Come calcolare il lead time per ottimizzare i flussi di lavoro

"Quanto tempo ci vorrà?" e "quanto costerà?" sono le due domande che ogni acquirente si pone, che si tratti di un abito su misura o dell'implementazione di un software.

In questo post del blog, esploriamo cosa serve per rispondere alla prima domanda, utilizzando un concetto chiamato Lead time.

Che cos'è il lead time?

Il lead time si riferisce al tempo totale necessario per completare un processo dall'inizio alla fine. È il tempo che intercorre tra l'invio di un ordine da parte di un cliente e la ricezione del prodotto o servizio.

Il concetto di Lead time affonda le sue radici nei primi anni dell'era industriale e ha acquisito importanza con l'avvento delle pratiche di produzione e gestione della catena di fornitura. Nel settore manifatturiero, è il tempo impiegato dall'unità di produzione per fabbricare un prodotto. Questo potrebbe estendersi su alcune settimane.

Dalla produzione, è ora una metrica diffusa in vari settori. Quando vai al ristorante e fai un ordine per la cena, potrebbero dirti: "Ti preghiamo di attendere 20 minuti per preparare il tuo piatto". Quei 20 minuti sono il Lead time.

Nello sviluppo agile di software, i project manager utilizzano il lead time per pianificare gli sprint, programmare l'implementazione, allocare le risorse, gestire le aspettative degli stakeholder e altro ancora.

Diversi tipi di lead time

A seconda dei tuoi obiettivi, puoi misurare i tempi di consegna per l'intero processo o solo per alcune parti. Di seguito sono riportati alcuni dei diversi tipi di lead time.

Lead time di produzione

Il tempo totale necessario per fabbricare un prodotto dall'inizio del processo di produzione fisica al suo completamento è chiamato lead time di produzione.

Considera un'azienda produttrice di mobili che realizza tavoli personalizzati. Se ci vuole:

Il lead time totale di produzione è di nove giorni. Se ci sono interruzioni o tempi di attesa dovuti alla mancata disponibilità della catena di montaggio/dei membri del team, anche questi devono essere inclusi.

Lead time dei materiali

Il tempo che intercorre tra l'ordine dei materiali e la loro ricezione, pronti per l'uso nella produzione, è chiamato lead time dei materiali.

Questo include il tempo necessario al fornitore per elaborare l'ordine, preparare/produrre la materia prima, imballarla e spedirla alla tua linea di assemblaggio.

Il lead time dei materiali è spesso la prima parte del lead time di produzione. Che si tratti di un produttore di automobili che acquista alluminio o di un panettiere che acquista zucchero, il lead time dei materiali definisce quando è possibile iniziare il lavoro.

Lead time di produzione

Il tempo totale necessario per fabbricare un prodotto, dall'inizio della produzione al completamento del prodotto finale, è chiamato lead time di produzione. Comprende tutte le fasi del processo di produzione, tra cui la configurazione, l'esecuzione del progetto e l'assemblaggio.

Mentre il lead time di produzione include il tempo necessario per ricevere i materiali, l'ispezione, ecc., il lead time di fabbricazione è solo il tempo necessario per creare il prodotto.

Seguendo l'esempio precedente, il lead time di produzione sarebbe di sei giorni, esclusi i due giorni necessari per ricevere i materiali e un giorno per l'ispezione.

Lead time di approvvigionamento

La durata tra la richiesta di acquisto di beni o servizi e la loro consegna è chiamata durata del lead time di approvvigionamento.

Comprende l'elaborazione delle richieste, la creazione degli ordini di acquisto, la selezione dei fornitori, la produzione e la consegna. Il lead time di approvvigionamento inizia prima del lead time dei materiali, ma lo include.

Il lead time di approvvigionamento aiuta i team di progetto a valutare la latenza derivante da processi che esulano dalla loro sfera di competenza immediata.

Lead time del cliente

La durata che intercorre tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e quello in cui riceve il prodotto o il servizio è chiamata durata del lead time del cliente.

In un fast food come McDonald's, il lead time è ridotto al minimo grazie alla pre-elaborazione degli elementi molto prima dell'effettuazione dell'ordine, resa possibile dalla standardizzazione dei servizi. Questo vale anche per gli strumenti SaaS. Un cliente può accedere immediatamente al software perché il prodotto è già stato creato ed è pronto per la spedizione.

