Stai ancora valutando quale visualizzazione di project management sia più adatta alle tue esigenze?
Beh, tira un sospiro di sollievo perché non sei solo.
Insieme, i diagrammi PERT e Gantt sono strumenti fondamentali per la project management, che consentono di mappare, organizzare e svolgere le attività all'interno del team. Ciò è particolarmente vero quando si creano e si gestiscono progetti complessi con più collaboratori e dipendenze.
Entrambe le visualizzazioni aiutano a mantenere tutti allineati e i team uniti verso lo stesso obiettivo. Sembra una grande sinergia di squadra, vero?
Tuttavia, questi due strumenti sono tutt'altro che intercambiabili.
Ciascuno di essi presenta vantaggi, svantaggi e casi d'uso specifici, che i project manager devono tenere presenti in ogni fase della loro carriera, indipendentemente dal settore in cui operano.
Questa guida approfondirà le sfumature dei grafici PERT e Gantt, compresi i pro e i contro, per aiutarti a capire quali situazioni richiedono quale strumento. Come bonus, ti mostreremo anche come crearli in uno strumento di project management come ClickUp. 🙂
🔍 Cosa sono i grafici PERT?
I diagrammi PERT, acronimo di Program Evaluation Review Technique, sono diagrammi di rete che organizzano la sequenza di un progetto utilizzando una rappresentazione grafica per suddividerlo in singole attività in base alla durata stimata.
Se sei già un utente appassionato di Mappa mentale, i diagrammi PERT ti saranno molto utili.
Curiosità: la Marina degli Stati Uniti ha sviluppato questi grafici per la prima volta negli anni '50 per coordinare i subappaltatori incaricati di armare i sottomarini nucleari. Naturalmente, da allora i grafici PERT hanno fatto molta strada e ora vengono utilizzati principalmente per raggiungere obiettivi molto meno complessi. 😅
I 4 componenti fondamentali di un grafico PERT
Le complessità del grafico PERT sono rimaste invariate. Questo grafico è composto da quattro parti importanti, che includono:
- Ogni attività cardine del progetto è rappresentata come un nodo nel diagramma di rete
- Le attività che consentono la connessione tra ciascuna attività cardine sono rappresentate come frecce
- Le frecce fungono anche da dipendenze che mostrano quali attività cardine devono essere completate prima che altri possano essere raggiunti
- Ogni freccia ha fino a tre timestamp per completare l'attività: tempo ottimistico, tempo pessimistico e tempo più probabile
Sembra un po' complicato, ma in sostanza, sommando tutti i timestamp, otterrete una stima del tempo di completamento insieme a una panoramica del flusso del progetto.
Tieni presente che tutto questo dipende dalla complessità del tuo progetto. È probabile che avrai bisogno di più percorsi per completarlo. Ad esempio, se stai creando una piattaforma software, la programmazione deve avvenire contemporaneamente al testing, alla progettazione front-end e altro ancora.
È qui che entrano in gioco i grafici PERT con il metodo del percorso critico del project management.
Il metodo del percorso critico ti aiuta a vedere solo le attività necessarie e il tempo minimo richiesto per completare un progetto. In sostanza, ti aiuta a visualizzare la sequenza di base del tuo progetto eliminando ogni elemento superfluo dalla tua visione immediata.
Soprattutto se hai poco tempo a disposizione, questo può aiutarti a dare priorità alle attività più importanti che devi portare a termine al più presto e a ignorare quelle aggiuntive che non sono necessarie per andare avanti o che possono essere rimandate a una data successiva senza influire sul tuo progetto.
Utilizzando il grafico PERT come strumento di pianificazione, puoi identificare qual è il percorso migliore e quanto tempo richiederà utilizzando le Sequenze che hai stabilito.
Come si presenta un grafico PERT?
A questo punto, vi starete probabilmente chiedendo come potrebbe essere un diagramma PERT nel vostro flusso di lavoro di project management. Ebbene, nella sua forma più semplice, un diagramma PERT utilizzato per determinare il percorso critico di un progetto ha un aspetto simile a questo:
Quando pensi al grafico PERT, pensa a un "grafico" e lascia che questo aiuti la tua creatività a spiccare il volo!
Sviluppa il flusso delle attività più importanti del tuo progetto collegandole tra loro utilizzando funzionalità comuni simili al PERT presenti in tutti i tipi di software di project management. Queste possono includere modelli di diagrammi, strumenti di Mappa mentale o persino lavagne online per aiutarti a delineare il tuo flusso di lavoro nel miglior modo possibile.
