Per un professionista di qualsiasi settore, rimanere al passo con i cambiamenti ed evolversi di pari passo con il settore man mano che raggiunge nuovi traguardi è fondamentale per mantenere la propria rilevanza e produttività. Il campo del project management richiede questo e molto altro ancora, ed è per questo che ti offriamo questo elenco approfondito di termini relativi al project management per aiutarti nel tuo percorso!
A-E: da Agile a Earned Value Management
Agile
Non accontentarti di nulla di diverso se hai bisogno di un approccio alla project management che consenta un feedback in tempo reale da parte dei clienti in ogni fase dello sviluppo del progetto. L’Agile favorisce la collaborazione, l’organizzazione personale e la scalabilità in base alle esigenze del progetto e delle parti interessate. Suddivide prodotti complessi e di grandi dimensioni in parti brevi e gestibili chiamate sprint e scrum.
Agile project management
La gestione agile dei progetti è un metodo facilmente adattabile utilizzato dagli sviluppatori di software e dai product manager. Suddivide un progetto in fasi che richiedono una revisione periodica delle attività in base al feedback del cliente. Introduce uno stile iterativo e flessibilità nelle tue attività di project management, concentrandosi sulla soddisfazione del cliente e sulla collaborazione.
Pianificazione agile dei progetti
«Non è proprio quello che avevo in mente!» Per evitare questo tipo di feedback da parte dei clienti, prendi in considerazione l’utilizzo della metodologia di progetto scalabile che suddivide un progetto in Sprint della durata di due settimane. Chi non ha bisogno di tempi di consegna record, con feedback, trasparenza, gestione del tempo e rispetto del budget?
Schema
Quando sorge confusione sull’interpretazione dei termini in ambito di programmazione, la colpa è del “blueprint”. Un “blueprint” è un insieme di idee correlate ma leggermente diverse tra loro. Nel campo del project management, questo termine si riferisce anche a una rappresentazione grafica della progettazione di un software. Fornisce una presentazione visiva riassunta di un progetto o di un concetto complesso.
Caso di studio
Un caso di studio è un'analisi approfondita di problemi reali e dell'applicazione dei concetti nella società. Troverai molti aneddoti che conferiscono un aspetto pratico ai concetti teorici relativi a questo termine del project management.
Indice di rendimento dei costi
Quando si valuta la performance di un progetto in relazione al budget, l’indice di rendimento dei costi (CPI) indica se il progetto è economicamente vantaggioso. Rientra nel budget, è al di sotto o al di sopra di esso? La formula è: CPI = valore acquisito (EV) / costo effettivo (AC).
Project management con il metodo della catena critica
Un approccio gestionale che integra l’insieme delle attività, delle sequenze e delle risorse necessarie per garantire il completamento tempestivo di un progetto nel rispetto del budget. Valuta la capacità di un team di completare un progetto in base alle esigenze e alle risorse a sua disposizione.
Metodo del percorso critico
Il percorso critico identifica gli elementi essenziali necessari per completare un'attività. L'obiettivo è migliorare l'efficienza eliminando le attività irrilevanti e che comportano una perdita di tempo. Se necessario, è possibile destinare maggiori risorse alle attività critiche per accelerare il completamento del progetto.
Fattore critico di successo
Il 67% dei progetti fallisce a causa di una cattiva gestione del tempo o delle risorse finanziarie. I project manager più accorti evitano i problemi elaborando un piano strategico. I fattori critici di successo costituiscono il piano strategico o il piano di lavoro che garantisce un esito positivo per il progetto.
I project manager dovrebbero identificare fattori critici ben definiti quali requisiti, attività cardine, risultati attesi, software e piani di comunicazione trasparenti.
Dipendenze
Le interrelazioni nella project management si verificano quando un'attività, una condizione o un'occorrenza dipende dal completamento di un'attività precedente o successiva. Le dipendenze stabiliscono le priorità nelle relazioni tra le attività e il loro ordine per mantenere un flusso di lavoro stabile.