Tuttavia, se stai facendo progettare un logo personalizzato per il tuo marchio, il lead time per il cliente includerà l'intero processo di produzione.

Lead time di spedizione

Il tempo che intercorre tra il momento in cui un prodotto è pronto per la spedizione presso lo stabilimento e la sua consegna alla destinazione finale è chiamato lead time di spedizione. Questo periodo include la preparazione del prodotto per la spedizione, la movimentazione, il trasporto e la consegna al cliente o al sito del progetto.

Nella moderna gestione della catena di approvvigionamento, il lead time di spedizione è una misura importante. Ad esempio, se il tuo smartphone viene assemblato in Cina o in India, la tua capacità di venderlo negli Stati Uniti dipende dal tempo impiegato dal tuo fornitore per spedirtelo. Pertanto, i tuoi piani di commercializzazione devono tenere conto dei lead time di spedizione.

Lead time cumulativo

La somma totale dei tempi di consegna dei vari processi è chiamata tempo di consegna cumulativo o tempo di consegna della catena di fornitura. Comprende i tempi di consegna di tutti i suoi componenti e processi, dall'ordine iniziale delle materie prime alla consegna del prodotto finito al cliente finale.

Con così tanti tipi di lead time applicabili a varie situazioni e ambienti, calcolare il lead time può essere una sfida. Per questo ti aiutiamo noi. Ecco la formula del lead time e un processo passo dopo passo per calcolarlo.

Come calcolare il lead time?

Il modo più semplice per calcolare il lead time è esaminare i dati passati e calcolare il tempo trascorso dalla data di inizio alla data di fine.

Ad esempio, se il processo inizia il 01/01/2024 e termina il 31/01/2024, il lead time è di 31 giorni. Su uno strumento di project management come ClickUp, puoi calcolare automaticamente i lead time medi sulla base dei dati storici.

Sebbene offra un'ottima visione d'insieme, questa formula del Lead time non fornisce i dati granulari necessari per migliorare l'efficienza. Quindi, un altro modo per affrontare la questione è lavorare in avanti. Ecco come.

1. Identifica le componenti del lead time

Inizia suddividendo il processo nelle sue componenti principali, quali:

Non tutti i processi influiscono sul lead time. In alcuni casi, potrebbero essere denominati o eseguiti in modo diverso.

Ad esempio, nell'ingegneria del software, il packaging potrebbe includere la containerizzazione e la spedizione potrebbe essere l'implementazione. Per progetti di questo tipo, il monitoraggio del tempo di progetto di ClickUp è uno strumento fantastico per misurare con precisione. Per monitorare il tempo su ClickUp, i membri del team possono avviare e arrestare il timer, aggiungere un intervallo o semplicemente inserire il tempo impiegato in ore/minuti in modo retroattivo!

Quindi, scegli tutti i componenti applicabili alla tua attività aziendale.

2. Misura i lead times individuali

In base ai componenti che ti riguardano, calcola i lead time individuali.

Formula del tempo di consegna dell'approvvigionamento: data di ricezione dell'ordine - data di richiesta da parte del team del progetto.

Se utilizzi i moduli ClickUp per raccogliere le richieste, ti sarà molto più facile inserire la data di ricezione e visualizzare il Lead time sulla dashboard.

Sebbene il team di progetto abbia poco controllo sulla rapidità con cui lavora il team di approvvigionamento, questo lead time è fondamentale per l'efficienza complessiva del processo.

Formula del lead time di produzione/fabbricazione: data di produzione finale - data di ricezione delle materie prime. Utilizza questa metrica per determinare il tempo necessario per trasformare le materie prime o i componenti nel prodotto finale, compresi i tempi di configurazione, lavorazione, assemblaggio, controllo qualità o ispezione.

Formula del tempo di consegna: tempo di consegna al cliente - tempo di spedizione dal magazzino. Alcune aziende includono l'imballaggio nel tempo di produzione, mentre altre lo considerano un processo relativo alla spedizione. Scegliete quello che fa al caso vostro.

3. Sommali!

Somma i singoli tempi di consegna (approvvigionamento, produzione e spedizione) per ottenere il tempo di consegna totale o il tempo di consegna effettivo dell'ordine. I campi Formula di ClickUp possono semplificare notevolmente il processo grazie alle funzioni di data e ora, alle funzioni di stringa, alle funzioni logiche e alle funzioni matematiche.

