvigionamento
Le catene di approvvigionamento possono subire interruzioni impreviste a causa di fattori quali guerre, problemi politici e disastri naturali. La sfida più grande in questo caso è quella di reperire i materiali da un altro fornitore all'ultimo minuto. La chiave è stabilire un sistema di risposta per gestire tali istanze in modo più efficiente, collaborando con un esperto di approvvigionamento.
Frode
Il processo di approvvigionamento è soggetto a frodi da varie fonti: dipendenti, fornitori o appaltatori. Le frodi sulle fatture si verificano solitamente quando i fornitori gonfiano i costi e il team di approvvigionamento li approva senza verificarli. La fissazione dei prezzi è un'altra frode frequente in cui gli appaltatori si alleano per aumentare i costi o rinunciare agli sconti.
Problemi relativi ai fornitori
Mantenere relazioni solide e positive con i fornitori è fondamentale per risolvere le sfide legate agli acquisti. Molti problemi con i fornitori sono dovuti a fattori interni, come specifiche e requisiti poco chiari. Se i fornitori comunicano le loro aspettative, sarà più facile gestire consegne di alta qualità.
Allo stesso modo, la mancata valutazione accurata dei fornitori per comprenderne le capacità e il mancato accordo sui KPI sono altri fattori che aumentano le tensioni nella gestione delle relazioni con i fornitori.
Assenza di tecnologia
La mancanza di digitalizzazione nei processi di approvvigionamento è un problema per le aziende che hanno piani solidi per espandere le loro operazioni di approvvigionamento. A meno che le nuove tecnologie non diventino parte integrante delle attività quotidiane, non sarà mai possibile sfruttare appieno il potenziale della strategia di approvvigionamento.
La mancanza di tecnologia rallenta i processi chiave, poiché l'inserimento dei dati è manuale e disorganizzato. Ciò riduce anche la capacità di risolvere i punti critici attuali e rende l'azienda più vulnerabile ai rischi. Le aziende hanno bisogno di un sistema tecnico per adattarsi alle mutevoli condizioni aziendali.
Il ruolo della tecnologia nell'affrontare le sfide legate agli acquisti
La tecnologia svolgerà un ruolo chiave nel superare le principali sfide legate agli acquisti nelle aziende. Ecco alcuni settori che subiranno la massima trasformazione a causa della digitalizzazione:
Processi automatizzati
La tecnologia porterà il cambiamento più significativo automatizzando le attività di scarso valore come le richieste di acquisto, gli ordini di acquisto e l'elaborazione delle fatture. Allo stesso tempo, con l'automazione, diminuiscono gli errori umani.
Ciò consentirà ai responsabili degli acquisti di liberare tempo da dedicare ad attività strategiche fondamentali, come la pianificazione di nuove iniziative strategiche, lo sviluppo di idee per le trattative con i fornitori e la gestione dei fornitori.
Creazione di un sistema di approvvigionamento elettronico
I sistemi di e-procurement sono software di gestione degli acquisti che automatizzano l'intero processo di approvvigionamento, dalla richiesta di preventivo (RFQ) al pagamento. Svolgono inoltre un ruolo significativo nell'applicazione delle politiche e nel garantire una maggiore trasparenza. Il software centralizza tutti i dati e gli strumenti interni relativi agli acquisti, indicando chiaramente dove è necessario un monitoraggio.
Analisi avanzate e reportistica
La trasformazione digitale fornirà alle aziende l'accesso tanto necessario a informazioni più approfondite sui dati relativi agli acquisti. Grazie a funzionalità analitiche avanzate, il team addetto agli acquisti potrà analizzare i big data per identificare i modelli di spesa e le opportunità di risparmio sui costi, al fine di valutare le prestazioni dei fornitori.
Gli strumenti di IA lo miglioreranno ulteriormente con una previsione della domanda, l'identificazione delle tendenze di mercato e l'ottimizzazione della strategia di approvvigionamento. Queste informazioni prepareranno la leadership ad essere più resiliente alle interruzioni della catena di approvvigionamento e ad adottare la propria strategia di gestione dell'inventario di conseguenza.
