Il metodo Kanban è uno dei metodi di project management in più rapida crescita. Aziende come la BBC, Pixar e Spotify hanno utilizzato questa metodologia di project management!
La metodologia Kanban è facile da imparare!
Che cos'è il metodo Kanban e come è possibile implementarlo?
In questo articolo daremo uno sguardo a questa metodologia di project management, ai suoi principi chiave, ai processi fondamentali e ai pro e contro. Presenteremo anche diversi collaboratori che condivideranno le loro opinioni su come implementano le bacheche Kanban nei loro progetti.
Come bonus, metteremo in evidenza anche il miglior software di project management per Kanban per implementare questa metodologia!
Che cos'è il Kanban project management?
Il Kanban è un metodo di project management basato sulla visualizzazione e sulla metodologia Agile.
Cos'è il metodo Agile?
Il project management agile è un metodo di project management in cui si suddivide il progetto in cicli di sviluppo più piccoli che durano da 1 a 4 settimane.
Una volta completato ogni ciclo, presenti le versioni del tuo prodotto ai clienti e ottieni il loro feedback, incorporandolo nel ciclo successivo.
In che modo Agile si differenzia dal project management tradizionale?
Il processo tradizionale di sviluppo software prevede:
- Creazione di un piano di progetto
- Consegna del prodotto finale
La metodologia Agile suddivide un progetto in cicli più piccoli, in modo da poter:
- Apporta modifiche rapidamente e migliora i risultati sezione per sezione invece di aspettare fino alla fine del progetto.
- Coinvolgi i clienti durante tutto il processo di sviluppo
Cos'è il metodo Kanban?
Nel metodo Kanban, le attività del tuo progetto vengono visualizzate come post-it (noti come schede Kanban) su una bacheca (nota come bacheca Kanban).
(fonte immagine: easyprojects.net )
Poiché tutto è visualizzato su schede, puoi vedere in tempo reale il lavoro che il tuo team ha da svolgere. Puoi anche individuare potenziali colli di bottiglia, aiutandoti ad affrontarli prima che causino interruzioni.
Da dove viene il Kanban?
Negli anni '40, un ingegnere della Toyota, Taiichi Ohno, sviluppò un sistema di produzione "just-in-time" basato sulla comunicazione visiva, simile a quello che è oggi il Kanban.
Come la metodologia Kanban ha trasformato Toyota:
- Ha eliminato tutto il lavoro superfluo e si è concentrato su ciò che era necessario.
- Ha reso il processo di produzione più efficiente
- Aumento della produttività dei team
Grazie a questi vantaggi, Kanban è oggi utilizzato da migliaia di project manager!
I quattro componenti chiave della metodologia di project management dei progetti Kanban
1. Bacheca Kanban
Kanban teams are highly dependent on the Kanban board.
Una bacheca Kanban è una bacheca fisica o digitale utilizzata per:
- Visualizza tutto il lavoro del progetto
- Ottimizza il flusso di lavoro del team
Una bacheca Kanban di base è divisa in tre colonne:
- Da fare: attività che devono essere svolte
- Lavoro in corso (WIP): attività attualmente in fase di elaborazione
- Terminato: attività completate
In base al tuo flusso di lavoro, puoi avere tutte le colonne che desideri per adattare i processi specifici del tuo team con una bacheca Kanban online.
Abbiamo compilato un elenco di 20 esempi di bacheche Kanban per ulteriori idee.
2. Schede Kanban
Secondo la metodologia Kanban, ogni elemento di lavoro o attività deve essere rappresentato come una scheda separata sulla Bacheca.
Una scheda Kanban può essere visualizzata come un post-it fisico o virtuale che può essere spostato in un'altra colonna man mano che il lavoro procede.
Una scheda Kanban contiene informazioni su un particolare elemento di lavoro, quali:
- Breve descrizione dell'attività
- Chi è responsabile dell'attività
- Durata stimata dell'attività
Se utilizzi un software Kanban, queste schede possono includere altre informazioni utili relative alle attività, come attività secondarie, commenti e informazioni tecniche.
