È facile sentirsi sopraffatti da un progetto di grandi dimensioni. Man mano che le attività si accumulano, i team possono perdere la concentrazione, rallentare e vedere un calo nella qualità del lavoro.
Ma esiste una soluzione popolare: il 94% delle 127 aziende intervistate dal Boston Consulting Group a livello globale ha adottato la metodologia Agile.
Con il framework Scrum di Agile, i progetti di grandi dimensioni diventano sprint di dimensioni ridotte, mantenendo i team concentrati e lo stato di avanzamento costante. Ogni sprint è un trampolino di lancio che ti avvicina al tuo obiettivo.
Ma come decidere su cosa lavorare in ogni sprint? Entra nel sprint backlog, il tuo piano d'azione per trasformare il caos in chiarezza.
In questo post del blog esploreremo gli sprint backlog: cosa sono, perché sono importanti e come crearne e gestirne uno utilizzando ClickUp.
⏰Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Puoi creare uno sprint backlog seguendo questi passaggi:
- Organizza il tuo product backlog: assegna una priorità alle attività in base al valore e all'importanza per lo sprint
- Imposta un obiettivo chiaro per lo sprint e concentrati sulle priorità: definisci un obiettivo chiaro e seleziona le attività che contribuiscono al suo raggiungimento
- Conosci le capacità del tuo team: valuta le risorse disponibili del tuo team e la quantità di lavoro che può gestire
- Suddividi le attività più complesse in passaggi più piccoli e gestibili: suddividi le attività più complesse in parti più piccole e realizzabili per facilitarne la gestione
- Crea il tuo dashboard sprint: Configura uno strumento di project management come ClickUp per monitorare le attività, lo stato di avanzamento e le prestazioni del team
- Finalizza il piano e allinea il tuo team: Rivedi e conferma il piano con il tuo team e assicurati che tutti sappiano cosa fare
Che cos'è uno sprint backlog?
Uno sprint backlog è un semplice elenco di attività che il tuo team Scrum pianifica di portare a termine durante uno sprint, che di solito dura 2-4 settimane. Rappresenta anche ciò che gli sviluppatori intendono realizzare durante lo sprint.
È come un elenco di cose da fare per lo sprint, suddiviso in piani chiari e attuabili e passaggi gestibili.
Ad esempio, se stai lavorando su un'app mobile, gli elementi del tuo sprint backlog potrebbero includere:
- Progetta la schermata del profilo utente (8 ore)
- Aggiungi la funzione di login (16 ore)
- Configurare un database per i dati degli utenti (12 ore)
- Scrivi test per le funzionalità/funzioni di accesso (6 ore)
Ogni attività viene stimata e classificata in base alle priorità, in modo che il team possa rimanere concentrato e monitorare facilmente lo stato di avanzamento.
Comprendere lo Sprint Backlog
Uno sprint backlog offre chiarezza, titolarità e responsabilità, in modo che tutti sappiano su cosa stanno lavorando e in che modo il loro lavoro contribuisce all'obiettivo dello sprint.
Ma ciò che rende unico uno sprint backlog è la sua flessibilità. Mentre l'obiettivo dello sprint rimane fisso, il backlog può adattarsi al feedback e alle priorità in evoluzione, richiedendo al team di rimanere concentrato, collaborativo e in linea con gli obiettivi per ottenere i risultati desiderati.
Componenti di uno sprint backlog
Per sapere come funziona, è necessario comprendere le diverse parti di uno sprint backlog. Queste includono:
- Obiettivo dello sprint: componente fondamentale dello sprint, l'obiettivo è una dichiarazione chiara di ciò che si desidera ottenere. Ad esempio: "Creare un sistema di accesso sicuro che consenta agli utenti di creare account e accedere facilmente"
- Storie degli utenti: si tratta di semplici descrizioni delle funzionalità/funzioni scritte dal punto di vista dell'utente e tratte dal product backlog. Di solito sono formattate in questo modo: "Come [utente], desidero [funzionalità] in modo da [vantaggio]"
- Attività e attività secondarie: Queste suddividono ogni user story in passaggi chiari e gestibili. Ad esempio, "Implementare l'autenticazione degli utenti" può includere la creazione di un database utenti, la progettazione di un modulo di accesso, la crittografia delle password e la gestione delle sessioni
- Grafico Burndown: Il grafico mostra quanto lavoro rimane rispetto al tempo rimanente nello sprint. Ti aiuta a capire se sei sulla buona strada per finire tutto in tempo e ti avvisa in anticipo se le cose non stanno andando come previsto
- Assegnatari: ogni attività deve avere un titolare chiaro responsabile del suo completamento. Assegnare le attività a persone specifiche evita confusione, previene la duplicazione del lavoro e garantisce la responsabilità
- Durata stimata: misurata in ore o in punti storia, aiuta a evitare impegni eccessivi e a mantenere realistici gli sprint. Ad esempio, l'autenticazione degli utenti potrebbe richiedere 4 ore per la configurazione del database, 6 ore per la progettazione del modulo, 8 ore per la logica di backend e 4 ore per i test
👀 Lo sapevi? L'adozione dell'Agile tra gli sviluppatori è aumentata notevolmente negli ultimi anni, passando dal 37% all'86%.
