Man mano che i team di progetto diventano sempre più globalizzati e interfunzionali, i project manager rivalutano continuamente i processi. Ed è un compito delicato! Troppi cambiamenti contemporaneamente possono compromettere la produttività di un team, mentre, d'altra parte, miglioramenti troppo lenti inevitabilmente danneggiano l'innovazione.
Hai scoperto strumenti sofisticati come i diagrammi di Gantt e le bacheche Kanban, ma non sei ancora del tutto convinto che siano la soluzione giusta per le esigenze del tuo progetto e del tuo team.
Questa guida spiegherà le differenze tra diagramma di Gantt e bacheca Kanban, come utilizzarli per il project management e quali aspetti considerare nella scelta.
Diagramma di Gantt vs. bacheca Kanban: un approfondimento
È importante notare che questi due strumenti di project management non sono migliori l'uno dell'altro. È il modo in cui uno strumento di project management viene introdotto, insegnato e adottato a fare la differenza per l'esito positivo del progetto. Il miglior approccio per decidere tra un diagramma di Gantt o una bacheca Kanban per il tuo progetto è questo:
I grafici Gantt sono ideali per il monitoraggio di progetti complessi e correlati che durano settimane, mesi e persino anni. Un caso d'uso quotidiano è quello di un project manager che visualizza lo stato delle proprie campagne su più team.
Le bacheche Kanban sono ideali per concentrarsi sul flusso di lavoro continuo, sulla prioritizzazione delle attività e sui limiti del lavoro in corso (WIP). Un caso d'uso quotidiano è quello dei team di sviluppo software che visualizzano tutto il lavoro in corso man mano che le attività passano attraverso ogni fase fino al completamento.
Ora diamo un'occhiata più da vicino a ciascuno di essi mentre continuiamo il nostro confronto tra grafico di Gantt e bacheca Kanban!
Che cos'è un diagramma Gantt?
Un diagramma di Gantt è un diagramma a barre orizzontali che illustra le date di inizio e di scadenza di un progetto. I diagrammi di Gantt mostrano anche le attività cardine del progetto e le dipendenze tra le varie attività. Queste funzionalità aiutano i team a pianificare progetti complessi e dettagliati su qualsiasi periodo di tempo.
I sei componenti principali di un tipico grafico Gantt sono:
- Attività cardine: illustra le date cruciali per il completamento puntuale e l’esito positivo di un progetto identificate da un simbolo.
- Frecce/Linee: indicano quali attività sono in blocco e in attesa di altre (chiamate dipendenze ).
- Indicatore di linea: specifica la data corrente per vedere a colpo d'occhio quanto lavoro resta da fare.
- Barre orizzontali: rappresentano il periodo di tempo delle singole attività del progetto.
- Barra laterale sinistra: effettua un elenco di tutte le attività coinvolte nel progetto.
- Timescale: mostra le categorie di date in giorni, settimane o mesi
Cerchi un'alternativa alla visualizzazione Gantt? Dai un'occhiata alle nostre 10 migliori alternative ai grafici di Gantt.
5 motivi per scegliere un diagramma di Gantt come strumento di project management
Fondamentalmente, un diagramma di Gantt imposterà e supporterà le attività del tuo team, in modo che ogni singolo compito abbia a disposizione tempo e risorse dedicati per essere completato. Ecco cinque motivi per scegliere un diagramma di Gantt piuttosto che una lavagna Kanban:
1. Le attività e le attività secondarie hanno scadenze specifiche per consegnare l'intero progetto in tempo.
Come la metodologia a cascata, i diagrammi di Gantt delineano chiaramente l'ordine delle attività, in modo che i membri del team sappiano se un'attività deve attendere l'inizio o il completamento di un'altra attività prima di poter iniziare. Ad esempio, l'attività di un designer di creare le risorse creative della campagna non può iniziare se non dispone della bozza dei contenuti da parte di un copywriter. Il project manager deve essere consapevole di questa tempistica perché l'intero programma del progetto è a rischio se il lavoro viene consegnato in ritardo.
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2. Vuoi effettuare il monitoraggio delle attività più importanti in modo che il tuo progetto non subisca ritardi
Il percorso critico su un grafico Gantt è la catena di attività fondamentali per completare il tuo progetto in tempo. Con il percorso critico, puoi evitare le attività non critiche. Questo ti aiuterà ad assegnare più risorse alle attività critiche e ad abbreviare i tempi di completamento.