Pro e contro dei grafici PERT nel project management
Non esiste un unico modo per gestire un progetto. Il grafico PERT potrebbe sembrare la soluzione ideale per il tuo team e, sebbene nessuno sia PERT-fetto, è importante conoscere i punti di forza e i punti deboli di qualsiasi metodologia prima di buttarsi a capofitto.
Innanzitutto, gli aspetti positivi. 🥰
Quali sono i vantaggi dell'utilizzo dei grafici PERT? È possibile:
- Effettua la previsione, monitora e rivedi il tempo necessario per ogni attività
- Aggiungi margine di flessibilità per ridistribuire le risorse alle attività più critiche mentre lavori
- Esegui analisi what-if per vedere come cambierà un progetto se aggiungi un'attività o modifichi la durata di un'altra
- Identifica le azioni ripetitive per scalare il project management dei tuoi progetti nel tempo
- Modifica il progetto nel tempo, soprattutto se si verificano cambiamenti nel percorso critico.
Sembra interessante, vero? I grafici PERT sono popolari per un motivo.
Tuttavia, è fondamentale comprendere anche i loro limiti:
- Le tempistiche di ciascuna attività sono soggettive. Se non basi la durata di ciascuna attività sulle esperienze acquisite dai progetti passati o su aspettative realistiche, potresti inavvertitamente predisporre il team al fallimento.
- Concentrarsi troppo sul percorso critico può sottovalutare importanti attività secondarie che possono comunque contribuire al successo del progetto.
- Ad essere sinceri, i grafici PERT tendono ad essere difficili da impostare e richiedono aggiornamenti frequenti. Il processo in sé può richiedere molto tempo e, dato che il percorso critico può cambiare spesso, i grafici PERT diventano obsoleti piuttosto rapidamente.
- Sebbene la sequenza sia importante, lo sono anche i costi e le risorse necessari per portare a termine ogni attività. Fai attenzione a non sovraccaricare il tuo team o a non superare il budget, mettendo il grafico PERT al di sopra di tutto il resto.
Questi pro e contro rendono i grafici PERT eccellenti per alcuni aspetti del project management, ma non per tutti. È qui che entrano in gioco altri strumenti come i grafici Gantt.
Inizia con i modelli di grafici PERT!
🔍 Che cos'è un diagramma di Gantt?
Un diagramma di Gantt è una rappresentazione temporale di un progetto organizzata come un grafico a barre orizzontale con due dimensioni: l'asse Y e l'asse X.
- L'asse Y fornisce l'elenco delle singole attività associate al progetto, insieme a tutte le variabili di base per ciascuna attività, come il titolare dell'attività.
- L'asse X mostra una sequenza o un Calendario, talvolta suddiviso in giorni, settimane o mesi per coprire l'intera durata prevista del progetto.
Ogni barra sul grafico rappresenta una singola attività. Mostra quando l'attività ha inizio e si estende lungo la linea temporale per indicare quando deve essere completata. Si tratta di un ottimo modo per i project manager e gli altri membri del team di tenere facilmente traccia delle attività in corso, imminenti e scadute.
Oltre a queste due dimensioni di base, le dipendenze dei diagrammi di Gantt mostrano le attività che non possono essere avviate o completate finché altre non sono state completate. Le relazioni e le dipendenze tra le attività sono presenti in ogni progetto, quindi è importante tenerle sotto controllo. Ci saranno sempre situazioni in cui un'attività è in attesa che un'altra venga completata, ne blocca un'altra o è collegata ad altre che si svolgono contemporaneamente.
La semplicità dei diagrammi di Gantt è ciò che li ha resi una delle metodologie di project management più popolari disponibili. È possibile trovare casi d'uso dei diagrammi di Gantt che spaziano dall'edilizia alla pianificazione di eventi, al marketing, all'istruzione e altro ancora. In sintesi, il tuo diagramma di Gantt potrebbe assomigliare a questo:
Pro e contro dell'utilizzo di un diagramma di Gantt per il tuo progetto
I grafici Gantt sono popolari per un motivo. I project manager di tutti i settori si affidano a loro per i loro vantaggi chiave:
- I grafici Gantt sono di facile lettura e offrono un'elevata trasparenza, il che è ottimo per i membri del team, i team interfunzionali e gli stakeholder.