Gestione del valore acquisito
Project management richiede una metodologia quantitativa per la valutazione costante dello stato di avanzamento di un progetto. L’Earned Value Management fornisce parametri per valutare lo stato di avanzamento di un progetto rispetto alla tempistica e allo stanziamento di bilancio. I project manager utilizzano tali metriche per effettuare una previsione dell’andamento del progetto e adeguarsi alle variazioni che si presentano.
F-L: Fast Tracking e Lead time
Monitoraggio accelerato
A volte un progetto subisce ritardi rispetto alla tabella di marcia. La colpa può essere attribuita al burnout, alla mancanza di risorse, a obiettivi poco chiari e a una comunicazione inadeguata, ma ciò non smentisce la necessità di raggiungere le attività cardine. Quale soluzione migliore, se non quella di accelerare il progetto utilizzando tecniche di compressione della tempistica! L’accelerazione del progetto, quindi, comporta l’adozione di tattiche quali la sovrapposizione delle attività o la loro esecuzione in parallelo, al fine di completare il progetto entro la data di consegna originaria.
👉🏽Per saperne di più: Fast Tracking vs. Crashing: tecniche per il project management
Diagramma di flusso
In quanto strumento di risoluzione dei problemi, crea una connessione tra le diverse fasi di un progetto e migliora il flusso e l’elaborazione delle informazioni. Inoltre, un software per la creazione di diagrammi di flusso può svolgere altre funzioni, come semplificare concetti complessi per renderli più facili da visualizzare e comprendere.
Processo/sviluppo iterativo e incrementale
Un modello di sviluppo software iterativo prevede la ripetizione delle attività in cicli o iterazioni. Questo processo porta alla creazione di una nuova versione del software fino a quando non viene sviluppata la versione desiderata o ottimale.
Il metodo incrementale suddivide l’attività di sviluppo del software in piccole parti. Lo sviluppo di ciascuna parte migliora quella precedente, in modo che il progetto proceda per fasi. Il processo iterativo-incrementale, come giustamente osservi, combina questi due approcci complementari, in modo che i miglioramenti al progetto avvengano in ogni fase dello sviluppo e non in modo lineare.
Bacheca Kanban
Una bacheca Kanban consente di visualizzare in tempo reale le attività in sospeso, in corso e completate. Il metodo Kanban suddivide un progetto in piccole attività. In questo metodo, si utilizzano post-it o schede Kanban per rappresentare visivamente le attività.
La bacheca Kanban fornisce informazioni che aiutano i manager a eliminare attività irrilevanti e superflue. Rende i team altamente produttivi, aumentando la loro concentrazione sugli elementi cruciali del processo di sviluppo.
Indicatori chiave di prestazione
Un efficace project management richiede una chiara definizione degli obiettivi o dei traguardi. Ma come ordinarli e valutarli in base alla priorità? È qui che entrano in gioco gli indicatori chiave di prestazione (KPI), che forniscono metriche per misurare le tue prestazioni nel raggiungimento degli obiettivi o dei traguardi chiave.
L'indicatore effettua il monitoraggio delle prestazioni solo in relazione agli obiettivi chiave. Gli indicatori chiave di prestazione variano a seconda di ciò che un'azienda considera l'indicatore principale per misurare il proprio successo.
Lead time
Il lead time definisce il tempo necessario per evadere un ordine dopo che un cliente lo ha effettuato. Rappresenta un indicatore chiave delle prestazioni aziendali poiché si riflette direttamente sulla produttività e sulla soddisfazione del cliente, indipendentemente dalla fase o dalla natura del progetto. Si articola attorno a:
- Creazione o sviluppo del prodotto: la durata necessaria affinché un prodotto richiesto venga immesso sul mercato
- Gestione della catena di fornitura: dal momento dell’invio dell’ordine fino a quando il prodotto raggiunge il client
- Project management: la durata complessiva necessaria per completare tutte le attività previste dal progetto
M-P: Dal programma della riunione alla sequenza del progetto
Programma della riunione
Una comunicazione aperta ed efficace durante le riunioni di gruppo aiuta i membri a mantenere l’attenzione sugli obiettivi e sui traguardi. Per trarre il massimo da una riunione è necessario un programma, ovvero una sintesi degli argomenti che si intende discutere durante la sessione. Un programma, sia esso semplice o formale, evita di sprecare tempo su questioni banali, di deviare dall’argomento principale e di tralasciare i problemi chiave del progetto.