3. Vuoi suddividere un progetto complesso in parti più gestibili
Un diagramma di Gantt è la panoramica visiva perfetta per avere una visione d'insieme e allo stesso tempo fornire informazioni dettagliate sulle parti di un'attività. Risponde a domande fondamentali quali:
- In quale fase entra in gioco il reparto XYZ nel progetto?
- Quali sono i requisiti per ogni progetto/attività?
- Quali progetti o attività sono attività cardine?
- XYZ è un progetto, un'attività o un'attività secondaria?
Se hai bisogno di modificare le date di inizio e di scadenza di un progetto, è facile farlo su un moderno diagramma di Gantt! Trascina e rilascia un'attività o* l'intero programma per riflettere le nuove date di inizio/scadenza.
*Un moderno diagramma di Gantt è a portata di clic! Pianifica il tempo, gestisci le risorse, visualizza le dipendenze e molto altro ancora con il modello di diagramma di Gantt semplice in ClickUp!
✅ Vantaggi dei diagrammi Gantt
- I grafici Gantt aiutano a gestire più pianificazioni da un'unica vista.
- I diagrammi di Gantt offrono una visione d'insieme dell'intero progetto.
- I grafici Gantt evidenziano le dipendenze e il percorso critico
❌ Svantaggi dei grafici Gantt
- Le barre orizzontali su un diagramma di Gantt possono essere fuorvianti nel determinare le risorse o la quantità di lavoro necessaria per completare
- Collaborare con i team per creare un diagramma di Gantt può essere difficile per gli utenti alle prime armi.
- Con il passare del tempo, i grafici Gantt possono diventare difficili da mantenere.
Dai un'occhiata al nostro elenco completo di modelli di diagrammi di Gantt!
Che cos'è una bacheca Kanban?
Una lavagna Kanban è uno strumento di visualizzazione del flusso di lavoro ideale per progetti che non richiedono strategie di prioritizzazione o dipendenza. Le lavagne Kanban aiutano invece a limitare il lavoro in corso (WIP) per ogni stato del flusso di lavoro. Una scheda (che rappresenta l'attività) si sposta attraverso ciascuna colonna (che rappresenta lo stato del flusso di lavoro) da sinistra a destra fino a raggiungere lo stato TERMINATO.
Le bacheche Kanban sono progettate per la consegna continua, quindi le date di inizio e di scadenza non sono così rigide su queste bacheche rispetto ai grafici Gantt.
I tre componenti principali di una bacheca Kanban sono:
- Schede: le attività necessarie per completare un progetto sono suddivise in singole schede che iniziano nella prima colonna e avanzano nel flusso di lavoro fino a raggiungere la colonna "Terminato". Ogni scheda contiene le informazioni necessarie relative all'attività, quali descrizione, assegnatario/i e scadenza.
- Colonna: nella sua forma più semplice, una lavagna Kanban è composta da tre colonne. I nomi tradizionali delle colonne sono Da fare, In corso e Terminato. È possibile aggiungere altre colonne Kanban per un flusso di lavoro dettagliato e definirle come fasi, team specifici o singoli membri del team.
- Limiti WIP: un limite lavoro in corso (WIP) è il numero di schede attività che una colonna della lavagna Kanban può avere in un dato momento. Non esiste un numero "perfetto" per impostare i limiti WIP. I numeri dipendono dalla capacità e dalle competenze del tuo team.
5 motivi per scegliere una lavagna Kanban come strumento di project management
Le bacheche Kanban sono perfette per i team di progetto che hanno bisogno di standardizzare i processi per mantenere l'efficienza mentre le attività passano attraverso ogni fase. Ecco cinque motivi per scegliere una bacheca Kanban piuttosto che un diagramma di Gantt:
1. Desideri un sistema di gestione affidabile per misurare l'impegno e i punti di consegna di tutto il lavoro
Un'attività inizia quando viene ricevuta la richiesta o quando il team inizia il lavoro? Chi effettua la richiesta potrebbe dire che è la prima opzione, ma in un sistema Kanban si preferisce la seconda.
Il punto di impegno è l'atto di inserire una scheda Kanban nel flusso di lavoro per iniziare il lavoro. Ciò significa che tutte le informazioni sono state raccolte, l'assegnatario è ben preparato per avviare l'attività e il tempo a disposizione inizia a scorrere. Quando un'attività è completata, ha raggiunto il punto di consegna.
Ma dove vengono conservati le attività quando non sono ancora pronti per essere assegnati? Vengono archiviate in una colonna speciale all'inizio della lavagna Kanban chiamata backlog. Il backlog è uno spazio in cui i project manager possono inserire le attività in base alla priorità, alla chiarezza e alla fattibilità. Questo aiuta il team a pianificare, assegnare e monitorare ciò che sta accadendo in un dato momento. (Maggiori informazioni al punto 3!)