Relazione tra sprint backlog e product backlog
Il product backlog è come l'elenco delle cose da fare del tuo progetto. Include tutto ciò di cui il tuo prodotto potrebbe aver bisogno: nuove funzionalità/funzioni, correzioni di bug e miglioramenti. Questo elenco cambia costantemente in base alle esigenze del mercato e al feedback dei clienti. Il product owner lo aggiorna e lo ordina costantemente in base alle priorità per mantenere gli elementi più critici in cima.
Il backlog dello sprint rappresenta attività più mirate. Durante le riunioni di pianificazione dello sprint, il titolare del prodotto ti aiuta a scegliere gli elementi ad alta priorità dal backlog del prodotto che possono essere completati in uno sprint (di solito due settimane). È come acquistare ingredienti specifici per cucinare un pasto, prendendo solo ciò che è necessario per soddisfare lo sprint o l'obiettivo specifico.
Ecco come funziona:
- Il team seleziona le attività con la massima priorità (user story) dal product backlog
- Questi sono suddivisi in attività più piccole
- Il team si impegna a completare queste attività durante lo sprint
- Le attività vengono aggiunte allo sprint backlog
Il team esamina quindi lo sprint backlog, concentrandosi sui problemi e perfezionando le cose man mano che procede.
🧠 Curiosità: mentre il product owner ti aiuta a determinare gli elementi del product backlog, in ultima analisi è il team di sviluppo che possiede lo sprint backlog e decide come suddividere il lavoro in attività e attività secondarie.
Il ruolo di uno Sprint Backlog in Scrum
Un backlog di sprint è il piano dettagliato che mantiene organizzato e concentrato l'intero team Scrum. Guida il team nelle settimane successive, aiutando tutti a lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo dello sprint.
Ad esempio, se stai creando un'app di e-commerce, il backlog del prodotto potrebbe includere un'attività importante come "Abilita pagamenti sicuri per gli utenti". Durante il processo di pianificazione dello sprint, il team di prodotto la suddivide in attività più piccole per il backlog dello sprint, come l'impostazione di un gateway di pagamento, la progettazione del flusso di checkout, la convalida delle carte di credito e la gestione degli errori di pagamento.
Questo piano dettagliato rende il lavoro chiaro e gestibile. Ogni giorno, i membri del team sanno cosa deve essere fatto e possono scegliere le attività che corrispondono alle loro competenze. Durante i check-in giornalieri, il team utilizza lo sprint backlog per condividere lo stato di avanzamento e discutere i problemi.
Il backlog dello sprint ti aiuta anche a individuare i problemi in anticipo. Man mano che le attività vengono aggiornate, è facile vedere se lo sprint sta subendo ritardi. Se necessario, il team può adattarsi rapidamente per rimanere in linea con gli obiettivi.
Come creare uno sprint backlog
Il backlog dello sprint viene creato durante la sessione di pianificazione dello sprint. Diamo un'occhiata ai passaggi da seguire:
1. Organizza il tuo product backlog
Il product backlog è la spina dorsale del tuo progetto, che elenca tutto ciò di cui il tuo team potrebbe aver bisogno per costruire, correggere o migliorare. Organizzare la visione del prodotto ti aiuta a:
- Identifica le attività ad alta priorità o gli elementi del product backlog (PBI) in linea con gli obiettivi del tuo progetto o con le attuali esigenze del mercato
- Comprendi il valore, la complessità e le connessioni di ogni attività con le altre attività
- Individua le attività o i problemi che possono dare forma a un obiettivo sprint significativo
- Rimuovi o rimanda le attività che non sono più rilevanti
Ad esempio, se stai lavorando su una piattaforma di e-commerce e vedi attività come "Aggiungi checkout rapido", "Salva metodi/modalità di pagamento" e "Ottimizza la convalida del carrello", puoi raggrupparle in un unico obiettivo e migliorare il processo di checkout.
