"Il modo in cui trascorriamo i nostri giorni è, ovviamente, il modo in cui trascorriamo la nostra vita", recita la famosa citazione dell'autrice Annie Dillard. E quando la si legge insieme a "I giorni sono lunghi, ma gli anni sono brevi", si prova un senso di terrore.
Sto utilizzando al meglio il mio tempo? Le mie giornate sono strutturate in modo da allinearsi ai miei obiettivi personali e professionali?
È qui che gestione del tempo l'impostazione di obiettivi di gestione del tempo può fornire un quadro strutturato e un nuovo modo di considerare il tempo a disposizione e gli obiettivi da raggiungere.
Che cosa sono gli obiettivi di gestione del tempo?
Gli obiettivi di gestione del tempo sono traguardi specifici che vengono fissati per gestire il proprio tempo in modo più efficace. Questi obiettivi aiutano a a stabilire le priorità delle attività impostare scadenze chiare ed eliminare le attività inutili dalla vostra giornata.
Per esempio, il titolare di un'azienda attività settimanali possono includere la programmazione delle telefonate con i potenziali clienti, la delega delle attività e la misurazione dello stato di avanzamento dei progetti. Con una precisa obiettivi di gestione del tempo il titolare dell'azienda sa esattamente quante ore deve mettere da parte per ogni attività e in quale ordine deve portarla a termine.
Il modo più comune per impostare gli obiettivi di gestione del tempo è il modello SMART:
- Specifico: Un obiettivo ben definito che risponde a chi è coinvolto, quale dovrebbe essere il risultato, cosa dovrebbe essere realizzato, ecc.
- Misurabile: Un obiettivo quantificabile e tracciabile. "Quante ore dovrebbe richiedere questa attività?"
- Raggiungibile: Un obiettivo realistico e raggiungibile
- Rilevante: Un obiettivo pratico, ad esempio allineato con i vostri obiettivi personali o professionali
- Time-Bound: Un obiettivo con una sequenza temporale e una scadenza ben definite
Quali sono i vantaggi dell'impostazione degli obiettivi di gestione del tempo?
Avete un elenco chiaro di cose da fare. Allora perché dovreste preoccuparvi di impostare anche gli obiettivi di gestione del tempo?
Diamo un'occhiata ad alcuni dei benefici di obiettivi di gestione del tempo :
✅ Un equilibrio più sano tra lavoro e vita privata
Una corretta gestione del tempo significa più tempo per i vostri cari e per voi stessi.
È possibile programmare il tempo per le attività ad alta priorità all'interno dell'orario di lavoro e avere comunque tempo per il tempo libero e il riposo.
✅ Si procrastina di meno
Non è necessario destreggiarsi tra le attività quando si ha un elenco di priorità.
Potete incanalare le vostre energie verso un lavoro profondo, senza pensare a cosa fare dopo.
✅ Un aumento della produttività
Quando ci si concentra sulla realizzazione di attività critiche, senza dover perdere tempo a pensare a "cos'altro", si può costruire una routine. Questa routine è incentrata sull'obiettivo di aiutarvi a portare a termine le attività più critiche nelle ore di maggiore produttività.
✅ Niente più burnout
Un lavoro gestito male può essere stressante dal punto di vista emotivo e fisico. Se a questo si aggiungono scadenze non rispettate e un team non concentrato, è probabile che si vada incontro a un burnout professionale.
Una gestione intelligente del tempo può ridurre al minimo lo stress causato dalla frustrazione e dalla pressione del lavoro.
15 Obiettivi di gestione del tempo che potete impostare
L'impostazione della gestione del tempo può essere travolgente. Ma ecco alcuni esempi di strategie di gestione del tempo a cui potete ispirarvi:
1. Impostare obiettivi numerici definiti
Un obiettivo chiaro è un obiettivo con sequenze realistiche e risultati misurabili, e ben comunicato.
Supponiamo che siate uno studente di design. Il vostro obiettivo potrebbe essere quello di finire un progetto di gruppo in tempo e di lavorare in team. Ma scrivere e monitorare più obiettivi con scadenze e assegnatari è una sfida.