3. Punto di impegno
La colonna "Da fare" contiene le attività o i suggerimenti dei clienti che devono essere elaborati.
Un punto di impegno è il momento in cui un elemento o un'attività viene prelevato dalla colonna "Da fare" e viene elaborato dal team.
Perché sono necessari i punti di impegno?
I punti di impegno danno al tuo team e ai tuoi clienti un'idea su:
- Quando è iniziato il lavoro sull'attività
- La durata stimata di consegna
Si tratta essenzialmente di attività cardine che aiutano il tuo team a riconoscere quando le cose sono iniziate.
4. Punto di consegna
Il punto di consegna è il momento in cui il prodotto viene consegnato al cliente.
L'obiettivo di ogni team Kanban è quello di trasferire le schede dal punto di impegno alla consegna il più rapidamente possibile.
I principi fondamentali del Kanban project management
Ci sono cinque principi che definiscono la metodologia Kanban project management. Diamo un'occhiata a tutti loro:
1. Visualizza il flusso di lavoro
Nel Kanban, vedere è tutto. 👀
Infatti, "Kanban" in giapponese significa letteralmente "segnale visivo"!
Ecco cosa visualizza il metodo Kanban:
- Tutte le attività presenti nel progetto
- Flusso di lavoro da una fase all'altra
Visualizzando il tuo flusso di lavoro, puoi visualizzare i passaggi necessari per trasformare il tuo progetto da semplice idea a prodotto finito!
Questo approccio visivo aiuta un project manager Kanban a vedere su cosa sta lavorando ogni membro del team.
2. Limita il carico di lavoro
I membri del team Kanban devono lavorare a un ritmo veloce, ma questo non significa che debbano svolgere un milione di attività contemporaneamente!
Il modo migliore per fermare tutto questo?
Limita la quantità di lavoro che il tuo team può svolgere contemporaneamente.
Ecco perché la maggior parte dei team Kanban ha un limite specifico al numero di attività su cui è consentito lavorare contemporaneamente.
3. Dai priorità ai flussi dei progetti
A differenza di qualsiasi altra metodologia di project management, Kanban si concentra esclusivamente sulla gestione dei progetti, non delle persone.
Il metodo Kanban si basa sulla creazione e il mantenimento di un flusso di lavoro fluido.
Se il lavoro procede senza intoppi da una fase di produzione all'altra, il team può portare a termine il progetto più rapidamente. In questo modo, l'attenzione è meno concentrata sui singoli membri del team e più sul flusso di lavoro complessivo del progetto.
4. Rendi trasparenti i processi
Per adottare il Kanban, il tuo team deve definire chiaramente tutti i processi coinvolti nel progetto.
Se definisci tutti i processi, il tuo team non rimarrà mai bloccato perché saprà sempre cosa fare.
Solo quando tutte queste condizioni sono soddisfatte, il tuo team può dire di aver completato l'attività.
5. Mantieni i cicli di feedback
La metodologia Kanban incoraggia i membri del team a esprimersi apertamente.
Alexis Nicole White, project manager senior certificato (PMP) e scrum master (SMC) nonché consulente per la realizzazione di progetti presso ANW Media & Consulting, utilizza le bacheche Kanban per lo stesso scopo.
"Abbiamo utilizzato le bacheche Kanban per monitorare i progressi nei nostri ambienti agili. Durante le nostre riunioni quotidiane, utilizziamo la bacheca come flusso di lavoro visivo dello stato delle nostre attività. Siamo in grado di esaminare il lavoro in corso, discutere eventuali ostacoli e identificare le azioni da intraprendere nei passaggi successivi", ha affermato.
Come i team Scrum, anche i team Kanban organizzano brevi riunioni di 15 minuti per discutere:
- Cosa ha terminato ogni membro del team il giorno precedente
- A cosa lavoreranno oggi
- I problemi che hanno affrontato
Grazie alla sua apertura e trasparenza, il team Kanban può garantire che tutti siano informati su ciò che accade in un progetto. E quando l'intero team acquisisce ulteriori informazioni sul progetto, può impegnarsi per ottenere un miglioramento continuo.