Migliore collaborazione
La centralizzazione dei dati provenienti da diversi strumenti riunisce tutti i team. La collaborazione in tempo reale tra più reparti non è più un sogno lontano, perché i team possono accedere a tutti i tipi di dati con il software di gestione degli acquisti.
Il software allinea tutti sullo stato e consente agli stakeholder di visualizzare l'intero progetto.
Questa è un'ottima opportunità per il reparto acquisti di mantenere la trasparenza con i fornitori centralizzando le informazioni sui contratti e valutando i rischi utilizzando un software di gestione dei fornitori.
Più innovazione
I responsabili degli acquisti saranno finalmente presenti al tavolo delle parti interessate per contribuire alla strategia aziendale lavorando su idee di innovazione dei prodotti.
Possono collaborare con il reparto R&S per elaborare piani volti a rendere il processo di approvvigionamento più sostenibile e privilegiare la collaborazione con fornitori che offrono materiali ecocompatibili.
Suggerimenti generali per superare le sfide legate agli acquisti con ClickUp
L'approvvigionamento è un processo lungo e la tecnologia è la risposta per risolvere le sfide più urgenti. Tuttavia, le aziende devono effettuare una selezione accurata del software per ottimizzare le operazioni.
ClickUp è un software avanzato per gli acquisti che colma le lacune automatizzando i processi di approvvigionamento. Le funzionalità di automazione sono perfettamente in linea con le esigenze dei team addetti agli acquisti.
Esistono flussi di lavoro predefiniti per l'automazione dei processi che è possibile selezionare e personalizzare in base alle esigenze. Tieni traccia delle richieste di approvvigionamento assegnate ai membri del tuo team e degli aggiornamenti di stato.
ClickUp si integra con i tuoi strumenti esistenti come Slack e Fogli Google, offrendoti la possibilità di collaborare con il tuo team senza dover cambiare finestra e accedere ai dati all'interno delle chat di gruppo. Avvia discussioni con gli stakeholder interni, ottieni approvazioni e effettua la condivisione di preventivi nei canali pertinenti.
Il modello di approvvigionamento di ClickUp consente di semplificare il processo di gestione della catena di fornitura. È possibile effettuare il monitoraggio, la gestione e il controllo di tutte le attività, come le richieste di acquisizione degli stakeholder, accettare le proposte di prezzo dei fornitori e rimanere aggiornati sulle negoziazioni contrattuali e sui flussi di lavoro di approvazione.
Il database no-code ti aiuta a visualizzare lo stato in un unico posto. Ottimizza la comunicazione e la collaborazione con i fornitori e i membri del team, garantendo equità e trasparenza.
Ci sono due aspetti fondamentali per una gestione efficace della catena di approvvigionamento: la creazione di un piano d'azione per gli acquisti e una strategia per l'ottimizzazione della catena di approvvigionamento.
Il piano d'azione garantisce che tutte le forniture e i servizi siano disponibili in tempo e nel rispetto del budget.
La strategia ti aiuta a rimanere organizzato, migliorare la comunicazione e stare al passo con le trattative.
Il modello di piano d'azione per gli acquisti di ClickUp ti aiuta a farlo in questo modo:
- Definire ogni attività, assegnarla ai membri del team e aggiungere le sequenze
- Dare priorità agli obiettivi per un'esecuzione efficiente
- Condivisione rapida e semplice degli aggiornamenti sullo stato con il C-suite
La parte migliore è che ClickUp combina approvvigionamento, documenti, obiettivi, grafici e altro ancora, così non perderai tempo a passare da una piattaforma all'altra per completare un'attività.
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ClickUp AI compila automaticamente i documenti e i modelli di gestione degli acquisti per aumentare la produttività del team e ridurre gli errori umani. Successivamente, converte i piani di approvvigionamento in attività eseguibili in pochi secondi.
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