Se si utilizza uno strumento come ClickUp, con Obiettivi di ClickUp per rimanere in linea con la tabella di marcia impostando obiettivi intelligenti e il monitoraggio delle vittorie come gruppo.
Utilizzate ClickUp per monitorare lo stato di avanzamento con traguardi numerici, monetari, vero/falso e attività
Ecco come fare:
- Impostare obiettivi tangibili come quelli numerici, sì/no e monetari, per facilitare il monitoraggio. Ad esempio, creare cinque wireframe di siti web alla settimana (un traguardo numerico)
- Organizzare più obiettivi individuali eObiettivi per il team in cartelle
- Accedere a immagini ricche per i vostri obiettivi e traguardi creando mood board per riferimenti rapidi
- Imposta le scadenze per il tuo team/gruppo e monitora il loro stato utilizzando le schede di valutazione settimanali
2. Monitoraggio del tempo giornaliero
Sapete quali sono le attività che richiedono più tempo?
Se no, è un campanello d'allarme per monitorare il tempo e scoprire le attività sprecate e improduttive che consumano il vostro tempo. Questo include anche le vostre attività personali.
Quanto tempo avete trascorso sui social media oggi?
Ma ricordate che questo serve a stimare quali attività costituiscono la maggior parte della vostra giornata e non a sostituirle. Monitoraggio del tempo è un gioco da ragazzi con ClickUp.
È possibile registrare il tempo da qualsiasi dispositivo utilizzando le funzionalità di ClickUp estensione gratuita per Chrome . Rende il monitoraggio del tempo legato alle attività il più semplice possibile.
Con il monitoraggio del tempo in ClickUp è possibile registrare il tempo man mano che si procede o inserirlo manualmente
Lavorate a un report sul vostro iPad? Basta premere "start" con il timer globale di ClickUp e fermarsi se si fa una pausa o si passa da un'attività all'altra.
È anche possibile aggiungere stime di durata alle attività giornaliere individuali e del team, per stabilire quanto tempo dovrebbe essere necessario per un'attività.
3. Priorità alle attività
"Mangiare la rana" è un metodo di gestione del tempo molto diffuso perché "mangiare la rana", ovvero terminare l'attività più critica e impegnativa prima di affrontare le altre, è il modo migliore per Da fare.
In altre parole, priorità delle attività è fondamentale per completare in tempo le attività importanti e di valore, in modo da fare progressi verso gli obiettivi SMART più grandi. Lasciate per ultime le attività più facili o a bassa priorità.
Migliorate l'organizzazione delle attività aggiungendo tag personalizzati e utilizzate le opzioni di filtro nelle viste Elenco e Bacheca per identificare con precisione le attività a più alta priorità
Creare un elenco di attività ad alta priorità ogni mattina o settimana, seguito da uno a bassa priorità, come semplice trucco per riconoscere e agire sulle attività urgenti. In questo modo si eviterà che le attività essenziali vengano messe da parte da richieste ad hoc.
4. Usare tecniche di blocco del tempo
Il blocco del tempo consiste nel suddividere la giornata in più parti per le attività di lavoro o personali.
Ogni blocco è dedicato a completare l'attività in questione senza distrazioni.
Ecco alcuni esempi di tecniche di blocco del tempo:
- La regola del 3/3/3: Dedicare tre ore al giorno a tre attività urgenti e tre non urgenti. Ad esempio, completare tre riunioni e rispondere a tre email entro tre ore il martedì
- La tecnica del Pomodoro: Suddividere la giornata di lavoro in periodi di 25 minuti di lavoro mirato, seguiti ogni volta da una pausa di 5 minuti. Da fare per almeno quattro cicli
- GTD (Getting Things Terminato): Il GTD è simile alla tecnica del Pomodoro. Con la GTD, si attacca un'attività di petto e si imposta un timer di 25 minuti, si fa una pausa di 5 minuti e si continua fino al completamento
- La regola delle 4 ore: La regola delle 4 ore è una tecnica di blocco del tempo monotasking che prevede una finestra di 4 ore per completare un'attività
Tenete traccia delle riunioni o degli eventi attuali, passati e futuri con il modello di blocco degli orari di ClickUp
5. Delegare alcune delle attività
Non c'è bisogno di Da fare tutto. Un po' di delega può aiutarvi a controllare meglio la vostra giornata.