- Sono flessibili! Puoi facilmente aggiornare le date di scadenza delle singole attività
- I grafici Gantt rendono facili da visualizzare a colpo d'occhio informazioni importanti come scadenze, dipendenze e, talvolta, le attività cardine del progetto.
- Puoi suddividerli in più sezioni per gestire progetti complessi in parti più facilmente gestibili.
Allo stesso tempo, la scelta di un diagramma di Gantt non garantirà magicamente l’esito positivo del progetto. Come con qualsiasi altro strumento, dovrai fare i conti con alcuni potenziali svantaggi di questo metodo di pianificazione:
- I diagrammi di Gantt potrebbero essere troppo semplicistici per te. Soprattutto per progetti o attività complessi, i project manager potrebbero cercare dettagli più approfonditi rispetto alle semplici date di scadenza, dipendenze e sequenze.
- Alcuni grafici Gantt non hanno componenti gerarchiche, il che può rendere più difficile la definizione delle priorità delle attività.
- Soprattutto nei progetti di grandi dimensioni con molte attività, i diagrammi di Gantt possono diventare enormi e quasi impossibili da visualizzare in un'unica panoramica
- Come per i diagrammi PERT, anche nei diagrammi di Gantt i tempi di completamento delle attività sono stimati. La loro accuratezza dipende interamente dalla persona che crea il diagramma di Gantt e può essere fuorviante se imprecisa.
- I diagrammi di Gantt hanno una capacità limitata di visualizzare i margini di flessibilità per le singole attività o un percorso critico per il completamento del progetto.
🥊 Il confronto definitivo: quando utilizzare i grafici PERT e quando quelli di Gantt
Allora, come scegliere?
Sulla base dei pro e dei contro di entrambi gli stili di project management, questo grafico può aiutarti a prendere la decisione migliore per la situazione del tuo team:
| Quando utilizzare un grafico PERT | Quando utilizzare un grafico Gantt |
|---|---|
| Hai bisogno di un grafico per la pianificazione interna dei progetti | Hai bisogno di un grafico per comunicare lo stato di avanzamento del progetto agli stakeholder interni ed esterni |
| Il tuo piano si concentra sulle attività cardine di un progetto, con un'attenzione secondaria alle attività necessarie per raggiungerle. | Il tuo piano si concentra su ogni attività e attività secondaria del progetto più ampio. |
| Stai definendo il percorso critico del tuo progetto | Per garantire il successo del tuo progetto, devi completare il maggior numero possibile di attività entro i tempi previsti. |
| Hai un'idea di quanto tempo richiederà ogni attività, ma devi stimare il tempo totale necessario per completare il progetto | Sai quanto tempo richiede il progetto, ma devi stimare quanto tempo hai a disposizione per ogni attività |
| È necessario mostrare come ogni attività dipenda dalle altre per garantire un flusso corretto e il completamento del progetto con esito positivo | È necessario mostrare a ciascun titolare dell'attività la Sequenza relativa alla propria attività specifica |
Naturalmente, ogni situazione è diversa. Anche con un confronto diretto, ci sono altri fattori da considerare, inoltre ci sono molte situazioni in cui ha senso utilizzare sia un grafico PERT che un grafico Gantt.
Poiché i due grafici sono sostanzialmente diversi, le informazioni combinate dei grafici PERT e Gantt possono contribuire notevolmente alla trasparenza e alla gestione del processo di pianificazione.
Come creare il proprio grafico di Gantt e PERT
L'ultimo passaggio del processo è semplice: trasformare il cosa e il perché in come.
Mentre i diagrammi di Gantt venivano tradizionalmente creati in fogli di calcolo, ora esistono molte altre opzioni software dinamiche per rendere il processo più fluido, visivo, intuitivo e fruibile.
Indipendentemente dallo strumento gratis di project management che utilizzi, i principi illustrati qui possono essere applicati in modo trasversale! Utilizza questa guida come riferimento per creare i tuoi grafici, basandoti sugli strumenti che già possiedi.
Sappi solo che ClickUp può fornirti tutte le funzionalità intuitive di cui hai bisogno per realizzare grafici di Gantt e PERT gratis, per sempre. 😉
vista Gantt, mappe mentali e lavagne ClickUp sono entrati nella chat
Ma prima di tutto, cos'è ClickUp?