2. Vuoi identificare i colli di bottiglia e le perdite di tempo nelle fasi di un flusso di lavoro
Gli approcci agili o predittivi ai progetti funzionano meglio con un sistema Kanban perché migliorano la consegna coerente. Ad esempio, un project manager può facilmente vedere dove si accumulano troppe attività in una colonna o dove le attività richiedono un po' troppo tempo. Quando viene individuato il collo di bottiglia, il project manager interviene per rimuoverlo e magari scoprire anche un potenziale miglioramento del processo:
- Jamie può completare solo tre revisioni di attività in un giorno. Possiamo coinvolgere un altro membro del team per fornire supporto per ulteriori revisioni?
- Questa fase del flusso di lavoro potrebbe essere automatizzata per risparmiare tempo e risorse umane?
- Abbiamo sottovalutato il tempo necessario per raccogliere informazioni su un'attività. Creiamo un margine prima di questa fase per dare respiro al nostro team. Che ne dite di un nuovo stato personalizzato?
3. Vuoi controllare la quantità di lavoro in corso (WIP) in un dato momento
Capita a tutti noi: accettiamo ogni richiesta che ci viene fatta senza comprenderne appieno la portata del lavoro. Se hai bisogno di un modo educato per dire "no", è qui che le bacheche Kanban ti vengono in soccorso!
I limiti del lavoro in corso (WIP) facilitano la gestione delle risorse, ovvero il processo di pianificazione, allocazione e monitoraggio delle risorse nel modo più efficiente possibile. Su una lavagna Kanban intuitiva*, i limiti WIP impostano il numero massimo di attività consentite in una colonna e avvisano quando viene superato il limite.
*Le intuitive lavagne Kanban di ClickUp sono già pronte per l'uso! Prova la potente funzionalità drag-and-drop nel modello Kanban e rendi i tuoi team di progetto ancora più produttivi.
✅ Vantaggi delle bacheche Kanban
- Le bacheche Kanban riducono la durata ciclo all'interno del flusso di lavoro del progetto.
- Le bacheche Kanban aumentano le possibilità di ottenere risultati più rapidi.
- Le bacheche Kanban limitano il lavoro in corso (WIP) in un dato momento
❌ Svantaggi delle bacheche Kanban
- Non sono stati stabiliti/associati tempi di realizzazione per ciascuna fase.
- Rischio di una cattiva definizione delle priorità
- Non adatto alle iterazioni
Grazie alle tue nuove conoscenze sui diagrammi di Gantt e sulle bacheche Kanban, ora è il momento di decidere quale software di project management renderà il flusso di lavoro un'esperienza senza stress! Altre piattaforme ti costringerebbero a scegliere tra diagrammi di Gantt o bacheche Kanban, ma noi di ClickUp ti diciamo: "Prendili tutti!"
Utilizzo della vista Gantt e della vista Bacheca in ClickUp per il project management
ClickUp è una piattaforma di produttività all-in-one in cui i team si riuniscono per pianificare, organizzare e collaborare al lavoro utilizzando attività, documenti, chat, obiettivi, lavagne online e altro ancora. Facilmente personalizzabile con pochi clic, ClickUp consente a team di ogni tipo e dimensione di lavorare in modo più efficace, aumentando la produttività a livelli senza precedenti! E le visualizzazioni sono l'ingrediente segreto di ClickUp.
Le visualizzazioni sono come le lenti degli occhiali. Ogni visualizzazione offre una prospettiva unica e può anche essere regolata in base alle preferenze individuali e del team. Con diversi modi di raggruppare, ordinare e filtrare, avrai il controllo completo su come visualizzare le tue attività.
Come aggiungere una vista Gantt in ClickUp
Consulta il nostro tutorial sulla vista Gantt per suggerimenti e trucchi su come iniziare a utilizzare le viste Gantt! ⬇️
Come aggiungere una vista Bacheca in ClickUp
Scopri come utilizzare la vista Bacheca a tuo vantaggio e ottieni consigli professionali per aiutarti a muoverti più velocemente durante la giornata! ⬇️
ClickUp ti offre la flessibilità di visualizzare il tuo lavoro a modo tuo.
ClickUp offre oltre una dozzina di modi per organizzare e visualizzare le attività e altri lavori. Nel campo dei diagrammi di Gantt e delle bacheche Kanban, entrambi sono ottimi strumenti nel loro ambiente, ma sono ancora più potenti in ClickUp. ⚡️
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