È facile sentirsi sopraffatti da un progetto di grandi dimensioni. Man mano che le attività si accumulano, i team possono perdere la concentrazione, rallentare e vedere un calo nella qualità del lavoro.
Ma esiste una soluzione popolare: il 94% delle 127 aziende oggetto di un sondaggio condotto dal Boston Consulting Group a livello globale ha adottato la metodologia Agile.
Con il framework Scrum di Agile, i progetti di grandi dimensioni vengono suddivisi in sprint più piccoli, consentendo ai team di rimanere concentrati e di progredire in modo costante. Ogni sprint è un trampolino di lancio che ti avvicina al tuo obiettivo.
Ma come decidere su cosa lavorare in ogni sprint? Entra nello sprint backlog, il tuo piano d'azione per trasformare il caos in chiarezza.
In questo post del blog esploreremo gli sprint backlog: cosa sono, perché sono importanti e come crearne e gestirne uno utilizzando ClickUp.
⏰ Riepilogo/riassunto in 60 secondi
Puoi creare uno sprint backlog seguendo questi passaggi:
- Organizza il tuo product backlog: assegna priorità alle attività in base al valore e all'importanza per lo sprint.
- Stabilisci un obiettivo sprint chiaro e concentrati sulle priorità: definisci un obiettivo chiaro e seleziona le attività che contribuiscono al suo raggiungimento.
- Conosci la capacità del tuo team: valuta le risorse disponibili del tuo team e la quantità di lavoro che può gestire.
- Suddividi le attività più grandi in piccoli passaggi gestibili: suddividi le attività più grandi in parti più piccole e realizzabili per facilitarne la gestione.
- Crea il tuo dashboard sprint: configura uno strumento di project management come ClickUp per monitorare le attività, lo stato e le prestazioni del team.
- Finalizza il piano e allinea il tuo team: riesamina e conferma il piano con il tuo team e assicurati che tutti sappiano cosa fare.
Che cos'è uno sprint backlog?
Uno sprint backlog è un semplice elenco di attività che il tuo team Scrum intende portare a termine durante uno sprint, che di solito dura 2-4 settimane. Rappresenta anche ciò che gli sviluppatori intendono realizzare durante lo sprint.
È come un elenco di cose da fare per lo sprint, suddiviso in piani chiari e attuabili e passaggi gestibili.
Ad esempio, se stai lavorando su un'app mobile, gli elementi del tuo sprint backlog potrebbero includere:
- Progetta la schermata del profilo dell'utente (8 ore)
- Aggiungi la funzione di login (16 ore)
- Configura un database per i dati degli utenti (12 ore)
- Scrivi test per le funzionalità di login (6 ore)
Ogni attività viene valutata e classificata in base alla priorità, in modo che il tuo team possa rimanere concentrato e effettuare il monitoraggio dei progressi in modo facile.
Comprendere lo sprint backlog
Uno sprint backlog offre chiarezza, titolarità e responsabilità, in modo che tutti sappiano su cosa stanno lavorando e in che modo il loro lavoro contribuisce all'obiettivo dello sprint.
Ma ciò che rende unico uno sprint backlog è la sua flessibilità. Mentre l'obiettivo dello sprint rimane fisso, il backlog può adattarsi al feedback e alle priorità in evoluzione, richiedendo al tuo team di rimanere concentrato, collaborativo e in linea con gli obiettivi per ottenere i risultati desiderati.
Componenti di uno sprint backlog
Per capire come funziona, devi comprendere le diverse parti di uno sprint backlog. Queste includono:
- Obiettivo dello sprint: componente fondamentale dello sprint, l'obiettivo è una dichiarazione chiara di ciò che si desidera ottenere. Ad esempio: "Creare un sistema di accesso sicuro che consenta agli utenti di creare account e accedere facilmente".
- Storie degli utenti: si tratta di semplici descrizioni delle funzionalità/funzioni scritte dal punto di vista dell'utente e tratte dal product backlog. Di solito seguono questo formato: "Come [utente], desidero [funzionalità/funzione] in modo da [vantaggio]".
- Attività e attività secondarie: queste suddividono ogni user story in passaggi chiari e gestibili. Ad esempio, "Implementare l'autenticazione utente" può includere la creazione di un database utenti, la progettazione di un modulo di login, la crittografia delle password e la gestione delle sessioni.
- Grafico burndown: il grafico mostra quanto lavoro rimane rispetto al tempo rimanente nello sprint. Ti aiuta a capire se sei sulla buona strada per finire tutto in tempo e ti avvisa in anticipo se le cose non stanno andando come previsto.