Iniziate con attività di basso valore da assegnare al vostro team, oppure assumete un assistente virtuale se siete solitari. Stabilite le aspettative di Sequenza e comunicate i requisiti in modo da evitare il tira e molla.
Alla fine noterete due vantaggi significativi: avrete più tempo a disposizione per attività critiche e di valore, il vostro team diventerà più sicuro di sé e voi potrete delegare di più.
Ricordate che è giusto chiedere aiuto. La delega richiede un cambiamento di mentalità ed è una parte fondamentale della gestione quotidiana del tempo.
6. Eliminate tutte le distrazioni
Da fare: evitare le distrazioni è più facile a dirsi che a farsi. Inoltre, lavorare su Internet o in un gruppo di colleghi stretti rende più difficile concentrarsi.
Ecco alcuni modi per eliminare le distrazioni durante il lavoro:
- Installare un blocco notifiche sul portatile o sullo smartphone, in modo da lavorare senza interruzioni
- Mettete il vostro telefono e altri canali di comunicazione in modalità "Da fare "
- Disinstallare temporaneamente le app che distraggono, come i social media e i giochi, dal telefono o dal desktop
- Disattivare le notifiche delle email in modo da non essere spinti a rispondere a nuove email mentre si lavora su attività critiche
- Se si lavora dall'ufficio, prenotare una sala riunioni per lavorare da soli finché non si completa il lavoro
7. Dite addio alla procrastinazione
Un esperimento sostiene che la procrastinazione è maggiore quando l'attività è più complicata.
Ecco quindi qualcosa da fare consapevolmente per ridurre al minimo la procrastinazione:
- Ripartire un'attività difficile in attività secondarie con sequenze temporali raggiungibili, invece di affrontare tutto. Ad esempio, il titolare di un prodotto può suddividere il lancio di un nuovo prodotto in sottoattività più piccole, come gli aggiornamenti del sito web nei giorni 1 e 3, la strategia dei prezzi nei giorni 4 e 5, la distribuzione nei giorni da 6 a 10, l'automazione del marketing nei giorni da 11 a 15, ecc.
- Stabilite un limite di tempo e monitoratelo usando ClickUp Strumento di monitoraggio del tempo di Chrome mentre passate da un'attività all'altra
8. Utilizzare strumenti visivi per il multitasking
Se gestite più progetti e avete rapporti diretti, non avete altra scelta se non quella di lavorare spesso in multitasking.
Gli strumenti visivi semplificano il multitasking e fanno sembrare ogni attività realizzabile.
Ad esempio, Grafici di Gantt possono mostrare le dipendenze e le sovrapposizioni delle attività, Bacheche Kanban possono aiutare a visualizzare lo stato di avanzamento delle attività, i flowchart possono mostrare le dipendenze tra le attività, e Mappe mentali possono aiutare a fare brainstorming di idee.
Utilizzate la vista Gantt di ClickUp per pianificare le attività, seguire lo stato di avanzamento dei progetti, gestire le scadenze e gestire i colli di bottiglia.
9. Semplificare le riunioni
Monitorate le ore di riunione e sarete sorpresi di scoprire quanto alcune riunioni siano dispendiose in termini di tempo e poco produttive.
Impostate gli aggiornamenti asincroni utilizzando un programma di strumento di gestione delle attività per mappare lo stato di avanzamento del progetto e fissare la durata della riunione con un programma chiaro.
Ciò significa che non dovrete più saltare le "chiamate rapide" o assistere a discussioni di 15 minuti che si sono trasformate in ore. Clip di ClickUp vi aiuta a comunicare in modo efficace attraverso le registrazioni dello schermo ed elimina la necessità di riunioni. Registrate video (schermo + fotocamera) dal browser e condivideteli con i vostri colleghi.
Condividete il vostro messaggio video con un collegamento diretto al browser che non richiede scarichi e può essere visualizzato immediatamente dopo la registrazione
10. Gestire le scadenze dei progetti
Gestire le scadenze non significa solo rispettarle. Si tratta anche di pianificare in modo efficiente il lavoro per rispettare le scadenze.
Ciò include l'impostazione di date chiare per ogni attività che porta al completamento del progetto.