È opportuno consultare gli altri membri del team nella definizione dell’ordine del giorno della riunione, in modo da consentire loro di prepararsi. Inoltre, dovrebbero sapere cosa fare prima e dopo la riunione e quali sono i loro ruoli durante la riunione.
Verbali delle riunioni
Dopo aver partecipato a una riunione, potresti uscire con un elenco personale dei punti salienti emersi dalla discussione e dalle presentazioni. Si tratta di appunti informali o note di riunione. Non sono verbali di riunione. I verbali di riunione sono una versione ufficiale delle tue note di riunione e vengono approvati all’unanimità da tutti i partecipanti come resoconto fedele di tutto ciò che è stato discusso o è accaduto durante la riunione.
Attività cardine
Ogni progetto presenta risultati chiave o punti di controllo utilizzati per identificare le fasi principali dello sviluppo del progetto stesso. Una pietra miliare, quindi, indica un evento significativo nello sviluppo del progetto. Aiuta il team a effettuare il monitoraggio dei propri progressi rispetto agli obiettivi prefissati.
Senza di esse, sarebbe impossibile avere una visione d’insieme delle scadenze o strutturare il progetto. I diversi manager utilizzano fattori quali date di scadenza specifiche in base al programma del progetto o l’ottenimento delle approvazioni da parte delle parti interessate per definire le attività cardine.
mappe mentali
Se immagini un albero con numerosi rami, sei sulla buona strada per comprendere il concetto di mappa mentale. Una mappa mentale definisce un concetto chiave da cui si diramano idee correlate o sottoconcetti. Sono molto utili nella pianificazione e nel project management dei progetti, sia in remoto che in sede.
Da ogni ramo di una mappa mentale si dirama una parola chiave o un'immagine. L'immagine nel suo insieme prende vita grazie a colori diversi che definiscono ciascuna sezione. Essa collega le idee al concetto principale per la risoluzione dei problemi, l'organizzazione, il brainstorming e la pianificazione.
Dichiarazione di intenti
Se ti venisse chiesto di descrivere la tua azienda, avresti molto da dire: la sua rilevanza per il settore o la società, l’ubicazione geografica, le sue attività, il suo obiettivo, la natura dei suoi servizi o prodotti, i suoi clienti e molto altro ancora. Riassumi tutto questo in una sola frase e otterrai la dichiarazione di missione della tua azienda! Una buona dichiarazione di missione è un punto di forza quando riconosce le esigenze dei clienti o le soluzioni che offre.
Obiettivo
Far crescere un’azienda o portare a termine un progetto non deve necessariamente essere complicato se si ha un obiettivo chiaro. Un obiettivo o una meta comprende i traguardi che ci si prefigge per orientare le proprie attività o operazioni. Attraverso di esso, è possibile rafforzare la responsabilità, identificare e risolvere i problemi e concentrarsi sulle aree che richiedono miglioramenti. Esso sostiene la visione della propria azienda, così come espressa nella dichiarazione di missione. Il raggiungimento della propria meta comporta il raggiungimento dell’obiettivo.
Attività del progetto
Un’attività di progetto è un’attività che comprende delle attività secondarie. Il completamento delle attività secondarie porta al raggiungimento di un’attività cardine o di un’attività principale. Ad esempio, nel caso in cui l’attività principale sia la creazione di una presentazione, le attività secondarie includerebbero: la raccolta dei contenuti, la progettazione della serie di diapositive, la revisione con le principali parti interessate e la realizzazione del prodotto finale.
Budget del progetto
Il budget di un progetto fornisce una stima complessiva delle spese o dei costi previsti necessari per completare un progetto entro un determinato periodo. Esso evidenzia i costi in ogni fase del ciclo di vita del progetto. Errori di calcolo nei requisiti di bilancio possono causare deficit o un uso improprio dei fondi, ostacolando il raggiungimento dei risultati attesi. Il budget di un progetto è un fattore determinante per l’approvazione del progetto stesso e serve a misurarne le prestazioni.