- Assegnatari: ogni attività dovrebbe avere un titolare chiaro incaricato di completarla. Assegnare le attività a persone specifiche evita confusione, previene il doppio lavoro e garantisce la responsabilità.
- Durata stimata: che siano misurate in ore o in story point, aiutano a evitare impegni eccessivi e a mantenere gli sprint realistici. Ad esempio, l'autenticazione degli utenti potrebbe richiedere 4 ore per la configurazione del database, 6 ore per la progettazione dei moduli, 8 ore per la logica di backend e 4 ore per i test.
👀 Lo sapevi? L'adozione dell'Agile tra gli sviluppatori è aumentata notevolmente negli ultimi anni, passando dal 37% all'86%.
Relazione tra sprint backlog e product backlog
Il product backlog è come l’elenco delle cose da fare del tuo progetto. Include tutto ciò di cui il tuo prodotto potrebbe aver bisogno: nuove funzionalità/funzioni, correzioni di bug e miglioramenti. Questo elenco cambia continuamente in base alle esigenze del mercato e al feedback dei clienti. Il product owner lo aggiorna e lo ordina per priorità costantemente, in modo da mantenere gli elementi più importanti in cima all’elenco.
Lo sprint backlog rappresenta attività più mirate. Durante le riunioni di pianificazione dello sprint, il product owner ti aiuta a selezionare gli elementi ad alta priorità dal product backlog che possono essere completati in un solo sprint (di solito due settimane). È come acquistare ingredienti specifici per cucinare un pasto: prendi solo ciò che è necessario per raggiungere lo sprint o l'obiettivo specifico.
Ecco come funziona:
- Il team seleziona le attività con la massima priorità (user story) dal product backlog.
- Questi sono suddivisi in attività più piccole
- Il team si impegna a portare a termine queste attività durante lo sprint.
- Le attività vengono aggiunte allo sprint backlog
Il team esamina quindi lo sprint backlog, concentrandosi sui problemi e perfezionando gli aspetti man mano che procede.
🧠 Curiosità: mentre il product owner ti aiuta a determinare gli elementi del product backlog, in ultima analisi è il team di sviluppo a gestire lo sprint backlog e a decidere come suddividere il lavoro in attività e attività secondarie.
Il ruolo dello sprint backlog in Scrum
Uno sprint backlog è un piano dettagliato che mantiene l'intero team Scrum organizzato e concentrato. Guida il tuo team nelle settimane successive, aiutando tutti a lavorare insieme per raggiungere l'obiettivo dello sprint.
Ad esempio, se stai creando un'app di e-commerce, il backlog di prodotto potrebbe includere un'attività importante come "Abilitare pagamenti sicuri per gli utenti". Durante il processo di pianificazione dello sprint, il team di prodotto lo suddivide in attività più piccole per il backlog dello sprint, come la configurazione di un gateway di pagamento, la progettazione del flusso di checkout, la convalida delle carte di credito e la gestione degli errori di pagamento.
Questo piano dettagliato rende il lavoro chiaro e gestibile. Ogni giorno, i membri del team sanno cosa deve essere fatto e possono scegliere le attività che corrispondono alle loro competenze. Durante i check-in giornalieri, il team utilizza lo sprint backlog per effettuare la condivisione dello stato e discutere i problemi.
Lo sprint backlog ti aiuta anche a individuare i problemi in anticipo. Man mano che le attività vengono aggiornate, è facile vedere se lo sprint sta subendo ritardi. Se necessario, il team può adattarsi rapidamente per rimanere in linea con gli obiettivi.
Come creare uno sprint backlog
Il backlog dello sprint viene creato durante la sessione di pianificazione dello sprint. Diamo un'occhiata ai passaggi necessari per farlo:
1. Organizza il tuo product backlog
Il product backlog è la spina dorsale del tuo progetto, che contiene l'elenco di tutto ciò di cui il tuo team potrebbe aver bisogno per costruire, correggere o migliorare. Organizzare la visione del prodotto ti aiuta a:
- Identifica le attività ad alta priorità o gli elementi del product backlog (PBI) in linea con gli obiettivi del tuo progetto o le attuali esigenze del mercato.
- Comprendi il valore, la complessità e le eventuali connessioni con altre attività di ciascuna attività.
- Individua attività o problemi che possono contribuire a definire un obiettivo di sprint significativo.
- Elimina o rimanda le attività che non sono più rilevanti.
Ad esempio, se stai lavorando su una piattaforma di e-commerce e vedi attività come "Aggiungi checkout rapido", "Salva metodi/modalità di pagamento" e "Ottimizza la convalida del carrello", raggruppale in un unico obiettivo e migliora il processo di checkout.