È qui che l'uso di Visualizzazione del calendario di ClickUp può aiutare a visualizzare tutti gli eventi e le sequenze temporali da tenere a mente per il progetto in questione.
11. Sviluppare una routine
Le routine sono noiose? Non proprio. La verità è che state già seguendo una routine a livello inconscio. Utilizzate le stesse app, mangiate ogni giorno alla stessa ora, fate lo stesso percorso per andare a lavorare, ecc.
Quindi perché non sviluppare una routine fissa e consapevole anche per il vostro lavoro?
Ecco alcune tecniche di gestione del tempo da utilizzare per sviluppare una routine:
- Programmare un blocco di tempo specifico per le riunioni interne e le discussioni del team
- Impostare un periodo fisso per affrontare le attività ad alta priorità prima di qualsiasi altra cosa; mangiate quella rana!
- Finire il lavoro a un'ora fissa ogni giorno, in modo che la vostra vita personale non ne sia influenzata
- Programmate un'ora al giorno per rispondere alle email, ad esempio ogni giorno tra le 14.00 e le 15.00
12. Automazioni delle attività ripetitive
Le attività ripetitive, come la gestione dei documenti, l'aggiornamento delle attività o la reportistica, sono a basso valore e richiedono tempo.
La vostra missione è eliminarle dal carico di lavoro quotidiano attraverso l'automazione. È una delle abilità di gestione del tempo più importanti da sviluppare.
Non sapete dove e come iniziare con le Automazioni? Provate ClickUp Automazioni .
Assegnate nuove attività, spostate lo stato delle attività, aggiungete commenti, applicate tag e molto altro ancora con il pilota automatico.
Utilizzate le ricette di automazione predefinite in ClickUp o personalizzatele in base alle vostre esigenze, in modo che il vostro team possa concentrarsi su ciò che più conta
13. Non saltare le pause
Staccate la spina e fate spesso delle pause per evitare il burnout. Numerosi studi hanno dimostrato che le pause portano a una maggiore produttività e soddisfazione sul lavoro.
Gestire il tempo è una questione di gestione dell'energia, come il vigore e la volontà di affrontare le diverse priorità quotidiane. Come regola generale, fate delle brevi pause ogni 25-90 minuti di lavoro.
Potete programmare una pausa di lavoro o impostare un timer per monitorare il vostro lavoro e avvisarvi quando è il momento di fare una pausa. Anche la vostra schiena vi ringrazierà.
14. Impara a dire di no
Imparare a dire no significa impostare dei limiti. Protegge il vostro tempo, la vostra libertà, la vostra energia e la vostra salute mentale.
Senza limiti precisi, sarete sommersi da altri lavori e da priorità sempre più scarse. Quindi, individuate ciò che è meno importante in modo da poter affrontare prima le attività essenziali prima di dire sì a nuovi lavori.
Stabilite aspettative chiare all'interno e all'esterno del vostro posto di lavoro, in modo che amici, familiari e colleghi sappiano quando aspettarsi una risposta da voi.
15. Vedere il quadro generale
Siete sopraffatti dai cambiamenti o annegati in elenchi di cose da fare? Un passaggio potrebbe essere la soluzione per vedere il quadro generale.
Fate un passo indietro e vedete quali potrebbero essere le vostre vittorie più importanti a settimane o mesi da oggi. Annotateli.
Sarete più preparati per i progetti futuri, accoglierete i cambiamenti, pianificherete il tempo in modo efficace e capirete quando il vostro piatto è pieno.
Per esempio, come individuo, vorrete controllare il vostro stato ogni mese, mentre per il vostro team organizzerete un ciclo di revisione trimestrale.
Prioritizzare gli obiettivi per la gestione del tempo per andare avanti
La coerenza è una delle abilità di gestione del tempo più facili da dire che da fare. Ricordate che è normale non riuscire a fare tutto bene ogni giorno. Siamo umani, dopotutto.
Se siete sopraffatti, iniziate con il minimo indispensabile: fissate piccoli obiettivi tracciabili, date priorità alle attività, delegate il lavoro e assegnate blocchi di tempo specifici.
Ma se volete rendere operative queste tattiche e farle diventare parte della vostra routine, ClickUp può aiutarvi!
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