Queste connessioni creano un obiettivo chiaro per il tuo sprint e rendono più facile l'impostazione di obiettivi significativi.
💡 Suggerimento per esperti: utilizza il modello Backlog e Sprint di ClickUp per gestire il backlog del prodotto e la pianificazione degli sprint in un unico posto. Oltre agli stati personalizzati e ai campi personalizzati, questo modello include anche viste pronte all'uso come elenchi, bacheche e chat per mantenere i tuoi team e i tuoi progetti in ordine.
👀 Lo sapevi? I marketer che hanno adottato Agile hanno segnalato miglioramenti significativi; il 63% ha trovato più facile gestire le priorità in evoluzione, ottenere una migliore visibilità sullo stato dei progetti e aumentare il morale e la produttività del team.
2. Definisci un obiettivo chiaro per lo sprint e concentrati sulle priorità
Obiettivi chiari per gli sprint danno al tuo team una direzione e uno scopo. Senza di essi, è facile rimanere bloccati nelle singole attività e perdere di vista il quadro generale.
Ogni obiettivo di sprint ben strutturato deve:
- Concentrati su ciò che conta di più, ovvero seleziona solo le attività che affrontano direttamente il problema
- Tieni presente il quadro generale e considera ciò che apporta il maggior valore, come l'aumento dei ricavi o la soddisfazione dei clienti
- Evita le distrazioni indicando chiaramente cosa non è incluso nello sprint, come gli aggiornamenti dell'interfaccia utente non correlati
- Definisci i risultati finali; ad esempio, aumentare le vendite del 30%
Continuiamo con il nostro esempio di e-commerce. Se il 40% dei clienti abbandona il carrello durante il checkout e questo comporta una perdita economica per la tua azienda, un buon obiettivo di sprint potrebbe essere:
Migliora il processo di checkout e riduci l'abbandono del carrello aggiungendo funzionalità/funzioni importanti richieste dai clienti.
Le attività per l'obiettivo dello sprint potrebbero includere l'aggiunta del checkout con un solo clic per i clienti abituali e la possibilità per gli utenti di salvare i propri metodi/modalità di pagamento. Notate come ogni attività sia direttamente collegata all'obiettivo, mantenendo il team concentrato ed evitando lavori non correlati.
ClickUp Sprints ti consente di impostare la durata degli sprint, gestire il backlog e monitorare lo stato di avanzamento del team mantenendo flessibile il flusso di lavoro. Ad esempio, con il modello ClickUp Sprints , puoi garantire l'esito positivo del progetto grazie a tre funzionalità chiave:
- Ottieni una vista completa che consente ai team di vedere ogni dettaglio dello stato di avanzamento del loro progetto
- Assegna in modo efficiente le attività, monitora lo stato di avanzamento e controlla le scadenze critiche con stati personalizzati e campi personalizzati
- Ottimizza l'allineamento del team assicurando a tutti una chiara visibilità e comprensione degli obiettivi del progetto
3. Conosci la capacità del tuo team
Una volta definito l'obiettivo dello sprint e l'elenco delle attività, è il momento di capire se il tuo team è in grado di gestire tutto il lavoro.
Esamina le prestazioni del tuo team negli ultimi tre o quattro sprint per vedere quanto lavoro completano di solito. Se pianifichi un carico di lavoro per 15 persone con solo cinque membri nel tuo team, probabilmente incontrerai problemi e sovraccaricherai tutti.
Quindi, considera tutti i fattori che potrebbero influire sulla disponibilità del tuo team: ferie, festività, eventi aziendali, sessioni di formazione e persino giorni di malattia imprevisti in base alle tendenze passate.
Pensateci in questo modo: un team di sviluppo composto da sei persone gestisce solitamente 45 punti storia per ogni sprint. (I punti storia sono unità che misurano il lavoro richiesto per le attività in base alla complessità e al tempo necessario per completarle. )
Per il prossimo sprint, uno sviluppatore è in ferie per una settimana; ci sono due giorni di workshop aziendale, due membri del team sono di supporto e due giorni festivi.
Dopo aver considerato questi fattori, come il 25% in meno di capacità per le ferie, il 20% per il workshop e le festività e il 15% per le attività di supporto, la capacità realistica del team scende a circa 18-20 story point per questo sprint.
4. Suddividi le attività più grandi in passaggi più piccoli e gestibili
Il passaggio successivo consiste nel suddividere le attività ad alta priorità in attività secondarie più piccole e gestibili, per facilitarne la stima e l'esecuzione.