Queste connessioni creano un obiettivo chiaro per il tuo sprint e rendono più facile fissare obiettivi significativi.
💡 Suggerimento professionale: utilizza il modello ClickUp Backlogs and Sprints per gestire il tuo product backlog e la pianificazione dello sprint in un unico posto. Oltre agli stati personalizzati e ai campi personalizzati, questo modello include anche visualizzazioni pronte all'uso come elenchi, bacheche e chat per mantenere in ordine i tuoi team e i tuoi progetti.
👀 Lo sapevi? I professionisti del marketing che hanno adottato Agile hanno riportato miglioramenti significativi: il 63% ha trovato più facile gestire le priorità in evoluzione, ottenere una migliore visibilità sullo stato dei progetti e aumentare il morale e la produttività del team.
2. Stabilisci un obiettivo sprint chiaro e concentrati sulle priorità
Obiettivi chiari per lo sprint danno al tuo team una direzione e uno scopo. Senza di essi, è facile rimanere bloccati nelle singole attività e perdere di vista il quadro generale.
Ogni obiettivo sprint ben strutturato deve:
- Concentrati su ciò che conta di più, ovvero seleziona solo quelle attività che affrontano direttamente il problema.
- Tieni presente il quadro generale e considera ciò che apporta il massimo valore, come l'aumento dei ricavi o della soddisfazione dei clienti.
- Evita le distrazioni indicando chiaramente cosa non è incluso nello sprint, come gli aggiornamenti dell'interfaccia utente non correlati.
- Definisci i risultati finali; ad esempio, aumentare le vendite del 30%.
Continuiamo con il nostro esempio di e-commerce. Se il 40% dei clienti abbandona il carrello durante il checkout e questo comporta una perdita economica per la tua azienda, un buon obiettivo di sprint potrebbe essere:
Migliora il processo di checkout e riduci l'abbandono del carrello aggiungendo importanti funzionalità/funzioni richieste dai clienti.
I tuoi compiti per l'obiettivo dello sprint potrebbero includere l'aggiunta del checkout con un solo clic per i clienti abituali e la possibilità per gli utenti di salvare i propri metodi/modalità di pagamento. Nota come ogni attività sia direttamente collegata all'obiettivo, mantenendo il tuo team concentrato ed evitando lavori non correlati.
ClickUp Sprints ti consente di impostare la durata degli sprint, gestire il tuo backlog e monitorare i progressi del team mantenendo flessibile il tuo flusso di lavoro. Ad esempio, con il modello ClickUp Sprints , puoi raggiungere l'esito positivo del progetto attraverso tre funzionalità chiave:
- Ottieni una visione completa che consente ai team di vedere ogni dettaglio dello stato del loro progetto.
- Assegna in modo efficiente le attività, monitora i progressi e controlla le scadenze critiche con gli stati personalizzati e i campi personalizzati.
- Massimizza l'allineamento del team assicurandoti che tutti abbiano una chiara visibilità e comprensione degli obiettivi del progetto.
3. Conosci le capacità del tuo team
Una volta definiti l'obiettivo dello sprint e l'elenco delle attività, è il momento di capire se il tuo team è in grado di gestire tutto il lavoro.
Esamina le prestazioni del tuo team negli ultimi tre o quattro sprint per vedere quanto lavoro riescono a completare di solito. Se pianifichi un carico di lavoro per 15 persone con solo cinque membri nel tuo team, probabilmente incontrerai dei problemi e sovraccaricherai tutti.
Quindi, considera tutti i fattori che potrebbero influire sulla disponibilità del tuo team: ferie, festività, eventi aziendali, sessioni di formazione e persino giorni di malattia imprevisti sulla base delle tendenze passate.
Pensateci in questo modo: un team di sviluppo composto da sei persone gestisce solitamente 45 story point per sprint. (Gli story point sono unità che misurano il lavoro richiesto per le attività in base alla complessità e al tempo. )
Per il prossimo sprint, uno sviluppatore è in ferie per una settimana; ci sono due giorni di workshop aziendale, due membri del team sono in servizio di assistenza e ci sono due giorni festivi.
Dopo aver considerato questi fattori, come il 25% in meno di capacità per le ferie, il 20% per il workshop e le festività e il 15% per le attività di supporto, la capacità realistica del team scende a circa 18-20 story point per questo sprint.
4. Suddividi le attività più grandi in piccoli passaggi gestibili
Il passaggio successivo consiste nel suddividere le attività ad alta priorità in attività secondarie più piccole e gestibili, per facilitarne la stima e l'esecuzione.
Nel nostro esempio di e-commerce, la funzionalità di checkout con un solo clic può essere suddivisa in attività di backend e frontend.