Mentre lo fai, ecco alcune cose da tenere a mente.

Considera il tempo di riserva: se utilizzi i lead time come parametro di riferimento per decidere la data di consegna promessa al cliente, aggiungi un po' di tempo di riserva per coprire eventuali ritardi imprevisti o variazioni nel processo.

Ad esempio, un piccolo ritardo in un passaggio può avere un impatto cumulativo su quelli successivi. Utilizza il diagramma di Gantt di ClickUp per visualizzare le dipendenze e l'impatto complessivo sulla sequenza di consegna.

Suddividi il lead time in dettagli granulari: la maggior parte delle aziende calcola i lead time per migliorare l'efficienza. In tal caso, è necessario conservare tutti i dettagli granulari. Ad esempio, è necessario sapere se lo sdoganamento occupa la maggior parte dei tempi di consegna.

Esempi di lead time

Il lead time è semplicemente il tempo che intercorre tra l'inizio e la fine di un processo. In tutti i settori, le aziende, i progetti e i team, esistono centinaia di esempi di lead time.

Lead time nella produzione

Supponiamo che tu sia un produttore di magliette di cotone vendute nei negozi al dettaglio. Il tuo lead time sarebbe il totale di:

Lead time totale = 35 giorni

Lead time nel project management dei progetti software

I progetti di sviluppo software potrebbero essere leggermente diversi. Le fasi di pianificazione e architettura potrebbero essere molto più lunghe, ma il resto potrebbe avvenire in brevi Sprints, che si sviluppano in modo incrementale.

Pertanto, i tempi di consegna vengono in genere calcolati dal momento in cui una user story è pronta fino al momento in cui la funzionalità/funzione viene implementata.

Vantaggi della riduzione del lead time

Il lead time indica il tempo necessario per svolgere il lavoro. Per estensione, è possibile capire quanto è possibile produrre in un dato momento. Ad esempio, se una persona è in grado di sviluppare una funzionalità/funzione in una settimana (ovvero il tuo lead time), puoi pianificare l'allocazione delle risorse e la capacità in base al numero di funzionalità/funzioni che devi sviluppare ogni settimana.

Con un lead time ridotto, ovvero se una persona è in grado di sviluppare due funzionalità/funzioni ogni settimana, puoi aumentare il fatturato, l'efficienza, la soddisfazione dei clienti, il vantaggio competitivo e molto altro ancora!

Soddisfazione del cliente: quando riesci a consegnare un prodotto prima al cliente, questi sarà probabilmente più soddisfatto. Ecco perché ridurre il Lead time, ovvero rispettare le scadenze, è una metrica fondamentale per gli operatori di e-commerce come Amazon, che investono molto in magazzini, logistica e automazione per l'evasione degli ordini.

Efficienza: un lead time più breve significa poter fare di più nella stessa durata, migliorando l'efficienza dei processi. Una maggiore efficienza accelera anche la produzione e riduce i costi di spazio di archiviazione e di mantenimento.

Agilità: ridurre il lead time di esecuzione dei progetti aumenta la capacità di un'azienda di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato o di soddisfare la domanda dei clienti. Durante la pandemia di COVID-19, le organizzazioni che hanno potuto lavorare da remoto e creare esperienze digitali in tempi rapidi, con lead time più brevi, hanno ottenuto un enorme vantaggio competitivo.

Gestione dell'inventario: Lead time più breve comporta una riduzione dei livelli di inventario, il vantaggio fondamentale che le case automobilistiche giapponesi hanno individuato per prime nella produzione snella. Ciò ha liberato spazio nei magazzini, ridotto l'obsolescenza delle scorte e diminuito il capitale immobilizzato, migliorando la salute finanziaria complessiva dell'azienda.

I vantaggi della riduzione del lead time sono evidenti in tutto il processo. Ma come ottenerli? Ecco alcuni suggerimenti.

Strategie per ridurre il lead time

Per ottimizzare qualsiasi cosa, è necessario conoscere lo stato attuale. Quindi, inizia da lì.

Utilizza app di gestione del tempo per calcolare con precisione il Lead time in tutti i processi e le fasi. Quindi, identifica le opportunità di ottimizzazione. Una volta che hai i dati di base a portata di mano, la domanda successiva è: come risparmiare tempo?