Nel nostro esempio di e-commerce, la funzionalità/funzione di checkout con un solo clic può essere suddivisa in attività di backend e frontend.
- Backend: crea uno spazio di archiviazione token sicuro, convalida l'autenticazione degli utenti e crea gli endpoint API
- Frontend: Progetta il pulsante di checkout, imposta le schermate di esito positivo/negativo e sviluppa i componenti dell'interfaccia utente
Puoi suddividere ulteriormente ciascuna di queste attività in attività secondarie più piccole. Ad esempio, lo spazio di archiviazione dei token richiede la creazione di uno schema di database, la scrittura della logica di crittografia e l'implementazione del servizio di archiviazione.
Dobbiamo anche tenere conto delle dipendenze. Il team di sviluppo frontend non può implementare completamente il pulsante di checkout finché l'API backend non è pronta, ma nel frattempo può lavorare sui mockup dell'interfaccia utente.
➡️ Leggi anche: Come gestire gli artefatti Agile Scrum: definizione e importanza
5. Crea il tuo dashboard sprint
Dopo aver suddiviso le attività in passaggi più piccoli, il passo successivo consiste nel monitorare chiaramente lo stato di avanzamento dello sprint.
Una dashboard sprint è il centro di controllo del tuo team, che mostra in tempo reale le attività, il carico di lavoro e gli aggiornamenti sullo stato. Aiuta a individuare tempestivamente i problemi e mantiene tutti concentrati sull'obiettivo dello sprint.
È giunto il momento di creare una dashboard sprint. Abbiamo a disposizione un potente strumento per la produttività che funziona anche come solido strumento di gestione degli sprint.
Creare uno sprint nelle dashboard di ClickUp ti darà un quadro in tempo reale dello stato di avanzamento del tuo team. La dashboard mostra le attività e le attività secondarie che puoi organizzare con le attività di ClickUp.
Aggiungi durate stimate, imposta date di scadenza, assegna priorità e includi stati personalizzati e descrizioni dettagliate per ogni attività. Quindi, seleziona semplicemente uno o più membri del team e assegna loro l'attività.
Ma non preoccuparti, con ClickUp è facile. Guarda qui. 👇🏼
Per misurare il lavoro richiesto al tuo team, utilizza il sistema dei punti dello sprint di ClickUp per assegnare punti alle attività, monitorare la capacità totale e ricevere avvisi in caso di superamento dei limiti.
ClickUp offre anche Automazioni Sprint per gestire tutte le attività manuali e ripetitive. Ad esempio, può spostare automaticamente le attività allo sprint successivo se non vengono completate in tempo.
Tutto quello che devi fare è impostare delle regole, ad esempio notificare il controllo qualità quando un'attività passa alla fase di revisione o contrassegnare un'attività principale come terminata quando tutte le attività secondarie sono state completate. Puoi anche spostare automaticamente le attività non completate allo sprint successivo.
Creare uno sprint richiede tempo, ma cosa succede se hai tempi ristretti? Sfrutta i modelli di pianificazione degli sprint e del backlog dei prodotti completamente personalizzabili di ClickUp per accelerare il tuo processo!
💡Suggerimento: suddividi gli elementi del Product Backlog (PBI) in attività più piccole e gestibili che possono essere completate in meno di un giorno. Ciò consente ai team di monitorare lo stato in modo più preciso e identificare rapidamente potenziali ritardi.
6. Finalizza il piano e allinea il tuo team
L'ultimo passaggio consiste nel riunire il team per rivedere il backlog finale, chiarire le responsabilità e le differenze chiave e confermare l'obiettivo dello sprint. Questo è il momento in cui affronti eventuali preoccupazioni, individui potenziali ostacoli e discuti i rischi che potrebbero rallentare il processo.
Questo è anche il momento in cui condividi il piano dello sprint con le parti interessate, spiegando le attività scelte, i risultati attesi e gli eventuali compromessi raggiunti. L'idea è quella di essere trasparenti sul carico di lavoro del tuo team e su come questo si inserisce nello sprint pianificato.
È qui che entra in gioco ClickUp per i team di sviluppo software. Durante il ciclo di sprint, ti consente di effettuare controlli regolari (come standup giornalieri) con una panoramica dettagliata del progetto per monitorarne lo stato e affrontare le sfide. Sebbene il backlog dovrebbe rimanere sostanzialmente invariato, sii pronto ad apportare modifiche se necessario.
📮ClickUp Insight: Circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione all'interno del team. Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento.