ClickUp è un'app all-in-one per la produttività progettata per gestire tutto, dalle attività quotidiane ai progetti complessi, fino all'intero flusso di lavoro della tua azienda. Realizzata per team di qualsiasi dimensione e settore, ClickUp offre tantissime funzionalità personalizzabili e oltre 15 modi per visualizzare il tuo lavoro, tra cui la vista Gantt di ClickUp, mappe mentali simili ai diagrammi PERT e uno strumento collaborativo di lavagna online.
Ora che abbiamo chiarito questo punto, passiamo alle cose interessanti, iniziando dai grafici Gantt!
Poiché ClickUp punta tutto sull'ottimizzazione dei processi e sul risparmio di tempo, gran parte del lavoro che normalmente dovresti fare manualmente per mantenere aggiornati i diagrammi di Gantt e PERT è automatizzato in questa piattaforma. Te lo mostreremo. 🙂
La tua sequenza prenderà forma man mano che delineerai le attività del tuo progetto. E per creare un diagramma di Gantt in ClickUp, questo è il primo e più importante passaggio. Il punto di partenza naturale per qualsiasi software di project management, compreso ClickUp, è la vista Elenco.
Si tratta di un semplice elenco verticale di tutte le attività in programma, molto simile a una lista della spesa. Ma il bello di ClickUp è che puoi passare facilmente dalla visualizzazione Elenco alla vista Gantt per dare priorità alle informazioni che stai cercando.
Man mano che inserisci dettagli come attività secondarie, date di inizio, date di scadenza e aggiorni le attività con stati personalizzati, il tuo diagramma di Gantt inizierà automaticamente a mostrare più informazioni a colpo d'occhio. Inizia ad aggiungere dipendenze alle singole attività per iniziare a costruire il flusso del progetto.
La maggior parte dei grafici Gantt tradizionali sarebbe già completata a questo punto, ma noi siamo solo all'inizio.
Ricordi l'impossibilità di trovare il margine di flessibilità o un percorso critico quando si utilizza un tipico diagramma di Gantt? Non deve essere necessariamente così. Basta utilizzare le opzioni di calcolo del percorso critico e del margine di flessibilità di ClickUp nella vista Gantt per calcolare entrambi automaticamente.
Ed ecco fatto, il tuo diagramma di Gantt personalizzato! Inoltre, poiché risiede all'interno di ClickUp, è già collegato al tuo flusso di lavoro e qualsiasi stato delle attività o modifica dei tempi delle attività verrà aggiornato automaticamente e sarà chiaro a prima vista.
Inizia con diversi modelli di diagrammi di Gantt per saltare la fase di configurazione:
I grafici PERT sono leggermente più complessi, ma con il tuo grafico Gantt già creato in ClickUp, puoi facilmente iniziare a disegnare il tuo PERT con due funzionalità chiave.
Le mappe mentali di ClickUp consentono di creare un diagramma di rete che delinea il flusso del progetto, ottenendo molti degli stessi vantaggi della maggior parte dei diagrammi PERT.
Le lavagne online di ClickUp ti consentono di disegnare grafici di qualsiasi tipo, compresi i grafici PERT! Aggiungi forme che puoi convertire direttamente in attività di ClickUp e disegna connessioni tra loro per mostrare facilmente il flusso di lavoro.
Suggerimento professionale: ClickUp offre tantissimi modelli per iniziare a utilizzare entrambi gli strumenti, e la vista Gantt, per qualsiasi livello di esperienza.
Grazie alla sua interfaccia utente intuitiva, creare diagrammi PERT utilizzando ClickUp mappe mentali e lavagne online è facile da imparare, ma richiede un po' più di creatività rispetto all'attivare/disattivare un diagramma di Gantt nella piattaforma. Ma la verità è che è proprio qui che entra in gioco il vero potere dei diagrammi PERT.
Le funzionalità di Mappa mentale e Lavagna online ti consentono di sfruttare i vantaggi dei diagrammi PERT tramite una connessione automatica al tuo flusso di lavoro. In poche parole: l'idea alla base di queste funzionalità è quella di permetterti di mettere in pratica le tue idee in modo più rapido e semplice. E chi non ama i processi semplificati? 😍
Sei pronto per ricevere ulteriori informazioni? Non c'è momento migliore di adesso per iniziare a usare ClickUp.
Rendi il processo di pianificazione dei tuoi progetti più semplice, visivo e totalmente trasparente con i grafici di Gantt e PERT automatizzati in ClickUp.
Se questo confronto ti è piaciuto, dai un'occhiata alla nostra analisi comparativa tra Kanban e Gantt!