Risultati attesi del progetto
I deliverable sono i risultati delle attività che compongono un progetto. Ciò significa che i deliverable di un progetto non rappresentano il risultato finale dello stesso. I deliverable di un progetto sono servizi o prodotti ottenuti da un progetto e consegnati a un client. Un deliverable deve ottenere l’approvazione delle parti interessate e svolgere un ruolo specifico nel raggiungimento degli obiettivi del progetto.
Obiettivi del progetto
Ogni volta che un progetto viene portato a termine, tutto inizia con una chiara definizione del risultato desiderato. Queste definizioni stabiliscono gli obiettivi del progetto, indicando la visione d’insieme di ciò che il progetto intende realizzare. Se gli obiettivi del progetto si limitano a definire solo i risultati, finiscono per diventare vaghi.
È possibile ovviare all’ambiguità circoscrivendo l’obiettivo ad aspetti specifici del progetto, quali obiettivi temporali, di rendimento e relativi alle risorse. Pertanto, se hai un piano per acquisire 20 nuovi clienti nel prossimo anno, devi valutare se il tuo obiettivo è realizzabile, circoscritto nel tempo, quantificabile, realistico e specifico, affinché possa essere considerato un obiettivo di progetto valido.
Ciclo di vita del progetto
Si dice che praticamente tutto abbia un inizio e una fine. Questo vale anche per il tuo progetto. Il ciclo di vita di un progetto è il percorso che un progetto segue dalla sua nascita fino alla sua conclusione. Un concetto che può sembrare davvero scoraggiante, se si considera che implica la gestione di tutti gli aspetti che compongono il ciclo di vita di un progetto: i risultati attesi, il team, il processo e le esigenze dei clienti.
Project Management Institute
Questa associazione senza scopo di lucro offre l’adesione professionale a responsabili di programma e project manager. Inoltre, il PMI rilascia ai propri membri la certificazione Project Management Professional, riconosciuta in tutto il mondo. Questa certificazione infonde fiducia nei datori di lavoro e nei clienti riguardo alle qualifiche professionali dei project manager nella gestione dei progetti. Considerando il numero di risorse investite nei progetti, varrebbe la pena assicurarsi che il proprio team abbia al timone un professionista certificato.
Project Manager for project management
Si tratta della figura incaricata di pianificare e dirigere un progetto fino alla sua completa realizzazione, assicurandosi che scadenze, budget e risultati attesi rimangano al centro dell’attenzione. Il project manager guida il ciclo di vita del progetto sfruttando le risorse per massimizzare l’efficienza, ridurre i costi e aumentare i ricavi, definendo al contempo la missione e gli obiettivi generali dell’organizzazione. Le mansioni specifiche di un project manager dipendono dalla natura del settore in cui opera e dal tipo di progetti gestiti.
Obiettivi del progetto
"Obiettivi" e "scopi" sono termini distinti nel project management. Gli obiettivi del progetto sono dichiarazioni specifiche di ciò che il tuo team deve realizzare, mentre il risultato previsto dal raggiungimento di tali obiettivi è l'obiettivo. Gli obiettivi del progetto richiedono una strategia concisa e mezzi o strumenti per quantificarli, come ad esempio un dashboard di monitoraggio dei progressi, per mantenere il progetto sulla strada giusta.
Gestione del portfolio progetti
La gestione del portafoglio progetti è un’attività della project management che comporta la selezione, l’ordinamento e il controllo di un progetto o di un programma in base alle proprie capacità e ai propri obiettivi. Essa apporta valore selezionando i progetti, allineandoli al piano strategico dell’azienda e ottimizzando le risorse limitate per creare sinergie tra i progetti.
Grazie a tali misure, un’organizzazione eviterà di intraprendere progetti irrilevanti o un numero eccessivo di progetti, che potrebbero portare al fallimento a causa di una gestione e un coordinamento inadeguati.
Calendario del progetto
In ogni momento, è importante essere sempre aggiornati sullo stato di avanzamento del proprio progetto, soprattutto per quanto riguarda la gestione del tempo. Le risorse adeguate per la gestione del tempo ti aiuteranno a tenere sotto controllo le scadenze e a comunicare agli altri membri del team e ai clienti lo stato di avanzamento del progetto. Gli strumenti per la pianificazione dei progetti vanno ben oltre la tradizionale combinazione di carta, penna e calendari. È possibile creare attività, assegnarle a giorni specifici e contrassegnarne gli orari previsti di inizio e fine tramite un calendario online.