Nota: il project manager Kanban organizza questa riunione, proprio come lo Scrum master ha il ruolo di organizzare gli scrum quotidiani.
Dai un'occhiata a questi esempi di project management!
I tre processi di project management dei progetti Kanban
A differenza di altre metodologie di project management Agile, Kanban è incredibilmente semplice da usare.
Ecco come:
1. Inizia con tre colonne
Il primo passaggio di qualsiasi processo Kanban è l'impostazione delle colonne.
Se utilizzi uno strumento Kanban online, puoi usare le colonne predefinite (Da fare, in corso, terminato) per organizzare il tuo flusso di lavoro o crearne di personalizzate.
2. Aggiungi le schede Kanban alla bacheca
Ora crea un elenco di attività per il progetto. Una volta stabilite le attività su cui lavorerà il tuo team, è il momento di scriverle su post-it o schede Kanban.
Puoi quindi fissare queste schede alle colonne pertinenti.
3. Imposta il limite del lavoro in corso (WIP)
Purtroppo, il tuo team non può semplicemente inserire troppe schede nella colonna "Lavoro in corso (WIP)".
Se lo fai, ti ritroverai con un boccone troppo grosso da masticare!
Il project manager Kanban dovrebbe ora aggiungere un limite al numero di attività che possono essere inserite nella stessa colonna.
In questo modo i membri del tuo team potranno concentrarsi su un unico compito, invece di passare continuamente da un'attività all'altra.
4. Lavoro, muoviti, ripeti
In Kanban, l'obiettivo principale è spostare le attività dalla colonna "Da fare" alla colonna finale "Terminato". Non appena un membro del team seleziona un'attività dalla colonna "Da fare", la scheda dell'attività viene spostata nella colonna successiva.
Una volta completato, viene spostato nell'ultima colonna "Terminato".
I cinque vantaggi del Kanban project management
1. Maggiore concentrazione
Molti team ritengono che multitasking = maggiore produttività.
Insomma, se svolgi più attività contemporaneamente, devi avere una buona produttività, giusto?
Ma non è sempre così!
Il multitasking può danneggiare le tue prestazioni e il tuo cervello!
Il processo Kanban elimina il multitasking e ti consente di concentrarti su una sola attività alla volta. Come risultato, puoi completare l'attività in modo più efficiente.
Concentrarsi su un'unica attività impedisce al cervello di andare in sovraccarico, quindi quando completi un'attività avrai l'energia necessaria per affrontare anche quella successiva!
2. Maggiore flessibilità
Un piano di progetto Kanban è probabilmente più flessibile e agile di qualsiasi altro metodo!
Il team Kanban si concentra esclusivamente sul lavoro attualmente in corso.
Una volta che i membri del team completano una scheda, passano alla scheda successiva che li attende.
In questo modo, il project manager Kanban può riorganizzare le priorità senza interferire con il lavoro del team.
I membri del team si concentrano esclusivamente sulla prossima scheda. Non si preoccupano delle modifiche alla Sequenza del progetto. Ora puoi cambiare le cose senza problemi!
3. Maggiore trasparenza
Il principio fondamentale del framework Kanban è quello di visualizzare tutte le attività su una bacheca.
Ogni membro del team può vedere lo stato di avanzamento del progetto e chi sta lavorando a cosa, garantendo che non ci siano segreti tra i membri del team.
Alan Zucker, fondatore di Project Management Essentials, racconta come una maggiore trasparenza aiuti i suoi progetti.
"Creando trasparenza negli elementi lavorativi, limitando il lavoro in corso e creando un sistema pull, possiamo gestire in modo più efficace tutte le forme di lavoro. Le bacheche Kanban funzionano molto bene per il monitoraggio del flusso di lavoro attraverso processi complessi e in più passaggi", afferma.