- Backend: crea uno spazio di archiviazione per i token di sicurezza, convalida l'autenticazione degli utenti e crea gli endpoint API.
- Frontend: progetta il pulsante di checkout, imposta le schermate con esito positivo/fallimento e sviluppa i componenti dell'interfaccia utente.
Puoi suddividere ulteriormente ciascuna di queste attività in attività secondarie più piccole. Ad esempio, l'archiviazione dei token richiede la creazione di uno schema di database, la scrittura della logica di crittografia e l'implementazione del servizio di spazio di archiviazione.
Dobbiamo anche tenere conto delle dipendenze. Il team di sviluppo frontend non può implementare completamente il pulsante di checkout finché l'API backend non è pronta, ma nel frattempo può lavorare sui mockup dell'interfaccia utente.
➡️ Leggi anche: Come gestire gli artefatti Agile Scrum: definizione e importanza
5. Crea il tuo dashboard sprint
Dopo aver suddiviso le attività in passaggi più piccoli, il passo successivo è il monitoraggio chiaro dei progressi del tuo sprint.
Il dashboard dello sprint è il centro di controllo del tuo team, che mostra in tempo reale le attività, il carico di lavoro e gli aggiornamenti sullo stato. Aiuta a individuare tempestivamente eventuali problemi e mantiene tutti concentrati sull'obiettivo dello sprint.
È giunto il momento di creare una dashboard sprint. Abbiamo a disposizione un potente strumento di produttività, che ha anche la funzione di solido strumento di gestione dello sprint.
Creando uno sprint nelle dashboard di ClickUp avrai un quadro in tempo reale dello stato del tuo team. La dashboard mostra le attività e le attività secondarie che puoi organizzare con ClickUp Tasks.
Aggiungi durate stimate, imposta date di scadenza, segna le priorità e includi stati personalizzati e descrizioni dettagliate per ogni attività. Quindi, seleziona semplicemente uno o più membri del team e assegna loro l'attività.
Ma non preoccuparti, con ClickUp è facile. Guarda qui. 👇🏼
Per misurare il lavoro richiesto dal tuo team, utilizza il sistema dei punti dello sprint di ClickUp per assegnare punti alle attività, monitorare la capacità totale e ricevere avvisi in caso di superamento dei limiti.
ClickUp offre anche Sprint Automations per gestire tutte le attività manuali e ripetitive. Ad esempio, può spostare automaticamente le attività allo sprint successivo se non vengono completate in tempo.
Tutto quello che devi fare è impostare delle regole, ad esempio avvisare il reparto QA quando un'attività passa alla fase di revisione o contrassegnare un'attività principale come terminata quando tutte le attività secondarie sono state completate. Puoi anche spostare automaticamente le attività non completate allo sprint successivo.
Creare uno sprint richiede tempo, ma cosa succede se hai tempi stretti? Sfrutta i modelli di pianificazione dello sprint e del backlog di prodotto completamente personalizzabili di ClickUp per accelerare il tuo processo!
💡Suggerimento professionale: suddividi gli elementi del product backlog (PBI) in attività più piccole e gestibili che possono essere completate in meno di un giorno. Ciò consente ai team di effettuare il monitoraggio dei progressi in modo più preciso e identificare rapidamente potenziali ritardi.
6. Finalizza il piano e allinea il tuo team
L'ultimo passaggio consiste nel riunire il tuo team per esaminare il backlog finale, chiarire le responsabilità e le differenze chiave e confermare l'obiettivo dello sprint. È in questa fase che affronti eventuali preoccupazioni, individui potenziali ostacoli e discuti i rischi che potrebbero rallentare il processo.
Questo è anche il momento della condivisione del piano dello sprint con le parti interessate, in cui spieghi le attività scelte, i risultati attesi e gli eventuali compromessi fatti. L'idea è quella di essere trasparenti sul carico di lavoro del tuo team e su come questo si adatta allo sprint pianificato.
È qui che entra in gioco ClickUp for Software Teams. Durante il ciclo di sprint, ti consente di effettuare controlli regolari (come StandUp giornalieri) con una panoramica dettagliata del progetto per effettuare il monitoraggio dello stato e affrontare le sfide. Anche se il backlog dovrebbe rimanere sostanzialmente invariato, sii pronto ad apportare modifiche se necessario.
📮ClickUp Insight: circa il 41% dei professionisti preferisce la messaggistica istantanea per la comunicazione di team. Sebbene offra scambi rapidi ed efficienti, i messaggi sono spesso distribuiti su più canali, thread o messaggi diretti, rendendo più difficile recuperare le informazioni in un secondo momento.