Ambito del progetto
Prima che un progetto abbia inizio, è necessario disporre di una descrizione dettagliata di tutti i suoi aspetti. Tale descrizione costituisce l’ambito del progetto e comprende aspetti quali le risorse necessarie, i risultati attesi, tutte le attività o le fasi correlate al progetto, i limiti e le tempistiche. Rappresenta la giustificazione del progetto e ne documenta gli obiettivi specifici e i parametri di esito positivo.
Parti interessate al progetto
Uno stakeholder di un progetto è una persona, un gruppo o un’organizzazione che ha un interesse nelle attività del progetto o che vi partecipa a qualsiasi livello. Queste entità possono trarre vantaggi o subire svantaggi direttamente dal progetto. I manager competenti devono identificare gli stakeholder, i loro ruoli e le loro esigenze, e comunicare loro l’ambito del progetto.
Sequenza del progetto
Un progetto deve avere una pianificazione. Tuttavia, le cose non vanno sempre come previsto e situazioni quali ritardi nelle attività cardine e arretrati spesso ostacolano i progetti. Una sequenza di progetto è un ordine cronologico degli eventi e delle attività chiave di un progetto, volto a garantire che tutto proceda secondo i tempi previsti. Essa rileva e comunica a vari stakeholder le scadenze, le dipendenze tra le attività, le attività specifiche e la durata prevista di ciascuna di esse.
Q-W: Dal controllo qualità al project management dei progetti con il modello a cascata
Garanzia di qualità
Uno dei termini da conoscere nel campo del project management è "garanzia della qualità", un principio che impedisce all’azienda di amplificare gli errori ed evita l’esposizione ai rischi. Questo principio guida i manager nello sviluppo di risultati di qualità, nella definizione di standard di eccellenza e nell’eliminazione delle insidie. La garanzia della qualità, quindi, si concentra non solo sulla consegna di un pacchetto completo, ma anche sul raggiungimento dei migliori risultati del settore, al fine di mantenere e far crescere la base clienti.
Gestione della qualità
I project manager perseguono l’eccellenza non come un risultato isolato, ma come uno sforzo costante. La gestione della qualità garantisce la fornitura costante di servizi, prodotti o altri risultati di qualità durante l’intero ciclo di vita del progetto. Tra le sue caratteristiche identificative figurano la funzionalità, le prestazioni, l’idoneità, la coerenza e l’affidabilità. Un’organizzazione definisce i propri standard per misurare questi livelli in base al progetto.
Pianificazione della qualità
Questo aspetto della pianificazione di progetto aiuta a stabilire le priorità di un progetto. Si svolge nella fase di pianificazione e aiuta il team e il responsabile a individuare gli aspetti critici che determinano l'esito positivo del progetto. Elenca le risorse necessarie, le attività da svolgere e gli obiettivi. Inoltre, questa fase definisce gli standard di qualità che il progetto deve soddisfare.
Grafico RACI
Un diagramma RACI è uno schema che mappa il livello di coinvolgimento di una persona all’interno di un progetto, in modo che tutti comprendano chiaramente ruoli e responsabilità. RACI è un acronimo che sta per Responsabile, Rispondente, Consultato e Informato. Questo diagramma favorisce la comunicazione e definisce la titolarità, consentendo così alle attività nella Sequenza del progetto di procedere senza confusione.
Assegnazione delle risorse
Una gestione efficiente e di qualità richiede l’allocazione delle risorse, ovvero il posizionamento strategico delle risorse disponibili per supportare le attività a loro destinate. Ciò garantisce il regolare svolgimento del progetto, mantiene la produttività e assicura l’efficacia in termini di costi. Tuttavia, la disponibilità delle risorse e le richieste del cliente possono influire sull’allocazione delle risorse.