Zucker aggiunge inoltre: "Poiché i Kanban sono così visivi, è facile vedere rapidamente quali lavori sono in corso, il loro stato e quali sono quelli imminenti. I responsabili di programma possono aggiungere corsie orizzontali per effettuare il monitoraggio dello stato di tutti i progetti che gestiscono. I project manager e i team di progetto possono utilizzare il Kanban per effettuare il monitoraggio dei risultati finali e delle attività".
4. Riduzione della durata ciclo
La durata ciclo è il tempo necessario per completare un'attività nel flusso di lavoro del tuo progetto. Si tratta essenzialmente del tempo che intercorre tra l'inizio e il completamento di un'attività.
Più breve è la durata ciclo, più rapidamente il tuo team può fornire valore ai tuoi clienti.
Essendo Kanban una metodologia basata sull'Agile, è progettato per gestire facilmente il feedback dei clienti e fornire rapidamente risultati che soddisfino le loro esigenze!
5. Meno colli di bottiglia
Un altro modo per ridurre la durata ciclo è eliminare i colli di bottiglia del progetto.
E l'impostazione dei limiti per il lavoro in corso (WIP) aiuta in questo senso.
Poiché il limite sul numero di attività su cui possono lavorare contemporaneamente più membri del team è alto, questi ultimi non saranno sovraccarichi di lavoro.
Ciò ridurrà le possibilità che un collo di bottiglia ostacoli i tuoi progressi, poiché tutti si concentreranno su attività specifice invece di cercare di svolgere più attività contemporaneamente.
Heather Welch, responsabile delle risorse presso Ukelele Tabs, consiglia di sfruttare al massimo il fattore visivo delle bacheche Kanban, poiché sono "facili e intuitive da usare grazie alla funzionalità drag-and-drop". Individua eventuali colli di bottiglia all'interno della bacheca e chiedi al tuo team come migliorare e di cosa hanno bisogno per portare a termine l'attività in questione più rapidamente.
I due limiti del Kanban project management
Sebbene il sistema Kanban sia estremamente efficace rispetto ad altri metodi di project management, presenta indubbiamente alcuni compromessi.
Fortunatamente, questi problemi possono essere risolti con l'aiuto di un software specializzato nel project management come ClickUp!
1. Rischio di una cattiva definizione delle priorità
Quando il tuo team si sarà abituato al framework Kanban, potrebbe diventare ossessionato dal cercare di spostare il maggior numero possibile di attività nella colonna "Completata".
Ma... non tutte le attività sono uguali!
Alcune attività sono più importanti di altre e, quando si utilizza Kanban, questo aspetto può essere trascurato.
Soluzione ClickUp: Priorità
Usa le Priorità di ClickUp per dare facilmente la priorità alle attività del tuo progetto.
In questo modo, il tuo team saprà quanto è importante ogni attività e quali devono essere svolte per prime.
2. Potenziali problemi di comunicazione all'interno del team
Il Kanban si concentra sul flusso di lavoro anziché sul team.
I team Kanban non hanno il tempo di monitorare attentamente il lavoro di tutti per garantire il flusso delle attività.
Ecco perché il tuo team Kanban deve comunicare in modo efficace per garantire che tutto proceda secondo il piano. Senza comunicazione, dovrai affrontare tantissimi problemi.
Soluzione ClickUp: Commenti
È qui che entrano in gioco i commenti di ClickUp.
Ogni attività di ClickUp ha una sezione commenti per:
- Condivisione delle tue aspettative con il team
- Fai domande al tuo project manager di progetto
- Invio di documenti importanti
Puoi anche assegnare attività ai membri del tuo team con la funzionalità Commenti assegnati.
Con un commento assegnato, puoi convertire istantaneamente un commento in un'attività e quindi assegnarlo ai membri del tuo team in modo che non dimentichino di agire di conseguenza!
La migliore bacheca Kanban per il 2022
ClickUp non ti aiuta solo con il tuo flusso di lavoro Kanban.
Con la vista Bacheca di ClickUp, puoi utilizzarlo anche come scheda Kanban online!
Cos'è la vista Bacheca di ClickUp?