Con una soluzione integrata come ClickUp Chat, i thread delle chat vengono mappati su progetti e attività specifici, mantenendo le conversazioni nel contesto e prontamente disponibili per una facile gestione degli sprint.
Best practice per l'utilizzo di uno sprint backlog
In qualità di Scrum Master, la creazione di uno sprint backlog ben gestito richiede un'attenta pianificazione. Ecco alcune best practice per assicurarti che tutto proceda secondo i piani:
- Rimani flessibile ma concentrato mantenendo il backlog dello sprint aperto ai cambiamenti e tenendo sempre a mente l'obiettivo dello sprint. Apporta solo le modifiche necessarie e assicurati che non compromettano il commitment del team
- Perfeziona regolarmente lo sprint backlog programmando revisioni settimanali e preparando gli elementi dello sprint backlog con il tuo team. Se necessario, chiarisci le attività e modifica le stime per rimanere in linea con gli obiettivi
- Stabilisci criteri di accettazione chiari per ogni attività. Condizioni chiare per il completamento impediranno l'insinuarsi di lavoro extra
- Monitora lo stato di avanzamento ogni giorno organizzando riunioni standup e utilizzando strumenti visivi per monitorare i progressi. Una comunicazione aperta sullo stato delle attività, sui blocchi e sulle dipendenze aiuta il team ad apportare rapidamente le modifiche necessarie
- Assegna le priorità alle attività in base alle dipendenze, in modo che quelle importanti che influiscono sulle altre vengano completate per prime. Assicurati che il tuo team sia consapevole delle dipendenze, aiutandolo a pianificare di conseguenza ed evitare ritardi
- Mantieni aggiornata la documentazione conservando registrazioni chiare dei dettagli tecnici, delle scelte di progettazione e di qualsiasi contesto critico, in modo che i membri del team possano lavorare in modo indipendente e fare riferimento ad essa per gli sprint futuri
💡Suggerimento professionale: Utilizza tecniche di prioritizzazione come Weighted Shortest Job First (WSJF) e il metodo MoSCoW per sequenziare il lavoro. Concentrati sulle attività che offrono il massimo valore aziendale e sono in linea con l'obiettivo dello sprint.
Sfide nella gestione dello sprint backlog e come superarle
Come puoi vedere, gestire uno sprint backlog non è affatto facile. Ecco alcune sfide comuni che i team affrontano durante lo Scrum quotidiano e come superarle:
- Cambiamenti imprevisti e variazioni di ambito sono comuni durante uno sprint. Gestiscili con un processo trasparente, comunica il loro impatto e accetta solo le modifiche urgenti in linea con l'obiettivo dello sprint
- Stime inaccurate e sovraccarichi si verificano quando i team valutano erroneamente la complessità delle attività. Evita che ciò accada utilizzando i dati degli sprint precedenti, suddividendo le attività e prevedendo un margine di tempo per gli imprevisti
- Attività vaghe e obiettivi poco chiari creano confusione e ritardi. Evita che ciò accada perfezionando il backlog, definendo descrizioni chiare delle attività e criteri di accettazione e risolvendo le incertezze tecniche prima dello sprint
- Le dipendenze nascoste e i ritardi nel flusso di lavoro possono compromettere lo stato di avanzamento. Pianifica mappando le dipendenze, utilizzando strumenti di project management per visualizzarle e organizzando il lavoro nell'ordine corretto
- Risorse e disponibilità limitate possono rallentare lo stato di avanzamento. Pianifica in modo realistico, forma i membri del team in modo trasversale e prepara backup per le attività critiche per mantenere lo slancio
💡Suggerimento professionale: Crea meccanismi formali come feedback degli stakeholder, sondaggi e sessioni di feedback dedicate per migliorare la pianificazione dello sprint backlog e, in ultima analisi, fornire prodotti più preziosi.
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Il processo di pianificazione dello sprint si basa su obiettivi chiari, una visione generale del prodotto e una comprensione di ciò che l'intero team Scrum può realizzare in ogni sprint Agile. Ma non è un processo universale: deve adattarsi allo stato di avanzamento dello sprint, dando al team spazio per crescere e migliorare.
Inoltre, un backlog di sprint da solo non garantisce il successo. Hai anche bisogno degli strumenti giusti per gestire tutto, ed è qui che entra in gioco ClickUp.
Che si tratti di potenti funzionalità/funzioni di gestione dei progetti e delle attività, viste intuitive o grafici dettagliati sullo stato di avanzamento, ClickUp rende il project management Agile facile, efficiente e di successo.
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