Automatizza

Automatizza i processi che non richiedono l'interazione o l'intervento umano. Potrebbe essere semplice come impostare flussi di lavoro "if-this-then-that" sul tuo software di project management. Ad esempio, se un'attività è in ritardo, le persone vengono automaticamente avvisate sulla matrice di escalation. Oppure, se il progettista ha completato un'attività, assegnala automaticamente allo sviluppatore.

ClickUp Automations offre oltre 100 modelli per semplificare i flussi di lavoro, le attività di routine, i passaggi di progetto e altro ancora.

Pianifica meglio

Pianifica le risorse per eliminare inutili tempi di attesa. Utilizza la vista Carico di lavoro di ClickUp per vedere chi sta facendo cosa e assegnare il lavoro. Incoraggia i membri del team a consultare i propri rapporti sulla produttività per raggiungere i loro obiettivi di gestione del tempo!

Se non sai da dove iniziare, i modelli di gestione del tempo di ClickUp sono qui per aiutarti. Scegli tra i dieci modelli disponibili e personalizzali in modo personalizzato in base alle tue esigenze!

Previsioni accurate

Riduci il lead time della gestione dell'inventario con tecniche quali scorte di sicurezza, punti di riordino e quantità economica di ordine (EOQ) per ottimizzare i livelli di inventario. Utilizza un software di gestione dell'inventario affidabile per fare il punto della situazione!

Condividi le tue conoscenze

Previeni le lacune di conoscenza con una documentazione dettagliata e la condivisione delle conoscenze. ClickUp Docs è progettato per aiutarti a scrivere e condividere qualsiasi cosa all'interno dell'organizzazione. Cosa c'è di più? ClickUp AI può correggere, riepilogare e rendere le informazioni più accessibili.

Riduci il lead time e ottimizza il tuo flusso di lavoro con ClickUp

Rispondere in modo accurato e immediato alla domanda "Quanto tempo ci vorrà?" è un compito importante del project manager.

È utile durante tutto il ciclo di vita del project management per la pianificazione, la programmazione, l'allocazione delle risorse, la creazione di piani di emergenza, il ripristino di emergenza, la gestione degli stakeholder, la strategia di immissione sul mercato, ecc.

Calcolare con precisione il lead time è un modo semplice ma efficace per prevedere il futuro. Nel mondo in rapida evoluzione di oggi, ridurre al minimo il lead time può essere il principale fattore di differenziazione della tua azienda.

Investendo maggiormente nella riduzione dei tempi di consegna, aumenterai anche l'efficienza e la produttività dei tuoi sistemi. Ad esempio, anche la più semplice automazione riduce i tempi di consegna non solo per quel processo, ma anche per l'intero flusso di lavoro dell'organizzazione.

L'ottimizzazione dei lead time ha effetti cumulativi, quindi ClickUp è progettato per darti la possibilità di vedere, misurare e ridurre al minimo i lead time.

Il software gratuito all-in-one per la gestione dei progetti ClickUp ti consente di effettuare il monitoraggio del tempo delle attività, controllare i lead time, misurare le prestazioni, ottimizzare le metriche e automatizzare i processi, tutto in un unico posto.

Dalle agenzie creative alla gestione immobiliare, le organizzazioni di ogni tipo forniscono prodotti e servizi rapidamente con ClickUp. Provate voi stessi.

Domande frequenti (FAQ)

1. Che cos'è la formula del lead time?

Lead time = Tempo di completamento – tempo di inizio

Sebbene questa sia la formula più semplice per calcolare il lead time, non spiega perché il lead time sia proprio quel numero. Pertanto, le organizzazioni a volte lavorano in modo progressivo. In questi casi, il calcolo del lead time è il seguente.

Lead time = lead time di approvvigionamento + lead time di produzione + lead time di consegna

2. Che cos'è il Lead time rispetto alla durata ciclo?

Sebbene siano in qualche modo simili, queste due metriche hanno scopi e esigenze diversi. Ecco una panoramica della durata ciclo rispetto al Lead time.

3. Che cos'è il lead time per la consegna?

Il lead time si riferisce al tempo totale che intercorre tra il momento in cui un cliente effettua un ordine e quello in cui la merce viene consegnata a domicilio.