Questa visualizzazione visualizza le attività del tuo progetto sotto forma di una bacheca Kanban o Scrum interattiva. È super comodo vedere tutte le tue attività in un unico posto!
Cinque motivi per cui la vista Bacheca è perfetta per l'approccio in stile Kanban:
1. Drag and drop per quando hai fretta
Proprio come su una bacheca fisica, puoi trascinare e rilasciare le tue attività di ClickUp nelle colonne corrette. Con ClickUp, puoi spostare una scheda Kanban in un batter d'occhio!
2. Stati di progetto personalizzati adatti a ogni flusso di lavoro
Nella vista Bacheca, lo "stato" è il nome della colonna Kanban.
ClickUp ti consente di creare tutti gli stati personalizzati di cui hai bisogno.
Puoi personalizzare la tua bacheca Kanban in base al tipo di progetto.
Per aumentare la visibilità degli stati, puoi assegnare un codice di colore a ciascuno di essi.
Una volta creati gli stati personalizzati per un determinato progetto, puoi salvarli come modello per i tuoi progetti con più bacheche Kanban. In questo modo non dovrai più perder tempo a configurarli per ogni nuovo progetto!
3. Ordina e filtra per organizzare le tue attività
Le colonne della vista Kanban non sono semplicemente organizzate da sinistra a destra come una normale lavagna Kanban.
Puoi ordinare le colonne individualmente per evidenziare le attività importanti nella parte superiore della colonna, in modo che il tuo team sappia cosa completare per primo.
Puoi anche migliorare la tua gestione delle attività organizzandole in base al loro stato, nome, data di inizio e altro ancora!
Ecco alcuni dei filtri offerti da ClickUp:
- Data di scadenza : identifica le attività che devono essere completate nel prossimo futuro.
- Assegnatario : visualizza le attività assegnate a un particolare membro del team Scrum.
- Monitoraggio del tempo : organizza le attività in base al tempo impiegato per svolgerle
4. Non perdere mai di vista un'attività con i tag
Hai bisogno di ulteriori funzionalità/funzioni che ti aiutino nella gestione delle attività?
I tag possono semplificarti notevolmente la vita.
Puoi classificarlo immediatamente per renderlo più riconoscibile.
Ora non dovrai più affannarti per trovare un'attività del progetto.
5. Visualizzazioni multiple per tutti
È piuttosto raro trovare un software Kanban in grado di soddisfare le esigenze dell'intero team.
Fortunatamente, le viste multiple di ClickUp consentono ai membri del tuo team di organizzare le proprie attività come preferiscono. Possono persino passare da una vista all'altra dello stesso compito!
Diamo un'occhiata alle visualizzazioni offerte da ClickUp:
- Vista Elenco: organizza tutto il tuo lavoro in un piccolo elenco di attività ben strutturato. Ottimo per chi vuole semplicemente portare a termine il proprio lavoro!
- Vista Riquadro: ti consente di visualizzare tutte le attività dei membri del tuo team in un formato simile a una pagella.
- Visualizzazione Calendario: visualizza e modifica il tuo programma giornaliero/settimanale/mensile
- Vista Gantt: visualizza il tuo piano di progetto come un grafico di Gantt
- Modalità Me: Visualizza solo le attività assegnate a te
Scopri le differenze tra i grafici Kanban e Gantt.
Conclusione
Il Kanban non è scienza missilistica!
Si tratta di una metodologia di project management estremamente semplice.
Che tu stia utilizzando una lavagna Kanban personale per la gestione delle attività o gestendo più progetti contemporaneamente, questa metodologia può aiutarti a portare a termine il tuo lavoro.
Per implementare in modo efficace il Kanban, è necessario un software di gestione Kanban.
ClickUp ha tutte le funzionalità di cui hai bisogno per gestire il tuo flusso di lavoro Kanban e creare una lavagna Kanban. Ti aiuterà a tenere aggiornato il tuo team, a spostare facilmente le attività e ad adattarti rapidamente ai cambiamenti del progetto.
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