Livellamento delle risorse
Il livellamento delle risorse è una tecnica di gestione che ottimizza l’allocazione delle risorse, la allinea alla pianificazione del progetto e, in ultima analisi, elimina l’assegnazione di risorse eccessive o insufficienti a un progetto. Tuttavia, se non viene eseguito correttamente, le risorse non riescono a fornire un servizio ottimale al progetto oppure non raggiungono il loro utilizzo ottimale, con conseguente spreco. Pertanto, è necessario individuare le lacune nelle risorse del progetto, effettuare stime realistiche delle risorse richieste e creare un elenco di priorità per la gestione delle risorse e delle attività.
Gestione delle risorse
Le risorse danno vita alle organizzazioni e ai progetti; senza di esse, questi sono destinati al fallimento. La gestione delle risorse tiene a bada tali esiti disastrosi. Definisce le strategie relative alla pianificazione, all’organizzazione e alla distribuzione delle risorse. Fa parte del project management e controlla sia le risorse immateriali che quelle materiali.
Gestione dei rischi
La gestione dei rischi identifica, valuta e mitiga le possibili minacce ai progetti. Esamina in che modo un progetto possa modificare i propri obiettivi e risultati a causa dell’esposizione ai rischi. Il processo documenta i colli di bottiglia previsti e le modalità per superarli.
Scope Creep
Lo "scope creep" definisce un fenomeno in cui i risultati attesi e i requisiti di un progetto aumentano con il progredire dello stesso. Ciò mette a dura prova le risorse, poiché comporta attività che esulano dall’ambito del progetto. A causa di questa pressione aggiuntiva sul team, sulle risorse e sui tempi, il progetto perde la direzione e va alla deriva o fallisce.
Scrum
Scrum è una soluzione agile di project management che suddivide i progetti in piccoli segmenti chiamati sprint. Gli sprint, che si susseguono in modo iterativo, durano da due settimane a un mese. Ad ogni sprint vengono raccolti i feedback dei clienti e viene utilizzata una bacheca Scrum per documentare gli obiettivi e le attività dello sprint, al fine di mantenere o migliorare il ritmo di consegna del progetto.
Project management con Scrum
La gestione dei progetti con Scrum si discosta dal metodo tradizionale, in cui il cliente visualizza il prodotto di un progetto solo dopo il suo completamento. Questo non dava al cliente alcuna possibilità di fornire un feedback prima del completamento del progetto. È qui che entra in gioco la gestione dei progetti con Scrum, che suddivide un progetto in ruoli, artefatti ed eventi.
Si tratta di tre strumenti e ruoli attraverso i quali il programma suddivide un progetto complesso in segmenti chiamati Sprints, della durata compresa tra le due e le quattro settimane. Al termine di uno sprint, il cliente fornisce un feedback per guidare il team di gestione nello sviluppo del prodotto o servizio migliore possibile e più desiderato dal cliente.
Sprint
Uno sprint è un periodo specifico o fisso della durata compresa tra una e quattro settimane. Si tratta di un ciclo di sviluppo nell’ambito della vita di un progetto. Pertanto, uno sprint Scrum nasce dalla suddivisione di un progetto in piccole attività o compiti che richiedono il completamento e l’approvazione da parte degli stakeholder prima di passare alla fase successiva.
Story Point
Al termine di uno sprint, un team assegna delle unità per fornire un feedback sullo sforzo richiesto per implementare un elemento del backlog relativo a un'attività o a una voce del progetto. Questa metrica quantifica l'aspetto astratto dell'implementazione di una user story, tenendo conto dei rischi, delle complessità e del lavoro richiesto. Viene effettuata a livello del backlog del prodotto.
Project management con il modello a cascata
Questa metodologia lineare di project management prevede un processo sequenziale per il completamento di un progetto. Richiede la completazione di una fase prima di passare a quella successiva, e le fasi si susseguono o si incatenano l’una all’altra come l’acqua che scende da una cascata. Pur non essendo flessibile come le soluzioni di project management più recenti, segue comunque le fasi tradizionali del project management.
Con questi termini di project management nel tuo bagaglio, ti risulterà ora facile comprendere e sfruttare al meglio le risorse per ottenere il massimo dalle tue attività di project management. Iscriviti alla newsletter del blog di ClickUp per ulteriori approfondimenti sul project management e ricevi consigli pratici direttamente nella tua casella di posta! 📧