Con una soluzione integrata come ClickUp Chat, le tue conversazioni in chat vengono mappate su progetti e attività specifici, mantenendo le tue conversazioni nel contesto e prontamente disponibili per una facile gestione dello sprint.
Best practices per l'utilizzo di uno sprint backlog
In qualità di Scrum master, la creazione di uno sprint backlog ben gestito richiede un'attenta pianificazione. Ecco alcune best practice per assicurarti che rimanga sulla strada giusta:
- Rimani flessibile ma concentrato mantenendo lo sprint backlog aperto ai cambiamenti senza perdere di vista l'obiettivo dello sprint. Apporta solo le modifiche necessarie e assicurati che non compromettano l'impegno del team.
- Perfeziona regolarmente lo sprint backlog programmando revisioni settimanali e preparando gli elementi dello sprint backlog con il tuo team. Se necessario, chiarisci le attività e modifica le stime per rimanere in linea con gli obiettivi.
- Stabilisci criteri di accettazione chiari per ogni attività. Condizioni chiare per il completamento impediranno l'insinuarsi di lavoro extra.
- Monitora l'avanzamento quotidianamente organizzando riunioni StandUp e utilizzando strumenti visivi per monitorare l'avanzamento. Una comunicazione aperta sullo stato delle attività, sugli ostacoli e sulle dipendenze aiuta il team ad apportare rapidi adeguamenti.
- Assegna la priorità alle attività in base alle dipendenze, in modo che quelle importanti che influenzano le altre siano terminate per prime. Assicurati che il tuo team sia consapevole delle dipendenze, aiutandolo a pianificare di conseguenza ed evitare ritardi.
- Mantieni aggiornata la documentazione conservando registrazioni chiare dei dettagli tecnici, delle scelte di progettazione e di qualsiasi contesto critico, in modo che i membri del team possano lavorare in modo indipendente e consultarla per gli sprint futuri.
💡Suggerimento professionale: utilizza tecniche di prioritizzazione come il metodo Weighted Shortest Job First (WSJF) e il metodo MoSCoW per sequenziare il lavoro. Concentrati sulle attività che offrono il massimo valore aziendale e sono in linea con l'obiettivo dello sprint.
Sfide nella gestione dello sprint backlog e come superarle
Come puoi vedere, gestire uno sprint backlog non è affatto facile. Ecco alcune sfide comuni che i team affrontano durante lo Scrum quotidiano e come superarle:
- Cambiamenti imprevisti e variazioni di ambito sono comuni a metà sprint. Gestiscili con un processo trasparente, comunica il loro impatto e accetta solo modifiche urgenti in linea con l'obiettivo dello sprint.
- Stime inaccurate e sovraccarico si verificano quando i team valutano erroneamente la complessità delle attività. Prevenite questo problema utilizzando i dati degli sprint precedenti, suddividendo le attività e prevedendo un margine di tempo per gli imprevisti.
- Attività vaghe e obiettivi poco chiari creano confusione e ritardi. Evita che ciò accada perfezionando il backlog, definendo descrizioni chiare delle attività e criteri di accettazione e risolvendo le incertezze tecniche prima dello sprint.
- Le dipendenze nascoste e i ritardi nel flusso di lavoro possono ostacolare i progressi. Pianifica mappando le dipendenze, utilizzando strumenti di project management per visualizzarle e organizzando il lavoro nell'ordine corretto.
- Risorse e disponibilità limitate possono rallentare i progressi. Crea un piano realistico, forma i membri del team in modo trasversale e prepara dei backup per le attività critiche per mantenere lo slancio.
💡Suggerimento professionale: crea meccanismi formali come feedback degli stakeholder, sondaggi e sessioni di feedback dedicate per migliorare la pianificazione dello sprint backlog e, in ultima analisi, fornire prodotti più preziosi.
Crea e gestisci i tuoi sprint backlog con ClickUp per ottenere il massimo esito positivo
Il processo di pianificazione dello sprint si basa su obiettivi chiari, una visione complessiva del prodotto e la comprensione di ciò che l'intero team Scrum può realizzare in ogni sprint Agile. Ma non è un processo valido per tutti: deve adattarsi man mano che lo sprint procede, dando al tuo team spazio per crescere e migliorare.
Inoltre, uno sprint backlog da solo non garantisce un esito positivo. Hai anche bisogno degli strumenti giusti per gestire tutto, ed è qui che entra in gioco ClickUp.
Che si tratti di potenti funzionalità di project management e di attività, viste intuitive o grafici dettagliati sullo stato dei progetti, ClickUp rende la gestione dei progetti Agile facile, efficiente e di successo.
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